Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 2 - Témoignages du 24 mars 2016
OTTAWA, le jeudi 24 mars 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 7 h 33, en séance publique, conformément l'article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financièrees et administratives, puis à huis clos pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Translation]
Le président : Bonjour chers collègues. Bienvenue à la réunion du comité d'aujourd'hui, qui se déroule tôt.
Nous avons jusqu'à 9 heures pour effectuer nos travaux. Je crois comprendre que le caucus national conservateur tiendra une réunion spéciale concernant le décès du regretté Jim Hillyer. Avec votre collaboration, je vais essayer de faire en sorte que la réunion se termine au plus tard à 8 h 55.
Chers collègues, encore une fois, j'insiste pour que nous essayions d'être concis. Nous pouvons procéder de façon efficace, comme nous l'avons fait dans toutes les réunions précédentes, mais nous pouvons également être concis et responsables en ce qui concerne le temps limité que nous avons, car il se trouve que les dossiers s'accumulent et je ne veux pas que nous en venions à tenir une réunion à 6 heures du matin. Il est maintenant 7 h 30, et j'espère que nous pourrons nous réunir à 8 heures plutôt qu'à 7 heures la prochaine fois.
Passons tout de suite au premier point à l'ordre du jour, soit l'adoption du procès-verbal de la réunion du 10 mars 2016, soit de la séance publique.
Le sénateur Downe : Je propose son adoption.
Le président : La motion est proposée par le sénateur Downe et appuyée par le sénateur Tkachuk. Tout le monde est d'accord?
Des voix : D'accord.
Le président : Le deuxième point à l'ordre du jour, c'est la présentation du rapport du Sous-comité des budgets des comités. Sénateur Tannas.
Le sénateur Tannas : Mesdames et messieurs, j'ai l'honneur de présenter le deuxième rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui comprend les affectations recommandées pour cinq budgets de comité.
Avant de parler de chacun des budgets, je veux présenter brièvement le contexte. Pour l'exercice 2016-2017, les fonds disponibles pour les comités sont de 2,382 millions de dollars. Nous avons affecté 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui donne 1,882 million de fonds octroyés pour chaque budget des comités. De ce montant, 236 070 $ ont été versés au Comité des banques et du commerce pour sa mission d'étude et ses audiences publiques menées dans le cadre de son étude sur les barrières au commerce intérieur.
Nous voulions nous assurer que chaque comité avait des objectifs clairs pour ce genre de dépenses et que la stratégie envisagée atteindrait bien le public cible. Le sous-comité a pris note en particulier des dates de déplacement prévues, des plans de communications, des dates de présentation des rapports prévues, et il félicite les comités qui lui ont fourni des plans très précis.
Nous avons remarqué également que plusieurs autres comités n'ont pas encore présenté leurs projets de budget, et nous en avons tenu compte dans l'examen de chaque demande de budget.
Nous avons rencontré la présidente et le vice-président du Comité des peuples autochtones, dont la demande de budget incluait les dépenses prévues de 212 550 $ pour une activité, soit une mission d'étude au Nunavut, au Nunatsiavut et au Nunavik, qui aura lieu en avril 2016. Cette activité est liée à l'étude sur le logement dans les collectivités des Premières Nations et les collectivités inuites que mène le comité et inclut une demande concernant un fournisseur unique pour des vols nolisés.
Le sous-comité a également rencontré le président et le vice-président du Comité de l'agriculture et des forêts, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses de 401 236 $ pour deux activités. Concernant la première, il s'agit d'une mission d'étude et d'audiences publiques qui auront lieu à Calgary avant la fin de juin 2016; et pour ce qui est de la deuxième, il s'agit d'une mission d'étude à Pékin et à Shanghai, en Chine, qui se tiendra avant décembre 2016, et elle inclut une demande visant à ce que le personnel voyage en classe affaires. Les deux activités s'inscrivent dans le cadre de l'étude sur l'accès aux marchés que le comité a entreprise au cours de la dernière législature.
Le sous-comité a également rencontré la vice-présidente et le membre du comité de direction du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles, dont la demande de budget incluait des dépenses prévues de 218 417 $ pour quatre activités de mission d'étude et d'audiences publiques à Toronto, à Montréal, dans l'Ouest canadien — Vancouver, Calgary et Saskatoon —, de même qu'à Halifax. Les quatre activités s'inscrivent dans le cadre de son étude portant sur les délais dans le système de justice, et le comité espère qu'il aura effectué tous ses déplacements avant la fin de juin 2016.
Le sous-comité a rencontré le président et le vice-président du Comité de la sécurité nationale et de la défense, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses de 190 158 $ pour deux activités. La première est une mission d'étude à Halifax, en Nouvelle-Écosse, et à Washington D.C., qui aura lieu avant juin 2016; et la deuxième est une mission d'étude à Montréal, au Québec et à Regina, en Saskatchewan, qui devrait se tenir avant la fin de juin 2016. Les deux activités s'inscrivent dans le cadre de l'étude sur les menaces à la sécurité au Canada qu'effectue le comité. Chaque activité comprend une demande de fonds visant à permettre à deux adjoints des sénateurs d'accompagner le comité dans ses déplacements. En outre, le comité demande que tout le personnel qui prendra part à la deuxième activité voyage en train, en classe affaires.
Le comité a aussi présenté une deuxième demande de budget incluant des dépenses prévues de 14 742 $ pour les repas d'accueil. Cette demande est liée à son étude sur les politiques du Canada en matière de sécurité nationale, et les fonds couvriraient les dépenses prévues pour l'exercice actuel.
Par la suite, le sous-comité a rencontré le vice-président du Comité des transports et des communications, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses de 19 364 $ pour la participation de quatre membres du comité à une conférence qui se tiendra à Toronto en avril 2016 dans le cadre de son étude sur les véhicules automatisés.
Selon l'information fournie, votre sous-comité recommande le déblocage des fonds que je vais maintenant mentionner.
Concernant la demande budgétaire du Comité des peuples autochtones, nous recommandons le déblocage intégral des fonds de 212 550 $ demandés pour la première activité, qui se déroulera au Nunavut, au Nunatsiavut et au Nunavik, ce qui inclut une demande visant l'approbation pour un fournisseur unique pour des vols nolisés.
Pour la demande budgétaire du Comité de l'agriculture et des forêts, nous recommandons le déblocage d'une partie des fonds demandés, plus précisément pour la première activité, soit le voyage à Calgary. Il s'agit de 100 188 $. Le sous- comité propose que nous revoyions la demande de fonds qui concerne la deuxième activité, soit le voyage en Chine, en juin, une fois que des fonds provenant d'autres demandes budgétaires auront été rendus disponibles par le mécanisme de récupération.
En ce qui concerne la demande budgétaire du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles, nous recommandons que la totalité des fonds demandés pour les quatre activités — Toronto, Montréal, Ouest canadien et Halifax — soit débloquée, c'est-à-dire 218 417 $.
Pour ce qui est de la demande budgétaire du Comité de la sécurité nationale et de la défense, le sous-comité voudrait attirer votre attention sur la disposition comprise dans le budget qui permet à deux adjoints d'accompagner les sénateurs à Halifax et à Washington, de même qu'à Montréal et à Regina. Le budget comprend également une disposition permettant au personnel de se rendre à Montréal en train, en classe affaires. Ces dispositions ne sont pas conformes aux alinéas 2.6.5c) et 2.13b) de la Politique régissant les déplacements des sénateurs, ni au trente-huitième rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration concernant le personnel.
Votre comité estimait que le plan de travail et les objectifs proposés pour la deuxième activité, qui doit avoir lieu à Montréal et à Regina, ne sont pas assez précis pour l'instant. Nous voulons également souligner que le sous-comité ne peut pas autoriser des adjoints des sénateurs à participer au voyage du comité. Par conséquent, nous recommandons une réduction des fonds débloqués pour la première activité, qui aura lieu à Halifax et à Washington; il s'agit de 91 986 $. Nous recommandons également que les fonds destinés à la deuxième activité ne soient pas débloqués à ce moment-ci. Nous invitons le comité à nous fournir un itinéraire et un plan de travail détaillés pour la deuxième activité afin que nous les examinions.
En ce qui concerne la deuxième demande de budget du Comité de la sécurité nationale et de la défense qui porte sur les repas d'accueil, le sous-comité recommande que les fonds ne soient pas débloqués avant que le comité ait fourni d'autres précisions sur la nature de ces activités.
Pour ce qui est de la demande budgétaire du Comité des transports et des communications, nous recommandons le déblocage complet de fonds qui permettront aux membres de participer à la conférence, soit 19 364 $.
Avec, il est à espérer, le déblocage de ces fonds recommandé jusqu'à maintenant, sur le montant de 1,882 million, 905 575 $ auront été affectés. Concernant les budgets présentés aujourd'hui, le sous-comité vous recommande de reporter le déblocage de 386 926 $ en attendant que de plus amples renseignements soient fournis. De plus, nous savons que certains comités en sont encore à l'étape de planification de leurs activités et que d'autres ordres de renvois ou plans de travail sont peut-être à venir.
Compte tenu de tout cela, nous ne souhaitons pas affecter des fonds trop à l'avance. Nous savons que parce que les comités demandent toujours un budget pour une pleine participation, ce qui est la norme, et qu'ils utilisent les frais complets, les dépenses peuvent sembler élevées. Cependant, il est bien établi qu'il est rare que tous les membres participent et que nos comités trouveront toutes les occasions possibles de réduire les coûts associés au transport et les dépenses inutiles. Nous nous attendons à ce qu'une grande partie des fonds soient récupérés lorsque les déplacements auront été effectués, comme c'est normalement le cas.
Compte tenu de cela et du fait qu'une bonne partie des déplacements prévus sont censés avoir lieu avant la fin de juin, le sous-comité ne voit aucun problème à recommander le déblocage de ces fonds et promet d'examiner, avec les comités respectifs, le déblocage des fonds qu'il recommande de reporter à un moment opportun, et le fera une fois que l'ensemble des données financières sera mieux connu.
Par conséquent, chers collègues, je recommande l'adoption du rapport.
La sénatrice Jaffer : En tant que vice-présidente du Comité des affaires juridiques et constitutionnelles, je veux remercier le sénateur Tannas, la sénatrice Cordy et le sénateur Doyle d'avoir fait des pieds et des mains pour nous aider. Je sens vraiment que nous travaillons de façon différente; le sous-comité s'occupe des problèmes auxquels un comité peut être confronté, et je veux les remercier de leur travail.
Le sénateur Tannas : Merci, sénatrice Jaffer. Nous en sommes ravis.
La sénatrice Marshall : Sénateur Tannas, j'ai des questions sur les demandes supplémentaires dont vous avez parlé : celle visant à permettre au personnel des sénateurs de participer; celle visant à ce que le personnel voyage en train, en classe affaires; et celle qui porte sur les repas d'accueil. Le sous-comité recommande-t-il l'approbation des trois demandes?
Le sénateur Tannas : Nous ne croyons pas qu'il soit de notre ressort de le faire. Nous croyons plutôt que — parce que cela implique la modification d'une politique qui doit être effectuée par ce comité, et que cela a évidemment des incidences sur d'autres comités, et cetera — le comité devrait être saisi de la question, en discuter et prendre une décision.
La sénatrice Marshall : Merci. Je n'appuierais pas une modification de la politique à ce moment-ci, monsieur le président.
Le sénateur Munson : Sénateur Tannas, en ce qui concerne les vols nolisés, ce serait une fois qu'ils sont rendus au Nunavut? Prendront-ils un avion commercial pour leur déplacement entre Ottawa et là-bas?
Le sénateur Tannas : Selon ce qui est prévu, ils prendront un avion commercial jusqu'au Nord, au Nunavut. À partir de là, le budget inclut les déplacements à partir d'Iqaluit. Ils ont la possibilité de prendre un avion nolisé à partir d'un autre centre qui leur permettrait peut-être d'économiser de l'argent, mais rien n'a encore été établi à cet égard.
Le sénateur Munson : Lorsque les comités présentent leurs demandes, vous donnent-ils un horaire concernant les semaines de pause, le moment où ils partent? Vous disent-ils qu'ils partiront durant les semaines de pause, qui sont nos semaines de relâche, et non pas des semaines de pause; ce sont des semaines de travail. Le prévoient-ils? Des deux côtés, les whips se soucient de la multiplicité, comme le dit le sénateur Downe. C'est-à-dire qu'il faut s'assurer qu'il n'y a pas trois ou quatre comités qui voyagent en même temps pendant que nous siégeons au Sénat.
Le sénateur Tannas : Nous avons constaté que beaucoup de déplacements sont prévus au cours des 45 prochains jours, dont certains se dérouleront durant les semaines de relâche. Une autre partie d'entre eux sont censés avoir lieu pendant que le Sénat mène ses travaux, mais nous avions l'impression que c'est pour cela que vous et le sénateur Plett êtes généreusement rémunérés. Je plaisante.
Le sénateur Munson : J'allais dire qu'ils ne me paient aucunement pour cela.
Le sénateur Tannas : Nous ne pensions pas que nous pouvions connaître les détails quant aux jours qu'ils choisissent pour leurs déplacements.
Le sénateur Munson : À titre informatif, j'aimerais savoir ce que sont les véhicules branchés et automatisés.
Le sénateur Tannas : Ce sont des véhicules sans conducteur.
Le sénateur Munson : Quoi?
Le sénateur Tannas : Ce sont des véhicules dans lesquels il n'y a pas de conducteur.
Le sénateur Munson : Oh, je vois. Ce sera fascinant. Merci.
Le sénateur Wells : Je vous remercie de votre exposé. Ma question est presque identique à celle qu'a posée la sénatrice Marshall sur la demande visant à autoriser le personnel à voyager avec le comité dans le cadre de ses travaux. Je sais que nous en avons déjà discuté auparavant.
J'aimerais que le processus d'autorisation du personnel à voyager avec le comité soit clarifié. Je sais que cela ne correspond pas à notre pratique habituelle, mais il serait dommage que le processus nuise à l'efficacité du comité dans le cadre de ses voyages.
Le sénateur Lang : Je veux intervenir là-dessus, car c'est notre comité qui a recommandé que nous permettions au vice-président et au président, s'ils le souhaitent, d'être accompagnés de leur personnel durant leurs déplacements lorsque nous voyageons dans le but de préparer nos rapports. Ce n'est pas nouveau. L'idée a été proposée au comité de direction il y a environ trois ans, et un certain nombre de présidents et vice-présidents de différents comités ont signé la proposition.
C'est très important, du moins, à mon avis et si je tiens compte de la situation de mon bureau. Je sais à quel point mon personnel participe à la rédaction de ces rapports. Je trouve paradoxal qu'on ne l'autorise pas à voyager; pourtant, il y a des gens qui participent une fois à ces déplacements et que je ne revois jamais par la suite. Je ne sais pas trop ce qu'ils font.
Parce qu'il s'agit du personnel politique, il semble qu'on met ces gens de côté comme s'ils n'avaient pas toutes les capacités qu'il faut, peut-être, ou qu'ils sont perçus d'une façon totalement différente. Lorsque le président et le vice- président des comités voyagent, si ces gens font autant de travail que les gens de mon bureau, alors je crois qu'ils devraient avoir cette latitude.
Nous avons augmenté de façon substantielle l'échelle de rémunération pour les conseillers politiques afin de renforcer nos bureaux, de sorte que nous puissions accomplir le travail qu'on nous demande d'accomplir et améliorer la situation du Sénat. Il me semble que c'est une demande raisonnable. Je ne vois pas pourquoi quelqu'un utiliserait cela à mauvais escient. Lorsqu'un sénateur propose un changement de cette nature, on doit attendre une éternité avant qu'il soit pris en compte. Il faut ensuite des années, et non des mois, avant qu'une décision soit prise.
Si vous ne voulez pas que ce soit autorisé, c'est correct. Tout ce que j'essaie de faire, c'est mon travail — et je suis certain que d'autres présidents essaient de faire le leur. On le fait avec l'aide d'autres personnes, et cela commence par le bureau.
Le président : Merci. Chers collègues, pourrions-nous ne pas laisser la discussion dévier vers ce sujet? Je crois que c'est une question qui porte sur une modification des règles. Les règles sont claires. Tous les sénateurs ont deux points de déplacement par année qu'ils peuvent utiliser pour que du personnel les accompagne dans le cadre d'activités au Canada lorsqu'ils le jugent nécessaire. Les présidents et les vice-présidents peuvent utiliser ces deux points dans le cadre de leur travail. Si nous voulons revoir la règle, ce sera à une autre occasion. Je ne pense pas que ce soit le moment de le faire.
C'est au tour de la sénatrice Cordy de prendre la parole. Elle sera suivie du sénateur Munson. Votre question concerne-t-elle le rapport? Essayons de nous concentrer sur le rapport.
La sénatrice Cordy : C'est ce que je veux dire. Notre travail à nous, les membres du sous-comité, ne consiste pas à modifier le Règlement du Sénat à moins que le Comité de la régie interne nous donne le mandat d'examiner la question. Puisqu'on ne nous en a pas donné le mandat, nous suivons les règles, et celles-ci n'autorisent pas le personnel politique à participer aux déplacements du comité.
Si le président souhaite que nous discutions de cette proposition à la prochaine réunion, nous pouvons retirer le budget du Comité de la défense du rapport aujourd'hui et examiner la proposition à la prochaine réunion. Toutefois, notre réunion d'aujourd'hui se terminera à 9 heures et je crois qu'il n'est pas justifié de nous éloigner du sujet.
Le président : Je suis d'accord avec la sénatrice.
Le sénateur Munson : Je veux seulement soulever un autre point. Grâce à notre nouvelle équipe de communications, des outils remarquables sont utilisés pour notre nouveau site web et d'autres questions, par exemple, le rapport sur l'obésité qu'a préparé le Comité des affaires sociales. Nos travaux, les bons travaux du Sénat et des comités s'y trouvent.
Ces budgets comprennent-ils des ressources pour un membre de l'équipe des communications à cet égard? En particulier dans le Nord, il y a une multitude de nouvelles, ce qui est extrêmement important, et aussi pour le Comité des affaires juridiques et constitutionnelles. Y a-t-il un budget permettant à un représentant des communications de faire partie de l'équipe? Par exemple, vous avez dit...
Le président : Je peux répondre à la question. Le sous-comité des communications est en train d'examiner toutes les meilleures options que nous avons pour aider les comités lorsqu'ils quittent Ottawa, sur le plan des communications. L'équipe des communications collabore étroitement avec les présidents lorsqu'il y a des propositions de voyage afin de s'assurer qu'il y a un plan de communication. Avec l'équipe de Mélisa, nous essayons de déterminer s'ils peuvent appuyer les comités à distance avec l'aide des greffiers et quelles autres ressources pourraient être nécessaires.
À ce moment-ci, nous travaillons avec chaque comité et la Direction des communications pour l'élaboration d'un plan de communication. C'est une exigence. Nous n'avons pas encore pris de décision, et nous ne sommes pas sûrs que ce type d'aide supplémentaire et de dépenses soient nécessaires à ce moment-ci.
Le sénateur Munson : Eh bien, on ne peut pas couvrir une nouvelle à Ottawa si les choses se passent au Nunavut ou ailleurs au pays. À mon avis, il faudra porter une attention particulière à ce genre de choses à l'avenir.
Le président : Tout ce que je dis, c'est que le sous-comité se penche sur la question. Nous prenons cela en compte.
Le sénateur Munson : D'accord.
Le sénateur Tannas : Monsieur le président, à ce sujet, je pense qu'un comité nous avait présenté son plan de communication, et c'était très impressionnant. Il s'agit du Comité des peuples autochtones, et son plan incluait les médias qu'il avait l'intention de contacter dans le Nord, mais il n'était pas prévu que des gens l'accompagnent dans son voyage. De toute évidence, des technologies de pointe lui permettraient de faire participer des sénateurs et de communiquer avec les médias au moyen des mesures contenues dans le plan.
C'est le seul plan que nous avons vu. Nous avons écrit une note à l'intention de la greffière pour qu'elle recommande fortement à tous les comités qu'à l'avenir, ils nous présentent leur plan, car c'était très utile.
Le sénateur Munson : Eh bien, l'automne prochain, vous aurez peut-être le plan et il y aura peut-être une personne là-bas. Dans le passé, c'était comme cela pour ce qui est des déplacements que nos comités effectuaient au pays. Au Comité de la défense, il y a longtemps — il me semble que c'était il y a longtemps —, lorsque nous avons fait les manchettes dans les journaux parce que nous étions là-bas, nous étions des sénateurs en voyage qui étaient à l'écoute et qui faisaient le travail qu'ils devaient faire. Je crois qu'il est important de souligner qu'un membre de l'équipe des communications devrait accompagner les comités sur la route dorénavant.
Le président : Sénateur Tkachuk, y a-t-il une motion?
Le sénateur Tkachuk : Oui. Je propose l'adoption du rapport.
Le président : La motion est appuyée par la sénatrice Batters. Tout le monde est d'accord?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci. Nous en sommes maintenant au troisième point à l'ordre du jour, soit les systèmes corporatifs. Nous avons parmi nous Mme Pascale Legault et Mme Hélène Bouchard. Je vous cède la parole.
[English]
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : C'est avec grand plaisir que je vous présente nos recommandations sur les prochaines étapes liées au remplacement des systèmes informatiques corporatifs.
Honorables sénateurs, vous vous souviendrez que le 10 décembre 2015, votre comité a approuvé un financement de 1,392 million de dollars pour l'année 2016-2017, afin de remplacer des systèmes qui arrivent à la fin de leur vie utile. L'Administration du Sénat avait pris l'engagement de revoir le processus d'approvisionnement suivi par la Chambre des communes pour le remplacement de son propre système corporatif afin de cerner et d'évaluer les opportunités qui pouvaient s'offrir au Sénat.
[Translation]
Après avoir rencontré le personnel de la Chambre des communes à un certain nombre de reprises et après avoir examiné de nombreux documents, nous avons été en mesure de tirer deux conclusions. La première, c'est que de toute évidence, sur le plan des systèmes corporatifs, les besoins du Sénat concordent avec ceux de la Chambre. Les besoins concernant l'approvisionnement, la budgétisation, le codage financier, la présentation de rapports, les ressources humaines, la gestion des biens, la sécurité, l'accès à distance, l'interface et d'autres fonctionnalités, notamment, sont presque identiques.
La deuxième conclusion, c'est que le processus concurrentiel adopté par la Chambre visant à trouver un fournisseur pour cette solution de PRO est juste, transparent, exhaustif et rigoureux, et qu'il répond sans aucun doute aux exigences de notre politique sur l'approvisionnement.
Au début de février, nous avons invité le fournisseur retenu par la Chambre à venir décrire en détail sa solution aux directions et aux services de l'organisation. La haute direction et les utilisateurs ont bien accueilli la démonstration. Les commentaires étaient très positifs, surtout en ce qui concerne l'intégration de l'outil et sa convivialité.
L'Administration du Sénat a donc déterminé qu'il serait très efficace et rentable de tirer parti du processus concurrentiel adopté par la Chambre des communes et de mettre en œuvre la même solution. Cela nous permettrait de profiter non seulement de son expérience et de son expertise, mais également de ses investissements dans la planification, la documentation et la configuration. Voici les principaux avantages : réduction des coûts liés à la planification, à la conception, à la mise en œuvre et à l'élaboration des interfaces; réduction du temps de mise en œuvre de jusqu'à un an; et création d'un ensemble de connaissances au sein de la Cité parlementaire avec la technologie harmonisée.
Essentiellement, votre comité avait déjà approuvé les raisons et le contenu en décembre 2015. À ce moment-ci, nous sommes prêts à recommander le fournisseur.
Nous recommandons que l'Administration du Sénat tire parti du processus d'approvisionnement de la Chambre des communes et qu'elle conclue un contrat avec Unit4 pour mener à bien le projet de la PRO pour une somme maximale de 465 000 $ pour l'acquisition du logiciel, et que le processus inclue des frais de services professionnels, comme ressources occasionnelles d'au plus 650 000 $.
Nous recommandons également que soit réaffectée une partie des surplus d'environ 3,8 millions de dollars actuels pour cet achat dans l'exercice actuel, soit l'exercice 2015-2016. Un plan détaillé du projet sera établi d'ici juin 2016, mais soyez assurés que les recommandations que je viens de mentionner respectent le budget d'origine qui a été approuvé.
J'ai terminé mon exposé, monsieur le président.
La sénatrice Marshall : Pascale, pourriez-vous nous donner des explications sur les montants qui figurent dans le tableau? Qui recevra l'argent? C'est Unit4 qui recevra le montant de 465 000 $ dont il est question dans la recommandation, n'est-ce pas?
Mme Legault : Oui. Le montant de 465 000 $, c'est pour l'acquisition des différents modules, comme les modules des finances et de l'approvisionnement, et tous les modules requis. C'est le logiciel.
En ce qui concerne les frais de consultation, le montant de 650 000 $ que nous fournissons, une partie de ce montant sera versée à Unit4, mais ce n'est pas un montant défini. Nous conclurions un contrat selon un tarif journalier. On nous a fourni le taux horaire qui s'applique à différents spécialistes, comme les architectes, les gestionnaires des logiciels et les gestionnaires de projet, et les choses évolueront selon les besoins.
La sénatrice Marshall : Qui recevra le reste des fonds? En regardant le tableau, je vois un montant d'un peu plus de 1 million de dollars pour la composante F et E. Qui recevra ce montant?
Mme Legault : Il se pourrait que des consultants soient embauchés temporairement pour aider la DSI. Il pourrait s'agir de cela en partie. Il y a également des frais de maintenance annuels, que nous...
La sénatrice Marshall : Pour Unit4?
Mme Legault : Oui. Nous avons intégré également des fonds de prévoyance.
La sénatrice Marshall : Ce qui me pose problème concernant la proposition, c'est que nous nous servons d'un processus d'approvisionnement mis en œuvre par la Chambre des communes. Nous n'avons pas suivi notre propre processus d'approvisionnement, de demande de propositions. Il est question ici d'un montant d'argent important. Nous avons dit à la Chambre des communes que puisque ce qu'elle a fait nous plaît, nous choisirons le même fournisseur.
Cela me pose problème. Il semble que la Chambre des communes a fait les choses de la bonne façon; elle a lancé un appel de propositions public. Nous ne le faisons pas, ce qui m'amène même à me demander si c'est conforme à notre propre politique d'approvisionnement.
On parle ici d'un montant d'argent important, mais je crois comprendre que notre politique d'approvisionnement recommande que nous procédions par appel de propositions public, et je ne serai donc pas en mesure d'appuyer la proposition.
Le président : Y a-t-il d'autres questions? Une motion est-elle proposée?
Le sénateur Tannas : Je propose la motion.
Le président : Le sénateur Tannas propose la motion, qui est appuyée par la sénatrice Cordy. Tout le monde est d'accord?
La sénatrice Marshall : Non.
Le président : Quelqu'un d'autre s'y oppose? Il y a une personne, la sénatrice Marshall. Y a-t-il des abstentions? Est- ce suffisant, ou souhaitez-vous que ce soit un vote par appel nominal? C'est suffisant.
Par conséquent, la motion est adoptée.
Le quatrième point à l'ordre du jour, c'est l'Entente de soutien technique multimédia. La parole est à vous, madame Bouchard.
Hélène Bouchard, directrice, Direction des services d'information, Sénat du Canada : Merci, monsieur le président, sénateurs et sénatrices. Il s'agit plus ou moins d'une demande technique. La note d'information vise à obtenir votre autorisation pour le renouvellement de l'entente actuelle sur les niveaux de service entre la Chambre et le Sénat, les services de plus de 100 000 $, pour le soutien et l'entretien de tout le matériel multimédia appartenant au Sénat; et pour le renouvellement automatique de l'ENS au début de chaque exercice, tant qu'il pourra être établi que cette entente est avantageuse pour le Sénat. Nous traitons avec la Chambre des communes pour les services de soutien depuis l'an 2000. C'est avantageux. Il s'agit d'un contrat de 250 000 $, ce qui correspond au coût de la dernière ENS. Il sera renouvelé au même coût. C'est essentiellement ce que je demande.
Cela fait 10 ans que je comparais devant vous pour le renouvellement du contrat, mais je demande maintenant qu'il soit renouvelé automatiquement, de sorte que je n'aie pas à revenir vous voir chaque année.
Le sénateur Munson : Je vous remercie de votre exposé. Cela a-t-il quelque chose à voir avec la diffusion des délibérations des comités?
Mme Bouchard : Deux contrats sont conclus avec la Chambre des communes. L'un d'entre eux concerne le soutien technique, soit ce sur quoi portait mon exposé, et l'autre concerne les opérations ou la production, et il s'agit d'une autre ENS, qui se renouvelle automatiquement.
Le sénateur Munson : L'autre se renouvelle automatiquement. Est-ce qu'en 2016, les délibérations de tous les comités seront diffusées? J'en ai marre de devoir choisir des gagnants et des perdants. Par exemple, cette semaine, des sénateurs sont d'humeur grincheuse, et avec raison, car nous avons de nombreux excellents témoins et nous devons faire des choix — trois comités sur quatre chaque semaine. Puisque nous avons des outils de communications modernes, pourquoi les délibérations des comités ne sont-elles pas toutes diffusées?
Mme Bouchard : Je comprends parfaitement, sénateur. Nous vous fournissons nos plans. Je suis responsable de la diffusion depuis le mois d'octobre seulement. Je collabore avec la Chambre des communes pour qu'un plan soit établi d'ici septembre. À l'heure actuelle, il y a des problèmes pour ce qui est de notre capacité. Dans le cadre de nos discussions avec la Chambre des communes, nous voulons être en mesure d'automatiser notre salle de contrôle. Présentement, lorsque nous voulons télédiffuser une séance de comité, nous avons besoin de trois personnes. L'automatisation nous permettra de réduire ce nombre à deux personnes; nous serons ainsi en mesure de fournir une quatrième équipe et de télédiffuser quatre séances simultanément. Nous avons également des travaux techniques à faire pour pouvoir télédiffuser quatre séances en même temps, et nous y travaillons. Les travaux se termineront à la fin d'avril. Comme je l'ai mentionné, en septembre, nous serons en mesure de télédiffuser des séances de quatre comités simultanément.
Le sénateur Munson : Vous êtes persuadée que ce sera le cas?
Mme Bouchard : Oui, j'en suis convaincue. J'y travaille fort.
Le sénateur Munson : Nous vous en sommes très reconnaissants, car c'est important.
Le sénateur Tkachuk : Je ne sais pas si vous pouvez prendre cela en considération, mais il y a un problème concernant la capacité pour la télédiffusion puisqu'il y a des limites à ce que CPAC peut prendre en charge à un moment précis. Avons-nous examiné la question des services de diffusion en continu, qu'il s'agisse d'un ordinateur ou d'un autre réseau, comme Netflix? Nous en avons un certain nombre. On devrait pouvoir faire un choix à partir d'une liste. Disons que différents comités tiennent une réunion à 15 heures et qu'il y a une liste de ces séances à partir de laquelle les téléspectateurs pourraient choisir celle qu'ils veulent regarder.
Le président : Je peux répondre à la question. Sénateur Tkachuk, lorsque les membres du Sous-comité des communications ont fait un examen, ils ont reçu une présentation des gens de CPAC. Ils ont établi un système sur leur site web qui leur permettra de faire cela. Ils veulent signer une entente avec nous; c'est donc quelque chose que nous examinons. Je suis très impressionné de voir à quel point vous êtes à l'avant-garde à cet égard.
Merci, Hélène. Avons-nous une motion? Le sénateur Munson propose la motion, qui est appuyée par le sénateur Downe.
Tout le monde est d'accord? Merci, chers collègues.
Le cinquième point à l'ordre du jour, c'est la déclaration de conformité. Mme Legault va nous en parler.
Auparavant, je veux revenir sur une question qu'a posée la sénatrice Batters tout à l'heure au sujet des deux points que les sénateurs peuvent utiliser pour leur personnel dans le cadre de leurs déplacements au pays. Ces deux points peuvent être utilisés par les présidents et les vice-présidents des comités, et non pas par des employés réguliers. La règle selon laquelle un membre du comité ne peut pas être accompagné de membres du personnel dans le cadre des déplacements d'un comité s'applique aux membres réguliers des comités, mais les présidents et les vice-présidents peuvent utiliser les deux points.
Le sénateur Downe : Pourrions-nous examiner ce point à huis clos et revenir en séance publique lorsque nous aurons approuvé quelque chose?
Le président : Nous pouvons poursuivre la séance à huis clos à n'importe quel moment. J'imagine que personne ne s'y oppose.
(La séance se poursuit à huis clos.)