Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 2 - Témoignages du 18 février 2016
OTTAWA, le jeudi 18 février 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 36, en séance publique, conformément l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financièrres et administratives, puis à huis clos pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
Le président : Chers collègues, le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de la portion publique de notre réunion du 4 février 2016.
La motion est présentée par le sénateur Tannas et appuyée par la sénatrice Batters.
Sénateur Tannas, est-ce que vous proposez l'adoption de la motion ou est-ce que vous avez une question?
Le sénateur Tannas : Je vais en proposer l'adoption, mais j'aimerais discuter de quelques points.
Tout d'abord, j'ai formulé une requête, et je croyais que nous avions convenu qu'il serait bon, dans le cadre du processus d'examen des politiques, de compiler un recueil des différentes politiques conférant au comité directeur ses pouvoirs délégués, car le Règlement administratif du Sénat est muet à ce sujet. Il n'en est pas question dans le procès- verbal, et j'aimerais que cela soit ajouté.
J'aurais aussi une suggestion à faire. Dans le procès-verbal, il faudrait indiquer qu'il y a une mesure de suivi à prendre toutes les fois que nous nous engageons à faire quelque chose de telle sorte que cela ne soit pas perdu ou oublié. Ainsi, le personnel pourra assurer le suivi quant aux mesures à prendre et nous saurons tous mieux à quoi nous en tenir.
Je vois ici une mesure que le sénateur Lang a suggérée ou recommandée, mais aucun suivi n'est exigé. Alors, de quoi s'agit-il au juste?
S'il estime important que l'on donne suite à sa suggestion, il pourrait mettre aux voix une motion quant à savoir si une mesure de suivi est requise. Il serait bon que nous ne nous limitions pas aux discussions qui ne mènent à rien de concret.
Le président : C'est un très bon point. Y a-t-il d'autres observations?
Le sénateur Lang : Avons-nous convenu de procéder de cette manière?
Le président : Oui. Il semble y avoir consensus.
J'y vais d'une nouvelle tentative. Est-ce que quelqu'un veut présenter une motion visant l'adoption du procès-verbal de la réunion du 4 février 2016?
Le sénateur Tannas : Tel que modifié, oui.
Le président : La version modifiée. Ces amendements ont également été adoptés.
Le deuxième point à l'ordre du jour est le premier rapport du comité directeur sur les budgets des comités.
J'ai l'honneur de présenter le premier rapport du comité directeur qui comprend les affectations recommandées pour les budgets de deux comités.
Votre sous-comité a rencontré le président du Comité de l'agriculture et des forêts dont la demande de budget vise des dépenses en vue d'un déplacement proposé à Moncton au Nouveau-Brunswick pour la tenue d'une mission d'étude et d'audiences publiques dans la poursuite de l'examen des priorités en matière d'accès aux marchés qu'il a entrepris lors de la dernière législature.
Comme toujours, nous voulions nous assurer que le déplacement financé visait des objectifs clairs et que le comité pourrait ainsi obtenir les résultats escomptés auprès de son auditoire cible. Nous avons été impressionnés par les plans établis par le comité à cet effet. L'affectation recommandée dans la demande de budget du Comité de l'agriculture et des forêts se chiffre à 84 137 $.
Votre sous-comité n'a pas rencontré le président et la vice-présidente du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles. La demande de budget de ce comité s'élève à 2 300 $ et vise uniquement l'acquisition de versions codifiées du Code criminel. Nous avons conclu que cette dépense était justifiée compte tenu du mandat confié à ce comité.
J'ai suggéré que l'on essaie de se passer de cette version codifiée pendant un an pour voir comment les choses se déroulent, mais la plupart de mes collègues étaient d'avis qu'il valait mieux procéder à cet achat de 2 300 $.
Le total des fonds disponibles pour 2015-2016 passe donc à 1,19 million de dollars, moins 250 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 941 000 $ pour les dépenses de fonctionnement.
Pour l'instant, aucun autre comité n'a indiqué avoir besoin d'un budget spécial.
Dans ce contexte, et compte tenu du fait que les comités établissent leurs budgets, comme vous le savez, en fonction d'un contingent complet de sénateurs, alors qu'il est rare que tous les membres se déplacent, votre sous-comité n'a aucune objection à recommander l'octroi des fonds requis.
Je recommande donc l'adoption de ce rapport.
Y a-t-il des questions?
La sénatrice Marshall : J'ai plusieurs questions. Est-ce que le processus d'examen des budgets des comités a changé? Y a-t-il un nouveau sous-comité? Le sous-comité précédent était présidé par le sénateur Smith, et je crois qu'il était composé du président ou du vice-président...
Le président : Sénatrice Marshall, comme vous le savez, nos sous-comités ne sont pas encore fonctionnels. En conséquence, c'est le comité directeur qui a approuvé ce rapport.
La sénatrice Marshall : Avez-vous dit que vous avez rencontré le président?
Le président : Nous avons rencontré le président, le vice-président et le greffier.
La sénatrice Marshall : J'ai trouvé qu'il s'agissait de sommes considérables. Je pense par exemple au montant de 4 200 $ pour les taxis. Je ne sais pas où ils se rendent ainsi ni ce qu'ils font exactement. Le budget prévoit le déplacement de neuf membres du personnel. Il y a des dépenses prévues pour neuf employés dans certains cas, six dans d'autres situations et trois ailleurs. C'est un voyage qui m'apparaît très coûteux.
Le président : Nous avons posé toutes les questions nécessaires concernant les détails de ces dépenses. La sénatrice Cordy les a d'ailleurs interrogés au sujet de ces points qui vous préoccupent.
Comme vous pouvez le comprendre, la tenue d'audiences publiques entraîne certains coûts. C'est un enjeu d'importance pour l'industrie agroalimentaire canadienne dont la valeur se chiffre en milliards de dollars, et qui touche de nombreux secteurs et différentes régions du pays. Voilà déjà plusieurs mois que ce comité a entrepris son travail de fond dans ce dossier. D'après ce que j'ai pu comprendre, c'est également un suivi du travail effectué il y a quelques années.
Toutes les fois qu'un comité sénatorial se déplace ainsi pour tenir des audiences publiques à l'extérieur de la bulle d'Ottawa — et ce sera de plus en plus fréquent au cours des prochaines années —, il doit être accompagné du nombre requis d'interprètes, de greffiers, d'analystes et d'attachés de recherche.
Nous avons ajouté à cela une composante communications qui verra ces comités déployer d'importants efforts pour assurer le rayonnement du travail qu'ils accomplissent dans le cadre de leurs audiences publiques et de leurs différents déplacements au pays. Ils tireront profit des sommes déjà engagées dans ces déplacements pour interagir avec les médias et les intervenants des différentes régions qu'ils visitent.
On veut ainsi projeter la meilleure image possible du Sénat. C'est également une façon de rendre des comptes à la population, aux gens qui paient pour le travail que nous accomplissons.
Je peux vous assurer que nous avons scruté à la loupe tous les éléments de cette demande de budget.
La sénatrice Marshall : Nous pouvons donc nous attendre à ce que ces sommes soient dépensées d'ici la fin mars.
Le président : Oui.
La sénatrice Marshall : Est-ce qu'un membre du personnel peut nous indiquer quel est le total des dépenses autorisées pour les déplacements des comités jusqu'à maintenant et combien il reste dans le compte? Ce budget-ci va être octroyé à même ce qui reste.
C'est ce que faisait habituellement Heather, mais je sais qu'elle n'est pas ici ce matin.
Charles Robert, greffier du Sénat et greffier des Parlements et dirigeant principal des Services législatifs : En fait, les sommes restantes sont considérables. Il y a eu très peu d'ajouts au budget global pour les déplacements.
Lorsque Blair s'est adressé au comité ce matin, il a indiqué bien clairement que les ressources disponibles étaient amplement suffisantes et qu'il n'y avait donc de ce côté aucun empêchement à accorder le budget demandé.
La sénatrice Marshall : J'aimerais vois les chiffres, car je dois dire que je suis plutôt inquiète.
Le président : Vous craignez que nous manquions de fonds?
La sénatrice Marshall : Non, ce n'est pas ce que je crains. Nous traitons ce matin d'un budget de près de 100 000 $, ce qui est loin d'être négligeable.
Nicole Proulx, greffière du comité : Jusqu'à maintenant en 2015-2016, les demandes de fonds totalisent 442 000 $. Des budgets se chiffrant à 275 000 $ ont été approuvés. Des sommes totales de 133 000 $ ont été versées. Les dépenses et les engagements atteignent à ce jour 52 000 $.
La sénatrice Marshall : Je ne sais pas si je suis la seule à me poser des questions concernant ces 84 000 $, mais ce montant m'apparaît plutôt élevé.
Le président : Sénatrice Marshall, est-ce que vous vous interrogez au sujet du montant effectivement demandé ou à propos des résultats qui pourront être obtenus grâce à cet investissement? J'essaie de comprendre ce qui vous préoccupe exactement.
La sénatrice Marshall : Je ne pensais pas aux résultats que nous pourrons en tirer. Je me pose des questions d'un autre ordre. A-t-on vraiment besoin de neuf membres du personnel? Pourquoi prévoir 4 200 $ pour les taxis?
Le président : Parce qu'il faut assurer les déplacements de 12 sénateurs et 9 membres du personnel. Il y a des coûts importants à engager à cette fin. Lorsqu'on tient des audiences publiques, il faut également que trois interprètes soient du voyage. On ne peut pas faire autrement à moins de faire fi de la Loi sur les langues officielles. Il faut également retenir des services de sténographie et de transcription pour que les procès-verbaux soient un reflet fidèle du travail effectué par les sénateurs.
Ces derniers temps, des sénateurs ont affirmé haut et fort que les objectifs de transparence et de reddition de comptes ne devaient pas être atteints au détriment de la capacité pour les sénateurs d'accomplir leur travail dans des conditions adéquates.
Nous gardons le cap vers une gestion responsable du point de vue financier, et c'est la raison pour laquelle nous avons passé plus d'une demi-heure ce matin avec le président, le vice-président et le greffier pour examiner en détail tous les articles de dépenses et discuter à fond du processus.
Le Sénat a approuvé l'étude en question. Il a confié un mandat à ce comité. Il serait maintenant irresponsable de notre part de lui refuser l'accès aux outils et aux ressources dont il a besoin pour s'acquitter de ce mandat de façon efficace.
Nous n'aurions plus à discuter de toutes ces questions si nous décidions de renoncer pour de bon à des déplacements de la sorte permettant de travailler dans différentes régions du pays. Par contre, s'il s'agit de chercher à savoir si 100 000 $ c'est trop cher, ou trop dispendieux, il faudrait que l'on me dise par rapport à quel montant au juste, 300 000 $ ou 30 000 $? C'est pourquoi j'ai posé la question. Est-ce la somme d'argent elle-même qui vous préoccupe ou plutôt le travail qu'accomplira le comité grâce à cet argent?
La sénatrice Marshall : Ce n'est pas le travail du comité, c'est le montant demandé.
Le président : Les deux sont pourtant interreliés. Notre comité doit se poser la question suivante : Voulons-nous aider et encourager les sénateurs à s'acquitter du mandat de travail en comité et de participation à des études qui nous a été confié lorsqu'on nous a invités à faire partie du Sénat? Il y a un coût rattaché à tout cela.
À mon point de vue — et c'est une opinion personnelle — si nous accomplissons un travail valable et que nous expliquons bien à la population en quoi il consiste, ce sont les citoyens qui jugeront de notre travail et qui détermineront si les coûts sont justifiés. Mais si l'on s'en tient de façon bornée à une volonté d'effectuer des coupures simplement pour le plaisir de la chose — qu'elles soient de 10, 15 ou 5 p. 100... Cela ne peut pas se faire de façon arbitraire; il faut qu'il y ait une justification quelconque.
Je suis prêt à entendre vos commentaires à ce sujet.
Le sénateur Manning : Je croyais que vous étiez à la recherche d'une motion pour l'adoption du rapport.
La sénatrice Cordy : À l'instar de la sénatrice Marshall, la présence de neuf membres du personnel m'a quelque peu intriguée, ce qui m'a incitée à poser la question. Il faut garder à l'esprit que ce ne sera pas uniquement une mission d'étude, mais qu'il y aura aussi des audiences publiques. Le comité aura donc besoin d'interprètes et de sténographes. Le président du comité m'a d'ailleurs indiqué à ce sujet que l'on allait chercher à voir s'il n'était pas moins coûteux d'embaucher des interprètes à Moncton, plutôt que de les intégrer à la délégation, mais c'est une démarche que l'on entreprendra une fois que le voyage aura été approuvé. Il est vrai que j'ai été surprise de voir qu'il y avait 12 sénateurs et 9 employés. J'étais membre du sous-comité avec le sénateur Smith — et j'espère qu'il pourra reprendre ses activités sous peu — et j'estime important que les budgets prévoient toujours une délégation complète de sénateurs, car aucun sénateur ne veut se faire dire que quatre ou cinq de nos collègues vont être du voyage et que son tour viendra peut-être la prochaine fois, alors qu'il a participé à toutes les séances tenues à Ottawa.
La sénatrice Marshall : Je suis d'accord. Et qu'en est-il des taxis?
La sénatrice Cordy : Je n'ai pas posé de questions à ce sujet, mais je crois comprendre qu'il s'agit d'un montant de 200 $ pour chacun des 12 sénateurs aux fins des trajets entre la ville et l'aéroport, et ce, non seulement à Moncton, mais aussi dans leur lieu de résidence. Par exemple, il m'en coûte 70 $ pour me rendre en taxi à l'aéroport d'Halifax, et il faudrait ajouter les déplacements à Moncton — sans doute moins coûteux, mais cela donnerait une moyenne d'environ 100 $ par aller-retour.
Je pense que nous devons faire la distinction entre les missions d'étude et les déplacements pour tenir des audiences publiques, car ces derniers sont beaucoup plus coûteux.
Comme les trois membres du comité directeur font également partie du Sous-comité des communications, je peux vous dire en outre que nous avons eu une longue discussion à ce sujet et qu'ils ont fait montre d'une grande ouverture. J'aimerais bien que, dans certains cas, quelqu'un des communications puisse accompagner un comité, car j'estime que nous avons beaucoup à faire à ce chapitre. Nous pouvons bien nous réunir des centaines de fois dans les grandes villes comme Ottawa, Toronto ou Vancouver, mais les choses sont bien différentes dans des endroits comme Moncton ou Halifax. Je me souviens d'un déplacement à Halifax avec le Comité des affaires sociales. Les trois réseaux de télévision de même que les deux journaux locaux étaient représentés à notre séance. Vous ne verrez pas une chose pareille à Ottawa, à moins que les médias ne s'intéressent à un scandale quelconque. Quand les médias des villes de moins grande taille sont présents pour transmettre de bonnes nouvelles, je pense que c'est extrêmement bénéfique pour l'image du Sénat.
La sénatrice Marshall : D'accord. Merci, sénatrice Cordy.
Le sénateur Downe : Nous aurons assurément besoin de spécialistes des communications sur place si nous devons expliquer comment nous pouvons dépenser 5 400 $ pour les déplacements à Moncton d'une délégation de 12 personnes. À ce prix, nous aurions pu louer pour chacun une voiture pendant deux jours, et je peux vous dire que les taxis desservant l'aéroport d'Ottawa sont beaucoup moins coûteux.
Je partage les préoccupations de la sénatrice Marshall. Où est notre adjoint administratif? Je ne savais pas qu'un adjoint administratif était assigné à un comité. En quoi ses responsabilités diffèrent-elles de celles du greffier? Nous devons utiliser de façon judicieuse l'argent des contribuables. C'est une demande de budget qui m'inquiète vraiment.
Il y a toute la question des taxis et des déplacements. Il semble que l'on veuille affréter un autobus pour une journée au coût de 1 200 $. Il convient de se demander pourquoi on ne le fait pas pour deux jours. Les coûts s'élèveraient-ils alors à 2 400 $, plutôt qu'à 5 400 $? Ce sont des choses aussi simples qu'il nous faut justifier aux yeux de la population.
Compte tenu de la situation au Sénat, les médias vont s'en donner à cœur joie. Ils vont poser toutes sortes de questions. Je suis d'accord avec la sénatrice Marshall.
Le sénateur Lang : Je ne veux pas trop m'étendre sur le sujet, mais je partage quelques-unes des préoccupations exprimées. Je crois qu'il y a lieu de s'interroger, et que nous devrons garder ces considérations à l'esprit pour la suite des choses.
Le sénateur Wells : Je souscris aux observations formulées par notre président ainsi que par la sénatrice Cordy. Je crois pouvoir affirmer que les sénateurs Maltais et Mercer ont eu droit à un véritable barrage de questions tout à l'heure. Ils nous ont indiqué avoir déjà rencontré 96 témoins et abattu un boulot considérable.
Nous pourrions éliminer tous les coûts en renonçant carrément à cette étude, mais je ne pense pas que cela servirait les intérêts du Canada et encore moins ceux du Sénat.
Le sénateur Manning : Si vous me permettez quelques précisions, je sais que dans tous les comités dont j'ai fait partie, les dépenses réelles correspondaient à environ 50 p. 100 des montants budgétés. À titre d'exemple, nous pouvons approuver le déplacement de 12 sénateurs, mais le comité pourra se compter chanceux s'il y en a cinq, six ou sept qui font effectivement le voyage, avec toutes les réductions de coûts que cela entraîne, notamment pour l'hébergement et les taxis.
Je suis d'accord avec les préoccupations soulevées quant aux sommes prévues pour les déplacements, mais il ne faut pas perdre de vue que les sommes totales chutent de 275 000 $ à 52 000 $, comme Nicole nous l'indiquait, quand on considère les montants effectivement dépensés par rapport aux sommes versées et à ce qui avait été approuvé au départ.
Je m'intéresse de plus près à ces questions-là depuis que l'on m'a demandé de présider le sous-comité sur les budgets de déplacement. Je sais que j'aurai dorénavant à répondre aux questions de mes collègues ici présents, et je m'assure de ne rien négliger.
La sénatrice Batters : Pour revenir à l'un des points soulevés par la sénatrice Marshall, je pense que l'écart entre le nombre d'employés pour différents articles de dépenses, tant pour le transport que l'hébergement et les indemnités journalières, s'explique du fait que la délégation pourrait être moins nombreuse en certains endroits si l'on parvient à embaucher du personnel local.
Le président : C'est l'un des facteurs importants et c'est exactement ce que les gens du comité essayaient de nous expliquer. En outre, comme je l'indiquais, ils ne s'attendent pas à ce que plus de sept ou huit des douze sénateurs fassent le déplacement. De plus, ils vont tous voyager en classe économique.
Ils ont su convaincre le comité directeur qu'ils allaient faire ce déplacement en dépensant le moins possible sans compromettre leur capacité de travailler tout en se conformant au Règlement du Sénat. Je rappelle qu'il y a une différence importante entre une mission d'étude et un déplacement pour tenir des séances publiques. Le Sénat du Canada ne peut pas tenir de séances publiques ailleurs au pays sans respecter les normes qui s'appliquent ici même à Ottawa.
Le sénateur L. Smith : Je voulais simplement ajouter que je suis d'accord avec nos collègues qui ont fait valoir qu'il serait bon que des gens des communications soient présents. Sénateur Manning, je voulais vous dire que le sous-comité sur les budgets et les déplacements devra d'abord et avant tout trouver un juste équilibre quant au nombre de comités qui pourront tenir des séances publiques ailleurs au pays. Compte tenu des mesures d'austérité qui ont sévi pendant quelques années, nous n'avions que les coûts en tête.
Maintenant que l'on souhaite améliorer les communications et se montrer plus transparent et ouvert envers la population, je pense que nous aurons l'occasion de mieux mettre notre travail en valeur. Il faudra donc que votre comité exerce un certain contrôle dans un souci d'équilibre, de telle sorte que ce ne soit pas tous les comités qui puissent se déplacer pour tenir des séances publiques. Sinon, les gens vont commencer à s'intéresser à vos coûts, car ceux-ci vont devenir démesurés.
Nous avons ainsi l'occasion de mieux situer notre travail dans tout ce contexte afin que tous comprennent bien les avantages qu'ils peuvent en retirer. De votre côté, il s'agira de trouver cet équilibre en gardant à l'esprit que nous dépensons entre 46 et 48 p. 100 des sommes budgétées, d'après ce que Nicole nous a dit, si mon souvenir est exact.
C'est simplement une suggestion.
Le président : Bon point.
Le sénateur Manning : J'ai seulement une question rapide. Je vois ici deux analystes. Est-ce que quelqu'un s'est déjà demandé pourquoi il y avait deux analystes ici?
Le président : N'y en a-t-il pas deux dans tous les comités? Ce sont eux qui rédigent les rapports.
Le sénateur Manning : Je n'avais pas pris conscience qu'il y en avait deux pour chaque comité.
Le sénateur Campbell : Il arrive que l'un des deux ne puisse pas être présent, ce qui peut être problématique. L'autre peut alors prendre la relève.
Le président : À ma connaissance, il y en a toujours eu deux pour tous les comités.
D'autres questions à ce sujet? Est-ce que quelqu'un veut présenter une motion?
La sénatrice Cordy : Cela fait partie des motions qui sont soumises à l'approbation du comité dans son ensemble. Si vous souhaitez que nous n'ayons qu'un analyste, plutôt que deux, le changement pourrait être apporté par le comité. Nous en tiendrons compte lorsque d'autres comités présenteront des demandes de budget.
Le président : La motion est présentée par le sénateur Smith, avec l'appui du sénateur Wells. Tous ceux qui sont pour? Quelqu'un est contre?
La sénatrice Marshall s'y oppose.
Pour le troisième point à l'ordre du jour, nous allons passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.).