Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 3 - Procès-verbal du 5 mai 2016
OTTAWA, le jeudi 5 mai 2016
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[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration reprend sa séance aujourd'hui, à 8 h 5, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Housakos, Jaffer, Lang, Manning, Marshall, Munson, Smith (Saurel), Tannas, Tkachuk et Wells (15).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Lankin, C.P., McCoy et Mitchell (3).
Également présents : Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire; Hélène Bouchard, directrice des Services d'information; Peter Feltham, chef de l'Exploitation de réseaux; Pascale Legault, dirigeante principale des finances; Mike McDonald, directeur de la Sécurité institutionnelle; Kim Grandmaison, gestionnaire intérimaire de la Direction de la vérification et de la planification, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada :
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe intérimaire et directrice générale;
Gérald Lafrenière, greffier principal, Échanges parlementaires et protocole.
CIBA/2016-05-05/097(P) — Ajout à l'ordre du jour de la séance publique
Le président rappelle au comité que la séance du 21 avril 2016 a été suspendue. La séance d'aujourd'hui est donc la suite de cette séance et elle reprend le même ordre du jour. Le président précise qu'il ajoute les trois points suivants sous le point 12, Autres affaires : Financement accordé par le Conseil interparlementaire mixte (CIM); Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : Demande de report de la date de présentation du rapport; Établissement d'un groupe de travail consultatif sur l'examen des politiques et des règles.
CIBA/2016-05-05/098(P)|217| — Premier rapport du Sous-comité des communications
Pascale Legault et Mike McDonald présentent le modèle révisé de divulgation proactive et ils indiquent les endroits où des changements ont été apportés pour régler les préoccupations en matière de sécurité. En ce qui concerne la page « Dépenses des sénateurs », la colonne des affiliations demeure, mais « indépendant » doit être remplacé par « non-affilié ». Sous « Dépenses de frais d'accueil », c'est maintenant le mois de l'activité, et non la semaine, qui sera indiqué, et le nom du fournisseur sera aussi indiqué. À la page « Contrats », le nom du fournisseur sera précisé. Pour ce qui est des « Frais de placement », on ne précisera pas les dates des déplacements habituels à la Cité parlementaire pour les affaires du Sénat. La semaine des déplacements sera indiquée dans le cas des autres déplacements, p. ex. pour les conférences et les formations. Les colonnes « Avion », « Bus » et « Train » ont été regroupées dans une seule colonne, tout comme les « Autres transports terrestres » (taxi et kilométrage). Par conséquent, le mode de transport utilisé par le sénateur ne sera pas précisé. Dans le cas des « voyageurs désignés », si la personne en question accompagne le sénateur pour une séance du Sénat, aucune date ne sera indiquée. Le nom des voyageurs désignés ne sera pas divulgué et tout enfant sera désigné comme « personne à charge ». Mme Legault et M. McDonald répondent aux questions des membres du comité.
La sénatrice Cordy propose l'adoption du premier rapport du Sous-comité des communications.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le comité remercie Mme Legault et M. McDonald ainsi que leurs équipes respectives pour leur excellent travail et la diligence raisonnable dont ils ont fait preuve.
CIBA/2016-05-05/099(P)|248| — Le point sur le processus de résolution des différends
Michel Patrice et le président répondent à une question concernant les prochaines étapes de la récupération des sommes dues par les anciens sénateurs qui ont choisi de ne pas participer au processus d'arbitrage.
CIBA/2016-05-05/100(P)|300| — Présentation par les Services d'information : Feuille de route de la GI/TI 2016-2019
Hélène Bouchard et Peter Feltham présentent au comité la Feuille de route de la gestion de l'information et des technologies de l'information pour 2016-2019, et ils répondent à des questions.
Le comité remercie Mme Bouchard et M. Feltham pour leur excellente présentation.
CIBA/2016-05-05/101(P)|311| — Priorités (2016-2019) et objectifs stratégiques (2016-2017) du Sénat
Pascale Legault, accompagné de Kim Grandmaison, donne au comité une vue d'ensemble du cadre et des éléments d'un plan stratégique, et traite ensuite plus en détail de l'ébauche des Priorités (2016-2019) et objectifs stratégiques (2016-2017) du Sénat. Les membres du comité posent des questions et Mme Legault leur répond. Après débat, il est convenu de présenter les Priorités (2016-2019) et objectifs stratégiques (2016-2017) du Sénat aux caucus et aux sénateurs indépendants.
Le comité remercie Mme Legault pour sa brillante présentation.
À 9 h 46, la vice-présidente, la sénatrice Cordy, assume la présidence.
À 9 h 51, le président, le sénateur Housakos, revient.
CIBA/2016-05-05/102(P)|295| — Déplacement du personnel des sénateurs avec des comités
Le sénateur Lang présente une demande visant à autoriser les comités à inclure dans leurs demandes de budget des fonds pour permettre aux présidents et aux vice-présidents d'être accompagnés par un membre de leur personnel politique dans les déplacements des comités. Après débat, il convenu de reporter ce point en attendant que le sénateur Lang présente une estimation des coûts qu'entraînerait l'inclusion de personnel politique dans les déplacements.
CIBA/2016-05-05/103(P)|233| — Conseil interparlementaire mixte (CIM)
Il est convenu que le sénateur Manning remplace le sénateur Housakos à titre de coprésident du Conseil interparlementaire mixte (CIM), à partir de maintenant.
CIBA/2016-05-05/104(P)|233| — Financement accordé par le Conseil interparlementaire mixte (CIM)
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe intérimaire et directrice générale, et Gérald Lafrenière, greffier principal, Échanges parlementaires et protocole, Affaires internationales et interparlementaires, expliquent le contexte d'un problème budgétaire avec lequel le Conseil interparlementaire mixte (CIM) est aux prises. Selon les prévisions, durant le présent exercice, les demandes de financement pour les activités des associations parlementaires excéderont les fonds disponibles. Par conséquent, le CIM cherche à dépasser temporairement son budget d'une somme de 121 310 $ pour financer les activités des associations parlementaires. De plus, si on détermine en cours d'exercice que le CIM se retrouvera dans une position déficitaire, le manque à gagner sera compensé par des surplus tirés d'ailleurs, jusqu'à une somme maximale de 36 393 $, conformément à la formule habituelle de partage des coûts de 30 p. 100 et 70 p. 100 applicable au CIM. Après débat, il est convenu de reporter ce point en attendant la diffusion, à tous les membres du comité, d'une note d'information contenant des précisions sur la demande budgétaire.
CIBA/2016-05-05/105(P)|190| — Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : Demande de report de la date de présentation du rapport
Le sénateur Wells, président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, propose que la date de présentation du rapport du Sous-comité sur l'examen des fonds alloués aux agents supérieurs du Sénat et aux caucus, aux termes du chapitre 6 du Règlement administratif du Sénat, notamment en ce qui concerne le budget de bureau supplémentaire du leader du gouvernement au Sénat, soit reportée au mardi 17 mai 2016, de manière à disposer de plus de temps pour la rédaction et l'examen.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-05-05/106(P)|338| — Établissement d'un groupe de travail consultatif sur l'examen des politiques et des règles
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
À 10 h 15, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
La secrétaire de séance,
Jodi Turner