LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 3 juin 2021
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 11 h 30 (HE), par vidéoconférence, en public puis à huis clos, conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je m’appelle Sabi Marwah. Je suis un sénateur de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La réunion d’aujourd’hui se déroulera en mode virtuel. La première partie se tiendra en public, et la seconde partie à huis clos.
Avant de commencer, j’aimerais rappeler à mes collègues ces quelques pratiques exemplaires pour une réunion réussie. Veuillez garder votre micro en sourdine en tout temps, à moins d’être appelé par votre nom pour prendre la parole. C’est aux sénateurs qu’échoit d’allumer et d’éteindre leur micro pendant le débat. Au bas de votre écran, vous pouvez opter pour l’anglais, le français ou aucune traduction simultanée. Pour demander la parole, utilisez la fonction de la main levée. En cas de problème technique ou autre, signalez-le immédiatement au président, et l’équipe technique s’efforcera de résoudre le problème.
Permettez-moi maintenant de présenter les sénateurs qui participent à cette réunion : le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; le sénateur Claude Carignan, du Québec; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; la sénatrice Josée Forest-Niesing, de l’Ontario; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba, même si je crois qu’elle se joint à nous en retard; la sénatrice Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador; la sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario; le sénateur Jim Munson, de l’Ontario; le sénateur Don Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec et le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta. Se joint également à la réunion la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba. Je crois savoir que la sénatrice Ratna Omidvar, de l’Ontario, sera également présente.
Bienvenue à tous ceux qui regardent ces délibérations un peu partout au pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 27 mai 2021, qui se trouve dans votre trousse. Y a-t-il des questions, ou des modifications à apporter?
Puisqu’il n’y en a pas, puis-je avoir quelqu’un pour proposer la motion suivante?
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 27 mai 2021 soit adopté.
Le sénateur Campbell : Je propose la motion.
Le président : Le sénateur Campbell propose la motion.
Je rappelle à mes collègues que les votes se dérouleront de la même façon que pour la chambre hybride, c’est-à-dire que les sénateurs qui souhaitent s’opposer ou s’abstenir ont la possibilité de le faire. L’absence d’opposition ou d’abstention est interprétée comme un appui à la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Si l’un de vous souhaite s’opposer ou s’abstenir, qu’il ou elle lève la main.
Je ne vois aucune objection. La motion est adoptée.
Distingués collègues, le point suivant porte sur le rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. La présidente de ce groupe, la sénatrice Bovey, est ici pour nous présenter ce rapport.
Mme Caroline Morency, directrice générale de la Direction des biens et services, et Mme Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation, se joindront également à nous par vidéoconférence afin de prêter main-forte pour répondre aux questions. Bien entendu, la présentation sera suivie d’une période de questions.
Madame la sénatrice Bovey, vous avez la parole.
La sénatrice Bovey : Je tiens à remercier le comité de m’avoir invitée à faire le point sur les travaux du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. Je vais d’abord remercier les membres du comité, la sénatrice Forest-Niesing, le sénateur White et la sénatrice Stewart Olsen. Nous avons été très occupés. C’est un réel plaisir de vous donner une mise à jour au sujet des quatre initiatives que vous nous avez permises de mettre en œuvre cette année. Je peux vous dire qu’elles sont importantes et qu’elles ont suscité une énorme réaction de la part du public, bien plus importante que je n’aurais jamais osé l’espérer. Permettez-moi de faire le point.
Je commencerai par l’interprétation professionnelle que nous avons faite des œuvres de la collection du Sénat. Comme vous le savez, grâce au financement du comité, notre groupe de travail a invité 13 conservateurs, un de chaque province et territoire, à écrire un texte sur une œuvre d’art, un artefact ou un meuble faisant partie de la collection du Sénat exposée au public.
Sénatrice Marshall, je sais que vous étiez préoccupée par notre échéancier, et je tiens à dire que ces 13 conservateurs ont non seulement rédigé d’excellents essais, mais qu’ils les ont tous remis avant la date limite du 31 mars 2021.
Huit des conservateurs étaient en fait des conservatrices. L’une d’elles était Inuite; une autre était Micmaque. Certains étaient en début de carrière et d’autres avaient de l’expérience. Deux d’entre eux ont choisi des objets : le bâton noir lui-même et le banc. Un autre a choisi les photos murales en métal. Six ont choisi des œuvres d’artistes autochtones, dont une Inuite. Deux ont choisi des portraits d’orateurs. Un a choisi une sculpture.
Les images seront mises en ligne accompagnées des essais les concernant, dans les deux langues. L’une d’entre elles sera aussi accompagnée d’une version en inuktitut et une autre, d’une version en micmac. Les images seront accessibles à compter du 14 juin.
Je remercie tous les auteurs et tous les artistes de nous avoir donné le droit d’utiliser leur travail; je remercie Tamara Dolan pour son aide, ainsi que les traducteurs et les éditeurs. Ce fut un bon projet de sensibilisation et d’information. Lors de notre prochaine réunion, nous commencerons à penser aux 13 prochains écrivains des provinces et des territoires.
Le prochain projet dont je veux parler concerne les musées du Sénat. Nous avons demandé des fonds pour deux d’entre eux, mais on ne nous en a accordé que pour un seul. Pour l’année inaugurale de notre programme de musées au Sénat, notre comité a eu la confirmation que la pièce de comité B30 sera aménagée en septembre avec des œuvres inuites de la collection du Nunavut, qui est gérée par le Musée des beaux-arts de Winnipeg. Le conservateur autochtone de cet établissement est présentement en train de choisir six à huit œuvres à cette fin, et nous devrions avoir très bientôt des précisions à ce sujet.
Notre objectif est de jeter des ponts entre le Nord et le Sud tout en honorant l’ouverture de Quamajuq, le centre d’art inuit du Musée des beaux-arts de Winnipeg. Dans les années à venir, nous nous partagerons entre les musées et les galeries d’art de tout le pays. Bien entendu, nous espérons être en mesure de déplacer les choses afin que l’événement puisse avoir lieu deux fois l’an.
Mon prochain sujet concerne l’hommage rendu aux artistes noirs du Canada. Comme vous le savez, notre première installation est en place. L’événement s’est certes mérité un soutien national, mais aussi un soutien international très positif.
J’ai été en contact avec des artistes noirs et des conservateurs noirs de tout le pays. Nous aurons une nouvelle installation en septembre. Je n’ai pas de détails à vous donner pour le moment, mais nous aurons des précisions dont nous pourrons discuter lors de notre prochaine réunion du groupe de travail consultatif.
Le quatrième projet que vous avez financé est l’analyse des lacunes en matière d’œuvres d’art autochtones au Sénat. Dans le cadre de ce projet, nous avons demandé à Greg Hill, conservateur principal de l’art autochtone au Musée des beaux-arts du Canada, d’examiner les pratiques du Sénat en matière d’exposition d’œuvres d’art autochtones et de préparer un rapport sur l’état des lieux. Je crois que vous avez une copie de ce rapport, alors je ne vais pas entrer dans les détails, mais je tiens à dire que le nombre d’œuvres d’artistes autochtones détenues par le Sénat est de 22, dont 16 sont exposées. Parmi ces seize, cinq sont inuites et une est métisse.
Greg Hill a fait une analyse très pertinente par décennie et, chose intéressante, il n’y a rien de la décennie actuelle. Nous avons des peintures, des gravures et des sculptures, mais pas de vidéos ni de photographies.
Vous pouvez lire le reste dans le rapport, mais il y a un autre élément dont je tiens à parler avant d’aborder les autres choses pour lesquelles nous aimerions avoir votre appui.
Parmi les artistes, un est de la Colombie-Britannique, trois de l’Alberta, deux de la Saskatchewan, aucun du Manitoba, trois de l’Ontario, trois du Québec, aucun du Nouveau-Brunswick, aucun de la Nouvelle-Écosse, aucun de l’Île-du-Prince-Édouard et aucun de Terre-Neuve-et-Labrador. Je dois donc reconnaître, distingués collègues, que nous avons des lacunes en ce qui a trait à la représentation régionale, à la représentation par époque et à la représentation par nation.
Vous verrez que M. Hill nous a fait un certain nombre de recommandations, 19 pour être précis. J’aimerais vraiment que vous puissiez déposer officiellement ce rapport aujourd’hui. Il y a plusieurs recommandations que j’aimerais commenter.
Tout d’abord, M. Hill nous conseille vivement de remplacer le nom « Aboriginal Peoples Committee Room » par « Indigenous Peoples Committee Room », car la désignation « Indigenous Peoples » englobe les Inuits et les Métis.
En tant que comité, nous serions très reconnaissants d’avoir l’accord du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour effectuer ce changement de nom. Je pense que c’est particulièrement approprié, compte tenu de la semaine que nous vivons présentement.
Il a également suggéré que nous utilisions les autres espaces dont dispose le Sénat dans nos immeubles de bureaux, ainsi que dans l’édifice du Sénat du Canada lui-même, pour présenter davantage d’œuvres autochtones. Dès que nous serons autorisés à utiliser ces espaces, nous nous mettrons à la recherche d’autres endroits où nous pourrons exposer des œuvres autochtones.
M. Hill recommande aussi la mise sur pied d’un groupe consultatif autochtone qui serait chargé de nous donner des conseils et de nous orienter. Il suggère que nous définissions des objectifs pour la collection et l’exposition d’art autochtone et que nous élaborions des critères pour la collecte d’œuvres autochtones. Je crois que ce sont des choses que nous pouvons faire et auxquelles le comité pourra donner suite.
Je serai heureuse de répondre aux questions sur les autres recommandations; certaines d’entre elles sont manifestement destinées à des fins de planification.
Monsieur le président, en ce qui concerne ces quatre projets, l’approbation que nous souhaiterions obtenir est le dépôt du rapport et, pour l’instant, le changement de nom anglais de la Salle du Comité des peuples autochtones.
Toutefois, j’ai d’autres choses à signaler, si vous le permettez. Nous aimerions que le comité soutienne et approuve notre demande annuelle de conservation. Comme vous le savez, nous prévoyons que notre budget de conservation pour cette année s’élèvera à 95 850 $, avec un montant supplémentaire de 14 150 $ pour les imprévus. Nous recommandons de concentrer nos fonds de conservation de cette année sur les œuvres d’art, plutôt que de la diviser entre œuvres d’art et biens patrimoniaux, puisque le mobilier de la salle du Sénat n’a pas été utilisé autant qu’avant et que ce serait l’occasion de rattraper une partie du travail de conservation lui-même.
Nous sommes conscients de la nécessité de faire preuve de souplesse, puisque l’exécution des travaux reste assujettie aux restrictions entourant la COVID.
Nous demandons donc l’autorisation de passer un contrat pour la portée des travaux de restauration prévus et pour ce que nous devons faire avec le mobilier afin d’être en mesure de progresser là où ce sera possible.
La prochaine question que je souhaite aborder concerne notre politique. Je vous ai promis un projet de politique depuis un certain temps. Malgré la prorogation, les élections et tout ce qui s’est produit entretemps, je suis vraiment ravie que nous soyons aujourd’hui en mesure de présenter la politique qui a été approuvée par le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. La dernière politique qui a été approuvée par le Sénat remonte à l’an 2000. D’après mes calculs, cela fait 21 ans, soit une génération complète. En élaborant cette nouvelle politique, notre objectif était évidemment d’établir une structure de gouvernance claire, de préciser nos rôles et responsabilités, et de nous assurer que les pratiques de gestion des collections et du travail du Sénat sont à jour en ce qui a trait aux normes muséologiques — après tout, il ne faut pas oublier que nous interagissons avec des artistes et des institutions de partout au pays.
Nous avons précisé les objectifs de la collection et le processus d’acquisition. Le sénateur Tannas sera heureux de constater que nous avons inclus un processus d’aliénation. Lors de notre réunion sur le budget, je me souviens qu’il avait posé une question sur la vaisselle du Président. Une fois que cette politique aura été approuvée, le comité discutera de la façon dont une partie de cette vaisselle pourrait être retournée dans les régions d’origine des différents présidents.
Nous avons également actualisé le contenu relatif aux reçus aux fins d’impôt. Évidemment, le Sénat ne donne pas de reçus aux fins d’impôt, mais comme nos dons passent par la Commission de la capitale nationale, c’est elle qui délivre ces reçus. Nous avons exposé le fait que nous avons la responsabilité, lorsque nous examinons les œuvres pour vous recommander de les acquérir, d’avoir des évaluations adéquates et à jour qui peuvent accompagner les œuvres à la CCN — ou de veiller à ce qu’elles les obtiennent — et de faire en sorte que les politiques sont bien suivies.
Nous avons également mis à jour les politiques de prêt et, comme je l’ai dit, notre principal objectif était de nous assurer que nos normes et nos pratiques de gestion sont conformes aux normes nationales et internationales.
Il y a une autre chose que je vais aborder avant de vous demander d’approuver cette politique — sachant que toute politique n’est valable que si vous pouvez la mettre à jour au fur et à mesure que les choses changent —, et c’est que nous avons également inclus une politique de rapatriement, qui est absolument essentielle maintenant, surtout avec ce qui se passe dans les communautés autochtones. Je pense qu’en tant que Sénat, en tant que Chambre haute et Chambre de second examen objectif, nous respectons et comprenons ces questions qui sont absolument essentielles au sein de nos communautés autochtones, et que nous sommes prêts à honorer ce genre de demandes si elles se présentent, ce qui ne peut se faire sans un processus idoine.
Monsieur le président, je crois que j’ai dit ce qu’il fallait dire en guise d’introduction et pour faire le point quant au contenu du rapport. Je serai heureuse de répondre à vos questions. Je sais que Mme Dolan et Mme Morency seront ravies de répondre à celles qui m’échapperont.
La sénatrice Marshall : Merci, madame la sénatrice. C’était une excellente présentation.
Ma première question porte sur l’argent. Est-ce que les coûts de ces projets seront payés à même le financement déjà approuvé, ou...
La sénatrice Bovey : Oui. Je ne demande pas de nouveaux fonds pour le moment. Le rapport se fonde sur le financement que vous nous avez accordé, et la réduction que nous avons dû faire pour respecter l’enveloppe que vous nous avez donnée a été de nous limiter à un musée au Sénat, plutôt que deux.
La sénatrice Marshall : C’est génial. Merci. L’autre question porte sur la représentation géographique. Nous sommes de Terre-Neuve-et-Labrador. Vous n’avez pas d’œuvres d’artistes des Premières Nations. Quel protocole les sénateurs doivent-ils suivre pour formuler des recommandations? Je peux certainement envoyer des suggestions. Devrais-je les adresser à vous ou à l’ensemble du comité? Quel serait le protocole approprié?
La sénatrice Bovey : Madame la sénatrice, si vous voulez me les envoyer, notre prochaine réunion a lieu plus tard ce mois-ci, du moins j’espère. Je ne suis pas certaine qu’une date définitive ait été fixée. Nous en discuterons et je pense, honnêtement, que nous devrons le faire dans le contexte de la recommandation de Greg Hill, à savoir que nous devrions avoir des conservateurs autochtones pour — je ne veux pas dire « nous conseiller » à ce sujet, ce n’est peut-être pas le bon mot — nous aider.
Nous n’avons pas de conservateurs autochtones au sein de notre comité. Nous avons des Autochtones et des conservateurs, mais personne qui est à la fois l’un et l’autre. J’aimerais recommander trois ou quatre personnes d’un peu partout au pays qui pourraient être sondées afin d’étayer la présentation des noms qui nous seront proposés.
La sénatrice Marshall : Merci. Terre-Neuve-et-Labrador a une grande communauté artistique, y compris des artistes autochtones. J’aimerais beaucoup nous y voir représentés.
La sénatrice Bovey : Si on me permet une représentativité géographique, j’aimerais bien qu’il y ait aussi quelques Manitobains parmi eux. Le fait que l’une des provinces qui comptent le plus grand nombre d’Autochtones n’ait pas d’Autochtones qui travaillent au Sénat semble être une petite lacune. Nous avons des lacunes à combler.
Le président : À propos de cette lacune concernant le Manitoba, je suis certain que le sénateur Plett a toujours voulu recommander des artistes de là-bas. Je suis convaincu qu’il nous fera lui aussi parvenir quelques noms de cette province.
Madame Bovey, j’ai deux questions. La première concerne la restauration proprement dite. Les 85 000 $ seront-ils attribués à un fournisseur unique, ou s’agit-il d’un montant trop modeste pour être attribué à un fournisseur unique? Va-t-il y avoir un appel d’offres? Comment l’approbation de la personne qui restaurera ces tableaux se fera-t-elle?
La sénatrice Bovey : Je vais commencer, puis je vais demander à Mme Dolan de continuer. Le choix du bon conservateur pour faire le travail dépendra en partie des œuvres qui sont les plus en vue et de notre liste de priorités.
Madame Dolan, si vous le voulez bien, je vais vous laisser nous donner des précisions à ce sujet.
Tamara Dolan, coordonnatrice de projet, Services du patrimoine et de la conservation, Sénat du Canada : Absolument. Je peux vous fournir un peu de contexte. Il y a environ deux ans, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a approuvé la mise en place d’un processus concurrentiel au terme duquel nous étions censés avoir un marché avec des fournisseurs présélectionnés. Nous avons un certain nombre de fournisseurs préqualifiés. Ensuite, en utilisant un processus concurrentiel, nous pouvons faire appel aux gens qui ont le bouquet de compétences appropriées pour le travail requis.
Pour ce qui est d’établir s’il faut un appel d’offres concurrentiel ou un marché à fournisseur unique, nous travaillons avec le service des approvisionnements et nous examinons la valeur du marché, puis nous utilisons les mécanismes de passation de marchés appropriés pour la portée du travail.
Le président : Cela nous aide beaucoup. Je vous remercie.
Madame Bovey, la deuxième question concerne la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art du Sénat. Un certain nombre de sections de cette politique concernent le Président. Le Président a-t-il examiné cette politique et est-il à l’aise avec les recommandations que vous faites dans le cadre de cette politique?
La sénatrice Bovey : Oui, le Bureau du Président a examiné cette politique, tout comme l’administration du Sénat. Encore une fois, je vais demander à Mme Dolan de nous éclairer à ce sujet.
Mme Dolan : Pour répéter ce que la sénatrice Bovey a dit, les sections de la politique qui concernent le Bureau du Président ont été portées à l’attention des parties concernées, qui en ont examiné et approuvé le libellé. De même, comme la politique touche à l’Administration du Sénat, elle a été examinée en vertu du processus de l’Administration du Sénat, et l’exécutif l’a finalement approuvée en avril.
Le président : Merci. La dernière question que j’avais sur la politique concerne la personne responsable de sa mise en œuvre, et l’assurance que la politique est effectivement suivie. Comme vous le savez, les politiques ne sont bonnes que dans la mesure où elles sont appliquées. Madame Dolan, vous appartient-il de veiller à ce que les politiques soient mises en œuvre de manière appropriée et maintenues?
Mme Dolan : Oui. Assurément, pour ce qui est de nos zones de travail, j’ai la responsabilité de m’assurer que notre façon de fonctionner est conforme à cette politique. Bien sûr, chacun au Sénat utilise la collection patrimoniale à sa façon. Chacun au Sénat a certaines responsabilités en la matière. Chacun doit s’assurer que l’utilisation qu’il fait du mobilier patrimonial ou notre façon de gérer les œuvres d’art respectent la politique. Nous allons travailler avec la sénatrice Bovey et le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine pour veiller à ce que cette politique soit respectée au Sénat.
La sénatrice Bovey : Si je peux ajouter quelque chose, j’aimerais remercier le comité. Le comité a fait beaucoup de travail à ce sujet. Plusieurs réunions ont été passées à peaufiner et à tester les mots, alors je veux les remercier pour cela.
Je pense que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine doit être au fait de cette question et ne jamais la quitter des yeux. Je suis ravie que nous puissions travailler là-dessus. Comme je l’ai dit, j’espère que le comité l’approuvera.
Le président : Merci, madame la sénatrice. Je vais espérer sur le groupe de travail sur l’art continuera d’être au fait de la mise en œuvre de cette politique, et que les choses se dérouleront conformément à la politique.
Distingués collègues, je ne vois pas d’autres questions. Il me faut un motionnaire pour la motion suivante :
Que le rapport de M. Greg Hill soit déposé devant le comité;
Que le nom de la Salle des peuples autochtones soit changé à la salle du comité des peuples autochtones;
Que la politique proposée sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux soit approuvée; et
Que 95 850 $ soient approuvés pour la restauration et la réparation de la collection d’œuvres d’art et du patrimoine du Sénat pour l’exercice 2021-2022, avec une éventualité de 14 150 $.
Madame Forest-Niesing, puisque vous faites partie du comité, pouvez-vous proposer la motion?
La sénatrice Forest-Niesing : Je suis ravie de le faire.
Le président : La motion est proposée par la sénatrice Forest-Niesing.
Ceux qui souhaitent s’y opposer ou s’abstenir, veuillez lever la main.
Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée. Merci, madame Bovey, madame Dolan et madame Morency.
La sénatrice Bovey : Je voudrais remercier le comité de son soutien et de son intérêt pour cette question. C’est très encourageant.
Le président : Passons maintenant au point 3. J’ai l’honneur de présenter le neuvième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure concernant l’adoption de la version révisée de la Politique du Sénat sur l’allocation des locaux. Le comité directeur a examiné la politique proposée et en recommande maintenant l’approbation. Mme Morency participera aussi aux délibérations à ce sujet.
Madame Morency, vous pouvez commencer votre présentation et nous indiquer, si possible, les principaux changements qui ont été apportés à cette politique. Merci.
[Français]
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, dans le cadre de l’initiative de renouvellement des politiques du Sénat, la Direction des biens et services a examiné la politique sur l’allocation des locaux et a estimé que certains éléments de celle-ci méritaient d’être mieux définis, particulièrement en ce qui a trait à ses exigences en matière de rôles et de responsabilités.
C’est avec plaisir que je vous présente aujourd’hui un sommaire des changements que nous avons apportés à la politique en consultation avec les parties prenantes. Le texte de la politique a été harmonisé avec celui du Règlement administratif du Sénat; ainsi, les ressources du Sénat, y compris les locaux et les installations, doivent servir à l’exercice des fonctions parlementaires des sénateurs ou au fonctionnement du Sénat. Le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pourra approuver, à titre exceptionnel, l’utilisation d’une pièce ou d’une installation pour d’autres fins, à l’exception des pièces qui relèvent du Président du Sénat. Si cette utilisation engendre des frais supplémentaires pour le Sénat, la politique prévoit qu’ils seront recouvrés selon un barème de coûts qui sera approuvé par le comité exécutif. Les exigences de la politique ont été précisées en ce qui a trait aux conditions régissant l’utilisation des locaux et des installations du Sénat, aux autorités compétentes quant aux décisions concernant l’utilisation des pièces et à la priorisation des demandes multiples pour l’usage d’un local ou d’une installation pendant une même plage horaire.
[Traduction]
L’utilisation des locaux du Sénat par des tiers est mieux réglementée qu’avant. En outre, un utilisateur ou un parrain qui n’est ni sénateur ni membre de l’Administration du Sénat est tenu de signer une déclaration reconnaissant qu’il a pris connaissance des conditions régissant l’utilisation des salles et des installations du Sénat.
Les dispositions portant sur la consommation d’alcool ont été améliorées. Seules les personnes qui ont suivi la formation Smart Serve offerte par le gouvernement de l’Ontario, ou une formation équivalente offerte par une autre province, seront désormais autorisées à servir de l’alcool.
Les animaux continueront à être autorisés à condition que le comité directeur du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ou le comité exécutif, selon le cas, l’autorise. Les animaux d’assistance seront autorisés en tout temps.
Nous demandons maintenant au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration d’adopter la nouvelle politique et son entrée en vigueur immédiate. Si cela est adopté, la Direction des biens et services émettra un communiqué à tous les sénateurs et au personnel des sénateurs pour les informer de ladite mise à jour.
Je vous remercie de votre attention. Je serai ravie de répondre à vos questions.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’ai deux questions. La première concerne le point no 3, à la section où l’on parle de l’indemnisation, qui se trouve à la page 15 des 17 pages du document. On parle dans cette section de l’usage des locaux. En fait, cette section dit ce qui suit :
La personne qui fait l’usage d’un local ou d’une installation du Sénat en vertu de la présente Politique du Sénat sur l’affectation des locaux met le Sénat et, le cas échéant, son parrain, indemnes et à couvert de la totalité des pertes, réclamations, actions, dommages [...]
J’ai des questions pour vous au sujet des assurances qui devraient couvrir ce genre de situation. Voilà ma première question.
Voici ma deuxième question : à la page 17, au point no 9, on parle de parrainage. Il serait peut-être bon de clarifier que, même si la politique donne certaines précisions, le parrain d’un événement doit être présent du début à la fin de l’événement. En effet, je pense que ce n’est pas toujours le cas et je ne pense pas que les gens sont nécessairement au courant. Il faudrait donc s’assurer de mieux communiquer cette information.
Cependant, ma première question est au sujet des assurances.
Mme Morency : Merci de la question, madame la sénatrice.
Pour répondre à votre première question sur l’indemnisation, effectivement, nous avons inclus cette disposition dans la politique; c’est une recommandation qui avait été faite en consultation avec nos services juridiques ou le bureau du légiste. Le Sénat est autoassuré. Lorsque vous parlez d’une assurance, faites-vous référence à l’utilisateur qui pourrait avoir sa propre police d’assurance ou faites-vous référence au Sénat, qui ne possède pas d’assurance?
La sénatrice Moncion : Je fais référence au Sénat, qui devrait être assuré comme n’importe quelle entreprise. Dans l’entreprise privée, il existe des assurances responsabilité qui couvrent des cas exceptionnels où il pourrait y avoir des pertes occasionnées par un incident qui se produit lors d’un événement. Ici, on semble dire que nous ne souscrivons pas à ces assurances et, quoi que nous fassions, comme sénateurs nous sommes toujours responsables de tout. Il faudrait donc débourser des sommes s’il y avait des dommages encourus lors d’un événement organisé. Je voudrais savoir pourquoi il y a deux poids, deux mesures lorsqu’il s’agit de protéger les parlementaires, alors que, lorsque nous ne jouons pas notre rôle de parlementaire, il existe des protections.
Mme Morency : Merci de vos précisions. C’est une excellente question. Je devrai consulter le bureau du légiste pour y répondre parce que, à ma connaissance, le Sénat est autoassuré. Toutefois, je comprends votre point de vue. Nous devrons vérifier le tout et nous vous reviendrons avec une réponse sur la possibilité d’inclure ce genre d’indemnités dans la politique, madame la sénatrice.
La sénatrice Moncion : En fait, cela revient à mettre continuellement le fardeau sur le dos des sénateurs. C’est comme si nous étions moins protégés qu’un citoyen normal. Si on regarde notre position comme sénateur, c’est comme cela dans toute chose. Je trouve cela un peu aberrant, surtout si l’on considère notre position et le travail que nous faisons. Nous semblons être moins protégés qu’un citoyen normal qui ne fait pas partie du Sénat ou de la Chambre des communes.
Mme Morency : Merci de vos précisions. J’aimerais aussi mentionner que, en ce qui a trait à votre deuxième question, nous allons nous assurer que la disposition est bien comprise lorsque nous enverrons notre communiqué. La disposition qui mentionne que le sénateur ou la sénatrice doit être présent sur les lieux pendant toute la durée de l’événement sera soulignée dans la communication.
La sénatrice Moncion : Merci.
La sénatrice Forest-Niesing : Je vous remercie, madame Morency. J’ai deux questions. La première a trait au point 1.6.2.1; il concerne les réservations et se trouve à la page 4. Plus particulièrement, l’alinéa 3 prévoit ce qui suit :
Les réservations pour la tenue de réunions périodiques ne peuvent être faites que pendant les semaines où le Parlement siège [...]
C’est très bien, mais vous précisez qu’il n’est pas possible de réserver plus d’un mois à l’avance. Je me pose la question suivante : particulièrement dans le cas des réunions périodiques, pourquoi sacrifier l’efficacité pour préserver ou imposer cette condition? Si vous pouvez me fournir des explications à ce sujet, j’aurai également une deuxième question pour vous.
Mme Morency : Merci de la question, sénatrice. En fait, cette disposition a été insérée dans la politique parce que, lorsque les réunions n’avaient pas lieu, nous n’étions pas toujours informés de ces annulations. Cela engendrait des problèmes en ce sens que si quelqu’un d’autre voulait réserver la pièce, elle était déjà réservée, et parfois il n’y avait pas de réunion qui s’y déroulait. C’est l’une des raisons qui expliquent pourquoi cette disposition a été ajoutée dans la politique.
La sénatrice Forest-Niesing : Je me demande si, en pratique, il serait possible — particulièrement pour les réunions périodiques — de signaler la fréquence des réunions pour un groupe afin d’éviter que, justement, on soit obligé de réorganiser un horaire déjà très chargé.
Mme Morency : Je comprends, oui.
La sénatrice Forest-Niesing : Voilà pour ce point. Le deuxième point se rapporte au plan que vous auriez prévu en ce qui concerne le manque de ressources en interprétation simultanée dont nous souffrons actuellement et les besoins ayant trait à l’interprétation simultanée pour des rencontres autres que les séances du Sénat, les réunions officielles des comités ou les réunions de groupes ou de caucus sénatoriaux reconnus.
Pendant la pandémie, il y a eu énormément d’activités organisées par des groupes de sénateurs intéressés par un sujet particulier, comme des groupes de travail. Plusieurs doivent se passer de services d’interprétation. Lorsqu’ils ont des invités, cela peut s’avérer un problème un peu embarrassant, particulièrement pour le Sénat du Canada. Je voudrais savoir ce qui est prévu en ce qui a trait à l’interprétation simultanée pour toute réunion du Sénat, y compris celles des groupes de travail.
Mme Morency : Je vous remercie de cette excellente question. Nous ne nous sommes pas attardés sur ce point de la politique en particulier, mais je prends bonne note de votre question et nous vous reviendrons avec un plan plus approfondi. Vous avez raison de dire que l’interprétation est toujours un enjeu. Nous avons parfois un certain nombre d’événements en même temps et les ressources sont limitées. C’est un excellent point. Nous allons vous revenir avec un plan à cet égard.
La sénatrice Forest-Niesing : Merci, ce serait très apprécié.
[Traduction]
La sénatrice Jaffer : J’aimerais avoir des précisions sur le fait de perdre sa place. Si l’on a une réservation pour une salle de comité — et j’ai regardé les différentes catégories —, il est possible de se faire prendre sa place par quelqu’un d’autre.
Il m’arrive fréquemment de recevoir un grand groupe d’étudiants ou de personnes. La possibilité que nous puissions être évincés à la dernière minute me pose problème. C’est quelque chose que je savais avant même que cette politique n’existe, et cela m’a toujours rendue très nerveuse. Pourrions-nous obtenir des précisions à ce sujet, s’il vous plaît?
Mme Morency : Merci, madame la sénatrice. Si cela devait se produire, le groupe responsable de l’attribution des salles travaillerait avec vous afin de trouver un autre endroit disponible au même moment. Il se peut que ce ne soit pas exactement comme ce que vous aviez réservé, mais il est certain que, le cas échéant, nous travaillerions avec vous pour trouver une solution de rechange.
La sénatrice Jaffer : C’est rassurant. Que ces gens travaillent avec moi est formidable, mais quelque chose devrait être prévu pour ces occasions où il s’agit de grands groupes. Et s’il n’y avait pas d’autre salle? Cela ne fait pas bonne impression pour le Sénat de forcer l’annulation d’un événement de groupe, quel que soit le groupe.
Cette politique existait aussi auparavant. Cela m’a toujours rendue inquiète, car le fait de pouvoir être évincé est une possibilité qu’on ne peut pas prendre à la légère lorsque l’on organise un événement. J’ai de sérieuses réserves à cet égard.
Madame Morency, vous êtes très rassurante lorsque vous dites que vous allez travailler avec nous; vous l’avez toujours fait. Je n’ai jamais eu de problème, mais que se passera-t-il si vous ne trouvez pas de salle? Pour moi, cela a toujours été une source d’inquiétude.
Le président : Chers collègues, je ne vois aucune autre main levée. Nous avons trois questions pour lesquelles Mme Morency va faire un suivi. Comme nous avons convenu qu’elle reviendra aux trois sénateurs avec des réponses à leurs questions, souhaitons-nous poursuivre ou devrions-nous poursuivre nos discussions à ce sujet? Comme je ne vois personne intervenir en ce sens, puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante?
Que le neuvième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure soit adopté.
Est-ce que l’un de mes collègues du comité directeur peut proposer la motion?
Le sénateur Munson : Je propose cette motion.
Le président : Le sénateur Munson a proposé la motion. Si un sénateur souhaite s’opposer ou s’abstenir, qu’il lève la main. Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Madame Morency, je vous prie de revenir aux sénateurs avec des réponses aux questions qu’ils vous ont posées.
Mme Morency : Je vous remercie.
Le président : Distingués collègues, le point suivant concerne le processus concurrentiel pour l’achat de papier à usages multiples et de papier à usages spéciaux. Mme Morency est là pour vous dire de quoi il s’agit.
Madame Morency, vous pouvez commencer.
Mme Morency : Honorables sénateurs, je demande aujourd’hui votre autorisation pour lancer un processus concurrentiel afin d’établir une offre à commande visant l’achat de papier à usages multiples et de papier à usages spéciaux sur une période de trois ans, avec deux années d’option.
Ma direction fournit le papier à usages multiples utilisé pour les besoins cléricaux individuels et généraux des locaux occupés par le Sénat, ainsi que le papier standard et spécialisé, et des produits de papier divers — tels que des enveloppes, des en-têtes de lettres, les cartes de visite et les cartes des fêtes — que l’Unité des services d’impression utilise pour des demandes d’impression personnalisées et des demandes à grand tirage.
La valeur du marché se fonde sur l’historique des coûts et sur le régime de consommation d’avant la pandémie. Nous avons également pris en compte l’inventaire actuel ainsi que de la réduction potentielle des besoins en papier que pourrait permettre la mise en œuvre de mesures d’économie pour l’Administration du Sénat. Nous avons également inclus une contingence pour les possibles augmentations de prix.
Le marché existant ou l’offre à commandes actuelle prend fin le 31 octobre 2021. Les fonds pour cette demande sont déjà prévus dans le budget actuel de la Direction des biens et services. Nous demandons maintenant votre approbation pour aller de l’avant.
Je me ferai un plaisir de répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir à ce sujet. Merci, monsieur le président.
[Français]
Le sénateur Forest : Je suis d’accord pour qu’on aille de l’avant. J’aurais tout même une question. Nous faisons de plus en plus de travail par visioconférence et nous consommons énormément de papier — même si nous essayons d’être écologiques. Si les fournisseurs avaient des points de vente, est-ce que ces prix pourraient s’appliquer? Par exemple, si j’achète des fournitures pour le bureau à un de leurs points de vente, serait-il possible de le mettre dans le devis pour qu’on puisse profiter des mêmes prix, ou doit-on les faire venir directement de nos bureaux à Ottawa?
Mme Morency : Je vous remercie de la question. À ce moment-ci, nous n’avions pas prévu d’inclure cette disposition dans l’appel d’offres. Bien entendu, on peut examiner ce qu’il est possible de faire avec notre Direction des finances et de l’approvisionnement, pour voir si cela nous permettrait d’avoir un aussi large éventail de fournisseurs et d’obtenir des prix qui seraient quand même raisonnables.
Toutes les demandes pour le papier seront acheminées à mon unité ou à la Direction des biens et services. Par la suite, le tout sera redistribué dans les bureaux. Cela permettra de faire le suivi quant à l’utilisation du papier.
Il faudra étudier tout cela, mais je prends bonne note de la question. S’il y a moyen de répondre à ces préoccupations et si le besoin se fait sentir au cours des prochains mois ou des prochaines années — car on ne sait pas exactement comment la situation va évoluer —, on pourrait étudier cela, sénateur Forest. Je vous remercie de la question.
[Traduction]
Le président : Je ne vois aucune autre main levée. Puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante?
Que l’Administration du Sénat aille de l’avant avec le processus d’approvisionnement concurrentiel afin d’établir une offre à commandes pour les...
Pascale Legault, greffière du Comité : Monsieur le président, je suis désolée, mais je me demandais si nous pouvions prendre cette décision à huis clos étant donné qu’il y a un montant en jeu.
Le président : Vous avez raison, Pascale, nous devrions faire cela à huis clos. Passons donc au point suivant, qui est le point 5. Il s’agit d’une demande pour repousser la date limite pour la présentation du rapport du Groupe de travail consultatif sur la formation en matière de diversité et d’inclusion.
Comme vous le savez tous, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a approuvé le mandat du groupe de travail le 1er avril, et ce mandat était censé se terminer le 30 juin 2021. Étant donné les perturbations causées par la pandémie et le fait que les comités et les groupes de travail n’ont pas siégé pendant une longue période, la sénatrice Moodie demande que la date limite soit reportée au 30 septembre 2021.
En conséquence, puis-je avoir un motionnaire pour la motion suivante?
Que la date de présentation du rapport du Groupe de travail consultatif sur la formation en matière de diversité et d’inclusion soit reportée du 30 juin 2021 au 30 septembre 2021.
La sénatrice Jaffer : Je propose la motion.
Le président : La motion est proposée par la sénatrice Jaffer. Si quelqu’un souhaite s’opposer ou s’abstenir, qu’il lève la main. Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée. Distingués collègues, avant de passer à huis clos, y a-t-il d’autres points que vous aimeriez soulever?
Le sénateur Plett : On m’a demandé de soulever une question ici, dans le cadre des questions diverses, bien que je préfèrerais le faire à huis clos.
Le président : Je suis d’accord, sénateur Plett. C’est pourquoi je ne l’ai pas soulevée. Je la soulèverai, ainsi que d’autres questions, à huis clos.
Le sénateur Plett : C’est très bien.
Le président : Distingués collègues, s’il n’y a pas d’autres affaires publiques, nous allons passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)