LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 27 mai 2021
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à 11 h 30 [HE] aujourd’hui par vidéoconférence, conformément à l’alinéa 12-7(1) du Règlement, pour examiner des questions financières et administratives; et ensuite à huis clos, toujours conformément à l’alinéa 12-7(1) du Règlement, pour examiner aussi des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah, je suis un sénateur de l’Ontario, et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Nous tenons aujourd’hui une séance virtuelle dont la première partie sera publique et la deuxième partie à huis clos.
Avant de commencer, j’aimerais rappeler aux membres les directives à suivre pour assurer le bon déroulement de la séance. Veuillez laisser vos microphones en sourdine en tout temps, sauf lorsque je vous donne la parole. Il revient aux sénateurs d’allumer et d’éteindre leur microphone pendant les discussions. Au bas de votre écran, vous avez le choix entre l’interprétation en français ou en anglais, ou encore le parquet. Lorsque vous voulez prendre la parole, veuillez utiliser la fonction « Lever la main ». Si tout problème technique ou autre survient, veuillez m’en informer immédiatement, et l’équipe technique s’en occupera.
Je vais maintenant présenter les sénateurs qui prennent part à la séance : le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; le sénateur Claude Carignan, du Québec; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; la sénatrice Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba; la sénatrice Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; le sénateur Jim Munson, de l’Ontario; le sénateur Don Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; et le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta. Le sénateur Colin Deacon, de la Nouvelle-Écosse, la sénatrice Ratna Omidvar, de l’Ontario, et le sénateur Paul Massicotte, du Québec, se joignent à nous aujourd’hui.
Je souhaite aussi la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations aux quatre coins du pays.
Au point 1, nous avons l’adoption du procès-verbal de la séance du 1er avril 2021. Il se trouve dans la documentation. Y a-t-il des questions ou des modifications? Puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante:
Que le procès-verbal des délibérations du 1er avril 2021 soit adopté.
Le sénateur Munson : J’en fais la proposition.
Le président : Le sénateur Munson en fait la proposition.
Chers collègues, je vous rappelle que les votes se déroulent de la même façon que lorsque la Chambre siège en format hybride, c’est-à-dire que les sénateurs qui veulent s’opposer ou s’abstenir ont l’occasion de le faire; dans le cas contraire, ils sont considérés comme appuyant la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter cette motion? Si quelqu’un souhaite s’y opposer ou s’abstenir, veuillez lever la main. Ne voyant personne, je déclare la motion adoptée.
Le point suivant porte sur la création d’un groupe de travail sur l’environnement. Le sénateur Colin Deacon fera l’exposé. Il y aura ensuite, comme d’habitude, une période de questions. Sénateur Deacon, je vous cède la parole.
L’hon. Colin Deacon, sénateur, Sénat du Canada : Je vous remercie, monsieur le président, et je vous remercie aussi, chers collègues, de me permettre de prendre la parole aujourd’hui. Je suis heureux de pouvoir vous demander d’appuyer une demande très simple, soit la création d’un groupe de travail de quatre membres — comprenant des représentants de chaque groupe du Sénat — pour examiner la politique environnementale du Sénat, vieille de 30 ans, dans le but d’élaborer des mesures précises que notre organisation pourra mettre en place dans un laps de temps donné pour ainsi faire preuve de leadership dans le dossier des changements climatiques.
Une chose à laquelle nous accordons beaucoup d’importance au Sénat, c’est notre indépendance. Nous sommes une organisation indépendante, distincte du gouvernement, de la fonction publique et de la Chambre des communes, et nous établissons nos propres règles. La lutte contre les changements climatiques touche notre pays et le monde entier, et elle bénéficie de beaucoup d’appui partout au Canada. En effet, 91 % des Canadiens croient qu’il s’agit d’un problème très important, et 88 % qu’il s’agit d’un problème très grave qui aura des répercussions dans leur vie personnelle. Toutefois, à peine 17 % des Canadiens croient que nous pourrons atteindre nos objectifs de réduction des émissions.
Une de nos plus grandes responsabilités est de demander au gouvernement de rendre des comptes, et si nous ne faisons pas preuve de leadership en faisant ce qui, selon nous, doit être fait, cela nuit à notre capacité d’interroger ceux qui viennent témoigner devant un comité et de remettre en question les mesures législatives qui portent sur le sujet. C’est une question existentielle dans le monde aujourd’hui.
Ce que je souhaite, c’est que vous accordiez à notre petit groupe de travail de quatre personnes la permission et la latitude pour examiner la politique environnementale du Sénat, qui date de 30 ans, pour déterminer la façon de la mettre à jour et ensuite de préparer un plan à vous soumettre d’ici la fin décembre pour que vous puissiez décider, à titre d’organe administratif directeur du Sénat, s’il y a lieu de procéder.
Je crois que nous pouvons faire tellement de choses pour montrer que les Canadiens sont capables de procéder aux changements qui s’imposent. Chacune des organisations au pays devra procéder à de nombreux changements si nous voulons atteindre tout type d’objectifs visant à réduire de façon raisonnable les émissions de carbone. Comme nous avons le contrôle sur nos actions et que nous sommes fiers de l’avoir, nous devrions jouer un rôle de chef de file, comprendre ce que nous sommes en mesure de faire et commencer à réaliser des progrès.
Je vais m’arrêter ici, car je suis certain qu’il y aura beaucoup de questions. Je voulais simplement vous donner un peu de contexte et ensuite vous donner sans doute plus de détails en répondant à vos questions. Je vous remercie, monsieur le président.
Le président : Je vous remercie, sénateur Deacon. Nous allons commencer les questions.
La sénatrice Jaffer : Je vous remercie, sénateur Deacon. Vous nous présentez une initiative très louable, importante et pertinente.
Monsieur le président, je ne sais pas s’il revient au sénateur de répondre à ma question ou à quelqu’un d’autre, mais en lisant la note d’information, j’ai vu que le Sénat est membre du groupe de travail sur la durabilité de la Cité parlementaire, qui vient d’être relancé, une initiative conjointe de Services publics et Approvisionnement Canada, la Bibliothèque du Parlement, la Chambre des communes et le Sénat.
Comme nous nous penchons déjà sur les initiatives de durabilité en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada et qu’elles font partie de la Vision et du Plan à long terme, ne serait-il pas préférable que ce soit le Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme qui examine cette initiative pour éviter le double emploi? Nous avons, de plus, le comité de l’énergie qui s’occupe de ces questions.
Voulons-nous continuer à créer des comités consultatifs, ou souhaitons-nous utiliser les structures actuelles? Je ne sais pas si c’est le sénateur Deacon ou vous, monsieur le président, qui pouvez répondre à cette question.
Le président : Sénateur Deacon, pourquoi ne pas faire une tentative, et je donnerai ensuite mon point de vue.
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie de poser la question, sénatrice Jaffer. C’est une question importante.
À l’heure actuelle, je ne sais pas si un groupe se concentre précisément sur les mesures que le Sénat pourrait prendre, les politiques que l’Administration du Sénat pourrait mettre en place et les politiques que CIBA peut appuyer afin que nous ne soyons pas obligés d’attendre qu’il y ait un consensus au sein de la Cité parlementaire pour agir, mais pour que nous puissions prendre les choses en main et faire preuve d’un leadership que d’autres groupes pourront imiter ensuite afin de faciliter leurs progrès.
Je dirais par conséquent que nous devons avoir le courage de passer de la parole aux actes au sein de notre propre organisation. Cela pose tout un problème — malgré la prise de conscience de plus en plus rapide du grave problème que constituent les changements climatiques — d’avoir une politique environnementale qui date de 30 ans et qui n’est plus en prise avec l’ampleur des défis que nous devons relever aujourd’hui, et c’est pourquoi nous devrions modifier nos façons de faire pour réduire les répercussions négatives sur l’environnement, ce que nous n’avons pas encore fait comme organisation.
À mon avis, il est amplement justifié pour nous de faire de cette question une priorité, et à tout le moins de nous doter d’un plan et d’une politique qui témoignent de l’urgence de cette question.
Le président : Sénatrice Jaffer, si je peux y aller de mon point de vue, comme CIBA est l’organe administratif qui se penche sur toute la gestion des activités du Sénat, et qu’il doit approuver au bout du compte tout changement à apporter pour lutter contre les changements climatiques, je pense qu’il est logique que le groupe de travail fasse partie de CIBA et lui fasse rapport, car nous pourrons ensuite décider quels changements sont appropriés et quels ne le sont pas.
C’est pourquoi il nous semblait logique que la tâche incombe à un groupe de travail au sein de CIBA. Nous sommes toutefois ouverts aux autres idées. Il ne s’agit pas de la solution définitive, mais d’une façon efficace de remédier à certains problèmes auxquels tente de remédier le sénateur Deacon.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je souscris à l’importance pour le Sénat d’avoir une politique environnementale mise à jour. Cela dit, j’ai pris connaissance de la note d’information et je constate qu’il y a déjà un plan qui couvre très largement le sujet et que l’entreprise privée y est déjà associée. Ma question a donc deux volets et elle se base sur l’importance, pour le Comité de la régie interne, de respecter ces politiques d’approvisionnement et de respecter [Difficultés techniques].
[Traduction]
Le président : Sénatrice Saint-Germain, nous avons de la difficulté à vous entendre.
Je pense que nous l’avons perdue, alors nous allons passer au sénateur Plett.
Le sénateur Plett : La sénatrice Jaffer a soulevé certains problèmes sans doute beaucoup mieux que j’aurais pu le faire, alors je veux tout d’abord y faire écho.
Je veux aussi mentionner qu’on peut continuer à créer comité après comité. Certains caucus peuvent facilement trouver une ou deux personnes pour y siéger, mais c’est plus difficile de le faire pour les plus petits. Il faut assurément prendre cela en considération.
Bien entendu, rien n’est certain, mais pour être réaliste, nous nous trouvons dans une situation où, lorsque nous ajournerons pour l’été — le 23 juin, ou peu importe quand —, il se pourrait que nous ne soyons de retour qu’après Noël. Il y a de bonnes chances que nous ayons des élections. Nous ne savons pas ce qui va arriver. Mettre quelque chose en branle à quelques semaines d’un ajournement qui pourrait durer assez longtemps, c’est une idée que je n’appuie pas vraiment et avec laquelle j’ai de la difficulté.
Je pense qu’il s’agit là d’un objectif louable, sénateur Deacon, auquel nous pourrions donner suite à notre retour. Le fait est que ce comité ne pourra sans doute pas faire beaucoup de travail au cours des six prochains mois s’il était mis sur pied.
J’encourage fortement les sénateurs à présenter une motion en ce sens à un moment donné, lorsque nous serons de retour, peu importe quand. C’est ce que j’avais à dire.
La sénatrice Saint-Germain : Je serai brève. J’ai lu la note d’information et je suis surprise de voir les mesures proposées. Il semble que des décisions aient déjà été prises et que l’étude ait été préparée.
J’aimerais savoir si une firme de consultants privée a participé à la préparation d’un tel plan; si vous avez pensé que le Sénat possède de l’expertise à l’interne dans ce domaine qui pourrait contribuer à l’élaboration d’un plan de ce genre, le moment venu, lorsqu’il sera pertinent d’y travailler; et si vous seriez d’accord pour faire participer ces collègues — de tous les groupes, en passant — qui ont de l’expertise dans ce domaine.
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie, sénatrice Saint-Germain. Je veux faire participer, bien sûr, nos dirigeants au sein de l’administration, de même que nos collègues et leur personnel, qui ont beaucoup à apporter. Il n’y a pas eu de travail effectué avec une firme de consultants jusqu’à maintenant.
J’espérerais justement en arriver là. Je sais que mes premières discussions avec les autorités du Sénat remontent à deux ans, alors il en a fallu du temps pour arriver là où nous en sommes maintenant.
Je comprends les préoccupations du sénateur Plett au sujet de la possibilité qu’il y ait des élections, mais il se peut qu’il n’y en ait pas. Nous avons quatre sénateurs qui sont prêts à consacrer du temps — la sénatrice Anderson des Territoires du Nord-Ouest, le sénateur Carignan du Québec, la sénatrice Griffin de l’Île-du-Prince-Édouard, et moi — pour préparer une politique qui témoignera de la réalité d’aujourd’hui, et non pas de celle d’il y a 30 ans, et pour recenser des mesures possibles à court terme qui vont nous permettre de progresser. À plus long terme, nous voulons pouvoir établir des points de référence et vous soumettre des options sur les façons pour le Sénat de mesurer son empreinte actuelle et de faire état des réductions.
Nous aimerions englober beaucoup d’éléments dans le plan et ensuite demander à CIBA de prévoir les ressources nécessaires, selon ce qu’il juge à propos. Ne serait-ce pas génial d’avoir une politique et un plan que nous pourrions présenter à CIBA en février — si le sénateur Plett ne se trompe pas —, afin que nous puissions commencer à le mettre en œuvre et passer de l’étape des discussions à l’étape du leadership dans ce dossier, en nous donnant ainsi beaucoup plus de crédibilité lorsque nous interrogeons le gouvernement sur sa capacité d’atteindre ses objectifs?
Sénatrice Saint-Germain, est-ce que cela répond à votre question?
La sénatrice Saint-Germain : Oui, je vous remercie.
Le sénateur Munson : Je tiens à mentionner au sénateur Deacon que j’appuie son initiative sans réserve. On peut parler de la collaboration avec les autres groupes, de ce qui se passe dans la fonction publique, à la Chambre des communes, et cetera, mais les changements peuvent venir de l’intérieur. Peu importe l’échéancier — qu’il y ait des élections ou non —, le temps presse de mettre en place des mesures pour lutter contre les changements climatiques et des politiques environnementales. Pourquoi ne serions-nous pas à l’avant-plan, en ayant des sénateurs et des groupes aux commandes de cet exercice?
Je sais qu’il y a beaucoup de questions et qu’il y a d’autres gens et d’autres groupes qui s’occupent de ceci et de cela. Cependant, je pense qu’il est très important d’avoir la marque du Sénat sur une initiative de cette nature, alors je l’appuie sans réserve.
La sénatrice Omidvar : Je vous remercie, monsieur le président, de me donner la parole. Je n’ai pas le droit de vote au sein du comité, alors je vous en suis doublement reconnaissante. CIBA prendra la décision qu’il juge à propos à ce sujet. Ma seule observation concerne le processus.
Si un tel comité est créé, je recommanderais que ses membres soient nommés par les groupes plutôt que par le sénateur parrain, qui dans ce cas est notre bon ami et fantastique sénateur Colin Deacon. Il se pourrait qu’on arrive au même résultat à la fin. Toutefois, je pense qu’il faut suivre la procédure, et nous nous en éloignons considérablement lors de la création de ces comités consultatifs spéciaux. Je pense que si CIBA fonctionne si bien, c’est notamment parce que nous suivons la procédure. C’est ma modeste contribution, monsieur le président.
[Français]
La sénatrice Moncion : Bien que je sois d’accord avec les commentaires de certains de mes collègues quant au travail qui peut se faire par les comités qui existent à l’heure actuelle, je suis disposée à appuyer la démarche du sénateur Deacon pour plusieurs raisons. Tout d’abord, si on intègre un comité comme celui-ci au sein d’un comité actuel du Sénat, on sait qu’il ne pourra siéger que très peu. De plus, il y aura des règles qui s’appliqueront, qui seront celles du Sénat, alors que l’on aurait plus de flexibilité avec un comité consultatif. La demande par rapport aux ressources du Sénat est un peu moins grande. La portée du travail que le comité veut entreprendre est beaucoup plus large que ce qu’un mandat réglementaire de comité pourrait obtenir. Enfin, la vitesse à laquelle ce groupe... Il y a un certain degré d’efficacité qui serait associé au travail de ce comité que nous n’aurions pas avec un autre comité. Je suis d’accord avec le commentaire de la sénatrice Omidvar, qui a parlé de la nomination ou du choix des personnes qui siégeront à ce comité et de la façon dont ce choix a été fait, mais je serais prête à appuyer une démarche comme celle-là pour les raisons que je vous ai énumérées.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Pouvons-nous demander à la personne concernée à la table de nous rappeler ce qui arrive aux groupes de travail consultatifs de CIBA lorsque le Parlement est dissous? Poursuivent-ils leurs activités ou doivent-ils déposer leur crayon et tout arrêter sur le champ? Il me semble que certaines activités de CIBA sont maintenues. Il serait bon que ce soit clarifié.
Le président : Les deux greffiers pourraient-ils répondre à cette question?
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs : Je vais y répondre. CIBA est l’un des deux comités qui poursuivent leurs activités après une dissolution ou une prorogation. Bien entendu, il en va de même de tout sous-comité ou groupe de travail qu’il a créé avant la dissolution ou la prorogation.
Le président : En d’autres mots, le comité continuerait son travail.
M. Lafrenière : Oui.
[Français]
Le sénateur Forest : Merci. Cela répond à la première partie de ma question. Les travaux pourraient donc se poursuivre, ce qui est excellent. Cependant, une chose me préoccupe : il ne faut pas dédoubler nos efforts, et il faut donc s’assurer que le mandat de ce comité de travail ne vienne pas reproduire ce qui se fait déjà par le comité mixte. Je ne sais pas comment on peut s’assurer de préciser le mandat du comité, bien orienter les travaux et éviter les dédoublements. C’est aussi ma préoccupation, même si c’est une excellente idée.
[Traduction]
Le président : Sénateur Deacon, auriez-vous un commentaire?
Le sénateur C. Deacon : Nous ne voulons pas, bien entendu, faire double emploi, mais je ne pense pas que le Sénat soit en train de préparer ses propres plans qu’il pourra décider de mettre en place de son propre chef, ou qu’il soit en train de mettre à jour ses politiques pour guider la création de ces plans. Il s’agit de nous. Il s’agit de faire en sorte que nos politiques reflètent la réalité actuelle et l’un des plus gros défis que doit relever notre pays. Il s’agit de notre capacité de préparer des mesures qui vont nous permettre de réaliser des progrès. Nous pourrons alors, je pense, montrer aux autres que ce qu’on dit qui doit être fait peut être fait, et nous aurons ainsi beaucoup plus de crédibilité comme organisation. C’est une chose que nous pouvons faire à l’extérieur de ce que nous pouvons accomplir avec les autres au sein de la Cité parlementaire. Nous nous concentrons exclusivement sur nous à ce point. J’espère que cela vous aide, sénateur Forest. Je suis très conscient de votre préoccupation au sujet du dédoublement des efforts, parce que nul d’entre nous n’a de temps pour ce faire.
Le sénateur Massicotte : J’ai lu le mandat — dans la note d’information jointe à votre ordre du jour —, et il traite uniquement d’activités relatives à l’efficacité énergétique et environnementale du Sénat, ce qui est bien. Cela ne me pose aucun problème. Cependant, certaines des observations formulées par des membres de votre comité indiquent qu’ils envisagent manifestement un mandat beaucoup plus large et qu’ils souhaitent donner des exemples. Ne dédoublons pas notre travail. Je suis sûr que vous savez qu’il y a déjà un comité gouvernemental qui est chargé de mettre en œuvre des possibilités énergétiques et environnementales et d’en tirer une plus grande efficacité. Les membres de ce comité sont à l’œuvre. Nous, les membres du Comité de l’énergie, recevons régulièrement des rapports qui nous permettent de nous assurer qu’ils font leur travail efficacement. Ils sont souvent en retard.
Je veux m’assurer que nous ne créons pas un tas de comités dont les activités se chevauchent. La lettre de mandat que vous proposez ne me pose aucun problème, mais j’ai remarqué que certaines des remarques allaient plus loin que cela.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je suis d’accord sur tous les points avec la sénatrice Moncion. Je pense que c’est un comité important. Quant à sa composition, je pense qu’on peut laisser cela au choix ou que l’on peut adopter une autre formule où les membres du Comité de la régie interne décident de la composition du comité après consultation. Mon nom est là, j’ai souscrit à l’approche du sénateur C. Deacon et c’est un élément qui me tient à cœur, mais je n’en ferai pas une situation de principe. Je suis d’accord avec le comité; quant à sa composition, que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration décide de la formule qu’il faut adopter.
[Traduction]
Le président : Je ne vois aucune autre main levée, chers collègues. L’autre point que je voudrais faire valoir, c’est qu’il ne s’agit pas vraiment d’un comité, mais plutôt d’un groupe de travail du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. Il a une durée de vie limitée et un mandat très précis, comme l’indique le mandat du groupe de travail.
Sénateur Deacon, nous avons deux choix. Voulez-vous procéder à un vote, ou voulez-vous réfléchir aux changements que vous pourriez apporter au mandat que vous avez rédigé et revenir témoigner devant le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration à un moment donné?
Le sénateur C. Deacon : Je vous remercie de me donner l’occasion de mettre cette question aux voix. J’aimerais aller de l’avant, et je suivrai très soigneusement le mandat, tel qu’il est rédigé.
Le président : Nous allons donc mettre la question aux voix. Chers collègues, devrions-nous voter simplement par oui ou non, ou préféreriez-vous que nous procédions à un vote en bonne et due forme?
Je vais lire le mandat, qui est le suivant :
Que le Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable soit créé et autorisé à :
1. Examiner la Politique environnementale du Sénat et en faire rapport;
2. Déterminer les mesures à court, moyen et long terme qui pourraient être prises dans le fonctionnement du Sénat pour contribuer à son engagement en matière de développement durable;
Que le groupe de travail consultatif soit composé de quatre sénateurs travaillant ensemble;
Que les sénateurs suivants soient nommés membres du groupe de travail consultatif :
L’honorable sénatrice Anderson;
L’honorable sénateur Carignan, C.P.;
L’honorable sénatrice Griffin;
L’honorable sénateur Deacon (Nouvelle-Écosse);
Que le groupe de travail consultatif soit habilité à élire sa présidence;
Que le groupe de travail consultatif fasse rapport de ses constatations au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 31 décembre 2021.
Un sénateur pourrait-il avoir l’obligeance de proposer la motion?
La sénatrice Moncion : Je la propose.
Le président : La motion est proposée par la sénatrice Moncion. Si un sénateur souhaite s’opposer à la motion ou s’abstenir de voter, qu’il lève la main.
Comme il n’y a pas objections, je déclare la motion adoptée. Merci, sénateur Deacon, merci, chers sénateurs.
Nous allons passer au point suivant. Le point 3 concerne le processus de passation de marché avec un fournisseur de service de cartes de crédit de voyage. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, va maintenant se joindre à la réunion par vidéoconférence, à titre de témoin.
[Français]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, je demande votre approbation afin de procéder à un processus d’appel d’offres concurrentiel dans le but d’attribuer un contrat à un fournisseur de cartes de crédit pour les cartes de crédit de voyage des sénateurs, ainsi qu’un nombre limité d’employés de l’Administration du Sénat.
Nous cherchons à conclure un contrat pour une période de cinq ans, en plus de trois périodes de renouvellement d’une année chacune.
Notre contrat actuel arrivera à échéance le 30 septembre 2021. Actuellement, environ 100 cartes de crédit sont utilisées au Sénat. Au cours des quatre dernières années, à l’exception de l’année dernière, où l’on a constaté une réduction des déplacements en raison de la pandémie, le montant annuel des transactions facturées sur les cartes de voyage s’élevait, en moyenne, à 3,5 millions de dollars.
[Traduction]
L’utilisation des cartes de crédit de voyage corporatives ne coûte actuellement rien au Sénat. Cependant, de nombreuses sociétés émettrices de cartes de crédit proposent maintenant des récompenses sous forme de remboursements en espèces, directement à l’organisation, en fonction du volume de transactions et des paiements anticipés. Les membres du comité directeur du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration recommandent qu’une remise en argent corporative soit l’une des exigences incluses dans le cadre du prochain processus d’appel d’offres concurrentiel.
La capacité de transférer électroniquement les données sur les transactions vers le système de traitement des demandes de remboursement du Sénat et la nécessité pour le fournisseur de conserver les dossiers électroniques au Canada sont d’autres exigences obligatoires qui seront incluses dans le processus d’appel d’offres concurrentiel.
Voilà qui conclut ma demande. Je serai heureux de répondre à vos questions et d’entendre vos commentaires.
Le président : Quelqu’un souhaite-t-il poser des questions au dirigeant principal des finances? Je ne vois aucune main levée. Puis-je obtenir qu’un sénateur propose la motion suivante :
Que l’Administration lance un processus d’appel d’offres concurrentiel dans le but de conclure une entente formelle, avec une société émettrice de cartes de crédit, d’une durée de cinq ans pouvant être renouvelée pour trois périodes supplémentaires d’une année chacune;
Que l’Administration présente les résultats du processus à CIBA une fois complété;
Que les critères obligatoires de ce processus d’appel d’offres concurrentiel incluent une remise en argent corporative.
La sénatrice Marshall propose la motion. Si un sénateur souhaite s’abstenir de voter, qu’il lève la main. Comme il n’y a aucune objection, je déclare la motion adoptée. Merci, monsieur Lanctôt.
Le point suivant concerne une modification apportée à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, afin de préciser les fonctions parlementaires exercées par des tierces parties. David Groves, conseiller juridique, va maintenant se joindre à la réunion par vidéoconférence, à titre de témoin.
Messieurs Lanctôt et Groves, veuillez prendre la parole.
M. Lanctôt : Honorables sénateurs, nous soumettons à votre approbation une modification à la PGBS visant à préciser les exigences actuelles et à apporter des mises à jour concernant l’utilisation de tierces parties pour soutenir les fonctions parlementaires des sénateurs.
À la suite d’une évaluation de l’admissibilité des dépenses encourues liées à l’utilisation de tierces parties pour soutenir les fonctions parlementaires d’un sénateur, le comité directeur a demandé à la Direction des finances et de l’approvisionnement et au Bureau du légiste et conseiller parlementaire d’examiner cette question et de formuler des recommandations pour rendre la PGBS plus claire à cet égard.
Présentement, la PGBS ne renferme pas de règles claires concernant l’utilisation des ressources du Sénat pour rémunérer une tierce partie externe. Elle ne précise pas si un sénateur peut fournir des ressources financières ou humaines et/ou des biens ou des services achetés par le Sénat à une tierce partie affiliée pour qu’elle l’aide à s’acquitter de ses fonctions parlementaires. Ses dispositions sur le sujet ne portent que sur les activités partisanes et les collectes de fonds.
De plus, la PGBS ne précise pas si les sénateurs peuvent utiliser des entités, y compris celles qu’ils créent eux-mêmes, pour les aider dans l’exécution de leurs fonctions parlementaires.
Cependant, le paragraphe 1(1) du chapitre 3:01 du Règlement administratif du Sénat indique clairement que les ressources du Sénat peuvent seulement être utilisées pour « les fonctions parlementaires des sénateurs » ou « le fonctionnement du Sénat ».
Le paragraphe 1(2) stipule de façon explicite ce qui suit : « [i]l est interdit d’utiliser les ressources du Sénat » sauf à ces deux fins. Ainsi, l’utilisation des ressources du Sénat, y compris les budgets des bureaux et les ressources, pour soutenir les tierces parties est interdite.
[Français]
Afin de préciser les dispositions sur l’utilisation des ressources du Sénat pour ou par une tierce partie, nous proposons que la disposition 5.18.3 de la section 5.18 sur les activités partisanes, intitulée « Collecte de fonds », soit supprimée de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS), et que deux nouvelles dispositions paragraphes soient ajoutées, soit les dispositions 5.21 et 5.22 :
5.21 Collectes de fonds, dons et contributions aux tierces parties (personnes, causes ou organisations)
Les ressources du Sénat ne peuvent être utilisées pour :
a) l’achat de billets d’entrée ou de tirage à des collectes de fonds;
b) l’achat de biens ou de services pour une tierce partie;
c) les dons, les commandites ou les contributions de toutes sortes au profit d’une tierce partie;
d) l’exécution de tâches ou d’activités pour une tierce partie.
5.22 Recours à une tierce partie pour appuyer l’exécution des fonctions parlementaires
Les sénateurs ne peuvent pas utiliser les ressources du Sénat (ressources humaines et financières, biens, services et locaux) pour exécuter leurs fonctions parlementaires par l’entremise d’une tierce partie, ni fournir des ressources du Sénat à une tierce partie. Dans le présent article, une tierce partie peut être une entité sans structure juridique ou une organisation utilisée aux fins de communication ou de promotion d’une image de marque et susceptible de créer la perception qu’elle est une organisation distincte.
Si elles sont approuvées, les modifications à la PGBS entreront en vigueur le 1er juillet 2021.
Voilà qui conclut notre présentation. Nous serons heureux, David et moi, de répondre à vos questions et d’entendre vos commentaires.
La sénatrice Moncion : Monsieur Lanctôt, vous avez mentionné le 1er juillet; dans le document, on mentionne plutôt le 1er juin. Pourriez-vous simplement clarifier cela?
M. Lanctôt : J’imagine que le document a été préparé plus tôt et, étant donné que les réunions ont été remises, le 1er juillet est la bonne date, puisque nous sommes déjà à la fin du mois de mai.
La sénatrice Moncion : Très bien, merci.
La sénatrice Forest-Niesing : Merci pour cette information, monsieur Lanctôt. J’aimerais poser une question sur l’utilisation des locaux.
En ce qui a trait au nouvel article 5.22, pouvez-vous préciser, en termes pratiques, ou même donner un exemple d’une situation que l’on pourrait envisager pour ce qui est de l’inclusion de l’utilisation des locaux?
M. Lanctôt : Je vous remercie de cette question. Il s’agirait, par exemple, d’attribuer des bureaux pour une période temporaire ou permanente à une organisation ou à une tierce partie, pour qu’elle puisse exécuter certaines tâches liées aux activités de l’organisation. Dans ce cas, on ne fait pas référence au fait que les sénateurs organisent des activités dans les locaux de temps en temps; ce n’est pas cette situation qui est visée par cette disposition; il s’agit plutôt de prêter des locaux à de tierces parties pour qu’elles puissent les utiliser.
La sénatrice Forest-Niesing : Donc, de toute évidence, rien n’empêche un sénateur d’organiser une réception et d’accueillir un groupe dans les locaux du Sénat. Ce ne serait pas compris dans les interdictions prévues à la nouvelle disposition 5.22.
M. Lanctôt : Non. D’ailleurs, je crois qu’il y a une politique spécifique sur l’utilisation des locaux qui autorise le genre d’activités dont vous parlez. Il s’agit ici du fait de prêter des locaux à une tierce partie qui n’est pas un événement comme celui que vous avez évoqué, qui serait un événement organisé par un sénateur.
La sénatrice Forest-Niesing : Merci de ces précisions.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, comme il n’y a pas d’autres mains levées, je vais lire la motion :
Que les mises à jour proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soient approuvées et que l’Administration soit autorisée à modifier la PGBS en date du 1er juillet 2021.
Le sénateur Munson propose la motion. Si un sénateur souhaite s’y opposer ou s’abstenir de voter, qu’il lève la main. Comme il n’y a aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Chers collègues, y a-t-il d’autres travaux dont nous voulons discuter en public, avant de poursuivre la séance à huis clos? Si ce n’est pas le cas, je demanderai à la greffière d’aviser les membres du comité une fois que nous siégerons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)