Délibérations du Comité permanent du
Règlement, de la procédure et des droits du Parlement
Fascicule no 12 - Témoignages du 17 avril 2018
OTTAWA, le mardi 17 avril 2018
Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement se réunit aujourd’hui, à 9 h 33, pour poursuivre son étude du Règlement du Sénat visant à établir le Comité permanent de l’audit et de la surveillance et afin de rédiger et de proposer des modifications.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Français]
Le président : Bonjour et bienvenue à mes collègues et aux membres du grand public qui assistent ici même aujourd’hui aux délibérations du Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement, ou qui nous écoutent sur le Web.
Nous sommes réunis ici pour donner suite à l’adoption par le Sénat, le mardi 27 mars dernier, du vingt et unième rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Conformément au rapport, notre comité doit rédiger et proposer des modifications au Règlement du Sénat pour établir un comité permanent de l’audit et de la surveillance.
Nous recevons aujourd’hui notre collègue, le sénateur Wells, à titre d’ancien président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et d’ancien membre du Comité de la régie interne, qui a piloté l’initiative en question. Il comparaît devant nous aujourd’hui pour faire un exposé et, bien entendu, pour répondre à certaines questions. Nous aurons l’occasion de débattre de ce sujet et de formuler des observations.
J’en profite pour souhaiter la bienvenue au sénateur Marwah, qui, si je comprends bien, siégera à notre comité de façon permanente à compter d’aujourd’hui.
Sénateur Wells, vous avez la parole.
L’honorable David M. Wells : Merci beaucoup, monsieur le président, et merci à vous, chers collègues. Ma déclaration préliminaire sera brève.
Je suis prêt à répondre à autant de questions qu’il faut, comme vous le souhaitez, mais il peut s’avérer intéressant de savoir comment nous en sommes arrivés là.
En 2013, le Sénat a confié au vérificateur général le mandat de mener une enquête ou une étude sur les dépenses du Sénat, y compris les dépenses des sénateurs.
Les dépenses des sénateurs engloberaient, entre autres, les dépenses de bureau, les frais de déplacement et les frais de subsistance à Ottawa, qui représentent environ 12 p. 100 du budget total du Sénat.
On avait donc demandé au vérificateur général d’examiner les dépenses du Sénat, y compris celles des sénateurs. C’était prévu dans l’ordre de renvoi. Or, le vérificateur général n’a passé en revue que les dépenses des sénateurs, plus précisément les frais de déplacement et de subsistance.
En ce qui concerne les dépenses de bureau, il s’agit de loin des dépenses les plus importantes dans cette catégorie. J’ignore si le vérificateur général a examiné ou non ces dépenses, mais je sais qu’il n’a formulé aucune observation à cet égard dans son rapport.
Le montant total déclaré, c’est-à-dire la totalité des dépenses enregistrées au cours de la période de près de deux ans, s’élevait à 182 millions de dollars. Cependant, le vérificateur général n’a examiné que 8 p. 100 de ces dépenses. De ce chiffre, en dernière analyse, le vérificateur général a recommandé un remboursement de plus de 300 000 $. Son travail a coûté, en tout, 27 millions de dollars. Comme vous pouvez probablement vous en rendre compte au ton de ma voix lorsque j’en parle ici et quand j’en ai parlé à la Chambre haute, c’est inacceptable.
Voici donc ce que j’aimerais faire, ce que j’ai proposé et ce que nous avons conclu au sein de plusieurs comités, dont le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat que je présidais à l’époque : établir un comité de l’audit et de la surveillance qui assumerait, essentiellement de façon permanente, le rôle que le vérificateur général était censé remplir en 2013, ce qu’il n’a pas fait.
Le vérificateur général a formulé un certain nombre de recommandations dans son rapport au Sénat deux ans plus tard, l’une étant de créer un comité ou un mécanisme de surveillance qui serait chargé d’examiner, entre autres, les dépenses des sénateurs.
Ce que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat a recommandé au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) — lequel a ensuite renvoyé le dossier au Sénat —, c’est d’examiner cette proposition de façon plus détaillée.
Au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, nous avions envisagé que ce comité passerait en revue toutes les dépenses du Sénat ou qu’il aurait l’option ou le pouvoir d’examiner l’ensemble des dépenses du Sénat, et pas seulement les dépenses des sénateurs.
Bon nombre des mesures qui ont été prises depuis la publication du rapport de vérification vont au-delà de ce que le vérificateur général a recommandé. La plus importante d’entre elles est la publication complète des dépenses des sénateurs, y compris des dépenses de bureau. Nous estimons que la transparence et la reddition de comptes envers la population canadienne constituent le meilleur désinfectant. Je crois que cela a été prouvé au cours des deux dernières années, soit depuis que nos dépenses sont rendues publiques.
En ce qui a trait au comité de l’audit et de la surveillance, je propose qu’il se penche sur trois catégories. Comme j’aime à le dire, il s’agirait de jeter un petit coup d’œil sur un échantillon régulier de dépenses des sénateurs: les dépenses de bureau, les frais de déplacement et les frais de subsistance. Ce travail se ferait régulièrement au moyen de protocoles d’échantillonnage couramment utilisés dans le domaine de l’audit et de la comptabilité.
Grâce à une perspective et à une référence de niveau intermédiaire, nous pourrions examiner divers aspects des directions du Sénat. Vous n’êtes pas sans savoir qu’il y a trois ans, puis l’année d’après, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat a effectué un exercice de budgétisation à base zéro pour l’ensemble des directions. Ce dont il est question ici serait, au fond, un prolongement de cet exercice, mais au lieu d’établir un budget à partir de zéro, nous chercherions plutôt à déterminer si les fonds budgétaires utilisés ont été dépensés conformément aux autorisations accordées à chaque direction par le Sénat lui-même.
Il pourrait s’agir, par exemple, de la Direction des ressources humaines. Nous pourrions nous pencher sur cette direction de façon globale dans le cadre d’une de nos études et la soumettre à un audit complet ou encore, nous pourrions examiner un aspect précis des ressources humaines — par exemple, la dotation en personnel au niveau supérieur. Que perdons-nous avec le départ éventuel de hauts fonctionnaires? Embauchons-nous des fonctionnaires au niveau supérieur ou au niveau intermédiaire? Faisons-nous de la promotion à l’interne? Utilisons-nous des pratiques exemplaires?
Ce n’est pas seulement un audit; c’est aussi une surveillance des pratiques et des processus en vigueur, ainsi que la mise en place de pratiques exemplaires lorsque celles-ci font défaut.
Le troisième élément est une analyse que je qualifierais de haut niveau. Je vais donner un exemple d’enquête de haut niveau. Par exemple, le Sénat consacre des fonds aux pensions, tout comme les sénateurs. Le taux de rendement que nous utilisons au Sénat et qui est également utilisé, sauf erreur, par le Conseil du Trésor se chiffre à 1,8 ou 1,9 p. 100. Or, dans la fonction publique, le régime de pensions utilise un taux de 12,8 p. 100.
Pourquoi un tel écart? Voilà qui coûte cher au Sénat. Cela entraîne des coûts non seulement pour les sénateurs, mais aussi pour le Sénat. J’aimerais examiner pourquoi le taux de rendement varie considérablement du taux actuel du régime de la fonction publique, soit de 12,8 p. 100, ce qui est assez standard.
Si nous tenions compte d’un modèle comme ces trois catégories, je crois que le Sénat et les contribuables canadiens ne s’en porteraient que mieux.
Je n’ai pas grand-chose à ajouter. Tout se trouve dans le rapport et les recommandations du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, que le Comité de la régie interne, des dépenses et de l’administration a ensuite renvoyés au Sénat.
Le comité proposé compterait cinq membres. Il recueillerait des témoignages en séance publique. Tout serait transparent. Le comité relèverait manifestement de la plus haute autorité, ce qui ne serait pas le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, mais bien le Sénat. C’était l’une des recommandations. Je crois que c’est ce qui s’impose, de toute façon, comme bonne pratique.
Voilà qui met fin à mon exposé, mais je serai heureux de répondre à vos questions et de donner plus de précisions à ce sujet pour que nous puissions instaurer un mécanisme qui fonctionne bien pour le Sénat et les contribuables canadiens.
[Français]
Le président : Merci, sénateur Wells. J’aimerais vous souligner que nous avons un nouveau membre permanent au comité, le sénateur Maltais. Je vous souhaite la bienvenue dans ce comité. Nous commencerons la première ronde de questions avec la sénatrice Ringuette.
[Traduction]
La sénatrice Ringuette : Merci, sénateur Wells, de votre exposé. Je crois que votre résumé des circonstances est tout à fait exact. N’empêche que je ne suis pas convaincue. Vous aurez à me convaincre, je suppose.
Tout d’abord, depuis 2013, les dépenses des sénateurs doivent être rendues publiques: dépenses de bureau, dépenses du personnel, dépenses liées aux contrats, frais de subsistance et tout le reste. Tout cela relève maintenant du domaine public, alors que ce n’était pas le cas au moment des événements survenus en 2013. C’est une nouvelle approche.
J’aimerais que vous parliez de la divulgation publique et de la transparence qui s’appliquent maintenant au Sénat. Est-il nécessaire d’ajouter un mécanisme de surveillance supplémentaire?
Deuxièmement, en quoi le nouveau comité que vous proposez de créer différera-t-il d’un sous-comité du Comité de la régie interne en ce qui concerne les rôles et les responsabilités dans les trois processus distincts que vous avez évoqués?
Le sénateur Wells : C’est une excellente question. Je vais d’abord répondre à la première partie. Oui, bien sûr, la divulgation publique contribue grandement au contrôle rigoureux de nos dépenses.
Chaque fois que nous siégeons en séance publique, comme au sein de votre comité, nous redoublons de vigilance parce que les principes de la transparence et de la reddition de comptes sont à l’œuvre et parce que tout le monde a les yeux rivés sur nous — pas seulement un sous-comité, pas seulement un auditeur ou un simple membre du personnel administratif.
L’avantage supplémentaire que nous procure le comité proposé de l’audit et de la surveillance est bien supérieur à celui que nous tirerions de la divulgation publique des dépenses des sénateurs. Rappelez-vous ce qui s’est passé, comme je l’ai expliqué dans mon exposé.
On a demandé au vérificateur général d’examiner toutes les dépenses, c’est-à-dire les 182 millions de dollars sur deux ans, mais il s’est contenté de vérifier uniquement 12 p. 100 de ce montant. Ces 12 p. 100 sont maintenant soumis à la divulgation publique. Il reste toutefois 88 p. 100 du budget de fonctionnement du Sénat, ce qui représente environ 150 millions de dollars sur ces deux ans. Pour l’heure, environ 90 millions de dollars ne font l’objet d’absolument aucune surveillance. Ils ne sont examinés par aucun auditeur; ce n’est pas du tout le cas.
Nous n’avons aucun auditeur interne. Nous avons un auditeur externe qui affirme que nos comptes sont en règle, mais il n’y a personne qui examine non seulement les dépenses de nos directions, mais aussi la question de savoir si nous avons recours à des pratiques exemplaires. Du coup, l’utilisation de pratiques exemplaires peut nous permettre de réaliser des économies.
En ce moment, nous ne disposons d’aucun mécanisme de surveillance pour 88 p. 100 des dépenses du Sénat. Pendant les deux années où j’ai présidé le Sous-comité du budget des dépenses, nous exécutions régulièrement l’exercice de budgétisation à base zéro. C’était la seule rigueur imposée à la façon dont les sommes d’argent étaient budgétisées. Il n’y a aucune rigueur, mis à part l’expertise en matière de gestion que possède notre excellente équipe d’administration du Sénat. Il n’y a aucune rigueur, aucune surveillance et aucune vérification quant à la façon dont l’argent est dépensé. Voilà donc la réponse à la première partie de votre question, laquelle est bien pertinente.
La deuxième partie portait sur les trois sous-comités qui pourraient s’occuper de ces questions à l’heure actuelle. Ces sous-comités n’en tiennent pas compte. C’est la réalité. Ils ne se penchent pas là-dessus à temps plein. Ils s’en occupent à temps partiel en examinant parfois un aspect particulier. Jamais auparavant dans notre histoire les dépenses intégrales du Sénat n’ont été examinées. Il n’y a aucun mécanisme de surveillance, aucun auditeur interne.
Ayant siégé à l’un de ces sous-comités, je sais ce qui se passe là-bas. Ces sous-comités doivent rendre des comptes à un comité. Le nouveau comité, pour sa part, aurait des comptes à rendre au Sénat, et ce, publiquement.
La sénatrice Ringuette : J’ignore à quand cela remonte, mais nous avions un auditeur interne qui travaillait avec le Comité de la régie interne. Je ne sais pas ce qui s’est passé. Ce poste n’existe plus. C’était sans doute une décision du Comité de la régie interne. Cela ne veut pas dire que nous ne pouvons pas rétablir ce poste.
Il y a un autre aspect qui me préoccupe. Remarquez bien que le Comité de la régie interne compte probablement le plus grand nombre de membres parmi tous les comités sénatoriaux. Si on lui attribuait une responsabilité d’audit interne en créant un sous-comité, le comité pourrait se débrouiller, étant donné le nombre de sénateurs qui y siègent.
Ma question est la suivante : vous proposez cinq sénateurs. Si je me souviens bien, le vérificateur général avait recommandé que des membres du public siègent à un organe d’audit au sein du Sénat. Pourtant, ce n’est pas ce qui est proposé ici. Pourriez-vous m’expliquer pourquoi cela ne fait pas partie de la proposition?
Le sénateur Wells : C’est une bonne question. Il y a plusieurs raisons à cela. Nous en avons débattu très vigoureusement à notre réunion du Sous-comité du budget des dépenses, comme vous vous en rappellerez sans doute, et vous vous souviendrez peut-être de mes interventions à ce sujet dans notre assemblée. La question qui a suscité les discussions les plus virulentes au sein du sous-comité, au moment de rédiger le rapport, était celle de savoir s’il fallait permettre à des gens autres que des sénateurs de siéger à un comité sénatorial.
Nous avons décidé d’obtenir des témoignages complets et d’y consacrer des séances. Mis à part la discussion de projets de rapports, nos réunions se dérouleraient entièrement en public. Cette approche a permis de dissiper les craintes de ceux qui étaient en faveur de l’idée d’inviter des gens qui ne sont pas sénateurs à siéger à un comité sénatorial parce que nous tiendrions nos discussions en public.
Tous les Canadiens qui souhaitaient voir un comité sénatorial en pleine action pourront nous observer en permanence. Même si des membres du public ne siégeraient pas au comité, la population exercerait tout de même un rôle de surveillance auprès du comité, car celui-ci effectuerait ses travaux en toute transparence et en public. Il y a d’autres enjeux.
La sénatrice Ringuette : C’est déjà le cas pour le Comité de la régie interne, qui tient des séances publiques.
J’essaie de comprendre toutes les raisons qui justifient cette proposition. C’est pourquoi je vous pose ces questions, car, pour l’instant, je ne suis pas convaincue.
Le sénateur Wells : Je suis heureux de répondre à vos questions. Nous devons tous en être convaincus.
En fait, je céderais bien la parole au sénateur Joyal pour qu’il nous en parle parce qu’il explique mieux que quiconque toute l’idée du privilège parlementaire et du statut du Sénat comme organisme autonome. Il n’existe aucune autorité dirigeante supérieure.
Je crois que l’idée d’inviter des gens autres que des sénateurs à gouverner le Sénat ou un comité sénatorial, ce qui revient essentiellement au même, irait à l’encontre de nos règles et de nos usages.
La sénatrice Ringuette : J’ai une autre question à vous poser. Je me rappelle que nous avions demandé à KPMG de vérifier toutes les dépenses du Sénat. Nous avions également retenu les services de Deloitte. Sur une période de trois ans, le Sénat a donc fait l’objet d’audits menés par deux entités différentes.
Qu’adviendrait-il de ces tierces parties? Est-ce qu’elles obtiendraient tout de même des contrats pour vérifier les dépenses du Sénat? Comment cela fonctionnerait-il?
Le sénateur Wells : Pour l’heure, nous avons un auditeur externe qui est embauché pour une période de trois ou cinq ans ou pendant un certain temps. Il existe des pratiques exemplaires à cet égard, comme le fait de s’abstenir de demander à la même entreprise d’effectuer des audits plusieurs années de suite.
Ces pratiques seraient maintenues. Pour ce qui est de savoir si cela relèverait du Comité de la régie interne ou du comité de l’audit et de la surveillance, cela n’a presque aucune importance puisque la décision serait confirmée par le Sénat ou renvoyée au Sénat et contestée, si nous le souhaitions.
La sénatrice Ringuette : On aurait alors besoin d’une entité pour octroyer des contrats si cette pratique se poursuit.
Le sénateur Wells : Oui. La deuxième solution consiste à embaucher un auditeur interne, ce qui n’est pas actuellement le cas. Nous en avions un, mais c’était avant ma présence ici. Ce poste relèverait, comme il a été recommandé, du comité de l’audit et de la surveillance.
Il y aurait une séparation en matière de gouvernance entre le comité qui approuve les budgets, à savoir le Comité de la régie interne, des dépenses et de l’administration, et le comité qui surveille les dépenses après coup, c’est-à-dire le comité de l’audit et de la surveillance; bien entendu, ces deux comités feraient rapport au Sénat.
La fonction d’audit interne ne serait pas nécessairement ou exclusivement assumée par un auditeur interne, mais il s’agirait d’une fonction d’audit interne. Par exemple, si le comité devait scruter la Direction des services d’information à la loupe, nous pourrions embaucher quelqu’un doté d’une expertise précise en technologie de l’information. Nous n’aurions pas forcément un audit interne. Bien entendu, il incomberait au comité de décider à quel moment cela s’imposerait, mais nous n’aurions pas nécessairement un auditeur interne assumant un rôle de généraliste.
Nous pourrions embaucher une personne ayant une expertise particulière dans le domaine de la technologie de l’information ou, dans le cas où l’audit porterait sur la Direction des ressources humaines, une expertise en matière de dotation en personnel, de recrutement de candidats, de maintien des effectifs ou quelque chose de ce genre, plutôt qu’un généraliste.
Je ne sais pas si cela répond à votre question, mais j’espère que cela vous donne quelques pistes de réponse.
La sénatrice Ringuette : Non. Premièrement, je ne vois toujours pas pourquoi nous ne pourrions pas créer un sous-comité de l’audit au sein du Comité de la régie interne, étant donné son nombre actuel de membres.
Deuxièmement, je ne comprends toujours pas le raisonnement, car, au bout du compte, si cette proposition est mise en place, nous nous trouverons encore dans une situation où les sénateurs sont surveillés par des sénateurs.
On peut publier ce que l’on veut, par l’entremise d’un comité ou d’une autre entité, mais il n’y a pas de surveillance publique. Il n’y a aucun membre du public au sein du comité.
Au bout du compte, pourquoi créer cet organe, puisqu’il y a déjà le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration? Nous pouvons décider que ce dernier instaurera un sous-comité expressément chargé de faire ce que vous proposez. Je suppose que j’ai l’efficacité à cœur dans ce dossier.
Le président : Je peux peut-être ajouter un peu de contexte à la question de la sénatrice Ringuette en ce qui concerne le processus de vérification interne. Vous avez tout à fait raison: le Sénat a toujours eu un processus de vérification interne, qui a pris fin en 2012 ou 2013, il me semble, quand nous avons fait appel au vérificateur général. Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration avait alors décidé de mettre fin à toutes les autres vérifications et d’ouvrir ses livres au vérificateur général. Je pense que l’objectif a toujours été de poursuivre le processus de vérification interne, comme le Sénat l’a toujours fait.
Vous avez absolument raison, nous avions un processus interne. Bien entendu, il est suspendu depuis deux ans, puisque le sous-comité se penche sur les recommandations relatives à la surveillance et à la vérification.
Je partage certaines préoccupations de la sénatrice Ringuette. Tout d’abord, nous augmentons la bureaucratie au sein de la bureaucratie. Nous disposons déjà d’un processus grâce au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. Il a toujours existé un comité de vérification interne. Il y a toujours eu un Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, qui a pour mandat de passer en revue chaque poste budgétaire.
Vous avez donc tout à fait raison : nous créons un autre comité de sénateurs pour qu’il fasse en double un travail déjà effectué ailleurs.
Même quand j’étais président du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, je permettais aux divers caucus et sénateurs de débattre du sujet. J’ai une question pour le sénateur Wells. Prenant en quelque sorte un peu de recul, je vous demanderais si nous avons étudié ce que font les autres assemblées nationales ou les autres chambres du Parlement du Commonwealth au sujet de la surveillance et de la vérification?
Sachez qu’il y a quelques années, j’ai eu l’occasion de voyager au Royaume-Uni, où j’ai rencontré des membres de la Chambre des lords. Cette dernière a non seulement créé un organe de surveillance et de vérification indépendant, mais dispose également de tout un service indépendant dans ce domaine. D’après les échanges que j’ai eus à l’époque avec le Président de la Chambre des lords et le comité des budgets et de l’administration, ce processus s’est enlisé dans la bureaucratie et est devenu hors de contrôle après une décennie en raison de la multiplication des couches de surveillance et de vérification. Peut-être pourriez-vous traiter de la question, sénateur Wells.
Je terminerai simplement mon intervention par une observation. Dans le cadre de l’initiative de modernisation et de réforme administrative que le Sénat a mise en œuvre au cours des cinq dernières années, nous avions pour objectif d’être transparents et responsables. Ici encore, je suis entièrement d’accord avec la sénatrice Ringuette: toutes les plateformes que nous avons mises en place au cours des trois dernières années pour rendre l’information publique sont sans égales. La Chambre des communes s’est efforcée de nous rattraper au cours des trois dernières années, notamment lorsque nous avons décidé de rendre publiques les séances du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration il y a trois ans. Cela ne s’était jamais fait. La Chambre des communes nous a imités il y a quelques mois seulement.
Nous avons décidé, il y a quelques mois, de rendre publiques les procédures de ce comité responsable des règles. À l’heure actuelle, toutes les décisions budgétaires du Bureau de régie interne sont rendues publiques. Les seules séances qui se déroulent à huis clos sont celles qui concernent les ressources humaines et les questions juridiques. Tout le reste est rendu public.
Nous sommes également fiers du fait que tous les contrats relatifs à l’Administration du Sénat et aux bureaux des sénateurs sont rendus publics. Nous savons que dans d’autres organes parlementaires du Commonwealth, ces renseignements ne sont rendus publics que pour les contrats de plus de 10 000 $. C’est le cas pour la Chambre des communes et la plupart des Parlements du Canada. Chaque contrat que le Sénat accorde est rendu public, même s’il ne s’élève qu’à 500 $. Voilà ce que j’avais à dire.
Le sénateur Wells : Vous avez fait une excellente observation. J’ai communiqué avec Matthew Hamlyn, greffier principal, et Marcial Boo, directeur général et membre du conseil d’administration de l’autorité indépendante des normes parlementaires du Royaume-Uni, avec lesquels j’ai eu de longues conversations. J’ai également discuté avec l’ancien ministre des Finances de Terre-Neuve-et-Labrador, une province qui s’est dotée d’un organe semblable.
Nous devons nous souvenir d’un fait important. Au cours de mon exposé et des quelques interventions que j’ai faites à la Chambre, j’ai tenté de faire comprendre que les dépenses du Sénat ne se limitent pas aux dépenses des sénateurs. Ce sont ces dernières qui sont publiées. En publiant l’information, nous pouvons assurer la surveillance.
Le reste des dépenses du Sénat ne sont pas publiées et ne font donc pas l’objet de surveillance et de vérification. Pour le présent exercice, je pense que le budget du Sénat s’élève à 103 ou 104 millions de dollars. Oui, nous publierons les dépenses des sénateurs et de leurs bureaux. Tout cela est bien beau et devrait être fait, mais ces dépenses ne constituent que 12 ou 15 p. 100, voire moins maintenant, de notre budget total de 104 millions de dollars. Nous n’avons aucune capacité de surveiller ou de vérifier le reste, puisqu’aucun compte n’est rendu au Sénat pour les divers postes, outre ce que le Conseil du Trésor reçoit, c’est-à-dire essentiellement quelques sous-rubriques et un total. Il n’y a aucune surveillance à cet égard.
Ce n’est pas qu’une question de capacité de vérification, mais aussi de vérification des pratiques et de ce que les pratiques exemplaires devraient être. Voilà ce que je veux voir. Nous ne devrions pas perdre de vue l’ensemble du tableau. Si nous assurons l’entretien régulier de nos automobiles, c’est pour qu’elles fonctionnent bien et efficacement. C’est pourquoi nous dépensons parfois de l’argent alors que nous pensons que ce n’est pas nécessaire.
Le sénateur Sinclair : Je veux continuer sans faire référence à ce que le président nous a dit, parce que jusqu’à présent, nous n’avons pas eu l’occasion d’entendre des témoins traiter de tout ce dont il a été question dans ses observations.
Je veux faire remarquer qu’avant de décider de modifier ou non les règles, le comité doit recueillir des renseignements pour savoir exactement ce qui se fait ailleurs.
Je comprends que la Chambre des lords se soit enlisée dans la bureaucratie, pour reprendre les mots du président, mais je ne pense pas que ce soit ce que nous avons en tête en ce qui concerne le rôle du comité d’audit et de surveillance.
De façon générale, les comités d’audit et de surveillance ont un rôle restreint. Je ne pense pas qu’il soit question de leur confier le pouvoir de nous régir. En fait, ils doivent faire rapport au Sénat, qui prendra une décision. Nous conserverons notre autonomie. Je n’ai aucune inquiétude à cet égard.
Je ne me soucie pas du fait que nous devrions examiner s’il convient d’intégrer des membres externes au comité, et ce, pour trois raisons. Permettez-moi de vous les expliquer pour que vous puissiez y réfléchir et vous prononcer à cet égard, sénateur.
Nous devrions probablement convoquer des témoins à ce sujet, notamment parce que les gens tendent à se regarder le nombril et commencent à prendre des décisions qui servent leurs intérêts mutuels. C’est comme une réunion entre copains au cours de laquelle j’accepterai votre proposition si vous acceptez la mienne. Même si ce n’est pas dit explicitement, c’est souvent implicite au cours de la discussion. À mon avis, la présence de membres de l’extérieur permettra de tenir ces échanges ou au moins cette tendance au minimum.
C’est aussi une question d’expertise. Je vous aime tous et je vous trouve tous formidables, mais je dois dire que je ne suis pas certain que vous possédez tous les compétences d’un vérificateur quand vient le temps de prendre de telles décisions. Un comité de ce genre aurait avantage à faire appel à cette expertise. Ce serait certainement bénéfique pour le Sénat, même si on envisage encore de recourir à un vérificateur interne et un vérificateur externe.
En outre, quand les membres du comité examinent la manière dont ils prennent leurs décisions, ce qu’ils feront à propos de leurs rapports et le genre de recommandations qu’ils formuleront, je pense qu’il serait bénéfique que des gens de l’extérieur viennent leur parler de ce que la population pense vraiment de la manière dont le Sénat fonctionne. Ce sont les avantages que je vois à la présence de membres de l’extérieur.
Dans son rapport, le vérificateur général a peut-être exagéré l’importance qu’il y a de constituer un sous-comité de l’audit et de la surveillance entièrement composé de membres de l’extérieur, y compris au poste de président.
J’ai lu avec intérêt l’article que la sénatrice Marshall a écrit en 2009, après son élection à titre de membre de l’Assemblée légidlative de Terre-Neuve-et-Labrador, dans lequel elle traite de son expérience avec les membres chargés de l’audit au sein de cette assemblée et de ce qu’il s’était passé depuis la tenue de l’enquête judiciaire. Je suis certain, sénateur, que vous êtes bien au fait de la question. Dans cet article, elle indique qu’une sorte de comité de l’audit et de la surveillance a été créé en vertu de la loi à Terre-Neuve-et-Labrador. Ce comité comprend des membres de l’extérieur. La sénatrice explique dans son article le rôle de ce comité, qu’elle a présidé pendant un temps, il me semble, et ne formule aucun commentaire négatif à propos de la présence de membres de l’extérieur. Je pense que la manière dont cet article a été écrit a eu des effets bénéfiques.
Le comité devrait probablement se demander si des membres de l’extérieur devraient faire partie du comité de l’audit et de la surveillance. Sans me prononcer de quelque manière que ce soit sur la validité de cette idée et que nous soyons d’accord ou pas, je pense que le comité devrait se pencher sur la question et convoquer quelques témoins à ce sujet.
Voulez-vous répondre à cela?
Le sénateur Wells : J’ai parlé avec l’ancien ministre des Finances, sous l’égide duquel le comité d’audit et de surveillance a été constitué à Terre-Neuve-et-Labrador. Sachez tout d’abord que ce comité ne se réunit pas en public. C’est une distinction très importante à faire. Nos séances seront publiques et nous travaillerons sous l’œil de la population canadienne.
Lors de notre entretien, il a indiqué qu’on décide souvent d’instaurer un processus après qu’un événement qualifié de déplorable s’est produit. À mon avis, ce qui s’est produit au Sénat avant ce rapport pourrait certainement être considéré comme déplorable. C’est certainement ainsi que la population a vu les choses. Bien des décisions sont prises à la hâte, mais dans le cas présent, nous avons pris le temps nécessaire. Le rapport est paru en 2015, il me semble, et nous sommes maintenant en 2018. Nous avons soumis l’affaire à des sous-comités et à des comités, et en avons débattu à la Chambre. Nous avons pris notre temps et avons effectué des recherches.
L’ancien ministre des Finances a indiqué que les comités s’occupant des « affaires du Sénat », pour reprendre ses propres mots, devraient être créés par l’autorité supérieure et faire rapport à cette dernière. Je pense qu’il s’agit là d’un principe que nous maintenons fermement dans nos recommandations.
Cet ancien ministre a demandé d’où venait l’autorité. C’est une bonne question. Vers la fin de notre entretien, il a déclaré qu’il ne faut jamais transférer le pouvoir à l’extérieur du Parlement, ajoutant que, en agissant comme nous envisageons de le faire, c’est ce que nous ferions. Voilà ce que j’ai à dire à ce sujet.
Pour en venir à l’autre remarque que vous avez formulée, sénateur Sinclair, vous avez évoqué les décisions prises pour servir les intérêts de ses amis. Je pense que l’échantillonnage continu des dépenses des sénateurs, cette petite partie des dépenses que je propose d’examiner, permettrait d’éviter que l’on serve les intérêts de ses amis en faisait fi des règles et du système.
De bien des manières, le comité de l’audit et de la surveillance permettrait d’établir le système rigoureux de surveillance des dépenses des sénateurs, que cela concerne leurs bureaux, leurs frais de subsistance ou leurs voyages. Nous surveillerions ce système pour en assurer la rigueur constante. Nous procéderions à un audit du système et à un échantillonnage continu de dépenses précises, ce qui nous aiderait à déterminer si certaines pratiques s’écartent des règles normales et échappent au système rigoureux que l’Administration du Sénat applique déjà.
Quand je présente mes rapports de dépenses au Sénat, on me les renvoie en me demandant : « Que voulez-vous dire en indiquant cela? » La rigueur s’applique initialement à mon bureau, où je signe tous les documents. Elle s’applique ensuite au sein du système que nous avons établi pour évaluer les dépenses des bureaux et les frais de subsistance et de voyage des sénateurs à l’Administration du Sénat, où travaille un groupe professionnel qui accomplit un excellent travail.
C’est ce qui tiendrait lieu de surveillance, car pour l’heure, la question ne fait l’objet d’aucune surveillance. On soumettrait les systèmes à des vérifications pour déterminer s’ils ont la rigueur nécessaire.
Pour ce qui est du comité proprement dit et de sa composition, il va de soi que ceux qui font la vérification externe et le vérificateur externe agiraient à titre de conseillers à temps plein auprès du comité. Comme je l’ai souligné, toutes les séances seraient publiques.
J’espère que cela répond à certaines de vos préoccupations. Je ne suis pas ici pour vous faire changer d’avis, mais pour vous expliquer ce que nous proposons au sujet du comité.
Le sénateur Sinclair : Je ne me suis pas encore forgé une opinion à ce sujet, même si je m’exprime avec force dans ce dossier, car la présence de membres de l’extérieur est encore sujette à débat.
Selon moi, il s’agit d’une question au sujet de laquelle le comité devrait convoquer des témoins experts afin qu’ils lui fassent part de leurs réflexions et de leurs conseils pour que nous puissions déterminer si le Sénat a intérêt à inclure des membres de l’extérieur et s’il serait de l’intérêt du comité de proposer certaines modifications aux règles pour agir en ce sens.
À défaut d’avoir des renseignements d’experts compétents, je ne pense pas que le comité puisse prendre de décision éclairée. Tout ce que je dis vraiment, c’est qu’il semble pertinent de se pencher sur la question, mais qu’il faut que des témoins comparaissent pour nous donner leur avis.
Je ne sais pas ce que vous avez répondu à ce sujet.
Le sénateur Wells : Je suis ouvert aux propositions du comité et du comité directeur.
La sénatrice Batters : Je voudrais donner suite à une observation de la sénatrice Ringuette. Le président a aussi brièvement abordé le sujet. Le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration a effectivement un comité de la vérification, dont je fais d’ailleurs partie. Ce comité, qui se réunit complètement à huis clos, serait remplacé par le comité proposé, n’est-ce pas?
Le sénateur Wells : C’est ce qui serait proposé, sénatrice Batters.
La sénatrice Batters : Le comité d’audit et de surveillance proposé se réunirait presque exclusivement en public pour assurer une transparence accrue. Cela s’ajouterait aux multiples mesures que nous avons prises pour accroître la transparence et la reddition de comptes envers la population canadienne au cours des dernières années.
De plus, l’établissement de cet organe de surveillance ne fait-il pas suite en grande partie à plusieurs recommandations du vérificateur général, ce qui, comme vous l’avez souligné, a eu l’avantage de susciter bien des réflexions et des débats depuis la publication du rapport en 2015?
Le sénateur Wells : Oui. Les recommandations que le Sous-comité des budgets des dépenses du Sénat a présentées au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, et que ce dernier a transmises à la Chambre font en grande partie suite à de nombreuses recommandations du vérificateur général.
Fait intéressant, un grand nombre des mesures que le Sénat a prises depuis vont au-delà de ce que le vérificateur général a recommandé. Il ne nous a pas recommandé de publier toutes nos dépenses, mais c’est ce que le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration a décidé de faire sous la houlette du sénateur Housakos.
Bien des mesures ont déjà été prises, et elles étaient nécessaires. Ce qu’il manque, bien entendu, c’est un vérificateur interne qui examinerait les dépenses en profondeur ou un organe qui serait chargé d’effectuer à temps plein un examen rigoureux et systématique de chaque direction, ce que nous ne faisons pas. Nous ne le faisons pas depuis que je suis ici. À ce que je sache, nous ne le faisions pas auparavant.
Je le répète, sénatrice Batters, ce n’est pas qu’une question de dépenses. Cette pratique est-elle la meilleure? Cette direction dépense-t-elle son budget judicieusement et efficacement? Cela représenterait une grande partie de la tâche confiée au comité.
La sénatrice Batters : Pour répondre à l’argument que le sénateur Sinclair a avancé un peu plus tôt, les séances presque entièrement publiques qui seraient organisées par le nouveau comité proposé ne seraient-elles pas censées contrer en partie toute combine qui pourrait survenir?
Comme le sénateur Sinclair y a fait allusion plus tôt, le caractère public des réunions est censé lutter contre les discussions entre amis ou les tractations de ce genre, n’est-ce pas?
Le sénateur Wells : Oui, en fait, c’est presque entièrement leur raison d’être. Premièrement, en ce qui concerne la tenue de réunions publiques comme celles-là ou comme celles que le Comité de la régie interne organise, tout le mérite en revient au Sénat.
Certaines personnes s’intéressent à cela. C’est ce qui maintient notre droiture. Cela nous garde organisés et responsables envers les gens qui financent notre système de gouvernance.
Il ne s’agit pas seulement du Sénat, mais de notre système. Pour que le système fonctionne bien, les gens doivent avoir foi en lui. Ce que nous envisageons n’est qu’une extension de cela.
Nous entendrions toujours les témoignages en public, à moins qu’il s’agisse d’une question de sécurité nationale. Nous pouvons délibérer en privé, avec notre personnel ou dans nos bureaux, mais nous devrions toujours entendre les témoignages en public. C’est le désinfectant qui, pendant longtemps, était absent au Sénat, et certainement à la Chambre des communes, ce qui est peut-être encore son cas même maintenant.
Le sénateur Woo : Sénateur Wells, je sais que vous avez travaillé d’arrache-pied à ce projet et que c’est un travail de longue haleine.
Ce qui me frappe, c’est que nous parlons en ce moment de trois choses différentes. Premièrement, il y a les fonctions que nous devons exercer selon le rapport du vérificateur général, et il y a nos propres besoins, que nous avons reconnus au cours des dernières années.
Deuxièmement, compte tenu des fonctions que, selon nous, nous devons exercer, nous devons réfléchir à la forme qui assurerait le mieux l’exercice de ces fonctions. Vous avez proposé une forme particulière, mais il s’agit là simplement de formes.
Troisièmement, le sénateur Sinclair a abordé brièvement la question des capacités et la question de savoir si la forme que vous proposez pour exercer les fonctions mobilise les personnes ayant les capacités nécessaires pour gérer la forme et les fonctions.
Dans le cadre de notre discussion, nous confondons un peu les trois questions. Parfois, nous réglons l’un des problèmes sans régler les deux autres. Par exemple, le sénateur Sinclair a avancé un argument légitime en ce qui concerne la question de savoir si un comité qui est structuré à l’extérieur du CIBA, c’est-à-dire un nouveau sous-comité permanent dont les membres sont des sénateurs, a la capacité de réaliser régulièrement le genre de recherche approfondie, comme vous l’appelez, que ces fonctions exigent.
J’encourage chacun de nous à réfléchir à ces trois exigences qui se recoupent. Je ne suis pas certain que la meilleure façon de satisfaire à ces trois exigences prend nécessairement la forme que vous avez proposée, c’est-à-dire celle d’un comité permanent d’audit et de surveillance.
Je le mentionne parce que je me demande si bon nombre des défis que vous et les autres avez soulevés, comme la nécessité de procéder occasionnellement à une recherche approfondie ou la nécessité d’organiser des audiences publiques, ne pourraient pas être relevés sous une autre forme, par exemple, par le Sous-comité du budget des dépenses et le CIBA. Les membres de ces comités pourraient prêter une plus grande attention aux éléments de transparence de ce genre.
De même, vous avez écrit quelques-unes des soi-disant fonctions d’audit interne. Lorsque vous parlez d’embaucher une fonction d’audit interne au sein du Sénat, vous parlez vraiment d’un approvisionnement spécial qui permettrait au Sénat de retenir les services d’experts pour régler des problèmes organisationnels précis que le Sénat ou les sénateurs jugent importants.
Cette année, l’audit pourrait porter sur la DSI. L’an prochain, l’audit pourrait porter sur les RH, un audit que votre collègue, le sénateur Tannas, et d’autres ont effectué la dernière fois. Une autre fois, l’audit pourrait porter sur l’infrastructure, et cetera. Il ne s’agit pas réellement d’un audit interne, en ce sens que nous n’établirons pas un service d’audit interne au sein du Sénat. Il s’agit d’embaucher des conseillers en gestion de temps en temps.
Je le répète, il y a une fonction qui doit effectivement être exercée. Je ne suis pas certain que la création d’un nouveau comité permanent soit la bonne façon d’exercer cette fonction. Je réfléchis simplement à voix haute en ce moment.
Lorsque nous aborderons la question des capacités, il se pourrait bien que nous concluions que la structure dont nous avons besoin est celle d’une équipe professionnelle d’audit interne au sein de l’administration du Sénat qui relèverait d’un sous-comité du CIBA ou peut-être de notre comité. C’est cette équipe professionnelle qui possède les compétences, les connaissances et l’expérience nécessaires pour exercer des activités d’audit interne, lesquelles lui permettent de donner de temps en temps des conseils aux sénateurs et aux généralistes relativement aux genres de recherches approfondies ou d’examens organisationnels qui doivent être accomplis.
Permettez-moi d’en arriver à ma question. Dans le cas présent, le préambule est plus important que la question. Je suppose que je souhaite comprendre un peu mieux ce que vous entendez par surveillance. Dans le rapport du vérificateur général — et je crois que vous avez fait également allusion à cela dans votre rapport, c’est-à-dire dans le rapport du comité —, la description du comité donne l’impression qu’il aura tous les pouvoirs en ce qui concerne sa capacité d’interpréter les RAS.
Ma question comporte deux volets. Premièrement, est-il vrai que l’interprétation des règles financières reposera sur ce comité, à défaut de l’ensemble du Sénat ?
Deuxièmement, cette responsabilité n’incombe-t-elle pas déjà au CIBA? Chaque fois que quelqu’un se demande si des dépenses sont admissibles ou non, le rôle de trancher ne revient-il pas au CIBA?
Le sénateur Wells : Voilà une excellente question. À l’heure actuelle, vous avez raison. L’examen est mené sous l’égide du Sénat. Dans bon nombre de cas, sénateur Woo, le travail est accompli par le comité directeur du CIBA, dont j’ai été membre pendant quelques années. Aucune caméra n’a jamais surveillé les délibérations de ce sous-comité du CIBA. Par conséquent, aucun membre du public n’a jamais jeté un coup d’œil rafraîchissant sur leur travail. Cet état de choses changerait complètement.
Ce n’est pas uniquement une question de dépenses individuelles. Encore une fois, j’ai parlé de cela à quelques reprises un peu plus tôt. Cela ne représente vraiment qu’une petite partie du travail, mais le comité de l’audit et de la surveillance étudierait la rigueur du système en place, en plus d’examiner les dépenses individuelles.
En ce moment, les systèmes que nous avons mis en place sont les seules choses qui permettent à nos activités de progresser de manière organisée. Nous devons présumer que nos systèmes sont efficaces. Chaque fois qu’un nouveau système est élaboré ou qu’un ancien système est modifié pour le transformer en quelque chose de nouveau, nous présumons que ce système est le meilleur qui soit mais, bien entendu, cela ne cesse de changer. Les choses progressent constamment.
L’une des tâches du comité de l’audit et de la surveillance consisterait à s’assurer que, au sein de notre très grande organisation composée de 105 sénateurs, de leur personnel, de 350 membres du personnel administratif et de 16 directions, il y a un système en place qui veille à ce que des pratiques exemplaires soient utilisées, que les gens dépensent de façon raisonnable et que quelqu’un vérifie tout cela. Jusqu’à maintenant, ces aspects ont fait l’objet de très peu de vérifications.
Cela peut-il être accompli? Nous pouvons parler de la structure. Le comité de l’audit et de la surveillance devrait-il relever du Sénat, ou devrait-il être un sous-comité du CIBA? Nous pouvons parler de sa structure mais, en ce moment, ce travail n’est pas réalisé dans la mesure recommandée.
Le sénateur Woo : J’ai une brève question de suivi à vous poser. Notre direction des RH fait l’objet d’une importante réorganisation en ce moment, qui va du premier au dernier échelon. Comment décririez-vous cette expérience compte tenu de la structure actuelle du CIBA? Comme vous l’avez indiqué, le système élaboré ne fonctionnait pas. Vraisemblablement, les membres du Sous-comité des RH du CIBA se sont rendu compte de cela et ont fait appel à de soi-disant conseillers en audit interne pour procéder à un examen de fond en comble, dont nous sommes maintenant au beau milieu.
N’est-ce pas un exemple de processus qui fonctionne?
Le sénateur Wells : C’est une bonne question. Je vais remonter un peu plus dans le temps, jusqu’à une date qui précède votre arrivée au Sénat.
Le Sénat et le Comité de la régie interne savaient que notre Direction des communications ne fonctionnait pas. Nous ne savions pas si les fonds étaient dépensés judicieusement, mais nous savions simplement que nous n’obtenions pas les résultats escomptés. Nous en avions peut-être pour notre argent, mais nous n’obtenions pas les résultats que le Sénat méritait.
Nous avons résumé nos constatations, et un Sous-comité des communications a été constitué. Le sénateur Housakos présidait ce comité, et la sénatrice Batters, les sénateurs Eggleton et Dawson et moi siégions au sein du comité. L’équipe était composée de cinq personnes qui ont déclaré: « Voici, selon nous, la meilleure voie à suivre, et voici le nouveau système que nous établirons ».
Nous franchissons maintenant les mêmes dernières étapes dans le cas de la Direction des RH. Nous savions que le système ne fonctionnait pas. Il est probable que nous n’en avions pas pour notre argent. Quand je dis « nous », je veux dire que les contribuables canadiens et les membres du Sénat n’en avaient pas pour leur argent.
Si je devais diriger un audit, une activité de surveillance, une enquête, une recherche approfondie ou une étude des mesures que nous avons prises relativement aux communications, je poserais les questions suivantes: « La Direction des communications fait-elle ce que nous avons tenté de créer et ce que nous avons tenté de lui ordonner de faire? Notre argent est-il dépensé judicieusement? En avons-nous pour notre argent? »
Je fais la même chose dans le cas de la Direction des RH. Nous avons créé notre Direction des communications. Avant qu’elle ait atteint sa vitesse de croisière, nous espérions qu’elle ferait du bon travail et nous planifiions en conséquence, mais nous ne savions pas si cela allait être le cas. Si je devais faire une recherche approfondie à cet égard, je déterminerais si cet argent est utilisé d’une façon responsable et si les systèmes en place profitent au Sénat.
La direction fait-elle ce que nous souhaitons qu’elle fasse? Sans procéder à une enquête, je dirais de visu que la réponse est oui. Les communications se sont grandement améliorées. La Direction des communications est beaucoup mieux qu’elle ne l’était auparavant.
Je recommanderais que nous fassions la même chose dans le cas de la Direction des RH. Donnez-lui le temps de se stabiliser, et accordez-lui un peu de temps pour agir et devenir une organisation professionnelle au sein du Sénat, comme nous souhaitons qu’elle le soit. Bien entendu, nous désirons que toutes les directions soient ainsi.
À défaut de prendre des mesures et d’examiner la façon dont nous avons procédé, nous ignorerons si nous en avons pour notre argent. Toutefois, ce n’est pas qu’une question d’en avoir pour son argent. Nous ne saurons pas si les pratiques adoptées sont exemplaires. Nous ne savons pas si nos activités de recrutement nous permettent d’embaucher les meilleurs candidats. Nous ne saurons pas si nous perdons nos cadres intermédiaires parce qu’il n’y a pas de promotion au sein de l’organisation.
Nous ne saurons rien de cela à moins d’examiner leurs actions passées. Avec tout le respect que je dois au directeur des RH, nous ne pouvons pas lui demander d’évaluer ses propres actions.
Le sénateur Woo : Je ne désapprouve aucun des arguments que vous avez fait valoir à propos de la réforme des communications et des RH. Je dis simplement que ces deux réformes majeures, dont l’une est toujours en cours, se sont déroulées en vertu de l’ancien système. On peut donc se demander si l’ancien système suffirait pour mettre en œuvre d’autres examens de ce genre. C’est le seul argument que je souhaitais avancer.
Le sénateur Wells : Votre argument est de bonne guerre. Ma réponse est que nous devrions faire continuellement preuve de rigueur et examiner nos pratiques, nos dépenses et nos procédures afin de veiller à ce qu’elles soient toujours conformes aux pratiques exemplaires.
Si nous continuons de nous assurer que nous utilisons constamment et systématiquement des pratiques exemplaires, nos pratiques seront effectivement exemplaires.
Le président : Chers collègues, si je peux me permettre, j’aimerais rappeler à tous le renvoi que nous a adressé le Sénat à propos de cet enjeu. Je tiens à circonscrire un peu le débat. La question n’est pas de savoir si nous créerons ce comité.
Je rappelle à tous mes collègues que nous avons eu cette discussion au Sénat, et que le Sénat nous a adressé un renvoi. Compte tenu du renvoi que nous avons reçu, je ne crois pas que notre rôle consiste à débattre de la pertinence d’avoir un organisme d’audit et de surveillance.
La question est la suivante : quelle forme cet organisme prendra-t-il? Selon les débats que nous avons eus au Sénat, je crois comprendre que nous devons déterminer si l’organisme sera composé uniquement de sénateurs, conformément à la proposition actuelle, ou s’il comprendra d’autres membres externes.
Je simplifie peut-être les choses, mais c’est ce que j’ai compris lorsque nous avons reçu le renvoi. Je tiens à ce que nous demeurions concentrés autant que possible. Tous les autres éléments du débat sont pertinents, mais je crois que nous devons nous concentrer sur cette question.
Je précise encore une fois que je tenais simplement à vous donner un peu de contexte, car j’ai présidé le Comité de la régie interne pendant un certain nombre d’années. Nous avons entrepris d’apporter des changements culturels importants. Les changements que nous avons mis en œuvre sur le plan administratif étaient plus culturels qu’autre chose. La structure et l’examen sont venus plus tard.
En fin de compte, il y a cinq ou six ans, nous étions dans une situation où le Comité de la régie interne et les sénateurs, qui, au sein du Sénat, jouissent de tous les pouvoirs nécessaires pour façonner l’administration, avaient négligé leurs responsabilités. Voilà la réalité. Le consensus auquel nous, les sénateurs de tous les partis, en sommes arrivés, c’est qu’il incombe aux sénateurs de façonner l’administration et de rendre des comptes au nom du Sénat.
Tous les changements que nous avons apportés découlent de cette perspective et de l’idée que nous devons examiner nos activités au microscope. C’est ce qui justifiait la modification de notre liste publique et son développement exhaustif.
Pour donner suite à la question et au débat qui se déroule en ce moment à propos de l’inclusion d’intervenants externes au sein de l’organisme de surveillance, je vous rappelle qu’il y a déjà des personnes externes qui examinent quotidiennement et trimestriellement le Sénat, un poste du budget à la fois.
Ceux d’entre nous qui sont ici depuis un peu plus longtemps que les autres se souviennent d’un Sénat où, presque chaque mois, nous recevions une foule de demandes de renseignements de la part des médias dans lesquels on nous demandait: pourquoi dépensez-vous cette somme? Pourquoi tel sénateur s’est-il rendu à tel endroit? Comment se fait-il que vous ne soyez pas au courant de ceci ou de cela?
Au cours des trois dernières années et demie, c’est-à-dire depuis que nous avons mis en place notre liste publique trimestrielle, je peux vous dire que nous recevons de moins en moins de demandes d’informations trimestrielles, voire aucune, à propos de dépenses jugées potentiellement inappropriées par la tribune de la presse.
L’audit le plus strict dont nous faisons régulièrement l’objet survient lorsque la tribune de la presse passe en revue chacune de nos dépenses. Chaque sénateur doit rendre des comptes à ces journalistes.
Je prends l’argument que le sénateur Wells a formulé aujourd’hui. C’est un argument légitime. Je pense que l’argument qu’il faisait valoir, c’est que, du côté administratif, un pourcentage élevé du travail accompli à l’aide du budget de 104 millions de dollars est examiné avec le même microscope. Cet argument est tout à fait valide.
J’ai entendu le sénateur Wells avancer un autre argument valide qui répond à la question de la sénatrice Ringuette. Je partageais cette question, mais je crois avoir entendu une réponse à celle-ci. Pendant de nombreuses années, nous avons confié au Sous-comité du budget des dépenses la tâche d’étudier les divers postes des budgets, alors que, par le passé, nous avons confié au Comité de vérification la tâche de s’occuper des audits internes et externes. Toutefois, ce comité s’acquittait de cette tâche à huis clos, alors que vous dites que les séances du nouveau comité seraient complètement publiques.
C’est encore à titre d’ancien membre du Comité de la régie interne que je pose la question suivante. Le comité directeur devra passer des heures et des heures à entendre les appels et à régler les différends entre les bureaux des sénateurs et l’administration concernant certaines demandes de remboursement des dépenses. Si j’ai bien compris, tous ces appels passeraient de l’administration à votre comité. Est-ce bien cela?
Le sénateur Wells : C’est exact.
Le président : Nous savons tous que, depuis quelques années, un arbitre indépendant intervient à la dernière étape du processus au Sénat.
Comme vous le savez, les sénateurs peuvent faire appel au comité directeur. Ils peuvent déposer un appel devant le Sénat, et ils ont bien sûr l’option de soumettre le dossier à l’arbitre indépendant. De quoi aura l’air ce processus, selon votre proposition actuelle?
Le sénateur Wells : C’est une très bonne question. Bien sûr, c’est au Sénat et généralement au CIBA de décider si le processus doit inclure un mécanisme d’arbitrage indépendant. Dans les discussions en prévision de la séance d’aujourd’hui, j’ai pensé au juge Binnie. C’est un des mécanismes qui pourraient être retenus pour traiter de cas précis relativement à la prudence à exercer à l’égard des dépenses des sénateurs. C’est un mécanisme qui pourrait servir une fois que le comité aura été créé. C’est toujours important.
Nous avons eu cette discussion au sujet des dépenses du sénateur Duffy. Nous nous sommes demandé s’il allait avoir l’occasion de faire appel de la décision et de faire valoir ses arguments. C’est une étape essentielle si on veut garantir l’équité d’un système. Les deux parties doivent pouvoir se faire entendre.
Il faut avant tout que le système soit efficace. C’est primordial, mais je dirais que si quelqu’un choisit de défendre une demande qui a été rejetée, il faut que cette défense soit rendue publique. Les membres du comité sont bien placés pour évaluer une telle demande. Je ne sais pas si cela répond bien à la question, mais la proposition dévie certainement du processus actuel ou du processus en place lorsque le juge Binnie a entendu toutes ces contestations.
Le président : Donc, tous les appels déposés par les sénateurs devant cette entité seraient publics, c’est bien cela?
Le sénateur Wells : C’est exact, à moins qu’une raison valable justifie le contraire. Je vois mal comment cela pourrait se produire, mais je laisserais cela au bon jugement du comité.
Le sénateur Marwah : J’ai quatre points à soulever. Le premier porte sur la fonction d’audit en tant que telle. Je ne connais aucune organisation du secteur privé qui n’en a pas. Je sais que c’est différent au secteur public, mais je ne vois pas pourquoi il faudrait que ce le soit.
Le président : Sénateur Marwah, une note importante. Je suis désolé de vous interrompre, mais il n’est ni question du secteur privé ni du secteur public, mais du Parlement.
Le sénateur Marwah : J’y arrive. C’est une grande entité qui dépense beaucoup d’argent. À ma connaissance, il est rare que les grandes entités qui dépensent beaucoup d’argent n’aient pas de fonction d’audit. Peu importe le terme employé pour qualifier le secteur.
Pour ce qui est de la portée, je suis d’accord avec le sénateur Wells. Si nous instaurons une fonction d’audit, elle devra couvrir toute la gamme de dépenses. Cela n’a aucun sens de se limiter à 12 p. 100, selon moi. Il est bien plus logique de couvrir la totalité des dépenses. Je crois donc que la portée est importante.
Mon troisième point renvoie à la composition du comité. Nous avons beaucoup discuté des pour et des contre de faire appel à des membres internes par rapport à des membres externes. Honnêtement, je vois très peu d’inconvénients à désigner des membres externes. En fait, j’y vois beaucoup plus d’avantages.
Pour moi, il n’y a pas que l’indépendance de la fonction d’audit. Il y a aussi l’indépendance perçue. S’il n’y a pas de membre externe, je ne crois pas que la perception penchera vers l’indépendance du processus.
Certains ont fait valoir que la proposition aurait une incidence quelconque sur le privilège parlementaire. Encore là, je n’en suis pas tout à fait convaincu. Peut-être que j’ai mal compris les règles à cet égard, et pour cela, je vais m’en remettre au sénateur Joyal. Le comité continue de se rapporter au Sénat, alors notre privilège est maintenu. Je ne vois pas comment la proposition pourrait y nuire.
Au sujet des membres externes, j’ajouterais que c’est aussi une question d’expertise. Sans vouloir manquer de respect à qui que ce soit, je ne crois pas que nous ayons l’expertise requise ici même pour traiter de toutes les questions relatives au processus d’audit au Sénat.
Puis, il y a l’aspect rentabilité. Je crains qu’il ne soit pas très rentable d’avoir des comités à part entière, qui supposent une certaine bureaucratie et des coûts indirects. Puis, il y a les greffiers et le personnel subalterne. Et soudainement, on se retrouve avec une grosse machine à faire rouler. J’aimerais vraiment que nous gardions cela en tête. Nous ne voulons pas finir par dépenser plus que ce que nous allons économiser.
Je ne vois pas pourquoi nous n’aurions pas pu élargir le mandat du comité de vérification du CIBA, et peut-être recruter quelques membres externes pour que le processus soit du domaine public. Cela aurait été plus efficace que de créer une toute nouvelle entité. Mais je présume qu’il est trop tard pour cela. La décision a été prise, alors je m’y résigne.
Je m’inquiète tout de même que la rentabilité de l’exercice, et je crois que nous devrions maintenir le cap sur le véritable objectif.
[Français]
Le sénateur Maltais : Sénateur Wells, vous avez fait un très beau travail avec votre comité. Je vous félicite. Vous êtes arrivé à une conclusion qui est semblable à la mienne. Vous et moi avons vécu la vérification du vérificateur général, qui était une vérification judiciaire, c’est-à-dire que nous étions tous des coupables et des bandits avant qu’il se soit prononcé. Pour ceux qui l’ont vécu, ce n’était pas très valorisant en tant que personne. Nous sommes tous des parents, des grands-parents, nous avons une famille, et se faire dire par la presse et par les propos du vérificateur pendant sa vérification que nous étions des personnages douteux, c’était difficile pour notre réputation.
Je ne veux plus jamais revivre cela. Sénateur Sinclair, vous tenez beaucoup à avoir des gens de l’extérieur. Si jamais cela se passe selon votre volonté, je vous suggère de le faire avec parcimonie. Nous ne sommes que 105 sénateurs au Sénat, et le vérificateur général a soutiré 27 millions de dollars de fonds publics pour en récupérer 300 000 $. C’est un exercice extrêmement coûteux. Je pense que les sénateurs autour de cette table sont tous de bonne foi. Vérifier 103 millions de dollars, ce n’est pas une tâche aussi ardue qu’on pense, car ce n’est pas le budget du Canada. Le vérificateur a chargé 27 millions de dollars pour en vérifier à peu près 12 millions. Cela revient cher. Je pense qu’un comité de sénateurs en diffusion publique qui rendra des comptes à la population du Canada...
Ce qui est important, c’est que la population canadienne sache que chaque dollar dépensé au Sénat est fait correctement. Il faut que les Canadiens et les Canadiennes sachent que les sénateurs portent le nom d’« honorable », car ils le sont. En invitant des gens de l’extérieur, nous perdrons le contrôle. Pendant la période de vérification avec le vérificateur général qui était sous serment, nous nous en souvenons tous, nous avions vécu l’enfer sur le plan personnel. Vous ne l’avez pas vécu, et je ne vous le souhaite pas. Pourtant, personne n’a trouvé 5 cents de mauvais dans les comptes de dépenses de notre administration. Mais la perception du public était mauvaise. Un comité de sénateurs qui portent le titre d’« honorable » peut facilement faire un excellent travail, et je pense que votre comité serait en mesure de le faire. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Gold : Je veux simplement mentionner que j’appuie la proposition du sénateur Sinclair. Nous devrions entendre des témoins sur la question des membres externes, puisque les avis sont très partagés. Personnellement, j’aimerais entendre des témoins là-dessus. Cela nous aiderait à prendre une décision.
Il pourrait aussi être utile d’entendre d’autres témoins sur le rapport entre le comité permanent proposé, le CIBA et ses sous-comités, et le Sénat. Nous faisons partie d’un système. Nous devons trouver l’équilibre entre la transparence, l’obligation de rendre compte et la responsabilisation de chacun à l’égard de son travail, car nous devons garder à l’esprit que nous sommes là pour servir la population canadienne. Il nous incombe ainsi de gagner son respect et sa confiance, et de faire en sorte de les garder.
Je crois donc que c’est un excellent début pour notre étude. J’ai hâte de pouvoir entendre d’autres témoins sur ces grandes questions.
La sénatrice Batters : J’aimerais apporter une précision rapidement. Tout à l’heure, quelques personnes ont fait référence au montant du budget annuel du Sénat. J’ai vérifié. Le budget du Sénat pour 2018-2019 est d’un peu plus de 109 millions de dollars. Alors, c’est légèrement plus élevé.
Le président : C’est le montant projeté pour le prochain exercice.
La sénatrice Batters : Oui, pour 2018-2019.
Le président : Merci pour cette information pertinente. Il n’y a plus d’intervenants sur ma liste, mais j’ai un commentaire à formuler.
J’ai entendu tous vos arguments en faveur ou non de la représentation externe, et je ne penche ni d’un côté ni de l’autre. À mon humble avis, cela n’aura pas beaucoup d’incidence, car nos travaux sont déjà en grande partie accessibles au public.
Je ne pense pas que ce soit un enjeu déterminant. Nous pouvons entendre d’autres témoins à ce sujet, mais ce sera un peu difficile. Pour revenir au commentaire du sénateur Marwah, le Sénat ne ressemble à aucune autre organisation. Quels témoins voudriez-vous convoquer? Deloitte, KPMG, des vérificateurs?
Le débat ne porte pas sur l’expertise des membres en matière d’audit. Les audits externes ou internes, nous les confions à des vérificateurs professionnels. Depuis six ans, aucune autre entité parlementaire du Commonwealth n’a fait l’objet d’autant de vérifications par autant de groupes que le Sénat.
La dernière fois, nous avons fait appel à la crème de la crème en la matière. Cela a coûté 27,5 millions de dollars. Nous avons suivi les conseils d’un expert. Nous lui avons donné carte blanche. Je pense que nous savons tous comment cela s’est terminé. Nous avons eu une vérification qui a coûté 27,5 millions de dollars, et nous avons récupéré moins de 300 000 $.
Sénateur Sinclair, peut-être que personne ici n’est vérificateur, mais nous sommes plusieurs à avoir travaillé dans le domaine de la gouvernance et à avoir dirigé des entreprises, et nous savons reconnaître un mauvais investissement.
Nous devons déterminer l’expertise recherchée. La vraie question est la suivante: sommes-nous prêts à adopter une structure qui viendra invariablement empiéter, dans une certaine mesure, sur notre privilège parlementaire?
Je suis d’accord avec le sénateur Marwah. Je ne crois pas que cela limitera énormément le privilège parlementaire. Vous pourriez facilement me convaincre d’opter pour une représentation externe au sein de ce comité.
Nous n’avons pas vraiment parlé de la recommandation sur les cinq sénateurs membres du comité. Si nous décidons d’y aller pour une représentation externe, qu’est-ce que cela signifierait? Y aurait-il un seul membre externe? Un président? Deux ou trois membres?
Nous n’avons pas non plus parlé aujourd’hui du profil recherché pour cette représentation externe. Voudrions-nous des comptables, comme dans le cas d’un audit juricomptable? Irions-nous chercher des avocats spécialisés en éthique? C’est un autre critère important pour déterminer ce qui constituerait une représentation appropriée. Est-ce que cela pourrait être un journaliste de la tribune de la presse? Ce sont tous des points à prendre en considération.
Sénateur Wells, c’était un bon exposé. Je suis d’accord avec le sénateur Gold. C’était un bon début de discussion. Si vous le voulez bien, le comité directeur pourrait se réunir pour examiner tout cela et vous revenir avec un plan de match pour les prochaines séances afin de répondre aux questions en suspens.
Sénateur Sinclair, sénateur Joyal, êtes-vous d’accord? Avez-vous quelque chose à ajouter?
Le sénateur Joyal : Le comité directeur pourrait, aidé de tous les membres du comité, dresser la liste des points à couvrir. Nous pourrions ainsi organiser le tout et établir un calendrier.
Quand nous aurons la liste de toutes les questions à aborder et des témoins à convoquer, ou de l’aide à obtenir auprès d’autres sources, nous serons en mesure de faire un plan. Nous avons un ordre du Sénat, alors nous sommes contraints de faire preuve d’efficacité. Nous devrons en faire rapport au Sénat.
Je propose que nous fassions la liste des questions à aborder et, avec l’aide de la bibliothèque, des témoins à convoquer. Nous pourrions transmettre le tout au reste du comité, afin que tout le monde soit au courant des prochaines étapes. Ce serait particulièrement utile d’avoir le point de vue du sénateur Wells pour préparer les prochaines séances. Je crois que ce serait la meilleure façon de procéder, monsieur le président.
Le président : Je crois que nous sommes d’accord.
Le sénateur Sinclair : Oui, je suis d’accord. Ce serait une bonne idée de dresser la liste des questions à couvrir et des ressources à notre disposition.
Le sénateur Joyal : Oui, parce qu’il ne s’agit pas seulement d’en discuter. Nous allons devoir prendre une décision.
Il est essentiel de bien définir la question et de préciser tous les points sur lesquels nous allons devoir trancher.
Le président : Avant la levée de la séance, sénateur Wells, avez-vous un dernier commentaire?
Le sénateur Wells : Non. Je m’en remets à la sagesse du comité, alors je vous suis.
Le président : Merci, sénateur Wells. Merci au comité.
(La séance est levée.)