Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 4 - Témoignages du 2 octobre 2014
OTTAWA, le jeudi 2 octobre 2014
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, pour étudier les questions administratives et autres questions.
Le sénateur Noël A. Kinsella (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, je déclare la séance ouverte. Le premier point à l'ordre du jour, qui est chargé ce matin, porte sur le procès-verbal de la dernière réunion. Nous avons fait circuler le procès-verbal. Y a-t-il des erreurs, des omissions ou des corrections? Y a-t-il une motion pour adopter le procès-verbal?
Le sénateur Lang : Monsieur le président, j'aimerais formuler une observation, car je n'ai pas pu assister à la dernière réunion. Je remarque relativement aux pages que certaines régions ne sont pas représentées. Je sais que cela préoccupe l'huissier du bâton noir. Cela préoccupe les gens dont la région n'est pas représentée par le programme sénatorial des pages. J'ai l'intention de faire un suivi pour voir si nous pouvons trouver une solution. Merci.
Le président : Y a-t-il d'autres observations? Y a-t-il une motion concernant le procès-verbal? Il est proposé que nous adoptions le procès-verbal, proposé par le sénateur Doyle, appuyé par le sénateur Marshall. Adopté?
Des voix : Adopté.
Le président : Le deuxième point porte sur le déploiement du nouvel outil de recherche pour les débats. Je vais demander au greffier d'en parler.
Gary W. O'Brien, greffier du Sénat et greffier des Parlements : Mesdames et messieurs, le projet de moteur de recherche pour les débats au Sénat est en préparation depuis un certain temps. J'aimerais donc demander au Directeur des Services de l'information de vous le décrire.
[Français]
Hélène Bouchard, directrice, Services d'information du Sénat, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, en septembre 2011, dans le cadre d'un projet pilote, nous avons entrepris l'élaboration d'un programme informatique visant à rendre plus simple et plus rapide la recherche en ligne sur le site web parlementaire des débats du Sénat et à offrir aux utilisateurs des résultats plus pertinents et plus utiles que ceux fournis en ce moment.
Un groupe de travail du secteur législatif a été créé afin de donner des orientations à l'équipe de développement et d'effectuer des essais fonctionnels tout au long de la mise au point. Le projet pilote s'est avéré un succès. Nous avons donc décidé d'en poursuivre le développement afin de rendre l'outil disponible dans les deux langues au sein de la communauté.
J'ai ici, à mes côtés, Christine Burbridge, du Service des débats, qui vous donnera un aperçu du nouvel outil dans un instant. La participation de Christine au groupe de travail a été d'une grande valeur.
[Traduction]
L'outil a été conçu entre deux projets, ce qui explique le temps considérable qu'il a fallu pour enfin le déployer. L'outil est un bon compromis entre le moteur de recherche du site web parlementaire actuel, Google, qui représente une recherche par mot clé, et la capacité de recherche Web élaborée par la Chambre des communes pour ses publications, soit un outil de recherche structurée dans la base de données.
Le nouvel outil de recherche dans la base de données doit être vu comme une solution temporaire. Il sera remplacé lorsqu'un produit amélioré sera conçu qui permettra de tirer parti de la mise en œuvre du nouveau système législatif Iris.
[Français]
Il est important de souligner que ce moteur de recherche fonctionne au sein de la structure actuelle des débats du Sénat, en fonction des limitations inhérentes à la façon dont les données sont structurées. Le moteur ne fonctionnera qu'avec les débats de la troisième session de la 40e législature et les débats ultérieurs. Cela est dû au fait que l'architecture interne de l'information des débats du Sénat a quelque peu évolué avec le temps et que chaque session nécessite une programmation distincte.
[Traduction]
J'invite Christine Burbridge à nous donner un aperçu de l'application. J'aimerais dire que l'application est dans les deux langues. C'est difficile à voir, parce que nous avons deux présentations aujourd'hui et seulement deux écrans. C'est disponible en anglais et en français. Christine va nous faire une démonstration de l'application en anglais à votre droite.
Christine Burbridge, éditrice adjointe, Service des débats, Sénat du Canada : Voilà à quoi ressemble le moteur de recherche. Vous pouvez voir qu'il apparaît comme les autres documents dans la série de publications parlementaires de notre site web. Nous utilisons les mêmes en-têtes. Les aspects de convivialité sont les mêmes que pour les autres documents.
Le groupe de travail était composé de greffiers de comités, de représentants des journaux, des communications ainsi que de moi pour les débats. Nous avons tous l'habitude de faire des recherches dans les débats à la demande d'autres personnes. Nous estimons avoir une bonne connaissance de ce que les gens recherchent.
Je vous montre maintenant l'application en français à l'écran.
Actuellement, l'outil de recherche est en développement sur le Web. Je vais revenir à l'anglais parce qu'il est plus facile de parler et de cliquer dans une seule langue.
Sur le côté, nous avons élaboré une liste de mots clés que vous pouvez utiliser pour faire une recherche avancée. On peut faire une recherche par session parlementaire ou par année civile. Il y a une liste complète de sénateurs qui étaient en poste à l'époque. Vous pouvez cliquer et voir, par exemple, toutes les fois que le sénateur Angus a pris la parole ou a été mentionné au cours d'un débat. Le document est assez plat, c'est-à-dire qu'il ne comporte pas beaucoup de métadonnées; il s'agit donc d'une recherche mot à mot exacte. Au départ, si on cherchait un sénateur d'il y a 100 ans, on obtenait une liste qui comprenait les sénateurs en poste; nous avons donc effectué la programmation pour limiter la liste aux sénateurs qui étaient en poste durant cette période.
Pour l'index des sujets, nous avons emprunté la taxonomie d'une bibliothèque de sujets de base couverts au Parlement. Ce fut donc le point de départ pour les mots utilisés dans le cadre de cette application. Nous avons aussi des séries d'en-têtes. Parce que nous n'avons pas de métadonnées, les programmeurs ont pu utiliser chaque sujet dans les documents des débats comme un événement. Lorsqu'il y a un en-tête, c'est l'endroit où l'extrait vous mène. Le système cherche cet en-tête et quand on y arrive, une recherche à l'aide de CTRL-F repère les mots exacts que vous cherchez.
Vous pouvez voir les en-têtes que nous avons utilisés; les sous-entêtes, qui suivent normalement l'ordre des sujets et des projets de loi, sont indiqués avec leur fréquence. Pour les projets de loi, nous avons ajouté la législature et la session pour faire en sorte de trouver le bon projet de loi. Il y a aussi une liste de mots de procédure qui peuvent faire l'objet d'une recherche. Encore une fois, il y a des limites avec cette approche. Par exemple, le mot « vote » signifie habituellement un vote par appel nominal, mais de nombreux sénateurs utilisent également le mot « vote » en anglais lorsqu'ils parlent de crédits. Le mot paraît souvent, ainsi il reste un certain travail de tri à faire. Lorsqu'on obtient les résultats de la recherche, on peut les examiner pour trouver ce qu'on cherche exactement.
Je peux vous donner un exemple de recherche. Le sénateur Furey lors d'une séance a parlé de M. McGrath. Si on veut retrouver cette incidence, on peut entrer son nom ici, et on obtient quatre occurrences. Je peux faire une recherche plus avancée et le retrouver ici. On sait maintenant qu'il s'agit du lieutenant-colonel McGrath. L'outil fonctionne de cette façon.
De toute évidence, cette recherche donne un seul résultat. Des recherches qui comportent des mots comme « vote » nécessiteront plus de travail.
Nous avons un outil de recherche avancée qui permet de chercher une chose et d'y ajouter des critères. Par exemple, on peut chercher quelque chose concernant le ministre Blaney, mais demander d'exclure l'époque où il était ministre des Anciens Combattants. J'ai donc fait une recherche pour le mot « Blaney » et demandé l'exclusion des mots « Anciens Combattants ».
Il y a un document d'aide pour les gens qui effectuent des recherches booléennes, lesquelles, je dois l'admettre, ne m'étaient pas trop familières. On cherche des mots précis avec toutes sortes de critères à l'aide de guillemets pour préciser ce qu'on cherche.
Mme Bouchard : Bref, nous sommes prêts pour le lancement. Je crois qu'il s'agit d'une amélioration. Je sais que ce n'est pas parfait, mais je crois que l'outil peut être utile. Ce qu'il faut faire maintenant, c'est d'ajouter l'application au serveur de production, ce qui prendra probablement environ un mois. Nous aurons un plan de communication pour informer les utilisateurs de l'arrivée de cet outil sur le site web.
Le président : Je vais donner aux honorables sénateurs l'occasion de poser des questions.
Le sénateur Doyle : Est-ce le même système en place à la Chambre des communes?
Mme Bouchard : La Chambre des communes a une application qui s'appelle PRISME, qui gère toutes les activités législatives. Des processus sont intégrés à cette application. Actuellement, nous travaillons à l'élaboration d'une application. Nous avons demandé la permission de procéder. Notre application s'appelle Iris. Nous allons mettre en œuvre le même genre de système qui offrira une plus grande capacité de recherche parce que nos documents sont statiques actuellement. Le format est intégré dans le document. Nous voulions passer à XML, où le format n'est pas intégré dans l'information. Ce sera davantage une structure de base de données ce qui fait en sorte de créer davantage de possibilités. C'est ce que nous voulons faire.
Nous voulions améliorer les capacités de recherche avec les documents que nous avons, avec l'information que nous avons et la façon dont elle est structurée, mais nous nous rapprochons de l'outil de la Chambre des communes.
Le sénateur Doyle : Je sais bien peu de choses au sujet de toute cette affaire. C'est très mêlant. Est-ce qu'il n'y a aucun moyen d'intégrer ce que nous cherchons avec ce qu'ils ont en profitant de ce qu'ils font déjà?
Mme Bouchard : Oui, c'est absolument ce que nous faisons. Nous essayons de partager le plus possible avec eux. Le problème c'est que leur propre processus est intégré à leur application. Notre processus est un peu différent et nous devons donc être prudents. Dans toute la mesure du possible, même si nous ne partageons pas la même application, nous partageons la technologie et l'expertise. Nous utilisons la même structure que celle mise en place par la Chambre. Nous savons bien qu'il faut que nos activités soient distinctes, mais notre information doit être structurée de la même façon puisque nous partageons le même site web parlementaire. Nous collaborons de très près avec la Chambre des communes. Les gens de la Chambre sont très serviables.
Le sénateur Dawson : Mme Burbridge a utilisé CTRL-F pour faire une recherche. Est-ce que nous allons pouvoir utiliser cette application sur nos iPad; nos iPad n'ont pas la fonction CTRL-F.
Mme Bouchard : Il va falloir que je voie, monsieur le sénateur, comment faire en sorte que cette fonction de recherche fonctionne sur les iPad. Je sais que ce n'est pas facile. Ce sont deux technologies différentes. C'est un défi.
Le sénateur Dawson : Comme vous le voyez ce matin, la plupart des sénateurs, je pense, ont devant eux un iPad et non pas un ordinateur. Il serait important que notre moteur de recherche soit adapté aux outils que nous utilisons et pas à ceux qu'on utilisait dans le passé.
Mme Bouchard : Nous allons explorer cette question, monsieur le sénateur. La technologie iPad nous pose des difficultés. La Chambre des communes investit beaucoup de temps dans cette technologie, et nous essayons de profiter de ce qu'elle fait.
La sénatrice Marshall : Hélène, est-ce que j'ai bien compris, est-ce que nous allons pouvoir utiliser ce moteur de recherche dans un mois?
Mme Bouchard : Peut-être même avant. Nous devons déplacer l'application du serveur d'essai au serveur de production et nous voulons nous assurer que tout fonctionne parfaitement.
La sénatrice Marshall : Quand pouvons-nous nous attendre à ce que Iris soit disponible? Iris va remplacer ceci, n'est-ce pas?
Mme Bouchard : Étant donné la structure de l'information, nous allons pouvoir bâtir une application. Nous allons profiter de la structure de l'information. Comme vous le savez, la phase II a déjà débuté. Elle devrait durer environ deux ans.
La sénatrice Marshall : Alors nous allons probablement utiliser ceci...
Mme Bouchard : Pour les deux prochaines années.
La sénatrice Marshall : Notre document d'information mentionne un coût de 95 000 $. Est-ce que c'est un ajout au budget ou est-ce que cela fait partie des ressources existantes?
Mme Bouchard : Cela fait partie des ressources existantes. Tout d'abord, nous utilisons une application qui s'appelle FAST. Nous avons déjà la licence, mais nous n'avions pas l'expertise lorsque le projet a débuté. Il était très important pour nous d'obtenir l'expertise de consultants externes. C'est pourquoi vous voyez ce montant de 25 000 $. Cela nous a vraiment aidés à comprendre l'application.
Les 85 000 $ proviennent de ressources internes. Vous devez comprendre que nos réalisateurs de logiciels, lorsqu'on leur confie un projet, ont peut-être une semaine pour faire le travail parce que nous attendons que les clients communiquent de nouveau avec nous ce qui nous laisse un peu de temps pour faire le travail. Cela indique simplement le coût de notre temps depuis 2011.
La sénatrice Marshall : Cet argent a été dépensé?
Mme Bouchard : Oui.
La sénatrice Marshall : Parce que c'est presque prêt.
Mme Bouchard : Oui. Je voulais simplement vous donner une idée du temps que nous avons consacré à ce projet.
La sénatrice Cordy : Je ne suis pas sûre. Est-ce que cela va fonctionner sur les iPhone et iPad?
Mme Bouchard : L'application est déjà disponible sur votre ordinateur, mais le sénateur Dawson se demandait si une fonction qui est disponible sur l'ordinateur le sera également sur le iPad. Il s'agit de deux technologies différentes et jusqu'à maintenant, notre priorité c'était l'ordinateur, mais nous allons voir ce qu'il faut faire pour que cela fonctionne pleinement sur le iPad. Nous allons examiner cette question. Parfois les fonctions utilisées sur iPad sont différentes de celles utilisées à l'ordinateur, car il s'agit de deux technologies différentes. Vous pourrez quand même voir l'application et faire des recherches, mais il est possible que certaines fonctions, comme CTRL-F, ne fonctionnent pas. C'est ce que nous allons devoir déterminer.
La sénatrice Cordy : Donc, les étudiants à l'université ne peuvent pas utiliser leur iPhone, par exemple.
Mme Bouchard : Ils pourront utiliser l'application dans sa forme actuelle, mais il y aura peut-être quelques petites fonctions, comme CTRL-F, qui est propre à Windows, qui ne fonctionneront pas. L'iPad est différent. C'est ce que je dis. L'outil n'a pas été conçu pour la technologie iPad; il a été conçu pour fonctionner sur un ordinateur. Il faut investir beaucoup pour que ça fonctionne sur un iPad. Comme je l'ai mentionné, la Chambre des communes examine cette question à l'heure actuelle, et nous allons donc pouvoir profiter de leur recherche.
Le sénateur Campbell : L'ordinateur dans mon bureau est un Apple. J'ai donc un vrai problème par rapport à ce projet. Nous avons une technologie Windows désuète alors que nous utilisons des iPad quotidiennement. Combien de temps cela prendra-t-il pour que le projet soit complètement opérationnel?
Mme Bouchard : J'ai pris un moment parce que c'est un gros investissement. Lorsque l'on crée une application, on veut s'assurer qu'elle soit disponible dans différents formats, je le comprends. C'est une question de priorités, et des besoins en investissement et en ressources pour créer une application dans tous ces différents formats. J'ai une équipe de quatre personnes pour la programmation. Ma capacité de développement est d'environ 20 p. 100. C'est un défi actuellement. Nous avons essayé d'expliquer les contraintes en matière de ressources et de budgets au comité directeur. À un moment donné, nous devrons décider sur quoi nous nous concentrerons. C'est un défi, absolument. Vous avez raison, et je sais que c'est là où nous en sommes, mais il s'agit d'un grand problème de capacité.
Le sénateur Campbell : Il me semble que vous reculez à une époque où nous allons de l'avant. Je comprends les contraintes et tout le reste, mais pourquoi créer quelque chose qui ne peut pas être utilisé facilement? Je comprends que beaucoup de personnes utilisent Windows mais si vous regardez autour de la table, nous avons tous reçu des iPad. Nous utilisons tous des iPad. Nous l'avons accepté, nous passons à cela. Peut-être que nous devrions donner à tout le monde des tablettes qui fonctionnent avec Windows. Je ne sais pas, mais cela ne me semble pas logique. Je suis désolé.
Mme Bouchard : Comme je l'ai mentionné, il faut créer l'application. On crée l'application pour l'environnement Windows, mais il faut aussi qu'elle fonctionne avec d'autres technologies. Alors il faut en tenir compte. Oui, vous avez raison. J'ai parfois l'impression de reculer, mais il est très difficile en cette période d'aller de l'avant parce qu'il faut deux fois plus d'efforts pour être compatible avec toutes ces technologies. À un certain point, on doit faire des choix.
Le sénateur Campbell : Peut-être devrons-nous décider quelle technologie nous allons utiliser parce qu'on ne peut pas continuer d'avoir des systèmes parallèles. Cela coûte très cher.
Merci. J'apprécie tous les efforts que vous faites sur ce projet. Je pense que c'est un excellent outil. C'est clair, mais un jour, il faudra décider où nous allons, sur quel système nous allons l'utiliser. Merci beaucoup.
Mme Bouchard : Je suis tout à fait d'accord.
Le sénateur Lang : Je partage certaines des préoccupations exprimées par les autres. Je pense que ceux d'entre nous qui ne sont pas des experts en informatique trouvent un peu difficile de bien comprendre les conséquences de la façon de programmer pour un système par rapport à un autre. J'ai des questions, et je les ai soulevées de nombreuses fois. Une fois de plus, nous avons 95 000 $ affectés au projet — « provenant des ressources existantes. » Nous apprenons aussi que, afin de procéder et de passer à un système parallèle, d'autres investissements seront nécessaires, mais nous ne savons pas quel sera le montant. J'ai une question sur l'aspect financier, suite à la question de la sénatrice Marshall. Où en est notre budget? Avons-nous l'argent pour faire cela? À l'avenir, quels seront les coûts supplémentaires associés à ce projet maintenant que nous apprenons qu'il y aura un système parallèle? Voilà mes deux questions pour commencer. Il y en a une qui est une question financière d'ordre général.
Mme Bouchard : La question s'adresse à moi?
Le sénateur Lang : Ma question est la suivante : On nous demande 100 000 $. Chaque fois que l'on se réunit ici, ou assez régulièrement, il y a des demandes pour divers programmes que l'on voudrait élargir, débuter ou lancer, et l'argent proviendra du budget. L'an prochain, quelles seront les conséquences sur notre plan financier général? Voilà ma question.
J'ai une autre question : Si nous exécutons ce projet, comment sera-t-il utilisé sur une tablette? Très franchement, c'est ce que j'utilise, et d'après ce qu'on m'a montré, je ne pourrais pas utiliser cette application. Elle ne me sera pas utile personnellement. Peut-être le sera-t-elle dans mon bureau, mais pas pour moi.
Mme Bouchard : Je voulais mentionner que l'application a déjà été développée. En termes de coûts, je voulais vous montrer le temps que les développeurs internes ont passé sur ce projet depuis 2011. Comme je l'ai mentionné, nous ne nous concentrions pas sur cette application. Or nous avons utilisé les ressources pour travailler sur cette application seulement lorsqu'ils avaient le temps de le faire, pendant qu'ils travaillaient sur d'autres priorités, car il y a parfois une semaine ou deux où on attend une réponse du client qui est en train de faire des tests. Voilà pourquoi nous utilisons ce temps pour travailler sur de petits projets. Voilà vraiment d'où vient le coût des ressources utilisées pour le projet en question.
Notre demande ne porte pas sur les coûts supplémentaires. À l'heure actuelle, c'est déjà construit. Nous n'avons pas à passer davantage de temps sur cette application. Maintenant, c'est automatique. Le tout sera complètement opérationnel.
Est-ce que je réponds à votre question, sénateur Lang? Cela s'est fait à l'interne. Il s'agissait d'une ressource interne et nous y avons eu recours lorsque nos programmeurs avaient du temps de libre, avant de passer à d'autres priorités.
Le sénateur Lang : Aux fins du compte rendu, vous ne demandez pas 95 000 $?
Mme Bouchard : Non, pas du tout.
Le sénateur Lang : Ce montant a déjà été dépensé. C'est ce que je ne comprenais pas. Je ne sais pas si les autres avaient compris la même chose.
La sénatrice LeBreton : Je me posais la même question que le sénateur Lang sur le budget, donc vous n'étiez pas le seul à vous poser des questions, sénateur Lang.
Si je reviens au point du sénateur Campbell portant sur la technologie, je suis en fait surprise de constater que je peux me servir de cette technologie à un niveau aussi élevé parce que je me suis toujours considérée comme analphabète en la matière. Nous utilisons tous des iPad. Et nous y sommes tous habitués. Dans le document, vous signalez que le nouvel outil de recherche des débats doit être considéré comme une solution temporaire. J'aimerais donc savoir ce que vous entendez par temporaire et s'il s'agissait d'une étape nécessaire afin d'atteindre votre but ultime? Et si c'est temporaire, comme l'a signalé le sénateur Campbell, c'est un système qui serait mis à notre disposition, mais nous ne pourrons pas y accéder parce que nous avons du matériel différent. Vous avez peut-être déjà répondu à cette question, mais j'aimerais savoir quel sera le coût final, lorsque vous aurez atteint votre but ultime?
M. O'Brien : Mesdames et messieurs les sénateurs, une critique courante — qui a été soulevée maintenant depuis quelques années — c'est que nos débats ne sont pas consultables. Ainsi, ce projet ne comporte pas de gros investissements pour permettre nos débats d'être consultables, du moins par un outil. C'est une solution temporaire. Et je remercie le Comité de la régie interne d'appuyer le projet Iris qui examine toute la technologie liée à nos systèmes législatifs et qui, dans deux ans au moins, mettra à notre disposition un moteur de recherche beaucoup plus complet. Cela répond à un besoin exprimé à maintes reprises par les sénateurs, à savoir que nos débats ne sont pas consultables et c'est pour cette raison que cela a été aussi long, en dépit de tous les autres projets technologiques que nous réalisons, avant que nous puissions présenter cette version aux sénateurs pour qu'elle fasse partie de leur trousse d'outils.
Le président : Chers sénateurs, je pense que nous avons eu une bonne discussion sur cette question et qu'il y a eu d'excellentes propositions et recommandations. Manifestement, le niveau d'intérêt des sénateurs est clair, mais il est également clair qu'il faut développer quelque chose qui correspond aux appareils. Tout cela va changer. Cet environnement évolue presque toutes les semaines, mais je suis très heureux d'entendre qu'il y a une collaboration technique avec la Chambre des communes. La Chambre dispose de beaucoup plus de ressources que nous, et de loin. Mais vous avez entendu le message qui est tout à fait clair : dans cette enceinte, nous fonctionnons de manière à assurer une saine gestion des finances. C'est bien d'apprendre que nous pouvons faire beaucoup de choses en dépit de nos limites, mais, je pense que nous pouvons compter sur des ressources humaines et techniques très qualifiées. Merci pour votre exposé. Je vous remercie, honorables sénateurs.
Nous allons maintenant passer à la proposition sur le 10e rapport annuel du Sous-comité des budgets. Notre collègue, le sénateur Smith, fera sa présentation avec l'aide de Mme Lank.
Le sénateur L. Smith : Comme vous le savez, en mars, le Comité de la régie interne a convenu qu'à compter de cette session parlementaire, les rapports de dépenses post-activités des comités sénatoriaux devraient être déposés au Sénat afin d'améliorer la transparence, et afin que le grand public comprenne mieux les budgets et les dépenses des comités. Ainsi, vous avez reçu ce rapport. Vous avez une nouvelle page pour le deuxième rapport, car il a été fusionné à un autre. Je vous demande d'être patients.
Votre sous-comité a soigneusement examiné les rapports des cinq déplacements de comité pour la période 2013-2014.
Je voudrais remercier les sénatrices Cordy et LeBreton ainsi que Mme Heather Lank pour leur excellent travail sur ce projet. Nous sommes heureux de constater que chaque comité a identifié les objectifs, vous verrez ça dans le rapport, et les résultats de l'activité, ainsi que leurs dépenses.
Manifestement, les comités gèrent prudemment l'argent public. Comme escompté, les dépenses effectuées se trouvaient en dessous du budget affecté. Vous verrez le budget affecté, le budget réel et l'excédent. En somme, vous constaterez que les finances ont été gérées pour bénéficier autant que possible des voyages et du travail.
Le budget total pour les cinq voyages est de 344 684 $. Les dépenses représentent 145 331 $, soit 42 p. 100 du budget. On pourrait dire qu'avec un large budget, mais une simple utilisation de 40 à 50 p. 100 de celui-ci, on n'est pas de si bons gestionnaires que ça. Mais au contraire; ces gens ont fort bien géré le budget pour rentabiliser leur impact. Ils ont pu entreprendre plus de travail avec moins de ressources, d'où l'excédent de 199 353 $, soit 58 p. 100 du budget affecté. Une ventilation des budgets et des dépenses des comités se trouvent dans l'annexe du 10e rapport.
C'est la première fois que ces rapports des dépenses post-activités des comités ont été diffusés au grand public suite à une décision, datant du 27 mars 2014, du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration. Ces rapports seront déposés à la Chambre au nom du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration. Nous sommes de l'avis que de vous fournir cette information dans ce format-là constitue un pas dans la bonne direction. N'hésitez pas à nous fournir de la rétroaction.
Par ailleurs, vous vous demandez peut-être ce qu'il en est de notre bilan cette année? Merci de poser la question. Parlons des budgets actuels des comités pour l'année 2014-2015. Notre budget de départ était de 2 382 100 $. Nous avions mis de côté 500 000 $ pour défrayer les coûts liés aux témoins et aux autres coûts divers. Le montant disponible pour les comités était un peu moins de 1,9 million de dollars. Les fonds utilisés jusqu'à présent étaient de l'ordre de 1 893 736 $, ce qui représente des frais de déplacement de 1 777 028 $ et des dépenses générales de l'ordre de 116 000 $. Jusqu'à présent, en 2014-2015, les comités ont fait six voyages. Le budget alloué à ces voyages était de l'ordre de 777 692 $. Il reste encore à terminer la comptabilité pour certains de ces voyages, mais les prévisions indiquent que les dépenses représenteront environ 50 p. 100 des budgets alloués, soit un peu moins que 400 000 $.
Je pense que nous sommes sur la bonne voie. Cela ne veut pas pour autant dire que nous sommes mesquins. Plutôt, nous nous sommes améliorés en ce qui a trait à la gestion financière. Il s'agit de la toute première fois que ces rapports seront disponibles pour le public et les médias. Nous le ferons ensuite annuellement, mais si les gens souhaitent obtenir plus de renseignements, alors nous pourrons décider si nous souhaitons fournir ces renseignements de manière biannuelle. Il s'agit d'un bon départ et de renseignements utiles. Je suis prêt à répondre à vos questions.
Le président : Je vous remercie, sénateur Smith, ainsi que vos collègues d'avoir créé ce mécanisme de rapport qui sera présenté au Sénat en tant que 10e rapport du comité. Cela témoigne d'une autre initiative couronnée de réussite menée par le Sénat afin que nous nous dirigions non pas vers la frugalité mais plutôt vers la création d'une norme qui nous permettra de contrôler les budgets. Il s'agit d'un excellent travail.
Le sénateur Munson : Je vous remercie pour votre rapport, monsieur le sénateur. En ce qui a trait au rapport pour le public, que ferons-nous avec l'excédent? Où affecterons-nous ces sommes? Est-ce que cela sera acheminé à d'autres comités? Est-ce que les fonds que nous avons économisés seront réaffectés?
Le sénateur L. Smith : J'avais compris que ces fonds seront réacheminés au coffre des finances. Cela nous permettrait de planifier la prochaine année financière. Est-ce que cela est renvoyé à la cagnotte pour être dépensé ailleurs? Cela pourrait être le cas, mais nous estimons que nous avons fait un budget et que nous avons dépensé ce que nous devions dépenser et qu'il nous reste maintenant des économies. En revanche, il est possible que les finances et la régie interne décident de dépenser les fonds ailleurs.
Le sénateur Munson : Alors, si l'excédent ne reste pas entre les mains des comités, il sera versé dans la cagnotte.
Le sénateur L. Smith : Cela fait partie du budget du comité. Si j'ai bien compris, ce que nous ne dépensons pas sera ensuite acheminé aux fonds généraux disponibles pour le Sénat.
Le sénateur Munson : Sachez que je ne plaisante pas, mais j'aimerais qu'il y ait plus de conservateurs qui voyagent avec le comité. Nous semblons avoir un système dans lequel les comités sont composés de neuf membres. C'est un peu la loterie pour nos collègues conservateurs quand il s'agit de savoir qui voyagera. Ainsi, par exemple, il peut y en avoir six et trois ou encore quatre et cinq, et cetera. Cela empêche les sénateurs du parti ministériel — et je suis très sérieux — d'avoir l'occasion de se réunir et de faire du travail lorsque les comités sont en voyage. Lorsque les comités reviennent à Ottawa, il faut ensuite examiner tous les renseignements qui ont été recueillis et ensuite arriver à une décision à propos de l'étude et des recommandations que nous ferons au gouvernement. Je reconnais que nous économisons l'argent du contribuable — et il s'agit d'une chose positive, mais on ne doit pas forcément avoir un système fixe dans lequel il faudrait qu'il y ait un conservateur supplémentaire par rapport au nombre de sénateurs libéraux.
Le sénateur L. Smith : Je ne crois pas que cela soit le cas. Si nous regardons la moyenne historique, et cela s'applique à la plupart des cas, c'était de l'ordre de six et de neuf au fil du temps. Il existe d'autres personnes qui ont le droit de voyager, mais au bout du compte, il s'agit souvent de voyages composés de six à neuf sénateurs. Je vous fournis des données historiques. Je ne siège pas ici depuis aussi longtemps que vous, mais ce que j'ai compris en travaillant avec la sénatrice LeBreton et la sénatrice Cordy, c'est qu'elles comprennent très bien l'historique du Sénat.
Nous travaillons à partir de l'historique et nous ne tentons pas de réduire le nombre de personnes qui ont le droit de voyager, qu'il s'agisse de libéraux ou de conservateurs. Tous les sénateurs ont le droit de voyager, mais il faut respecter les chiffres historiques. Parfois les sénateurs souhaitent se déplacer et parfois, pour diverses raisons, ils ne peuvent pas le faire.
La sénatrice LeBreton : J'aimerais revenir à ce que vous avez soulevé, sénateur Munson. À notre sous-comité, et la sénatrice Cordy en a parlé au préalable, nous établissons un budget pour le comité plénier afin de ne pas refuser aux membres le droit de voyager avec le comité. Souvent, et les chiffres en témoignent, ce ne sont pas tous les sénateurs qui peuvent se déplacer pour un voyage. Nous établissons toujours un budget pour le comité plénier parce que sinon, comme vous l'avez indiqué, cela serait injuste et ferait en sorte que le budget exclurait certains membres. C'est pour cela que l'on ne refuse pas aux membres l'occasion de se déplacer s'ils souhaitent voyager.
La sénatrice Cordy : La première chose que nous devons examiner, c'est le travail effectué par le comité à l'heure actuelle et par le passé. J'ai eu l'occasion de siéger à des comités qui ont fait d'excellents rapports. Il est vraiment important que les comités puissent se déplacer à d'autres endroits au Canada. Nous vivons parfois dans une bulle à Ottawa. Il est important, par exemple, d'entendre ce que les gens du Canada atlantique ont à nous dire. Lorsqu'un comité sénatorial se rend à Halifax, Cap-Breton, St. John's ou Charlottetown, les gens sont beaucoup plus au courant de leur présence dans la collectivité. Je me rappelle d'un voyage où je m'étais rendue à Halifax et les trois postes de télévision y étaient. Les deux journaux qui existaient à l'époque étaient également présents. Cela permet d'obtenir beaucoup de couverture médiatique. Il est important que les gens de toutes les régions du pays comprennent l'excellent travail effectué par le Sénat.
Je tiens à remercier tous les comités et je vois autour de la table des présidents et vice-présidents. Au fil des ans j'ai remarqué une grande différence dans la façon dont les comités présentent ici leurs budgets. Cela se fait maintenant d'une manière claire avec des objectifs précis lorsqu'il s'agit d'un déplacement vers la région atlantique, vers la côte Ouest ou dans les Prairies, où que ce soit. Les présidents et vice-présidents des comités sont extrêmement clairs et c'est important. On a fait beaucoup de chemin, et je félicite ceux qui ont présenté leur dossier au sous-comité. L'argent non dépensé reviendra dans les budgets des comités. Les comités qui n'auront pas pu se déplacer constateront en fin d'exercice que l'argent récupéré leur permettra d'aller à Saskatoon, à Calgary, ou ailleurs. Je félicite les comités pour l'excellent travail qu'ils font et pour la précision des dossiers présentés.
Le sénateur L. Smith : Si on jette un coup d'œil rapide aux rapports, pour renchérir sur ce que disait la sénatrice Cordy, l'un des facteurs clés était l'atteinte des objectifs et des résultats, ainsi que leur clarté. On le voit au haut de la page, pour chaque rapport. Répétons-le, nous sommes vraiment contents de ce qu'ont fait les comités. Il y a eu un changement de mentalité positif, mais plus important encore, pour les citoyens ordinaires qui veulent se renseigner sur le travail des comités, il y a désormais des renseignements plus clairs.
Prenons le premier rapport du comité de l'agriculture. Les dépenses réelles pour des dépenses prévues de 22 5000 $, sont de 5 600 $ et il y a un excédent. On pourrait dire que tout l'argent n'a pas été dépensé mais ce qui est important, c'est que l'argent qui a bel et bien été dépensé l'a été pour atteindre un objectif et obtenir des résultats. C'est ce qui compte pour toutes ces activités.
Le sénateur Lang : Premièrement, cela fera six ans en janvier que je suis sénateur. Comme la plupart des sénateurs ici, je dois dire que tous les comités dont j'ai fait partie se sont comportés de manière à atteindre nos objectifs financiers, à mon avis. Je sais qu'on raffine le processus, mais je crois que c'est vraiment une bonne chose. Nous devons nous présenter devant ce sous-comité, en tant que président et vice-président, pour définir nos objectifs et nos intentions, ce qui permet de dire exactement ce que nous faisons et pourquoi. Prenons un peu de recul. Au Sénat, les choses n'allaient pas trop mal pour ce qui est de la présentation des rapports, avant l'instauration de la nouvelle procédure.
J'aimerais ajouter quelque chose; je suis perplexe. Je suis préoccupé quand on dit qu'il existe des fonds non utilisés et donc disponibles et que si on ne les utilise pas, ils seront réaffectés ailleurs. En tant que membre du comité, j'aimerais obtenir l'assurance que les budgets dédiés l'ont été aux fins des comités et qu'ils le demeureront à moins que le Comité de la régie interne ne vote pour les réaffecter ailleurs. Il est difficile pour moi de comprendre comment on peut dédier des fonds au moyen d'un vote pour ensuite les réaffecter on ne sait trop où. Selon les réponses obtenues ce matin, je déduis qu'il y a un échange. Les fonds sont réattribués à l'enveloppe du comité, mais peuvent être réaffectés en même temps. J'aimerais obtenir l'assurance, si possible, qu'il n'y aura pas de réaffectation à moins que le comité l'approuve, parce que c'est important pour nous tous.
Le président : Merci, sénateur Lang. En effet, le Comité de la régie interne doit entériner l'attribution des fonds disponibles dans l'enveloppe budgétaire du Sénat. Si, pour une raison ou pour une autre, des fonds ne sont pas utilisés, par exemple un achat prévu n'a pas pu avoir lieu, le comité doit entériner la réaffectation des ressources financières disponibles. Merci de me donner l'occasion d'apporter cette précision.
Aux fins de la procédure, un sénateur pourrait-il proposer l'adoption du dixième rapport au Sénat? Motion proposée par la sénatrice Marshall, appuyée par le sénateur Doyle. Acceptée?
Des voix : Acceptée.
Le président : Avant de conclure, le président aimerait exercer sa prérogative pour revenir sur ce qu'a dit la sénatrice Cordy à propos de l'importance de la présence du Sénat partout au Canada. Peut-être pourrions-nous y réfléchir? Je suis ravi que Mme Lank soit parmi nous. En fonction des études choisies, certains comités prévoient entreprendre des missions exploratoires partout au pays. Pourrions-nous établir un principe de fonctionnement à cette fin? Nous pourrions veiller à ce que certains comités se rendent dans la région de l'Atlantique. Par exemple, si le Comité des pêches prévoit se rendre à Terre-Neuve-et-Labrador ou si le Comité des affaires juridiques et constitutionnelles entreprend de visiter la région atlantique dans le cadre d'une étude, on pourra affirmer que le Sénat s'y est rendu. Comme la sénatrice Cordy l'a si bien dit, les visites des sénateurs sont bien annoncées dans les régions, elles font les manchettes. Si le Comité des affaires juridiques se rend à l'Île-du-Prince-Édouard, ou si le Comité de l'agriculture se déplace, le Comité du Sénat pourrait visiter deux provinces et donc dans une autre. Cette règle ne devrait pas être trop stricte, mais elle démontrerait une certaine sensibilité et si certains comités souhaitent se déplacer, être présents dans les provinces pour mener certains de leurs travaux, les comités dans leur ensemble pourraient essayer de visiter toutes les provinces et les territoires au cours d'une année.
Passons au vote : Êtes-vous d'accord pour déposer ce rapport?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci. Le prochain point concerne la politique sur les renseignements de base concernant les sénateurs.
Lucie Lavoie, adjointe administrative principale au greffier du Sénat, Sénat du Canada : Le but de la nouvelle politique est d'établir des règles et des pratiques pour la collecte, la gestion et l'utilisation des renseignements de base que l'administration demande aux sénateurs. Le nouveau système législatif Iris contient maintenant tous les renseignements des sénateurs, et cette façon de recueillir les renseignements assure l'intégrité et la qualité des données et évite les chevauchements de processus administratifs.
Cette politique, avec le nouveau système, offre également une protection contre l'accès non autorisé aux renseignements confidentiels des sénateurs.
Le sénateur Tkachuk : Je suis désolé. J'aimerais comprendre : Je sais que nous avons adopté la motion pour déposer le rapport, mais avons-nous adopté le budget? N'y avait-il pas un budget là-dedans? Le sous-comité des budgets. Je ne pense pas qu'il y a eu une motion pour l'adopter. Je pensais que nous déposions le rapport.
M. O'Brien : Je pense que nous essayons de faire les deux en même temps, que vous adoptiez le rapport du sénateur Smith que nous le déposions au Sénat cet après-midi.
Le président : Cela vous va, sénateur Tkachuk?
Le sénateur Tkachuk : Cela va. Cela m'a semblé bizarre.
Le président : Pour revenir au sujet dont nous traitons, on vous a distribué un formulaire présentant ce que Mme Lavoie décrit. Il s'agit de ce formulaire.
Mme Lavoie : La politique proposée énumère les renseignements nécessaires, et permettra à l'administration d'avoir accès à une base de données principale contenant des renseignements exacts et fiables. L'accès aux renseignements de base concernant les sénateurs dans la base de données sera géré par le Bureau du greffier, et nous avons consulté le Bureau du légiste et conseiller parlementaire et les membres de l'équipe de la procédure.
Si la politique est approuvée, nous préparerons une note de service que signeront le président et vice-président de la régie interne pour informer les sénateurs. Une autre note que signera le greffier sera préparée et envoyée à l'administration, et les politiques et directives seront publiées sur Intrasen.
La sénatrice Marshall : J'aimerais parler de la sécurité des renseignements. Je ne m'inquiète pas vraiment des choses comme l'adresse ou le numéro de téléphone, que l'on trouve dans l'annuaire téléphonique, mais la section 14 mentionne les handicaps. Dans la note d'information, on dit que les renseignements ne pourront être vus que par les utilisateurs autorisés. Je me demandais qui seront ces utilisateurs autorisés. Quel genre de mesures de contrôle seront en place pour gérer ces renseignements, et comment ferez-vous pour savoir s'il y a eu un accès non autorisé aux renseignements?
Mme Lavoie : D'abord, le bureau du greffier va gérer la base de données principale, et nous n'accorderons la permission qu'à des utilisateurs autorisés pour certains domaines d'information particuliers.
La sénatrice Marshall : Qui seraient ces utilisateurs autorisés? S'agit-il de 100 personnes ou de trois?
Mme Lavoie : Si nous prenons l'exemple de l'article 14 portant sur la déficience physique, les ressources humaines y auraient probablement accès, mais uniquement aux fins de rapport.
La sénatrice Marshall : Tous ceux qui travaillent aux ressources humaines?
Mme Lavoie : Non, seulement les personnes autorisées, probablement le gestionnaire ainsi qu'une autre personne.
La sénatrice Marshall : Dans les médias, on entend parler de problèmes où les gens ont accès à de l'information confidentielle qui se trouve dans les dossiers médicaux des gens. Des personnes non autorisées y accèdent et lisent tout simplement les dossiers médicaux des gens pour voir ce qu'ils ont comme problèmes de santé. Je me demande précisément qui aura accès à ces renseignements et comment précisément vous le saurez si quelqu'un y accède.
Mme Lavoie : Le bureau du greffier donnera à certains utilisateurs la permission, et nous pouvons certainement vérifier auprès des services informatiques pour des recherches périodiques afin de savoir qui parmi les personnes ayant reçu la permission y a accédé.
Le sénateur Munson : Et le formulaire de validation sur qui vous pensez être, tous les sénateurs le recevront, n'est-ce pas?
Mme Lavoie : Oui.
Le sénateur Munson : Section 12, origine ethnique, facultatif. Section 13, minorité visible, facultatif. Section 14, déficience. Vous n'êtes pas obligé de remplir ces trois zones si vous ne le souhaitez pas?
Mme Lavoie : Non, c'est facultatif.
Le sénateur Munson : Oui. Ça vaut ce que ça vaut, n'est-ce pas?
La sénatrice Marshall : Lorsque vous souhaitez fournir l'information, vous voulez vous assurer qu'elle soit protégée, que l'accès est limité.
Le sénateur Munson : Et pourquoi faisons-nous tout cela? Nous avons divulgué tant d'information à notre sujet. Tout est déjà là. Comment justifiez-vous cette mesure?
Michel Patrice, légiste et conseiller juridique parlementaire, Sénat du Canada : En fait, ces renseignements ont déjà été recueillis, au moment de votre première rencontre avec le greffier lorsque vous avez été nommé. Nous tentons d'uniformiser l'information et nous assurer d'en avoir un ensemble exact. Le problème découle du fait qu'il existe tant de publications et de documents au Sénat, qu'il nous arrive parfois de dépister des divergences en termes de désignations, de noms et ainsi de suite, parmi les différents documents ou genres d'information. Je citerais à titre d'exemple les procès-verbaux des comités et ceux des débats du Sénat. Pour ce qui est de l'information provenant d'un processus d'auto-identification, qui est volontaire, chaque sénateur décide s'il souhaite s'auto-identifier, et s'il souhaite que cette information soit divulguée ou non.
Donc, toute cette information est recueillie ou entreposée dans le bureau du greffier ou à l'autre endroit. Par exemple, si l'information devait demeurer confidentielle, une seule personne des finances détient cette information, par exemple, pour les sénateurs, une indemnité pour la session et tout ce qui s'ensuit. En ce qui concerne les sénateurs qui souhaitent faire une déclaration volontaire et communiquer cette information, elle pourrait servir, entre autres, dans notre rapport sur l'équité, mais il s'agit d'un choix personnel, tout comme pour tous les employés du Sénat.
Le sénateur Munson : Je ne suis pas certain de connaître mon origine ethnique. Cela dépend de la journée.
Le sénateur Lang : Monsieur le président, j'ai un certain nombre de questions à cet égard, et je sais que le temps file. J'aimerais savoir si une ébauche de ce document avait été envoyée afin que les autres sénateurs soient au courant de ce qu'on pourrait leur demander avant que nous nous en occupions. Deuxièmement, j'aimerais savoir, en ce qui concerne l'article 3(1) portant sur la conformité, pourquoi un sénateur relèverait du greffier du Sénat au lieu du président, car le président du Sénat est notre président. Je pense qu'on devrait en tenir compte.
J'ai remarqué qu'il y a une section portant sur les pénalités, mais je ne sais pas exactement en quoi consiste la pénalité. « Le non-respect d'une politique peut mener à un manque d'intégrité dans les données et à un processus administratif incohérent... » Que se passe-t-il si quelqu'un ne présente pas sa demande lorsqu'on met en œuvre cette nouvelle règle? Cela figure à la page 18 des 26 pages du document.
Je pense que nous devrions savoir exactement quelles en sont les conséquences. Je deviens très préoccupé lorsqu'on en rajoute sans cesse aux règlements. Je veux comprendre pourquoi nous agissons de la sorte et, après coup, quelles seront les conséquences pour un sénateur s'il ne s'y conforme pas?
La sénatrice LeBreton : Nous avons reçu cette déclaration de qualifications. Lorsqu'on la lit, la formulation est très archaïque. Je pense qu'elle remonte à 1867. Elle fait mention de biens immobiliers d'une valeur de 4 000 $ en sus de toute charge, mais la déclaration de qualifications n'indique pas qu'il faut être propriétaire au moment de signer la déclaration qui indique que vous en détenez, donc il est possible d'accéder au poste du Sénat qui représente la région. Voilà la source de nombreux malentendus. La déclaration de qualifications est muette quant à la résidence ou aux dépenses ou de toute autre question afférente, mais il existe un règlement qui, par le biais de la Régie interne, traite spécifiquement de la résidence, en ce qui a trait aux demandes de remboursement de dépenses dans la région de la capitale nationale.
Si c'était mis en œuvre, est-ce qu'il faudrait alors mettre à jour ce document archaïque, la déclaration des qualifications exigées, que nous avons tous à signer? Est-ce que le document comprendrait davantage d'informations? Parce que cette déclaration des qualifications exigées était la source de beaucoup de malentendus lorsque nous avions abordé ces questions l'année dernière.
M. Patrice : Pour ce qui est de la déclaration des qualifications exigées qu'un sénateur doit signer lorsqu'il est nommé ou bien lors du début d'une nouvelle législature, il s'agit essentiellement d'un texte que vous êtes obligé de signer en vertu de la Loi constitutionnelle de 1867. Évidemment, il s'agissait d'une loi impériale de 1867, et il reflète le langage utilisé à l'époque. On ne peut pas modifier le texte sans avoir de modifications constitutionnelles. Essentiellement, le bureau du greffier essaye d'expliquer à chaque sénateur comment ça fonctionne, et de lui fournir des renseignements sur le texte que vous êtes obligés de signer. Si je me souviens bien, le document dit, je suis dûment qualifié. Et évidemment, il fait référence au texte de la Constitution, aux dispositions pertinentes de la Constitution. Nous ne pouvons pas modifier ce texte.
La sénatrice LeBreton : Il y a des gens qui ne comprennent pas et qui croient que la déclaration des qualifications exigées est vraiment ce que son nom indique. Elle nous permet de siéger au Sénat et de représenter une région particulière. Je ne propose pas qu'on modifie la Constitution telle qu'elle a été rédigée en 1867, mais je voudrais savoir si, à l'avenir, ce document pourrait refléter les exigences actuelles de manière plus réaliste. Ce document ne fait aucune allusion à la résidence ni aux dépenses. Il parle uniquement de qualifications. Donc je demande simplement s'il y aura un lien à la déclaration des qualifications exigées pour qu'on puisse bien comprendre quelle est cette déclaration et quelles sont les responsabilités des sénateurs par rapport aux réclamations des dépenses.
Le président : Honorables sénateurs, il s'agit d'amorcer un débat sur l'opportunité d'améliorer la base de données des renseignements. On devrait encourager nos collègues à y réfléchir. On ne prendra pas de décisions immédiates à ce sujet.
Sur ce, passons au prochain point, les membres du groupe de travail consultatif mixte pour l'événement Canada 150, nous avons une recommandation. Le sénateur Smith et le sénateur Furey ont fait des consultations et ils proposent que ce comité sénatorial — qui sera accompagné des députés de la Chambre — soit composé des sénateurs Seidman, McInnis, Johnson, Furey et Downe. Est-ce exact?
M. O'Brien : Oui.
Le président : La sénatrice Seidman, du Québec, le sénateur McInnis, de la Nouvelle-Écosse, la sénatrice Johnson, du Manitoba, le sénateur Furey, de Terre-Neuve-et-Labrador, et le sénateur Downe, de l'Île-du-Prince-Édouard; sommes-nous d'accord?
Nous allons donc nous occuper des plans, et ensuite nous allons travailler avec nos collègues de la Chambre des communes pour déterminer comment les parlementaires participeront à l'organisation des célébrations de la fête Canada 150.
Le sénateur Tkachuk : Avons-nous une liste des députés de la Chambre?
Le président : Pas encore.
Le sénateur Tkachuk : Nous avons un sénateur de l'Ouest.
Le président : Nous en avons un de l'Ouest, oui, M. Johnson; et un de l'Est.
Le sénateur Tkachuk : Sur six.
Le président : Cinq.
Le sénateur Tkachuk : Sur cinq.
Le président : Oui.
Le sénateur Furey : J'en compte six, monsieur le président, et non cinq. Est-ce que je me trompe?
Le président : Il y a les sénateurs Seidman, McInnis, Johnson, Furey et Downe.
Discussion?
Le sénateur Lang : J'aimerais revenir sur une chose qu'a dite le sénateur Tkachuk. Est-ce qu'il s'agit d'une affectation de fonds? Que fera ce comité? Quel sera son rôle?
Le président : Les membres du comité rencontreront leurs collègues de la Chambre des communes pour réfléchir et faire des recommandations quant à la participation du Parlement, en tant qu'institution nationale, aux initiatives entourant la célébration de Canada 150. Ce plan n'est qu'à ses tout débuts. Patrimoine Canada sera sans doute, d'après le gouvernement, une des agences clés pour ce qui est de l'organisation. La Commission de la capitale nationale participera également. Nous pensions tout simplement, le Président Scheer et moi, en consultation avec les leaders des deux côtés, qu'il devrait y avoir des membres de cette Chambre et de l'autre endroit pour réfléchir à la participation du Parlement, question de s'assurer qu'on ne nous oublie pas. Voilà le raisonnement.
Le sénateur Manning : Ma question revient à ce que le sénateur Tkachuk a dit concernant la composition du comité et si nous savons quels députés de la Chambre des communes siégeront au comité. S'il y a cinq ou six députés de la Chambre, il est important de s'assurer qu'au moins chaque province et territoire soit représenté au sein du comité de la planification. Donc, au lieu de nous précipiter, nous devrions attendre de voir quels députés siégeront au comité, pour ensuite nous occuper des détails.
Le président : Sommes-nous d'accord pour partager ces nominations avec nos collègues de la Chambre des communes, afin de leur donner l'occasion de réfléchir à la participation régionale?
Le sénateur Manning : Je suggère d'attendre de voir qui ils vont nommer, quitte à ce qu'on s'occupe des détails par la suite. C'est ce que j'en pense.
Le président : D'accord. Que proposez-vous?
Le sénateur Tkachuk : Je crois qu'on devrait attendre.
Le président : Nous suspendrons la question. Êtes-vous tous d'accord?
Le sénateur Wells : Monsieur le président, si je peux? Plutôt que de déterminer qui fera quoi en premier, pourrions-nous élaborer une liste coordonnée avec la Chambre des communes?
Le président : Certainement. En tant que président de ce comité, je tâcherai d'en parler avec le président de la Chambre pour voir qui il nommera, et je vous ferai part de la liste.
Passons au prochain point. Le Comité de direction recommande que nous mettions sur pied un sous-comité qui se penchera sur le Budget principal des dépenses pour le prochain exercice. Nous proposons, suite à des consultations avec les sénateurs Furey et Smith, que les sénateurs Larry Smith, Nolin, Wells, Furey et la sénatrice Cordy siègent à ce comité. L'idée est que ce comité se concentre sur le budget en cours de préparation afin que les personnes qui ont du temps à y consacrer présentent le fruit de leur travail au Comité de direction, qui en fera part au comité plénier. Nous voulons avoir un groupe de travail prêt à travailler de concert avec le gouvernement tout au long de la préparation du budget proposé pour l'an prochain.
Nous souhaitons avoir des sénateurs impliqués dès le départ, épaulant l'administration lors de l'élaboration du prochain budget. Sommes-nous d'accord sur la composition de ce sous-comité?
La sénatrice LeBreton : Monsieur le président, je ne suis pas nécessairement contre un groupe de travail consultatif sur le Budget principal des dépenses, mais pour ma propre gouverne, je me suis informée quant au nombre de sous-comités et de comités consultatifs spéciaux œuvrant sous la régie interne. On me dit qu'il y en a 14. Le Comité de la régie interne a un rôle critique à jouer, et ce rôle est clairement établi. Le travail chemine tellement par des comités consultatifs, des sous-comités et le Comité de direction qu'à la fin je me retrouve souvent dans le noir sur ce qui a été fait au juste. Je siège au Comité de la régie interne, qui a la responsabilité de surveiller. Des sujets tels le Budget principal des dépenses devraient peut-être être traités par le comité au complet. Il est peu étonnant que certains d'entre nous ne soient pas au fait de tout ce qui se trame, parce que le travail se fait par un petit comité, qui communique avec le Comité de direction, qui à son tour nous place devant un fait accompli. J'ai un problème de fond avec tout cela.
Le sénateur Furey : La sénatrice LeBreton soulève un bon point portant sur le nombre de sous-comités. Il en existe un bon nombre. Je ne suis pas d'accord lorsque le comité plénier n'est pas tenu au courant, puisque le mandat de tout sous-comité ou de comité consultatif consiste à faire rapport au comité plénier. Plus particulièrement, à ce que je sache, ce comité ou sous-comité particulier a été mis sur pied à l'initiative du leader du gouvernement au Sénat; et je pense qu'elle est bonne; et je pense que c'est une bonne initiative.
Le président : La sénatrice LeBreton soulève un point essentiel. Notre comité a pour mandat et responsabilité l'administration complète de l'institution. Nous devrons nous assurer que nous fournissons l'ensemble des données disponibles et que nous permettons complètement aux membres de notre comité de délibérer sur des questions sur lesquelles le comité devra prendre des décisions. Il a été mentionné à plusieurs reprises que, en dépit de la recommandation du comité directeur à l'égard du comité plénier, avec l'aide d'autres sénateurs, il faut rendre l'information disponible en temps voulu afin que les membres de notre comité puissent avoir le temps d'examiner cette information en profondeur.
Nous voulons la contribution complète du Sénat dans l'élaboration du prochain budget du Sénat, mais le fait d'avoir 16 membres qui se donnent à cette activité ne fonctionnerait pas. La sénatrice soulève un point important : comment planifier afin que les membres de ce comité puissent faire preuve de diligence raisonnable, et cela n'est possible que si on dispose des données? Si nous acceptons que, lorsque des recommandations nous sont présentées sur des choses complexes et sérieuses comme la plupart des questions qui nous sont renvoyées, il faut donc disposer des données suffisamment à l'avance afin que les membres du comité puissent assumer leurs responsabilités en matière de diligence raisonnable.
La sénatrice LeBreton : J'ai commencé par dire que c'était une question très importante. Et je parlais du problème d'un autre sous-comité. Je ne disais pas forcément que c'était une mauvaise idée, sénateur Furey. Encore une fois, les gens qui siègent à ces sous-comités doivent y participer davantage pour s'assurer, surtout sur une question d'aussi grande importance, que les documents et l'information sont transmis au comité plénier. Même si le sous-comité se réunit avec le comité plénier avant de passer à l'étape des recommandations, il faut être en mesure d'examiner l'information en profondeur avant que nous nous présentions devant le comité plénier du Comité de la régie interne pour veiller à ne pas approuver machinalement le processus d'examen qui est passé par divers sous-comités et ensuite par le comité de direction. Voilà ce que je voulais soulever.
Le sénateur Furey : Je suis on ne peut plus d'accord avec vous, sénatrice LeBreton.
Le président : Les membres du comité sont-ils d'accord?
Le sénateur Tkachuk : Je propose la motion.
Le président : Merci, sénateur. Êtes-vous d'accord?
Des sénateurs : D'accord.
Le président : Nous en sommes au numéro 7, qui porte sur le Règlement administratif du Sénat.
M. O'Brien : Honorables sénateurs, avant l'ajournement de l'été, nous avons convenu qu'un groupe de travail conjoint se penche sur le Règlement administratif du Sénat et qu'il serait composé des mêmes membres qui ont fait l'examen de la politique concernant les déplacements. Le sénateur Smith souhaite signaler au comité plénier que, encore une fois, ce groupe de travail consultatif est sur le point d'entreprendre son travail. Y siègent les sénateurs Smith, Marshall, Lang, Tkachuk, Furey, Downe et Cordy. Le groupe comprend sept sénateurs.
Le sénateur L. Smith : Je tiens à informer les sénateurs que jusqu'à présent le groupe a rencontré à quelques reprises Michel et le groupe des finances pour revoir le dernier document. Je vais préciser quelques antécédents : Ce sont des antécédents pour moi car, en 2004, on a rédigé le Règlement administratif du Sénat et vers 2009, on en a fait un examen, un nouveau libellé a été mis de l'avant dans le document. Je suppose qu'étant donné tout ce qui s'est passé à l'époque sur la Colline du Parlement, notamment les élections, sans avoir été oublié, l'exercice a été mis en veilleuse. Nous avons maintenant l'occasion de revoir ce règlement. George et moi-même, avec la collaboration de Michel et du groupe de travail avons été mis au courant du travail réalisé et nous sommes en train d'y réfléchir. Michel va prendre note de la discussion initiale, qui ressemble plus à une vue d'ensemble, et non pas une analyse en profondeur et il va proposer une nouvelle rédaction du Règlement administratif du Sénat si bien que lorsque le comité se réunira, nous aurons les connaissances nécessaires pour poser des questions : « Est-ce un bon choix de terme? Est-ce que l'idée est juste? Faut-il modifier quelque chose? Le règlement est-il ainsi modernisé? Est-il contemporain? Est-ce qu'il est adapté à certaines des nouvelles règles concernant les déplacements? » Nous ferons cela de façon organisée.
Par conséquent, nous avons demandé à Michel et il y aura une autre réunion sur le sujet pour aboutir à notre objectif le plus rapidement possible si bien que nous commencerons après l'Action de grâces. D'ici deux ou trois semaines, Michel nous aura renseignés. Michel est enthousiaste face à l'échéancier que nous avons fixé. Notre groupe va s'organiser, si vous êtes tous d'accord.
Le président : D'accord. Passons au point suivant.
M. O'Brien : Honorables sénateurs, au dernier point de l'ordre du jour, il est question d'un livre électronique, qui a été élaboré par l'Administration du Sénat et qui porte sur les trésors parlementaires que contiennent les archives du Sénat du Canada. Comme vous le savez, le greffier du Sénat, le greffier des Parlements, et, par disposition législative, le gardien de toutes les lois du Parlement, celles qui précèdent la Confédération et celles qui ont été adoptées depuis.
La genèse de ce livre électronique provenait du travail effectué au Royaume-Uni. Certains d'entre vous vous souviendrez peut-être de lord Falconer, ici en visite en octobre 2012 pour observer la détérioration des édifices parlementaires, et réfléchir à ce qu'ils pourraient faire de leur côté. Il nous a présenté en cadeau le livre des archives des trésors de la Tour Victoria. Nous nous sommes dit que s'ils pouvaient publiciser leur trésor, nous pouvions certainement faire de même, puisqu'à quelques pieds de nous se trouvent les archives juridiques les plus vastes du pays.
Nous avons reçu un soutien formidable de la part de notre groupe des communications du Sénat et de nos graphistes ainsi que de la part de notre ancien légiste, Mark Audcent, assisté par Michel, en procédant à une description des divers thèmes de l'histoire canadienne à mesure que nous présentons le développement de nos archives. Nous sommes très fiers de ce livre, qui, je crois, donne une bonne image du Sénat. Par ailleurs, il contient beaucoup d'histoires du Sénat. On y voit une photo de l'ancienne Chambre du Sénat avant l'incendie de 1916. C'est une image que l'on voit rarement. Diverses anecdotes et autres trésors s'y trouvent aussi, mis à part les projets de loi. Vous y verrez de nombreuses communications de monarques. Il y a la lettre d'abdication d'Edward. On y trouve aussi notre propre architecture et nos vitraux.
Nous sommes très fiers de cela, et nous aimerions transformer cela en programme de diffusion. Ce sera publié sous forme de livre électronique, mais nous pensions que les sénateurs eux-mêmes souhaiteraient en avoir une copie imprimée. D'autres le souhaiteraient peut-être aussi. Voilà pourquoi nous proposons d'en imprimer 500 exemplaires, en tout, qui nous dureront pendant des années à venir. Chaque sénateur en recevrait une copie. Bien entendu, le livre passe d'une langue à l'autre. Si les sénateurs souhaitent obtenir d'autres copies, il faudrait les payer 25 $ chacun, pour couvrir le coût de la production, tout comme ils achètent des photos additionnelles du Sénat. À chaque législature, nous prenons une photo officielle des sénateurs à la Chambre du Sénat.
Nous recommandons que 100 copies soient données gratuitement à chaque sénateur, 100 copies remises au Président du Sénat pour qu'il puisse les remettre en cadeau aux visiteurs du Parlement, et cela nous laisserait une petite réserve que d'autres personnes, y compris le public, s'il y a des demandes additionnelles, pourraient acheter afin de récupérer les coûts dans une certaine mesure. Le coût de production de ce livre s'élève à environ 5 000 $ pour 500 copies, et nous proposons que le livre soit distribué à tous les sénateurs pendant la semaine du 20 octobre.
La sénatrice LeBreton : Je pense qu'il s'agit d'une très bonne idée. Je suggérerais de fournir des exemplaires à la boutique parlementaire. J'y vais souvent pour acheter plusieurs exemplaires du livre qui montre des tableaux dans le Sénat afin de les offrir aux gens quand ils entrent. Je recommande que vous les rendiez disponibles à la vente dans la boutique parlementaire aussi.
Le sénateur Tkachuk : Il pourrait figurer sur la liste des succès de librairie du New York Times.
Le sénateur Lang : Monsieur le président, je pense que les membres de l'administration méritent des félicitations pour le travail qu'ils ont fait. Je n'ai pas vu le document, mais je suis certain qu'il est très bien fait.
Étant donné qu'il s'agit d'un document historique et qu'il résistera à l'épreuve du temps, ne serait-il pas plus rentable d'imprimer 1000 exemplaires lors d'un seul tirage, au lieu de deux? Cela ne permettrait-il pas d'économiser de l'argent et de produire un nombre suffisant d'exemplaires qu'on pourrait utiliser au cours des 10 prochaines années, par exemple?
Le président : Je pense que le fait qu'il s'agit d'un livre électronique souligne vraiment l'accès universel à cette œuvre. Nous passons à cette époque, et le livre sera diffusé à plus grande échelle dans ce format. Nous croyons que les 500 exemplaires répondraient aux besoins immédiats. Si la demande pour davantage d'exemplaires est très forte, nous y reviendrons. Nous nous attendons à ce que la version électronique réponde aux besoins dans l'ensemble du pays. Des bibliothèques de dépôt, toutes sortes de bibliothèques partout au pays, pourraient s'y intéresser. Il leur est accessible. Certaines bibliothèques, non seulement au Canada, mais dans le monde entier, utilisent la version électronique et non la version achetée en format papier.
Chers collègues, je m'excuse, car nous avons largement dépassé le temps qui nous était imparti dans l'horaire. Un autre comité s'installe ici. Je vous remercie pour votre travail ce matin.
(La séance est levée.)