LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 22 octobre 2020
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, par vidéoconférence, à 11 heures (HE), en public puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, bonjour. Je suis le sénateur Sabi Marwah, de l’Ontario, et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Aujourd’hui, notre séance virtuelle, d’abord publique, se déroulera ensuite à huis clos.
Avant de commencer, je rappellerai les pratiques exemplaires qui permettent de mener à bien une réunion. Votre microphone doit être désactivé en tout temps, sauf quand on vous accorde le droit de parole. Il vous incombe d’activer ou de désactiver votre microphone pendant la discussion.
Avant de prendre la parole, vous aurez le choix, dans le bas de votre écran d’ordinateur, entre l’interprétation vers l’anglais, le français ou aucune interprétation simultanée. Il importe de vous exprimer dans la langue choisie pour l’écoute. Pour faire une intervention en anglais, il faut choisir le canal anglais. Si vous prévoyez de passer d’une langue à l’autre, il vous faudra également changer de canal pour l’interprétation.
Pour demander le droit de parole, veuillez utiliser la fonction « lever la main ». En cas de difficultés techniques ou autres, prière de contacter notre greffière au numéro figurant dans votre invitation pour obtenir son aide.
Je vous présente les sénateurs qui participent à la séance : les sénateurs Claude Carignan, du Québec; Tony Dean, de l’Ontario; Percy Downe, de l’Île-du-Prince-Édouard; Renée Dupuis, du Québec; Éric Forest, du Québec; Raymonde Gagné, du Manitoba; Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; Yonah Martin, de la Colombie-Britannique; Marilou McPhedran, du Manitoba; Lucie Moncion, de l’Ontario; Jim Munson, de l’Ontario; Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; Kim Pate, de l’Ontario; Don Plett, du Manitoba; Raymonde Saint-Germain, du Québec; Judith Seidman, du Québec et Scott Tannas, de l’Alberta.
Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui, partout au Canada, nous regardent.
Chers collègues, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la partie publique de la séance du 8 octobre 2020, qui fait partie du dossier qui vous a été communiqué. Avez-vous des questions ou des modifications à proposer? Je ne vois aucune main levée. Quelqu’un peut-il proposer la motion que voici :
Que le procès-verbal de la séance du jeudi 8 octobre 2020 soit adopté.
La sénatrice Marshall : Je la propose.
Le président : La sénatrice Marshall propose la motion. Chers collègues, pour déterminer si la motion est adoptée, notre greffière fera l’appel nominal. Je demande à chacun de vous d’activer son microphone à l’appel de son nom.
Pascale Legault, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je commencerai par notre président, puis je poursuivrai par ordre alphabétique. Vous devrez vous prononcer pour ou contre la motion ou vous abstenir. Comme l’interprétation simultanée sera suspendue pendant le vote, je ferai l’appel nominal dans les deux langues officielles.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 17 « oui ».
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Le prochain point à l’ordre du jour est le quatrième rapport du Sous-comité sur la vérification, qui porte sur les états financiers annuels du Sénat du Canada. Nous accueillons des représentants de l’Administration du Sénat, à savoir Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances. Nous accueillons également des auditeurs du cabinet Ernst & Young, soit Suzie Gignac, partenaire responsable de la revue de contrôle qualité de la mission, et Niguel Givogue, chef d’équipe au Service de certification.
Je crois savoir que le sénateur Downe, qui préside le Sous-comité sur la vérification, prendra la parole en premier, et ensuite, ce sera au tour de Pierre Lanctôt et des représentants de Ernst & Young.
Le sénateur Downe : Chers collègues, votre sous-comité, qui se compose également des sénatrices McPhedran, Marshall et Dupuis, est heureux de faire savoir qu’il a approuvé les états financiers vérifiés pour l’année qui s’est terminée le 31 mars 2020, qui ont reçu une opinion sans réserve de la part de l’auditeur. Votre sous-comité a également examiné trois documents connexes : les états financiers, le document qui fait état des points saillants des états financiers et le rapport sur les résultats de l’audit effectué par l’auditeur externe.
Je tiens à souligner que l’énoncé concernant la responsabilité de la direction à l’égard des états financiers précise clairement que la direction de l’Administration du Sénat est responsable de l’intégrité et de l’objectivité de l’information et que les états financiers ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. Les états financiers présentent la situation financière du Sénat au 31 mars 2020, ses opérations financières pour l’exercice financier, un résumé des changements concernant l’état de la situation financière nette et de la dette nette ainsi que la façon dont les sommes provenant du Trésor ont été utilisées par le Sénat. Les documents comportent aussi des notes visant à décrire les états financiers et à fournir davantage de détails à leur sujet.
Un deuxième document sur les faits saillants financiers fournit des explications sur les états financiers et les notes accompagnant les états financiers. Il comporte également une analyse des écarts importants par rapport au budget et par rapport à l’exercice précédent.
Les auditeurs ont effectué l’audit conformément à leur plan d’audit. Ils n’ont relevé aucune déficience du contrôle. Je tiens à profiter de l’occasion pour remercier les auditeurs externes pour leur travail ainsi que les employés du Sénat qui ont consacré beaucoup d’heures à ce projet également.
Monsieur le président, vous avez déjà mentionné qui pourra répondre aux questions, et je tiens à souligner que toute l’information que je viens de donner figure bien sûr dans les documents que mes collègues ont reçus avant la réunion. Merci.
Le président : Monsieur Lanctôt, avez-vous des commentaires à formuler?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Oui, je vous remercie, monsieur le président et monsieur le sénateur Downe.
Je suis ravi d’être ici aujourd’hui pour présenter les points saillants des résultats financiers du Sénat pour l’exercice 2019-2020 et la situation financière du Sénat au 31 mars 2020. Je vais d’abord vous parler des nouvelles informations qui figurent dans les états financiers.
Les états financiers comportent maintenant un passif au titre des congés de maladie. Dans le passé, le Sénat n’a pas comptabilisé ce passif dans ses états financiers, mais nous avons déterminé qu’il conviendrait de comptabiliser ce passif dans les états financiers afin de respecter davantage les pratiques de divulgation en vigueur au sein d’autres organismes publics, qui sont conformes aux normes comptables pour le secteur public.
Le deuxième changement concerne l’état de la situation financière. L’ordre de présentation a été modifié conformément aux normes comptables pour le secteur public. La première partie présente les actifs et les passifs financiers ainsi que l’écart net entre les deux. La deuxième partie présente les actifs financiers nets du Sénat et sa situation financière nette.
Enfin, la note 13 a été ajoutée pour souligner l’incertitude causée par la pandémie. Même si nous ne prévoyons pas que la pandémie aura une incidence importante sur la situation financière du Sénat, une telle note est habituellement ajoutée cette année dans les états financiers des organismes.
En ce qui concerne l’état de la situation financière, deux écarts méritent d’être mentionnés. En ce qui a trait aux avantages sociaux des employés, il y a eu une augmentation de près de 800 000 $ comparativement à l’année dernière. Cet écart est attribuable à la comptabilisation des congés de maladie des employés, comme je viens de l’expliquer. Le second écart est la réduction des immobilisations corporelles, qui tient au fait que l’amortissement est plus élevé que l’acquisition d’immobilisations.
Passons maintenant à l’état des résultats pour l’exercice clos le 31 mars 2020. Les charges assujetties aux autorisations des dépenses budgétaires ont augmenté de 1,9 %, ce qui représente 1,8 million de dollars. Quatre principales raisons expliquent cet écart : un nombre accru de sénateurs et une allocation de base plus élevée; une hausse des coûts en personnel pour les employés de l’Administration et des sénateurs; une augmentation des frais de services de diffusion. Toutes ces hausses ont été en partie compensées par une diminution des dépenses liées aux transports et aux communications.
En ce qui a trait au financement, le financement total, incluant les services reçus gratuitement, a augmenté de 2 millions de dollars, ce qui correspond à la hausse des charges.
En terminant, je tiens à remercier nos auditeurs externes pour la qualité de leur travail, en dépit de la pandémie et du fait qu’il s’agissait de la première fois qu’ils procédaient à la vérification des états financiers du Sénat. Je serai ravi de répondre à vos questions.
Le président : Y a-t-il des questions à l’intention du dirigeant principal des finances? Je ne vois aucune main levée, alors nous allons passer aux représentants d’Ernst & Young.
Suzie Gignac, partenaire responsable de la revue de contrôle qualité de la mission, Ernst & Young : Je vous remercie beaucoup. Nous avons rencontré la semaine dernière les membres du Sous-comité sur la vérification du Sénat. Nous avons passé en revue les détails des résultats de notre audit et nous avons répondu à leurs questions. Nous avons en grande partie terminé l’audit. À ce stade-ci, il est très courant qu’il y ait des postes non soldés, et puisque nous aurons du travail à faire jusqu’à la date où vous approuverez les états financiers, nous prévoyons présenter une opinion sans réserve, qui est essentiellement une opinion indiquant que nous estimons que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle selon les normes comptables pour le secteur public.
En ce qui a trait aux résultats de notre audit, nous croyons que la direction a fait preuve d’un bon jugement et de constance sur le plan des méthodologies et du respect des normes. Nous n’avons relevé aucune anomalie importante corrigée ou non corrigée et nous avons pu compter sur l’excellente collaboration de l’équipe du Sénat.
Nous avons effectué une partie de l’audit virtuellement en raison de la pandémie de COVID et nous avons eu recours à MS Teams pour effectuer notre travail ainsi qu’à notre portail EY Canvas. Nous voudrions prendre le temps de remercier tout le monde et nous serons ravis de répondre à vos questions concernant notre audit.
Le président : Chers collègues, avez-vous des questions pour Ernst & Young?
Le sénateur Plett : Monsieur le président, j’ai levé la main dès le début. À quel moment donnez-vous la parole à ceux qui ont levé la main?
Le président : Je ne le vois pas sur mon écran, sénateur Plett. Je ne sais pas pourquoi cela n’apparaît pas. Veuillez m’excuser. Je ne vois pas votre main levée.
Le sénateur Plett : Je la vois sur mon écran. Encore une fois, il y a des problèmes techniques qui, j’en suis certain, seront plus fréquents lorsque nous tiendrons des séances hybrides. Mais là n’est pas le sujet qui nous occupe aujourd’hui.
Le président : Nous allons examiner cela. Allez-y.
Le sénateur Plett : Oui, je voudrais que quelqu’un examine cela, car je vois trois mains levées sur mon écran depuis un certain temps.
Quoi qu’il en soit, je tiens à remercier les gens pour tout le travail qu’ils ont accompli. Il s’agit sans contredit de nombreux documents que nous devons examiner, et je ne sais pas ce qu’on nous demandera au bout du compte, car nous avons reçu ces documents à 21 heures, heure de l’Est, mardi. Nous sommes, pour la plupart, à la maison à cette heure-là de la journée, et non pas au bureau. Hier, c’était mercredi, et un grand nombre d’entre nous, j’en suis sûr, ont passé beaucoup de temps sur Zoom pour différentes rencontres. Par exemple, j’ai commencé ma journée de travail vers 8 heures et ma dernière rencontre Zoom s’est terminée après 17 heures. Aujourd’hui, à 11 heures, heure de l’Est, on nous demande d’écouter des gens nous parler de ce rapport.
Comme je l’ai dit, j’ignore sur quoi nous devrons nous prononcer à la fin, mais quelle organisation — de 100 millions de dollars — demanderait à son conseil d’administration d’examiner un document semblable? Il compte 118 pages. Je l’ai lu jusqu’à la page 33, où j’ai trouvé ma première question. Quelle organisation de 100 millions de dollars demanderait une chose pareille à son conseil d’administration, sans que celui-ci ait pu l’examiner comme il se doit et passer beaucoup de temps à l’éplucher avec son personnel? Le document est loin d’être concis. Le sénateur Downe et son sous-comité ont pris beaucoup de temps pour l’étudier, tout comme les vérificateurs, à l’évidence. Le sénateur Downe a conclu en disant que nous avons tous l’information dans notre trousse. C’est vrai, mais, pour ma part, je n’ai rien vu.
J’espère sincèrement que la réunion d’aujourd’hui ne sera pas la dernière sur cette question. Lorsque ce sera terminé, j’ai la ferme intention de déposer une motion — je ne le ferai pas maintenant, car je vais attendre les gens — pour que le document soit présenté à une prochaine réunion afin que nous puissions examiner ces états financiers comme il se doit, les étudier attentivement et revenir avec des questions pertinentes. Elles iraient plus loin que la question que je veux poser : à la page 33, nous voyons que l’encaisse en main est exactement la même deux années de suite. Je pense que c’est précisément 415 946 $ deux années consécutives. Je trouve que c’est très étrange : soit quelqu’un inscrit intentionnellement certains chiffres, soit c’est une coïncidence. Quoi qu’il en soit, j’ai cette question à poser, et bien d’autres encore.
Avant d’aller plus loin, monsieur le président, j’aimerais que vous nous disiez ce qui est attendu de nous à la fin de l’étude de ce rapport. Je m’opposerai catégoriquement à ce que nous prenions une décision visant à accepter ou à rejeter ce rapport.
Le président : Tout d’abord, je voudrais expliquer brièvement la raison pour laquelle les documents ont été envoyés plus tard qu’à l’habitude. Nous tenons normalement la réunion du comité de direction le mardi à 9 heures, mais puisque certains sénateurs avaient un conflit d’horaire, nous avons dû nous réunir le mardi à 15 h 30. C’est pourquoi les documents ont été distribués mardi soir, plus tard qu’à l’habitude.
Je comprends toutefois votre point de vue, sénateur Plett. Je ne crois pas que vous ayez besoin d’une motion. Je reporterai volontiers ce point à la prochaine réunion, si c’est la volonté du Sénat. S’il vous faut plus de temps, ce n’est vraiment pas un problème. Je serai heureux de reporter ce point à la prochaine réunion.
Le sénateur Plett : Je vous remercie infiniment.
Le président : Ce n’est pas un problème.
Le sénateur Downe : Monsieur le président, je crois que la présentation d’aujourd’hui peut être donnée à titre informatif. Elle peut s’avérer utile puisque les sénateurs liront les documents au cours des prochains jours. Nous n’avons pas besoin de prendre aujourd’hui une décision à proprement parler. Je pense que l’observation du sénateur Plett est très pertinente. Ce sont des documents complexes et difficiles, en particulier pour ceux d’entre nous qui ne sont pas des comptables agréés ou qui n’ont aucune formation dans le domaine. Il faut beaucoup de temps pour lire les documents. Je pense qu’il vaut la peine de les présenter aujourd’hui en même temps que les rapports. Les sénateurs pourront ensuite revenir à la prochaine réunion ou à une réunion ultérieure pour poser leurs questions aux responsables et à leur personnel. Le Comité de la régie interne peut décider ce qu’il veut faire.
Le président : Cette marche à suivre me convient. Je pense que c’est ce que nous allons faire.
Le sénateur Dean : J’ai une petite question à l’intention des vérificateurs externes. Il y a un certain nombre d’éléments de risque, et nous avons l’habitude de voir ces principaux enjeux. Dans la liste de risques possibles, y a-t-il des éléments plus importants que vous aimeriez nous indiquer? Parmi les principaux enjeux et les éléments de risque, y en a-t-il que nous devrions surveiller de près au cours de la prochaine année?
Mme Gignac : Du point de vue de la vérification et de la comptabilité, nous concentrons principalement nos efforts sur les répercussions de la COVID-19 sur les états financiers et sur tout ce qui en découle. Que peut-il se passer sur le plan des dépenses? Qu’est-ce qui peut arriver sur le plan du contrôle étant donné que les gens travaillent à distance et ne sont pas au bureau tous les jours? Je dirais que c’est probablement ce qu’il faut surveiller au cours de la prochaine année.
Le sénateur Dean : Je vous remercie.
La sénatrice Seidman : Je remercie chacun de son exposé. Je suis tout à fait d’accord avec le sénateur Plett lorsqu’il affirme qu’il nous faut plus de temps pour examiner les documents avec soin. J’ai tout de même lu en diagonale jusqu’à la page 55, et j’ai une question au sujet des indemnités de vacances et des congés compensatoires. Il est question de 2,7 millions de dollars. J’aimerais savoir s’il est possible de séparer les indemnités de vacances des congés compensatoires plutôt que d’avoir un montant total. Aussi, le rapport fait état d’une diminution du nombre moyen d’heures de congé compensatoire entre 2018 et 2019. Les moyennes sont intéressantes dans certains cas, mais il arrive qu’elles soient extrêmement trompeuses. Lorsqu’un écart est considérable et qu’il y a des valeurs aux extrêmes, les moyennes peuvent induire en erreur. Je me demande par exemple si nous connaissons les médianes. Je m’interroge étant donné que le rapport mentionne que le nombre moyen d’heures a diminué d’une année à l’autre.
Voilà mes deux questions.
Le président : Est-ce que les représentants d’Ernst & Young veulent répondre, ou encore monsieur Lanctôt?
M. Lanctôt : Je remercie la sénatrice de sa question. En ce qui a trait à vos deux interrogations, je vous suggère de reporter celle sur la moyenne par rapport à la médiane si vous voulez obtenir une réponse précise. Je n’ai pas l’information. Lorsque nous réalisons l’analyse des écarts, nous examinons habituellement les moyennes. Je devrai donc vérifier pour voir s’il y a un écart entre les chiffres.
En ce qui concerne la première question, les congés compensatoires représentent les heures supplémentaires accumulées qui sont payées, tandis que les vacances se rapportent aux véritables vacances que les employés accumulent. Si vous voulez connaître le montant précis de chaque catégorie, j’apporterai des données détaillées à la prochaine réunion, si vous êtes d’accord, puisque nous discuterons encore des états financiers.
La sénatrice Seidman : Merci. C’est bien. Je vous en suis reconnaissante.
La sénatrice Forest-Niesing : J’ai moi aussi quelques questions. J’ai pris le temps d’examiner les états financiers. Dans le cas où nous reportons la discussion parce que nous jugeons que c’est préférable, je me demande si je ne ferais pas mieux d’envoyer mes questions aux responsables pour qu’ils puissent y répondre. Je m’en remets à vous, monsieur le président.
Le président : Pourquoi ne posons-nous pas toutes nos questions ensemble la semaine prochaine? Vous pouvez aviser le dirigeant principal des finances, et nous serons prêts pour les réponses aux questions.
La sénatrice Forest-Niesing : J’ai en effet plusieurs questions. Je vais les envoyer.
Le président : Chers sénateurs, puisque je ne vois aucune autre main levée, le document sera déposé au premier point à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Nous allons maintenant passer à l’item 2b, qui est un sujet connexe, mais beaucoup plus court. De même, chers sénateurs, une bonne pratique opérationnelle consiste normalement à tenir une réunion à huis clos avec les auditeurs seuls. La semaine prochaine, nous allons donc aussi rencontrer les auditeurs à huis clos après notre discussion poussée.
Passons à l’item 2b, qui porte sur le troisième rapport du Sous-comité sur la vérification au sujet des modifications proposées relativement au traitement comptable de l’enregistrement des immobilisations. Le sénateur Downe a quelques mots à dire.
Le sénateur Downe : Le document que j’ai sous les yeux compte sept pages. Je vais le résumer. Chers collègues, il s’agit essentiellement d’un rapport sur lequel nous devrons nous prononcer lors d’une réunion ultérieure. Dans votre trousse, il s’agit du troisième rapport sur l’autorité intersessionnelle. Votre sous-comité a étudié les modifications proposées relativement au traitement comptable de l’enregistrement des immobilisations, lesquelles auront un impact sur les états financiers.
La politique sur la comptabilisation des immobilisations a été adoptée pour la première fois par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration le 26 mars 2009 et n’a jamais été mise à jour depuis. La politique modifiée vise à fournir des directives sur le traitement comptable approprié et uniforme des immobilisations. La politique énonce les principes et les lignes directrices devant être appliqués afin de comptabiliser adéquatement les immobilisations et d’en faire rapport dans les états financiers du Sénat.
En se fondant sur son étude de la politique comptable relative aux immobilisations, la direction des finances a identifié deux changements importants à apporter aux pratiques en vigueur afin de mieux aligner les dépenses aux revenus, de simplifier la comptabilité financière et d’améliorer l’efficacité.
Le premier consiste à augmenter le seuil à partir duquel un bien est considéré comme étant une immobilisation, et le deuxième, à mettre fin à l’utilisation du regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation.
Par ailleurs, vous verrez que d’autres enjeux sont soulevés dans le document devant vous. Je ne les lirai pas tous, monsieur le président. Les sénateurs auront le temps de le faire d’ici la prochaine réunion. Je vous informe toutefois que nous devrons approuver les changements qui figurent dans vos documents à la prochaine réunion — sous la recommandation de votre Sous-comité sur la vérification. C’est tout ce que j’avais à dire au sujet du rapport, monsieur le président.
Le président : Y a-t-il maintenant des questions à l’intention du sénateur Downe? Sinon, nous allons passer à l’item 2c.
La sénatrice Moncion : J’ai levé la main.
Le président : La parole est à vous, madame la sénatrice Moncion.
La sénatrice Moncion : J’aimerais poser une question à des fins d’efficacité. Nous avons reçu le document il y a deux ou trois semaines. Nous l’avons lu, mais nous l’avions reporté à ce moment, et nous le reportons encore. Je pense qu’il est facile…
Le président : Il est facile de l’approuver. Je comprends votre point de vue, et je pense que vous avez raison. L’item 2b a été distribué il y a deux semaines, de sorte que les sénateurs ont eu amplement le temps de l’étudier. Si vous êtes d’accord, sénateur Downe, je pense que nous pouvons procéder à un vote par appel nominal sur ce point. Il s’agit d’une modification relativement simple à la politique comptable.
Le sénateur Downe : C’est formidable, monsieur le président. Avec votre assentiment, je vais lire notre recommandation, à moins qu’il y ait d’autres questions.
La sénatrice Forest-Niesing : J’ai effectivement une petite question. Je suis d’accord pour que nous allions de l’avant. Il sera probablement facile de l’approuver.
À la page 4 de l’item 2b, ou encore à la page 71 de la trousse, au deuxième paragraphe qui suit le titre « Impact financier », il est indiqué que le déficit annuel accru figurant dans l’état des résultats d’exploitation diminuerait progressivement avec le temps en raison de ce qui est proposé. J’aimerais avoir une idée du calendrier qui est envisagé ici. De quel délai parle-t-on?
Le sénateur Downe : Je demanderais aux représentants des finances qui sont avec nous…
Le président : Voulez-vous répondre à la question, monsieur Lanctôt?
M. Lanctôt : Je vous remercie. Il pourrait falloir environ cinq années avant que la majeure partie de la dépréciation arrive à son terme. Il pourrait y avoir un petit montant résiduel, mais la situation devrait être revenue à la normale d’ici cinq ans.
La sénatrice Forest-Niesing : Je vous remercie.
Le président : Veuillez maintenant présenter la motion, sénateur Downe.
Le sénateur Downe : On a indiqué que les membres du Comité ont déjà ces documents depuis deux semaines. Avant de présenter la recommandation, je tiens simplement à préciser que les modifications proposées sont conformes à l’approche employée par d’autres associations et entités parlementaires, et d’autres organisations gouvernementales de taille similaire, et aussi par des organisations externes.
Monsieur le président, nos recommandations sont les suivantes :
[...] votre Sous-comité sur la vérification recommande que CIBA :
- approuve que le seuil de capitalisation des biens soit porté de 3 000 $ à 8 000 $;
- approuve que l’on mette fin au regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation; et
- approuve que les modifications apportées à la politique entrent en vigueur le 1er avril 2020.
Le président : Honorables sénateurs, la greffière va procéder au vote par appel nominal.
[Français]
Le sénateur Carignan : J’aimerais soulever un rappel au Règlement. Nous n’avons pas reçu la traduction française du texte. Les interprètes ont été incapables de traduire la fin de la présentation du sénateur Downe. Est-ce possible de reprendre pour avoir la traduction au complet? Comme c’était sur la chaîne française, le volume de la chaîne anglaise était très bas, ce qui fait que je n’ai pas compris une partie de la présentation du sénateur Downe.
[Traduction]
Le président : Monsieur Lanctôt, pourriez-vous répondre à la question?
La sénatrice Moncion : Ce n’est pas à M. Lanctôt de répéter, mais plutôt au sénateur Downe.
Le sénateur Downe : Je peux répéter au besoin.
Le président : Allez-y, je vous prie. Je pensais qu’il fallait apporter une précision, mais vous pouvez y aller.
Le sénateur Downe : J’ignore si l’interprétation a fonctionné. Je vous invite à hocher la tête si vous entendez l’interprétation pendant que je lis.
Les modifications proposées sont conformes à l’approche employée par d’autres associations et entités parlementaires, et d’autres organisations gouvernementales de taille similaire, et aussi par des organisations externes. Votre Sous-comité sur la vérification recommande que CIBA :
- approuve que le seuil de capitalisation des biens soit porté de 3 000 $ à 8 000 $;
- approuve que l’on mette fin au regroupement d’actifs pour les achats uniques ou de faible volume dont la valeur est inférieure au seuil de capitalisation; et
- approuve que les modifications apportées à la politique entrent en vigueur le 1er avril 2020.
Le président : Avez-vous bien compris, sénateur Carignan?
[Français]
Le sénateur Carignan : Oui, merci.
[Traduction]
Le président : Je vais demander à la greffière de procéder au vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons y aller de la même façon que tout à l’heure.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 17 votes « pour ».
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, les items 2c et 3 portent eux aussi sur des documents assez volumineux qui comportent beaucoup de renseignements financiers. Même s’ils sont remis au CIBA à titre indicatif seulement, je comprends que certains d’entre vous n’ont peut-être pas eu suffisamment de temps pour les examiner en détail. Étant donné que le document pourrait tout de même vous inspirer des questions, aimeriez-vous reporter ces items à la prochaine séance, ou voulez-vous les aborder maintenant?
Le sénateur Plett : Je préférerais les reporter, monsieur le président.
Le président : Ce n’est pas un problème. Nous allons donc reporter les items 2c et 3 à la prochaine séance. Est-ce que tout le monde est d’accord, chers collègues?
Passons à l’item 4. Je remercie les vérificateurs et M. Lanctôt.
Honorables sénateurs, l’item 4 porte sur la publication de renseignements au sujet du CIBA et de ses sous-comités sur le site Web du Sénat. Shaila Anwar, greffière principale adjointe des comités, se joint à nous à titre de témoin. La présentation sera suivie d’une période de questions.
Shaila Anwar, greffière principale adjointe, Direction des comités, Sénat du Canada : Je vous remercie, sénateur Marwah. Honorables sénateurs, bonjour. Je serai concise.
Auparavant, les renseignements sur les sous-comités du CIBA au sujet, notamment, de leur composition, de leurs séances et de leurs délibérations n’étaient pas affichés sur le site Web du Sénat. C’était surtout parce que la plupart des sous-comités du CIBA se réunissaient à huis clos de façon plus informelle.
Au cours de la 42e législature, les choses ont toutefois changé. Certains sous-comités ont tenu des réunions publiques et télévisées, de sorte qu’il a fallu en intégrer quelques-uns à Iris, notre système législatif qui régit le site Web du Sénat et les systèmes de retransmission. Cependant, cette pratique a entraîné des incohérences entre les renseignements affichés à propos du CIBA et l’information disponible sur ses différents sous-comités.
La Direction des comités a collaboré avec la Direction des services d’information pour corriger ces incohérences en vue de la nouvelle session. Pendant la 1re session de la 43e législature qui vient de s’achever, tous les sous-comités du CIBA ont été ajoutés au site Web du Sénat à la suite de consultations avec le comité de direction. Ce virage s’imposait également pour permettre aux sous-comités de se réunir de façon virtuelle pendant la pandémie.
Par conséquent, l’information sur la composition des sous-comités, les réunions et la présence des sénateurs est maintenant consignée de la même façon que dans le cas du CIBA et des autres comités sénatoriaux.
Nous avons également soumis au comité de direction des propositions supplémentaires entourant la publication des rapports des sous-comités et l’utilisation de la page « Mémoires et autres documents » sur le site Web, qui sert à afficher les documents reçus des témoins ou d’autres tiers.
Le Comité de la régie interne s’est récemment servi de cette option pour publier le rapport Otis sur sa page Web, comme l’auraient fait les autres comités pour donner accès au document.
Le comité de direction a approuvé nos suggestions visant le maintien du statu quo et la poursuite de ces pratiques, ce qui assurera une plus grande uniformité et un meilleur accès à l’information sur le Comité de la régie interne et ses sous-comités, et il nous a demandé d’en informer aujourd’hui les membres du comité. C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions.
Le président : Y a-t-il des questions pour Mme Anwar? Je vais lire la motion. Il est recommandé que :
Tous les sous-comités de CIBA demeurent sur le site Web public et qu’ils publient de l’information de la même manière que CIBA.
CIBA et ses sous-comités utilisent la page « Mémoires et autres documents » pour afficher les documents de nature publique envoyés par les témoins et autres tierces parties.
CIBA continue à publier les rapports de sous-comités présentés ou déposés pendant une partie publique de ses réunions dans ses procès-verbaux et en fasse parvenir une copie électronique aux personnes qui le demandent avant la publication des procès-verbaux.
Le sénateur Munson : Je le propose.
Le président : Je vais demander à la greffière de procéder à un vote par appel nominal.
Le sénateur Plett : Puis-je poser une question?
Le président : Certainement.
Le sénateur Plett : Je sais que je vais appuyer la motion, mais ce ne serait fait qu’après l’approbation par le Comité de la régie interne des rapports des sous-comités, n’est-ce pas?
Mme Anwar : Oui. Si le Comité de la régie interne doit présenter le rapport au Sénat, il ne serait alors rendu public qu’après avoir été déposé au Sénat. Cependant, de nombreux rapports de sous-comités remis au Comité de la régie interne ne se rendent pas jusqu’au Sénat. Il n’est pas nécessaire de les transmettre au Sénat.
Ils doivent quand même être adoptés par le Comité de la régie interne, et si le comité reçoit le rapport et qu’il n’est pas renvoyé au Sénat, il figurerait néanmoins dans le procès-verbal du comité, pourvu qu’il ait été présenté en séance publique.
Le sénateur Plett : Merci beaucoup. Cela répond à ma question. Merci.
Le président : Je vais demander à la greffière de procéder au vote par appel nominal.
Mme Legault : Honorables sénateurs, nous allons procéder comme nous l’avons fait avant.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 17 votes « pour ».
Le président : Je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, le prochain point est une motion du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat pour reporter la date du dépôt du rapport sur la révision de la formule servant à financer la direction du Sénat, les caucus et les groupes.
La sénatrice Moncion, qui est présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, va en parler plus en détail. Sénatrice Moncion, vous avez la parole.
[Français]
La sénatrice Moncion : La motion vise à reporter la date du dépôt du rapport final du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat au 19 novembre 2020. Il y a un témoin qui n’a pas été en mesure de se présenter jusqu’à maintenant, donc nous voulons être en mesure de terminer notre travail et avoir suffisamment de temps pour étudier les diverses composantes et présenter le rapport. La motion se lit comme suit :
Honorables sénateurs, je propose :
Que, nonobstant l’ordre du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration adopté le 27 août 2020, la date du rapport final du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant son étude sur la révision de la formule servant à déterminer les allocations budgétaires des caucus, groupes et agents supérieurs de la Chambre, soit reportée du 30 octobre 2020 au 19 novembre 2020.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, y a-t-il des questions pour la sénatrice Moncion?
Je vais demander à la greffière de tenir le vote par appel nominal.
Mme Legault : Merci, monsieur le président. Honorables sénateurs, nous allons procéder de la même façon qu’avant.
L’honorable sénateur Marwah?
Le sénateur Marwah : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Carignan?
Le sénateur Carignan : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Dean?
Le sénateur Dean : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Downe?
Le sénateur Downe : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Dupuis?
La sénatrice Dupuis : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Forest?
Le sénateur Forest : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Forest-Niesing?
La sénatrice Forest-Niesing : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Gagné?
La sénatrice Gagné : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Jaffer?
La sénatrice Jaffer : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Marshall?
La sénatrice Marshall : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Martin?
La sénatrice Martin : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Moncion?
La sénatrice Moncion : Pour.
Mme Legault : L’honorable sénateur Munson?
Le sénateur Munson : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Plett?
Le sénateur Plett : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Saint-Germain?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénatrice Seidman?
La sénatrice Seidman : Oui.
Mme Legault : L’honorable sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui.
Mme Legault : Monsieur le président, nous avons 17 votes « pour ».
Le président : Merci. Je déclare la motion adoptée.
Nous arrivons donc maintenant au point 6, c’est-à-dire les « Autres affaires ». Chers collègues, je veux vous informer que le comité de direction a discuté de deux points. On l’a premièrement informé que le sénateur Plett représentera le Sénat dans le jury du concours de conception architectural de l’édifice 2. Deuxièmement, conformément à la recommandation du Sous-comité sur la vérification, le comité de direction a approché le Bureau de régie interne à la Chambre des communes pour mener conjointement un audit sur l’infrastructure de cybersécurité des TI. Je vous le mentionne à titre informatif.
Y a-t-il d’autres affaires publiques à aborder avant de siéger à huis clos, chers collègues? Comme je ne vois personne lever la main, nous allons suspendre la séance une minute et poursuivre à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)