Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 9 - Témoignages du 9 février 2017
OTTAWA, le jeudi 9 février 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 4, en séance publique, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour examiner des questions financières et administratives, puis, à huis clos, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour examiner des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, mesdames et messieurs. Bienvenue à cette nouvelle séance du Comité de la régie interne.
Avant de passer à l'ordre du jour, je voudrais vous présenter notre nouvelle légiste adjointe du Sénat, Jacqueline Kuehl. Elle s'est récemment jointe au Sénat. Bienvenue à vous, au nom du Comité de la régie interne.
Mesdames et messieurs, nous passons maintenant au premier point à l'ordre du jour, soit l'adoption du procès- verbal de la séance du 2 février 2017, pour la portion publique. La sénatrice Jaffer propose l'adoption du procès-verbal. Quelqu'un appuie-t-il? Le sénateur Wells. Merci, mesdames et messieurs.
Au point 2, nous faisons le point sur le Groupe de travail sur les services aux sénateurs. Est présent parmi nous, bien entendu, Blair Armitage. Vous connaissez tous, Blair, qui préside le comité. Il est le greffier principal des Comités, position où il excelle. Sont également présents Lou Anne Bégin, coprésidente représentant le caucus conservateur et adjointe exécutive de l'honorable sénatrice Poirier; Amanda McLaren, coprésidente représentant le Groupe des sénateurs indépendants et conseillère aux affaires parlementaires de l'honorable sénateur Deen; Sherry Petten, coprésidente représentant les sénateurs libéraux et directrice de la gestion des enjeux de l'honorable sénateur Terry Mercer; enfin, Jim Manigat, coordonnateur du Groupe de travail sur les services aux sénateurs et agent des politiques et des projets à la Direction de la vérification et de la planification. Ils ont accompli énormément de travail, pendant longtemps, et j'ai pensé qu'il serait utile qu'ils fassent un exposé au comité.
À vous, Blair.
Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités, Sénat du Canada : Merci, sénateur.
La création du groupe de travail résulte d'une décision prise en juin 2015 à la suite d'un projet éminemment réussi mené au départ par Nicole Proulx. Il s'agissait de réunir le personnel des bureaux de sénateurs avec l'Administration du Sénat, afin d'établir en collaboration ce qui est devenu le Portail de bureau. C'était une façon de veiller à ce que le personnel des bureaux de sénateurs, qui allait principalement utiliser l'outil, puisse le faire de façon efficace, au service des sénateurs. Le succès a été tel qu'il a fait l'objet d'un exposé au comité. Amanda était un des membres de départ de ce groupe de collaboration; elle et un membre de l'administration, Miranda Edwards, ont fait un travail extraordinaire, en travaillant naturellement bien ensemble et en sollicitant l'apport d'autres bureaux de sénateurs intéressés par la question; au bout du compte, les résultats ont satisfait tout le monde. L'administration en bénéficie puisqu'elle est en mesure de fournir des renseignements à vos bureaux, et vos bureaux peuvent trouver facilement les renseignements en question.
L'approche fondée sur les groupes de discussion et la contribution des bureaux de sénateurs était probablement très rarement employée pour l'élaboration de politiques et la mise en œuvre de programmes, à ce moment-là, et c'est un message que l'administration a très bien reçu. C'est pourquoi il a été suggéré que votre comité officialise la relation qui s'était créée.
Les coprésidentes — et, comme je l'ai dit, Amanda est là depuis plus longtemps que nous tous, à l'exception de Nicole — sont les porte-parole pour ces projets auprès des employés et sénateurs de leur caucus respectif. Elles les informent donc de ce qui se passe, et cela encourage la participation aux divers projets.
Les responsables des projets ne sont pas membres de cette équipe. Récemment, il y a eu un exercice d'accueil, ou d'orientation, à l'intention des nouveaux employés des sénateurs. Il y a eu deux sessions en janvier et les réactions ont été vraiment très positives. C'est Hélène Hubert, une conseillère en ressources humaines sortante, qui a dirigé cette activité, mais toute l'équipe a grandement bénéficié des commentaires reçus des bureaux des différents sénateurs, avant la mise en œuvre des programmes.
Vous avez sous les yeux une note d'information sur certaines de nos réalisations et certains de nos projets en cours. Nous essayons de créer un portail semblable à celui du bureau pour les éléments de procédure, afin d'aider votre personnel à vous appuyer dans votre travail en comité ou au Sénat, ou au sein des associations parlementaires. La personne chargée de cette initiative est Jessica Richardson, que vous connaissez peut-être par son travail au Comité des affaires juridiques et constitutionnelles. Nous avons d'autres activités en cours également.
L'une des principales observations que nous recevons — peut-être qu'Amanda vous en dira davantage — concerne l'importance d'avoir un forum où les gens peuvent exprimer leurs observations, leurs plaintes et leurs frustrations. Je peux alors acheminer celles-ci aux directeurs compétents afin de tuer dans l'œuf des problèmes qui pourraient survenir. Le Programme de récompense des employés est un bon exemple. Je pense que nous allons réfléchir à l'utilisation de ce modèle pour cela. Pour ma part, en tant que président de la campagne de charité cette année, je vais compter sur ce groupe pour veiller à répondre aux besoins des bureaux des sénateurs et à les faire participer beaucoup plus qu'ils ont eu l'impression de le faire dans le passé.
J'aimerais mieux laisser aux membres du comité le soin de vous parler de leur expérience et des problèmes qui, d'après eux, pourraient survenir.
Amanda McLaren, coprésidente représentant le Groupe des sénateurs indépendants et conseillère aux affaires parlementaires de l'honorable sénateur Dean : Merci, Blair. Je n'ai pas grand-chose à ajouter. Je suis ravie de l'orientation adoptée par le groupe. Comme Blair l'a indiqué, le groupe ne se contente pas d'organiser des ateliers de travail sur des projets spéciaux. Nous essayons également d'abaisser les barrières entre l'administration et les bureaux de sénateurs, ce qui s'avère un défi, d'après mon expérience passée à travailler dans divers bureaux au fil des ans. Toutefois, je crois que les choses avancent très bien.
Lou-Anne s'est jointe à notre équipe, ce qui est formidable. Elle nous présente une perspective toute fraîche. Notre équipe a également recruté Sherry, qui est depuis très longtemps au Sénat, ainsi que Jimmy, qui s'avère être un excellent coordonnateur. Je vous remercie de votre soutien. C'est tout ce que j'avais à dire.
La sénatrice Jaffer : Je vous remercie de votre contribution. C'est utile, et nous avons fait beaucoup de progrès. Merci encore.
Monsieur le président, depuis que je suis ici, ma principale frustration est de constater l'absence de formation continue pour les sénateurs. On a l'impression de venir ici pour y mourir. Nous n'avons littéralement accès à aucune formation.
Il y a bien eu des cours, comme un cours de base sur le discours public, ainsi qu'une formation sur l'utilisation de la bibliothèque qui sera donnée demain. Je suis reconnaissante d'avoir accès à ces occasions d'apprentissage, mais ce serait utile de pouvoir collaborer avec vous pour suivre des cours précisément axés sur le rôle de sénateur, de sorte que nous puissions nous épanouir. Il y a aussi des questions d'informatique qui entrent en jeu, entre autres, et nous avons de la difficulté à rester à jour. Pourriez-vous, dans vos travaux futurs, réfléchir au type de formation qui pourrait être offert aux sénateurs pour qu'ils puissent perfectionner leurs compétences?
Mme McLaren : Oui, absolument. Je vais répondre à cela. Nous nous sommes rendu compte récemment qu'il n'y a pas beaucoup de formation continue pour le personnel lui-même, mais nous pourrions certainement envisager cela en guise de prolongement des séances d'orientation très réussies qui ont eu lieu en janvier. Il est aussi très important que les sénateurs eux-mêmes se tiennent au courant de la formation.
La sénatrice Jaffer : Merci.
Le président : Sénatrice Jaffer, je suis surpris que vous accepteriez d'en ajouter encore plus à votre emploi du temps déjà très rempli.
La sénatrice Jaffer : Cela m'aiderait, ce qui signifie que je ne serais pas très occupée.
La sénatrice Marshall : Il a été question, l'an dernier, de créer des programmes de formation pour le personnel des sénateurs sur la façon d'organiser le bureau d'un sénateur. Il en a été question il y a déjà quelques mois. A-t-on fait des progrès à cet égard? Nous avons quelques nouveaux sénateurs, et même moi, je trouverais très utile d'avoir un programme de formation comportant des recommandations quant à la façon d'organiser le bureau d'un sénateur.
Mme McLaren : Comme je l'ai dit, nous venons de tenir les séances d'orientation en janvier. Ces séances faisaient partie d'un projet de trois jours dirigé par Hélène Hubert, des Ressources humaines.
La sénatrice Marshall : Est-ce que c'était le programme d'orientation initiale?
Mme McLaren : Oui. Dans le cadre du programme d'orientation initiale, nous avions des présentations de toutes les directions du Sénat. Les AII, les Finances, les Ressources humaines ont fait des présentations — tout ce que vous devez savoir sur le fonctionnement d'un bureau de sénateur. Tous les membres du personnel ont été invités. Les participants étaient nombreux.
Jimmy pourrait certainement vous en dire plus que moi, mais dans l'ensemble le programme a été une réussite. Les participants à ces séances d'orientation nous ont indiqué, dans leur rétroaction, qu'il serait utile d'offrir un programme similaire de façon continue.
Mais je pourrais demander à Jimmy de vous en parler.
La sénatrice Marshall : Est-ce que le programme d'accueil était destiné à satisfaire l'exigence relevée l'an dernier au sujet de la formation pour les bureaux de sénateurs?
Jimmy Manigat, coordonnateur, Groupe de travail sur les services aux sénateurs et agent des politiques et des projets, Direction de la vérification et de la planification, Sénat du Canada : Je vais répondre, si vous le voulez bien. Cela relevait en partie de ce programme, mais il y en aura aussi un nouveau volet bientôt. Nous lançons un programme d'ambassadeur avec le personnel et les coprésidents, par l'intermédiaire des Ressources humaines, pour faire un meilleur suivi de ces trois journées d'accueil.
Pour composer avec l'arrivée de nouveaux sénateurs et de leur personnel, nous venons de commencer à mettre au point un programme plus vaste qui suivra les nouveaux arrivants sur la Colline pendant tout le processus. Il y a diverses étapes, mais l'accueil était la première étape. On offrira bientôt beaucoup plus.
La sénatrice Marshall : Bien. Merci.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je dois dire que j'envie quasiment mon adjointe, qui a eu droit à cette séance d'orientation. Je peux vous confirmer que la séance a été très utile. J'avais compris qu'il s'agissait d'un groupe de travail sur les services offerts aux sénateurs. Selon moi, ce qui serait utile pour un sénateur — ou une sénatrice! — nouvellement nommé, c'est ce que j'appellerais un manuel 101 du type Bienvenue au Sénat, vous êtes un nouveau sénateur.
Il pourrait s'agir d'un manuel virtuel, d'une liste de documents législatifs et administratifs, ou de liens vers des sites web. Je constate que le site web du Sénat nous donne toutes sortes de pistes, mais de façon indifférenciée. Vous avez le choix de commencer au premier onglet, mais vous vous rendez compte rapidement que, si vous consultez tous les onglets, cela vous prendra des années et vous n'aurez pas fait le tour de ce qui vous concerne.
Je suggère que nous prévoyions un outil de ce type, de la même manière que nous avons reçu un aide-mémoire nous recommandant d'apporter notre carte d'assurance-maladie et un chèque spécimen. Ce qui m'a rassurée, c'est que plusieurs sénateurs m'ont dit : « Bienvenue au Sénat. C'est le seul endroit où vous pourrez apprendre à faire votre travail. Il n'y a pas d'école de formation pour cela. » Je pense que de telles ressources pourraient être utiles pour les sénateurs également.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Je vous félicite pour ce travail. Cela dit, c'est une occasion de faire une bonne coordination. D'une façon, on commence à mettre au point des choses parallèles, entre les deux silos, et les gens en parlent. Je pense que vous essayez de rapprocher l'administration et les sénateurs, et il est très important de faire ce rapprochement.
Le travail qui a été fait par notre groupe sur l'accueil des nouveaux sénateurs... La sénatrice McCoy, des représentants de chacun des caucus, moi-même et des membres du personnel avons mis au point un programme d'accueil, comme vous le savez pour la plupart, et j'estime que c'est une grande réussite. Nous avons créé le Sénat 101 pour les sénateurs. Nous allons maintenant passer à l'étape suivante.
Mais ce n'était qu'un point de départ. Nous avons parlé à Luke et au sénateur Tannas, et il y a quelque temps déjà j'ai parlé de l'idée d'avoir un sous-comité du Sénat sur la formation professionnelle qui suivrait le modèle très réussi du sous-comité des communications.
Je crois que votre travail doit être éclairé par l'avis direct et continu des sénateurs, et cela, en fonction de trois piliers. Il y a l'accueil et la formation continue des sénateurs, ce sur quoi insistait la sénatrice Jaffer; l'accueil et la formation professionnelle du personnel des sénateurs; et l'Administration du Sénat, sujet que je connais moins bien, parce que nous avons moins d'occasions de l'aborder.
Ce genre de rencontre où vous présentez un exposé est utile, mais ce n'est pas du travail de terrain, du travail quotidien qui serait orienté par l'avis des sénateurs.
Il faut coordonner ces deux choses. Le sénateur Tannas a dit qu'il nous inviterait, la sénatrice McCoy et moi-même, au sous-comité des ressources humaines, pour parler de la façon dont nous pourrions élaborer cette structure et tabler sur ces trois piliers d'une manière efficace et coordonnée, entre l'Administration du Sénat, les sénateurs et leur personnel.
La sénatrice McCoy : Permettez-moi d'ajouter quelque chose aux propos du sénateur Mitchell. Je pense que la sénatrice Dupuis vient de faire une excellente suggestion. Nous ferons un suivi pour que cela fasse partie du travail en cours sur l'accueil et la formation professionnelle.
La sénatrice Dupuis : Si vous me le permettez, quelques secondes.
[Français]
Il m'est clair, en tant que nouvelle sénatrice, qu'il s'agit d'une responsabilité institutionnelle du Sénat. Cela ne doit pas reposer sur les initiatives prises par chacun des caucus afin de préparer leurs sénateurs. Ce que je voulais dire ce matin, c'est que je considère cela comme étant une responsabilité institutionnelle du Sénat. Merci.
Le président : Merci, sénatrice. Merci, Blair, pour votre travail.
[Traduction]
Et merci à tous les membres du comité pour votre travail. C'est fort apprécié. Nous sommes ici, Blair, pour obtenir vos conseils sur ces questions aussi. Merci.
Au troisième point de l'ordre du jour, nous avons le neuvième rapport du Sous-comité des budgets des comités.
Le sénateur Tannas : Chers collègues, dans ce très bref neuvième rapport, nous recommandons l'octroi de 16 700 $ pour l'étude du Comité des peuples autochtones sur les pratiques exemplaires et les problèmes constants du logement dans le Nord. Évidemment, le budget a déjà été approuvé pour la traduction de ce rapport en anglais et français. Le comité nous a demandé, et nous sommes d'accord et le recommandons, que les fonds additionnels soient octroyés pour que le rapport soit traduit en inuktitut. C'est un rapport sur le logement dans le Nord, qu'attendent avec impatience les habitants du Nord, et je pense que c'est un bon usage de cet argent.
La sénatrice Marshall : Pourriez-vous nous dire rapidement où en est le budget global?
Le sénateur Tannas : Absolument.
La sénatrice Marshall : Bien.
Le sénateur Tannas : Jusqu'à maintenant, nous avons récupéré 394 681 $ des dépenses des comités qui ont déjà voyagé. Il reste donc 1 277 000 $ pour l'exercice financier, et nous attendons encore quatre ou cinq demandes de budget.
En conclusion, il restera quelques centaines de milliers de dollars au budget.
La sénatrice Marshall : Très bien, donc nous sommes encore bien loin?
Le sénateur Tannas : Exactement.
La sénatrice Marshall : Je vous remercie.
Le président : S'il n'y a pas d'autres questions, chers collègues, sénateur Tannas, est-ce que vous proposez l'adoption de cette motion?
Le sénateur Tannas : Oui.
Le président : Quelqu'un veut-il appuyer cette motion? Appuyée par le sénateur Munson. Je suppose que nous sommes tous favorables à cette motion?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci.
Nous en sommes au quatrième point à l'ordre du jour, soit le point sur le sous-comité de la vérification. Comme promis la semaine dernière, nous avons demandé au sénateur Smith de faire le point pour nous, et il est ici pour cela.
Le sénateur Smith : Merci, monsieur le président. La sénatrice Batters, le sénateur Campbell et moi-même avons eu de nombreuses réunions. Voyons comment je peux présenter les choses. Le rapport du vérificateur général a laissé entendre que nous allions créer ce qu'il appelle un sous-comité de la vérification, qui serait peut-être appelé le comité de contrôle de la vérification. Le vérificateur général, dans ses conclusions, laisse entendre qu'il faut créer un organe indépendant, composé de plusieurs sénateurs et personnes de l'extérieur.
Si je ne suis pas précis, c'est parce que le vérificateur général avait adopté une certaine position et que notre travail était d'élaborer pour le Sénat une approche répondant à la recommandation faite par le vérificateur général.
Ce que nous avons fait, avec l'appui de Michel Patrice, qui travaillait en collaboration avec le groupe des finances, c'est élaborer, pour ainsi dire, un modèle. Nous avons tenu des réunions avec les différents responsables de caucus et de groupes indépendants et sommes désormais à la veille d'être en mesure de soumettre un rapport aux membres de votre comité. Avant de vous soumettre ce rapport, je voudrais toutefois avoir une rencontre officielle de plus avec les responsables des différents caucus et groupes, afin de passer en revue ce que nous avons fait. Après notre discussion avec ces six ou sept personnes — sénateurs et collègues —, nous reviendrons à votre groupe et passerons le rapport en revue avec vous. L'étape suivante, après cela, si nous tombons d'accord, serait, j'imagine, de soumettre le rapport au Sénat pour discussion et débat. Voici donc les étapes de ce que nous espérons accomplir.
Sur le plan de l'échéancier, j'ai rencontré les différentes personnes représentant les groupes et je sais que vous êtes tous très occupés. Cependant, si nous pouvions tenir une réunion au milieu de la semaine prochaine — ne me regardez pas de travers si je propose quelque chose qui ne va pas, mais disons mercredi vers midi, étant donné que la période de midi à 13 heures semble généralement libre — j'organiserais une réunion où Michel serait présent, avec les personnes que j'ai déjà rencontrées et, probablement, le Président du Sénat et le sénateur Housakos. Nous passerions une heure ensemble pour nous pencher sur exactement l'aboutissement de notre réflexion.
C'est qu'il y a une question importante, qui ne surprendra personne, et c'est celle de la position de la présidence. Je pense qu'il y aura beaucoup de discussion à ce sujet : qui devons-nous choisir; une personne interne ou externe; et comment assurons-nous la suprématie du Sénat?
Voilà pour le survol. À ceux que j'ai déjà vus, je communiquerai avec vous très bientôt. Notre objectif est de vous transmettre un rapport pour que nous puissions nous réunir au milieu de la semaine prochaine. Au terme de cette réunion, il y a une pause, mais nous essayerions de transmettre le rapport aux membres du comité pour que nous puissions débattre ici, avec toutes les personnes qui sont présentes maintenant, dès notre première semaine de retour après la pause. Il s'agirait d'une mise à jour de la vérification de l'audit.
Je vous distribue quelques notes, car une question a été soulevée la semaine dernière au sujet des audits au sein du groupe des finances du Sénat. J'ai quelques notes liminaires, mais je vous transmets également des documents écrits.
Honorables collègues, je suis heureux d'offrir au comité un aperçu des activités d'audit menées sur le Sénat au cours des cinq dernières années, et les coûts connexes. C'est la question qui avait été soulevée la semaine dernière.
Le Sénat a consacré quelque 683 037 $ aux audits depuis le 1er avril 2012. Je dois préciser une chose, et c'est qu'il s'agit du coût direct des contrats signés avec des entreprises externes spécialisées en audit; cette somme n'inclut pas le coût des examens fonctionnels, par exemple, ceux des communications ou des ressources humaines. De plus, ces chiffres ne tiennent pas compte du coût du temps de notre personnel, qu'il s'agisse du personnel de bureau ou de l'administration. Les 683 037 $ n'incluent pas non plus les dépenses du Bureau du vérificateur général sur les audits des dépenses des sénateurs et de l'Administration du Sénat.
Ce chiffre comprend néanmoins 527 096 $ pour les examens indépendants de sénateurs qu'a faits le cabinet Deloitte — je ne pense pas avoir besoin de donner encore une fois le nom de ces sénateurs, puisque tout le monde les connaît maintenant — et l'examen des frais de déplacement et des allocations de subsistance déclarées par un sénateur.
La vérification des états financiers du Sénat a coûté au total 120 975 $, ce qui revient à 24 195 $ par année. C'est KPMG, qui, je crois, fait nos vérifications depuis cinq ans, qui a procédé à celle-ci.
En 2012-2013, un mandat de conseil sur la gestion de projet a coûté 33 371 $. Maintenant, si quelqu'un, que ce soit Nicole ou Pascale, se souvient et peut nous dire de quoi il s'agit exactement, ce serait apprécié. Sinon, peut-être pourrons-nous en prendre note pour la prochaine réunion, et vous pourrez nous donner ces renseignements alors.
La même année, une somme de 1 595 $ a été versée pour l'achèvement d'une vérification des ententes de partenariat, quelles qu'elles soient. Il se peut que cela vienne de l'ancien cabinet de vérification qui travaillait avec nous; peut-être que c'était pour clore ce dossier.
Voilà pour l'aperçu des dépenses et des questions relatives aux vérifications qui ont été soulevées la semaine dernière par l'un de nos sénateurs.
La sénatrice Marshall : Je vous remercie, sénateur Smith, pour cette mise à jour. J'ai quelques questions à poser. Avons-nous actuellement un groupe de vérification interne?
Le sénateur Smith : Dans la foulée des recommandations du vérificateur général, nous avions discuté de la question de la vérification interne, et c'est l'un des sujets qu'abordera le comité de vérification et de surveillance. Je crois qu'il est aussi important d'en discuter avec Nicole et son groupe, afin d'avoir l'apport du groupe des finances lui-même et d'assurer un juste équilibre. On ne voudrait pas avoir quelque chose qui ne colle pas si, soudainement, le comité de vérification et de surveillance décidait de créer cette fonction particulière de vérification interne.
Nous avions une fonction de vérification interne qui n'était pas si clairement définie, du moins récemment. Je n'en suis pas sûr — avions-nous quelqu'un qui faisait de la vérification interne?
La sénatrice Marshall : Avons-nous des vérificateurs internes actuellement?
Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, Sénat du Canada : Non.
La sénatrice Marshall : D'accord, nous n'avons pas de vérificateur interne. Je voulais soulever la question. Je sais qu'il y a une divergence d'opinions concernant les vérifications, mais en principe, je trouve qu'on devrait exécuter des vérifications internes de façon continue. Nous n'en avons pas eu au cours des trois dernières années, bientôt quatre.
Les vérifications nous protègent nous-mêmes, et nous avons passé un mauvais quart d'heure avec la vérification du vérificateur général. Nous en sommes à notre quatrième année sans activité de vérification des dépenses, et je ne veux certainement pas répéter l'expérience d'il y a deux ans, avec la vérification de nos comptes par le vérificateur général.
Je préférerais que nous chargions quelqu'un de vérifier nos dépenses, même s'il s'agit de membres de notre propre personnel. Personnellement, j'avais compris que personne ne vérifiait mes demandes de remboursement, sauf le ministère des Finances. J'aimerais bien qu'une personne indépendante vérifie mes demandes. Si je fais des erreurs depuis quatre ans, j'aimerais qu'on les corrige pour que je ne continue pas de les faire pour toujours, ou jusqu'à la prochaine vérification réalisée par une organisation externe.
Je souligne, aux fins du procès-verbal, que je suis pour l'exécution de vérifications internes régulières. Merci.
Le président : Votre suggestion est dûment notée, sénatrice Marshall. J'ajouterais, pour la gouverne de nos collègues et du public, qu'effectivement nous n'avons eu aucune vérification interne en trois ou quatre ans. Cependant, depuis ce temps, les sénateurs divulguent publiquement toute leur information financière comme jamais auparavant. Donc, je pense que nous avons bel et bien été vérifiés, par les journalistes et le public, et ce, au quotidien. Nous nous étions toujours dit que notre plateforme de divulgation pleine et entière serait beaucoup plus complète et économique qu'une vérification de 27 millions de dollars par le vérificateur général. Cela dit, je prends bonne note de votre commentaire.
La sénatrice Marshall : Je préfère me faire poser des questions par le vérificateur interne plutôt que de recevoir des appels des médias.
Le président : Bien sûr.
La sénatrice Batters : J'ai juste deux ou trois petites choses à ajouter aux propos du sénateur Smith. Je tenais à faire remarquer que dans ce diagramme, sur le total de 683 000 $ pour les cinq derniers exercices, il importe de signaler que pour les trois derniers exercices, ces activités de vérifications n'ont coûté que le montant plutôt infime de 25 000 $, pour KPMG. Comme l'a dit le sénateur Housakos, bien sûr, en plus de cela il y a l'énorme montant de 23,4 millions de dollars qu'a relevé le vérificateur général; c'est le plus récent chiffre donné sur leur site web, mais certains médias parlent d'une somme pouvant aller jusqu'à 27 millions de dollars.
La sénatrice Lankin : Merci beaucoup. J'aimerais revenir sur la suggestion de la sénatrice Marshall au sujet de la vérification interne, pour comprendre un peu de quoi il s'agit. Je pense avoir entendu demander s'il nous reste des vérificateurs internes. Je ne suis pas sûre de savoir de quoi on parle.
En général, je suis très favorable à la fonction de vérification interne — pas que des membres du personnel fassent nos vérifications internes, mais qu'un poste soit créé, dont le titulaire relèverait directement du comité de vérification et examinerait entre autres choses les demandes de remboursement des sénateurs. Je comprends ce que vous dites, sénatrice Marshall, mais à diverses étapes de la démarche, c'est un partenariat avec l'organisation qui contribuera à améliorer de façon continue notre fonctionnement et nos méthodes.
S'il y a déjà eu une discussion sur le sujet dans le passé, et s'il y a des choses que je ne comprends pas au sujet de l'absence d'une telle fonction, j'aimerais bien comprendre, mais de façon générale, je suis plutôt pour.
Le sénateur Mitchell : Sans vouloir insister lourdement, j'aimerais souligner la justesse des remarques des sénatrices Marshall et Lankin. Une organisation aussi complexe, aussi sophistiquée, aussi riche d'histoire a indubitablement besoin d'une fonction de vérification. Celle-ci pourrait fonctionner de deux façons : des vérifications aléatoires, disons, mais aussi la possibilité de s'adresser à quelqu'un pour demander une vérification afin de s'assurer qu'on fait les choses convenablement.
Laissez-moi aussi mentionner qu'il serait facile de s'imaginer que le comité de la vérification et de la surveillance pourrait suffire à remplir la fonction de vérification évoquée. Mais j'estime que ce ne serait absolument pas le cas. J'y vois plutôt un comité pointu, de très haut niveau, à même de fournir une orientation, des conseils en matière de politiques, des consultations; en mesure aussi de nous aider à remplir la responsabilité fiduciaire de notre comité, comme le ferait un conseil d'administration hautement performant. Il ne se mêlerait pas de vérifications internes détaillées et concrètes au niveau des bureaux. Sans égard à vos propos parfaitement valable, monsieur le président, j'estime que cette fonction est absolument nécessaire pour resserrer le fonctionnement de notre organisation.
Le président : Chers collègues, je ne veux pas couper l'herbe sous le pied du groupe du sénateur Smith, qui propose d'effectuer un bon travail en consultant les groupes de caucus au sujet de cette entité de surveillance. Je suppose que cela apportera des réponses à une bonne part des questions soulevées. Pour ce qui est du sous-comité des budgets, pour l'instant ce qui est envisagé est de l'intégrer à cette entité de surveillance; il assumerait ainsi une bonne part des responsabilités assumées actuellement par le comité de vérification des budgets.
N'oublions pas non plus que nous pouvons donner à cette entité de surveillance les paramètres que nous souhaitons. Si nous estimons nécessaire d'inclure cet élément dans ses rôles et responsabilités, en tant que sénateurs, nous sommes libres d'en déterminer la portée.
Le sénateur Marwah : Comme l'a dit le sénateur Mitchell, sans vouloir insister lourdement, je suis plutôt d'accord. Je pense que, pour une organisation de cette taille, travaillant avec des fonds publics, nous nous devons d'avoir une fonction de vérification et un comité à cet effet. De plus, ce comité devrait premièrement être indépendant — et nous devrions débattre de ce qu'on entend par « indépendant », ainsi que de la portée de cette indépendance —, et deuxièmement faire beaucoup plus qu'examiner seulement les dépenses, en se penchant aussi sur des questions plus larges liées au fonctionnement général et aux dépenses du Sénat.
Le président : J'aimerais vous rappeler que nous effectuons une vérification administrative annuelle. Ne l'oublions pas. Sauf erreur de ma part, la sénatrice Marshall parlait d'une vérification des bureaux des sénateurs, n'est-ce pas?
La sénatrice Marshall : De tout.
Le président : Quand je dis « de tout », c'est le seul élément à ne pas faire l'objet d'une vérification annuelle à l'heure actuelle. Notre administration est vérifiée.
La sénatrice Marshall : Selon moi, la vérification des états financiers par KPMG n'est qu'une vérification des états financiers. J'attendrais d'une fonction de vérification interne, quand elle existera, une vérification non seulement des dépenses des sénateurs, mais de tous les aspects.
Le sénateur Tkachuk : Pour que vous connaissiez un peu l'évolution du dossier, je vous dirai que, sauf erreur, avant que les sénateurs Furey et Stratton soient respectivement président et vice-président, les services d'un vérificateur externe avaient été retenus, avant l'intervention du vérificateur général, en 2012. C'était la première vérification des dépenses des sénateurs depuis 1991, effectuée à titre de préparation. Le rapport a été d'ailleurs cinglant; il a entraîné bon nombre de réformes et de changements, et fait beaucoup de vagues dans les médias.
Sauf erreur, c'était en janvier 2011. Puis le vérificateur général est intervenu en 2012, a réalisé une vérification complète, avec comme résultat, on le sait, un scandale menant à une autre vérification du vérificateur général portant sur les dépenses des sénateurs. J'estime que nous devrions procéder à une vérification des dépenses des sénateurs tous les cinq ans, et c'est aussi ce que je pensais à l'époque. Nous devrions avoir un vérificateur externe, sans que ce soit nécessairement le vérificateur général. Il faudrait procéder à une revérification externe des dépenses des sénateurs, ainsi qu'à une vérification régulière pour le Sénat dans son ensemble avec rapport à un comité de vérification.
Nous pouvons avoir également une fonction de vérification interne permanente, qui serait utile. C'est en fait l'objectif d'une vérification : aider l'administration à améliorer les choses et les sénateurs à se faciliter la vie, plutôt que de repousser les choses jusqu'à ce que cela devienne un énorme cirque médiatique, précisément comme cela s'est produit la dernière fois, parce qu'on était resté si longtemps sans procéder à une vérification.
Le sénateur Wells : Merci, monsieur le président. Il me semble que les gens oublient que nous avons procédé à une refonte totale de nos systèmes en fonction des recommandations du vérificateur général.
Nous avons complètement revu les procédures et pratiques de la Direction des finances. Nous effectuons des vérifications de systèmes, puis divulguons au public chaque sou dépensé. Dans mon bureau en tout cas, je suis convaincu que ce que je dépense, la façon dont je le dépense et la façon dont j'en fais rapport correspondent aux systèmes établis. La dernière étape est la divulgation au public, avec l'affichage sur le site web.
Je ne suis pas convaincu de la nécessité d'ajouter encore et toujours plus de couches de vérification qui fassent vraiment double emploi avec les systèmes mis en place, en fonction des recommandations du vérificateur général, il y a un an et demi.
Et s'il y a des sénateurs qui ont un doute quant à la façon dont ils dépensent l'argent du contribuable, rien ne les empêche d'utiliser les fonds de leur propre budget pour retenir les services d'un expert indépendant en mesure d'étudier leurs modalités et leurs systèmes.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J'aimerais avoir une meilleure idée de ce qui se fait à l'heure actuelle en termes de vérification, qu'il s'agisse de la fonction de vérification interne ou des audits de la part de la firme Deloitte. Autrement dit, nous aimerions avoir une idée, comme nouveaux sénateurs, de ce qui existe à l'heure actuelle.
Ce qui me frappe, c'est qu'on entend beaucoup parler de certaines étapes qui ont été marquées par des scandales et des problèmes. Des mesures ont été prises par la suite, mais on ne sait trop lesquelles ni jusqu'où elles vont. On a donc l'impression d'être devant un casse-tête où différentes fonctions de vérification sont déjà en place. Toutefois, si on veut avoir une meilleure idée de ce qui serait nécessaire pour combler les lacunes, on ne peut répondre à la question. Je me demandais s'il était possible d'avoir un tableau ou une liste de ce qui existe déjà pour qu'on puisse avoir une meilleure idée.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Permettez-moi de réagir à un ou deux points soulignés par le sénateur Wells. Je ne savais pas que nous avions des vérifications de systèmes. Est-ce que je peux en obtenir des copies?
Le président : Sénateur Wells, peut-être auriez-vous l'obligeance d'entrer dans les détails?
Le sénateur Wells : Vous vous souviendrez que le vérificateur général était ici pendant un an et demi environ et qu'il s'est penché non seulement sur nos dépenses, mais sur les systèmes existant à la Direction des finances. Je me suis entretenu avec Pascale presque quotidiennement sur une bonne part des systèmes mis en place.
Les recommandations faites par le vérificateur général ne portaient pas seulement sur nos dépenses, mais sur les systèmes de suivi existant aux finances. C'est de ces systèmes que je parle.
La sénatrice Marshall : Et ils font l'objet de vérification?
Le sénateur Wells : Ils ont été modifiés à la suite de la vérification.
La sénatrice Marshall : J'avais compris qu'on effectuait une vérification de systèmes.
Le président : Je pense que le sénateur Wells évoque les plateformes mises en place à l'interne dans notre administration et à l'externe, qui sont — je suis d'accord avec lui — à bien des égards aussi rigoureuses qu'une vérification. Mais cela se discute. Nous avons mis ce système en place pour éviter certains des scandales qui ont éclaté la dernière fois.
La sénatrice Marshall : J'ai relevé un dernier point dans les remarques du sénateur Wells. Vu que nous attendons une vérification depuis plusieurs années déjà, si un sénateur souhaitait voir effectuer une vérification de ses dépenses, il pourrait retenir les services de quelqu'un de l'extérieur. Est-ce que je pourrais utiliser mon budget à cette fin ou...
Le président : Cela viendrait de votre propre budget et, comme sénateur...
La sénatrice Marshall : Ce serait possible? L'administration n'aurait pas d'objection? D'accord, merci.
Le président : Peut-être Nicole Proulx peut-elle nous donner des renseignements pertinents.
Mme Proulx : Cela revient à une question antérieure sur la gestion de projet et l'apport d'un peu plus d'information sur cette vérification. C'était une mission consultative, en réaction à une recommandation du vérificateur général à l'Administration du Sénat, en 2012-2013, lui suggérant d'améliorer sa gestion de projet et, plus particulièrement, la méthodologie pour les projets de technologies de l'information. Ils étaient venus effectuer l'examen d'un certain nombre de projets, surtout en TI, et avaient fait des recommandations qui ont toutes été mises en œuvre. Je n'ai pas les recommandations avec moi, mais elles figuraient dans le rapport annuel.
Je vais poursuivre l'historique du sénateur Tkachuk, si vous le permettez. La fonction de vérification interne a été créée en 2009. Par contre, à l'heure actuelle, le poste de vérificateur interne n'est pas pourvu. Nous attendons des instructions du sous-comité de la vérification actuel, l'une des recommandations étant que les rapports soient effectués différemment.
Quand le vérificateur général est venu, vous vous souviendrez que c'était très intense. Le rapport a paru en 2015. Durant cette période, le sous-comité de la vérification a choisi délibérément d'appuyer les nombreux vérificateurs qui travaillaient chez nous. Il n'y a pas eu d'autres vérifications internes et le plan de vérification pluriannuel qui était prévu a été mis de côté pendant cette période.
Il reste un certain nombre de recommandations à adopter et à mettre en œuvre. La quantité de choses à faire était alors plus problématique. La fonction de vérification interne a été créée — je veux juste préciser qu'elle existe —, mais elle a été mise en suspens pendant cette période.
Je ne sais pas si vous aimeriez avoir plus de renseignements sur la vérification des états financiers et ce qu'elle couvre. Si tel est le cas, Pascale pourrait certainement vous donner des renseignements sur la portée de l'examen.
La sénatrice Lankin : Merci, Nicole, c'était très instructif. La question qui reste est la suivante : quand la fonction est-elle facturée? Est-il souhaitable d'attendre que le groupe de vérification externe ou interne ou le groupe de la vérification et de la surveillance ou le groupe quelconque qu'on aura au bout du compte soit défini, pour les rapports hiérarchiques et autres choses de ce genre?
J'ai apprécié l'historique et je suis heureuse que le poste existe. J'estime important que la fonction existe. Il ne s'agit pas des dépenses des bureaux de sénateurs — qui sont incluses —, mais du fonctionnement. Merci.
La sénatrice Omidvar : J'aimerais appuyer la demande et la suggestion de la sénatrice Dupuis : pouvoir nous faire une idée de la portée et du détail de chaque fonction de vérification — les personnes visées, ce qui est vérifié, l'échéancier des rapports —, afin de mieux saisir ce qui me semble pour l'instant un peu nébuleux. Y a-t-il des lacunes? Des chevauchements?
Le président : Je pourrais donner des indications au greffier. Vous comprendrez sans peine qu'il serait impossible de réunir dans un dossier tous les changements, les règles et les redressements administratifs apportés au cours des trois ou quatre dernières années. Par contre, nous pourrions envoyer une liste de tous les présidents, vice-présidents et membres des sous-comités et comités de direction. Les sénateurs pourraient alors choisir de contacter les présidents dans les domaines de l'administration qui les intéressent et de les rencontrer individuellement.
Dresser un récapitulatif des faits et de leur évolution prendrait des mois. Le mieux est que chaque sénateur entre en contact avec les sous-comités et les sollicite. Nous avons des tas de sous-comités sur la vérification, la communication et l'établissement de budgets. J'essaie de répondre à votre question, mais je ne sais pas comment le faire efficacement, outre ma suggestion.
La sénatrice Omidvar : Je ne crois pas que cela réponde à ce que je voulais. Je ne sais pas ce qu'il en est de la sénatrice Dupuis. Je me contenterais quant à moi, d'un simple organigramme.
Le président : Un organigramme, donc?
La sénatrice Omidvar : Oui, un schéma des fonctions de vérification; pas l'organigramme du Sénat, que j'ai déjà.
Le président : Nous pouvons vous fournir cela sans problème.
La sénatrice Omidvar : Oui ce n'est pas compliqué.
Le président : Oui, nous pouvons vous fournir cela sans difficulté.
Le sénateur Tkachuk : Concernant les vérifications externes ou internes, à l'époque où nous avions un vérificateur interne, il existait des tensions entre lui et la direction des finances. Je ne pense pas que c'était un climat positif. En comparaison à d'autres organisations, notre budget, qui s'élève à 90 millions de dollars, est plutôt modeste. C'est pourquoi je recommande fortement de faire appel à un vérificateur externe tous les cinq ans. Nous devrions aussi mettre sur pied un comité permanent qui examinerait les vérifications annuelles portant par exemple sur cinq sénateurs tirés au hasard. La vérification des dépenses viendrait tous les cinq ans.
Sinon, de mauvaises pratiques pourraient recommencer. Cela se produit sans même qu'on s'en rende compte. J'ai travaillé dans des organisations privées et des sociétés publiques. Il est inévitable de demander à un vérificateur externe de faire la lumière sur nos dépenses tôt ou tard. Autrement, je peux vous garantir que nous connaîtrons les mêmes problèmes que nous avons vus dernièrement, peut-être pas l'an prochain, mais certainement dans 10 ans. Je ne peux pas assez insister sur ce point.
Si nous embauchons un vérificateur interne, les mêmes tensions avec la direction des finances vont survenir.
La sénatrice Lankin : Je comprends votre argument, sénateur Tkachuk. Je pense que c'est arrivé dans bien des organisations par le passé. Mais la situation a beaucoup évolué et le vérificateur interne joue maintenant un rôle de plus-value. L'administration profite de ces conseils. Tout dépend des compétences du vérificateur qu'on embauche et de sa compréhension du rôle de vérification interne. Vous avez toutefois raison de dire que si le travail était mal fait, nous verrions les mêmes problèmes surgir.
La sénatrice Cordy : C'est une excellente discussion.
Personne ici ne veut que nous dépensions au moins 23,4 millions de dollars pour une vérification. Mais pour revenir aux commentaires du sénateur Tkachuk, je pense que de 5 à 15 sénateurs ont fait l'objet d'une vérification au hasard. Les frais de déplacement de cinq sénateurs ont été vérifiés, et les dépenses de bureau de cinq autres l'ont été aussi. De cette manière, nous avions une meilleure idée des dépenses que nous devons examiner de plus près. C'est un processus important qui s'est amorcé il y a quelques années.
Le président : Je remercie le sénateur Smith de son mémoire. Chers collègues, avant de clore la discussion, je veux lire la recommandation 51 du rapport du vérificateur général :
Le Sénat du Canada devrait revoir le mandat et la structure du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, ainsi que la relation hiérarchique de l'auditeur interne, en vue d'instaurer une surveillance indépendante des dépenses des sénateurs.
Voilà où nous en sommes. Par ailleurs, aucun Parlement au Canada n'a fait l'objet d'une vérification aussi rigoureuse et intense depuis quatre ou cinq ans. Nous avons maintenant adopté la recommandation du vérificateur général. Je pense aussi que nous n'avons pas le choix de devenir plus transparents et novateurs par rapport aux autres parlements. C'est le travail que réalise le sous-comité dirigé par le sénateur Smith.
Dans les deux prochaines semaines, votre travail sera soumis au caucus. Après une discussion approfondie, les leaders feront leurs recommandations au sénateur Smith et à son groupe. Enfin, tout ce travail sera présenté à notre comité pour approbation. Nous espérons que cela va résoudre la question.
Sur ce, je vous remercie, chers collègues, ainsi que le sénateur Smith.
Je propose que nous passions à huis clos pour le prochain point à l'ordre du jour, qui porte sur les communications. C'est ma recommandation, parce que nous allons parler de questions opérationnelles et stratégiques. J'ai cependant besoin de votre approbation. Est-ce que tout le monde est d'accord?
Des voix : D'accord.
(La séance se poursuit à huis clos.)