LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 25 juin 2020
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 10 heures (HE), par vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour examiner, en séance publique, des questions d’ordre financier et administratif; et pour examiner, à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, des questions d’ordre financier et administratif.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, honorables sénateurs. Je m’appelle Sabi Marwah. Je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Aujourd’hui, nous tenons une réunion virtuelle. La première partie de la réunion sera une séance publique, et, durant la deuxième partie, nous tiendrons notre toute première séance virtuelle à huis clos. Même si notre personnel travaille très fort pour faire en sorte que nos réunions virtuelles soient efficaces et productives, il y a encore des améliorations à apporter. Je vous remercie, mesdames et messieurs les sénateurs, pour votre collaboration et votre patience.
Avant que nous commencions, j’aimerais rappeler à mes collègues les meilleures pratiques à adopter afin que la réunion se déroule bien. Veuillez laisser votre microphone en sourdine en tout temps, à moins que je vous donne la parole en vous nommant. Ce sont les sénateurs qui doivent s’occuper d’allumer et d’éteindre leur microphone. Lorsque vous parlez, veuillez parler lentement et clairement dans votre microphone. L’interprétation durant cette vidéoconférence s’effectuera sensiblement de la même façon que lors des réunions régulières du comité. Au bas de votre écran, vous pouvez choisir l’anglais ou le français ou vous pouvez choisir de ne pas entendre l’interprétation simultanée. Il est important que les membres du comité s’expriment dans la langue qu’ils ont choisi d’écouter. Si vous vous exprimez en anglais, vous devez sélectionner le canal anglais. Si vous vous exprimez en français, vous devez sélectionner le canal français. Il n’est pas recommandé de passer d’une langue à l’autre.
Si vous souhaitez avoir la parole, veuillez utiliser la fonction « main levée ». Si vous avez de la difficulté à entendre l’interprétation, veuillez le signaler au président, et les techniciens s’efforceront de régler le problème. Si vous éprouvez d’autres types de problèmes techniques, veuillez communiquer avec la greffière du comité au numéro indiqué sur votre avis de convocation. Sachez que nous devrons alors peut-être faire une pause, car tous les membres du comité doivent être en mesure de participer pleinement à la réunion.
Je vais maintenant présenter les sénateurs qui participent à la réunion d’aujourd’hui. Je vais les nommer par ordre alphabétique : le sénateur Claude Carignan, des Mille Isles, au Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Percy Downe, de Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard; le sénateur Pierre Dalphond, de De Lorimier, au Québec; la sénatrice Renée Dupuis, des Laurentides, au Québec; le sénateur Éric Forest, du Golfe, au Québec; la sénatrice Josée Forest-Niesing, du nord de l’Ontario; la sénatrice Gagné, du Manitoba; la sénatrice Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Elaine McCoy, de l’Alberta; la sénatrice Marilou McPhedran, du Manitoba; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; le sénateur Jim Munson, d’Ottawa/Canal Rideau, en Ontario; le sénateur Don Plett, de Landmark, au Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, de De la Vallière, au Québec; la sénatrice Judith Seidman, de De la Durantaye, à Montréal, au Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta; et la sénatrice Josée Verner, de Montarville, au Québec.
Nous allons passer à notre premier point à l’ordre du jour. Vous trouverez dans votre trousse une copie du procès-verbal de la réunion du 14 mai 2020. Y a-t-il des questions ou des changements à apporter?
Je ne vois aucune main levée. Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante :
Que le procès-verbal de la réunion du 14 mai 2020 soit adopté.
La sénatrice Moncion propose la motion. Sommes-nous tous d’accord?
Je pense que pour déterminer si la motion est adoptée, la greffière va procéder à un vote par appel nominal. Je demande à chaque sénateur d’activer son microphone lorsque son nom sera mentionné.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration : Honorables sénateurs, je vais nommer vos noms, en commençant par le président et en continuant par ordre alphabétique. Les sénateurs doivent indiquer s’ils votent pour ou contre la motion ou s’ils s’abstiennent de voter. L’interprétation simultanée sera suspendue durant le vote, alors, je vais tenir le vote dans les deux langues officielles.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Verner?
La sénatrice Verner : Oui.
Le président : Je vous remercie, honorables sénateurs. Je déclare la motion adoptée.
Notre deuxième point à l’ordre du jour est une mise à jour sur les services de traduction. Nathalie Laliberté, vice-présidente des services au Parlement et de l’interprétation au Bureau de la traduction, Lucie Séguin, présidente-directrice générale du Bureau de la traduction, et Catherine Piccinin, greffière principale au Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre du Sénat du Canada vont maintenant se joindre à nous par vidéoconférence à titre de témoins.
Mme Legault : Les témoins sont là, monsieur le président.
Le président : Merci. Madame Piccinin, je vous cède la parole pour votre exposé.
Catherine Piccinin, greffière principale, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre, Sénat du Canada : Je vous remercie, monsieur le président, et je vous remercie, mesdames et messieurs, de m’avoir invitée à vous parler encore une fois des services de traduction.
Vous vous souviendrez que j’ai comparu devant le comité en mai dernier pour donner une mise à jour sur les recommandations formulées par le comité en mars 2018, qui portaient sur les services de traduction. Je suis la gestionnaire chargée de l’entente entre le Sénat et le Bureau de la traduction et j’organise des réunions de travail régulières avec mes collègues au Bureau de la traduction pour passer en revue les progrès réalisés à l’égard des recommandations ainsi que les enjeux qui sont soulevés par les sénateurs, notamment toute préoccupation qu’ils peuvent avoir au sujet de la qualité. Ces réunions sont très productives. Les deux autres témoins d’aujourd’hui, Mme Lucie Séguin et Mme Nathalie Laliberté, ainsi que d’autres gestionnaires au Sénat touchés par des questions de traduction et d’interprétation participent à ces réunions.
Je suis particulièrement fière du travail que nous avons effectué l’an dernier en collaboration avec le Bureau de la traduction et Services publics et Approvisionnement Canada pour conclure une entente sur les services de sous-titrage, qui a été approuvée au moment où j’ai comparu devant le comité il y a quelques mois à peine, en mars, et votre comité a approuvé le renouvellement de cette entente pour les cinq prochaines années, selon laquelle SPAC financera le salaire d’une équipe de sténographes parlementaires pour les Débats et les Publications.
La note d’information que vous avez en main explique d’autres faits saillants de ce que nous avons accompli au cours de la dernière année, mais je vais seulement en aborder deux. Premièrement, le Bureau de la traduction, et plus particulièrement le service de l’interprétation, a été un partenaire important lors du déménagement dans le nouvel édifice du Sénat du Canada et dans les nouvelles salles de comité, au 1, rue Wellington. Les employés du Bureau de la traduction ont participé à des tests rigoureux et à toutes les simulations dans les salles des comités. Mes collègues de la Direction des comités et moi-même avons travaillé en très étroite collaboration avec nos collègues du Bureau de la traduction pour garantir une interprétation de grande qualité.
En terminant, je peux dire que des progrès ont également été réalisés en ce qui concerne le renouvellement de l’entente de service entre le Sénat et le Bureau de la traduction. L’entente renouvelée, sur laquelle nous travaillons actuellement, comportera des sections plus exhaustives portant sur les services de traduction, d’interprétation, d’interprétation visuelle ainsi que sur les services en langues étrangères et autochtones. L’entente présentera aussi les engagements du Bureau de la traduction en ce qui concerne les mécanismes de rétroaction, les indicateurs de rendement et l’assurance de la qualité.
Le renouvellement de cette entente tombe à point nommé puisque les ressources en interprétation, en particulier, subissent davantage de pressions en raison des réunions virtuelles. Mme Séguin et Mme Laliberté ont été d’une grande aide au cours de la dernière année, et je me réjouis à l’idée de poursuivre notre relation constructive avec elles.
Mme Séguin va maintenant faire son exposé. Je vous remercie, monsieur le président.
[Français]
Lucie Séguin, présidente-directrice générale, Bureau de la traduction : Je m’appelle Lucie Séguin. Je suis présidente-directrice générale du Bureau de la traduction de Services publics et Approvisionnement Canada. C’est avec grand plaisir que j’accompagne aujourd’hui Mme Piccinin, avec ma collègue Nathalie Laliberté, vice-présidente du Secteur du service au Parlement et de l’interprétation, afin de faire le point sur les services de traduction.
Le groupe de travail consultatif du comité a recommandé qu’une telle rencontre ait lieu tous les ans, et nous sommes heureuses de donner suite à cette recommandation. La dernière présence du Bureau de la traduction devant ce comité remonte à mai 2019.
Le Bureau de la traduction a pour objectif d’être un centre d’excellence en services linguistiques pour le gouvernement du Canada. Or, cette quête d’excellence repose sur une collaboration étroite avec notre clientèle, afin de bien comprendre et satisfaire ses besoins.
À cet effet, Nathalie et moi avons rencontré plusieurs honorables sénateurs et sénatrices, y compris quelques membres de ce comité, pour obtenir leur rétroaction et profiter de l’occasion pour améliorer les choses.
Je tiens à souligner le travail exemplaire que le Sénat et le Bureau de la traduction ont accompli ces dernières années afin de répondre aux préoccupations des honorables sénatrices et sénateurs, et de leur garantir des services linguistiques de la plus haute qualité. Ce travail est résumé dans le rapport intitulé La qualité en traduction et en interprétation, que nous avons remis au comité.
La pandémie de COVID-19 n’a aucunement refroidi notre ardeur à bien servir le Sénat. Nous avons mis en place des mesures sanitaires strictes pour éviter la contamination de nos employés et de nos interprètes pigistes, tout en continuant d’offrir nos services.
[Traduction]
De plus, comme les séances virtuelles gagnent en popularité, nous avons dressé une liste de critères à respecter pour assurer la qualité de l’interprétation de ces séances et assurer la santé et la sécurité de nos interprètes. Ces critères sont les suivants : utiliser un casque d’écoute avec micro intégré, et je vois qu’aujourd’hui les membres du comité respectent ce critère et je leur en suis reconnaissante; participer par vidéoconférence et non par téléphone; utiliser une connexion Internet par câble et éviter le WiFi lorsque c’est possible; respecter le droit de parole et éviter de parler trop rapidement; assurer la présence d’un technicien et effectuer des tests de son avant chaque réunion; utiliser un système audio doté de limiteurs-compresseurs pour éviter des hausses soudaines du son; et finalement, faire parvenir les discours d’avance aux interprètes pour faciliter la préparation.
Une bonne qualité du son est essentielle pour les interprètes. Lorsque les interprètes n’entendent pas bien, ils ne peuvent pas interpréter. Le respect de ces critères n’élimine pas entièrement les risques d’interruption, mais il les atténue grandement.
J’aimerais remercier sincèrement les interprètes et le personnel de soutien qui assure le service aujourd’hui. Je remercie également sincèrement le comité, l’ensemble des honorables sénatrices et sénateurs, et tout particulièrement Mme Piccinin et son équipe, de leur collaboration à notre effort soutenu pour garantir au Sénat des services linguistiques de la plus haute qualité.
Nous sommes maintenant prêtes à répondre à vos questions.
Le président : Nous sommes prêts à passer aux questions.
Le sénateur Munson : Je vous remercie beaucoup pour le travail extraordinaire que vous accomplissez.
J’ai deux questions à poser. Je tiens à féliciter votre équipe, particulièrement pour l’interprétation en langue des signes américaine et en langue des signes québécoise au cours des sept réunions qu’a tenues le Comité des affaires sociales. Vous vous souvenez peut-être de l’adoption de la Loi canadienne sur l’accessibilité, qui marquera notre histoire. L’interprétation en langue des signes était très importante et elle a très bien fonctionné, notamment durant la cérémonie de la sanction royale au Sénat.
Je m’entretiens personnellement avec des personnes qui doivent surmonter des obstacles à l’inclusion, alors je sais à quel point il est important pour elles d’être incluses dans le processus parlementaire, et vous le savez très bien, madame Piccinin, au sein du Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre. Vous avez travaillé d’arrache-pied pour vous assurer que tout fonctionnerait bien. Ces services sont très importants pour respecter le principe « rien de ce qui nous concerne ne doit se faire sans nous ». Avez-vous prévu qu’il faudra fournir plus régulièrement des services d’interprétation en langue des signes américaine ou en langue des signes québécoise au Sénat ou durant les réunions des comités?
De mon point de vue et de celui du Sénat, nous devrions offrir un service d’interprétation en langue des signes en tout temps. J’aimerais obtenir vos commentaires à cet égard. Ensuite, j’aurai une autre question à poser.
Mme Piccinin : Monsieur le président, je serai ravie de répondre à la question du sénateur Munson. Je ne sais pas si Mme Séguin ou Mme Laliberté souhaitent y répondre également.
Je vous remercie beaucoup. Monsieur le sénateur Munson, vous avez raison; la note d’information met en lumière le travail qui a été effectué en partenariat avec le Bureau de la traduction en vue d’offrir l’interprétation en langue des signes américaine et en langue des signes québécoise lors de toutes les réunions du Comité des affaires sociales sur le projet de loi C-81 au printemps dernier, durant la cérémonie de la sanction royale en juin dernier et pendant le discours du Trône en décembre.
Il y a bien entendu encore du travail à faire. Le Sénat travaille à la mise en œuvre de toutes les dispositions du projet de loi C-81. Je collabore avec mes collègues à cet égard. Il s’agit d’un dossier géré par mes collègues au sein du Bureau du légiste et conseiller parlementaire et d’autres directions au Sénat. Nous sommes bien entendu prêts à collaborer avec eux en vue d’appliquer les décisions qui sont prises relativement à l’interprétation en langue des signes américaine et en langue des signes québécoise à la Chambre du Sénat.
Le sénateur Munson : Prévoyez-vous que ce service sera offert pour l’ensemble des Canadiens à l’automne ou qu’il faudra beaucoup plus de temps pour assurer ce service, peut-être l’an prochain?
Mme Piccinin : Malheureusement, monsieur le sénateur, je n’ai pas de réponse à vous donner quant à l’échéancier. Je vais prendre en note votre question et je vous ferai part ultérieurement plus précisément du plan à cet égard.
Le sénateur Munson : Je vous remercie.
Je tiens à dire très brièvement que j’espère sincèrement que notre comité appuie l’idée d’offrir en tout temps un service d’interprétation en langue des signes. Ce service est offert à la Chambre des communes.
Vous avez parlé des difficultés liées à la COVID. Il pourrait y avoir une deuxième vague — espérons qu’il n’y en aura pas — et il est donc possible que nous devions siéger virtuellement à l’automne. Nous ne savons pas ce que l’avenir nous réserve. Vous avez parlé des conditions de travail, des mesures d’hygiène, de la propreté, et cetera, mais pouvez-vous nous dire ce qui pourrait également améliorer les conditions de travail? Bien sûr, rien n’est parfait, mais qu’est-ce qui pourrait contribuer dans l’avenir à améliorer la qualité du service offert aux sénateurs?
Il est très difficile d’accomplir son travail tout en étant dans un processus d’apprentissage. Je sais comment les interprètes doivent se sentir au Sénat et durant les réunions des comités. La situation pourrait perdurer dans l’avenir.
Mme Séguin : Je peux répondre à la question, madame Piccinin, si vous le souhaitez. Vous pourrez ensuite compléter ma réponse.
Je vous remercie pour cette excellente question. Il est vrai que nous vivons une période étrange et particulière, mais les langagiers du Bureau de la traduction, tant les traducteurs que les interprètes, ont été en mesure de s’adapter. C’est en grande partie grâce à nos partenaires et à nos clients au sein de l’Administration du Sénat, à Mme Piccinin et à son équipe ainsi qu’à l’équipe au Parlement responsable des services multimédias, qui a pris des mesures pour assurer la plus grande qualité de son et pour assurer la santé et la sécurité de nos interprètes.
Comme je l’ai mentionné durant mon bref exposé, j’ai remarqué que tous les membres du comité utilisent un casque d’écoute avec micro intégré conforme aux normes ISO. Cela permet certes de garantir un son de haute qualité et de s’assurer que les ondes sonores ne seront pas dommageables pour l’ouïe des interprètes.
J’ai mentionné d’autres éléments, comme ne pas parler trop rapidement et éviter de changer de langue au milieu d’une phrase, mais, jusqu’à maintenant, je peux dire que les professionnels du Bureau de la traduction ainsi que les interprètes pigistes qui offrent le service ont été en mesure de s’adapter d’une façon remarquable. Nous vous remercions pour votre compréhension, votre volonté à modifier vos comportements et à apporter des changements pour assurer la santé et la sécurité de nos interprètes. Nous avons la capacité nécessaire pour assurer le service virtuellement ou sur les lieux et nous sommes prêts à le faire advenant une deuxième vague.
Le sénateur Munson : Je vous remercie beaucoup.
Le président : Sénatrice Dupuis, vous avez levé la main tout à l’heure. Aviez-vous une question à poser?
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’ai deux questions à poser.
Ma première question porte sur la transcription des interventions pendant les séances du Sénat. Par exemple, si un sénateur s’exprime en anglais, les interprètes traduisent en français, mais il y a un décalage entre la traduction que les interprètes font en français et le télétexte qui apparaît à l’écran. Donc, en écoutant leurs interventions, on a une traduction en français, mais le télétexte ne suit pas. Cela signifie qu’il y a certaines parties de ces interventions en anglais qui sont perdues dans le télétexte. J’avais rencontré Mme Séguin — et je vous remercie d’ailleurs d’avoir organisé cette réunion —, et elle m’a expliqué qu’il y avait un problème d’ajustement avec les sténographes, qui, eux, relèvent du Sénat, et le travail des interprètes.
J’aimerais savoir ce qu’il en est exactement, et comment on peut résoudre ce problème.
Mme Piccinin : Monsieur le président, je peux répondre à la question.
Les sténographes relèvent de mon bureau et font partie du Service des débats et des publications.
Je ne m’étais pas rendu compte qu’il y avait un si long délai entre l’interprétation et le sous-titrage. C’est quelque chose dont je peux discuter avec Mme Séguin et avec l’équipe du Service des débats et des publications. Lorsque les interprètes traduisent du français à l’anglais ou vice-versa, les sténographes prennent ce qu’ils entendent de la part des interprètes et le tapent. C’est de cette façon que le sous-titrage au Sénat est généré en haut sur les écrans dans la salle ou, si les gens écoutent le Sénat, ils verront le sous-titrage au bas de leur écran. J’imagine que le délai est lié au fait que la personne parle dans une langue, que ses mots seront interprétés dans l’autre langue, et les sténographes vont taper ensuite. Il y a un certain délai qui se produit lorsqu’on entend la voix de l’interprète. Cependant, je peux consulter mon équipe du Service des débats et des publications pour voir s’il y a des façons d’améliorer ce service. Nous sommes très fiers de notre service de sous-titrage et du sous-titrage offert aux sénateurs sur un écran à leur pupitre.
La sénatrice Dupuis : Je vous remercie. Je pense qu’il est important que le télétexte suive fidèlement la traduction.
Ma deuxième question porte sur les interprètes. Certains d’entre eux appuient le travail des sénateurs à l’extérieur des séances de la Chambre, comme lors des réunions de comités, et je me demandais ceci : lorsque les sénateurs se déplacent à l’extérieur du Sénat pour les réunions d’un groupe de travail, par exemple, est-ce que l’on s’assure toujours d’offrir des services d’interprétation? Quand on rencontre des groupes communautaires dans une ville ou une province quelconque, est-ce qu’on s’assure d’avoir toujours les services d’un interprète pour permettre aux personnes que l’on souhaite rencontrer, donc aux témoins, de s’exprimer dans l’une ou l’autre des deux langues officielles?
Mme Piccinin : Je crois que la question de la sénatrice est liée au travail des comités lorsque ces derniers se déplacent, et que la sénatrice veut savoir s’il y a des interprètes qui voyagent avec le comité lors de missions d’étude. Est-ce bien la question?
La sénatrice Dupuis : Je voulais savoir ceci : lorsque les sénateurs se déplacent pour des travaux officiels, est-ce qu’on assure de la présence d’interprètes qui permettront aux sénateurs, qu’ils soient anglophones ou francophones, lorsqu’ils rencontrent des témoins à l’extérieur, que ce soit dans le cadre des travaux d’un comité... Je sais qu’il y a des interprètes qui accompagnent les comités, mais s’il s’agit d’un groupe de travail, est-ce qu’on s’assure qu’il y a des interprètes pour permettre aux témoins qui comparaissent devant ces groupes de travail de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix, soit l’anglais ou le français?
[Traduction]
Le président : Je pense que nous devrions demander à la sénatrice Dupuis de transmettre sa question par écrit. Je suis certain que le Bureau de la traduction sera heureux de lui répondre par écrit. Est-ce que cela vous convient, honorables sénateurs?
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je vous confirme que cela me convient de faire parvenir ma question par écrit. Merci.
[Traduction]
Le président : Je ne vois pas d’autres mains levées, alors je vous remercie tous pour votre participation. Vous pouvez quitter la réunion. Merci encore une fois.
Honorables sénateurs, nous allons passer au troisième point à l’ordre du jour, à savoir deux motions concernant les réunions à huis clos de notre comité. La première porte sur l’approbation de la transcription des délibérations à huis clos et la deuxième concerne la présence du personnel de soutien durant les réunions virtuelles qui se tiennent à huis clos. Monsieur Lafrenière, voulez-vous dire quelques mots?
Gérald Lafrenière, directeur intérimaire, Direction de la gouvernance et planification stratégique : Bonjour, honorables sénateurs. Les motions que vous avez sous les yeux se passent d’explications. La première porte sur la transcription des délibérations à huis clos. Le comité tiendra d’ailleurs plus tard aujourd’hui une séance à huis clos. Si cette motion n’est pas adoptée, il n’y aura pas de transcription.
En ce qui concerne la deuxième motion, puisqu’il s’agira aujourd’hui de la première réunion à huis clos du comité, elle vise à permettre au personnel de soutien de l’Administration du Sénat de participer à cette réunion. Voilà donc les deux motions dont vous êtes saisis.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, avez-vous des questions à poser à M. Lafrenière avant que nous procédions au vote sur les motions?
Le sénateur Plett : Monsieur le président, j’ai une question à poser. J’essaie d’aller là où la sénatrice McPhedran m’a indiqué d’aller tout à l’heure, mais cela ne fonctionne pas. Puis-je prendre la parole?
Le président : Puisque vous êtes en ligne, allez-y.
Le sénateur Plett : Merci. La première motion ne me pose aucun problème, mais j’ai examiné la liste des personnes qui sont censées participer aux réunions à huis clos, mais on ne dirait pas qu’il s’agit de réunions à huis clos. Je me demande qui a dressé cette longue liste de personnes. Presque tous les greffiers du Sénat figurent sur cette liste ainsi que leurs adjoints. Qui a préparé cette longue liste? Je ne m’y oppose pas nécessairement, mais j’aimerais avoir une explication.
Le président : Je pense que c’est l’administration qui a dressé cette liste. Madame Legault et monsieur Denis, vous pourriez peut-être répondre, ainsi que M. Hallée. Madame Legault, vous pouvez répondre en premier.
Mme Legault : Merci, sénateur. Cette liste a été établie en fonction des personnes au sein de l’Administration qui participaient auparavant aux réunions à huis clos du comité, alors, cette liste comporte le nom des personnes qui participaient aux réunions à huis clos lors de la dernière législature, de la dernière session. Nous n’avons pas modifié cette liste. Il s’agit des personnes qui secondent les membres du comité.
Le président : Monsieur Denis ou monsieur Hallée avez-vous autre chose à ajouter sur la participation de votre personnel à la réunion?
Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Comme Mme Legault vient de l’expliquer, la liste est similaire à celle que nous avions avant. Elle contient les noms des personnes de nos trois secteurs qui nous aident pendant la réunion, en prenant des notes et en faisant le suivi des différentes décisions prises, essentiellement pour nous aider à faire avancer les choses et à assurer le suivi des décisions. C’est ainsi que nous travaillons depuis longtemps, et nous proposons de recommander les mêmes adjoints encore, mais nous sommes tout à fait ouverts à l’idée de revoir notre liste si vous trouvez que cela fait trop de monde pour une réunion à huis clos.
Le sénateur Plett : Je pense que cette liste devrait à tout le moins être révisée. Je suis d’avis que seuls les sénateurs et un strict minimum d’employés, parmi lesquels il y aurait évidemment la greffière, devraient être présents lors d’une réunion à huis clos. Les interprètes devraient y participer, de même qu’une personne pour prendre des notes, mais je ne comprends pas vraiment pourquoi tout le monde doit avoir un adjoint pendant une séance à huis clos, parce qu’on est déjà très loin d’une séance à huis clos. Je pense que tous les sénateurs pourraient dire qu’ils veulent que leur directeur de cabinet y soit aussi pour prendre des notes. Ce n’est plus une réunion à huis clos.
Encore une fois, je n’aime pas beaucoup qu’il y ait des votes lors d’une réunion du CIBA. Je n’en ferai pas une motion, mais j’aimerais recommander fortement qu’on réfléchisse à la question et qu’on en discute plus en profondeur lors d’une séance future. Ce serait ma demande, monsieur le président.
Le président : Très bien. Sénateur Plett, nous en prendrons bonne note. Je vérifierai tout cela avec les trois greffiers, et nous vous présenterons le résultat de notre réflexion lors d’une future réunion du CIBA. Cependant, nous devons déterminer ce que nous voulons faire pour cette séance-ci. Êtes-vous prêt à accepter qu’ils participent à cette séance ou non?
Le sénateur Plett : Cela ne me plaît pas, mais je ne m’y opposerai pas.
Le président : D’accord. Nous n’y changerons rien, alors, puisque c’est ce qui avait été prévu. Ils sont tous présents aujourd’hui. Nous rectifierons le tir d’ici la prochaine séance.
[Français]
Le sénateur Forest : Vous avez répondu à ma question en indiquant qu’on procéderait comme prévu pour aujourd’hui, quitte à réviser la liste plus tard. Merci.
La sénatrice Gagné : Je suis d’accord avec l’intervention du sénateur Plett. Je pense que cela vaut la peine d’être révisé.
Ma question concerne les transcriptions lors des délibérations à huis clos. J’aimerais savoir, en plus de la greffière, qui a accès à ces transcriptions. J’aimerais me rafraîchir la mémoire et avoir ces renseignements.
Mme Legault : Les transcriptions des réunions à huis clos ne sont disponibles que pour les gens qui y ont participé. Plusieurs mécanismes de contrôle sont en place lorsque des documents sont demandés par un sénateur. Le nom du sénateur est indiqué sur le document, et on demande de rendre les documents une fois qu’ils ont été utilisés.
Cependant, puisque les transcriptions sont maintenant informatisées, des instructions sont envoyées aux sénateurs afin de bien les informer sur la façon de procéder pour disposer des transcriptions de manière sécuritaire une fois qu’ils les ont utilisées. Le partage est très limité; seulement les gens qui ont participé aux réunions y ont accès.
La sénatrice Gagné : Merci.
[Traduction]
Le président : Est-ce que cela vous convient, sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui, merci.
Le président : Est-ce quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que le Comité permette la transcription de la portion à huis clos des réunions et qu’une copie confidentielle soit conservée par la greffière du Comité.
La sénatrice Dupuis propose la motion. Madame Legault, tiendrez-vous un vote par appel nominal sur cette question?
Mme Legault : Honorables sénateurs, je vous nommerai tous à tour de rôle, à commencer par le président, après quoi je procéderai par ordre alphabétique. Les sénateurs sont priés d’indiquer s’ils votent pour, contre la motion ou s’ils s’abstiennent. Il n’y aura pas d’interprétation simultanée pendant le vote. Je tiendrai le vote dans les deux langues officielles.
Mme Legault : L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Verner?
La sénatrice Verner : Pour.
Mme Legault : La motion est adoptée par 15 voix pour, monsieur le président.
Le président : Je vous remercie, madame Legault. Je déclare la motion adoptée. Pour ce qui est de la deuxième motion, honorables sénateurs, je propose d’en reporter l’étude, le temps de la revoir un peu. Nous la soumettrons de nouveau un autre jour, mais comme je l’ai déjà proposé pour aujourd’hui, nous laisserons toutes les personnes inscrites à la liste participer à la séance, puisque tout a été prévu ainsi. Sinon, nous devrons décider qui reste et qui doit partir, et ce sera compliqué. Nous y reviendrons probablement à la prochaine séance.
Nous pouvons donc prendre le point 4. Il concerne la composition et les mandats des deux sous-comités et du groupe consultatif du CIBA qui restent. Le premier sous-comité est celui sur les communications du Sénat. Honorables sénateurs, avez-vous des questions ou des observations sur le mandat ou la composition du Sous-comité sur les communications du Sénat? Je ne vois aucune main levée.
Le suivant est le Sous-comité sur la diversité. Là encore, avez-vous des questions ou des observations sur le mandat ou la composition du Sous-comité sur la diversité? Je ne vois aucune main levée.
Il y a ensuite le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et biens patrimoniaux. Encore une fois, avez-vous des questions ou des commentaires sur le mandat ou la composition de ce groupe? Je ne vois aucune main levée.
Est-ce que quelqu’un pourrait proposer la motion suivante? Honorables sénateurs, vous devrez faire preuve d’indulgence à mon égard, parce que c’est une très longue motion, mais je veux vous la lire. La voici :
Que le Sous-comité sur les communications soit créé et autorisé à :
1. étudier et à faire rapport sur les questions de communications du Sénat;
2. fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs;
Que le Sous-comité soit composé de deux honorables sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants, un honorable sénateur du Groupe des sénateurs canadiens et un honorable sénateur du Caucus conservateur;
Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité :
L’honorable sénateur Downe;
L’honorable sénatrice Jaffer;
L’honorable sénatrice Marshall;
L’honorable sénateur Marwah;
Que le Sous-comité soit tenu de faire rapport au Comité de temps à autre.
Que le Sous-comité sur la diversité soit créé et autorisé à étudier et faire rapport sur les questions de diversité au sein de l’effectif du Sénat;
Que le Sous-comité soit composé de deux honorables sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants, un honorable sénateur du Groupe des sénateurs canadiens et un honorable sénateur du Caucus conservateur;
Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité :
L’honorable sénateur Dean;
L’honorable sénatrice Jaffer;
L’honorable sénatrice Seidman;
L’honorable sénatrice Verner, c.p.;
Que le Sous-comité soit tenu de faire rapport au Comité de temps à autre.
Que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine soit recréé et autorisé à :
1. exercer l’autorité déléguée afin d’agir au nom du Comité dans les affaires concernant la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art;
Que le groupe de travail consultatif soit composé de 4 sénateurs travaillant en collégialité;
Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du groupe de travail consultatif :
L’honorable sénatrice Bovey;
L’honorable sénatrice Forest-Niesing;
L’honorable sénatrice Stewart Olsen;
L’honorable sénateur White;
Que le groupe de travail consultatif soit autorisé à élire un président;
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de soumettre un plan annuel pour l’achat, la disposition, la réparation et la restauration des biens patrimoniaux et des œuvres d’art ainsi que des prévisions financières annuelles connexes au comité pour son approbation; et
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de faire rapport de ses décisions et recommandations au comité sur une base trimestrielle.
La sénatrice Jaffer propose la motion. Encore une fois, honorables sénateurs, la greffière procédera au vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous procéderons de la même manière que pour les votes précédents.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Verner?
La sénatrice Verner : Pour.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 votes pour.
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Continuons, honorables sénateurs, et passons au point 5, soit au vingtième rapport de l’ancien comité de direction. Il est fourni à titre informatif seulement. Il présente les décisions prises par l’ancien comité de direction, par application de son pouvoir délégué, depuis que le Sénat a suspendu ses séances régulières.
J’aimerais vous donner un peu de contexte sur les points 1 et 2 qu’on trouve dans le rapport, soit l’augmentation du pouvoir délégué et l’achat de 50 ordinateurs portables. Comme certains d’entre vous s’en souviennent peut-être, lors de la réunion du CIBA du 12 mars, pendant la partie à huis clos, j’ai avisé les leaders que nous nous rencontrerions un peu plus tard dans la journée pour régler quelques questions. Les leaders se sont donc réunis cet après-midi-là. Il y avait le Président, les sénateurs Gold, Woo, Saint-Germain, Plett, Tannas, Verner et moi-même, ainsi que le Comité exécutif.
Nous avons alors décidé d’augmenter le pouvoir délégué, mais pour faciliter les choses, nous avions besoin d’obtenir deux approbations : que le pouvoir financier délégué du Comité exécutif soit augmenté pour gérer les urgences et qu’on achète 50 ordinateurs portables supplémentaires, parce qu’un plus grand nombre d’employés et de sénateurs devraient travailler de leur domicile.
Les leaders ont approuvé ces deux demandes lors de leur réunion. Elles ont été soumises au comité de direction à sa rencontre suivante, et comme on peut le lire dans le vingtième rapport, ces demandes ont été approuvées avec dissidence. On en fait maintenant rapport.
Concernant le point 1, vous vous souvenez peut-être que nous avons rabaissé le seuil du pouvoir financier délégué lors de la dernière séance du CIBA, donc la limite est revenue au niveau établi avant l’augmentation. Nous présentons aujourd’hui le rapport complet.
Sur ce, j’ouvre la discussion. S’il n’y a pas de questions...
Le sénateur Plett : Encore une fois, j’ai du mal à trouver le symbole de la main levée, monsieur le président, je m’en excuse.
Le président : Nous vous entendons très bien, sénateur Plett.
Le sénateur Plett : Merci. J’aimerais simplement dire que quand nous passerons à la partie à huis clos de la séance, j’aimerais soulever une question au point « Autres affaires » relativement à ce rapport. Je tiens seulement à dire, pendant la partie publique, que j’ai une déclaration à faire à huis clos, mais que je serai ravi d’adopter ce rapport tel quel.
Le président : J’en prends bonne note et je m’assurerai que nous y revenions au point « Autres affaires ».
Au point 6, honorables sénateurs, on trouve le deuxième rapport du comité de direction. Il est soumis à titre informatif seulement et présente toutes les décisions publiques prises par le comité de direction depuis la dernière séance.
J’attire votre attention sur le point 2, qui concerne le contrat spécial. Nous en avons discuté à la réunion du CIBA du jeudi 27 février. Nous n’avions alors manifestement pas assez d’information sur le contrat et le processus d’approbation et avions demandé à l’administration de chercher l’information voulue.
Cela a été fait. Une note d’information détaillée a été préparée et présentée au comité de direction. Il a été très bien expliqué par l’administration que ce contrat n’avait pas été soumis au CIBA ni au Sous-comité de la VPLT parce qu’il n’occasionnait pas de coûts au Sénat, que tous les coûts seraient absorbés par SPAC.
Tous les autres protocoles et les règles en matière d’approvisionnement ont été respectés, et aucun problème n’a été relevé. Depuis, la procédure a été renforcée. Comme vous le remarquerez dans le rapport, même si ce contrat n’occasionnait pas de coûts, les règles en vigueur s’y appliquent tout de même. À l’avenir, ce genre de chose sera soumis au Sous-comité de la VPLT et à SPAC, sur la base des limites actuelles.
Sur ce, y a-t-il des questions sur le deuxième rapport?
Personne ne semble avoir de questions à poser, donc nous passerons au point 7, qui porte sur le quatrième rapport du comité. Il y est question de l’utilisation des ressources du Sénat par le sénateur Housakos. Le comité de direction a rencontré le sénateur Housakos ainsi que M. MacKinnon. Encore une fois, ce rapport n’est présenté qu’à titre informatif.
Je vous mets un peu en contexte. Nous avons reçu une plainte de M. MacKinnon concernant un courriel envoyé de l’adresse de courriel du Sénat du sénateur Housakos sur l’élection et le choix d’un candidat à l’élection.
Nous en avons discuté avec le sénateur Housakos, qui a comparu devant le comité. Il a été très franc et a pris la pleine responsabilité de ce qui s’était passé. Il a dit avoir commis une erreur par inadvertance en informant son personnel. Il a admis avoir fait une erreur et en a assumé la pleine responsabilité. De plus, il s’est rétracté, et le courriel par lequel il l’a fait a été envoyé à toutes les personnes qui avaient reçu le premier courriel. Pour toutes ces raisons, nous avons jugé le problème réglé, et c’est essentiellement ce qui ressort du rapport.
Sur ce, je suis prêt à accueillir toute question, pour moi-même ou les membres du comité de direction.
Personne ne semble vouloir en poser, donc nous passerons au point 8, « Autres affaires ».
Avant de passer à huis clos, je pense que vous vouliez, sénateur Plett, faire une brève déclaration concernant le Sous-comité de la VPLT.
Le sénateur Plett : En effet. Je serai très bref, chers collègues.
Vous avez peut-être entendu parler des plans de la Chambre des communes concernant le nouveau Centre d’accueil des visiteurs. Le Sous-comité de la VPLT n’a pas encore eu l’occasion d’entendre les fonctionnaires de Services publics et Approvisionnement Canada sur cette question.
Le sous-comité se réunira bientôt avec des représentants de SPAC, on espère que ce sera la semaine prochaine, après quoi il consultera le Bureau du Président avant de faire une recommandation au CIBA sur la position que devrait prendre le Sénat. D’ici là, le Sénat ne devrait pas prendre officiellement position sur cette question. Nous espérons que cela n’ira pas plus loin. Nous nous en occuperons idéalement la semaine prochaine, puis nous vous en ferons rapport. Si jamais une rencontre du CIBA au complet était prévue, nous pourrions alors en discuter, ou encore le comité de direction pourrait aller de l’avant avec notre recommandation.
Il y a aussi un autre point que je voudrais soulever. Quand le Sous-comité de la VPLT a été constitué, je pense que la motion adoptée par le CIBA dictait qu’un sénateur non affilié y siège. Si ma mémoire est bonne, ce sénateur non affilié devait être le sénateur Munson. Depuis, bien sûr, le groupe progressiste-conservateur du Sénat est né, si bien que le sénateur Munson n’est plus un sénateur non affilié.
Je ne sais pas trop quelle est la procédure à suivre, mais nous serions très heureux que le sénateur Munson soit un membre à part entière du comité. Il n’y a aucun sénateur non affilié qui ait demandé à faire partie de ce comité, si je ne me trompe pas. Le sénateur Munson en est un membre qui lui apporte beaucoup de valeur.
Encore une fois, si c’est permis — et c’est peut-être irrecevable —, j’aimerais proposer que le sénateur Munson, qui est membre du groupe progressiste-conservateur du Sénat, soit un membre à part entière du Sous-comité de la VPLT également.
Le président : Sénateur Munson, vous avez levé la main.
Le sénateur Munson : Oui. Je suis conscient qu’il s’agit d’une séance publique. Mon grand-père, au Nouveau-Brunswick, était un grand progressiste conservateur. Je l’admirais beaucoup. La motion du sénateur Plett me touche droit au cœur, et j’en accepte toute la partie « progressiste », mais je n’en suis pas aussi sûr pour ce qui est de la partie « conservateur ».
Le sénateur Plett : Je devais essayer, sénateur Munson. Je devais essayer.
Le président : Nous pourrions officiellement passer au vote sur la motion, je n’y vois pas d’objection. En fait, il me semblait évident que le sénateur Munson retrouverait sa place au Sous-comité de la VPLT. Je pense qu’il y a eu une motion à cet égard au Sénat il y a quelques jours. J’ai compris qu’il serait membre du CIBA, ainsi que du Sous-comité de la VPLT. Y a-t-il d’autres observations? Devons-nous tenir un vote par appel nominal sur cette question, madame Legault? Il en a toujours été membre, n’est-ce pas?
Mme Legault : Si tous les membres du CIBA sont d’accord, s’il y a consensus, nous considérerons cela comme une décision du comité, sur proposition du sénateur Plett, avec l’accord de tous les sénateurs.
Le président : Avec mon appui.
Mme Legault : Je vous remercie, sénateurs.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup.
Le président : Nous continuerons maintenant nos délibérations à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)