Le jeudi 29 novembre 2018

Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement a l’honneur de présenter son

DIXIÈME RAPPORT

Votre comité, qui a été autorisé par le Sénat le 27 mars 2018 à proposer des modifications au Règlement du Sénat concernant l’établissement d’un Comité permanent de l’audit et de la surveillance, recommande maintenant :

Que le Règlement du Sénat soit modifié comme suit :

1. par :

a) suppression, dans la version anglaise, du mot « and » à la fin de l’article 12-3(2)e) du Règlement;

b) substitution du point final de l’article 12-3(2)f) du Règlement par ce qui suit :

« ;

g) de cinq membres pour le Comité permanent de l’audit et de la surveillance. »;

2. par adjonction du nouvel article 12-3(4) suivant :

« Restriction relative à la composition

12-3. (4) Aucun sénateur ne peut être à la fois membre du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. »;

3. par substitution des mots préliminaires de l’article 12-5 du Règlement par ce qui suit :

« 12-5. Sauf dans le cas des membres d’office et des membres du Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs et du Comité permanent de l’audit et de la surveillance, le remplacement d’un membre d’un comité peut s’effectuer au moyen d’un avis remis au greffier du Sénat, qui le fait consigner aux Journaux du Sénat. Cet avis est signé : »;

4. par substitution de l’article 12-6 du Règlement par ce qui suit :

« Quorum des comités permanents

12-6. (1) Sous réserve du paragraphe (2) et sauf autre disposition contraire, quatre membres d’un comité permanent constituent le quorum.

DISPOSITION CONTRAIRE

Article 12-27(2) : Quorum du comité

12-6. (2) Trois membres du Comité permanent de l’audit et de la surveillance constituent son quorum. »;

5. par :

a) suppression, dans la version anglaise, du mot « and » à la fin de l’article 12-7(15) du Règlement;

b) substitution du point final de l’article 12-7(16) du Règlement par ce qui suit :

« ;

Audit et surveillance

12-7. (17) le Comité permanent de l’audit et de la surveillance, qui est chargé, de sa propre initiative :

a) de retenir les services et diriger les auditeurs internes et externes du Sénat;

b) de superviser et diriger la fonction d’audit interne du Sénat;

c) de faire des recommandations au Sénat concernant le plan d’audit interne;

d) de faire rapport au Sénat concernant la fonction d’audit interne, y compris les rapports d’audit et d’autres questions;

e) d’examiner les plans d’action de l’Administration du Sénat afin :

(i) de veiller à ce qu’ils répondent adéquatement aux recommandations et aux constatations découlant des audits internes,

(ii) de veiller à ce qu’ils soient mis en œuvre de façon efficace;

f) d’examiner les rapports financiers trimestriels et les états financiers vérifiés et d’en faire rapport au Sénat;

g) de faire rapport au moins une fois par an au Sénat avec ses observations et recommandations. »;

6. par adjonction du nouvel article 12-9(3) suivant :

« Audit et surveillance — accès aux informations

12-9. (3) Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance peut examiner les délibérations à huis clos d’autres comités du Sénat, y compris toute transcription des réunions, dans la mesure où ces informations ont trait aux dépenses des fonds du Sénat. »;

7.  par substitution des mots préliminaires de l’article 12-16(1) du Règlement par ce qui suit :

«12-16. (1) Sous réserve des paragraphes (2) et (3) et sauf autre disposition contraire, un comité ne peut siéger à huis clos que pour discuter un des sujets suivants : »;

8. par modification de la désignation numérique actuelle de l’article 12-16(2) du Règlement pour celle de l’article 12-16(3), et par adjonction du nouvel article 12-16(2) suivant :

« Audit et surveillance – réunions à huis clos

12-16. (2) Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance se réunit à huis clos lorsqu’il traite des travaux à huis clos d’un autre comité. »;

9. par substitution des mots préliminaires de l’article 12-18(2) du Règlement par ce qui suit :

« 12-18. (2) Sous réserve du paragraphe (3) et sauf autre disposition contraire, un comité du Sénat peut se réunir pendant une période d’ajournement du Sénat : »;

10. par adjonction du nouvel article 12-18(3) suivant :

« Audit et surveillance — séance au cours des périodes d’ajournement du Sénat

12-18. (3) Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance peut tenir séance pendant une période d’ajournement du Sénat. »;

11.  par substitution, dans l’article 12-22(2) du Règlement, des mots « Sauf disposition contraire » par les mots « Sous réserve du paragraphe (7) et sauf autre disposition contraire »;

12. par adjonction du nouvel article 12-22(7) suivant :

« Audit et surveillance — dépôt d’un rapport auprès du greffier

12-22. (7) Pendant une période d’ajournement du Sénat, un rapport du Comité permanent de l’audit et de la surveillance peut être déposé auprès du greffier du Sénat; ce rapport est alors réputé avoir été présenté ou déposé au Sénat. »;

13. en mettant à jour tous les renvois dans le Règlement, y compris les listes de dispositions contraires.

Comme l’indique le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du CIBA, joint au 21^e rapport du CIBA, l’établissement du Comité permanent de l’audit et de la surveillance nécessitera des modifications au Règlement administratif du Sénat.  De plus, des consultations doivent être menées par les dirigeants concernant de possibles modifications à la Loi sur le Parlement du Canada. Votre comité note qu’il faudra apporter une attention particulière aux points tels que la répartition des rôles et responsabilités entre le CIBA et le nouveau comité, le financement du nouveau comité pour retenir les services des auditeurs et une autorité intersessionnelle.

Votre comité note également qu’au cours de son étude des changements nécessaires pour établir le Comité de l’audit et de la surveillance, il y a eu un débat approfondi sur la question de savoir si le nouveau comité devrait inclure des non-sénateurs à titre de membres et si votre comité avait le mandat de faire des recommandations sur la composition du comité. Il n’y a pas eu de consensus sur ces questions. En conséquence, votre comité recommande maintenant:

Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration examine à nouveau s’il est souhaitable que le Comité de l’audit et de la surveillance comprenne des non-sénateurs à titre de membres.

Respectueusement soumis,