Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 4 - Témoignages du 16 juin 2016
OTTAWA, le jeudi 16 juin 2016
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, se réunit aujourd'hui, à 8 h 35, pour examiner des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Honorables sénateurs, passons directement au premier point à l'ordre du jour, soit l'adoption du procès-verbal de la réunion du 9 juin 2016. Y a-t-il des questions?
Le sénateur Tkachuk : En ce qui concerne le groupe consultatif sur le 150e anniversaire, il y a eu beaucoup de discussions, et diverses propositions ont été mises de l'avant. Le sénateur Joyal m'avait donné l'impression que les propositions étaient prises en note, mais il n'y a rien à ce sujet dans le procès-verbal de la réunion. Il est seulement écrit que nous avons discuté des questions, mais ce dont il a été sujet n'est pas précisé. Le groupe nous reviendra-t-il avec quelque chose à ce sujet ou avons-nous un rapport, en adoptant le procès-verbal, sur ce dont nous avons convenu, ce que je ne pensais pas que nous avions fait?
Le président : Je croyais que nous avions convenu que deux sénateurs examineraient toutes les préoccupations du Comité de la régie interne. Nous pourrions quantifier ces préoccupations et en dresser la liste.
Le sénateur Tkachuk : Oui. Je crois que nous devrions avoir quelque chose par écrit.
Le président : Je crois que c'est un point valide, à savoir que nous pouvons quantifier par écrit toutes les suggestions qui ont été proposées, mais la manière dont s'est conclue la réunion m'a donné l'impression que le sénateur Joyal et la sénatrice Seidman étaient très ouverts à toutes les suggestions.
Le sénateur Tkachuk : C'est excellent d'avoir de bonnes intentions.
Le président : Je comprends ce que vous dites. Je crois que c'est une demande raisonnable. Nous le ferons et nous nous assurons que c'est écrit dans le procès-verbal et le compte rendu; nous pourrons ainsi faire un suivi auprès du comité.
Le sénateur Tkachuk : Que ferons-nous donc?
Le président : Nous dresserons la liste et l'enverrons aux sénateurs, y compris aux présidents du comité sur le 150e anniversaire. Nous leur ferons part de nos préoccupations et nous leur ferons savoir que nous voulons qu'ils s'assurent d'en tenir compte.
Le sénateur Tkachuk : Lors d'une autre réunion, nous pourrions aussi voir comment ils ont décidé de les incorporer ou de ne pas s'en servir.
Le président : Nous pouvons faire témoigner en tout temps le président du comité pour faire un suivi.
Le sénateur Lang : Je crois que le sénateur Tkachuk soulève un très bon point. Pour nous assurer du suivi, nous pourrions leur demander d'inscrire dans leur rapport les recommandations qui ont été formulées au cours de nos discussions et d'en dégager des sous-thèmes, ce qui nous permettra de voir la façon dont le tout a été incorporé. Nous n'avons pas nécessairement besoin de les faire témoigner de nouveau. Si nous examinons le document et que cela nous convient, c'est parfait. Nous aurons au moins quelque chose par écrit.
Le président : D'accord.
Le sénateur Lang : D'accord?
Le président : Oui.
Y a-t-il d'autres questions relativement au procès-verbal? Quelqu'un pourrait-il proposer l'adoption du procès- verbal?
La sénatrice Jaffer la propose. Que tous ceux qui appuient la motion veuillent bien dire oui.
Des voix : Oui.
Le président : Passons au deuxième point qui est le quatrième rapport du Sous-comité des budgets des comités. Vous avez la parole, sénateur Tannas.
Le sénateur Tannas : Merci, monsieur le président.
Honorables sénateurs, j'ai l'honneur de présenter le quatrième rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui inclut des recommandations concernant des affectations budgétaires relativement aux budgets de quatre comités.
Avant d'examiner chaque demande de budget, j'aimerais vous rappeler le contexte. La somme totale disponible pour l'exercice 2016-2017 est de 2,382 millions de dollars, de laquelle il faut déduire 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui veut dire qu'il reste un budget de 1,882 million de dollars pour débloquer des fonds pour les budgets des divers comités au cours de l'exercice 2016-2017.
À ce jour, une somme de 1 668 727 $ a été affectée à neuf comités pour leurs frais de déplacement. De ces fonds approuvés, une somme de 168 745 $ a jusqu'à présent été dépensée lors de cinq activités, ce qui veut donc dire qu'une somme de 1 329 963 $ n'a pas encore été dépensée. Les comités devraient dépenser ce montant lors de déplacements entre septembre, octobre et novembre 2016.
Trois comités ont demandé une somme de 649 905 $. Cependant, le sous-comité a recommandé le report du déblocage de ces fonds.
Hier, le sous-comité a reçu des demandes de deux comités pour une somme de 225 778 $. Cela signifie que le montant total demandé pour l'exercice 2016-2017 est d'un peu plus de 2,5 millions de dollars. Comme je l'ai déjà mentionné, notre budget est de 1,882 millions de dollars.
Comme je vous l'ai indiqué la semaine dernière, le sous-comité a demandé aux comités de lui faire part de leurs frais de déplacement prévus pour que le sous-comité puisse soigneusement déterminer les fonds que nous pourrons récupérer et retourner au fonds central. Nous sommes heureux de rapporter que deux comités ont indiqué ne pas s'attendre à utiliser davantage les budgets déjà approuvés, ce qui veut dire qu'une somme de 318 665 $ sera récupérée.
Une analyse du service des finances du Sénat portant sur les cinq derniers exercices confirme que normalement nos comités dépensent environ 40 p. 100 des budgets approuvés. Compte tenu de cette donnée et de l'information que nous avons reçue de divers comités concernant le moment où sont prévus leurs déplacements. Nous vous présentons aujourd'hui un rapport qui recommande que la somme de 536 741 $ soit débloquée pour les quatre comités suivants.
En mars, le sous-comité a rencontré le président et le vice-président du Comité sénatorial permanent de l'agriculture et des forêts qui avaient présenté une demande de budget prévoyant des dépenses de 401 236 $ pour deux activités. La première activité est une mission d'étude et des audiences publiques à Calgary. La deuxième activité est une mission d'étude à Pékin et à Shanghai, en Chine, et cela inclut une demande de fonds pour des déplacements en classe affaires pour des membres du personnel. Ces deux activités sont liées à l'étude en cours sur l'accès aux marchés qui a débuté lors de la précédente législature.
À l'époque, nous avons approuvé la demande du comité concernant la première activité, et nous avons proposé, si vous vous en souvenez, de reporter la décision au sujet de la deuxième activité, soit le voyage en Chine, jusqu'à ce que nous ayons une meilleure idée des finances.
Le comité nous a remis hier ses dépenses révisées, et sa demande quant à la deuxième activité est passée de 301 000 à 260 000 $. Compte tenu de cette information, le sous-comité recommande maintenant le déblocage de cette somme réduite.
Votre sous-comité a également rencontré le vice-président du Comité de l'énergie qui avait présenté une demande de budget prévoyant des dépenses de 154 983 $ pour trois activités et des dépenses générales. La première activité est une mission d'étude dans l'Ouest canadien; la deuxième activité est une mission d'étude dans le sud de l'Ontario; et la troisième activité se déroule à Montréal.
Ces activités sont liées à l'étude du comité sur les répercussions de la transition vers une économie à faibles émissions de carbone. Compte tenu de l'information fournie dans la demande de budget, nous recommandons un déblocage partiel d'une somme de 119 143 $ en ce qui a trait précisément à la première activité, soit les déplacements dans l'Ouest canadien. Votre sous-comité réexaminera à l'automne la demande du comité pour obtenir d'autres fonds pour les deux autres activités lorsque nous aurons récupéré des fonds d'autres comités.
Le sous-comité a également rencontré le président du Comité des pêches qui avait présenté une demande de budget prévoyant des dépenses de 260 000 $ pour deux activités. La première est une mission d'étude et des audiences publiques en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et à l'Île-du-Prince-Édouard. La deuxième activité est une mission d'étude et des audiences publiques à Terre-Neuve-et-Labrador. Ces activités sont liées à l'étude du comité sur les activités de recherche et de sauvetage maritimes.
Compte tenu de l'information fournie dans la demande de budget du comité, nous recommandons un déblocage partiel d'une somme de 107 588 $ en ce qui concerne précisément la première activité, soit les déplacements en Nouvelle-Écosse, au Nouveau-Brunswick et à l'Île-du-Prince-Édouard. Votre sous-comité réexaminera aussi à l'automne la demande du comité concernant la deuxième activité lorsque nous aurons récupéré des fonds d'autres comités.
Le sous-comité a également rencontré le président du Comité de la sécurité nationale et de la défense qui avait présenté une demande de budget prévoyant des dépenses de 69 795 $ pour une activité, soit une mission d'étude à New York dans le cadre de son étude sur l'Examen de la politique de défense du gouvernement. Le budget incluait une demande pour inclure deux membres du personnel des bureaux du président et de la vice-présidente. Comme nous vous l'avons déjà mentionné, les fonds disponibles pour les déplacements des comités sont serrés. Compte tenu des restrictions actuelles concernant le montant total demandé pour les déplacements du comité, le sous-comité a décidé qu'il était inapproprié de recommander l'approbation de la demande en ce qui concerne précisément le personnel des sénateurs.
Par conséquent, nous recommandons le déblocage réduit de fonds pour la première activité à New York d'un montant de 50 000 $, et nous précisons que les fonds prévus pour le personnel dans ce budget doivent uniquement être utilisés pour le greffier du comité et un analyste de la Bibliothèque du Parlement. Le sous-comité réexaminera la question des fonds pour les déplacements de membres du personnel des sénateurs et s'engage à vous en faire rapport à l'automne.
En comptant le déblocage de fonds recommandé aujourd'hui, nous avons affecté un peu plus de 1,6 million de dollars du budget de 1,882 million de dollars, et nous avons reporté à l'automne la décision concernant une somme d'environ 300 000 $.
Même si les dépenses prévues peuvent sembler élevées, il est bien connu que c'est rare que tous les membres participent aux activités, et les greffiers des comités travaillent sans relâche pour s'assurer d'utiliser tous les moyens de réduire le coût des vols et les dépenses non nécessaires. Nous nous attendons donc à récupérer des fonds après les activités, comme c'est normalement le cas.
Compte tenu de cela, votre sous-comité est à l'aise de recommander le déblocage de ces fonds. Hier, lors de la rencontre de votre sous-comité, il a été question de la nécessité de gérer le budget de manière plus précise et plus rigoureuse pour ne pas toujours avoir à attendre de récupérer des fonds. Cela nous permettrait aussi d'avoir une meilleure vue d'ensemble du budget. Bref, nous essaierons d'être plus précis en ce qui concerne les budgets dans l'avenir.
Chers collègues, je serai ravi de répondre à vos questions.
Le président : Aimeriez-vous poser des questions au sénateur Tannas?
Le sénateur Tkachuk : En qui concerne les 10 sénateurs qui se rendront à Pékin et à Shanghai, combien y aura-t-il de membres du personnel qui les accompagneront? Outre les sénateurs, des membres du personnel seront-ils également du voyage?
Le sénateur Tannas : Ce ne sont pas des membres du personnel des sénateurs.
Le sénateur Tkachuk : Combien y aura-t-il de membres du personnel?
Le sénateur Tannas : Il y aura 12 sénateurs et 2 membres du personnel, soit un greffier et un analyste.
Le sénateur Tkachuk : Il y aura donc 12 sénateurs et non 10, n'est-ce pas?
Le sénateur Tannas : Au départ, le budget était pour 12 sénateurs et 2 membres du personnel, ce qui inclut un greffier et un analyste, mais ce budget s'élevait à 301 048 $. Le président et le comité ont depuis examiné leur demande de budget et ont convenu de la faire passer de 301 000 à 260 000 $. Le président du comité a en fait mentionné avoir sondé l'intérêt des membres de son comité.
Le sénateur Tkachuk : Il sait donc ceux qui y iront et ceux qui n'y iront pas.
Le sénateur Tannas : Oui. Exactement.
Le sénateur Tkachuk : Merci.
Le sénateur Wells : Sénateur Tannas, lorsque vous dites que vous essaierez « d'être plus précis en ce qui concerne le budget », vous attendez-vous à ce que les comités demandent les fonds qu'ils s'attendent vraiment à dépenser ou qu'ils assument que ce sera 75 ou 80 p. 100 des sénateurs du comité qui y participeront? Qu'entendez-vous par avoir des budgets plus précis?
Le sénateur Tannas : Les comités incluent dans les budgets qu'ils présentent toutes les dépenses imaginables qui sont poussées à l'extrême. Les dépenses sont exagérées, ce qui signifie que normalement seulement la moitié des fonds sont dépensés. Bref, dans des moments comme ceux-là, nous voyons de plus en plus de comités qui ont des dates précises pour leurs déplacements. À juste titre, il y a une certaine réticence à approuver un montant plus élevé en présumant que des fonds seront récupérés.
Nous n'avons pas d'idées précises, mais il y a de nombreux éléments. Il y a toujours un montant prévu pour les repas, mais les comités ne tiennent jamais compte des indemnités quotidiennes. L'argent est donc toujours prévu en double, et nous devrions faire preuve d'un peu plus de rigueur dans les budgets.
Nous essayerons de trouver des idées. Nous aurons probablement besoin de deux ou trois tentatives pour trouver la bonne combinaison, mais l'objectif est que cela reflète la réalité.
Nous ne voulons pas approuver un budget et apprendre ensuite que nous empêchons des sénateurs de participer à l'activité. Il faut trouver un juste milieu.
Le sénateur Wells : C'est bien. C'est important de faire preuve de rigueur. Merci.
La sénatrice Jaffer : Sénateur Tannas, au sujet du Comité de l'agriculture, le comité vous a dit que seulement 10 sénateurs seront du voyage, mais la politique permet à tous les sénateurs du comité d'y aller, n'est-ce pas? C'est seulement que la présidence du comité connaît les 10 sénateurs qui seront de la partie.
Le sénateur Tannas : C'est exact. Ils ont sondé l'intérêt des membres de leur comité.
La sénatrice Batters : J'ai une petite question au sujet du voyage du Comité de l'énergie dans l'Ouest canadien. Je suis vraiment contente que le comité se rende à Estevan, parce qu'il y a une extraordinaire usine de captage de carbone de calibre mondial. Quand ce voyage aura-t-il lieu? Si c'est possible, j'aimerais y faire un saut si je suis à Regina au même moment.
Le sénateur Tannas : Étant donné que le comité se rendra dans le nord de la Colombie-Britannique, le plan est d'essayer d'avoir terminé d'ici la fin de septembre. Le comité se rendra à Kitimat et doit utiliser l'Aéroport de Terrace. Comme l'hiver arrive plus tôt dans cette région, le comité nous a donc mentionné que son plan était d'y aller à la fin de septembre ou, au plus tard, au début d'octobre.
La sénatrice Batters : Merci.
Le sénateur Manning : J'ai une petite question. Si je me trouve en situation de conflit d'intérêts, je suis certain que quelqu'un me le dira.
En ce qui a trait aux déplacements d'un comité à l'automne — et vous avez reporté à l'automne la décision concernant l'une de ses activités —, nous ne reprendrons pas nos activités avant la fin de septembre.
Au sujet de la planification, je discute avec les greffiers pour faire des réservations, obtenir les meilleurs tarifs pour les vols et les chambres d'hôtel, réserver des salles de réunion pour les audiences publiques et prévoir l'audio, et j'ai de la difficulté à comprendre comment nous pouvons prévoir un voyage qui aura lieu en octobre si vous l'approuvez à la fin de septembre.
Lorsque nous prenons certains des budgets — et j'ai déjà siégé au sous-comité —, il est question de 12 sénateurs qui participeront à deux activités, alors qu'en réalité seulement 6 sénateurs participeront à chaque activité. Nous reportons à l'automne et planifions les dépenses en fonction de 12 sénateurs, alors qu'en réalité ils ne sont que 6. Je crois que cela compromet les plans du comité qui essaie d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix, parce qu'il devra réserver des vols deux semaines avant le départ au lieu de le faire maintenant pour partir en septembre, si vous voyez où j'essaie d'en venir.
Le sénateur Tannas : En effet. Vous soulignez encore une fois que nous nous retrouvons dans cette situation en raison de la surbudgétisation. Nous essayons de respecter le budget, mais nous savons que les montants ne sont pas précis. Nous devons donc mieux gérer cet aspect, et nous nous y engageons.
Le Comité des pêches a prévu de se rendre dans les Maritimes, puis à Terre-Neuve-et-Labrador. La première activité est dans les Maritimes, et nous recommandons aujourd'hui au comité d'approuver les fonds à cet égard.
En nous fondant sur ce que tout le monde nous a dit, il y aura de très nombreux déplacements en septembre, et nous devrions être en mesure de récupérer beaucoup d'argent à la fin du mois.
Lorsque vous reviendrez de votre premier voyage, le cas échéant, je m'attends à ce qu'on ait déjà une bonne indication pour le deuxième. Si cela complique trop les choses pour octobre, je suppose que nous pourrions vous demander de le reporter en novembre.
Le sénateur Manning : J'abonde dans le sens du sénateur Tannas; nous devons en effet trouver une façon de contrôler tout cela. Quant à la planification et aux dépenses de déplacement, une planification adéquate nous permettrait d'économiser considérablement.
Le sénateur Tannas : En effet.
Le président : S'il n'y a pas de questions, sénateur Tannas, êtes-vous prêt à proposer l'adoption du rapport?
Le sénateur Tannas : J'en fais la proposition.
Le président : Avec l'appui du sénateur Munson.
Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D'accord.
Le président : Merci, chers collègues.
Sénateur Tannas, je crois comprendre que nous reportons l'étude du point no 3 à la prochaine réunion?
Le sénateur Tannas : Oui. Il s'agit d'un point qui est à l'ordre du jour depuis quelques semaines, et nous vous demandons de faire preuve de patience pour une autre semaine, s'il vous plaît.
Le président : Très bien.
Le point no 4 est le rapport du Comité permanent des banques, qui a récemment fait un voyage. Pour l'occasion, le comité était accompagné d'une agente des communications.
Sénateur Tkachuk, les membres du comité aimeraient avoir un aperçu des avantages à cet égard et de la façon dont cela a fonctionné.
Le sénateur Tkachuk : Nous avons découvert quelque chose. Je ne suis pas certain qu'il y a eu des avantages immédiats, car ce qui s'est passé, c'est que beaucoup de sénateurs n'ont pu participer au voyage. Au début, nous nous attendions à ce que l'ensemble du comité y participe, et c'est pourquoi nous avons demandé d'être accompagnés d'une agente des communications, mais en fin de compte, seulement trois sénateurs ont participé.
Notre voyage n'a pas été très médiatisé sur le coup, mais je crois que la présence de cette personne pendant le voyage et pendant les audiences nous a été avantageuse à long terme, notamment en ce qui concerne la préparation du plan de communication. Je conseillerais à tous les comités d'embaucher des spécialistes des communications dès le début de leurs études respectives, comme nous l'avons fait, car c'était très utile.
À la fin, j'ai pensé que le plan préparé par ces gens était excellent; je pense que les résultats étaient formidables.
Si c'était à refaire, nous ne demanderions pas à cette personne d'être du voyage, étant donné qu'il s'agissait d'un groupe consultatif sénatorial et non de l'ensemble du comité. Une réunion avec l'ensemble du comité aurait suscité un plus grand intérêt et les besoins auraient été beaucoup plus importants, mais je ne referais pas une telle demande.
La sénatrice Batters : Lorsque j'ai examiné la situation, j'ai constaté qu'il y a eu de nombreuses tentatives pour sensibiliser les médias, mais je crois comprendre que les médias n'étaient pas présents, n'est-ce pas?
Le sénateur Tkachuk : C'est ce que je voulais dire. Le voyage n'a pas fait l'objet de reportages. Nous avons tissé bien des liens, mais nous aurions pu le faire sans qu'elle participe au voyage.
La sénatrice Batters : Selon vous, est-ce parce qu'il s'agissait d'un groupe consultatif et non d'audiences publiques?
Le sénateur Tkachuk : C'est exact; ce n'était pas une réunion publique de l'ensemble du comité.
La sénatrice Batters : Les réactions à votre rapport, cette semaine, ont été extraordinaires. J'ai adoré le titre, au point de le retransmettre sur Twitter : « Les 10 barrières au commerce intérieur les plus absurdes ». C'était excellent.
Le sénateur Tkachuk : Je suggère simplement de demander la participation des gens des communications dès le début de l'étude, si possible. Ils sont toujours très occupés; donc, ils ne peuvent accompagner le comité chaque fois. Je dois dire que Marcy connaissait le sujet aussi bien que quiconque. Il était donc beaucoup plus facile de procéder de cette façon. Nous n'avons pas eu à l'informer au préalable. Elle connaissait très bien le sujet.
Le président : Est-il juste de dire que ce que vous recommandez, c'est que les comités invitent le service des communications à participer d'entrée de jeu? Vous dites que dans ce cas précis, on aurait probablement pu vous appuyer à partir d'Ottawa, c'est bien cela?
Le sénateur Tkachuk : Seulement pour ce voyage.
Le président : Dans les cas où l'ensemble du comité participerait.
Le sénateur Tkachuk : Si l'ensemble du comité avait été du voyage, l'événement aurait été plus médiatisé. Cela aurait suscité un plus grand intérêt.
C'était difficile, parce qu'un seul parti était présent; c'est un autre aspect qui m'a dérangé, en tant que président. Toutefois, comme nous avions convenu de procéder ainsi, tout s'est bien déroulé.
La sénatrice Cordy : Je pense que le sénateur Tkachuk a soulevé un excellent point : on ne devrait pas demander automatiquement la participation d'une personne des communications; il faut tenir compte de l'ordre du jour. Dans votre cas, cela ne s'est pas passé comme vous l'aviez prévu, mais il s'agissait de regarder la situation et de se demander si le temps du comité était utilisé à bon escient.
Dans certains cas, dans le Nord, cela a été spectaculaire. Dans d'autres cas, cela pourrait ne pas fonctionner. Disons cela comme ça.
Le sénateur Tkachuk : Exactement.
La sénatrice Cordy : Il s'agit d'un sujet dont le président, le vice-président et le comité peuvent discuter avant de se présenter au Sous-comité des budgets. Je dirais qu'il arrive que le sous-comité approuve le déplacement des gens des communications, si vous me permettez de parler au nom de mes deux collègues.
Vous devriez avoir un plan de communications, mais est-il nécessaire qu'une personne vous accompagne, ou cette personne peut-elle faire le même travail à partir d'Ottawa?
Cela dit, vous avez soulevé un très bon point.
Je souligne qu'il conviendrait probablement de remercier la Direction des communications, car elle a fait un travail remarquable par rapport au projet de loi C-14. Lorsque je regarde le fil Twitter, je constate que les médias se demandent si la Chambre des communes ne devrait pas tirer parti de l'expérience du Sénat quant à la façon de faire les choses lorsque des projets de loi sont présentés à la Chambre.
Mélisa, pourriez-vous transmettre ce message? Ces gens font toujours un travail extraordinaire.
Le sénateur Tkachuk : Oui. Ils ont fait un excellent travail.
Le sénateur Munson : J'aimerais faire écho à tous ces commentaires. Vous avez parlé de l'établissement de relations. C'est extrêmement important, car cela peut être avantageux plus tard, si vous êtes accompagné d'un agent des communications.
Durant notre étude sur les réfugiés syriens, nous n'avons pas obtenu une couverture importante des médias grands publics de Toronto, mais VICE News, une toute nouvelle chaîne, était présente. Elle présentera ce qu'elle a préparé sous peu — la semaine prochaine, je crois — sur YouTube et sur le site web du Sénat. La chaîne a fait un reportage sur notre mission d'information et nos audiences.
Donc, on n'a pas toujours affaire aux médias traditionnels. D'un autre côté, il y a eu d'importants reportages sur notre étude sur les réfugiés syriens dans les médias traditionnels de Montréal, soit dans les quotidiens La Presse, The Gazette et Le Devoir, ainsi qu'à Radio-Canada. C'était exceptionnel, et cela n'aurait pu se faire sans les gens des communications.
Dans le cadre de nos travaux et de nos déplacements, il y a quelque chose qu'on voit constamment. Le greffier est présent et coordonne les choses, tandis qu'un analyste de la Bibliothèque du Parlement consigne le tout par écrit. Il semble que le greffier se précipite vers la porte chaque fois qu'un membre des médias se présente pour savoir ce qui se passe. Cela empêche le greffier ou la greffière de s'acquitter de ses principales fonctions. Il est vraiment avantageux d'avoir un agent des communications sur place pour coordonner ces choses.
Le sénateur Tkachuk : Les sites web de CBC/Radio-Canada, CTV et Global, notamment, sont au bas de la liste des sources de nouvelles des jeunes, mais vous parvenez à publier quelque chose sur YouTube, FaceTime ou Facebook, c'est une tout autre histoire. C'est là que les jeunes s'informent de l'actualité. Je ne crois pas que ce sont de très bonnes sources, mais c'est là qu'ils vont chercher des informations.
Le sénateur Munson : Eh bien, les nouvelles sont présentées de façon concise et accrocheuse. Ce sont peut-être des choses qui se lisent rapidement.
Le sénateur Tkachuk : En effet; ce n'est pas approfondi.
Le sénateur Munson : Cela prend du temps.
Le président : Nous passons au point no 5, qui porte sur une demande pour de l'espace de bureau supplémentaire pour le Conseil interparlementaire mixte. Nous avons encore une fois le plaisir d'accueillir Colette et Gérald, qui comparaissent souvent au comité.
Colette, la parole est à vous.
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe intérimaire et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Je comparais encore une fois devant vous pour vous parler d'un enjeu lié aux associations parlementaires. Il ne s'agit pas toutefois d'une demande de financement des activités de ces associations, mais plutôt d'une demande d'espace de bureau supplémentaire pour le Secrétariat international de ParlAmericas. Avec votre permission, j'aimerais vous présenter un résumé du document d'information qui vous a été fourni.
Le Secrétariat international de ParlAmericas est établi au Canada depuis 2001; nous lui fournissons des bureaux. Le secrétariat comptait quatre membres, initialement. Son effectif a été augmenté depuis et compte actuellement entre 12 et 15 employés pour appuyer ParlAmericas International. Sans surprise, l'espace de bureau supplémentaire qui lui a été accordé ne suffit plus. Par conséquent, le 4 mai dernier, le président de la section canadienne a présenté cette demande au CIM, au nom de ParlAmericas International. Le CIM a convenu de recommander au Sénat et à la Chambre des communes d'appuyer l'examen de l'entente relative à l'espace de bureau. Cette recommandation se trouve à la page 2 du document d'information.
Essentiellement, les modalités de l'entente initiale demeureraient inchangées. Les frais de l'espace de bureau seraient assumés par Services publics et Approvisionnement Canada. Il pourrait toutefois y avoir des frais supplémentaires pour la connectivité réseau, la reconfiguration et la rénovation et le mobilier supplémentaire. Ces coûts pourraient varier considérablement, selon l'emplacement choisi. Ces coûts pourraient être très bas si on choisit un emplacement ayant déjà une connectivité réseau complète. Dans le cas contraire — comme vous le savez sans doute mieux que moi —, soulignons qu'il n'est pas facile de nos jours de trouver de l'espace de bureau près de la Cité parlementaire.
Dans le document, on présente trois options de financement à cet égard. J'invite les sénateurs à consulter les pages 2 et 3 du document d'information.
Dans le cas de la première option, le Sénat et la Chambre des communes financent, selon la formule habituelle 30- 70, les coûts totaux ponctuels pour l'espace de bureau supplémentaire jusqu'à concurrence de 200 000 $. Dans le cas de l'option 2, le Sénat et la Chambre des communes financent, selon la formule habituelle 30-70, une partie des coûts totaux ponctuels pour la reconfiguration du réseau et l'espace de bureau supplémentaire jusqu'à concurrence de 160 000 $, tandis que le Secrétariat international de ParlAmericas prend en charge les coûts du mobilier et de l'équipement supplémentaires. Enfin, l'option 3 serait la suivante : le Secrétariat international de ParlAmericas assume tous les coûts additionnels pour l'espace de bureau supplémentaire.
Je souligne que le CIM n'était pas prêt à recommander une option parce qu'il ne disposait pas des renseignements exacts d'établissement des coûts au moment où la question a été examinée.
Lors de sa réunion d'hier, le CIM a examiné les trois options et a convenu que le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, et le Bureau de la régie interne de la Chambre des communes étaient mieux placés pour examiner les trois propositions de financement. Par conséquent, le Conseil n'était pas prêt à formuler une recommandation concernant ces options de financement.
J'espère que le document d'information vous fournit une mise en contexte adéquate. Je suis prête à répondre à vos questions.
Le sénateur Downe : Est-il nécessaire que l'espace à bureaux soit à proximité de la Colline du Parlement? Si oui, pourquoi?
Mme Labrecque-Riel : C'est ce qui est convenu depuis la demande initiale, en 2005. Au début, les quatre membres du personnel travaillaient à partir du bureau de la sénatrice Hervieux-Payette. En 2005, une demande pour des bureaux plus adéquats a été présentée, puis approuvée. Le secrétariat a occupé pendant un certain temps des bureaux sur la rue Wellington, près de la Cité parlementaire. En fait, il y est toujours, mais il manque d'espace.
Le sénateur Downe : Pourquoi le secrétariat doit-il avoir ses bureaux à cet endroit? Je comprends qu'il doit être dans la grande région d'Ottawa, mais comme vous l'avez indiqué, à juste titre, plus on se rapproche de la Colline du Parlement, plus les coûts sont élevés. Il s'agit d'un secrétariat international; il ne sert pas seulement la Colline du Parlement. Il pourrait très bien avoir ses bureaux à Kanata.
Mme Labrecque-Riel : En effet. Encore une fois, c'est ce qui a été demandé au début, en 2005. C'était certainement une recommandation. Cela pourrait faire l'objet de négociations entre le Groupe de gestion des installations de la Chambre des communes et le ministère des Travaux publics. Le problème est lié à la distance; cela pourrait être une question de connectivité au réseau, c'est-à-dire si les bureaux seraient à l'intérieur ou à l'extérieur du pare-feu, pour ainsi dire.
Le sénateur Downe : D'accord.
Vous ne pourrez peut-être pas répondre à la question, mais j'aimerais en savoir davantage sur le financement du secrétariat. Je suppose que le Canada en paie une partie. Le Canada assure-t-il la totalité du financement?
Mme Labrecque-Riel : Le Canada est un important partisan de ParlAmericas depuis 2001; en fait, il en est un des principaux acteurs. Les frais d'adhésion annuels que nous payons pour en faire partie sont d'environ 20 000 $.
Quant au Secrétariat international de ParlAmericas, je ne connais pas sa structure financière en détail. Je sais toutefois qu'il reçoit d'autres subventions importantes ainsi que du financement provenant de divers organismes, y compris d'Affaires mondiales Canada.
Le sénateur Downe : Connaissez-vous le pourcentage que représente le financement offert au secrétariat par le Canada? Est-ce 40 p. 100, 90 p. 100?
Mme Labrecque-Riel : Non, je ne le sais pas. Comme je l'ai indiqué, les données financières détaillées ne sont pas fournies à la section canadienne, mais seulement au secrétariat international.
Le sénateur Downe : Le personnel est-il embauché par Affaires mondiales Canada? Quel est le processus de dotation?
Mme Labrecque-Riel : Non. Le personnel et le directeur général sont embauchés par le comité directeur de ParlAmericas international. L'embauche du personnel relève de l'organisme, et les salaires proviennent des frais d'adhésion des pays membres et des subventions obtenues.
Le sénateur Downe : J'ai d'autres questions, mais je suis certain que d'autres veulent en poser aussi, monsieur le président.
La sénatrice Marshall : Le financement de ParlAmericas est puisé à même le budget du CIM, n'est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : Il convient de faire la distinction entre la section canadienne de ParlAmericas et la section internationale. Ce dont nous parlons n'a rien à voir avec la section canadienne de ParlAmericas. L'organisme a simplement accepté de parrainer la demande au nom de ParlAmericas International. C'est simplement que le Canada est l'hôte du secrétariat international, comme le Royaume-Uni est l'hôte de l'APC, et la France, celui du secrétariat international de l'APF.
La sénatrice Marshall : Quant à l'effectif de 15 personnes, c'est le nombre de personnes qui travailleraient dans les bureaux dont il est question, n'est-ce pas?
Mme Labrecque-Riel : Oui, en effet, pour le secrétariat international.
La sénatrice Marshall : D'où viennent les salaires qui leur sont versés?
Mme Labrecque-Riel : Ils proviennent du financement que le secrétariat international est capable d'obtenir des pays membres ainsi que des subventions et contributions qu'il reçoit du Canada et d'autres pays.
La sénatrice Marshall : Quelle est la contribution du Canada?
Mme Labrecque-Riel : La contribution versée par la section canadienne pour être membre de ParlAmericas est de 20 000 $, comme je l'ai indiqué. Je n'ai pas les données sur les autres subventions et contributions. Le comité pourrait toujours s'informer auprès du secrétariat international.
La sénatrice Marshall : Ce que j'essaie de savoir, c'est d'où proviendront les salaires de ces 15 employés. Il me semble que l'organisme qui les paie devrait aussi assumer les frais des bureaux à partir de son enveloppe budgétaire, quel qu'en soit le montant. Voilà pourquoi je pose la question. D'où proviennent les salaires? Cela fait-il partie de l'enveloppe budgétaire globale du CIM?
Mme Labrecque-Riel : Absolument pas. Ça n'a rien à voir avec le financement du CIM. Le Parlement du Canada ne défraie pas les salaires du secrétariat international.
La sénatrice Marshall : Qui paie les salaires de ces 15 employés?
Mme Labrecque-Riel : Ce sont les droits d'adhésion que chaque pays membre verse, en plus des subventions et des contributions que le Secrétariat international de ParlAmericas peut d'obtenir.
La sénatrice Marshall : Pourquoi s'adresse-t-il à nous pour les défrayer? Parce que nous sommes le pays hôte?
Mme Labrecque-Riel : Oui, comme je le disais.
Le président : Colette, si vous me permettez une petite intervention. Nous sommes un pays parmi tant d'autres, et notre droit annuel est de 20 000 $.
De plus, notre Parlement a décidé, il y a plusieurs années, d'accueillir l'organisation au Canada. La coutume veut que la plupart des pays qui accueillent ces associations leur fournissent des locaux.
J'ai toujours compris que c'était entendu, Colette. C'est la raison pour laquelle, en fait, la location de locaux n'est pas comprise dans leur budget annuel de fonctionnement. Les salaires, les frais de bureau, toutes les autres dépenses le sont, je suppose, sauf le montant réel de la location de bureaux.
La sénatrice Marshall : Si nous donnons notre approbation, d'où viendra le financement?
Mme Labrecque-Riel : Comme c'est expliqué dans la note, les coûts réels de la fourniture de locaux sont payés par Travaux publics, tout comme ils le sont pour beaucoup de nos bureaux. Le Parlement n'a simplement qu'à demander à Travaux publics de lui procurer des bureaux. Le financement ne provient donc pas directement du budget du Sénat ou de la Chambre.
Le supplément de coûts, comme je l'ai dit, dépend de l'emplacement, de l'immeuble où on fournira les bureaux. Si les bureaux sont déjà entièrement équipés de la connectivité intégrale de réseau, les coûts seront minimes, des coûts uniques pour assurer une connexion convenable au réseau. Si tout est déjà fourni, il n'y aura pas de coûts.
La sénatrice Marshall : Seulement pour voir rapidement les options : l'option 1, part du Sénat : 30 p. 100. Êtes-vous en train de dire que ces 30 p. 100 ne proviendront pas du budget du Sénat de 100 millions dollars?
Mme Labrecque-Riel : Ils en proviendront. L'option de financement correspond à un coût unique. Les suppléments de coûts de la fourniture des locaux réels ne coûtent rien au Sénat et à la Chambre.
La sénatrice Marshall : Donc, selon l'option 1, le Sénat devra trouver du financement non budgété. L'option 2 exigerait aussi du Sénat qu'il trouve de l'argent non budgété. Mais pas l'option 3?
Mme Labrecque-Riel : Exactement. Aucun coût.
La sénatrice Marshall : Savons-nous où nous trouverons l'argent, si nous autorisons l'option 1 ou l'option 2?
Mme Labrecque-Riel : Rien de précis n'est recommandé relativement au moment et au mécanisme de financement, que ce soit par avance de fonds ou par le Budget principal des dépenses, parce que, actuellement, les négociations avec Travaux publics... comment dire? Elles traînent en longueur. Faute de connaître le moment qui coïncidera avec ces dépenses, nous ne pouvons pas proposer que, même pour la Chambre, elles soient incluses dans les budgets supplémentaires des dépenses ou dans les budgets principaux du prochain exercice. Dès qu'on saura, on pourra proposer la stratégie de financement.
La sénatrice Marshall : Pour l'instant, je penche vers l'option 3. Nous ne serons donc pas obligés de trouver l'argent ailleurs au Sénat du Canada. Mais j'attendrai les questions de mes collègues.
Le président : Colette, il semble que, pour une raison que j'ignore, les discussions avec Travaux publics traînent en longueur, mais je m'interroge sur ces 15 personnes. Où les a-t-on logées? Où se trouvent-elles actuellement?
Mme Labrecque-Riel : J'espérais la présence du sénateur MacDonald, parce que, quand il était au CIM et que la question a été soulevée, il avait visité plusieurs fois les bureaux. Ils sont entassés dans quatre pièces.
Le président : Mais où sont ces bureaux?
Mme Labrecque-Riel : En raison de l'effet domino des rénovations, ils viennent d'emménager, sauf erreur, dans l'immeuble Booth ou dans l'Édifice national de la presse.
Le président : Dans le sous-sol, quelque part? Est-ce que leurs locaux actuels sont convenables? Avons-nous visité l'installation?
Mme Labrecque-Riel : Moi, non. Le sénateur MacDonald l'a fait. Il a dit au CIM que c'était assez bondé.
Le sénateur Tkachuk : Je tiens seulement à dire que ParlAmericas a été financé, jusqu'à très récemment, par une société d'État canadienne, si je ne me trompe, mais, pour le personnel, ce droit de 20 000 $ que nous versons est relativement nouveau.
Jusqu'en 2013 au moins, on ne versait aucun droit à ParlAmericas. Il se finançait autrement. Mais c'est peut-être le montant le moins élevé que nous devons payer collectivement en droits d'adhésion. Si toutes les autres organisations nous réclamaient aussi peu que ParlAmericas, il nous resterait probablement un million pour nos activités parlementaires. Seulement leur fournir des locaux est un petit prix, pour nous, à payer. Je voudrais bien que toutes les autres organisations soient aussi économiques que ce groupe.
Le président : Celui qui parle avec autorité, le sénateur Manning.
Le sénateur Manning : Ça m'étonnerait.
De toute façon, dans votre document, on trouvait des données comparatives sur l'endroit où logent l'APC, dans la Chambre des communes britannique, et l'OSCE, le Secrétariat de l'Assemblée parlementaire, dans le Parlement danois.
Le problème, hier, et le sénateur Munson en parlera lui aussi, est que nous ne disposions pas de renseignements précis sur les coûts. Voilà pourquoi nous avons remis la décision à plus tard. Il est très difficile de se décider quand on ne connaît pas exactement les coûts. Voilà pourquoi nous avons reporté notre décision.
Je suppose que nous cherchons à obtenir le feu vert pour amorcer des discussions avec Travaux publics pour trouver des locaux. Je suis sûr que le ministère se présentera de nouveau dès que la décision sera prise. Peut-être pas. Je me trompe peut-être. Mais pour connaître un coût fixe, ferme, je pencherais vers l'option 3, actuellement, vu que nous ne connaissons pas les coûts.
Nous risquons de ne pas connaître le montant réel de nos dépenses avant le prochain exercice, pour la simple raison que trouver des locaux pour 12 à 15 personnes, comme l'a dit le sénateur Downe, ça peut être assez long. Voilà pourquoi je ne m'en fais pas tellement aujourd'hui pour les coûts, en ma qualité de coprésident du CIM, pour la simple raison que nous n'avons aucune idée, actuellement, de l'emplacement futur des bureaux.
Le sénateur Munson : Comme membre sortant du CIM, qui cède sa place au sénateur Downe — voulez-vous vous charger dès maintenant de ces responsabilités, Percy?
Essentiellement, le sénateur Manning l'a bien expliqué. Nous ne savons rien des coûts. Je crois donc, comme la sénatrice Marshall l'a dit, qu'il est facile ou sensé pour nous, maintenant, de choisir l'option 3. Ça ne nous coûte rien. Pour nous, c'est actuellement le choix raisonnable.
C'est tout. Je ne prononcerai pas une déclaration à long préambule, comme ceux que nous entendons toujours au Sénat.
Le président : Je devine une quatrième option, que nous pouvons proposer, c'est-à-dire demander à Travaux publics de trouver des locaux convenables, de nous dire où ils se trouvent, quels seraient les coûts initiaux, ce qui nous permettrait de prendre une décision éclairée, plutôt que de prendre une décision sur les coûts avant de connaître l'endroit où nous emménagerions. Je pense ça serait logique. C'est ce que je propose, tout simplement.
Le sénateur Tannas : C'est exactement ce à quoi je songeais : si on pouvait nous adresser une demande coïncidant avec notre processus budgétaire pour l'exercice 2017-2018, qui nous informerait précisément sur l'endroit où ils voudraient emménager et qui nous indiquerait les coûts. Il serait bon d'avoir un bref exposé sur cette organisation, sur ses sources de financement, sur la contribution globale du Canada à l'organisation, pour nous donner du contexte. Je ne voudrais pas simplement chasser ces quémandeurs, mais il serait bon d'avoir un échéancier et des renseignements.
Le président : J'ajouterais que peut-être le CIM peut nous donner une idée des engagements pris par le Parlement canadien, pour que nous puissions verser ces renseignements au dossier.
La sénatrice Cordy : C'est ce que j'allais dire aussi. Il est bon, pour le Canada, d'abriter le siège de ParlAmericas. Comme d'autres l'ont dit, on trouve l'APC au Royaume-Uni, le siège de l'OTAN est en Belgique, pour l'Assemblée parlementaire, l'OSCE est au Danemark, la Francophonie est à l'Assemblée nationale française; ce n'est donc pas très inhabituel, mais ce serait un plus pour nous d'avoir ici ParlAmericas.
Mais, comme d'autres l'ont dit, je voudrais posséder plus de renseignements sur les locaux disponibles et les coûts ou, au moins les coûts approximatifs. Je pense que, aujourd'hui, nous pourrions vous demander d'obtenir plus de renseignements pour nous.
Mme Labrecque-Riel : Si j'ai bien compris — et je veux qu'on m'éclaire, parce que nous présentons la même demande ce matin au Bureau de régie interne de la Chambre des communes —, votre comité serait d'accord pour, conformément à la première partie de la recommandation, mandater le groupe chargé de la gestion des installations de la Chambre des communes d'amorcer des négociations avec Travaux publics.
La sénatrice Cordy : Oui.
Mme Labrecque-Riel : Et que, dans la deuxième partie, après l'expression « et que, » dès qu'on possédera des renseignements plus détaillés sur les coûts, si besoin est, qu'il s'adresse aux deux comités de la régie interne pour demander d'autoriser une stratégie de financement.
La sénatrice Cordy : Oui.
Le président : Êtes-vous d'accord, chers collègues, avec la recommandation autorisant Colette à demander à Travaux publics de nous communiquer une recommandation sur le moment, le lieu, le comment, le pourquoi et le combien? Peut-être que le CIM peut, lui aussi, revenir nous donner une idée de ce à quoi il est prêt à s'engager et que, ensuite, nous pourrons prendre une décision en connaissance de cause.
Des voix : D'accord.
Le président : Chers collègues, je vous remercie.
Merci, Colette. Gérald, c'est toujours un plaisir de vous revoir.
Le point 6, chers collègues, concerne un attaché de presse dans le bureau du Président du Sénat. Encore une fois, par suite du rapport de la firme Blueprint et l'examen que nous avons effectué sur les communications, il était assez évident que nous croyions qu'il n'était pas approprié que, pendant les années où le bureau du Président a été le centre névralgique du Sénat, il n'ait pas disposé d'un attaché de presse ou d'un spécialiste des communications sur place pour s'occuper des relations avec les médias, des relations publiques, des messages dirigés vers l'extérieur et ainsi de suite. L'une des recommandations du rapport de la firme était de doter le bureau d'un tel poste. Voilà pourquoi, quand j'ai été Président, nous l'avons créé. La question, maintenant, est de trouver une façon de le budgéter.
À l'origine, nous avons fait émarger le titulaire de ce poste au budget des communications, au cours du dernier exercice ou à peu près. Le Président et moi-même, alors que nous maintenons cette nouvelle plateforme et ce nouveau modèle de communication, nous avons constaté la nécessité de certains ajustements. Nous avons pensé que le mieux, dorénavant, était de faire relever du Président son attaché de presse et de le faire émarger au budget du Président. Essentiellement, nous augmenterions le budget du Président pour pourvoir à cet émargement.
Effectivement, ce que je recommande est le transfert des fonds nécessaires du budget des Communications pour cet exercice, 2016-2017, au bureau du Président, pour assurer la prise en charge de ce poste. Désormais, à partir du budget du prochain exercice, cependant, on affectera ce montant au budget du Président pour ce poste.
Le titulaire est un employé exempté, pas quelqu'un qui travaille pour la Direction des communications. C'est conforme au modèle actuel selon lequel les relations avec les médias passent par le sous-comité des communications, le président et les vice-présidents; le bureau du Président du Sénat intervient par l'entremise de ce sous-comité; et une direction des communications s'occupe de tout le reste de la plateforme que nous avons mise en place.
Chers collègues, avez-vous des questions sur cette recommandation?
La sénatrice Marshall : Il y a quatre recommandations. Je comprends les trois premières, mais la quatrième fait allusion au rétablissement du budget annuel complet approuvé pour la Direction des communications. Est-ce que nous avons subtilisé de l'argent à cette direction?
Le président : Je suppose que ça fait allusion au fait que, actuellement, la Direction des communications défraie le poste, dans le bureau du Président.
La sénatrice Marshall : Ce rétablissement signifie-t-il que les 101 000 $ seront restitués aux Communications?
Le président : J'ignore pourquoi c'est exprimé de cette manière. Je pense que, pour le présent exercice, l'argent est utilisé par le bureau du Président.
La sénatrice Marshall : Et, dans le prochain exercice, le montant ne sera pas remis à sa place?
Le président : Pas dans le présent exercice, mais dans le prochain, oui.
La sénatrice Marshall : Les 101 000 $ iront au bureau du Président et aussi aux Communications?
Le président : Pour le prochain exercice, nous augmentons le budget du Président. Ça dit que nous ne prenons pas l'argent de la Direction des communications, mais que nous conservons ce montant.
La sénatrice Marshall : Ça demeurera...
Une voix : Le poste?
Le président : Pas le poste, le financement. Je suppose que la question est que je ne souhaite pas réduire le budget de la Direction des communications, parce que, particulièrement à partir de l'automne, nous élaborons un plan de communication qui exigera plus de ressources. Je ne souhaite pas que la direction vienne alors me réclamer l'argent que nous lui aurions pris et dont elle a besoin.
La sénatrice Cordy : Monsieur le président, la Direction des communications a embauché du personnel supplémentaire au cours de l'année. Elle était essentiellement à court de personnel. Les effectifs sont inférieurs à ce qu'ils étaient lorsque nous avons entrepris la restructuration, parce que Mélisa et le service ont veillé à bien choisir le genre d'adjoints requis pour des rôles précis. Actuellement, le service manque de personnel et de fonds. Tous les postes devraient avoir été comblés pour 2017-2018.
Le président : Rappelez-vous que, en octobre et en novembre, nous avons en quelque sorte vidé le service pour un temps et que nous le reconstruisons lentement.
La sénatrice Marshall : Au cours du présent exercice, les 101 000 $ proviennent des Communications et vont au bureau du Président. Dans le prochain exercice, les 101 000 $ dont a disposé le bureau du Président au cours du présent exercice seront encore là, plus un montant équivalent budgété pour le prochain exercice. C'est bien ce que vous dites?
Le président : Dans le cadre du Budget principal des dépenses, oui. C'est exactement ça.
Avez-vous d'autres questions, chère collègue?
La sénatrice Marshall : Non, j'ai terminé.
La sénatrice Jaffer : Je tiens seulement à y voir un peu plus clair. Je comprends que le Président ait besoin d'un attaché de presse. Aucun problème. L'une des meilleures choses qui soient arrivées, c'est la défense de notre institution par vous, les sénateurs Housakos, Cordy et Wells, alors que les médias nous dénigraient ou quelque chose de ce genre. Quel type d'appui avez-vous? Je comprends, dans le cas du Président, mais c'est la figure de proue. Je ne vous dirai pas ce qu'il fait, mais je ne tiens pas à perdre les avancées que nous avons faites en nous défendant. Je pense qu'il importe que la direction de notre comité bénéficie elle aussi d'un appui, en raison de son plus grand parti pris, pas dans le sens politique où on pourrait l'entendre, mais d'un parti pris pour la défense de nos droits. Ce que ne fera pas le Président.
Le président : Non, vous avez absolument raison. Ce nouveau modèle de communications que nous avons mis en place est un processus en cours. Il fonctionne très bien.
Je veux également souligner l'excellent travail de la sénatrice Batters et du sénateur Mitchell au sous-comité. Il fait suite à ce que le sénateur Eggleton et le sénateur Dawson ont fait. Ils ont fait un travail d'équipe remarquable au cours des deux dernières années pour en arriver là.
Vous avez tout à fait raison. Dans le modèle que nous avons mis en place, les relations avec les médias sont gérées par le président et la vice-présidente du sous-comité, soit moi et la sénatrice Cordy. Mon bureau a subi beaucoup de pressions car je respecte le budget régulier du Sénat. C'est la pure vérité. C'est quelque chose qu'il faut régler prochainement pour qu'à l'avenir, le président et la vice-présidente du Sous-comité des communications, qui est un groupe de travail formidable, puissent travailler régulièrement pour assurer les relations avec les médias et obtenir du financement supplémentaire. C'est une question que nous devons régler. Je suis heureux que vous l'ayez soulevée. Nous en avons discuté, et nous essayons de trouver la meilleure façon de régler la situation.
La sénatrice Jaffer : Je sais que c'est votre bureau qui s'en occupe, mais j'ai une préoccupation. Le rôle du Président est différent. Le Président est là pour défendre l'institution, et non pas les sénateurs. Je ne parle pas personnellement, sénateur. Par exemple, lorsque le projet de loi C-14 a des répercussions, les leaders de tous les partis prendront évidemment la parole, mais ils parleront probablement au nom de tous les sénateurs. Je n'invente rien. Je ne sais pas ce qui va se passer. Je dis simplement que, par exemple, lorsque les médias rapportaient des faits inexacts, Jacqui de votre bureau a réagi rapidement. Cela m'a beaucoup plus, car personne ne nous a défendus dans le passé. Je ne veux pas que nous perdions cela. Je veux également m'assurer que vous avez le budget requis pour continuer ces démarches. Pour ce qui est du Président, cela va, mais je veux m'assurer que nous recevions des fonds.
Le président : Je comprends votre point de vue. Les relations avec les médias ont été excellentes et je félicite Jacqui Delany, qui a fait un travail remarquable à cet égard. Avec la permission du Comité de la régie interne, c'est une question que nous allons régler. À l'avenir, il va sans dire que le sous-comité doit être un peu mieux financé qu'il l'a été jusqu'à présent.
Comme je l'ai dit, c'est un processus en cours. Nous avons essayé de régler tous les petits problèmes et de mettre en place le modèle qui fonctionne. Jusqu'ici, c'est efficace. Nous continuerons d'apporter des ajustements en conséquence.
Votre argument est tout à fait pertinent. À la prochaine réunion, ou à celle d'après, nous tenterons de régler cette question également.
Y a-t-il d'autres questions, chers collègues?
La sénatrice Cordy : Je veux remercier la sénatrice Jaffer d'avoir soulevé ce point. Nous n'en avons pas discuté auparavant, mais c'est un point très valable qu'elle a soulevé. C'est Jacqui qui s'occupe de 99 p. 100 des communications pour le Comité de régie interne. Soit dit en passant, quand Jacqui s'est risquée à prendre une semaine de vacances, Matthew, un membre du personnel de mon bureau, espérait que Jacqui revienne rapidement et ne soit plus autorisée à prendre de vacances, monsieur le président. Ils ont tous les deux fait un travail exceptionnel. Toutefois, le sénateur Housakos paie pour Jacqui à même son budget et son personnel, dont Jacqui fait partie, car elle semble s'occuper de toutes les communications pour le Comité de régie interne. Bien que nous lui soyons très reconnaissants du travail qu'elle fait, je pense que nous devrions envisager un autre modèle. La personne en charge pourrait être la même, mais nous pourrions utiliser un modèle différent. Vous êtes très généreux, car c'est un membre de votre personnel qui s'en occupe.
Je pense que nous devrions tenir compte des observations que la sénatrice Jaffer a formulées ce matin.
Le président : Revenons au point 6. Quelqu'un peut-il proposer une motion voulant que les fonds requis et le montant calculé au prorata soient transférés du budget des communications de 2016-2017 pour assurer un financement interne pour l'année en cours?
Le sénateur Manning, avec l'appui du sénateur Lang, en fait la proposition. Sommes-nous tous en faveur?
Des voix : D'accord.
Le sénateur Downe : Je m'abstiens. Je suis en conflit d'intérêts car la personne est appuyée par mon bureau.
Le président : Le sénateur Downe s'abstient de voter. C'est noté.
Sur d'autres questions, nous avons reçu une confirmation au sujet du groupe de travail consultatif sur l'examen des politiques et des règles. Nous avons créé ce comité à la dernière réunion, et nous avons du mal à trouver un membre indépendant de ce comité. Je pense que la sénatrice McCoy est actuellement membre de ce comité. On m'a également informé que la sénatrice Bellemare veut y participer en tant que membre d'office, ce qu'elle est en droit de faire. Tous les sénateurs sont invités à prendre part aux réunions de tous les comités.
Sénatrice McCoy, vous m'avez envoyé une lettre concernant la participation de la sénatrice Bellemare en tant que membre d'office. Je veux simplement signaler que dans le Règlement du Sénat, d'après mon interprétation, le concept de « membre d'office » ne s'applique pas aux sous-comités du Sénat. Si quelqu'un a une interprétation différente, il peut m'en informer.
Tous les sénateurs sont les bienvenus à participer à tous les groupes de travail qu'ils veulent, et il n'y aura pas de votes ou de questions qui seront soulevées au sous-comité. Toutes les questions seront renvoyées au Comité de régie interne.
Sénateur Campbell?
Le sénateur Campbell : Je veux seulement mentionner un article de journal intitulé « Senators' complaints delay Parliament Hill renovations [...] ».
La sénatrice Jaffer : J'ai une question sur le concept de « membre d'office ». Je pense qu'on ne respecte pas une grande partie des dispositions du Règlement. Quand je suis arrivée au Sénat, si un membre d'office participait à un comité, il devait en informer les autres membres d'office pour éviter qu'il y ait des surprises.
La sénatrice Tkachuk : Il en informait le leader, les dirigeants de la Chambre. C'est vrai.
La sénatrice Jaffer : Il faut rappeler aux gens qu'un membre d'office siégera au comité, car autrement, il n'y a plus d'équilibre.
La sénatrice Tkachuk : Il faut en informer les autres.
La sénatrice Jaffer : Oui. Les leaders étaient très stricts à cet égard. Je me rappelle que nos leaders n'assistaient pas aux réunions sans en aviser les autres, et je suis certaine que les leaders faisaient preuve de la même courtoisie avec ces membres. Autrement, s'il y a un vote ou une autre situation, on n'a plus le même équilibre.
Je sais que le groupe de travail sur l'examen des politiques et des règles se penchera sur la question. Je crains qu'un certain nombre de dispositions dans le Règlement ne soient pas respectées en ce moment. Certaines règles ne sont peut- être pas utiles, mais il y a une raison pour laquelle des règles existent. Il faut rappeler aux gens la pratique à suivre concernant les membres d'office, à savoir que s'ils décident d'assister à une réunion, ils doivent avoir la courtoisie d'en informer les autres membres.
Le président : Nous en prenons bonne note.
La sénatrice Tkachuk : Je ne pense pas que ce soit une question pour des groupes de dirigeants.
La sénatrice Batters : Sur ce point — on l'a abordé il y a de cela plusieurs réunions —, je me demande si ce processus particulier avait été suivi lorsque la question du budget du bureau du sénateur Harder a été soulevée et qu'il a assisté à cette réunion particulière en tant que membre d'office. Je ne sais pas s'il avait donné un préavis adéquat. Il s'est prononcé sur cette motion.
La sénatrice Jaffer : Je me rappelle que cela me préoccupait. Nous devons faire attention.
Le président : Chers collègues, de temps à autre, nous devons nous rappeler les règles en place. Ce que je vais faire, c'est que je vais discuter avec le Président et le greffier, et nous pouvons peut-être transmettre un avis aux leaders concernant cette question.
Charles Robert, greffier principal du Sénat et greffier des Parlements et dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : L'autre problème, c'est que c'est un groupe. Il n'est pas désigné en tant que sous-comité.
Le président : Je ne parle pas précisément de cette question. Je parle de ce que nous ferons dans le futur.
M. Robert : Pour les membres d'office?
Le président : Certains membres d'office se présentent à des réunions sans avoir eu la courtoisie d'en informer leurs collègues, ce qui est apparemment clairement énoncé dans le Règlement.
Le sénateur Wells : Puisque cette discussion est sur le point de prendre fin, pouvez-vous me dire les membres qui font partie de ce groupe de travail?
Le président : C'est le sénateur Neufeld, le sénateur Plett, la sénatrice Seidman, le sénateur Ngo, la sénatrice McCoy, le sénateur Massicotte et la sénatrice Jaffer.
Le sénateur Wells : Merci.
Le président : Y a-t-il d'autres questions, chers collègues?
Le sénateur Wells : Chers collègues, vous vous souviendrez qu'il y a quelque temps, un groupe de travail a été créé, dont les membres étaient moi, la sénatrice Jaffer et la sénatrice Batters, pour examiner les services que nous recevons des sociétés émettrices de cartes de crédit. Nous avons demandé à Amex de prolonger son contrat de six mois. L'entreprise a refusé et a indiqué qu'elle ne le prolongerait que pour un an seulement, si bien que le contrat a été prolongé jusqu'au 31 mars.
Nous nous étions engagés à remettre notre rapport au comité avant le mois de juin de cette année. Nous poursuivons nos travaux. L'industrie des cartes de crédit est un peu une cible mobile en ce moment, alors je vous demanderais de nous autoriser à présenter notre rapport à l'automne.
Des voix : D'accord.
Le président : C'est accepté.
Le sénateur Wells : Merci, chers collègues.
Le sénateur Campbell : Je veux simplement parler de l'article intitulé « Senators' complaints delay Parliament Hill renovations, possibly adding millions to cost ».
Allons-nous y répondre? C'est un ramassis de faussetés. Je veux dire, ne comprennent-ils pas qu'il y a de la poussière, du bruit et des gens qui essaient de s'acquitter de leur travail ici? Je ne pense pas que c'est un problème avec la fonction publique, si j'ai bien lu l'article. La fonction publique dit que c'est ainsi que les choses fonctionnent.
Nous devrions répondre à cet article, car là encore, nous sommes tous des sénateurs privilégiés qui ralentissent l'embellissement de la Colline. Je pense que nous devrions y répondre. Quelqu'un devrait dire, « Voici la réalité ».
La principale préoccupation, c'est qu'un groupe de maçons retourneront en Italie.
Le président : Le sénateur Tannas peut peut-être nous fournir un peu de contexte car je sais que c'est lui qui a eu la gentillesse de parler au journaliste.
Le sénateur Tannas : Oui. C'est une histoire surprenante. Tout a évidemment commencé avec le représentant syndical des briqueteurs et des maçons. L'article le mentionne souvent. Je comprends ses préoccupations.
Premièrement, ce programme ne coûtera pas plus d'argent. Le programme aurait rénové l'édifice de l'Est de la même façon que nous avons rénové le coin nord-est de l'édifice du Centre, ce qui a créé beaucoup de perturbations. Nous avons dû déménager des sections des bureaux dans l'édifice de l'Est. Les travailleurs auraient eu à travailler les fins de semaine et les soirs à un taux supérieur, et nous aurions déménagé des gens un peu partout pour les tenir loin du bruit et de la poussière. Il y a eu des répercussions négatives lorsqu'ils ont essayé de procéder ainsi lors des travaux de rénovation du coin nord-est de l'édifice du Centre.
J'ai reçu quelques demandes d'entrevue; je n'en ai pas reçues beaucoup. J'espère que la majorité des gens ont compris les motivations.
La sénatrice Manning : La poussière.
La sénatrice McCoy : J'ai une question pour obtenir de l'information sur un autre point. Simplement pour faire valoir votre argument dans votre entrevue, si c'est visible, vous devriez peut-être porter un masque antipoussière et toussoter.
J'ai une question pour obtenir de l'information. Vous m'avez invitée il y a un certain temps à communiquer avec le Sous-comité de la régie interne, et je n'arrive pas à le trouver. Pouvez-vous me dire qui en est le président et qui siègent au Sous-comité de la régie interne?
Le président : Le sénateur Larry Smith est le président. Il y a aussi la sénatrice Batters et le sénateur Campbell, si je ne m'abuse.
Le sénateur Campbell : Oui.
La sénatrice McCoy : Merci, sénateurs Smith, Batters et Campbell.
Le président : Ils se font discrets.
La sénatrice Batters : Je voulais seulement ajouter que je sais que le sénateur Tannas a signalé haut et fort à ce journaliste que ce que le Sénat et ce comité avaient fait, c'était d'économiser 200 millions de dollars en n'utilisant pas la cour de l'édifice de l'Est et en utilisant plutôt le Centre de conférences du gouvernement existant. Malheureusement, ce fait n'a pas été mentionné dans l'article paru en première page, mais j'espère qu'il le sera dans les prochains articles.
Le sénateur Tannas : Oui.
Le sénateur Lang : Je veux donner suite à la question du sénateur Campbell au sénateur Tannas concernant les allégations. Ils parlent de millions de dollars qui s'ajoutent aux coûts des rénovations. Dans quelle mesure cette allégation est-elle légitime? Si c'est faux, que faisons-nous pour la réfuter?
Le sénateur Tannas : Eh bien, je ne suis pas certain. Apparemment, les millions de dollars sont attribuables au fait que nous n'allons pas effectuer les rénovations tout de suite; nous le ferons plus tard. Le Parlement britannique essayait de faire ce qu'il propose de faire avec l'édifice de l'Est, qui consiste à effectuer d'importantes rénovations pendant que des gens travaillaient dans l'édifice. Cela a été catastrophique, et il a indiqué qu'il ne pense pas vouloir répéter la même erreur avec d'autres projets de rénovation.
Les coûts sont élevés. Les gens doivent être déplacés et il faut effectuer les travaux malgré la présence de ces gens sur place. Cela n'arrivera plus si nous adoptons notre nouveau plan modifié, que nous sommes encore en train de mettre au point, qui prévoirait que nous viderions l'édifice au complet et que les rénovations peuvent être effectuées dans cinq ans. Il faut préparer l'un des autres édifices dans la Cité parlementaire pour nous, puis nous déménagerons tous, et les travaux pourront se faire adéquatement et de façon beaucoup plus économique que si nous restons dans l'édifice.
Le sénateur Lang : Si vous le permettez, monsieur le président, je pense qu'il faut faire preuve de bon sens ici. Malgré cette allégation concernant les millions de dollars, vous allez probablement économiser de l'argent de cette façon.
Le sénateur Tannas : Oui.
Le président : Lorsque j'ai lu l'article hier soir, j'ai été étonné de voir à quel point il n'était pas factuel. Mais, vous savez, nous ne pouvons rien y changer. Le sénateur Tannas a exposé les faits, et le journaliste a malheureusement décidé de leur faire prendre une autre tangente.
Ma première réaction hier quand Jacqui et moi avons discuté de l'article a été d'écarter l'article en quelque sorte car il n'a pas suscité beaucoup d'intérêt. Mais si le comité le veut, Jacqui peut réagir. Elle peut s'asseoir avec le sénateur Tannas et le président du comité et exposer notre version des faits, car nous n'avons pas fait connaître notre histoire auparavant. Nous avons une excellente histoire à raconter. Nous sommes extrêmement responsables sur le plan financier en ce qui concerne le Sénat temporaire au Centre de conférences du gouvernement. Il est très regrettable que le journaliste n'a pas vu que nos décisions permettent d'économiser des centaines de millions de dollars aux contribuables. Nous allons réagir à cet article aujourd'hui, et Jacqui communiquera avec le sénateur Tannas pour coordonner le tout.
Le sénateur Downe : Pour faire suite à ce que vous avez dit, c'est l'une de ces occasions, à mon avis, où la réaction n'est pas seulement envers le journaliste, car il a fait un travail épouvantable, mais aussi envers le patron du journaliste. C'est l'une de ces occasions où vous téléphonez pour demander, « Qu'est-ce que c'est que cela? ».
Je pense qu'il est temps de faire savoir que nous ne répliquerons pas aux coups bas dirigés contre le Sénat. Nous avons fait de l'excellent travail, comme nous en avons parlé plus tôt, à bien des niveaux et dans de nombreuses plateformes. J'ai lu cette histoire et j'ai eu la même réaction que vous : c'est incroyable. Nous économisons des centaines de millions de dollars.
Ce journaliste rapporte une histoire mesquine qui s'en prend encore une fois à « ces sénateurs privilégiés », mais la situation est tout autre. Je m'en prendrais plutôt à son supérieur, que ce soit une femme ou un homme, le plus énergiquement possible, et je me plaindrais, je rédigerais une lettre, et cetera. On ne le fait pas souvent, mais dans ce cas-ci, je le ferais. Le but n'est pas de rectifier le tir. C'est pour empêcher que cette personne ou d'autres rédigent d'autres articles de la sorte à l'avenir.
Le président : Vous avez tout à fait raison.
La sénatrice Jaffer : Si vous voulez avoir un exemple, on est en train de réparer le toit de l'édifice Victoria, et mon pauvre personnel doit endurer ce chahut toute la journée. Venez leur parler; ils ont des maux de tête toute la journée. Et il y a eu une fuite qui a détruit mes documents et mes effets personnels, alors ce ne sont pas que des petits coups de marteau ici et là.
J'ai un autre point à soulever. Lorsque je siégeais au Comité de régie interne, j'ai demandé qu'un comité sur la diversité soit créé. La sénatrice Stewart Olsen et le sénateur Marshall ont fait de l'excellent travail et nous avons formulé quelques recommandations. J'aimerais savoir ce qui s'est passé avec ces recommandations, mais pas maintenant; nous pouvons le faire à notre retour.
J'aimerais également que les gens tiennent compte de deux choses. Le Sénat a un excellent programme, Les Amis du Sénat, dans le cadre duquel des jeunes handicapés sont embauchés, principalement par l'administration et par quelques sénateurs et, une fois par semaine, ils viennent travailler à votre bureau. C'est un excellent programme. Il permet à des jeunes qui n'ont aucune autre possibilité d'emploi de travailler dans des bureaux. Depuis que le programme a été créé, une personne vient travailler quelques heures à mon bureau une fois par semaine. Cela requiert un peu de travail, mais cette initiative rallie mon personnel. Tout le monde y gagne, et je sais que d'autres sénateurs ici participent à ce programme également, alors je demanderais respectueusement au Comité de régie interne de l'élargir.
Par ailleurs, lorsque nous avons examiné ce programme de diversité, à l'époque, nous avions discuté de la possibilité d'accueillir deux jeunes Autochtones en tant que stagiaires pendant un an, en permanence. Donc, à notre retour, pouvez-vous nous dire combien cette initiative coûterait et comment nous pourrions la mettre en œuvre?
Le président : La sénatrice Jaffer m'a fait part de cette question en privé il y a quelques jours, et je lui ai promis que le comité de direction examinera cette vieille recommandation et qu'une recommandation sera présentée à notre comité concernant un programme de diversité, tout en tenant compte de certains des éléments qu'elle a soulevés. Si des sénateurs veulent prendre les devants dans ce dossier, je vous encourage à le faire.
La sénatrice Jaffer : Je veux également rappeler aux gens que le Comité des droits de la personne critique le gouvernement fédéral depuis des années parce qu'il dit qu'il y a suffisamment de personnes de couleur qui travaillent dans la fonction publique fédérale. C'est un problème perpétuel, qui repose en partie sur qui nous sommes en tant que Sénat, et j'aimerais que nous allions de l'avant dans ce dossier. Nous avons fait du bon travail, mais n'oublions pas la représentation des Canadiens au Sénat.
Le sénateur Wells : Sénatrice Jaffer, merci de soulever cette question. Là encore, vous et moi en avons parlé l'autre jour. Lorsque vous fournissez de l'information au comité de direction, pourriez-vous inclure ce que le processus comporte, notamment s'il y a une formule de demande?
La sénatrice Jaffer : Je peux certainement le faire.
Le sénateur Lang : Je veux seulement faire écho à ce que la sénatrice Jaffer a dit. Du point de vue de l'édifice du Nord, l'une des préoccupations a trait au Programme des pages du Sénat et de la représentation. L'exigence du bilinguisme est très difficile, surtout pour les jeunes provenant de communautés de plus petite taille, et nous n'avons pas eu un page de ces communautés au Sénat depuis un certain nombre d'années. J'ai fait tout ce que j'ai pu pour que les gens soient au courant du programme, mais c'est difficile.
En fait, au Yukon, nous avons connu un certain succès cette année, mais je pense que c'est un programme où les collectivités des Premières Nations et d'autres collectivités du Nord peuvent être représentées sans nécessairement mettre sur pied un nouveau programme. Si nous étions prêts à peut-être assouplir un certain nombre d'exigences, nous pourrions atteindre cette représentation.
Le président : Chers collègues, s'il n'y a plus de points à discuter, je vais lever la séance. Merci.
(La séance est levée.)