LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 23 juillet 2020
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 10 heures, par vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah, je suis un sénateur de l’Ontario, et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Aujourd’hui, nous allons avoir une réunion virtuelle qui sera publique au début, mais dont la deuxième partie se déroulera à huis clos. Avant de commencer, je voudrais rappeler à mes collègues les meilleures pratiques pour une réunion réussie.
Veuillez garder votre microphone éteint en tout temps, à moins d’avoir été nommé à des fins d’intervention. Les sénateurs sont tenus d’allumer et d’éteindre leur microphone pendant le débat. Lorsque vous prenez la parole, veuillez parler lentement et clairement dans votre microphone.
L’interprétation de cette vidéoconférence fonctionnera comme celle d’une séance de comité ordinaire. Au bas de votre écran, vous pouvez choisir l’anglais, le français ou encore l’absence de traduction simultanée. Il est important que les membres du comité s’expriment dans la langue qu’ils ont choisi d’écouter. Si vous faites une intervention en anglais, vous devez sélectionner le canal anglais. Si vous faites une intervention en français, vous devez choisir le canal français. Si vous prévoyez passer d’une langue à l’autre, vous devrez également changer le canal d’interprétation afin qu’il corresponde à la langue dans laquelle vous vous exprimez.
Si vous souhaitez demander la parole, veuillez utiliser la fonction « main levée ». Si vous éprouvez des difficultés techniques liées à l’interprétation, veuillez le signaler immédiatement au président, et l’équipe technique s’efforcera de résoudre le problème. Si vous rencontrez d’autres difficultés techniques, veuillez communiquer avec la greffière du comité en composant le numéro pour l’aide technique indiqué dans votre invitation. Veuillez noter qu’il se peut que nous soyons forcés de suspendre nos travaux pendant ces périodes, car nous devons nous assurer que tous les membres du comité sont en mesure de participer pleinement.
Je voudrais vous présenter les sénateurs qui participent à la séance : le sénateur Tony Dean, Ontario; le sénateur Percy Downe, Île-du-Prince-Édouard; le sénateur René Cormier, Nouveau-Brunswick; la sénatrice Renée Dupuis, Québec; la sénatrice Raymonde Gagné, Manitoba; la sénatrice Mobina Jaffer, Colombie-Britannique; la sénatrice Elizabeth Marshall, Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Yonah Martin, Colombie-Britannique; la sénatrice Elaine McCoy, Alberta; la sénatrice Marilou McPhedran, Manitoba; la sénatrice Lucie Moncion, Ontario; le sénateur Jim Munson, Ontario; la sénatrice Josée Forest-Niesing, Ontario; la sénatrice Ratna Omidvar, Ontario; la sénatrice Kim Pate, Ontario; le sénateur Don Plett, Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, Québec; la sénatrice Judith Seidman, Québec; le sénateur Scott Tannas, Alberta; et la sénatrice Josée Verner, Québec.
Je souhaite la bienvenue à tous ceux qui regardent nos délibérations partout au pays.
Honorables sénateurs, je vais maintenant passer au point 1 à l’ordre du jour, c’est-à-dire au procès-verbal de la séance publique du 25 juin, qui se trouve dans votre trousse. Je voudrais mentionner brièvement que, lors de notre dernière réunion, j’avais mal compris qui avait proposé l’adoption du procès-verbal de la séance publique. Ce malentendu a été corrigé dans le procès-verbal. Cela dit, avons-nous des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal? Dans la négative, puis-je avoir un volontaire pour proposer la motion suivante :
Que le procès-verbal de la séance publique du 25 juin 2020 soit adopté.
Sénatrice Marshall, pourriez-vous proposer la motion?
La sénatrice Marshall : Je la propose.
Le président : Merci. La motion est proposée par la sénatrice Marshall. Honorables sénateurs, afin de déterminer si cette motion est adoptée, la greffière procédera à un vote par appel nominal. Je demande à tous les sénateurs d’allumer leur microphone lorsqu’ils entendent leur nom.
Pascale Legault, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je vais appeler le nom de chaque membre, en commençant par le président, puis en suivant l’ordre alphabétique. Les sénateurs doivent indiquer s’ils votent pour ou contre, ou s’ils s’abstiennent de voter. L’interprétation simultanée sera suspendue pendant le vote. Je mènerai le vote dans les deux langues officielles.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Verner?
La sénatrice Verner : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, il y a 15 votes en faveur de la motion.
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Passons au point 2 à l’ordre du jour. Le prochain point est une motion concernant la présence du personnel de soutien pendant les séances virtuelles à huis clos. En réponse aux commentaires formulés au cours de notre dernière séance, le comité de direction a réexaminé la motion proposée et a réduit le nombre de membres du personnel présents durant ces réunions. M. Lafrenière aimerait faire une brève déclaration.
Gérald Lafrenière, directeur par intérim, Gouvernance et planification stratégique, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Vous avez devant vous une proposition qui correspond essentiellement au nombre le plus faible de membres du personnel que nous puissions avoir pour appuyer les séances virtuelles. Vous verrez que ce nombre a été grandement réduit par rapport à la proposition qui avait été présentée au comité la semaine dernière et que ce nombre est fondé sur les préoccupations qui ont été soulevées.
Le président : Sénateurs, avez-vous des questions à poser à M. Lafrenière? Sinon, puis-je avoir un volontaire pour proposer la motion suivante :
Que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant est autorisé à être présent lors des délibérations virtuelles à huis clos du comité :
les membres du Comité exécutif;
le secrétaire de séance;
un représentant du Secrétariat de la régie interne;
un représentant du bureau du Président;
la conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
les interprètes;
les sténographes;
et le personnel de soutien technique.
Quelqu’un peut-il proposer la motion?
La sénatrice Marshall : Je la propose.
Le président : La motion est proposée par la sénatrice Marshall. Là encore, la greffière procédera à un vote par appel nominal.
Mme Legault : Merci, monsieur le président.
[Français]
Nous allons procéder de la même façon que pour le vote précédent, mesdames et messieurs les sénateurs.
[Traduction]
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Verner?
La sénatrice Verner : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, il y a 15 votes en faveur de la motion.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour porte sur deux rapports du Sous-comité de la vérification, qui sont fournis à titre d’information. Le premier rapport concerne un audit des dépenses du Sénat réalisé par Raymond Chabot Grant Thornton, un vérificateur, et le second est un rapport concernant les rapports financiers trimestriels pour les troisième et quatrième trimestres.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleur et adjointe dirigeante principale des finances, vont maintenant se joindre à la séance par vidéoconférence afin de nous aider à répondre aux questions.
Madame Legault, pouvez-vous leur permettre de se joindre à la séance virtuelle?
Mme Legault : Ils sont avec nous, sénateur.
Le président : Merci. Sénateur Downe, vous pouvez commencer à déposer votre premier rapport sur l’audit externe.
Le sénateur Downe : Chers collègues, le Sous-comité de la vérification du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, composé de la vice-présidente, la sénatrice McPhedran et des membres suivants, les sénatrices Marshall et Dupuis, a l’honneur de déposer son premier rapport.
Dans le cadre de l’engagement du Sénat envers la transparence et la reddition de comptes, le 13 juin 2019, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a approuvé, basé sur une recommandation du Sous-comité de la vérification, la tenue d’un audit indépendant externe des dépenses du Sénat, exception faite des salaires, pour l’exercice 2018-2019 et a autorisé l’Administration à lancer une procédure d’appel d’offres. Cet audit avait pour objectif d’assurer que les dépenses sont conformes aux politiques et aux procédures (y compris les activités d’approvisionnement), et que les contrôles et processus en place sont appropriés.
Cet audit externe des dépenses s’ajoute à l’audit annuel régulier et continu des états financiers du Sénat. Il ajoute un niveau de contrôle supplémentaire et se concentre exclusivement sur la vérification des dépenses des sénateurs et de l’Administration du Sénat, ainsi que des processus d’acquisition sous-jacents.
Raymond Chabot Grant Thornton (RCGT) fut sélectionné à la suite d’un appel d’offres officiel et public lancé le 8 août 2019. L’audit a été réalisé au cours du mois de novembre 2019.
Votre sous-comité s’est réuni le 16 juillet 2020 pour s’organiser et recevoir les conclusions de l’audit mené par RCGT pour l’exercice 2018-2019.
Le rapport de l’audit de RCGT présente les résultats de chacun des deux échantillons testés pour les dépenses de l’Administration et les dépenses des sénateurs, les observations sur les principales constatations, les recommandations et la réponse de l’Administration à ces observations et recommandations.
Au fil des tests, les auditeurs ont observé de bonnes pratiques qui se sont traduites par un taux de conformité élevé. Ils ont noté entre autres que la mise en œuvre du système Unit4 a renforcé les contrôles liés aux flux de travail, aux approbations et à la conservation des documents. Des possibilités d’amélioration ont été relevées en matière de gestion de l’information et de clarification de la politique sur l’approvisionnement…
L’audit de RCGT a été réalisé au coût de $99 637,50 $ prélevé sur le budget de $0,5 million de dollars prévu en 2019-2020 pour le Comité d’audit et de surveillance, qui n’a jamais vu le jour.
À la suite de son examen du rapport de RCGT, votre sous-comité a distingué trois domaines d’intérêt qu’il aimerait examiner au cours de l’année 2020-2021. Ils sont : la mise à jour et l’amélioration de la politique du Sénat sur l’approvisionnement; un audit de la cybersécurité des technologies de l’information; et la fonction d’audit interne au Sénat.
Je sais, monsieur le président, que notre temps est compté aujourd’hui, et c’est la raison pour laquelle nous avons invité les vérificateurs qui ont réalisé le rapport à participer à notre prochaine réunion en août. J’invite tous mes collègues à prendre le temps de lire le rapport. Je suggère, monsieur le président, qu’à moins que quelqu’un n’ait quelque chose d’urgent à soulever aujourd’hui, nous attendions que les vérificateurs soient présents à notre réunion du mois d’août pour poser nos questions. Si cette proposition est approuvée, je pourrai passer au deuxième rapport, à moins que quelqu’un n’ait une question à poser. Si c’est le cas, les membres peuvent lever la main, et vous pourrez me donner des directives à ce sujet.
Le président : Merci, sénateur Downe. Je ne vois aucune main levée et aucune question portant sur le rapport. Je pense que c’est une bonne idée de faire comparaître les vérificateurs devant le comité. Nous pourrons alors leur adresser nos questions.
J’appuie vos trois suggestions, à savoir la mise en place d’une fonction d’audit interne et un examen de la politique sur l’approvisionnement et des technologies de l’information. Je pense que ce sont d’excellentes idées, et je vous félicite de les avoir suggérées.
Comme je ne vois aucune question en attente, passons à votre deuxième rapport.
Le sénateur Downe : Chers collègues, le Sous-comité de la vérification a l’honneur de déposer son deuxième rapport.
Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats des troisième et quatrième trimestres de l’exercice financier 2019-2020 comprenant le sommaire des autorisations budgétaires, l’analyse des dépenses et les résultats de fin d’exercice, préparés par la direction de l’Administration du Sénat.
Le Sénat a terminé l’année avec un excédent budgétaire de 16,3 millions de dollars : 9,1 millions de dollars liés aux sénateurs; 1,8 million de dollars pour les comités et les affaires internationales et interparlementaires (AII); et 4,9 millions de dollars liés à l’Administration.
Cet excédent budgétaire représente 14 % du budget total du Sénat, qui s’élève à 114,2 millions de dollars.
Sur l’excédent de 9,1 millions de dollars attribué aux sénateurs : 7,7 millions de dollars proviennent de dépenses votées; 5,7 millions de dollars concernent des dépenses salariales et d’autres dépenses de bureau qui ont été inférieures à celles prévues au budget. Les sénateurs ont dépensé en moyenne 74 % du budget de leur bureau, ce qui correspond au taux enregistré ces dernières années;
1,4 million de dollars proviennent des dépenses statutaires pour la rémunération, les voyages et les télécommunications des sénateurs. Bien que le nombre moyen de sénateurs ait été plus élevé que l’année dernière, les frais de voyage ont été inférieurs à ceux prévus au budget en raison du nombre inférieur de jours de séance dû aux élections et à la pandémie.
Les catégories propres aux comités sénatoriaux et aux AII ont enregistré un excédent de 1,8 million de dollars, principalement en raison d’un nombre de voyages et d’activités moins élevé que prévu, et toujours en raison des élections et de la pandémie. L’excédent des AII est le résultat d’un niveau d’activités plus faible. Comme vous le savez, chers collègues, et comme je l’ai mentionné dans le rapport précédent, un budget de 0,5 million de dollars a été prévu en 2019-2020 pour la création du Comité d’audit et de surveillance, un budget dont nous n’avons dépensé que 99 000 $, comme je l’ai indiqué dans le rapport précédent.
Sur l’excédent de 3,5 millions de dollars attribué à l’Administration :
2,5 millions de dollars résultent de postes vacants en raison de départs;
0,9 million de dollars sont dus à certains achats prévus qui ne se sont pas matérialisés ou qui ont été retardés, ainsi qu’à certains biens reçus après le 31 mars.
Le Sous-comité de la vérification a vu et discuté des risques et incertitudes associés au rendement financier de l’institution. Il vous informe que les résultats financiers des troisième et quatrième trimestres sont conformes. En conséquence, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant les rapports financiers trimestriels du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 31 décembre 2019, ainsi que pour le trimestre se terminant le 31 mars 2020.
Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir au sujet de ces rapports.
Le président : Avez-vous des questions à poser au sénateur Downe? Dans la négative, je vous remercie, sénateur Downe, et je vous indique que nous sommes impatients d’entendre l’exposé qui sera donné au cours de la prochaine séance en collaboration avec les vérificateurs.
Nous allons maintenant passer au point 4 à l’ordre du jour qui porte sur nos travaux publics. Chers sénateurs, y a-t-il d’autres travaux publics à aborder sous la rubrique « Autres affaires »? Je ne vois aucune main levée.
(La séance se poursuit à huis clos.)