Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Témoignages du 27 mars 2014
OTTAWA, le jeudi 27 mars 2014
Le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, pour examiner des questions administratives et d'autres affaires.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Le premier point à l'ordre du jour est le troisième rapport du Sous-comité des budgets de comités. Sénateur Smith, nous vous laissons nous expliquer ce rapport.
Le sénateur L. Smith : J'en serais honoré, monsieur le président.
La sénatrice Cordy : Monsieur le président, j'ai reçu l'ordre du jour d'aujourd'hui à mon arrivée ce matin. J'en ai reçu une version abrégée par Internet hier soir vers 18 h 30, après la séance du comité, mais j'aime examiner toutes mes notes avant d'assister aux séances afin d'être prête à poser des questions. Il ne m'est guère utile de recevoir l'ordre du jour à 9 heures le matin de la séance. Je me demande si pareille chose pourrait être évitée à l'avenir.
Le président : Je vous remercie, sénatrice, de faire cette remarque. Le comité, et particulièrement le sous-comité, travaillent énormément. Je pense que nous nous sommes réunis pendant environ trois heures mardi. L'excellente nouvelle, c'est que les travaux du comité se sont déroulés rondement, et le fait que le rapport et les travaux afférents aient été adoptés à la Chambre hier montre que le comité a bien géré les ressources qui lui sont confiées.
Vous avez absolument raison. C'est un état de fait que je déplore moi-même. Notre personnel travaille d'arrache-pied, mais nous devons faire mieux. J'ai appris que le problème vient en partie du fait que les priorités changent pour de nombreux points; les recommandations relatives à l'ordre du jour changent donc à l'avenant. Mais nous nous efforcerons d'éviter pareille situation. Je vous remercie d'avoir soulevé ce point.
Sénateur Smith.
Le sénateur L. Smith : Merci, monsieur le président. Bonjour à tous.
Le Sous-comité des budgets de comités du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son troisième rapport.
Le sous-comité est conscient de la demande accrue de transparence relative aux dépenses du Sénat. Le Règlement du Sénat, articles 12-26, et le Règlement administratif du Sénat, chapitre 3 :06, article 11, exigent que les comités fassent rapport de leurs dépenses chaque session. Ces rapports sont déposés au Sénat dans les 15 premiers jours de séance de chaque nouvelle session. Le rapport annuel de la Direction des comités contient également de l'information sur les dépenses des comités, ventilées en trois grandes catégories pour chaque activité : services professionnels et autres; transports, hébergement et frais de séjour; et autres dépenses.
Le public et plus particulièrement les médias présentent de plus en plus de demandes visant à obtenir une ventilation encore plus détaillée de ces dépenses. Avant d'engager des dépenses, les comités doivent faire approuver leurs budgets par le Sénat. Les budgets des comités sont publiés dans les Journaux et comprennent une ventilation ligne par ligne des fonds demandés. Les budgets qui comportent des voyages prévoient généralement des fonds suffisants pour couvrir les déplacements de tous les membres des comités. Or, dans la plupart des cas, un nombre restreint de délégués se déplacent, de sorte que les budgets sont beaucoup plus élevés que les dépenses réelles. Les fonds excédentaires de toute activité sont récupérés et peuvent être mis à la disposition des comités pour d'autres activités.
[Français]
Le coût réel des voyages des comités est indiqué dans les rapports de session et dans les rapports annuels de la direction des comités. Ces documents publics peuvent être consultés sur le site web parlementaire. Le niveau de détails qui sont représentés est toutefois moindre que ce qui figure dans les budgets publiés. Il existe souvent un certain décalage entre le moment où le voyage a eu lieu et celui où sont déclarées les dépenses réelles.
[Traduction]
La Direction des finances et de l'approvisionnement prépare des rapports post-activités qui comprennent une répartition des montants demandés pour chaque poste du budget et des dépenses réelles correspondantes. Les greffiers des comités fournissent une explication pour tout écart important entre ces montants. Les rapports sont revus par le sous-comité du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, qui est responsable des budgets des comités.
Jusqu'à présent, ces rapports n'ont pas été rendus publics. Voilà où le bât blesse. Nous souhaiterions nous assurer d'être plus transparents et de communiquer ces importants renseignements au public.
Afin de mieux faire comprendre au public les budgets et les dépenses des comités, le sous-comité recommande qu'à compter de la 2e session de la 41e législature, le sous-comité responsable des budgets des comités dépose les rapports de dépenses post-activités auprès du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration au moins une fois l'an, et que ces rapports soient déposés au Sénat sous la forme de rapports émanant du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration. Vous pouvez voir en annexe un modèle de rapport de dépenses post-activités. Nous recommandons de plus que dans l'éventualité où des journalistes demanderaient de l'information sur les frais de déplacement des comités avant la prochaine date de publication prévue, le groupe des communications du Sénat soit autorisé à leur fournir de l'information devant normalement figurer dans un rapport de dépenses post-activités, mais seulement après avoir consulté comme il se doit la Direction des comités ainsi que la Direction des finances et de l'approvisionnement pour confirmer que les dépenses réelles relatives à une activité donnée ont été réglées et après avoir obtenu l'approbation d'un sous-comité compétent du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Pour résumer le tout, je crois que vous avez tous un exemplaire du document. Si vous regardez à la fin, vous verrez le formulaire que Heather Lank et le groupe ont préparé. L'objectif ici ne consiste pas à faire état des dépenses de chaque sénateur. Si nous envoyons 9 personnes — ou habituellement 12 —, nous multiplierons par 12 le coût du voyage en avion, des chambres d'hôtel et des autres dépenses pour la durée du voyage effectué. Le formulaire n'indiquera pas les dépenses individuelles, mais les dépenses totales du groupe. Nous pouvons faire preuve de transparence pour que lorsqu'un journaliste demande combien a coûté un voyage du Comité des affaires étrangères au Brésil, nous puissions lui montrer un rapport global.
Nous considérons que ce serait un excellent outil qui appuierait le travail que nous accomplissons, mais qui fournirait surtout de l'information pour que les gens ne se demandent pas combien nous avons dépensé et qui dépense quoi. Nous serions en mesure de fournir de l'information claire.
Reste à décider si nous présenterions ce rapport une ou deux fois l'an. Notre comité, composé des sénatrices Cordy et LeBreton et de moi-même, propose que nous commencions par le faire une fois l'an, mais de le faire correctement, de voir comment les choses se passent, puis, de juger si nous voulons augmenter la fréquence à deux fois par année.
Le président : Puis-je recommander que nous tenions d'abord une discussion générale et un débat, pour ensuite examiner les recommandations pour les présenter sous la forme de motion.
La sénatrice Marshall : Quand nous parlons de la fréquence de la publication des renseignements et que nous disons que nous le ferons au moins une fois l'an, pourrions-nous être précis? Par exemple, pourrions-nous indiquer que nous le ferions dans un délai de trois mois après la fin de l'exercice? Si nous voulons procéder par voyage, nous pourrions dire que le rapport devrait être déposé dans un délai de trois mois après la fin du voyage. Nous disons que c'est au moins une fois l'an, mais je voudrais que nous soyons un peu plus précis.
Heather Lank, greffière principale, direction des comités, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, nous avons consulté le groupe des finances à ce propos. Comme nous devons fermer les livres à la fin de l'exercice et que tous les chiffres sont normalement colligés en vue de la préparation du rapport annuel de la direction à la fin de juin, je pense qu'un délai de trois mois après la fin de l'exercice serait probablement réaliste. Croyez-le ou non, un délai de trois mois après la fin d'un voyage n'est malheureusement pas toujours suffisant, particulièrement dans le cas de voyages à l'étranger. Un délai de trois mois après la fin de l'exercice devrait donc être un objectif réaliste.
La sénatrice Marshall : Cela me semble bon. Nous pourrions procéder ainsi, et s'il est possible d'améliorer le processus, nous pourrions l'examiner de nouveau.
Le sénateur Tkachuk : Pour que tout soit clair à propos du rapport, quand le comité effectue un voyage, les dépenses du personnel seront-elles incluses dans les dépenses globales du voyage ou indiquées séparément? Je vois qu'il est indiqué ici « transport des employés ». Si deux employés participent au voyage, est-ce que leurs dépenses seront indiquées là?
Mme Lank : Sénateur Tkachuk, les montants sont ventilés séparément pour les sénateurs et les employés dans les budgets, et il en irait de même dans le rapport sur les dépenses encourues. Nous regrouperions les dépenses des sénateurs d'un côté et des employés de l'autre, parce qu'ils ont des budgets distincts. Comme vous pouvez l'imaginer, les dépenses sont parfois différentes pour les employés et les sénateurs. Le rapport suivrait le gabarit du budget et serait ventilé en conséquence.
La sénatrice Fraser : J'ai deux questions. Tout d'abord, est-ce que les rapports post-activités sont préparés tout au long de l'année ou arrivent-ils tous en même temps au ministère des Finances à la fin de l'exercice?
Mme Lank : Ils sont généralement finalisés en même temps, à la fin de l'exercice. Je sais que si le temps le permet, le groupe des finances les examinera à la fermeture des livres, mais les comités reçoivent tous les rapports post-dépenses ensemble, normalement deux ou trois mois après la clôture de l'exercice. À ce moment, les greffiers les examinent et relèvent les écarts et les autres anomalies. Les rapports arrivent normalement tous ensemble, même s'il peut arriver qu'on puisse clore une activité avant si le temps le permet.
La sénatrice Fraser : Si je cherche à savoir si nous ne pourrions pas simplifier cette procédure d'une manière quelconque, c'est que je me demande ce qui se passera quand les journalistes demanderont des informations. Ce n'est qu'un infime exemple de problème que j'entrevois en général dans la manière dont nous communiquons avec la presse. Il est bon que nous envisagions de fournir l'information si des journalistes demandent des renseignements sur des dépenses effectuées avant la date prévue du prochain rapport, mais les communications du Sénat devront alors consulter la Direction des comités et la Direction des finances et de l'approvisionnement, puis, obtenir l'approbation du sous-comité. Tout ce beau monde est occupé, particulièrement à la fin de l'exercice. Il me semble que nous instaurons peut-être un système intrinsèquement lent et lourd qui pourrait engendrer des retards. S'il est un fait immuable quand on traite avec la presse, c'est que plus on tarde à fournir l'information, plus les journalistes deviennent suspicieux et plus le rapport qu'ils feront de la situation sera défavorable. Ne pourrions-nous pas simplifier ce processus pour l'accélérer?
Le sénateur L. Smith : Sénatrice Fraser, c'est une excellente remarque. Je pense que vous avez trois fervents travailleurs qui veulent s'assurer que nous ayons l'information en temps opportun. Je pense que notre groupe, nous trois, surveillerons de très près le processus de communication avec Heather.
La vitesse avec laquelle les choses se déroulent actuellement pose un problème, et nous tentons d'améliorer notre système. Je pense que nous bénéficions de l'entière collaboration du groupe des finances à cet égard. Il s'agit d'un nouveau projet, et nous ne voulons pas que le processus achoppe. Nous voulons que le processus soit aussi efficace possible; nous assurerons donc le suivi parce que je considère que notre groupe a la capacité de mener cette entreprise à bien. Cela ne vous donne pas exactement le genre de réponse que vous voulez en vous indiquant ce qu'on fera pour accélérer le processus, mais je peux vous dire que nous surveillerons le processus pour que tout se déroule de manière rapide et exhaustive.
La sénatrice Fraser : C'est formidable. Pourrions-nous réexaminer le processus dans peut-être six mois pour voir comment il fonctionne?
Le sénateur L. Smith : Nous ne sommes pas des auteurs qui cherchent nécessairement les éloges; nous voulons instaurer un système qui fonctionne. Nous sommes donc disposés à écouter ceux qui feraient vraiment de bonnes suggestions, et nous les suivrions.
Le sénateur Lang : À titre de membre, je dois dire que je crains moi aussi de me retrouver avec ce document devant moi et de devoir le lire en trois minutes. Je considère qu'en pareille situation, il m'est très difficile de prendre une décision éclairée sur quelque question que ce soit. Je répète que, comme la sénatrice Cordy et, selon moi, tous les autres membres du comité, je pense que nous devons envisager une meilleure façon d'obtenir l'information.
Je poserais un certain nombre de questions, si vous me le permettez. Quel lien y a-t-il entre cette procédure et le processus de la Chambre des communes, par exemple? Elle est juste à côté; nous formons le Parlement et nous partageons le même édifice, dans une certaine mesure. Je me demande dans quelle mesure elle se montre transparente et comptable par rapport à ce qui est recommandé ici.
Mme Lank : Honorable sénateur Lang, pour autant que je sache, on ne trouve pas le même degré de divulgation chez les comités de la Chambre des communes. Cette procédure s'appliquerait exclusivement au Sénat.
Le sénateur L. Smith : Si vous me permettez d'ajouter quelque chose, sachez que les sénatrices LeBreton et Cordy et moi-même avons jugé, comme Heather l'a fait remarquer, qu'il s'agit d'une brillante initiative de notre part pour que notre groupe se démarque par son leadership dans les deux chambres. La bonne nouvelle, c'est qu'il n'y a rien à quoi nous puissions nous comparer; nous sommes donc dans une bonne situation. La sénatrice Fraser a, il me semble, proposé que nous restions ouverts aux suggestions afin d'améliorer le processus à mesure que les choses avancent.
Le sénateur Lang : J'aimerais ensuite demander comment ce processus s'applique aux comités parlementaires mixtes à l'échelle internationale.
Le sénateur L. Smith : Je pense que nous essayons d'appliquer ce processus aux travaux de notre comité, qui constituent un groupe d'activités particulières qui se déroulent au cours de l'année. Si les gens veulent suivent notre exemple, adhérer à cette pratique ou l'intégrer à leurs propres activités d'information et que nous pourrions les aider, nous serions plus que disposés à le faire.
Pour l'instant, nous faisons cavalier seul. Essentiellement, nous voulons nous concentrer sur les travaux du comité parce qu'ils constituent une des grandes réussites du Sénat. Nous voulons nous assurer de recueillir autant de commentaires favorables que possible sur tout ce que nous faisons, y compris ce rapport.
Le sénateur Lang : Je ne veux pas monopoliser la conversation, mais j'ai trouvé moyen de lire le document. Comme la sénatrice Fraser, je m'inquiète de la manière dont on procède pour publier l'information. Si nous publions l'information, je ne comprends pas pourquoi le personnel administratif devrait faire des pieds et des mains pour réunir quelques chiffres si un journaliste ou un membre du public appelle quelques semaines avant. Il me semble que si on publie l'information, on devrait le faire deux fois l'an. Nous savons quand l'information est publiée. Les membres du comité savent quand elle est publiée. Si, à titre de président du Comité de la défense, je sais que les chiffres du comité seront publiés, j'ai l'occasion d'en prendre connaissance. Si les médias m'appellent, je suis en mesure de leur répondre. Il me semble qu'il serait plus logique de dire aux médias et au public une ou deux fois par année — et je préfèrerais que ce soit deux fois — que les chiffres sur les comités qui ont effectué des voyages seront publiés à une date donnée pour que tout le monde puisse les consulter.
Le sénateur L. Smith : Sénateur, vous soulevez là un excellent point, dont nous avons discuté au cours de l'analyse effectuée pour tenter d'entreprendre cette initiative.
Notre raisonnement était très simple : nous voulions faire ce qu'il faut, lancer l'initiative et faire nos preuves. Évidemment, nous n'avons aucune objection à publier l'information deux fois l'an, comme certains l'ont déjà proposé. Si vous nous accordez la chance de lancer l'initiative, de nous assurer que tout fonctionne rondement et d'instaurer le processus de manière à créer quelque chose, alors nous pouvons stimuler la croissance, l'intérêt et l'échange d'information. Nous n'essayons pas de retarder les choses, mais bien de nous assurer que nous assumons un rôle de chef de file.
Le sénateur Lang : Je le comprends. Par contre, je pense que par égard pour les sénateurs, les membres du comité ici présents et les membres du Sénat en général, il faudrait que, si la deuxième partie de la recommandation est adoptée, les membres du comité soient informés quand les médias ou le public présentent des demandes d'information au sujet de leurs déplacements. Bien franchement, la dernière chose dont j'ai besoin, c'est de recevoir par surprise un appel téléphonique sur une question au sujet de laquelle tout le monde sait qu'une demande d'information a été présentée, sauf moi, alors que je suis membre du comité concerné.
Je dirais donc ce qui suit : comme il s'agit d'une nouvelle procédure et nous voulons nous montrer transparents et comptables, la première partie ne me pose aucun problème. La deuxième partie m'en pose un, par contre. Peut-être devrions-nous simplement adopter la première partie et peut-être demander que la publication ait lieu deux fois par année au lieu d'une fois l'an; nous pourrons voir comment cela fonctionne et quel intérêt cette initiative suscite, puis, déterminer s'il convient d'apporter des modifications. J'aimerais entendre ce que les autres membres du comité ont à dire à ce sujet.
Le sénateur Tkachuk : Pour répondre à la question du sénateur Lang, sachez que les groupes parlementaires font état de leurs dépenses à la Chambre et au Sénat par l'entremise de leurs représentants après le voyage, présentant les coûts réels dans un rapport. Voilà comment nous avons l'information.
J'aime l'idée de publier les données une fois l'an, monsieur le président. Je pense que vous avez accompli un excellent travail à cet égard. Je sais que pour les groupes parlementaires, il y a des coûts liés aux heures supplémentaires pour le personnel qui voyage. Y en a-t-il quand les comités voyagent au Canada ou à l'étranger? Je fais ici référence aux comités sénatoriaux et non aux groupes parlementaires.
Mme Lank : Sénateur Tkachuk, cela dépend beaucoup du voyage. Dans le cas des comités sénatoriaux, les heures supplémentaires s'appliquent en fonction d'une année de 1 820 heures au lieu d'être calculées quotidiennement. Si des heures supplémentaires sont effectuées pendant un voyage, elles sont consignées. À titre de gestionnaire, je veille à ce que ce temps soit pris pendant l'été, par exemple, afin de le liquider pour qu'au 30 septembre d'une année donnée, la plupart, voire la totalité des greffiers aient travaillé 1 820 heures. Ce n'est que pour les heures qui excèdent ce total que les heures supplémentaires s'appliquent. C'est ainsi que cela fonctionne au Sénat.
La sénatrice Marshall : Je veux poursuivre dans la même ligne que le sénateur Lang au sujet des voyages des associations parlementaires. Le sénateur Tkachuk en a parlé. Je voulais souligner que nous surveillons chaque voyage d'association parlementaire auquel un sénateur participe. Nous suivons le dossier et nous nous assurons que le rapport est présenté et déposé au Sénat. Les divers rapports indiquent qui voyage et résument tous les coûts à la fin. Je voulais simplement en faire la remarque.
Le sénateur White : Monsieur le président, j'essaie simplement de comprendre. Actuellement, à la fin de chaque mois, tous les sénateurs font état de leurs dépenses. J'essaie de comprendre si on fait le travail en double et pourquoi nous n'indiquerions pas de façon distincte les dépenses mensuelles relatives aux voyages des comités. C'est ce que je me demande, en tout cas. N'avez-vous pas l'impression qu'on répète inutilement la même démarche?
Je présente mes dépenses mensuelles à la fin de chaque mois pour que les gens sachent combien j'ai dépensé. Pourquoi n'indiquerais-je pas mes dépenses de voyage dans une catégorie distincte pour les déplacements des comités? Ce serait réaliste. C'est à mon bureau que les gens appellent pour demander si j'ai voyagé avec un comité. Cela ne me dérange pas de m'en occuper moi-même.
Bonnie Marga, contrôleur, Finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Actuellement, selon la procédure de divulgation des dépenses des sénateurs, les dépenses relatives aux voyages sont divulguées pour chaque sénateur. Le site web du Sénat n'indique donc pas les dépenses relatives aux voyages d'un comité sénatorial ou d'un comité mixte avec la Chambre. Le rapport dont il est question ici permettra de divulguer ces informations, sans attribuer de dépenses à un sénateur précis.
Le sénateur White : Vous proposez le contraire de ce que je propose. Les appels téléphoniques que j'ai reçus des médias l'automne dernier visaient à savoir si je voyageais avec des comités. Je vais devoir fournir cette information séparément, même si nous ne la divulguons pas individuellement. Je vais continuer de devoir donner cette information de toute façon.
Mme Lank : Il vaut peut-être la peine de faire remarquer qu'un grand nombre de dépenses relatives aux voyages des comités sont communes à tous les membres d'un comité et ne concernent pas un sénateur précis. Comme le budget est attribué pour l'ensemble de l'activité des employés et des sénateurs, nous avons pensé que pour assurer la transparence, il serait préférable de divulguer les dépenses de la même manière pour que le public puisse voir quel est le budget accordé à cet égard et quel montant a été dépensé. En attribuant les dépenses à des sénateurs précis, on induirait les gens en erreur en leur brossant un portrait incomplet de la situation.
Le sénateur White : Je le comprends. Ce que je veux faire comprendre, c'est que ce rapport n'empêchera pas les gens de téléphoner et d'envoyer des courriels à mon bureau pour demander si j'ai voyagé avec le comité. Je vais encore devoir leur répondre. Voilà où je veux en venir. Je vais encore devoir fournir l'information de mon côté.
Le sénateur Furey : L'idée de publier un rapport annuel me plaît, sénateur Smith. Quand on présente des rapports biannuels ou trimestriels, toute l'information est dénaturée. Tout le monde connaît le problème que posent les rapports trimestriels aux sénateurs. Au cours d'un trimestre, un sénateur peut passer pour un grand dépensier parce qu'il a acheté des laissez-passer de voyage ou autre chose. Il peut donc avoir l'air d'un grand voyageur au cours de ce trimestre, alors que les dépenses qui y ont été effectuées lui permettront de voyager pendant les deux autres trimestres. Il est préférable de donner un portrait annuel global que de divulguer l'information deux ou trois fois l'an. Cette façon de faire me plaît.
Le sénateur L. Smith : Merci, sénateur Furey. Pour être franc, nous tentons de fournir l'information, mais nous voulons aussi que notre groupe ait un certain contrôle sur les renseignements qu'il publie pour que nous puissions divulguer toute l'information. Nous voulons éviter de dire « La sénatrice Fraser a fait ceci, le sénateur Smith a fait cela et la sénatrice Marshall a fait cela ». Si on multiplie le nombre de membres qui ont voyagé par le coût et qu'on donne le total, nous avons fourni l'information.
Comme le sénateur White l'a fait remarquer, les journalistes effectueront des recherches pour en savoir plus, mais nous voudrions faire quelque chose de nouveau en présentant l'information annuellement. Essayons de mettre ce processus en œuvre, faisons-le bien, puis, recueillons tous les commentaires que nous pouvons pour le modifier, le changer ou l'adapter à mesure que nous progressons.
Le sénateur Downe : Il me semble que contrairement aux associations parlementaires qui, comme on vient de l'indiquer, font état du coût réel, nous annonçons publiquement le montant qui a été approuvé, puis, nous faisons état du coût réel un an plus tard. J'ai fait partie du sous-comité et j'ai été à même de constater que le montant est toujours beaucoup moins élevé. Je me demande pourquoi nous ne modifions pas les règles pour divulguer nos dépenses réelles aux Canadiens.
Le sénateur Tkachuk : C'est l'idée.
Le sénateur Downe : Nous allons quand même publier le budget approuvé également. Ainsi, en premier, le Comité des affaires étrangères annoncera l'approbation d'un montant de 440 000 $ pour effectuer un voyage dans le cadre d'une étude. Un an et demi plus tard, il s'avérera que les dépenses se sont réellement élevées à 140 000 $. Fait-on quelque chose à ce sujet? Comme les autres membres, je n'ai pas reçu le document à l'avance, et je tiens à ajouter ma plainte à cet égard.
Le sénateur L. Smith : Nous ne considérons pas ce commentaire comme une plainte, mais comme un précieux renseignement dont vous nous faites part.
Je crois comprendre que nous fonctionnons en fonction des budgets approuvés. Historiquement, ils sont accordés pour permettre à 12 sénateurs de voyager, alors qu'ils sont 7, 8 ou 9, à se déplacer. Maintenant qu'il y a moins de sénateurs et que 9 pourrait devenir la nouvelle norme, ce sont parfois 4, 5 ou 6 sénateurs qui voyagent. Le budget est présenté et approuvé, et nous avons besoin de ce budget comme point de départ. Puis les frais se révèlent moins élevés. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose que nous déclarions des frais réels inférieurs au budget, puisqu'en fait, nous avons pu faire plus avec moins.
Le sénateur Downe : Je le comprends et je sais gré au comité du travail qu'il a accompli, mais on pourrait également faire valoir que dans un certain sens, nous trompons les Canadiens, puisque nous annonçons un budget qui ne sera jamais dépensé. Je ne comprends pas pourquoi nous n'imitons pas les associations parlementaires en publiant le budget dépensé au lieu de chiffres fictifs qui seront annoncés sans jamais être dépensés. Je doute que quiconque ici présent puisse affirmer qu'un comité a dépensé ou dépassé le budget approuvé.
La sénatrice Cordy : À titre de membre du comité, je trouve la situation fort intéressante, car tous les points soulevés ont été débattus par le sous-comité, y compris celui-ci. Nous en avons longuement discuté afin de voir s'il faudrait présenter un rapport une, deux ou quatre fois l'an. Nous avons pensé commencer par un rapport annuel. Si nous constatons que tout fonctionne bien, nous pourrions passer à un rapport biannuel, mais commençons par un rapport annuel. Instaurons un processus adéquat et corrigeons les problèmes que nous pourrions déceler; nous verrons ensuite s'il convient de changer la fréquence.
Nous avons longuement débattu du point soulevé par le sénateur Downe. Comment indiquer dans le rapport budgétaire que le budget n'est pas entièrement dépensé en réalité? Je crois fermement que tous les membres du comité devraient avoir la possibilité et le droit de voyager. Mais comme nous le savons, cela n'arrive pas toujours. À titre de membre du sous-comité, je ne suis pas certaine d'avoir vu tous les membres du comité voyager, mais je pense qu'en qualité de membres titulaires, ils ont le droit de voyager afin de découvrir ce qui se passe, comme n'importe quel autre membre. Ce droit n'est pas réservé à quelques élus. Voilà pourquoi le budget est établi pour 9 ou 12 membres.
Nous avons essayé de faire certaines choses, comme vous pouvez le voir. Je suppose que ce n'est pas très clair, mais les dépenses réelles sont en fait mises en évidence. Nous avons prévu une section pour que les gens puissent voir l'excédent. Nous devons permettre au public de prendre connaissance du rapport et de voir que tous les fonds ne sont pas dépensés. Si les gens nous téléphonent et évoquent le montant du budget accordé, je pense que nous pouvons leur expliquer que le budget est prévu pour permettre à tous les membres du comité de voyager et que ce n'est pas ainsi que les choses se sont passées. Voici le montant réel dépensé, et voilà l'excédent, et nous avons tout consigné soigneusement.
Ce qui est parfois difficile avec les comités qui voyagent — et le Comité des affaires étrangères constitue un excellent exemple —, c'est qu'il n'est pas facile de réunir tous les reçus en l'espace d'un mois. Parfois, ce n'est que deux ou trois mois plus tard que tous les rapprochements sont faits pour un voyage en Chine, en Inde, en Turquie ou je ne sais où.
Je pense que c'est une bonne façon de commencer. Certaines des propositions présentées ce matin me semblent excellentes. Comme je l'ai dit plus tôt, le sous-comité en a discuté.
Malheureusement, sénateur Lang, nous ne pouvons pas faire grand-chose au sujet des journalistes qui téléphonent aux bureaux des membres. Je comprends que cela vous est difficile à titre de président de comité, puisque vous êtes le premier qu'ils appelleront. Je suppose que si le groupe des finances reçoit des demandes de renseignements, il pourrait peut-être vous en aviser. Je ne suis pas certaine que l'information pourrait figurer dans le rapport, mais ce serait une simple preuve de courtoisie à votre égard parce que vous êtes certainement susceptible de recevoir des appels.
Je pense que nous avons essayé, et nous continuerons certainement de tenir compte des observations formulées ce matin. Mais je considère que c'est un pas en avant.
Le président : Trois autres sénateurs voudraient participer au débat. Je propose donc que nous les entendions et que nous considérions cette discussion comme notre introduction au sujet. Nous disposerons d'une semaine pour analyser en détail les documents écrits et en discuter entre nous. Si vous le voulez bien, écoutons nos collègues inscrits sur la liste, puis, passons au prochain point à l'ordre du jour. Nous reviendrons au présent point lors de notre prochaine séance. Êtes-vous d'accord avec cette proposition?
Sénatrice Fraser.
La sénatrice Fraser : J'ai une brève question et une petite suggestion. Ma question est la suivante : que faisons-nous à propos des comités parlementaires? Je sais que les comités de la Bibliothèque du Parlement et de l'examen de la réglementation ne voyagent pas beaucoup, mais ils pourraient le faire. Ne publierons-nous que la part du budget qui concerne le Sénat?
Je ferais en outre remarquer que ce n'est pas tout le monde qui comprend qu'on accorde un budget pour que tout le comité voyage alors que presque personne ne participe aux voyages.
Je propose donc que quand nous mettrons cette initiative en œuvre, nous ajoutions un passage dans le document pour expliquer explicitement ce point. Ce passage nous serait utile quand les gens appellent pour obtenir des explications. Nous n'aurons pas besoin de passer par le processus d'approbation en sept étapes. La personne qui répondrait n'aurait qu'à leur dire « Voilà pourquoi ».
Le sénateur Furey : Le format me plaît vraiment. On présente le budget, puis, les dépenses réelles. Nous savons tous qu'on ne peut dépasser le budget. Le pire qu'il puisse nous arriver, c'est que quelqu'un nous demande comment il se fait que nous ayons un budget de 400 000 $ et que nous n'avons dépensé que 200 000 $. J'estime que dans le climat actuel, la plupart des sénateurs seraient ravis qu'on leur pose une telle question.
Le président : Sénateur Lang?
Le sénateur Lang : Monsieur le président, cela me va étant donné que nous prendrons une décision finale.
Le président : Merci, chers collègues. La question est donc en suspend jusqu'à notre prochaine séance.
La sénatrice Fraser : Puis-je obtenir une réponse au sujet des comités mixtes?
Le président : Je pense qu'au cours de la prochaine séance, il y aura...
La sénatrice Fraser : Une réponse à cette question?
Le sénateur Tkachuk : Pour faire suite au point soulevé par le sénateur Downe, les budgets ne sont publiés que parce que nous devons demander au Sénat la permission de dépenser l'argent. Nous ne pouvons pas faire grand-chose à ce sujet en ce qui concerne les chiffres, mais les budgets de voyage des groupes parlementaires sont également publiés. Le problème est le même, puisque les budgets sont publiés, mais comme ce sont six ou quatre membres qui voyagent au lieu de huit, les dépenses sont moins élevées. À la fin de l'année, nous réaffectons les fonds au besoin, sinon, ils retournent au Trésor.
La bonne chose, c'est qu'il y a quelques journalistes ici qui ont commencé à s'intéresser de manière permanente au Sénat. Espérons que cela entraînera une meilleure couverture de nos activités.
Le sénateur Downe : Ils ne reviendront peut-être pas après la discussion de ce matin; c'est tellement ennuyant.
Le sénateur Tkachuk : C'est ce qui arrive quand on vit à 100 à l'heure. C'est normal.
Le président : Sénatrice Fraser, chers collègues, Mme Lank peut nous donner un peu d'information sur les comités mixtes.
Mme Lank : Sénatrice Fraser, comme vous pouvez probablement l'imaginer, les membres des comités mixtes se déplacent rarement et n'ont généralement pas de budget pour faire des activités. Cela dit, si cela s'avère nécessaire, rien n'empêche qu'un rapport équivalent soit présenté au comité et rendu public. Pour l'instant, aucun comité mixte n'a effectué de déplacement, mais il n'en demeure pas moins que cela pourrait certainement faire l'objet d'un rapport.
Le président : Chers collègues, merci de ces explications.
Nous allons maintenant passer au deuxième point à l'ordre du jour : l'adoption du procès-verbal de la réunion du 6 février. La documentation est dans le dossier. Quelqu'un veut-il proposer l'adoption du procès-verbal de la dernière séance?
La sénatrice Cordy : Je le propose.
Le président : La sénatrice Cordy en fait la proposition. Êtes-vous d'accord?
Des voix : Oui.
Le président : Le procès-verbal est adopté.
Le troisième point est le rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité. Honorables sénateurs, comme vous le savez, le 21 mars, nous accordons une attention particulière à une activité liée à la diversité, à savoir la Journée internationale pour l'élimination de la discrimination raciale. Les gens sur la Colline sont très sensibles aux questions concernant l'égalité des sexes. Bien franchement, certains de nos collègues sont d'excellents chefs de file dans ce domaine, ainsi qu'en ce qui a trait aux personnes handicapées.
Les sénateurs accusent énormément de retard par rapport à cet élément d'égalité au Canada.
Darshan Singh, directeur des Ressources humaines, Sénat du Canada : Nous présentons ce matin le rapport annuel des accomplissements du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité de l'Administration du Sénat aux fins d'approbation et de distribution à un plus grand nombre de personnes.
Le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité a pour mandat de conseiller le greffier du Sénat sur les programmes et les politiques touchant l'embauche, le perfectionnement et la rétention de tous les employés. Les membres du comité montrent la voie à l'Administration du Sénat pour créer un environnement caractérisé par la diversité, le respect, l'inclusion et l'équité.
Le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité est composé de 10 membres qui représentent tous les secteurs de l'Administration du Sénat. En 2012, la Direction des ressources humaines et le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité ont préparé un plan d'action triennal pour mettre en œuvre les recommandations du Sous-comité spécial sur la diversité du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration. À partir de ce plan, le Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité a mis sur pied des activités et initiatives stratégiques conçues pour que l'effectif soit représentatif, bien formé, productif et inclusif.
Les accomplissements suivants ont été réalisés lors de la dernière année fiscale et sont décrits de façon plus détaillée dans le rapport annuel. Je vais seulement en énumérer quelques-uns : le Prix de la diversité et le choix du lauréat de 2013; le lancement d'une campagne d'auto-identification dans l'ensemble de l'administration; un examen et des recommandations du comité au sujet des politiques de l'Administration du Sénat; et une attention particulière accordée aux communications internes en matière de diversité.
Nous avons également organisé plusieurs activités telles que la Semaine de la diversité, le Mois de l'histoire des Noirs, la Journée internationale de la femme, le Mois du patrimoine asiatique, la Journée des Autochtones, la Journée internationale des personnes handicapées ainsi que des séminaires sur la spiritualité et le bien-être.
Les initiatives et les activités suivantes font partie du plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de l'Administration du Sénat, dont nous allons parler au prochain point. Nous allons revoir le mandat et les modalités du comité consultatif; fournir sur le site IntraSen une mise à jour concernant le cadre stratégique pour tenir compte de la liste des critères sur l'équité en matière d'emploi concernant l'élaboration de nouvelles politiques; trouver trois nouvelles organisations communautaires disposées à collaborer avec le Sénat; effectuer une analyse annuelle des données sur la main-d'œuvre et produire un rapport s'inscrivant dans le rapport sur le rendement de l'Administration du Sénat; examiner et passer en revue le programme d'auto-identification d'après-emploi; examiner les éventuelles répercussions d'une formation offerte dans les langues officielles à ceux dont la première langue n'est ni l'anglais ni le français; offrir de la formation aux gestionnaires et aux membres des comités de sélection sur l'équité en matière d'emploi et la diversité, ce qui a déjà commencé; et poursuivre les activités récurrentes du comité.
Pour conclure, je tiens à dire que l'Administration du Sénat s'en sort très bien pour ce qui est de l'équité en matière d'emploi compte tenu des efforts constants des employés et du soutien de la haute direction.
Avant de clore le sujet, j'aimerais souligner les efforts de l'ensemble des membres du comité, notamment D'Arcy McPherson, qui est assis en face de moi et qui en a été le président au cours des dernières années. Sa grande contribution et celle de l'ensemble des membres du comité ont été très utiles au Sénat. Merci, D'Arcy.
Le président : D'Arcy, auriez-vous l'obligeance de donner aux sénateurs votre point de vue en tant qu'ancien président très compétent?
D'Arcy McPherson, gestionnaire éditeur, Service des débats du Sénat, Direction des systèmes législatifs et de la télédiffusion, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, j'aimerais d'abord dire que le comité a fait du très bon travail en ce qui a trait à la mobilisation des diverses directions. J'aimerais notamment remercier la Direction des communications, ainsi que la Direction des systèmes législatifs et de la télédiffusion, d'avoir répondu à nos besoins dans le cadre des différentes activités que nous avons organisées et de garantir que ce que nous faisons est le mieux réussi possible. Je pense que nous avons atteint la plupart de nos objectifs et grandement dépassé les attentes. Je remercie le comité et tous ceux qui ont participé.
Le président : Chers collègues, je propose que nous ayons une discussion d'ordre générale. On nous a présenté des recommandations. Je suggère que nous ne prenions pas de décisions maintenant, mais que nous attendions à notre prochaine rencontre la semaine prochaine, car nous aurons alors la chance d'analyser la question, de bien y réfléchir et de résumer de manière détaillée les activités que nous entreprendrons au cours des quelques prochaines années.
La sénatrice Marshall : Monsieur le président, je voulais juste dire qu'un sous-comité sénatorial a travaillé sur ce dossier il y a quelques années. La sénatrice Stewart Olsen et la sénatrice Jaffer en faisaient partie. Je voulais le mentionner étant donné qu'elles ont consacré, tout comme le personnel, énormément d'efforts au travail initial. Je tenais à ce que les autres sénateurs soient au courant.
J'aimerais également savoir ce qu'on fera du rapport proposé. Vous dites qu'il sera distribué aux membres du personnel, mais sera-t-il déposé au Sénat? Allez-vous le diffuser sur votre site web?
M. Singh : En général, une fois qu'il est approuvé, on prépare un message pour le greffier et on lui demande de transmettre le rapport à toute l'administration. On le diffuse ensuite sur IntraSen où il pourra être consulté à partir d'un lien sur la page de la Direction des ressources humaines.
Le président : Mais pouvons-nous également le déposer à la Chambre.
M. Singh : Oui, bien sûr.
La sénatrice Fraser : J'ai deux questions, dont au moins une qui témoigne de mon ignorance.
La première, c'est que dans les objectifs de l'exercice financier de 2013-2014, quelque part dans les initiatives et les activités du plan d'action de 2014-2016, le point 6 concerne l'examen des répercussions d'une formation offerte en anglais et en français. J'aimerais qu'on me confirme que ce n'est pas une première façon d'indiquer que nous ne devrions pas donner de formation dans la deuxième langue officielle aux gens qui en ont besoin.
M. Singh : Merci de poser la question, sénatrice. Bien sûr que non. La raison qui explique pourquoi les dates ne sont pas les mêmes dans les deux notes d'information, 2013-2014 dans la première, et 2014-2016 dans la deuxième, c'est que nous pensions que ce serait préférable pour le comité — comme vous le savez, l'exercice de 2013 est presque terminé, ce qui veut dire que de nombreuses mesures de 2014-2016 ont déjà été mises en œuvre, comme celle dont vous venez de parler, mais il y en aura encore beaucoup d'autres, et nous voulions vous l'indiquer.
Je vais demander à Angela Vanikiotis, la gestionnaire des Opérations des ressources humaines et responsable du dossier des langues officielles, de répondre à la question concernant la formation linguistique.
Angela Vanikiotis, gestionnaire, Opérations des ressources humaines, Diversité et Langues officielles, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Au cours des dernières années, nous avons reçu plusieurs demandes de personnes dont la première langue n'était ni l'anglais ni le français, et nous avons donc travaillé pour leur offrir de la formation dans l'une des langues officielles, ou les deux.
La sénatrice Fraser : Et on ne propose pas de changer cette politique?
Mme Vanikiotis : Non.
La sénatrice Fraser : Pour ce qui est de ma deuxième question, je sais que c'est le rapport du comité consultatif, mais aurait-on l'obligeance de m'indiquer à quel endroit se trouvent les données sur le nombre de personnes dans l'effectif qui proviennent des divers groupes visés par la politique sur la diversité?
M. Singh : Merci, sénatrice. À vrai dire, c'est l'information dont je vais vous faire part au point suivant. Si vous en avez besoin, vous pourrez également la consulter sur l'IntraSen ou appeler la Direction des ressources humaines pour obtenir des données à jour. Nous pouvons vous les faire parvenir.
La sénatrice Fraser : Merci.
Le sénateur Lang : Je ne vais pas prolonger le débat à ce stade-ci étant donné que nous aurons une autre occasion d'en discuter plus en profondeur, mais j'aimerais savoir exactement ce que coûte le programme, quels sont les coûts prévus et combien d'employés travaillent sur ce dossier. Nous aurons ainsi un compte rendu détaillé de la situation actuelle en plus de savoir à quelles hausses nous attendre à la suite de la mise en œuvre du plan et à quel endroit nous allons trouver l'argent.
M. Singh : Comme je l'ai indiqué dans mes notes d'information, 10 membres de l'administration font partie du comité, mais, pour ce qui est du budget du comité, je vais devoir demander à Angela Vanikiotis de répondre.
Mme Vanikiotis : À l'exception d'un tout petit peu de publicité que nous ferions à l'interne et du temps qui serait consacré à l'élaboration d'un contenu pour l'IntraSen — l'exemple le plus récent est le collage réalisé pour le Mois de l'histoire des Noirs et la Journée internationale de la femme —, les ressources utilisées seraient essentiellement l'énergie et le temps des employés dans toutes les directions qui assistent aux rencontres mensuelles d'une heure, lorsqu'il y en a.
Le président : Chers collègues, nous allons nous arrêter ici, et ce sera inscrit à l'ordre du jour de notre prochaine réunion. Si vous le désirez, vous pouvez préciser davantage les recommandations, qui pourraient ensuite faire l'objet d'une motion.
Le prochain point à l'ordre du jour est le Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de 2014-2016.
M. Singh : Merci, monsieur le président. C'est très similaire au point précédent, et les discussions seront comparables.
Comme le prévoit le Règlement administratif du Sénat, le Sénat applique le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et s'est engagé à ce que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles soient représentés de manière équitable dans tous les postes et tous les échelons de l'organisation.
[Français]
Le 26 mars 2010, la Direction des ressources humaines a présenté au comité de gestion du Sénat son troisième rapport sur l'équité en matière d'emploi 2006-2009. Celui-ci décrit la représentation des quatre groupes désignés au sein de l'administration du Sénat, les efforts déployés pour améliorer les représentations ainsi que les réussites et les défis à cet égard.
[Traduction]
Le rapport a ensuite été présenté au Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, en même temps qu'une politique d'équité en matière d'emploi révisée de l'Administration du Sénat.
Le 27 mai 2010, un sous-comité spécial sur la diversité a été créé pour examiner le rapport et la version préliminaire de la politique d'équité en matière d'emploi de l'Administration du Sénat, et pour réfléchir à des stratégies de recrutement et de maintien de l'effectif qui permettraient au Sénat de refléter sa diversité dans son rapport sur la main-d'œuvre et le milieu de travail présenté au comité de la régie interne.
Le Sous-comité spécial sur la diversité a publié son rapport final en 2012, et les neuf recommandations qui s'y trouvaient ont été approuvées par le comité de régie interne.
La mise en œuvre d'un nouveau plan d'action biennal sur la diversité et l'accessibilité pour accroître la sensibilisation et la communication et préserver ainsi l'inclusivité du milieu de travail est une priorité stratégique de l'Administration du Sénat.
La Direction des ressources humaines est fière de présenter le Plan d'action de 2014-2016. La mise en œuvre de diverses initiatives du plan va bon train. Par exemple, pour donner suite aux recommandations 7 et 8 du sous-comité spécial, l'Administration du Sénat a lancé en 2013 une campagne d'auto-identification pour sensibiliser ses employés à l'importance de cette question et mettre à jour les renseignements sur notre main-d'œuvre dans les bases de données des ressources humaines à des fins de planification. La campagne a connu énormément de succès avec un taux de participation de 85 p. 100. Les données sur la main-d'œuvre démontrent que les minorités visibles, comme les Autochtones et les personnes handicapées, représentent environ 25 p. 100 de l'effectif de l'Administration du Sénat.
Voici les chiffres approximatifs des quatre groupes en date du 1er mars 2014 : environ 6 p. 100 de personnes handicapées, 15 p. 100 de membres des minorités visibles et un peu plus de 3 p. 100 d'Autochtones. Les femmes représentent plus de la moitié de la main-d'œuvre de l'administration avec 52 p. 100.
Comme vous pouvez le voir, la diversité, la représentation proportionnelle et l'inclusion font bonne figure à l'Administration du Sénat. Le Plan d'action sur l'équité en matière d'emploi de 2014-2016 de l'Administration du Sénat a été présenté par le truchement de cette note d'information pour que le comité puisse l'examiner et l'approuver. Comme je l'ai déjà dit, le plan comprend les neuf recommandations du rapport final du Sous-comité spécial sur la diversité et de la Politique de l'Administration du Sénat sur l'équité en matière d'emploi.
Le président : Merci beaucoup. Y a-t-il matière à discussion?
Honorables sénateurs, à propos des recommandations, je pense encore une fois que nous devrions prendre le temps de bien y réfléchir d'ici la prochaine réunion, ce qui veut dire qu'il nous reste encore quelques minutes, et nous allons reporter ce point.
Voyons maintenant si on peut nous donner un bref aperçu du travail accompli en ce qui a trait à la politique sur les déplacements des sénateurs.
Nicole Proulx, directrice des Finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Je suis heureuse de faire le point sur les révisions apportées à la politique sur les déplacements des sénateurs. L'adoption des 19e et 25e rapports a mené à un certain nombre de modifications.
[Français]
L'administration du Sénat a entrepris de réviser la politique régissant les déplacements des sénateurs dans le but de refléter les changements résultant de l'adoption des 19e et 25e rapports.
En même temps, elle en a profité pour inclure les besoins ou les situations qui avaient été soulevés depuis l'approbation de la politique en juin 2012. Lors de son adoption, il avait d'ailleurs été prévu que la politique devait faire l'objet d'une révision dans un certain délai. D'autres changements ont été apportés pour tenir compte de la rétroaction reçue à l'égard de la politique actuelle, que ce soit par les sénateurs ou par leurs employés.
Finalement, étant donné l'adoption d'un cadre d'élaboration et de gestion des politiques révisées en septembre 2012, nous avons apporté les changements requis pour y être conformes. Plusieurs changements ne touchent que la forme. Par exemple, dans la politique de 2012, certaines sections traitaient du nombre de points permis pour les substituts. Nous avons donc choisi de présenter les différentes catégories et restrictions dans un tableau. À notre avis, cela permet de voir plus facilement les points permis pour chaque type de voyageur et d'intégrer en même temps les restrictions résultant de l'adoption du 25e rapport pour certaines catégories de voyage. On parle ici des 52 points et des 12 points.
[Traduction]
Nous en avons également profité pour préparer à l'intention des sénateurs et de leur personnel ce que nous appelons un guide sur les déplacements des sénateurs. Le guide se veut convivial et donne un aperçu de la politique. Il y aura également une version électronique avec des liens vers les parties concernées du document, ce qui devrait aider les utilisateurs à trouver les principales dispositions pour s'assurer qu'ils ont le libellé exact.
Comme l'avait décidé le comité directeur, une consultation auprès de certains bureaux de sénateurs a été entamée, ce qui s'est avéré très utile. Nous intégrons actuellement les commentaires que nous avons reçus jusqu'à maintenant. Je suis heureuse de dire que nous avons obtenu des résultats très positifs.
Nous aimerions également que l'IntraSen ait une section de « Questions et réponses », car nous pensons qu'il serait utile de répertorier les questions qu'on nous a posées. Il va sans dire qu'un comité directeur devra d'abord se pencher là-dessus. Nous aurons très bientôt la documentation nécessaire. Nous sommes en train d'inclure dans le guide les dernières suggestions que nous avons reçues.
Pour ce qui est de la politique, nous allons présenter tous les changements de manière à ce qu'il soit facile pour vous de les repérer. Nous avons donc des notes inscrites dans les marges qui préciseront s'ils proviennent du 19e rapport, du 21e, d'autres révisions ou d'un simple réalignement. Les changements seront surlignés, et de simples notes indiqueront quelles sections ont été supprimées, comme celle sur les déplacements à l'étranger.
Cette façon de faire devrait vous aider à vous concentrer sur les changements pour que vous soyez en mesure de prendre facilement une décision.
C'est l'information récente dont je voulais vous faire part aujourd'hui.
La sénatrice LeBreton : À quel moment le guide sera-t-il disponible?
Mme Proulx : On veut qu'il soit prêt en même temps que la politique sur les déplacements, ce qui veut dire qu'ils seront présentés au comité le même jour.
La sénatrice LeBreton : Vous avez parlé de la création d'une section de questions et réponses, ce qui est la norme, et dit que le comité de direction aurait à se pencher là-dessus. Cela m'amène à ma question, qui porte plus précisément sur la prise de décisions par le comité.
J'aimerais savoir — et, comme je l'ai déjà dit, je suis nouvelle ici — quelles décisions relèvent du comité de direction et quelles sont les procédures suivies pour qu'elles soient ratifiées par l'ensemble du comité?
Compte tenu de certaines choses que j'ai entendues dernièrement, j'ai l'impression que certaines décisions ont été prises même si le reste du comité n'était pas vraiment au courant. Nous formons le Comité sénatorial de la régie interne, une sorte de conseil d'administration qui tente de se prononcer sur ces questions, mais il est plutôt difficile de défendre des décisions qui ont manifestement été prises à notre insu. J'aimerais donc savoir quelle est la procédure à suivre. S'il n'y en a pas, j'aimerais suggérer que le comité de direction ne puisse pas prendre au nom de l'ensemble du comité de décisions concernant des dépenses ou le déplacement de sénateurs. Il faut que ce soit ratifié par tout le monde.
La sénatrice Cordy : Ma question concerne la Direction des finances. La semaine dernière, on a dit à mon adjoint que si je prends l'avion un lundi, comme c'est généralement le cas, cette journée serait déduite des 20 jours que l'on peut passer ici quand on n'a pas de séances de comité, du Sénat ou du Caucus? Est-ce exact ou non? C'est ce que j'avais compris quand nous avons accepté ces règles.
Mme Proulx : Pour ce qui est des 20 jours, selon le libellé de la recommandation, on prend en considération les fois où les sénateurs assistent à une séance du Sénat, de comité ou du Caucus. Les jours de déplacement sont imputés aux 64 points. Si un sénateur se déplace un lundi, on n'en tiendrait pas compte dans le calcul des 20 jours. Le Sénat siège ensuite le mardi, le mercredi et le jeudi, et le vol du retour est le vendredi, ce qui veut dire que rien ne serait imputé aux 20 jours.
Si un sénateur arrive un dimanche et n'assiste à aucune séance du Sénat, de comité ou du Caucus, et le Sénat ne siège évidemment pas, le lundi serait prélevé sur les 20 jours qui sont accordés.
La sénatrice Cordy : C'est ce que j'avais compris.
La sénatrice Fraser : J'ai une question concernant les 20 jours. Je n'ai pas de rencontre de comité les lundis, mais j'assiste normalement à une réunion de la direction de notre parti chaque lundi après-midi. Est-ce que cette journée est soustraite aux 20 jours alloués? En fait-elle partie? Pourrait-elle être imputée à la rubrique des activités du Caucus? Ce n'est pas le Caucus à proprement parler.
La sénatrice Cordy : C'est une journée de déplacement.
La sénatrice Fraser : Non, j'arrive habituellement le dimanche.
Mme Proulx : La façon dont la disposition est écrite... Je vais vous la relire.
La sénatrice Fraser : On pourrait prendre le temps d'examiner la question.
Le sénateur Lang : J'aimerais donner suite aux commentaires ou aux questions de la sénatrice LeBreton concernant la façon dont les décisions sont prises. Tous les sénateurs sont concernés par ce document, qui est très important, certains peut-être plus que d'autres en raison de l'endroit où ils vivent. Je pense qu'avant que la prise de décisions, chaque sénateur devrait avoir le temps de se pencher sur une ébauche, tout comme du temps devrait être accordé aux membres du Comité de la régie interne pour qu'ils puissent déterminer exactement quelles seraient les répercussions et quels autres changements pourraient devoir être apportés. À mon avis, certaines questions se posent d'elles-mêmes quant à la façon dont cela touche les gens, notamment dans les régions rurales du Canada, et on s'attend à ce que nous fassions notre travail et respections nos obligations.
Le sénateur Furey : Sénateur Lang, vous faites valoir un excellent point, mais c'est exactement comment les choses se font ici. Le comité de direction examine les changements possibles à une politique, comme celle sur les déplacements, et présente ensuite un rapport à l'ensemble du comité, qui prend le temps de l'étudier et d'en discuter en profondeur.
Le sénateur Lang : Je parle également du caucus dans son ensemble.
Le sénateur Furey : En général, une fois que le rapport est remis à l'ensemble du comité, un membre de chaque parti du comité directeur le présente à son caucus, et le comité en entier discute ensuite des commentaires qui ont été recueillis. C'est habituellement de cette façon que les choses se font.
La sénatrice Marshall : Nicole, vous allez revenir nous parler de la politique des 20 jours. Si j'ai bien compris, elle vise tous les sénateurs, qu'ils fassent partie de la direction du parti ministériel ou autre. Tout le monde est concerné. J'ai d'ailleurs souligné ce point il y a quelques semaines.
Mme Proulx : Oui. La recommandation du rapport n'établit aucune distinction.
La sénatrice Marshall : En effet; c'est ce que j'en ai retenu.
Savez-vous à quelle date nous allons recevoir la politique et le guide sur les déplacements? Pensez-vous que nous les aurons avant la fin juin?
Mme Proulx : Oui. Ils sont presque terminés.
La sénatrice Marshall : C'est imminent.
Mme Proulx : Oui.
La sénatrice Charette-Poulin : Ma question était la même que celle posée par le sénateur Lang au sujet de l'examen de l'application des règles.
Le sénateur Downe : Je veux revenir à la politique concernant les 20 jours. Elle n'a pas d'incidence sur ceux d'entre nous qui habitent raisonnablement proche. Pour ma part, je me déplace les lundis. Par contre, si des sénateurs qui vivent loin d'Ottawa, comme le sénateur Lang et ceux qui viennent de Terre-Neuve et de la Colombie-Britannique, arrivent ici le dimanche et n'ont pas de rencontre de comités le lundi, ils ne pourront pas réclamer d'indemnités journalières après 20 jours. Ce n'était probablement pas l'intention initiale du comité.
Je me souviens quand la sénatrice Marshall ou la sénatrice Stewart Olsen — je ne suis pas certain laquelle — l'a présentée. Je me rappelle bien que nous ne voulions pas punir quelqu'un qui habite loin d'Ottawa et qui vient ici pendant, par exemple, 30 jours en juillet et en août lorsque nous ne siégeons pas. Le même principe s'applique au système des 64 points de déplacement. Si nous avions plutôt un budget de déplacement de 20 000 $, le sénateur Lang manquerait d'argent beaucoup plus rapidement que moi. Je pense que nous devrions revoir la politique pour essayer de prévenir cela en tenant compte de ceux qui doivent bien souvent partir le dimanche pour être ici au début de la semaine.
Monsieur le président, votre sous-comité pourrait prendre cette question en considération.
Le président : Il est important de préciser que c'était un rapport d'étape sur le travail fait par l'administration. De toute évidence, toutes les modifications finissent par être examinées ici, car toutes les décisions du comité doivent être prises par le comité.
Le sénateur Tkachuk et le sénateur Furey pourraient nous donner une meilleure idée de ce qui se faisait auparavant et du genre de mandats et de pouvoirs délégués dont dispose le comité de direction dans la prise de certaines décisions. Nous allons tirer cela au clair. Je ne peux pas vous le dire de mémoire, car mes connaissances ne sont pas aussi approfondies que celles de mes collègues.
La sénatrice Johnson : On a partiellement répondu à ma question, car vous allez l'examiner de nouveau. Ceux parmi nous qui doivent prendre un vol le dimanche parce qu'ils ont une réunion tôt le lundi seront très rapidement pris de court si nous nous rencontrons chaque lundi et qu'ils arrivent le dimanche soir. Il faut que tout cela soit très bien défini.
Le président : Tout comme d'autres questions que l'on peut se poser à la suite des discussions qui ont été tenues juste avant Noël. Nous avons un groupe de travail qui se penche là-dessus, et je suis certain que ses membres seraient heureux de recevoir un appel concernant les résultats du travail fait ici. Je suis impressionné par la quantité considérable de travail qui est accompli. Nous devons nous assurer que non seulement les sénateurs sont au courant des travaux préparatoires, mais également le personnel qui travaille sans relâche. Je pense que nous nous en sortons bien, et, comme le dirait le sénateur Smith, nous essayons de nous en sortir encore mieux.
Le sénateur Munson : J'aimerais savoir si, dans un avenir très rapproché, Jill Anne Joseph, la directrice des vérifications, pourrait venir faire le point. Nous n'avons pas entendu grand-chose depuis quelque temps, et nous voudrons savoir ce qu'en pense le vérificateur général et être bien informés en tant que Comité de la régie interne.
Le président : Merci.
Le sénateur White : J'ai une petite question. Hier, j'ai vu un document sur les augmentations salariales du personnel des sénateurs. J'essaie de comprendre de quelle façon on a pu les reporter contrairement à d'autres. La plupart ont reçu des augmentations. Qui a pris la décision de les reporter, si je peux me permettre de vous le demander?
M. Singh : Merci de poser la question. Le dossier a été présenté au comité de direction. Notre exposé s'appuyait sur nos échanges avec nos partenaires de la Chambre des communes et du Secrétariat du Conseil du Trésor. Comme vous le savez, les hausses salariales du personnel des sénateurs ont toujours correspondu à celles qui sont accordées dans l'administration.
Pour ce qui est de l'administration, notre négociation collective doit se faire en octobre, tandis que celle de la Chambre des communes est prévue pour le mois prochain. Selon ce qu'ils nous ont dit, les employés du Conseil du Trésor craignent beaucoup que les gens de la Colline du Parlement créent un précédent ou quelque chose qu'ils n'approuvent pas, mais qu'ils devront suivre.
Nous avons recommandé au comité de direction d'attendre que nous sachions ce que l'employeur, le Secrétariat du Conseil du Trésor, a prévu comme mandat. Une fois qu'une décision sera prise à cet égard, nous allons évidemment la présenter au comité à des fins d'adoption.
Le sénateur White : Cette explication pourrait également être utile aux sénateurs dont les employés veulent savoir quelle est la prochaine étape.
La sénatrice LeBreton : Pour donner suite à la question du sénateur White concernant le personnel, pendant la rencontre du 9 décembre, la sénatrice Fraser a parlé de ce qu'elle appelle — et je la cite — « de très hauts fonctionnaires » qui sont payés plus cher que ne le prévoit le plafond existant. J'ai lu le procès-verbal de cette séance. C'était apparemment quelque chose qui relevait de l'administration. Je me demandais de quel échelon il s'agit. Je ne sais pas comment quelqu'un peut être désigné « très haut fonctionnaire » et payé plus cher que ses collègues des autres bureaux de sénateur. À mon avis, c'est un cas d'iniquité.
J'aimerais savoir si vous avez donné suite à la demande de la sénatrice Fraser et, s'il y a lieu, quelles sont les mesures que vous prenez. En tant que membre du comité, je ne pense pas qu'on puisse décider entre nous que six ou sept personnes entrent dans la catégorie des employés très spéciaux aux dépens du reste du personnel des bureaux de sénateur.
M. Singh : Merci, sénatrice. C'est une question liée à notre étude en cours sur le personnel des sénateurs. Je vais la faire parvenir au sénateur White pour qu'il nous fasse part de ses observations.
Le sénateur White : Nous avons travaillé — la sénatrice Cordy, la sénatrice Verner et moi — sur la classification. Au cours des prochaines semaines, nous allons vous remettre un document avec les résultats de cette étude. Pour être honnête, l'objectif n'était pas de répondre à la question de la sénatrice Fraser concernant la création d'une nouvelle catégorie d'employés qui seraient payés plus cher.
La sénatrice LeBreton : Les supers six.
Le sénateur White : Oui. Elle vous permettra au moins de déterminer et de clarifier combien gagnent nos employés par rapport à certains autres qui constituent selon nous des points de comparaison équitables. Hay a fait une excellente analyse approfondie des échelles salariales concernées.
Je pense que le comité pourra alors prendre une décision éclairée quant à la possibilité d'accorder un salaire plus élevé à certains employés. Je pense que c'est à ce moment-là qu'une discussion sera utile.
Nous n'allons pas recommander de structure salariale plus généreuse que celles qui auront servi de points de comparaison.
Le président : Aucun changement n'a été apporté pour l'instant.
Le sénateur White : Aucun. Il en sera question la prochaine fois.
Le président : Je m'excuse d'avoir dépassé le temps qui nous était alloué, mais je pense que cela démontre que les travaux avancent très bien, et je vous en suis reconnaissant.
(La séance est levée.)