Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 6 - Témoignages du 20 octobre 2016
OTTAWA, le jeudi 20 octobre 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, se réunit aujourd'hui à 9 heures pour examiner diverses questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. Commençons tout de suite, car nous avons quelques minutes de retard. Je m'en excuse, mais j'attendais l'arrivée de quelques sénateurs avant de commencer.
Le premier point à l'ordre du jour prévoit l'adoption du procès-verbal du 6 octobre 2016. La motion est proposée par le sénateur Munson et appuyée par le sénateur Ngo. À moins qu'il n'y ait des questions, la motion est adoptée.
Le point no 2 concerne le rapport du Comité permanent des affaires juridiques et constitutionnelles sur la présence d'un agent des communications lors des déplacements. Je sais que les sénatrices Jaffer et Batters avaient quelques observations à faire. Je sais également que le sénateur Runciman n'y voyait pas de problème. J'ignore si la sénatrice Batters souhaite intervenir en ce moment.
La sénatrice Batters : Je ne crois pas que ce soit un rapport. Il s'agit d'une récapitulation de ce qui a été présenté plus tôt. Il paraît que le sénateur Runciman a une autre réunion, et il a donc indiqué qu'il serait d'accord avec mes propos et ceux de la sénatrice Jaffer, mais je ne vois pas la sénatrice Jaffer dans la salle.
Nous sommes d'avis qu'il est très important, bien évidemment, d'avoir un solide plan des communications avant d'effectuer ce type de déplacement, qu'il s'agisse d'un déplacement d'un jour ou d'un séjour plus long. Vu notre expérience d'un déplacement d'un seul jour à Halifax et de déplacements de trois ou de quatre jours dans l'Ouest, nous pensons que le travail aurait pu se faire à partir d'Ottawa.
Le président : D'accord. Nous avons eu quelques discussions là-dessus, et il y a effectivement des avantages pour ce qui est d'avoir des agents de communications lors de certains déplacements, alors que dans d'autres cas, ce n'est pas vraiment nécessaire. Il est vrai que beaucoup de travail peut se faire à distance depuis Ottawa. Je crois que nous avons demandé au sous-comité qui se penche sur la question de vérifier que lorsque les comités leur présentent leurs demandes, qu'il ne présume pas que les agents de communications voyageront avec les comités lorsque ceux-ci sont en déplacement ou effectuent des travaux ou tiennent des audiences à divers endroits dans le pays. La question a été étudiée, on en a pris bonne note, et le suivi sera fait.
La sénatrice Jaffer est arrivée. Madame, nous en sommes au point 2 de l'ordre du jour, qui porte sur le rapport du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles sur la présence d'un agent des communications lors des déplacements. On m'avait dit que vous aviez peut-être quelque chose à ajouter là-dessus. Non, c'est bon? Nous pouvons maintenant poursuivre à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Monsieur Tannas, cela vous suffit? C'était votre question?
Le sénateur Tannas : C'était ma question.
Le président : C'est une très bonne question.
Le sénateur Smith : Permettez-moi d'ajouter quelque chose à ce qu'a dit Pascale. Aux yeux de notre groupe, le premier paragraphe de la page 5 est d'une importance critique pour ce qui est de comprendre les chiffres comparables. Je ne sais pas si quelqu'un a pu examiner le texte en profondeur. Madame Marshall, je sais que vous l'auriez fait en raison de votre expérience en vérification.
Il faut comprendre notamment qu'à la troisième ligne, l'approche axée sur le risque à partir de la moyenne de 98 sénateurs et d'un taux d'utilisation de 79,5 p. 100 nous donne la souplesse nécessaire pendant la période concernée pour prendre une décision quant au taux d'utilisation... des budgets de recherche, n'est-ce pas? Et ce taux peut fluctuer, ce qui a une grande incidence sur le montant des dépenses.
Compte tenu des sièges vacants, le montant était plus bas pendant les années précédentes, mais il augmentera au fur et à mesure que des sénateurs seront nommés. Nous devons comprendre qu'il y aura peut-être une réaction publique lorsque 22 autres personnes seront nommées et le budget grossira en conséquence.
Ce paragraphe est d'une importance critique pour comprendre la différence entre nos chiffres. Je sais qu'il y a des gens qui ont davantage de temps pour se pencher sur les renseignements dont nous disposons. C'est un complément d'information.
La sénatrice Batters : En ce qui concerne ce qu'a dit le sénateur Smith, si jamais ce type de question est soulevé, le montant des dépenses annuelles du Sénat dont parlent le plus souvent les gens est de 100 millions de dollars. En fait, on dirait que ce sera plutôt 90 millions de dollars. Il faut le souligner, car nous faisons preuve de grande prudence.
Le sénateur Mitchell a parlé de ce graphique. Il serait peut-être utile que l'on y indique, outre le montant prévu annuellement, le montant véritable des deux derniers exercices. Serait-ce utile? Car je suis d'accord avec vous, je ne pense pas que la présentation actuelle soit très sensée.
Le président : S'il n'y a pas d'autres questions, êtes-vous prêt à proposer la motion, monsieur Smith?
Le sénateur Smith : Je propose l'adoption du rapport.
Le président : La motion est appuyée par le sénateur Munson. Merci, chers collègues.
Passons maintenant au point cinq, le deuxième rapport du Sous-comité de la vérification sur les états financiers vérifiés.
Le sénateur Smith : Pouvons-nous faire venir les représentants de KPMG, s'il vous plaît?
Le président : Il faut savoir qu'ils sont en train de présenter les états financiers vérifiés. Nous attendons l'approbation avant de rendre ce document public. Je n'y vois rien qui nous l'en empêcherait, mais le rapport qu'ils déposeront sera rendu public incessamment avant même que nous l'ayons vu. Si les collègues sont d'accord, je le suis également.
La sénatrice Batters : Quelle est la bonne procédure de gouvernance en la matière?
Le président : Je sais qu'on a procédé ainsi dans le passé, mais nous devrions peut-être poser la question à nos vérificateurs.
Sénateur Smith, avez-vous entendu la question de Mme Batters, quant à savoir s'il est conforme à la procédure de gouvernance de présenter ce document en séance publique? Cela nous incombe-t-il, vu que le document n'a pas encore été approuvé et qu'il pourrait y avoir des incohérences ou des problèmes dont il faudrait s'occuper? Nos vérificateurs seront peut-être en mesure de nous conseiller quant à la bonne procédure de gouvernance, et de nous dire si nous pouvons le faire en séance publique ou non.
Le sénateur Smith : Monsieur Newman, vous pourrez peut-être nous répondre là-dessus.
Andrew Newman, associé, KPMG : Merci, monsieur le sénateur. Je ne connais pas le protocole sénatorial, mais je peux vous fournir des conseils quant à ce que j'observe normalement dans d'autres institutions publiques. Je crois qu'il convient tout à fait de discuter des états financiers en séance publique, et ensuite le protocole habituel voudrait que le comité se réunisse à huis clos avec seulement les vérificateurs. C'est un protocole important.
De plus, nous rencontrons les membres du Sous-comité de vérification, qui est en fait un sous-comité de votre comité, et cette rencontre a lieu bien sûr à huis clos. C'est là où nous discutons des aspects plus détaillés de notre vérification.
Le président : Est-ce que tout le monde est d'accord? Nous continuerons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)