Rapport d’étape 2023 sur le plan d’accessibilité du Sénat

Le Sénat s’engage à représenter la diversité du Canada et à donner une voix à de nombreux groupes sous-représentés, y compris aux personnes en situation de handicap. Pour que tous les Canadiens puissent participer pleinement aux activités de leurs institutions démocratiques, le Sénat s’engage à rendre accessibles tous les aspects de ses activités. L’accessibilité est un processus continu, et le Sénat s’efforce de l’améliorer en permanence en restant à l’écoute des personnes en situation de handicap.

1.2 Coordonnées et processus de rétroaction

Le Sénat est heureux de recueillir des commentaires, y compris les commentaires anonymes, de la part des sénateurs, des employés et des membres du public concernant l’accessibilité au Sénat et le Plan d’accessibilité 2023–2025 proposé ici. Nous nous engageons à étudier les commentaires que nous recevons en toute bonne foi et à prendre les mesures qui s’imposent pour remédier aux obstacles à l’accessibilité qui sont indiqués dans ces commentaires.

Vous pouvez envoyer vos commentaires à l’agente à l’accessibilité du Sénat à accessible@sen.parl.gc.ca ou au 1-888-810-9470.

Vous pouvez aussi les envoyer par la poste à l’adresse suivante :

L’Agent à l’accessibilité
Sénat du Canada
Ottawa, (Ontario)
K1A 0A4

Un formulaire électronique de rétroaction et de plus amples informations sur la manière de soumettre une rétroaction au Sénat sont offerts sur le site Web public.

Vous pouvez demander le plan, ce rapport d’étape, ainsi qu’une description de notre processus de rétroaction dans d’autres formats en communiquant avec l’agente à l’accessibilité du Sénat à accessible@sen.parl.gc.ca ou au 1-888-810-9470.

Vous pouvez également accéder à une version audio du plan d’accessibilité et à une version audio de ce rapport d’étape (enregistrement d’une personne lisant le texte à voix haute).

Le Sénat vous enverra les documents demandés dans les formats suivants dans les 15 jours suivant la demande initiale :

imprimé
imprimé en gros caractères (taille de la police augmentée)

Le Sénat fournira aussi, dans les 45 jours suivant la réception d’une demande, certains documents en braille. Ce délai est fixé par le Règlement canadien sur l’accessibilité et tient compte du temps nécessaire à la production et à la distribution de la version en braille. Si vous avez besoin de cette version de manière urgente, le Sénat fera tout en son pouvoir pour vous l’envoyer plus tôt.

1.3 Termes et définitions

Les définitions suivantes s’appliquent au présent rapport :

Accessibilité : Méthode de conception des produits, d’appareils, de services, d’environnements, de technologies, de politiques et de règles afin de permettre à tous, y compris les personnes ayant divers handicaps, d’y avoir accès.
Capacitisme : Une vision ou une attitude qui traite les personnes en situation de handicap comme « anormales », « inférieures » ou « autres ». Le capacitisme peut être intentionnel (p. ex. harcèlement, moqueries, traitement d’une personne en situation de handicap comme si elle était incapable) ou involontaire (p. ex. production de documents qui paraissent adéquats, mais qui sont inaccessibles, l’organisation d’événements qui ne permettent pas aux personnes en situation de handicap d’y participer confortablement). (Définition d’Emploi et développement social Canada)
Conception universelle : Une conception qui s’assure que les espaces ne présentent pas d’obstacles et qu’ils profitent à toutes les personnes, quels que soient leurs capacités, leurs besoins et leurs préférences culturelles.
Handicap : Déficience, notamment physique, intellectuelle, cognitive, mentale ou sensorielle, trouble d’apprentissage ou de la communication dont l’interaction avec un obstacle nuit à la participation pleine et égale d’une personne dans la société. Les handicaps peuvent être de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non, et peuvent changer ou fluctuer dans le temps.
Obstacle : Tout élément qui peut nuire à la participation pleine et égale des personnes en situation de handicap. Les obstacles peuvent être de nature architecturale ou liés à la technologie, aux comportements, à l’information ou aux communications, ou peuvent être le résultat d’une politique ou d’une procédure.
Remédier : Régler ou corriger un problème. Dans ce contexte, la remédiation signifie changer les choses pour les rendre plus accessibles.
Témoin devant un comité : Une personne qui témoigne lors d’une audience.

Remarque sur la terminologie relative aux handicaps : Le Sénat reconnait qu’il existe des préférences individuelles en matière d’identification. Le présent rapport utilise un langage centré sur la personne (p. ex. une personne ayant une lésion de la moelle épinière), mais il reconnait que de nombreuses personnes peuvent utiliser un langage centré sur l’identité (p. ex. une personne autiste) ou d’autres descriptions. Dans les interactions individuelles, le Sénat s’efforce de demander aux personnes comment elles s’identifient.

1.4 Sommaire

Le Plan d’accessibilité 2023-2025 du Sénat comprend des objectifs assortis d’échéances pour chaque année dans chaque article important de la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA). Le présent rapport d’étape couvre les objectifs qui doivent être achevés en 2023 ainsi que les objectifs continus qui s’étendent sur toute la durée du plan. Bien que le rapport présente un certain contexte pour les objectifs, un état détaillé de l’accessibilité pour chaque catégorie est présenté dans le plan d’accessibilité. Les objectifs prévus pour 2024 et 2025 feront l’objet de rapports ultérieurs : la liste de ces objectifs figure à l’annexe A.

En 2023, le Sénat a atteint 11 de ses 12 objectifs et a entamé la réalisation des trois objectifs en cours. Le rapport résume la manière dont chaque objectif a été atteint et les prochaines étapes (le cas échéant). Il met également à jour l’état et le calendrier de l’objectif retardé.

Dans le cadre de la préparation de ce rapport, le Sénat a interrogé les sénateurs et les employés du Sénat, ainsi que les participants aux activités du Sénat qui se sont déclarés en situation de handicap. Le Sénat a également rencontré des groupes représentant les personnes en situation de handicap. Les consultations ont permis de discuter des efforts continus du Sénat pour améliorer l’accessibilité, de couvrir les domaines dans lesquels le Sénat doit poursuivre ses efforts et de déterminer les domaines à améliorer à l’avenir.

Le Sénat a également reçu des rétroactions à dix reprises de la part de sénateurs, de membres du personnel du Sénat et de membres du public. Les rétroactions comprenaient des appréciations pour certains efforts d’accessibilité, la détermination d’obstacles et des commentaires sur la mise en œuvre du plan.

2 Domaines décrits à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité

2.1 Environnement bâti

Aperçu

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est propriétaire ou fournisseur des bâtiments et des bureaux du Sénat. Le Sénat travaille en étroite collaboration avec SPAC pour veiller à ce que son environnement bâti soit accessible à tous. Dans le cadre de son plan d’accessibilité universelle, SPAC examine les conditions existantes dans les bâtiments occupés par le Sénat en fonction de ses pratiques exemplaires en matière d’accessibilité universelle. Le Sénat s’est engagé à examiner ces pratiques et à apporter sa contribution pour qu’elles restent pertinentes.

Alors que SPAC doit veiller à ce que les lieux essentiels des bâtiments du Sénat (p. ex. les entrées, les ascenseurs, les toilettes) respectent les codes, les normes et les pratiques exemplaires les plus récents, le Sénat doit, quant à lui, déterminer les exigences de ses propres espaces intérieurs (p. ex. les bureaux, les salles de réunion, les cuisinettes).

Les hôtes ou les parrains des visiteurs remplissent et soumettent actuellement un « Formulaire d’accès à l’enceinte du Sénat » avant l’arrivée de leurs invités dans tout bâtiment occupé par le Sénat.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

1. Au cours des prochaines années, SPAC et le Sénat continueront de procéder à des vérifications de l’environnement bâti. Au fur et à mesure que des obstacles seront découverts, le Sénat collaborera avec SPAC pour les classer par ordre de priorité et prendre les mesures nécessaires pour les corriger ou les éliminer.

a. État : en cours. Des vérifications de l’accessibilité ont été réalisées pour l’édifice de l’Est (octobre 2020), l’édifice du Sénat du Canada (ESC) (juillet 2021), l’édifice du 40, rue Elgin (septembre 2022), l’édifice du 1, rue Wellington (janvier 2023) et l’édifice du 56, rue Sparks (octobre 2023).

b. Prochaines étapes : Le Sénat travaille avec SPAC pour donner la priorité aux projets d’élimination d’obstacles rapides et pour planifier des projets plus importants afin d’améliorer l’accessibilité selon les résultats des vérifications. Parmi les projets d’élimination d’obstacles rapides déterminés, 28 ont été achevés, 8 sont en cours et 44 sont en cours de planification.

2. Au cours des prochaines années, le Sénat continuera de travailler avec SPAC pour améliorer les pratiques exemplaires et les lignes directrices en matière d’accessibilité afin de s’assurer que les commentaires et les leçons apprises sont intégrés de façon systématique dans les plans futurs et particulièrement dans la rénovation de l’édifice du Centre, de l’édifice de l’Est et le Complexe de bureaux du Sénat (la partie est du projet de réhabilitation de l’îlot 2).

a. État : en cours. Le Sénat continue de contribuer aux initiatives menées par SPAC en participant à des groupes de travail sur l’accessibilité et à des comités consultatifs. La participation à ces groupes de travail permet au Sénat de contribuer au processus d’amélioration continue des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité universelle de SPAC.

b. Prochaines étapes : Le Sénat continuera de s’assurer que tous les nouveaux projets respectent les pratiques exemplaires et les lignes directrices en matière d’accessibilité.

3. D’ici fin 2023, le Sénat travaillera avec SPAC et ses partenaires parlementaires pour mettre à jour les normes de signalisation existantes afin d’inclure les exigences en matière d’accessibilité et les pratiques exemplaires applicables. Le Sénat travaillera également avec SPAC pour planifier des mises à jour de la signalisation existante en fonction des normes de signalisation approuvées.

a. État : en attente. SPAC a décidé de retarder l’initiative jusqu’à ce que Normes d’accessibilité Canada (NAC) publie ses normes nationales sur l’orientation et la signalisation. La mise à jour des normes de SPAC ne pourra pas être achevée avant que NAC ne publie sa norme (attendue pour fin 2026).

b. Prochaines étapes : Le Sénat continuera de travailler avec SPAC et d’autres partenaires sur cette initiative. Une fois que NAC aura publié les normes sur la signalisation, SPAC mettra à jour ses normes pour y inclure les exigences en matière d’accessibilité et les pratiques exemplaires applicables. La norme de SPAC sera utilisée pour mettre à jour la signalisation dans les bâtiments du Sénat.

4. D’ici la fin 2023, le Sénat veillera à ce qu’une signalisation soit ajoutée dans les salles de comités afin de réserver certaines places équipées d’oreillettes audios pour les personnes ayant un handicap auditif.

a. État : atteint. Le Sénat a installé des panneaux indiquant les places réservées dans chacune de ses salles de comités et a consulté la personne qui avait ciblé l’obstacle pour s’assurer que les mesures prises étaient efficaces. Des ensembles audios mobiles qui amplifient le son sont également accessibles dans les salles de comités. Les sénateurs et les employés du Sénat ont été informés de la possibilité de réserver des sièges et des ensembles audios.

b. Prochaines étapes : Ne s’applique pas.

5. D’ici fin 2023, le Sénat établira des critères pour encadrer la planification de ses espaces intérieurs afin de s’assurer que la planification tient compte des dernières pratiques de conception inclusive et qu’il se conforme aux normes d’accessibilité et aux pratiques exemplaires.

a. État : atteint. Le Sénat a rédigé des Lignes directrices en matière d’accessibilité pour les locaux du Sénat. Ces lignes directrices s’appliquent aux espaces intérieurs de tous les bâtiments occupés par le Sénat.

b. Prochaines étapes : Ces lignes directrices seront mises en œuvre par SPAC, qui effectue la construction ou les travaux, dans tous les projets afin d’assurer la conformité avec les pratiques exemplaires les plus récentes en matière d’accessibilité et de conception universelles. Le Sénat poursuivra ses consultations internes afin de s’assurer que les lignes directrices continuent de répondre aux besoins des utilisateurs.

6. D’ici fin 2023, le Sénat créera un processus permettant d’examiner et de revoir régulièrement l’accessibilité des bâtiments occupés par le Sénat afin de s’assurer que de nouveaux obstacles n’ont pas été créés et que les caractéristiques d’accessibilité existantes ont été entretenues.

a. État : atteint. Les listes de contrôle quotidiennes et mensuelles existantes comprennent maintenant la vérification des caractéristiques d’accessibilité particulières (p. ex. les allées, les espaces libres autour des lavabos et des fontaines), ainsi que l’essai des composants mécaniques (p. ex. les chasses d’eau automatiques, les distributeurs automatiques de savon, les dispositifs de fermeture de porte). Tout problème sera enregistré dans le système de gestion des appels afin d’assurer le suivi des mesures.

b. Prochaines étapes : Poursuivre la mise en œuvre du nouveau processus.

7. D’ici fin 2023, le Sénat mettra à jour le « Formulaire d’accès à l’enceinte du Sénat » afin d’inclure une partie au bas du formulaire indiquant les numéros du Sénat à contacter si leurs visiteurs ont besoin d’une aide quelconque en matière d’accessibilité (p. ex. s’ils sont en fauteuil roulant).

a. État : atteint. Après avoir consulté les équipes chargées de la sécurité institutionnelle et le Service de protection parlementaire, le Sénat a mis à jour le formulaire en y ajoutant des personnes-ressources que les hôtes peuvent appeler pour organiser à l’avance certains aménagements en fonction des besoins en matière d’accessibilité. Les consultations ont inclus des discussions sur les rôles et les responsabilités afin de s’assurer que toutes les équipes impliquées dans la facilitation de l’accès aux bâtiments savent ce que l’on attend d’elles.

b. Prochaines étapes : Le Sénat surveillera l’utilisation du formulaire et recueillera les commentaires au fur et à mesure qu’ils lui parviendront.

2.2 Emploi

Aperçu

Les employés de l’Administration du Sénat ont accès à un groupe de travail parlementaire pour les personnes en situation de handicap. Le groupe offre un soutien par les pairs aux membres du personnel en situation de handicap.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

8. Le Sénat continuera à soutenir les groupes du réseau des employés, y compris le groupe pour les membres du personnel de l’Administration du Sénat en situation de handicap.

a. État : en cours. Le Sénat collabore avec d’autres employeurs parlementaires pour promouvoir le groupe de travail auprès des employés de la Colline du Parlement.

b. Prochaines étapes : Ne s’applique pas.

2.3 Technologies de l’information et des communications (TIC)

Aperçu

Le Sénat produit un grand volume d’information, et il est important que toute la population canadienne puisse y avoir accès. La production de documents et d’informations est un élément important du travail des employés qui soutiennent les sénateurs.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

9. D’ici fin 2023, le Sénat élaborera un plan d’action pour poursuivre l’examen et la correction de tous les documents et formulaires internes et externes. Ce plan décrira l’ordre dans lequel les documents seront examinés et corrigés, en commençant par les documents et formulaires les plus importants et les plus fréquemment utilisés.

a. État : atteint. Le Sénat a examiné les documents et les formulaires publiés sur son site Web, son intranet et les modèles utilisés en interne. Le plan cible les documents qui doivent être examinés pour en assurer l’accessibilité et propose des méthodes de remédiation potentielles et des échéances à prendre en compte au fur et à mesure que les règlements sont définis. Dans le cadre de ce plan, l’équipe de conception graphique du Sénat a suivi une formation avancée sur l’accessibilité des documents en 2023.

b. Prochaines étapes : Le plan évoluera au fur et à mesure que Normes d’accessibilité Canada (NAC) publiera et adoptera des normes. À court terme, des modèles institutionnels mis à jour et une formation générale à l’accessibilité des documents pour le personnel de l’Administration du Sénat qui prépare les documents seront mis en place en 2024.

2.4 Communications autres que TIC

Aperçu

De nombreuses activités du Sénat (p. ex. les réunions des comités) sont diffusées en direct. Les retransmissions en direct des activités du Sénat sont sous-titrées en direct. Les mots prononcés pendant la diffusion apparaissent sous forme écrite au bas de l’écran. Ces diffusions en direct deviennent ensuite des vidéos sur demande auxquelles les membres du public peuvent accéder en tout temps sur le site Web de diffusion du Sénat, SenVu. Les sous-titres codés non révisés sont conservés lorsque les vidéos diffusées en direct sont transformées en vidéos sur demande.

Une interprétation en langue des signes peut être fournie sur demande pour certains événements, sous réserve de la disponibilité des ressources.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

10. D’ici fin 2023, le Sénat effectuera une évaluation des nouvelles solutions potentielles pour la communication par transcription simultanée (CART), qui pourraient permettre de visionner les sous-titres des délibérations en direct de n’importe où et sur n’importe quel appareil.

a. État : atteint. Après avoir lancé un projet pilote avec un fournisseur externe, le Sénat a évalué et choisi une solution interne pour un nouveau système de CART. Le système interne reprend le logiciel de sous-titrage existant utilisé sur SenVU et l’adapte à un système de CART. Une fois mis en œuvre, le système permettra aux utilisateurs d’accéder aux sous-titres des délibérations en direct de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Le nouveau système de CART a été élaboré et fait l’objet d’essais auprès des utilisateurs (y compris les utilisateurs sourds ou malentendants).

b. Prochaines étapes : Le déploiement prévu du système de CART se fera en deux phases. Au cours de la première phase, il sera accessible à l’interne (prévu pour décembre 2023). Le système de CART sera accessible pour tous les utilisateurs, peu importe l’appareil qu’ils utilisent, au cours de la deuxième phase (prévue pour le deuxième semestre de 2024). Entre-temps, le Sénat continue d’offrir le système de CART aux utilisateurs présents en personne par le biais de son système et de ses appareils existants.

11. D’ici la fin 2023, en collaboration avec ses partenaires parlementaires, le Sénat effectuera une évaluation des ressources nécessaires pour fournir une interprétation en langue des signes pour certains travaux du Sénat et certaines cérémonies officielles.

a. État : atteint. L’évaluation du Sénat est fondée sur l’interprétation en langue des signes fournie lors de l’étude du projet de loi C-22 (Loi sur la prestation canadienne pour les personnes handicapées) par le Comité sénatorial des affaires sociales, des sciences et de la technologie. L’interprétation en langue des signes américaine (LSA) et en langue des signes québécoise (LSQ) était disponible pendant ces réunions pour les participants présents dans la salle et a également été ajoutée aux enregistrements vidéos postproduction des délibérations. L’ajout d’une interprétation en langue des signes aux enregistrements vidéos est rare en raison du nombre élevé de ressources qu’elle nécessite, mais elle vise à assurer l’accessibilité des délibérations au plus grand nombre possible de personnes concernées par le projet de loi. Cette expérience a permis d’évaluer en temps réel les ressources nécessaires pour assurer l’interprétation en langue des signes sur place et sur les diffusions et enregistrements vidéos. Alors que l’interprétation en langue des signes en personne dépend largement de la disponibilité des interprètes, l’ajout de la LSA et de la LSQ à tous les enregistrements vidéos ou aux diffusions en direct nécessite une infrastructure technologique et un niveau de personnel dont le Sénat ne dispose pas à l’heure actuelle. L’évaluation des ressources fournit cependant une feuille de route établie et mise à l’essai pour les ressources nécessaires pour offrir une interprétation en langue des signes en postproduction pour la diffusion de certaines délibérations dans certaines circonstances.

b. Prochaines étapes : L’évaluation des ressources permettra d’orienter la planification de toute demande de langue des signes reçue.

2.5 Acquisition de biens, de services et d’installations

Aperçu

Lorsque le Sénat achète des biens et des services liés à des sites Web et à des outils en ligne, il inclut dans ses demandes un libellé sur les exigences WCAG 2.1 AA. Pour les autres biens et services que le Sénat acquiert par processus concurrentiel, les soumissionnaires sont invités à décrire leurs pratiques d’accessibilité dans leurs offres.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

12. D’ici fin 2023, le Sénat disposera d’une liste de contrôle permettant aux clients de s’assurer que l’accessibilité est prise en compte lors de l’élaboration de leurs besoins. Les employés de la Direction des finances et de l’approvisionnement se tiendront informés de toute norme d’accessibilité future afin d’assurer la conformité aux exigences en matière d’accessibilité et aux pratiques exemplaires applicables.

a. État : atteint. Le Sénat a préparé une série de listes de contrôle que les sénateurs et les employés du Sénat doivent utiliser lorsqu’ils demandent l’acquisition de biens et de services. Ces listes de contrôle permettront de s’assurer que l’accessibilité est prise en compte lorsque les sénateurs ou les employés commencent l’élaboration de leurs besoins.

b. Prochaines étapes : Les listes de contrôle seront mises à jour au fur et à mesure de l’évolution des pratiques exemplaires en matière d’accessibilité dans ce domaine.

2.6 Conception et prestation de programmes et de services

Aperçu

Le Sénat organise différents types d’événements publics et internes. Des lignes directrices sur la manière de s’assurer que des services d’accessibilité sont proposés et fournis lors d’événements permettront de s’assurer que les participants sont systématiquement invités à faire part de leurs besoins en matière d’accessibilité, que les pratiques exemplaires sont systématiquement suivies et que les besoins particuliers des clients sont pris en compte.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

13. D’ici fin 2023, le Sénat élaborera des lignes directrices sur la façon dont les services d’accessibilité peuvent être offerts et fournis aux membres du public en situation de handicap qui participent aux activités du Sénat. Ces lignes directrices serviront aussi lors de la planification et de l’organisation d’événements.

a. État mis à jour : atteint. Les Lignes directrices en matière d’accessibilité pour les événements ont été élaborées sous forme de listes de contrôle à utiliser lors de la planification et de l’organisation d’événements. Les renseignements recueillis lors des consultations, y compris celles menées auprès des personnes en situation de handicap, ont permis d’élaborer le contenu des lignes directrices. Ces lignes directrices ont été examinées par les intervenants internes du Sénat qui organisent ou accueillent des événements.

b. Prochaines étapes : Les lignes directrices seront diffusées sur l’intranet du Sénat et utilisées lors de la planification et de l’organisation d’événements.

2.7 Transport

Aperçu

Le Sénat exploite un service de navette qui transporte les gens entre les divers édifices de la Colline du Parlement et des environs. Quatre autobus sont utilisés dans le cadre de ce service.

Le nombre de places de stationnement disponibles pour les sénateurs et le personnel à proximité des bâtiments du Sénat est limité. Les permis de stationnement sont attribués et gérés par le Sénat et ce dernier fait tous les efforts raisonnables pour répondre aux besoins de stationnement du personnel du Sénat nécessitant un aménagement approuvé.

Objectifs en matière d’accessibilité atteints ou en cours

14. D’ici fin 2023, le Sénat procédera à un examen de son service de navette afin d’identifier et de supprimer tout obstacle à l’accessibilité.

a. État : atteint. Le Sénat a analysé son parc de navettes et les obstacles suivants ont été décelés : absence de barres d’appui, absence d’annonces visuelles et sonores automatisées des arrêts et absence d’ascenseur dans une des navettes. En guise de solution provisoire, les chauffeurs de navette annoncent les arrêts.

b. Prochaines étapes : La navette sans ascenseur est en voie d’être remplacée. Le personnel du Sénat est en train de planifier la recherche d’une solution de remplacement qui inclurait toutes les caractéristiques d’accessibilité requises (p. ex. ascenseur, annonces visuelles et sonores, barres d’appui). Les plans prévoient la modernisation des trois autres navettes afin d’en améliorer les éléments d’accessibilité, jusqu’à leur remplacement éventuel.

15. D’ici fin 2023, le Sénat complètera une mise à jour de la Politique du Sénat relative au stationnement afin d’y inclure les pratiques d’aménagement établies et de s’assurer que les places de stationnement sont attribuées conformément aux obligations de la Loi canadienne sur l’accessibilité et de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

a. État : atteint. La Politique du Sénat relative au stationnement a été mise à jour afin de préciser que les demandes de stationnement sont examinées et satisfaites en tenant compte des mesures d’adaptation médicales ou des besoins en matière d’accessibilité. Les changements reflètent les pratiques déjà en place pour l’attribution des places de stationnement.

b. Prochaines étapes : Ne s’applique pas.

3 Consultations

3.1 Aperçu du processus de consultation

Le Sénat s’engage à représenter la voix des personnes en situation de handicap tant dans de cadre de ses activités législatives que de ses activités quotidiennes. Dans le cadre de cet engagement, le Sénat a continué de consulter les personnes et les groupes dont l’expérience vécue peut éclairer la mise en œuvre de notre plan et d’autres projets importants en matière d’accessibilité.

Les consultations ont eu lieu à l’automne 2023 et ont inclus trois groupes principaux : les intervenants internes (sénateurs et employés du Sénat), les intervenants externes (visiteurs du Sénat ou participants aux événements du Sénat) et les groupes représentant les personnes en situation de handicap. Les méthodes de participation utilisées comprenaient des sondages (Microsoft Forms) et des réunions. Au total, 43 personnes ont répondu au sondage et l’agente à l’accessibilité du Sénat a rencontré quatre personnes dans le cadre de rencontres individuelles. Les sondages étaient également proposés dans d’autres formats (p. ex. documents Word). L’agente à l’accessibilité du Sénat a invité les participants à demander des mesures supplémentaires pour éliminer les obstacles à leur participation en communiquant avec l’agente à l’accessibilité du Sénat.

Des personnes sourdes, aveugles, sourdes-aveugles et autistes, ainsi que des personnes en situation de handicaps liés à la mobilité, à la santé mentale et à la vision ont participé aux consultations.

3.2 Consultations auprès des sénateurs, des employés du Sénat et de la direction

Les consultations ont commencé par un sondage auprès des sénateurs, des employés du Sénat et de la direction. L’invitation à répondre au sondage a été envoyée en même temps qu’un résumé des progrès réalisés à ce jour en ce qui concerne les objectifs du plan d’accessibilité et une invitation à prendre rendez-vous avec l’agente à l’accessibilité du Sénat pour une rencontre individuelle, si les personnes le désiraient.Les sujets du sondage comprenaient des renseignements personnels facultatifs concernant les handicaps identifiés, les obstacles observés, les possibilités d’améliorer l’accessibilité, les domaines de réussite et les progrès réalisés en 2023 dans le cadre du plan d’accessibilité du Sénat.

3.3 Consultations auprès des personnes ayant participé aux événements du Sénat

Des personnes ayant participé à des événements du Sénat, notamment à des réunions de comités, ont également participé aux consultations. Ces consultations ont impliqué des témoins qui ont comparu devant le Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie dans le cadre de son étude du projet de loi C-22, Loi sur la prestation canadienne pour les personnes handicapées. Des mesures spéciales d’adaptation ont été mises en place afin d’éliminer les obstacles pour les témoins qui se sont déclarés en situation de handicap. La rétroaction a permis à l’agente à l’accessibilité du Sénat d’évaluer l’efficacité des mesures d’adaptation et d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés.

Ces personnes avaient la possibilité de répondre à un sondage ou de rencontrer individuellement l’agente à l’accessibilité du Sénat.

Les sujets du sondage comprenaient des renseignements facultatifs sur la nature de leurs handicaps, la manière dont le Sénat abordait ou prenait en compte les problèmes d’accessibilité, les obstacles observés et les idées sur la manière d’améliorer l’accessibilité.

Plusieurs personnes ont rencontré l’agente à l’accessibilité du Sénat pour une discussion individuelle. Ces discussions étaient légèrement structurées afin de conserver la fluidité d’une discussion naturelle et pour s’assurer que les participants se sentent à l’aise. Toutes les réunions ont eu lieu virtuellement sur Microsoft Teams ou Zoom, en fonction des préférences et des exigences en matière d’accessibilité des participants.

3.4 Consultations auprès des groupes d’intervenants en situation de handicap

Les consultations se sont également appuyées sur les discussions entamées avec les intervenants auprès des groupes en situation de handicap. L’agente à l’accessibilité du Sénat a élargi la discussion aux intervenants qui représentent ceux dont le handicap n’est pas apparent et les Autochtones en situation de handicap.Des réunions virtuelles ont été organisées avec des représentants des groupes suivants :

Inclusion Canada – Inclusion Canada montre la voie à suivre pour bâtir un Canada inclusif pour les personnes ayant une déficience intellectuelle et leurs familles.
Wavefront Centre for Communication Accessibility – Le centre Wavefront est un organisme de bienfaisance enregistré dont l’objectif est de réduire les obstacles à la communication en permettant l’accès et l’inclusion des personnes sourdes et malentendantes.
Specialisterne Canada – Specialisterne Canada est un organisme à but non lucratif qui se spécialise dans la mise en valeur des talents des personnes autistes ou neurodivergentes avec des employeurs.
Indigenous Disability Canada/British Columbia Aboriginal Network on Disability Society (IDC/BCANDS) – IDC/BCANDS est une société autochtone nationale à but non lucratif, connue et primée à l’échelle internationale, qui répond aux besoins uniques et diversifiés en matière de handicap des peuples autochtones du Canada.

Au cours de chacune de ces réunions de consultation, l’agente à l’accessibilité du Sénat a posé une série de questions standard, mais a laissé la discussion se dérouler le plus naturellement possible pour les personnes qu’elle consultait.

3.5 Synthèse des résultats des consultations

Les consultations ont mis en évidence certains domaines dans lesquels le Sénat obtient de bons résultats ou fait preuve d’une nette amélioration en matière d’accessibilité. Voici quelques exemples :

Sensibilisation interne accrue aux exigences en matière d’accessibilité.
Amélioration des modèles de documents et des outils mis à la disposition des employés pour les aider à éliminer les obstacles.
Amélioration des efforts pour contrôler l’accessibilité des bâtiments et créer des parcours accessibles dans les espaces du Sénat.
Mise en œuvre de mesures pour éliminer les obstacles auxquels se heurtent les participants aux activités du Sénat.
Mise en œuvre éventuelle du système de communication par transcription simultanée.
Augmentation de la possibilité de travailler à distance.

Bien que des progrès aient été accomplis, les consultations ont également donné un aperçu des domaines dans lesquels le Sénat devra poursuivre ses efforts pour éliminer tous les obstacles, y compris :

Éliminer les obstacles persistants dans l’environnement bâti, tels que les boutons d’accessibilité cassés ou manquants, les portes lourdes et les obstacles temporaires (p. ex. les clôtures de chantier).
Accroitre la sensibilisation au handicap en faisant entendre la voix des personnes en situation de handicap et en fournissant des informations sur le capacitisme, les handicaps non apparents (p. ex., troubles de santé mentale) et les pratiques exemplaires en matière de service à la clientèle.
Améliorer la communication sur les types de mesures d’adaptation, les services d’accessibilité et les technologies offertes pour les employés, les sénateurs, les témoins devant un comité et les visiteurs du Sénat.
Fournir à l’avance aux témoins devant un comité et aux visiteurs des informations plus détaillées sur les procédures du Sénat, la disposition des salles et l’ordre du jour, afin qu’ils puissent prévoir des obstacles ou des problèmes comme l’endroit où les interprètes se tiendront.
Combler les lacunes dans les processus d’embauche et d’entretien, ainsi que dans le processus en matière de mesure d’adaptation du lieu de travail.
Veiller à ce que le Sénat demande systématiquement aux visiteurs, aux témoins devant un comité, aux invités, etc., de lui faire part de leurs commentaires en matière d’accessibilité.
Fournir des alternatives mains libres aux dispositifs d’écoute dans la Chambre du Sénat afin que les interprètes en langue des signes puissent utiliser leurs deux mains lorsqu’ils interprètent les débats pour les visiteurs dans les tribunes.

Certains de ces commentaires ont contribué à la réalisation des objectifs de cette année, comme l’élaboration des lignes directrices pour l’organisation d’événements et la mise à jour des listes de contrôle pour les inspections. D’autres commentaires contribueront à orienter le travail du Sénat sur les objectifs à atteindre en 2024 et 2025, y compris la formation en matière de sensibilisation, la formation du personnel qui planifie des événements ou préside des réunions, une évaluation des obstacles dans les procédures parlementaires, des explications en langage clair des documents de la Chambre et des comités, et un examen des politiques et des processus en matière de mesures d’adaptation.

Les consultations ont également fait ressortir des thèmes à prendre en considération à l’avenir, notamment l’utilisation de l’approvisionnement pour favoriser le changement, l’ajout d’un numéro de téléphone dédié aux services de relais vidéos, la création d’un conseil consultatif et l’extension des informations sur les efforts déployés par le Sénat en matière d’accessibilité aux communautés des Premières Nations.

Le Sénat reconnait que les discussions doivent être permanentes, et s’engage à établir des relations de confiance avec les personnes en situation de handicap afin de favoriser des consultations efficaces à l’avenir.

4 4 Rétroactions

4.1 Statistiques sur les rétroactions

Depuis la publication du plan d’accessibilité du Sénat, l’agente à l’accessibilité du Sénat a reçu des rétroactions et y a répondu à dix reprises. La plupart des rétroactions ont été reçues à l’adresse électronique accessible@sen.parl.gc.ca. Des rétroactions ont également été reçues par téléphone et formulaires de rétroaction. Parmi les rétroactions reçues :

60 % provenaient de sénateurs ou de membres du personnel du Sénat;
40 % étaient liées aux obstacles rencontrés au Sénat;
40 % étaient liées à la mise en œuvre du plan;
20 % proposaient des idées de nouvelles mesures pour améliorer l’accessibilité;
des rétroactions concernaient l’environnement bâti, l’emploi, les technologies de l’information et des communications (TIC) et les communications (autres que les TIC).

Des mesures de suivi ont été achevées, certaines sont en cours et d’autres ont été confiées à d’autres organisations ou administrations dans les cas où la rétroaction ne relève pas du domaine de compétence du Sénat. Un résumé des rétroactions et des mesures prises à ce jour est présenté ci-dessous.

4.2 Rétroactions relatives aux obstacles

Certains problèmes de formatage des sites Web interne et externe du Sénat ont été signalés comme des problèmes possibles pour les lecteurs d’écran.
- Mesure prise : Les pages Web ont été immédiatement éditées.
Une personne visitant l’édifice du Sénat du Canada (ESC) a remarqué qu’il était difficile d’accéder à l’édifice en fauteuil roulant. Les membres du personnel du Sénat ont constaté ce même problème lorsqu’ils ont essayé de déterminer un parcours accessible à utiliser entre la Colline du Parlement et l’ESC dans des documents promotionnels. Le parcours le plus direct présentait des obstacles tels que l’absence de signaux piétons et de surfaces tactiles, des bordures endommagées et un revêtement fissuré, un petit îlot de circulation escarpé et l’absence de signalisation directionnelle.
- Mesure prise : Le Sénat a présenté le problème à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), qui a créé une équipe intergouvernementale comprenant la ville d’Ottawa et la Commission de la capitale nationale afin d’éliminer les obstacles dans la mesure du possible et d’établir un parcours accessible.
Une personne a encouragé le Sénat à offrir des possibilités d’horaires réduits ou des postes à temps partiel dans les offres d’emploi, car les horaires à temps plein peuvent constituer un obstacle pour certaines personnes en situation de handicap.
- Mesure prise : La rétroaction a été communiquée à la Direction des ressources humaines afin qu’elle la prenne en compte dans le cadre du prochain examen des politiques, des procédures et des pratiques en matière d’acquisition et de gestion du talent.
Une personne s’est dit préoccupée par le délai de 45 jours prévu dans le plan d’accessibilité pour la fourniture de versions en braille ; la personne semblait trouver le délai injuste.
- Mesure prise : L’agente à l’accessibilité du Sénat a expliqué que les délais sont conformes aux règlements et qu’ils tiennent compte du temps nécessaire à la production et à l’envoi de la version en braille. Cette explication a été ajoutée au site Web du Sénat.
Un témoin devant un comité nous a informés qu’au cours d’une audience devant un comité, le sous-titrage n’a pas suivi le rythme d’un autre témoin qui s’exprimait rapidement. Le témoin a mentionné que le président de la réunion pourrait envisager de demander à un témoin de ralentir son débit ou de lui offrir plus de temps si nécessaire. Le témoin a également signalé d’autres distractions survenues au cours de la réunion.
- Mesure prise : Des séances d’information sur les pratiques exemplaires en matière de diffusion pour les présidents de comité sont prévues pour le début de l’année 2024. Ces séances comprendront des conseils pour atténuer les problèmes soulevés par le témoin. Les idées du témoin seront également incluses dans la formation à l’accessibilité pour les présidents des réunions de comités, qui est l’un des objectifs du plan d’accessibilité du Sénat.

4.3 Rétroactions relatives à la mise en œuvre du plan

Une personne a mentionné que le Sénat aurait pu élargir ses consultations pour inclure des organisations spécialisées dans le domaine de l’autisme et de la neurodivergence lors de l’élaboration de son plan d’accessibilité. Elle a également précisé que le plan pourrait mieux refléter la diversité du langage utilisé par les personnes en situation de handicap pour se décrire. Enfin, elle a proposé que le Sénat prenne l’initiative de communiquer avec les témoins devant un comité pour s’informer de leur expérience.
- Mesure prise : Le Sénat a consulté davantage de personnes et de groupes différents dans le cadre de son rapport d’étape.
- Mesure prise : Le présent rapport d’étape comprend une remarque sur l’utilisation d’un langage axé sur le handicap d’abord dans la section « Termes et définitions ».
- Mesure prise : Le Sénat envoie aux témoins un sondage à la suite de leur participation à un comité. Une option a été ajoutée pour permettre aux témoins de préciser s’ils souhaitent participer aux prochaines consultations du Sénat sur l’accessibilité.
Un employé du Sénat a demandé à connaitre la façon de demander le service d’interprétation en langue des signes pour un événement.
- Mesure prise : Les informations ont été fournies et seront utilisées pour atteindre l’objectif fixé pour 2024, à savoir la création d’une trousse à outils pour demander le service d’interprétation en langue des signes au Sénat.
Des commentaires positifs relatifs à la nouvelle signalisation des places réservées aux personnes utilisant des technologies d’assistance audios dans les salles de comité et à une série de courriels de sensibilisation à la Semaine nationale de l’accessibilité ont été reçus.
- Mesure prise : Ne s’applique pas.

4.4 Rétroactions visant à améliorer l’accessibilité au Sénat

L’ajout de « considérations sur l’accessibilité » au modèle de note d’information du Sénat afin de s’assurer que tout ce qui est destiné aux décideurs est évalué en fonction de ses implications sur l’accessibilité.
- Mesure prise : Les modèles ont été mis à jour.
L’étude d’une fonction de lecture à haute voix pour l’intranet du Sénat.
- Mesure prise : Le Sénat étudie la possibilité de créer des extensions de navigateur qui permettraient d’assurer la fonction de lecture à haute voix.

5 Conclusion

Alors que le Sénat achève la première année de mise en œuvre de son plan d’accessibilité, la dynamique s’intensifie. Le plan favorise la prise de conscience et la prise de mesures dans l’ensemble de l’organisation. Dans le même temps, cette année a renforcé la réalité selon laquelle l’accessibilité est un processus continu qui ne s’achève pas avec la réalisation des objectifs. Notre priorité reste l’inclusion des personnes en situation de handicap. Le Sénat est engagé à poursuivre l’examen de ce qu’il fait et de la manière dont il le fait pour trouver et éliminer les obstacles à l’accessibilité. De plus, le Sénat s’est engagé à tirer continuellement des enseignements de la mise en œuvre de son plan, en particulier des discussions qu’il a eues avec les personnes en situation de handicap.

6 Annexe A

Objectif en matière d’accessibilité	Échéance
D’ici fin 2024, le Sénat intégrera des renseignements sur les évacuations d’urgence pour les personnes en situation de handicap dans la formation de sensibilisation à l’accessibilité qui sera lancée ultérieurement (voir la section 3.8 – Initiatives à l’échelle de l’organisation). Entre-temps, tous les membres du personnel ayant un rôle ou des responsabilités dans les procédures d’urgence ont reçu les informations nécessaires.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat remplacera son système de candidature en ligne et l’accessibilité sera une exigence essentielle dans le cadre de l’élaboration du nouveau système. Le système choisi devra être conforme aux WCAG 2.1 du World Wide Web Consortium (W3C), un ensemble de normes internationales pour l’accessibilité en ligne. En attendant cette mise à niveau du système, le Sénat sera proactif en proposant d’aider les candidats qui ont besoin d’aménagements.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat procédera à un examen de sa politique et de ses processus d’adaptation pour les employés en situation de handicap. Lors des activités d’accueil des nouveaux employés, on les informera sur les mesures d’adaptation disponibles et les modalités pour les demander. Un guichet unique sera mis en place pour les demandes d’aménagement.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat veillera à ce que tout le personnel existant chargé des événements ait reçu une formation pour savoir comment offrir et fournir une assistance aux participants en situation de handicap. Il veillera également à ce que cette formation fasse partie du processus d’accueil standard de tout nouvel employé de l’administration du Sénat chargé de planifier ou d’organiser des événements.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat élaborera une trousse à outils pour demander un sous-titrage en direct ou une interprétation en langue des signes.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat créera un processus permettant de procéder à des examens réguliers des documents pour en vérifier l’accessibilité.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat intégrera une formation sur la façon de donner des présentations accessibles dans sa formation plus large de sensibilisation à l’accessibilité qui sera déployée dans toute l’organisation (voir la section 3.8 – Initiatives à l’échelle de l’organisation).	2024
D’ici fin 2024, tous les employés de l’administration du Sénat et les nouvelles recrues responsables du développement, de la mise à jour et de la maintenance du site Web interne ou destiné au public, ou de la création de contenu pour les médias sociaux, recevront une formation sur l’accessibilité du Web.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat créera et publiera des explications et des conseils en langage clair sur la façon de lire et de mieux comprendre certains documents de la Chambre et des comités. Ces documents d’orientation indiqueront aux lecteurs comment naviguer dans ces documents et souligneront où ils peuvent trouver des éléments d’information importants.	2024
D’ici fin 2024, tous les employés actuels du Sénat et les nouveaux employés qui préparent des documents recevront une formation sur la façon de rendre les documents accessibles. Cette formation portera notamment sur les cas où le format PDF doit être utilisé, les cas où il doit être évité et la manière de rendre les PDF accessibles.	2024
D’ici fin 2024, le Sénat mettra en place une formation de sensibilisation aux handicaps et à l’accessibilité à l’échelle de l’organisation. Cette formation sera obligatoire pour tous les membres du personnel du Sénat et fera également partie du processus d’accueil standard des nouveaux membres du personnel. Cette formation sera également disponible pour les sénateurs et couvrira notamment les sujets suivants :a) présentation des différents types de handicaps et des types obstacles auxquels les personnes en situation de handicap sont souvent confrontées;b) comment interagir avec des personnes présentant différents types de handicaps, y compris les pratiques exemplaires de communication et la manière d’offrir de l’aide;c) présentation des idées pour s’assurer que l’information, la communication et les espaces physiques sont accessibles à toutes les personnes;d) informations sur la manière d’aider les personnes en situation de handicap en cas d’urgence.	2024
D’ici fin 2025, le Sénat procédera à un examen des politiques, des procédures et des pratiques d’acquisition et de gestion des talents afin d’identifier et d’éliminer tout obstacle pour les personnes en situation de handicap.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat examinera ses systèmes afin d’améliorer la collecte et le suivi des données relatives aux ressources humaines, y compris en ce qui concerne le recrutement, l’avancement et la rétention.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat procédera à un examen approfondi de toutes les applications logicielles développées en interne ou acquises auprès de tiers afin d’identifier tout obstacle potentiel à l’accessibilité. Un plan d’action sera élaboré pour éliminer tout obstacle identifié.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat effectuera des tests utilisateurs des sites Web internes et publics afin de repérer les obstacles. Une procédure d’examen périodique de l’accessibilité des sites Web sera également établie. Dans ce contexte, les tests auprès des utilisateurs sont des tests d’accessibilité effectués par des personnes en situation de handicap qui utilisent régulièrement des technologies d’assistance.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat effectuera une évaluation des processus parlementaires afin de trouver s’il existe d’autres obstacles potentiels pour les personnes en situation de handicap.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat mettra en place des annonces automatiques d’arrêt sonores et visuelles (affichage par texte) dans toutes les navettes.	2025
D’ici fin 2025, le Sénat élaborera une trousse d’outils sur l’accessibilité à l’intention des sénateurs et leur personnel. Cette trousse offrira une formation et des conseils pour intégrer les pratiques exemplaires en matière d’accessibilité dans les activités qu’ils entreprennent en dehors de la Chambre et des comités. Cette trousse à outils peut comprendre :a) une formation de base de sensibilisation à l’accessibilité et des conseils sur la manière d’interagir avec les personnes présentant différents handicaps;b) des conseils pour accueillir et présider des réunions et des événements de manière accessible et pour faire des présentations accessibles;c) des conseils pour créer des documents et des présentations PowerPoint accessibles;d) des renseignements pour s’assurer que les messages sur les médias sociaux, les mises à jour du site Web et les autres formes de communication électronique sont accessibles.	2025
D’ici fin 2025, une formation sur la façon de présider ou d’animer des réunions accessibles sera élaborée et mise en œuvre dans l’ensemble de l’organisation. Cette formation sera offerte aux sénateurs, aux membres du personnel et à toute autre personne qui dirige ou préside régulièrement des réunions au Sénat. Elle visera à s’assurer que les réunions sont accessibles à tous et à définir les services d’accessibilité appropriés pour les participants en situation de handicap.	2025

L’accessibilité au Sénat