LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 27 août 2020
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 heures (HE), par vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1), pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour à tous. Je m’appelle Sabi Marwah, sénateur de l’Ontario, et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Nous tiendrons aujourd’hui une séance virtuelle qui sera d’abord publique, et dont la deuxième partie se déroulera à huis clos.
Avant de commencer, je souhaite rappeler à mes collègues les pratiques exemplaires permettant de tenir une réunion productive. Je vous invite à fermer votre micro en tout temps, sauf si je vous cède la parole en désignant votre nom.
L’interprétation de la présente de vidéoconférence se déroulera sensiblement comme celle d’une réunion régulière du comité. Au bas de votre écran, vous avez le choix entre l’anglais, le français et l’absence d’interprétation. Il est important que les membres du comité s’expriment dans la langue qu’ils ont choisi d’écouter. Si vous intervenez en anglais, vous devez sélectionner le canal anglais, et inversement dans le cas du français. Si vous voulez passer d’une langue à l’autre lorsque vous prenez la parole, vous devrez également changer le canal d’interprétation pour qu’il corresponde à la langue dans laquelle vous vous exprimez.
Si un membre du comité souhaite demander la parole, il doit utiliser la fonction de main levée. En cas de difficultés techniques relatives à l’interprétation, veuillez l’indiquer au président, après quoi l’équipe technique s’efforcera de résoudre le problème.
Je voudrais maintenant présenter les sénateurs qui participent à la réunion d’aujourd’hui: le sénateur Pierre Dalphond, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Percy Downe, de Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard; le sénateur Éric Forest, du Golfe, au Québec; la sénatrice Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; la sénatrice Renée Dupuis, des Laurentides, au Québec; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; et la sénatrice Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique. La sénatrice Elizabeth Marshall sera en ligne d’une minute à l’autre; j’espère qu’elle se joindra à nous sous peu. Nous avons également la sénatrice Yonah Martin, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Marilou McPhedran, du Manitoba; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; le sénateur Jim Munson, de l’Ontario; le sénateur Don Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, de Montréal, au Québec; et le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta.
Je souhaite la bienvenue à tous ceux qui écoutent nos délibérations au pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour se rapporte au procès-verbal de la séance publique du 23 juillet 2020, qui se trouve dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications à y apporter?
Au sujet du deuxième point à l’ordre du jour, j’ai pensé qu’il pourrait être plus efficace de soumettre les deux premiers éléments à un vote par appel nominal. Nous pourrions ainsi gagner du temps en tenant un seul vote plutôt que deux. Cette procédure vous convient-elle, mesdames et messieurs les sénateurs?
Le point suivant à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la séance du 13 août 2020. Une copie des changements apportés se trouve également dans votre trousse. Le sénateur Dean propose que les procès-verbaux du 23 juillet et du 13 août soient adoptés.
Honorables sénateurs, afin de déterminer si la motion est adoptée, la greffière procédera à un vote par appel nominal. J’invite les sénateurs à activer leur micro lorsqu’ils entendent leur nom.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs, greffière du comité, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je vais vous interpeller par votre nom, à commencer par le président, puis je poursuivrai par ordre alphabétique. Les sénateurs doivent indiquer s’ils sont en faveur de la motion, contre la motion, ou s’ils s’abstiennent de voter. Puisque l’interprétation simultanée sera suspendue pendant le vote, je m’exprimerai dans les deux langues officielles.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 sénateurs en faveur de la motion.
Le président : Nous sommes maintenant au troisième point à l’ordre du jour, qui se rapporte à la vérification des dépenses du Sénat réalisée par Raymond Chabot Grant Thornton. Les représentants de RCGT Consulting vont maintenant se joindre à la séance par vidéoconférence pour répondre aux questions des sénateurs : Joseph Carpinone est associé et vice-président de la société, tandis que Shayna Miller en est la directrice.
Je crois que le sénateur Downe, qui préside le Sous-comité sur la vérification, souhaite prononcer un mot d’ouverture.
Le sénateur Downe : Chers collègues, lors de la réunion du 23 juillet, le Sous-comité sur la vérification a déposé son premier rapport, qui porte sur les conclusions d’un audit indépendant externe des dépenses du Sénat, exception faite des salaires, pour l’exercice 2018-2019. Cet audit avait pour objectif de confirmer que les dépenses sont conformes aux politiques et aux procédures, y compris les activités d’approvisionnement, et que les contrôles et processus en place sont appropriés. Cet audit externe des dépenses s’ajoute à l’audit annuel régulier et continu des états financiers du Sénat. Il ajoute un niveau de contrôle supplémentaire et se concentre exclusivement sur la vérification des dépenses des sénateurs et de l’Administration du Sénat, ainsi que des processus d’acquisition sous-jacents.
Étant donné les contraintes de temps à notre réunion de juillet, nous avons convenu de reporter le témoignage du vérificateur au sujet du rapport. Comme le président l’a indiqué, les responsables sont ici aujourd’hui.
Monsieur le président, je recommande que nous commencions par écouter la déclaration d’ouverture des vérificateurs avant de passer aux questions des sénateurs sur le rapport.
Le président : Monsieur Carpinone, madame Miller, je vous souhaite la bienvenue. Je suis heureux que vous soyez avec nous. Je vous invite à commencer par quelques remarques, après quoi nous passerons aux questions.
Joseph Carpinone, associé et vice-président, RCGT Consulting Inc. : Je vous remercie. Bonjour, et merci de nous avoir invités à présenter notre rapport. Au nom de RCGT Consulting, nous tenons à exprimer notre gratitude à M. Lanctôt, à Mme Charpentier et à leur équipe pour leur soutien tout au long du processus d’audit. Dans mon bref exposé, je vais tout d’abord présenter les objectifs et la portée générale de l’audit. Je résumerai ensuite la méthodologie que nous avons employée pour le contrôle des dépenses des sénateurs, y compris nos observations et recommandations. Je présenterai ensuite un aperçu de notre méthodologie de vérification des dépenses de l’Administration du Sénat, y compris nos observations et recommandations. Enfin, je terminerai par la conclusion générale de notre audit.
À la fin de l’exposé, nous répondrons aux questions des membres du comité avec plaisir.
L’audit consistait à examiner les dépenses des sénateurs et de l’Administration du Sénat, à l’exclusion des salaires, dans l’optique de valider les éléments suivants: que les dépenses encourues par les sénateurs et l’Administration du Sénat étaient étayées par les documents exigés et, selon les détails inclus dans les documents, établies conformément aux politiques et procédures en vigueur, y compris les activités d’approvisionnement; et que les contrôles et les pratiques ont été appliqués conformément aux processus élaborés par le Sénat concernant le traitement, la consignation et le paiement des dépenses. L’audit comprenait toutes les dépenses encourues entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019.
Je vais maintenant m’attarder à la partie de l’audit qui porte sur les dépenses des sénateurs. La vérification a permis de réaliser des tests pour vérifier la conformité des dépenses avec les politiques suivantes : la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs, les taux de remboursement au titre de la Politique de gestion du bureau des sénateurs, et la Politique du Sénat sur l’approvisionnement.
Pour effectuer la vérification, des échantillons de dépenses des sénateurs ont été sélectionnés. Des échantillons proportionnels ont été sélectionnés en fonction des catégories de dépenses incluses dans le plan comptable du Sénat. Suivant notre méthode d’échantillonnage, 202 transactions de dépenses ont été sélectionnées à des fins de validation. La phase de test d’audit s’est déroulée entre le 4 novembre 2019 et le 15 novembre 2019. Un échantillon a été jugé non conforme si une ou plusieurs exigences de la politique ne pouvaient pas être validées par les documents du système de consignation et les renseignements supplémentaires fournis.
Lors de nos tests, nous avons observé de bonnes pratiques entraînant un taux de conformité élevé. En particulier, le Sénat a récemment mis en œuvre le système Unit4, qui a renforcé les contrôles liés aux flux de travail, aux approbations et à la conservation des documents pour démontrer la conformité aux exigences de la politique. Il a également été constaté que les sénateurs soumettaient des demandes de remboursement dans les 60 jours civils suivant la date d’achat des biens ou des services, le dernier jour du déplacement, le dernier jour d’une activité ou une annonce d’études ou de formations terminées avec succès. Nos tests ont révélé une exception, à savoir qu’une demande de remboursement n’a pas été signée par le sénateur qui l’avait soumise.
Nous avons également formulé une recommandation à prendre en considération en matière de gestion de l’information. Nous recommandons que le Sénat, poursuivant sa transition vers les nouveaux systèmes de consignation Unit4 et E-Claims, utilise davantage les fonctionnalités de stockage des documents au lieu des fichiers papier ou de l’enregistrement des documents sur le réseau pour garantir que les systèmes de consignation contiennent tous les documents exigés.
Je vais maintenant passer à la partie de l’audit concernant l’Administration du Sénat. La conformité des dépenses avec les politiques suivantes a été testée dans le cadre de l’audit: la Politique de l’Administration du Sénat en matière d’accueil; la Politique sur la petite caisse; la Politique de l’Administration du Sénat en matière de déplacements; et la Politique du Sénat sur l’approvisionnement.
Pour réaliser l’audit, des échantillons de dépenses de l’Administration du Sénat ont été sélectionnés. Suivant notre méthode d’échantillonnage, 85 transactions de dépenses ont été sélectionnées à des fins de tests d’audit. Nos tests ont permis de constater que toutes les transactions échantillonnées étaient conformes aux politiques applicables.
Bien qu’il ait été constaté que toutes les transactions échantillonnées étaient conformes aux politiques du Sénat, il a été observé que pour une transaction, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a approuvé un processus d’approvisionnement non concurrentiel pour des services dépassant 100 000 $, ainsi que le renouvellement du contrat. Bien que cela soit conforme à la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, il a été noté que la valeur annuelle du contrat a augmenté par rapport au montant initialement approuvé par le comité. Dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, il est stipulé que les utilisateurs finaux doivent demander et obtenir l’approbation du comité pour les modifications importantes des conditions des contrats, préalablement approuvées par le comité, avant les modifications finales apportées au contrat. Pour le contrat mentionné, l’approbation par le comité d’augmenter la valeur du montant annuel du contrat n’a pas été trouvée par le Sénat.
Il est recommandé que le Sénat clarifie sa politique sur l’approvisionnement en établissant des seuils relatifs à l’exigence du comité d’approuver les modifications importantes des conditions des contrats, par exemple, la valeur monétaire de la modification.
Pour conclure, les résultats des tests de conformité ont indiqué que les dépenses engagées par les sénateurs et l’Administration du Sénat étaient généralement étayées par les documents exigés et étaient encourues conformément aux politiques et aux procédures établies, y compris les activités d’approvisionnement.
De plus, des contrôles et des pratiques ont été appliqués dans le traitement, la consignation et le paiement des dépenses, conformément aux processus élaborés par le Sénat. Toutefois, des possibilités d’améliorations ont été relevées en matière de gestion de l’information et de clarification des politiques d’approvisionnement. La direction du Sénat devrait continuer à améliorer ses pratiques de gestion de l’information en veillant à ce que tous les documents à l’appui de la conformité soient conservés sous forme électronique dans les systèmes de l’organisation.
De plus, le Sénat devrait clarifier sa Politique sur l’approvisionnement en établissant des seuils relatifs à l’exigence du Comité pour ce qui est d’approuver les modifications importantes aux conditions des contrats.
Je vous remercie d’avoir pris le temps de m’écouter aujourd’hui. Je vais céder la parole aux membres du comité et à leur président, s’ils ont des questions ou des commentaires au sujet de l’audit.
Le président : Je vous remercie, monsieur Carpinone. Je vois que la sénatrice Marshall a une question.
La sénatrice Marshall : En effet, j’ai deux questions. La première se rapporte aux dépenses des sénateurs par rapport à la population totale, qui s’élèvent à un peu plus de 7 millions de dollars. À la page 9, le tableau no 3 indique que le total des dépenses échantillonnées atteint 1,5 million de dollars. Pourtant, le tableau no 4 affiche un montant de 738 000 $. Pourriez-vous expliquer aux membres du comité la raison pour laquelle il y a deux montants différents pour l’échantillon?
M. Carpinone : Je vous remercie, madame la sénatrice. Lorsque nous avons échantillonné la population dans ce cas-ci, nous avons sélectionné des postes du grand livre général, qui est un système d’enregistrement. Généralement, lorsque nous procédons à un échantillonnage, nous essayons de nous fonder sur un système d’enregistrement fiable. Le grand livre général comportait donc des montants que nous avons ensuite testés. Dans certains cas, les sommes échantillonnées incluaient en fait des transactions d’une carte de crédit complète ou d’un relevé d’American Express. Dans de tels cas, nous avons sélectionné un sous-échantillon à partir du relevé d’American Express pour en tirer les reçus et les informations requises. Voilà qui explique la différence entre les montants échantillonnés et ceux qui ont réellement été testés, ce qui réduit l’importance de l’échantillon ou le montant qui a bel et bien été testé.
La sénatrice Marshall : Ma deuxième question se rapporte au contrat auquel vous avez fait référence dans vos remarques liminaires, à savoir celui de 250 000 $ qui a augmenté pour atteindre 300 000 $. Vous avez probablement indiqué la raison pour laquelle il n’a pas été jugé non conforme à la politique. À la lecture de la politique, nous constatons pourtant que le contrat aurait dû être renvoyé au comité en raison de la hausse de 50 000 $; je considère qu’il s’agit d’une modification majeure pour un contrat de 250 000 $. Pourriez-vous nous expliquer pourquoi il ne s’agissait pas selon vous d’un cas de non-conformité à la politique, puis nous donner des précisions relatives à l’approvisionnement? Merci.
M. Carpinone : Je vous remercie de votre question, madame la sénatrice. Le présent audit portait sur la conformité. Lorsque nous prenons connaissance des politiques et des procédures à évaluer, nous aimons examiner le langage et les différents termes employés.
Dans ce cas-ci, nous avons constaté que le terme « majeur » était légèrement subjectif, et qu’il était un peu difficile d’en évaluer la conformité. Le mot « majeur » peut être interprété de différentes façons.
Nous voulions toutefois soulever ce point sous forme d’observation et aviser le comité qu’une modification était proposée ou adoptée. Or, le terme « majeur » ne nous permettait pas de porter un jugement ou d’évaluer si le contrat était conforme ou non. Nous recommandons donc de décider si le terme peut être précisé, et si un seuil peut être établi. Nous pourrons alors déterminer si le contrat aurait dû être renvoyé au comité.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’ai une question par rapport au tableau no 3, à la page 9 de votre rapport. J’essaie de mieux comprendre votre réponse à la question précédente, que vous a posée la sénatrice Marshall, sur l’échantillonnage retenu pour les dépenses des sénateurs.
Je vois que le premier élément dans le tableau no 3 porte sur les transports et les télécommunications. Est-ce que je comprends bien que le pourcentage des dépenses échantillonnées est de 82,9 %, soit 118 échantillons? Quel pourcentage de l’échantillonnage comporte les dépenses relatives aux transports par rapport aux dépenses liées aux télécommunications? Autrement dit, on fait ici un bloc complètement différent pour les télécommunications et un autre pour les transports. J’aimerais connaître la proportion relative de chacun de ces secteurs.
De plus, selon le tableau no 3, on a un nombre total de 202 échantillons. Sur combien de sénateurs ces échantillons portent-ils?
[Traduction]
M. Carpinone : Je vous remercie de votre question, madame la sénatrice. En réponse à la première interrogation sur la différence de taille entre l’échantillon du transport et celui des télécommunications, je vais devoir vous revenir là-dessus étant donné que je n’ai pas cette ventilation précise.
Pour répondre à votre deuxième question, notre méthode d’échantillonnage nous permet de fixer des paramètres visant à prélever un échantillon proportionnel aux dépenses qui ont été engagées. Si nous prenons l’exemple des transports et des télécommunications, le pourcentage des dépenses totales s’élevait à environ 83,2 %. Nous voulions donc que notre échantillon soit très proche de cette proportion.
Une fois la limite proportionnelle fixée, nous avons lancé un générateur d’échantillon aléatoire qui a sélectionné au hasard les dépenses attribuables à certains sénateurs. Par conséquent, je crois que 45 sénateurs ont été inclus dans notre échantillon aléatoire.
Le président : Je vous remercie.
La sénatrice McPhedran : Il s’agit davantage d’une question contextuelle, étant donné qu’il s’agit en fait du premier exercice complet de rapports suivant les nombreux changements qui ont été apportés à la façon dont nous essayons de faire le suivi. Dans vos messages clés, vous dites en deuxième lieu que les résultats des tests ont révélé un taux de conformité de 99,5 % pour les dépenses des sénateurs et de 100 % pour les dépenses de l’Administration du Sénat.
Ma question vise donc à comprendre le contexte ou le point de comparaison. Lorsque vous réalisez un audit d’une institution majeure comme celui-ci, à quelle fréquence obtenez-vous un taux de conformité qui avoisine 100 %?
M. Carpinone : Je vous remercie de votre question, madame la sénatrice. Tout dépend de la maturité de l’organisation, et la réponse comporte deux volets. D’une part, je constate que dans un nombre croissant d’audits des dépenses dont j’ai connaissance, le taux de conformité est élevé ou en augmentation. Lorsque je réalisais des audits il y a 10 ou 15 ans, le taux de conformité était toutefois beaucoup moins élevé, à ma connaissance. Par conséquent, alors que le mouvement du balancier s’accélère, que les organisations gagnent en maturité et que l’examen des dépenses s’intensifie, les taux de conformité que j’observe sont beaucoup plus élevés.
La sénatrice McPhedran : Je veux m’assurer de bien comprendre votre réponse. D’après ce que vous venez de dire, vous concluez assez souvent que les dépenses des sénateurs sont conformes à 100 %, ou à 99,5 % dans notre cas. Ces chiffres n’ont donc rien d’inhabituel?
M. Carpinone : C’est exact. Tout dépend vraiment de la maturité de l’organisation aussi. Votre interprétation est juste.
La sénatrice McPhedran : Merci.
Le président : Sénateurs, je ne vois pas d’autres questions. Il y a un constat sur lequel j’aimerais revenir : l’auditeur a déclaré que nous devrions peut-être renforcer les règles sur le moment où les dossiers sont renvoyés au Comité de direction en cas d’excédent. Je vais considérer qu’il s’agit d’une mesure à prendre et à soumettre au Comité de direction dans le but de resserrer les règles entourant les exceptions. Ainsi, nous aurons au moins une définition plus précise du moment où un dossier doit obtenir l’approbation du Comité de direction. Je considère qu’il s’agit d’une mesure à prendre.
Monsieur Carpinone et madame Miller, je vous remercie. Nous vous sommes reconnaissants d’être venus.
M. Carpinone : Merci.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, nous sommes maintenant saisis du quatrième point, qui porte sur le cinquième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure.
Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure est tenu de déposer un rapport deux fois par année sur les demandes d’exception qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes. J’ai l’honneur de présenter le cinquième rapport du sous-comité, qui expose ces demandes d’exemptions et les décisions correspondantes depuis le 6 février 2020.
Le rapport est devant vous à titre informatif. S’il y a des questions ou des commentaires, je serai heureux de les écouter. Je ne vois aucune main levée.
Nous allons passer au cinquième point à l’ordre du jour, à savoir le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure. Le rapport contient un élément que le comité doit adopter, et un autre à titre informatif.
Le premier volet comporte une recommandation du Comité de direction visant à apporter trois modifications à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs, ou PGBS. Ces trois modifications découlent de décisions antérieures visant à clarifier la politique. Ce ne sont pas des changements, mais bien de simples clarifications. L’objectif est de modifier la politique officielle de façon à ce qu’elle corresponde davantage aux pratiques en place, afin d’accroître la clarté et la transparence à l’égard des sénateurs et de la population.
Pierre Lanctôt se joindra à la séance par vidéoconférence pour aider à répondre aux questions. M. Lanctôt est le dirigeant principal des finances au Sénat.
Mesdames et messieurs les sénateurs, y a-t-il des questions ou des commentaires sur le premier volet concernant les modifications à la politique?
Le sénateur Tannas : Je n’ai pas de commentaire, mais je propose l’adoption du rapport.
Le président : Sénateur Tannas, attendons d’aborder la deuxième partie, après quoi nous passerons à la motion.
La deuxième partie du rapport vise à informer le comité que le Comité de direction a convenu, avec dissidence, que le Sénat utilise les contrats issus de la demande de propositions de la Chambre des Communes pour l’approvisionnement de l’équipement requis dans le cadre des séances virtuelles hybrides du Sénat. Voilà qui permet au Sénat d’économiser du temps et de l’argent, tout en améliorant le processus compétitif et la cohérence de l’équipement informatique utilisé par les deux chambres.
Sur ce, j’aimerais demander s’il y a des commentaires ou des questions sur le deuxième volet.
Sénateur Tannas, vous pouvez maintenant proposer votre motion. Je suppose que vous faites la proposition des deux volets.
La sénatrice Marshall : Je voulais préciser que le deuxième point a été adopté avec dissidence; j’étais celle qui était en désaccord au Comité de direction, étant donné que j’avais voté contre la proposition initiale. À vrai dire, je me demande si nous serons prêts à tenir des séances virtuelles ou hybrides au Sénat. Ce matin encore, j’ai eu du mal à joindre la réunion, et je pense que nous aurons des problèmes lorsque 50 ou 100 sénateurs tenteront de se brancher. Je voulais simplement expliquer la raison de l’adoption avec dissidence. Merci.
Le président : Le sénateur Tannas propose que le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure soit adopté.
Le sénateur Plett : Monsieur le président, j’avais moi aussi la main levée.
Le président : Veuillez m’excuser. Allez-y.
Le sénateur Plett : Lorsque la sénatrice Marshall ne réussissait pas à se brancher au début de la réunion, j’ai exprimé ma frustration à ce chapitre. Je voulais simplement dire, aux fins du compte rendu, que je suis d’accord avec elle. Je ne pense pas que nous soyons prêts à tenir des séances virtuelles, puisque nous ne sommes manifestement même pas prêts pour ces réunions-ci. Je veux simplement que cela figure au compte rendu.
Le président : Je vous remercie, sénateur Plett. Nous en prenons bonne note.
Madame Legault, veuillez procéder au vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons y aller dans le même ordre que pour le premier vote.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Je m’abstiens.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 15 « oui », aucun « non » et une abstention.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Honorables sénateurs, nous passons maintenant au sixième point à l’ordre du jour, qui porte sur l’ajout d’un quatrième membre au Sous-comité du programme et de la procédure, qu’on appelle aussi le Comité de direction.
À la dernière réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, ou CIBA, le sénateur Munson s’est dit inquiet de voir que le Groupe progressiste du Sénat n’était pas représenté parmi les vice-présidents du CIBA. La motion que le Sénat a adoptée le 11 mars 2020 indique que le CIBA aurait seulement deux vice-présidents. La seule façon d’ajouter un vice-président serait l’adoption d’une motion par le Sénat. En revanche, s’il en a la volonté, le CIBA peut ajouter un membre ayant le plein droit de vote à son Comité de direction. Vous trouverez dans votre trousse une motion visant à ajouter un membre supplémentaire au Comité de direction.
Y a-t-il des questions ou des remarques avant que la motion ne soit proposée? Dans le cas contraire, j’aimerais qu’un sénateur propose la motion suivante :
Que, pour faire suite à la motion adoptée par le comité le 14 avril 2020, le nombre de membres du Sous-comité du programme et de la procédure soit augmenté d’un membre;
Que l’honorable sénateur Munson soit le quatrième membre du sous-comité.
La sénatrice McPhedran : J’en fais la proposition.
Le président : Honorables sénateurs, nous allons encore procéder à un vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons procéder de la même manière.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 votes en faveur de la motion.
Le président : Je déclare la motion adoptée. Sénateur Munson, vous regretterez peut-être d’avoir adopté cette motion ou d’avoir accepté ce rôle.
Chers collègues, nous sommes maintenant au point 7. Il s’agit d’une motion visant à charger le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat de réviser la formule servant à déterminer l’ensemble des allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre, en vue d’établir une approche équitable et cohérente dans la détermination des budgets.
Le 27 février 2020, au moment où le CIBA approuvait les budgets de l’exercice en cours, les dirigeants des différents caucus et groupes lui ont demandé d’entreprendre une étude sur cette question. La motion enjoint au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat d’entreprendre cet important travail. Y a-t-il des questions ou des commentaires avant que je lise la motion?
Je ne vois aucune main levée. J’invite donc un sénateur à proposer la motion suivante :
Que, conformément à la décision du comité du jeudi 27 février 2020 sur les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre pour 2020-2021, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat soit autorisé à réviser la formule servant à déterminer les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre, en vue d’établir une approche équitable et cohérente dans la détermination des budgets;
Que le sous-comité soumette ses recommandations au comité au plus tard le 30 octobre 2020.
Sénateur Tannas, je crois que vous allez proposer la motion.
Le sénateur Tannas : J’en fais la proposition.
Le président : Madame Legault, veuillez s’il vous plaît procéder encore une fois à un vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons y aller dans le même ordre.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 votes en faveur de la motion.
Le président : Chers collègues, je déclare la motion adoptée.
Le point suivant traite d’une motion relative à la distribution des documents du CIBA. La motion a pour objectif d’officialiser les règles entourant la distribution des documents aux sénateurs et à leur personnel. Avant d’en faire la lecture, y a-t-il des questions ou des commentaires?
J’invite un sénateur à proposer la motion suivante:
Que les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité:
Le président du Sénat;
Le leader du gouvernement;
Le leader de l’opposition;
Les leaders de tout groupe parlementaire ou parti reconnu;
Que, à l’exception des documents classés comme étant réservés aux sénateurs, les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité:
Deux membres du personnel pour chaque bureau mentionné ci-dessus;
Un membre du personnel par membre du comité.
Madame la sénatrice Marshall, je crois que vous souhaitez en faire la proposition.
La sénatrice Marshall : J’en fais la proposition.
Le président : Je vois que la sénatrice Saint-Germain a la main levée. J’ignore si c’était au sujet d’une motion précédente.
La sénatrice Saint-Germain : Veuillez m’excuser; j’ai oublié de baisser ma main. C’était au sujet d’une motion précédente.
Le président : Pardonnez-moi; j’aurais dû vous donner la parole plus tôt.
La sénatrice Marshall en fait la proposition. Madame Legault, pourriez-vous une fois de plus procéder à un vote par appel nominal, s’il vous plaît?
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons procéder de la même façon.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice McPhedran?
La sénatrice McPhedran : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 16 votes en faveur de la motion.
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Chers sénateurs, nous abordons maintenant le neuvième point, qui est notre dernière affaire publique avant de passer à huis clos.
Le sénateur Plett : Monsieur le président, permettez-moi d’attirer votre attention sur une chose. Nous avons déjà approuvé des questions financières assez importantes lors de huis clos. Je regarde maintenant l’ordre du jour, et j’ignore si ce sera le cas aujourd’hui. Je doute cependant qu’il soit acceptable que nous approuvions des questions d’argent à huis clos. Je pense que nous devons faire preuve d’ouverture et de transparence, et que les Canadiens ont le droit de savoir comment nous approuvons ces dossiers.
Monsieur le président, j’imagine que je veux au moins vous avertir : si ce genre de questions sont abordées et que je m’y oppose, c’est peut-être largement attribuable à notre façon de faire. Je voudrais que nous réfléchissions à une chose : si des dossiers portent sur la façon de dépenser l’argent des contribuables, je voudrais que le vote soit public même si nous en discutons à huis clos.
La sénatrice Marshall : Le sénateur Plett m’a enlevé les mots de la bouche, en partie du moins. Monsieur le président, je parle des points 13, 14 et 15 de la section à huis clos. Je souhaite simplement rappeler le Règlement du Sénat. Il précise que le CIBA peut se réunir à huis clos, notamment « pour discuter [des] contrats », ce qui fait partie de l’approvisionnement.
Il y a trois enjeux d’approvisionnement qui seront traités à huis clos, mais je crois que nous devrions commencer à discuter de ce genre de dossiers en public. Je sais que certains ont quelques réserves à l’idée de divulguer les chiffres dans nos échanges. Quoi qu’il en soit, je pense que nous devrions envisager de déplacer ces points à la partie publique de la réunion.
La sénatrice McPhedran : Je voulais simplement insister sur un point. Je pense que le sénateur Plett l’a mentionné dans ses remarques. Je tiens à réitérer l’importance de faire preuve de prudence dans la nature de nos discussions lorsque nous divulguons des renseignements qui pourraient entraîner une hausse des coûts pour le Sénat.
Si j’ai bien compris, je suis favorable à ce que nous discutions le plus possible du contenu, à l’exception des montants, dans les cas où la divulgation des chiffres pourrait avantager indûment ceux qui se livrent concurrence pour les services du Sénat en question.
[Français]
La sénatrice Moncion : Je voulais juste dire que mon commentaire est le même que celui de la sénatrice McPhedran. Merci.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : À titre informatif, le Comité de direction a bel et bien discuté de cette question. Je pense que le sujet a été évoqué parce que nous voulions traiter le plus de dossiers possible en public au CIBA. Le problème est exactement tel qu’il a été décrit. Tout le monde convient que nous devrions approuver les dépenses budgétaires d’envergure en public. Le problème se pose lorsque nous discutons du processus d’approvisionnement et des demandes de proposition : c’est à ce moment que les représentants de l’administration nous dévoilent leur estimation des coûts. Si cette information était divulguée, cela nous empêcherait de bénéficier d’un processus d’appel d’offres concurrentiel.
Malheureusement, en vertu du Règlement, nous sommes censés approuver le projet au stade de l’appel d’offres, avant même d’avoir reçu les soumissions. Nous avons donc un problème, qu’il nous suffit de corriger. Nous avons demandé aux responsables de l’administration de faire marche arrière et de revoir les étapes et les règles, maintenant que nous souhaitons manifestement approuver l’achat définitif en public. Ils reviendront proposer une solution à l’ensemble du comité.
La sénatrice Saint-Germain : En fait, je vais tenter de faire preuve de délicatesse puisque je suis exaspérée par la fonction « lever la main ». Je lève la main, mais rien ne fonctionne. Je suis tout à fait d’accord avec le sénateur Plett. Ce genre de soumissions et d’appels d’offres devraient être discutés en séance publique. Nous avons parfois des réserves ou des critères à respecter entourant les discussions à huis clos, par exemple lorsque des questions de sécurité sont en jeu. Je pense également que, dans certains cas, le seuil du contrat est une information importante qu’il ne faut pas révéler aux éventuels soumissionnaires, étant donné qu’ils pourraient gonfler leurs propositions. Du reste, je crois que nous devons discuter en public des contrats qui sont payés par les contribuables.
Y aurait-il moyen d’en parler en public dès aujourd’hui, puis de réserver au huis clos toute observation ou recommandation relative au seuil et à la valeur de chacun des trois contrats?
Le président : Chers sénateurs, je ne vois pas d’autres mains. De mon point de vue de président, je suis très favorable à ce que la plus grande partie possible de la discussion se déroule en public. Je me demande seulement comment nous pouvons y arriver sans compromettre l’intégrité du processus d’appel d’offres, pour éviter de faire perdre de l’argent au Sénat par inadvertance. Je suis ouvert aux propositions.
Le sénateur Tannas propose de mettre en place un processus en deux étapes: nous discuterions de tous les dossiers en public, puis nous traiterions des montants à huis clos, ce qui entraînerait toutefois quelques complications. Sinon, nous pourrions adopter un processus en deux temps: nous approuverions d’abord le dossier, après quoi les représentants de l’administration reviendraient lorsqu’ils auraient une soumission. Toutefois, il y aurait là aussi quelques écueils. Nous avons donc décidé de collaborer avec l’administration afin de trouver un meilleur processus qui nous permettra de discuter du plus grand nombre possible de dossiers en public, après quoi un autre processus sera en place pour traiter des montants.
Tant que nous ne révélons pas les montants, je suis très ouvert à discuter de ces enjeux en public. Je suis disposé à aborder en public les trois contrats qu’il reste aux points 13, 14 et 15. Cela ne me pose aucun problème. Nous devrons toutefois prendre garde à ne divulguer aucun montant en public, et nous pourrons discuter d’argent à huis clos. Sommes-nous d’accord avec cette proposition? Dans l’affirmative, nous pouvons discuter des points 13, 14 et 15 en public. Nous devons simplement faire attention de ne pas révéler les sommes. Vous connaissez tous les chiffres puisque vous avez vos notes d’information, mais nous n’en discuterons pas en public. Sénateurs, êtes-vous d’accord avec cette proposition? Dans l’affirmative, nous pouvons passer au point 13.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’avais d’abord pensé qu’on pourrait, comme le sénateur Tannas le proposait, demander au comité directeur de se charger de trouver une solution avec l’administration pour que, à l’avenir, tous ces contrats soient discutés en partie publiquement et en partie en privé. Je me demandais aussi s’il y avait une objection à ce que ces trois points à l’ordre du jour soient reportés à une prochaine réunion, une fois que le comité directeur aura trouvé cette solution.
[Traduction]
Le président : Sénateurs, nous avons un choix à faire. Nous pouvons reporter l’étude de ces articles. Je dois avouer que le système de gestion des invalidités est reporté depuis au moins deux réunions, de sorte que la question commence à presser. J’ignore le caractère urgent des deux autres éléments. Madame Legault, à quel point sont-ils pressants?
Mme Legault : Ils doivent être traités le plus tôt possible, mesdames et messieurs les sénateurs. Mais si le comité le souhaite, nous pouvons probablement attendre une semaine ou deux.
Le président : J’ignore à quel moment aura lieu la prochaine séance du CIBA. Nous nous attendons à ce qu’il y en ait une dans les semaines à venir. Il se pourrait que cela n’arrive pas. Est-il acceptable de régler les points 13 et 14 à huis clos, puis de revenir avec une solution révisée afin de traiter le grand dossier de la convention d’offre à commandes pour le matériel informatique? Je pense que c’est l’article qui suscite le plus d’inquiétude à tout le monde, y compris à moi-même. Pourquoi ne pas traiter les points 13 et 14 à huis clos, puis reporter le quinzième jusqu’à ce que nous ayons trouvé une meilleure solution? Êtes-vous d’accord, sénateurs?
La sénatrice McPhedran : Pouvez-vous simplement me garantir que si nous reportons le point 15, cela n’aura aucune incidence sur les différents processus en cours permettant aux délibérations du Sénat de se dérouler au moyen de la technologie?
Le président : Madame la sénatrice McPhedran, je peux vous assurer que si une chose doit être approuvée d’urgence, nous allons procéder comme nous l’avons toujours fait, c’est-à-dire à la pièce. Nous allons donc nous débrouiller jusqu’à ce que nous ayons un meilleur processus en place.
La sénatrice McPhedran : Merci.
Le président : Nous allons traiter à huis clos les points 13 et 14, puis nous allons reporter le point 15.
La sénatrice McPhedran : Veuillez m’excuser, sénateur Marwah; je pensais qu’il y aurait de plus amples discussions. J’aimerais vraiment faire une déclaration publique avant que nous passions à huis clos. C’est une déclaration que j’ai déjà faite publiquement. Elle a été affichée sur ma page Facebook. Elle porte sur ma récusation dans le cadre des plaintes de harcèlement en milieu de travail à l’endroit de M. Meredith, au Sénat du Canada.
Le 14 août 2020, à la suite d’une réunion à huis clos du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, duquel je suis membre, je vous ai avisé, sénateur Marwah et président du CIBA, que je me récusais de toutes autres discussions au CIBA ayant trait à l’indemnisation des employés du Sénat qui ont été victime de harcèlement alors qu’ils travaillaient au bureau de l’ancien sénateur Don Meredith.
Conformément à mes obligations de parlementaire et à ma volonté de transparence et de responsabilisation, en plus des protections en matière de confidentialité, je n’ai aucun autre commentaire à faire sur ma décision de me récuser dans cette affaire.
Je dirai cependant une chose. Lorsque des enjeux sont abordés, s’il y a une discussion à huis clos qui me touche sur le plan personnel ou professionnel, ou qui vise à m’interroger de quelque manière que ce soit, je vous demande dès maintenant de songer au bien-fondé de ma participation à la discussion, par souci de courtoisie, d’équité et d’éthique. Merci beaucoup.
Le président : Merci, madame la sénatrice McPhedran. Je pense que tout le monde a une copie d’une lettre que vous avez envoyée précédemment. Nous en parlerons aux deux derniers points à l’ordre du jour, qui ont trait au sénateur Meredith. Je vous remercie de vos remarques. Madame Legault, nous allons passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)