Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration

Fascicule 5 - Témoignages du 5 février 2015

OTTAWA, le jeudi 5 février 2015

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 30, en séance publique, pour étudier des questions administratives; et, à huis clos, pour étudier des questions administratives et d'autres affaires.

Le sénateur Pierre Claude Nolin (président) occupe le fauteuil.

[Traduction]

Le président : Bonjour, chers collègues. Puisque nous avons beaucoup de pain sur la planche aujourd'hui, je crois que nous devrions commencer tout de suite. Nous allons commencer par la partie publique de notre séance, que nous poursuivrons à huis clos par la suite.

Le premier point à l'ordre du jour, c'est l'adoption du procès-verbal du 11 décembre 2014. Je suis certain que vous y avez tous jeté un coup d'œil. Avez-vous des préoccupations à exprimer ou des questions à poser?

Le sénateur Lang : Je ne sais pas ce qui s'est passé concernant l'UIP. Sait-on où en sont les choses? Allons-nous de l'avant pour ce qui est de l'allocation de fonds? S'agit-il ici de la décision qui a été prise?

Le président : Oui. Un examen approfondi de la participation financière du Sénat aux affaires internationales et interparlementaires aura lieu dans le cadre du processus du sénateur Wells consistant à examiner toutes les missions et leur financement. Donc, oui, nous allons de l'avant et nous ferons également un examen approfondi.

Le sénateur Tkachuk : À ce sujet, je veux dire que les membres du CIM se sont rencontrés hier. Voici comment les choses se passeront concernant l'UIP : c'est presque comme une lettre de crédit provenant des deux côtés, soit du Sénat et de la Chambre des communes. Nous fonctionnerons en respectant notre budget. L'UIP obtiendra la somme de 550 000 $, et les deux administrations devront trouver l'argent nécessaire pour financer cela.

Le président : Madame Proulx, avons-nous l'argent qu'il faut pour ce financement?

Nicole Proulx, directrice, Finances et Approvisionnement, Sénat du Canada : Oui, cela a été pris en considération.

Le président : Avez-vous d'autres observations ou questions au sujet du procès-verbal du 11 décembre? Quelqu'un veut proposer la motion?

Le sénateur Lang : J'en fais la proposition.

Le président : La motion est adoptée.

Le deuxième point à l'ordre du jour consiste à faire le point sur le portail de bureau. Bienvenue au comité. Je vous cède la parole. Vous pourriez peut-être commencer par vous présenter et présenter votre projet. Bonjour.

Miranda Edwards, Politique financière, planification et rapports corporatifs, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Bonjour. Je m'appelle Miranda Edwards. J'étais la coordonnatrice de projet pour le site web du portail de bureau.

Ronald Prud'homme, conseiller principal, gestion de projets et du rendement, Direction des services de l'information : Je m'appelle Ron Prud'homme. J'étais le gestionnaire du projet.

Le président : Avez-vous un exposé à nous présenter?

Mme Edwards : Nous allons tout simplement vous présenter un historique du projet, vous expliquer ce qu'est le portail de bureau essentiellement et vous parler des prochaines étapes liées à ce que nous aimerions faire concernant le site web.

Tout d'abord, le projet a été entrepris parce que bien des sénateurs et des membres de leur personnel nous ont dit qu'il y a beaucoup de renseignements à savoir sur la gestion du bureau d'un sénateur. Il y a beaucoup de politiques, de formulaires, de procédures et de pratiques exemplaires. On ne parle pas nécessairement ici d'une organisation intuitive, surtout si l'on arrive à un bureau de sénateur sans avoir de bagage en gestion de bureau et en gestion financière. Ce n'est pas toujours facile de trouver l'information dont on a besoin sur Internet et de trouver la personne parmi l'ensemble de l'administration du Sénat qui peut répondre à notre question. Tout cela peut prolonger le temps que l'on prend pour accomplir des tâches de gestion de bureau quotidiennes.

L'objectif du portail est de simplifier la gestion de bureau des bureaux des sénateurs en général. Le projet a été élaboré par Nicole Proulx, directrice des finances et par Darshan Singh, directeur des ressources humaines. Ils ont créé un groupe de travail comprenant des représentants de chacune des directions de l'administration et différents spécialistes pour examiner les manières dont nous pourrions simplifier les pratiques en gestion de bureau pour les bureaux des sénateurs.

Nous avons présenté un prototype du portail de bureau. Vous avez une image de la page d'accueil qui vous montre la présentation de base. Le comité nous a donné la permission de tenir des séances de consultation pour le personnel des sénateurs, ce que nous avons fait. Après avoir conçu un prototype l'été dernier, nous avons invité des membres du personnel des sénateurs à participer à des séances de consultation ressemblant à des assemblées publiques pour parler de nos idées.

Les membres du personnel étaient très enthousiastes. Non seulement nos séances de consultation ont fait rapidement salle comble, mais les gens ont pris eux-mêmes l'initiative d'organiser d'autres séances de consultation pour qu'un plus grand nombre de gens puissent participer aux discussions. Nous leur avons montré un prototype. Nous leur avons donné un questionnaire à remplir qu'ils devaient nous retourner. Ils ont montré beaucoup d'enthousiasme pour le projet. Ils ont aimé l'idée.

Ce qui est important de préciser au sujet du portail de bureau, c'est qu'il a été préparé en fonction des tâches de gestion de bureau, et non des directions. À l'heure actuelle, lorsque nous fournissons de l'information dans IntraSen, chaque direction fournit chacune de son côté ses politiques, ses formulaires et ses procédures. Comme nous le savons, pour la gestion d'un bureau, le travail s'effectue par différentes directions et non une seule. Pour accomplir une tâche comme celle d'embaucher du personnel ou de soumettre des demandes de remboursement, il est peut-être nécessaire de s'adresser à différentes directions. Par exemple, pour acheter du matériel de TI pour son bureau, il faut s'adresser à la DSI, à la Direction des finances et de l'approvisionnement. Nous voulions prendre toute l'information liée à une tâche et la mettre à un endroit sous la forme d'une démarche par étapes qui montre les pratiques à suivre pour accomplir la tâche.

Après les séances de consultation, nous nous sommes servis de bon nombre d'observations que les membres du personnel des sénateurs avaient faites, et nous avons réorganisé le projet. Ils avaient fait de nombreuses excellentes suggestions de caractéristiques à ajouter, comme une section « quoi de neuf? » dans laquelle figureraient des mises à jour d'ordre administratif ou des bulletins pour annoncer un changement dans les procédures ou les personnes- ressources. Nous avons une adresse de courriel pour le portail de bureau — office.portal@sen.parl.gc.ca — à laquelle les gens peuvent écrire pour poser des questions. S'ils n'arrivent pas à trouver une politique ou qu'ils ne savent pas avec qui communiquer, ils peuvent écrire à cette adresse et ils recevront une réponse dans les 24 heures.

Nous avons également inclus des liens rapides vers certaines ressources. Nous avons des liens vers des outils en ligne que le personnel des sénateurs utilise, comme l'outil de gestion de budget du SGRF, le portail des demandes électroniques et le portail de recrutement électronique. On n'a maintenant qu'à se rendre à la page d'accueil du portail de bureau, l'endroit « unique » pour obtenir tout ce dont on a besoin.

D'autres séances de consultation ont eu lieu. Nous avons essayé de faire en sorte que ce soit un processus de collaboration. L'automne dernier, six membres de personnel des sénateurs se sont joints à notre groupe de travail, qui est devenu un groupe de travail vraiment représentatif. Nous nous rencontrons toutes les deux semaines. Nous tenons compte des observations du personnel des sénateurs. Nous voulons que ce soit une ressource toujours en évolution et mise à jour en fonction des observations des utilisateurs.

M. Prud'homme : Je parlerai un peu plus du volet de la gestion du projet. Il est important de préciser que tous les membres du personnel des sénateurs qui ont participé ont décidé eux-mêmes de le faire, ce qui nous a beaucoup aidés. Ils tenaient beaucoup à ce que ce projet se réalise. Nous avons respecté notre échéancier : nous avons lancé le site le 21 janvier, soit il y a deux semaines.

Une autre chose importante à préciser, c'est que toutes les ressources qui ont été utilisées pour le projet provenaient du Sénat, de sorte que nous n'avons pas dû payer pour des services ou des outils externes. Tout a été fait à l'interne.

Concernant les prochaines étapes, d'autres séances de consultation auront lieu avec le personnel des sénateurs cet été s'il le demande. Comme Miranda l'a mentionné, nous voulons nous assurer que les choses sont mises à jour, que c'est bien géré et que toute l'information se rapporte aux tâches que les gens doivent faire de façon quotidienne.

Le président : Monsieur Singh, avez-vous quelque chose à ajouter?

Darshan Singh, directeur, Ressources humaines, Sénat du Canada : Non.

Le président : Avez-vous des questions ou des observations?

La sénatrice Marshall : Miranda, faut-il se trouver dans la Cité parlementaire pour avoir accès au portail? Puis-je y accéder à partir de chez moi?

Mme Edwards : Il faut avoir accès à IntraSen. Donc, si l'on a accès à IntraSen à distance, oui.

La sénatrice Marshall : Le portail est-il opérationnel?

Mme Edwards : Oui.

La sénatrice Marshall : Est-ce que cela veut dire que d'autres parties du site web du Sénat seront modifiées, que des éléments seront retirés d'autres parties parce qu'ils se trouvent maintenant dans le portail?

Mme Edwards : Il y a du nouveau contenu dans le portail. Bien que chaque direction fournissait de l'information auparavant, nous n'avions jamais regroupé toute l'information à un seul endroit. Par exemple, dorénavant, pour embaucher du personnel, on pourra utiliser un guide plutôt que devoir se servir de différents guides. En ce sens, il s'agit de nouveau contenu.

Pour ce qui est de la question de retirer de l'information des sites Web des directions, nous ne prévoyons pas encore le faire parce que chaque direction a toujours besoin d'avoir son propre espace dans IntraSen.

M. Singh : Sénatrice Marshall, à ce sujet, l'un des principes essentiels du portail, c'est qu'il ne remplacera jamais les politiques. Les politiques seront toujours dans IntraSen, et tous les renseignements que les gens y trouvent habituellement y resteront. Le portail est simplement un outil que le personnel de bureau peut utiliser dans le cadre de ses tâches quotidiennes.

La sénatrice Marshall : Merci.

Le sénateur Wells : Miranda, Ronald et Darshan, je vous remercie beaucoup de vos exposés.

Vous avez mentionné que le personnel des sénateurs a fait des observations. Avez-vous une idée de la proportion des membres du personnel qui l'ont utilisé jusqu'à maintenant? Est-il prévu, pas tant de donner de la formation — car l'outil me semble très simple à utiliser —, mais d'établir un programme pour que l'ensemble du personnel des sénateurs le connaisse?

Mme Edwards : Cela existe, en fait. Un sous-comité de notre groupe de travail est responsable de donner de l'information sur le portail. À la première étape du lancement, le 21 janvier dernier, le comité a envoyé un courriel pour annoncer son existence. Au cours de la semaine de congé, il est prévu que les membres du personnel des sénateurs qui font partie du groupe de travail fassent le tour des bureaux du Sénat pour demander aux gens s'ils l'ont utilisé, leur en parler et répondre à leurs questions, le cas échéant. Ce sont eux qui en ont eu l'idée. Ils voulaient faire une tournée des bureaux et faire connaître le portail. C'est leur initiative. De plus, nous aurons un document. Il s'agit d'une liste de tous les principaux numéros des personnes-ressources du Sénat et leurs heures de bureau, de même qu'un lien au portail de bureau. Les membres du personnel pourront donc le garder dans leur bureau et nous espérons que cela leur rappellera d'utiliser cette ressource et leur donnera un excellent outil, car il comprend tous les numéros de téléphone.

Comme je l'ai dit, nous continuerons d'y ajouter du contenu au fil du temps. Nous espérons que les gens se serviront de cette ressource et qu'elle évoluera. Environ un mois et demi après le lancement, lorsque nous aurons ajouté du nouveau contenu, nous enverrons un autre courriel pour dresser la liste des ressources qui sont dans le portail et inciter les gens à s'en servir. Comme l'a dit Ron, le personnel des sénateurs a demandé la tenue d'autres séances de consultation cet été. Je crois qu'il s'agira d'une bonne occasion de réexaminer le portail et de voir si les choses fonctionnent. Il faut vraiment donner aux gens une longue période pour prendre l'habitude de s'en servir pour savoir s'il fonctionne comme nous le voulons.

M. Prud'homme : J'ajouterais peut-être que nous avons des indicateurs de performance sur le nombre de pages qui ont été consultées, et jusqu'à maintenant, au cours de la dernière semaine, plus de 600 pages du portail ont été consultées. C'est très révélateur. Les gens l'utilisent et le consultent. Les choses ne feront qu'évoluer à partir de là.

Mme Edwards : Quatre-vingt-deux pour cent des bureaux des sénateurs ont donné directement leur point de vue sur le contenu du portail. Je crois donc que même avant son lancement, le projet était très bien connu, et qu'il y avait un sentiment d'appartenance. Je pense que ce sera utile également pour nos activités d'information.

Le président : Y a-t-il d'autres observations ou questions? Ce point était à l'ordre du jour pour que vous puissiez recevoir de l'information. Ainsi, aucune décision ne sera prise. Je vous remercie beaucoup de vos exposés.

Avant que nous poursuivions notre réunion à huis clos, je veux rappeler à nos auditeurs que, en vertu de l'article 12- 16 du Règlement du Sénat, lorsque nous discutons de rémunération, de contrats et de relations de travail, nous siégeons à huis clos.

Au cours de la séance à huis clos, nous ferons le point sur la situation concernant les bornes situées à l'entrée, sur la rue Wellington, et nous parlerons certainement de questions de sécurité. Nous discuterons donc de tout cela à huis clos. Concernant le dernier point à l'ordre du jour, je recommande que, pour la partie de la séance qui se tient à huis clos, les sénateurs, bien entendu, mais aussi le personnel supérieur du Sénat soient présents; et que, si le personnel supérieur recommande que les directeurs soient présents durant cette partie de la séance, que ce soit sur invitation. En outre, je recommande que le personnel politique des sénateurs qui travaille au comité de direction participe également à cette partie de la séance. J'essaie de restreindre le nombre de personnes présentes parce que nous avons un problème de discrétion. Nous essayons de limiter le nombre de personnes présentes pour assurer la discrétion.

Le sénateur Tkachuk : Les membres du personnel politique participent-ils aux séances du comité de direction?

Le président : S'ils sont invités, oui. Mon assistant m'accompagne. C'est que la plupart des discussions qui mènent aux séances du comité de direction ont lieu entre le personnel supérieur de l'administration et le personnel supérieur du sénateur Furey, mon personnel et celui du sénateur L. Smith.

Je propose que nous passions à la partie de notre séance qui doit se tenir à huis clos. Êtes-vous d'accord?

Des voix : D'accord.

(La séance se poursuit à huis clos.)