Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 18 - Témoignages du 15 février 2018
OTTAWA, le jeudi 15 février 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Larry W. Campbell (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, et bienvenue à la séance du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Larry Campbell, et je suis un sénateur de la Colombie-Britannique.
Soyez tous les bienvenus.
Le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal du 1er février 2018. Avez-vous tous eu l’occasion de l’examiner? Avez-vous des questions à son sujet?
Quelqu’un peut-il proposer la motion? Le sénateur Wells la propose.
Tous ceux qui sont pour? Contre?
La motion est adoptée.
Le deuxième point à l’ordre du jour était un rapport rédigé par le sénateur Harder, un rapport régulier établi après l’un de ses déplacements. Malheureusement, il n’est pas libre ce matin. Nous reporterons donc ce point à la prochaine séance du comité.
Le rapport du Sous-comité de la vérification — rapport financier trimestriel. La sénatrice Batters était censée s’occuper de cette question. Nous allons remettre ce point à plus tard. Je suis certain que la sénatrice est en route. La circulation était très encombrée ce matin. Nous allons donc le déplacer vers le bas de la liste.
Le point suivant porte sur le rapport du Sous-comité des budgets de comités.
[Français]
La sénatrice Verner : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le dix-septième rapport du Sous-comité des budget de comités, qui comprend les affectations recommandées pour un budget de comité.
[Traduction]
Avant d’examiner cette demande budgétaire particulière, j’aimerais vous donner une vue d’ensemble des activités des comités pour l’exercice en cours.
[Français]
Les fonds totaux prévus au budget de 2017-2018 étaient de 2,382 millions de dollars. Nous avons retenu 500 000 $ pour les dépenses des témoins afin de couvrir leurs frais de déplacement à Ottawa, ce qui laissait 1,882 million de dollars pour les budgets des comités. À ce jour, le sous-comité vous a recommandé qu’un montant de 1 698 825 million de dollars soit débloqué pour les activités des comités.
[Traduction]
Pendant l’exercice en cours, le sous-comité a approuvé 19 demandes budgétaires, y compris des fonds pour les déplacements des comités. Je suis ravie de signaler que, de ces 19 demandes, 15 des déplacements prévus pour les comités ont eu lieu ou sont en cours. Plus tôt cette semaine, les membres du sous-comité se sont réunis avec la présidente et le vice-président du comité des peuples autochtones.
[Français]
Ils ont présenté une demande budgétaire comportant des dépenses proposées de 216 978 $ pour effectuer une mission d’étude et des audiences publiques dans l’Ouest du Canada.
[Traduction]
Cette demande est liée à leur étude sur les nouvelles relations entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis, et elle comprend des fonds pour financer les déplacements de huit sénateurs. De plus, le budget comporte une demande d’approbation pour l’obtention auprès d’un fournisseur unique de vols nolisés qui s’avèrent nécessaires en raison de l’éloignement de certaines des collectivités autochtones que le comité visitera.
[Français]
Après avoir révisé l’information fournie, le sous-comité recommande alors que le montant de 216 978 $ soit autorisé aujourd’hui pour cette mission.
Sur les 1,882 million de dollars mis de côté, cela nous amène à un total de fonds débloqués à ce jour de 1 906 803 million de dollars. Or, je signale que sur le montant total débloqué, les comités ont en réalité dépensé 555 000 $ pour effectuer 14 voyages de comité comptabilisés jusqu’à ce jour.
D’après notre estimation, il nous reste environ 1 million de dollars en fonds non engagés pour les déplacements d’ici le 31 mars prochain.
À moins qu’il n’y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
[Traduction]
Le président : Premièrement, y a-t-il des questions?
Tous ceux qui sont pour? Contre? La motion est adoptée.
Le prochain point porte sur le rapport du Sous-comité sur les ressources humaines.
La sénatrice McCoy : Merci beaucoup. Je serai brève.
Vous avez probablement tous reçu hier la note de service dans laquelle il est indiqué que nous avons lancé le processus d’examen et de renouvellement de la politique du Sénat sur le harcèlement en milieu de travail. Le processus comportera diverses étapes, dont la première sera l’approvisionnement. Nous avons convenu d’embaucher un expert-conseil indépendant pour qu’il nous aide à procéder à l’examen.
De plus, nous retiendrons les services d’un autre expert externe indépendant afin qu’il gère toutes les plaintes de harcèlement qui pourraient être déposées d’ici l’entrée en vigueur de notre nouvelle politique, et cette personne travaillera sur appel. Nous ne prévoyons pas — bien entendu, on ne prévoit jamais — d’avoir besoin des services de cette personne. Pour le moment, il n’y a aucune plainte en attente au Sénat, et nous espérons que les choses continueront ainsi. Mais, au cas où nous recevrions des plaintes avant la mise en place de notre nouvelle politique, nous avions le sentiment qu’il était important qu’une personne indépendante gère également ce processus.
C’est avec plaisir que je répondrai à toutes vos questions.
Le président : Nous avons commencé à dresser une liste.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, monsieur le président.
Je ne crois pas que nous disposions des renseignements requis pour prendre une décision. Une analyse a-t-elle été effectuée? Quelle est la logique de la mesure? Quels sont ses coûts? Je ne serai pas en mesure de prendre une décision aujourd’hui à moins que nous recevions ces renseignements.
La sénatrice McCoy : La rédaction de la demande de propositions est en cours, donc il n’y a aucun coût que je puisse vous communiquer pour le moment. Je ne sais pas combien cela nous coûtera; les soumissions n’ont pas encore été présentées.
Le président : Je remarque que ce rapport n’a été rédigé qu’à titre d’information et que des renseignements beaucoup plus approfondis sont à venir.
Le sénateur Mitchell : Je vous remercie, sénatrice McCoy, du travail qu’accomplit votre groupe. Il va de soi que ce travail est extrêmement important. J’ai parlé de cette question à plusieurs personnes, et je tiens à ce que mes commentaires figurent officiellement dans le compte rendu. Ce comité sénatorial est excellent, mais les problèmes de ce genre mettent souvent en cause des membres du personnel — j’espère que cela ne se reproduira plus jamais, mais ces enjeux peuvent être liés au personnel de l’Administration du Sénat et des bureaux des sénateurs.
Comment officialiserons-nous leur participation au processus d’examen, de sorte que le déséquilibre en milieu de travail auquel il remédie ne transparaisse pas dans le comité qui réalise l’analyse?
La sénatrice McCoy : Oui. Ce sera l’une des principales caractéristiques de sa conception, comme je l’ai mentionné dans la note de service qui a été distribuée, l’énoncé des travaux et la demande de propositions indiqueront clairement que nous demanderons à tous les soumissionnaires d’exposer la méthodologie qu’ils proposent. Nous insisterons pour que cette méthodologie donne au personnel de l’Administration du Sénat et des bureaux des sénateurs plusieurs occasions de participer au processus d’examen et de renouvellement. Ainsi, nous aurons les moyens de parvenir à un consensus à l’échelle du Sénat. Nous espérons inclure le personnel dans ce processus, en plus des sénateurs.
Le sénateur Mitchell : J’estime que c’est évident, mais le Sénat est un endroit où tout le monde est occupé — le travail est intense. Les efforts spéciaux que nous déployons doivent garantir que tous les membres du personnel de l’Administration du Sénat et des bureaux sont entièrement renseignés sur ce processus intérimaire que vous proposez d’établir — qui est excellent à mon avis —, dans le cadre duquel vous proposez d’embaucher une personne que les gens pourront consulter « en toute sûreté ». Il est très important que ce processus soit annoncé ou inculqué, pour ainsi dire, d’une façon générale, car ce genre d’information peut facilement sortir de la tête des gens au cours de leur intense travail quotidien.
La sénatrice McCoy : Je suis d’accord.
[Français]
Le sénateur Forest : Je pense que c’est une question très importante que nous prenons tous très au sérieux. Il y a aussi le contexte où on voit ce qui se passe avec l’une de nos collègues qui a une initiative — aussi louable soit-elle — qui donne la perception, à l’extérieur, que nous, au Sénat, nous ne nous occupons pas de ce dossier, ce qui est malheureux, et j’ai été interpellé à ce propos. Je pense que le travail du comité est très important, mais il faudrait faire un peu le bilan de ce qui a été fait et voir les raisons pour lesquelles on aurait négligé, si tel est le cas, de créer un espace ou un environnement sécuritaire qui puisse donner toutes les garanties à notre personnel et aux gens éventuellement concernés de pouvoir le faire en toute confiance. La vie m’a appris que, dans un tel contexte, il faut faire les choses correctement. On est dans un monde de perceptions. C’est une question importante, mais il faut se donner le temps de bien réfléchir et de prendre les bonnes décisions.
Je crois que le Sous-comité sur les ressources humaines devrait déposer un bilan mettant en lumière les forces et faiblesses du système actuel afin que nous puissions voir quelles sont les mesures que nous pouvons prendre en ce moment. Je crois que nous devrions obtenir ces éléments de la part du Sous-comité sur les ressources humaines pour y réfléchir. Est-ce qu’une ressource externe serait la meilleure ressource ou la meilleure solution? Je ne suis pas en mesure de porter un jugement à ce sujet.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je suis heureux de travailler avec la sénatrice McCoy au sein du comité. Oui, ce rapport a été fourni à titre d’information, mais il sert aussi à vous aviser que nous nous engageons dans cette voie et qu’en conséquence, nous devrons revenir vous consulter et demander votre permission. Nous ne voulons pas que vous vous en étonniez.
Il y a deux éléments qui nous obligeront à revenir vous consulter, une fois que nous serons plus avancés à cet égard. L’un de ces éléments est évidemment l’expert-conseil qui nous aidera à concevoir le processus d’examen de renouvellement de la politique sur le harcèlement.
Plusieurs sénateurs, y compris des dirigeants du Sénat, nous ont dit qu’il était important de faire appel à un expert-conseil, plutôt que de demander à des sénateurs d’élaborer ce processus en vase clos. Il y a des gens qui ont des compétences dans ce domaine. Nous devons les trouver afin qu’ils puissent nous aider. Nous savons tous ce que nous espérons tirer du processus d’examen et de renouvellement, mais nous avons besoin d’aide pour y arriver.
Vous ne devriez donc pas vous étonner lorsque la sénatrice McCoy reviendra présenter au comité un appel d’offres officiel et un budget, entre autres choses, afin d’obtenir votre autorisation. Nous sommes à la recherche des perles rares à cet égard.
Deuxièmement, en ce qui concerne le processus intérimaire, il est très semblable au processus actuel. Il y a eu un peu d’activités à cet égard, et le comité souhaite revenir vous communiquer ce qu’il recommande à propos du processus intérimaire. C’est un aspect que la sénatrice McCoy a mentionné dans la note de service qu’elle a adressée à tous. C’est une mesure à laquelle nous voulons donner suite rapidement, car un problème pourrait survenir rapidement. Si nous nous éloignons de la politique actuelle, qui prévoit déjà un processus, il faudra au moins que nous obtenions l’approbation du comité avant de mettre en œuvre un quelconque processus intérimaire. Au cours des prochaines semaines, nous nous emploierons à cerner ces deux éléments, et nous reviendrons vous présenter un plan pour chacun d’eux.
La sénatrice Batters : Pendant que le plan fait l’objet d’une révision, je tiens à formuler quelques observations au sujet d’un éventuel processus intérimaire. Je souhaite rappeler à tous que le Sénat a déjà pris des mesures importantes — et il se peut que certaines d’entre elles aient été mentionnées — pour traiter les plaintes de harcèlement. Le processus actuel repose sur le Service des ressources humaines, le comité sur les conflits d’intérêts et le conseiller sénatorial en éthique; et, parfois, les whips du Sénat y participent.
Je souligne également que le Code régissant l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs est l’un des plus stricts qui soient, et nous en sommes fiers. Ce processus rigoureux a été récemment utilisé pour régler un cas grave mettant en cause le sénateur Don Meredith qui, au terme du processus, a démissionné du Sénat. Compte tenu de tout cela, il faudrait utiliser notre processus de régie interne pour examiner à fond tout processus différent.
Nous voulons toujours nous assurer que nous avons les intérêts de tous nos employés à cœur. C’est la raison pour laquelle notre comité de direction et moi souhaitions, à la lumière des événements récents, nous assurer que la politique et les procédures exhaustives du Sénat en matière de harcèlement avaient été communiquées à tous les employés du Sénat, étant donné que nous avons déjà mis en œuvre un processus considérable. Ce processus existe depuis 2009, et nous le réexaminons. Nous allons donc poursuivre à partir de là. Merci.
Le président : Merci, sénatrice Batters. Ce que vous dites est important, car, pendant que nous franchissons les étapes du processus, nous ne reconnaissons pas suffisamment ce qui a été fait dans le passé. Bien qu’il soit nécessaire d’actualiser la politique de 2009, elle est toujours en vigueur. Ce n’est pas comme si rien ne se passait. Il est important de le préciser.
Cela dit, sénatrice Batters, nous allons vous céder la parole pour que vous nous parliez du rapport du Sous-comité de la vérification : rapport financier trimestriel.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. J’ai été retardée par le mauvais temps.
Mesdames et messieurs les sénateurs, j’interviens au nom de la sénatrice Moncion. Elle est présidente du Sous-comité de la vérification, et j’en suis vice-présidente. En ma qualité de vice-présidente, j’ai le plaisir de déposer, à titre d’information, le rapport financier trimestriel du Sénat pour le deuxième trimestre de 2017-2018, c’est-à-dire pour la période se terminant le 30 septembre 2017.
Le comité a fait preuve de diligence en examinant le rapport, et il a posé plusieurs questions à l’équipe des Finances, dont les réponses lui ont donné satisfaction.
Je vous rappelle que ce rapport est publié trimestriellement et suit le format proposé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le rapport est mis au point par la Direction des finances et de l’approvisionnement, et il ne fait pas l’objet d’une vérification. Le rapport a pour objet de fournir continuellement des renseignements sur l’utilisation des autorisations du Sénat reçues dans le cadre du Budget principal des dépenses. Conformément à l’année précédente, l’analyse des prévisions a été réalisée au 30 septembre, et elle sera réalisée également pour le troisième trimestre, c’est-à-dire pour la période se terminant le 31 décembre. Cette analyse sera présentée au comité en mars 2018.
Pour résumer, les autorisations budgétaires du Sénat pour l’exercice 2017-2018 s’élèvent à 103,9 millions de dollars. Les dépenses réelles pour le deuxième trimestre totalisent 20 millions de dollars, soit un cumul de 38,8 millions de dollars depuis le début de l’exercice. Globalement, selon les meilleurs renseignements disponibles au moment de la mise au point du rapport, le Sénat prévoit dépenser 94,8 millions de dollars pendant l’exercice 2017-2018. Un excédent de 7,6 millions de dollars découle des budgets des sénateurs pour les frais de déplacement, de télécommunications et de transport, étant donné que certains sièges du Sénat étaient vacants. Les budgets approuvés dans le Budget principal des dépenses supposaient une moyenne de 103 sénateurs. Cependant, les dépenses réelles enregistrées pendant les six premiers mois de l’exercice ont été engagées pour une moyenne de 98 sénateurs. Le reste de l’excédent est attribuable aux budgets des comités et de l’administration.
Je vais maintenant donner au comité un aperçu des changements importants qui ont été apportés aux dépenses budgétaires. Pendant le deuxième trimestre, les dépenses réelles ont augmenté de 3 millions de dollars, ou 18 p. 100, comparativement à la même période de l’année précédente, pour totaliser environ 20 millions de dollars. Les dépenses cumulées depuis le début de l’exercice se chiffrent à 38,8 millions de dollars, soit une hausse de 4,8 millions de dollars comparativement à l’exercice précédent.
À la page 7 du rapport, nous expliquons les changements les plus notables qui sont survenus dans les quatre catégories de dépenses suivantes. Dans la première catégorie, c’est-à-dire le personnel, les dépenses ont grimpé de 4,2 millions de dollars, en raison de l’augmentation du nombre de sénateurs, qui est passé de 86 à 98, ce qui a eu une incidence directe sur les paiements d’indemnisation des sénateurs et leur enveloppe salariale. De plus, de ces 4,2 millions de dollars de dépenses, une hausse globale des coûts de l’Administration du Sénat de 1,1 million de dollars est attribuable à la dotation des postes qui étaient vacants durant la même période de l’exercice précédent.
Dans la deuxième catégorie, c’est-à-dire les transports et les communications, les dépenses ont augmenté de 0,5 million de dollars en raison du plus grand nombre de sénateurs. Cette augmentation s’explique aussi par l’achat d’équipements multimédia et de radiodiffusion pour l’aménagement d’un système en salle d’enregistrement numérique de sauvegarde.
Dans la troisième catégorie, c’est-à-dire l’acquisition de machinerie et d’équipement, les dépenses ont augmenté de 0,1 million de dollars. Au cours du deuxième trimestre de 2017-2018, un certain nombre de Surface Pro et de iPad Pro ont été achetés à la suite de la décision du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration d’imputer au budget central le coût de tout le matériel TI des sénateurs.
Dans la dernière catégorie, soit celle de l’information et des publications, les dépenses se sont accrues de 40 000 $. Cette augmentation est principalement attribuable à de nouvelles dépenses en publicité engagées par la Direction des communications pour l’utilisation de techniques modernes de communication, comme Twitter et Facebook, ainsi qu’à l’achat de brochures illustrant le Sénat à l’œuvre. Conformément à notre ancienne pratique, notre rapport trimestriel énumère les principaux risques et incertitudes à surveiller et à atténuer. En outre, nous continuons de surveiller les travaux de modernisation du Sénat, le Sous-comité de la vérification, la politique de gestion du bureau du sénateur, l’examen des ressources humaines, et j’en passe.
En conclusion, j’aimerais vous informer que, très bientôt, c’est-à-dire d’ici la fin du mois, nous déposerons le rapport trimestriel pour le troisième trimestre, que le sous-comité vient d’examiner le 13 février. S’il y a des questions, je me ferai un plaisir d’y répondre.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci pour ce rapport. J’ai deux questions. Premièrement, dans le cadre de votre gestion des risques et des incertitudes, ce qui est fort intéressant à examiner, l’un des éléments qui ont été cernés est la modernisation du Sénat, qui pourrait entraîner une augmentation des besoins de financement. J’essaie de voir comment cela serait le cas. Sur quels facteurs vous basez-vous pour que votre comité en arrive à cette conclusion?
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Afin de déterminer l’impact financier, il faudrait avoir plus d’information. Cependant, dans l’incertitude, le risque est soulevé au cas où, par exemple, le nombre de membres d’un comité qui voyagent soit modifié. L’ampleur de la modernisation n’est pas encore connue, mais, dépendamment des décisions prises, il pourrait y avoir des frais additionnels encourus.
Le sénateur Forest : Parfait. La gestion des talents, on l’a vue, parce que le roulement important de nos cadres supérieurs pose probablement le plus grand risque, à mon avis. On le retrouve à la fin, mais, en matière de vision et de gestion de risques, la gestion des talents me paraît assez importante.
Ma deuxième question est la suivante : puisque chat échaudé craint l’eau froide, la proposition du changement du système de paie arrivera-t-elle plus tard?
[Traduction]
La sénatrice Batters : Il y a un autre point prévu à l’ordre du jour à ce sujet.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’aurais un commentaire à faire quant à la question du sénateur Forest sur le taux de roulement. Je fais partie du comité d’audit, où j’ai posé la même question. Nous ne disposons pas des outils en ce moment pour répondre à cette question. Même si c’est mentionné dans le rapport, le taux n’est peut-être pas aussi élevé; on ne le sait pas. Nous tiendrons compte de ce paramètre au cours des prochains mois, parce que c’est un enjeu important.
Le sénateur Forest : Je pensais plutôt à nos cadres supérieurs. Nous constatons un roulement important au sein de la haute direction du Sénat et aux ressources humaines. Ma question est posée dans cet esprit-là.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions? Merci beaucoup.
Y a-t-il d’autres enjeux à aborder pendant la séance publique?
Nous allons donc poursuivre nos travaux à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)