Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (43e législature, 1re session)

Session précédente :

LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION

PROCÈS-VERBAL

OTTAWA, le jeudi 25 juin, 2020
(09)

[Français]

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit par vidéoconférence aujourd’hui à 10 h 00 sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).

Membres du comité présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Carignan, C.P., Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman et Verner, C.P. (16).

Autres sénateurs présents par vidéoconférence : Les honorables sénateurs Dalphond, Forest-Niesing, McCoy et Tannas (4).

Présents par vidéoconférence : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.

Également présents : les sténographes officiels du Sénat.

TÉMOINS :

Sénat du Canada :

Catherine Piccinin, greffière principale, Bureau de la procédure et travaux de la Chambre.

Bureau de la traduction :

Lucie Séguin, présidente-directrice générale;

Nathalie Laliberté, vice-présidente, Secteur du service au Parlement et de l’interprétation.

Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.

Le président fait une déclaration.

Le président présente tous les sénateurs participant à la rencontre.

CIBA/2020-06-25/068(P) – Adoption du Procès-verbal du 14 mai 2020

Le comité examine le Procès-verbal de la réunion du jeudi 14 mai 2020.

L’honorable sénateur Marwah lit la motion suivante :

Que le Procès-verbal du jeudi 14 mai 2020 soit adopté.

La motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Verner – [14]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-06-25/069(P) – Mise à jour sur les services de traduction

Catherine Piccinin et Lucie Séguin font chacune une déclaration et répondent à des questions sur les services de traduction parlementaires.

CIBA/2020-06-25/070(P) – Motions pour les réunions à huis clos de CIBA

Gérald Lafrenière fait une déclaration au sujet de l’ébauche deux motions pour les réunions à huis clos.

Pascale Legault et Richard Denis répondent à des questions.

L’honorable sénatrice Dupuis propose :

Que le Comité permette la transcription de la portion à huis clos des réunions et qu’une copie confidentielle soit conservée par la greffière du Comité.

La motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Verner – [15]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

Après débat, il est convenu que la motion suivante au sujet de la présence du personnel de support de l’Administration du Sénat soit adoptée seulement pour cette réunion et que ce point soit revu à la prochaine réunion du CIBA :

Que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant est autorisé à être présent lors des délibérations virtuelles à huis clos du comité :

Le greffier du Sénat et greffier des parlements, et dirigeant principal des services législatifs;
Le légiste et conseiller parlementaire;
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration;
Le secrétaire de séance;
La conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
Un représentant du bureau du président;
La chef de cabinet du greffier du Sénat et greffier des parlements, et dirigeant principal des services législatifs;
La chef de cabinet de la dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration;
Une personne désignée par le légiste et conseiller parlementaire;
La greffière législative du bureau du greffier du Sénat et greffier des Parlements, et dirigeant principal des services législatifs;
La greffière législative du secrétariat de la régie interne;
Deux adjoints administratifs du secrétariat de la régie interne;
Les interprètes;
Les sténographes;
Le personnel de support technique;
L’opérateur de console et préposé aux comités.

CIBA/2020-06-25/071(P) – Mandats proposés et membres des sous-comités de CIBA

Le président fait une déclaration sur la création des sous-comités et groupes de travail consultatifs du CIBA.

L’honorable sénatrice Jaffer propose :

Que le Sous-comité sur les communications soit créé et autorisé à :

étudier et à faire rapport sur les questions de communications du Sénat;
fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs;

Que le Sous-comité soit composé de deux honorables sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants, un honorable sénateur du Groupe des sénateurs canadiens et un honorable sénateur du Caucus conservateur;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité :

L’honorable sénateur Downe;
L’honorable sénatrice Jaffer;
L’honorable sénatrice Marshall;
L’honorable sénateur Marwah;

Que le Sous-comité soit tenu de faire rapport au Comité de temps à autre;

Que le Sous-comité sur la diversité soit créé et autorisé à étudier et faire rapport sur les questions de diversité au sein de l’effectif du Sénat;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité :

L’honorable sénateur Dean;
L’honorable sénatrice Jaffer;
L’honorable sénatrice Seidman;
L’honorable sénatrice Verner, C.P.;

Que le Sous-comité soit tenu de faire rapport au Comité de temps à autre;

Que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine soit recréé et autorisé à :

exercer l’autorité déléguée afin d’agir au nom du Comité dans les affaires concernant la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art;

Que le groupe de travail consultatif soit composé de 4 sénateurs travaillant en collégialité;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du groupe de travail consultatif :

L’honorable sénatrice Bovey;
L’honorable sénatrice Forest-Niesing;
L’honorable sénatrice Stewart Olsen;
L’honorable sénateur White;

Que le groupe de travail consultatif soit autorisé à élire un président;

Que le groupe de travail consultatif soit tenu de soumettre un plan annuel pour l’achat, la disposition, la réparation et la restauration des biens patrimoniaux et des œuvres d’art ainsi que des prévisions financières annuelles connexes au comité pour son approbation;

Que le groupe de travail consultatif soit tenu de faire rapport de ses décisions et recommandations au comité sur une base trimestrielle.

La motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :

POUR

Les honorables sénateurs

Carignan, Dean, Downe, Dupuis, Forest, Gagné, Jaffer, Marshall, Marwah, McPhedran, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman, Verner – [16]

CONTRE

Aucune

ABSTENTIONS

Aucune

CIBA/2020-06-25/072(P) – Vingtième rapport révisé de l'ancien Sous-comité du programme et de la procédure

Le président dépose le vingtième rapport de l’ancien Sous-comité du programme et de la procédure :

Le JEUDI 25 juin 2020

Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de déposer son

VINGTIÈME RAPPORT

(Autorité intersessionnelle)

Votre sous-comité, composé, jusqu’au 11 avril 2020, des honorables sénateurs Batters, Marwah et Munson, souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises les 20 et 26 mars et le 9 avril 2020.

Augmentation du pouvoir délégué

Votre sous-comité reconnaît que le 12 mars 2020, le leadership du Sénat s’est rencontré afin de prendre plusieurs décisions en lien avec la pandémie de la COVID-19 et a approuvé la décision suivante :

Que le pouvoir financier délégué au Comité exécutif pour les contrats à fournisseur unique soit augmenté de 25 000 $ à 50 000 $ pour les biens et de 35 000 $ à 70 000 $ pour les services, en cas d’urgence.

Votre sous-comité a approuvé la décision ci-dessus avec dissidence.

Achat de 50 ordinateurs portables (première commande d’achat)

Que l’achat immédiat de 50 ordinateurs portables, afin d’augmenter la capacité de travail à distance en raison du risque accru d’une pénurie de stocks dans un avenir proche, à une valeur totale approximative de 100 000 $, soit approuvé.

Votre sous-comité a approuvé la décision ci-dessus avec dissidence.

Achat de 50 ordinateurs portables supplémentaires (deuxième commande d’achat)

Il est convenu que la Direction des services d’information soit autorisée à acheter 50 ordinateurs portables supplémentaires, afin d’augmenter la capacité de travail à distance en raison du risque accru d’une pénurie de stocks dans un avenir proche, pour une valeur totale approximative de 100 000 $.

C-58 : Divulgation

Il est convenu que la proposition de mise en œuvre de nouvelles exigences détaillées de divulgation proactive soit approuvée pour les déplacements, les frais d’accueil et les contrats;

Que le site web de divulgation proactive externe du Sénat soit aligné avec celui de la Chambre des communes et tel que requis par la législation;

Que les protocoles d'entente (PE) et les ententes sur les niveaux de service (ENS) avec d'autres organisations gouvernementales et parlementaires soient divulgués de façon proactive;

Que CIBA agisse à titre de « responsable de l’entité parlementaire » du Sénat aux fins des exigences de divulgation proactive prévues par la législation.

Renouvellement des licences de logiciels – Fournisseur unique

Il est convenu que le renouvellement de l’entente sur les niveaux de service pour la poursuite de l’utilisation du système de gestion des accréditations internes MaCLÉ soit approuvé pour une période de trois ans (2020-2021 à 2022-2023);

Que le renouvellement du contrat à fournisseur unique pour les frais de soutien et d’entretien d’Advantage Software soit approuvé pour 2020-2021.

Fournisseur unique pour les revues de presse médiatiques – Entente avec la Bibliothèque du Parlement

Il est convenu que le projet-pilote avec la Bibliothèque du Parlement pour la production des revues de presse médiatiques soit prolongé d’une période additionnelle de trois mois;

Que le président du Sous-comité du programme et de la procédure consultera le président concernant une solution à long terme pour la production des revues de presse médiatiques par la Bibliothèque du Parlement.

Augmentation du contrat à fournisseur unique : Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail

Il est convenu que le contrat actuel à fournisseur unique pour des services juridiques soit augmenté de 34 500 $ à 70 000$;

Que la durée du contrat soit prolongée jusqu’au 31 décembre 2020.

Demande de proposition – Signalisation

Il est convenu que l’Administration du Sénat soit autorisée à procéder à un appel d’offres afin de conclure un ou plusieurs contrat(s) d’une valeur approximative de 135 000 $ sur une période de cinq ans (trois ans, avec possibilité de prolongation de deux ans).

Respectueusement soumis,

Le président,

SABI MARWAH

Le président fait une déclaration.

L’honorable sénateur Plett fait une déclaration.

CIBA/2020-06-25/073(P) – Deuxième rapport de l’actuel Sous-comité du programme et de la procédure

Le président dépose le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :

Le JEUDI 25 juin 2020

Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de déposer son

DEUXIÈME RAPPORT

Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises les 22 et 28 mai et les 2 et 9 juin 2020.

Budget principal des dépenses du Sénat et frais de subsistance

Que les nouveaux besoins de financement soient traités en trouvant des moyens efficaces et en transférant les fonds non-utilisés entre les directions lorsqu’approprié;

Que le budget total du Sénat ne soit pas augmenté en 2021-2022, à l’exception du financement des augmentations économiques des salaires ;

Que le budget additionnel de 7 500 $ pour les frais de subsistance, tel qu’adopté par le CIBA le 8 novembre 2018, soit révisé.

Suivi – Information demandée par rapport au contrat avec ADGA

Le contrat de 204 000 $ a été révisé par le sous-comité et aucun problème n’a été identifié. Le sous-comité a été avisé que ce point n’a pas été soumis au Sous-comité de la vision et du plan à long terme (VPLT) ou CIBA pour approbation puisqu’il n’y a pas de coûts pour le Sénat.

Il est convenu que dorénavant les contrats dont la valeur excède les montants indiqués dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement soient apportés à l’attention du CIBA, et ce, même s’il n’y a aucun coût net pour le Sénat.

Composition des sous-comités

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité sur les ressources humaines :

L’honorable sénateur Dean;
L’honorable sénateur Downe;
L’honorable sénatrice Saint-Germain;
L’honorable sénatrice Seidman;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme :

L’honorable sénateur Downe;
L’honorable sénatrice Dupuis;
L’honorable sénatrice McPhedran;
L’honorable sénateur Plett;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité de la vérification :

L’honorable sénateur Downe;
L’honorable sénatrice Dupuis;
L’honorable sénatrice Marshall;
L’honorable sénatrice McPhedran;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat :

L’honorable sénatrice Moncion;
L’honorable sénatrice Marshall;
L’honorable sénatrice Saint-Germain;
L’honorable sénatrice Verner, C.P.;

Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres du Sous-comité des budgets de comités :

L’honorable sénateur Carignan, C.P.;
L’honorable sénateur Forest;
L’honorable sénatrice Moncion;
L’honorable sénatrice Verner, C.P.

Modification de la Politique de gestion des bureaux de sénateurs – coûts d’encadrement

Qu’une limite de 250 $ par item pour des cadres et des services d’encadrement soit approuvée et que la Politique de gestion des bureaux de sénateurs soit modifiée en conséquence.

Clarifications à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs (PGBS)

Que la PGBS soit modifiée pour indiquer clairement qu’un sénateur peut consacrer jusqu’à sept jours de temps personnel à ses frais lorsqu’il voyage pour des affaires du Sénat;

Que la PGBS soit mise-à-jour pour indiquer que le système des points de déplacement s’applique lorsqu’un déplacement est effectué par Via Rail et qu’il y a une nuitée entraînant des coûts. Dans les cas où il n’y a pas de nuitée, aucun point n’est déduit du budget de 64 points conformément à la politique actuelle;

Que la PGBS et l’Index des dépenses énoncent explicitement l’admissibilité des dépenses suivantes :

Abonnement à des baladodiffusions;
Équipement pour baladodiffusions;
Licence individuelle pour Zoom.

Respectueusement soumis,

Le président,

SABI MARWAH

Le président fait une déclaration.

CIBA/2020-06-25/074(P) – Quatrième rapport de l’actuel Sous-comité du programme et de la procédure

Le président dépose le quatrième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure :

Le jeudi 25 juin 2020

Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son

QUATRIÈME RAPPORT

Le 7 mai 2020, Steven MacKinnon, député de Gatineau, a écrit une lettre au sénateur Marwah en sa capacité de président du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, afin de demander au comité de se pencher sur la possibilité qu’un sénateur ait utilisé les ressources du Sénat de manière inappropriée. Le courriel en question avait été envoyé au nom du sénateur Housakos.

Le Sous-comité a examiné cette question conformément aux pouvoirs que lui confèrent le Règlement administratif du Sénat (RAS) et la Politique sur la gestion des bureaux de sénateurs (PGBS), qui prévoient que ce comité, sous réserve de l’autorité et des règles du Sénat, a le pouvoir de les faire appliquer. M. MacKinnon et le sénateur Housakos ont comparu devant le sous-comité.

En plus des renseignements obtenus, les faits suivants ont été établis :

un courriel a été envoyé à 221 destinataires, à 11 h 16, le mardi 5 mai 2020, en utilisant le compte de messagerie électronique du Sénat d’un sénateur;
il a été envoyé à l’aide d’un appareil (ordinateur portatif) fourni par le Sénat;
il a été envoyé par un membre du personnel du sénateur;
il a été envoyé un mardi pendant les heures régulières de travail;
il portait sur la sélection des membres de la direction d’un parti et les invitations à devenir membre d’un parti.

Les ressources du Sénat, tant matérielles qu’humaines, sont mises à la disposition des sénateurs pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions parlementaires. Le RAS définit les fonctions parlementaires comme excluant les activités liées à […] « la sélection des membres de la direction d’un parti ». De plus, l’article 5.18.1 du PGBS prévoit que « les ressources du Sénat (y compris les ressources humaines) ne peuvent servir à appuyer les activités de nature partisane suivantes : […] les invitations à devenir membre d’un parti. »

Compte tenu des restrictions clairement imposées par le RAS et la PGBS, l’action d’envoyer le courriel décrit ci-dessus ne respectait pas les règles relatives à l’utilisation des ressources du Sénat.

Lors de sa comparution devant le Sous-comité, le sénateur Housakos a confirmé que l’envoi était une erreur commise par inadvertance, s’est excusé et a assumé l’entière responsabilité de ces actions.

Le sénateur Housakos s’est également excusé aux destinataires du courriel de leur avoir envoyé par erreur le message à partir de son compte parlementaire. Il a aussi rappelé qu’il s’agissait d’une erreur qui ne risquait pas de se répéter.

Le Sous-comité a envoyé une lettre au sénateur Housakos au nom de ce comité pour l’informer que ses actions contrevenaient au RAS et au PGBS et qu’à l’avenir, il devrait s’assurer que tous ses employés connaissent les règles relatives à l’utilisation des ressources du Sénat et suivent une formation adéquate à cet égard.

Respectueusement soumis,

Le président,

SABI MARWAH

Le président fait une déclaration.

CIBA/2020-06-25/075(P) – Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme

L’honorable sénateur Plett fait une déclaration incluant une mise-à-jour sur le nouveau centre d’accueil des visiteurs.

Après débat, il est convenu que, nonobstant la décision du comité le 14 mai 2020, le Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme soit composé de deux honorables sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants (GSI), d’un honorable sénateur du Groupe des sénateurs canadiens, d’un honorable sénateur du caucus conservateur et d’une honorable sénateur du Groupe progressiste du Sénat.

Il est enfin convenu que l’honorable sénateur Munson soit nommé en tant que membre du sous-comité à titre de sénateur membre du Groupe progressiste du Sénat.

À 10 h 52, la séance est suspendue.

À 10 h 53, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.

À 12 h 03, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.

ATTESTÉ :

La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,

Pascale Legault

Le secrétaire de séance,

Gérald Lafrenière

Régie interne, budgets et administration