Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 10 - Témoignages du 9 mars 2017
OTTAWA, le jeudi 9 mars 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 35, en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, chers collègues. J'aimerais d'abord vous rappeler qu'à partir d'aujourd'hui, les réunions du comité de la régie interne seront télévisées. Je suis heureux de voir que tous les membres ont revêtu leurs plus beaux habits, à l'exception du sénateur Dawson, bien entendu, qui est toujours en rébellion.
Chers collègues, passons tout de suite au premier point à l'ordre du jour, soit l'adoption du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 2 mars 2017.
Avez-vous des questions? Quelqu'un veut proposer l'approbation du procès-verbal?
Le sénateur Campbell : Je propose l'adoption du procès-verbal.
Le président : Le sénateur Campbell propose l'adoption du procès-verbal. Plaît-il aux sénateurs d'adopter le procès- verbal?
Des voix : D'accord.
Le président : Le procès-verbal est adopté.
Le deuxième point vise le dixième rapport du Sous-comité des budgets. Sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : Oui, monsieur le président, merci beaucoup.
Nous avons une petite demande relative à la recommandation, par le comité, d'octroyer 10 500 $ supplémentaires en vue des réunions auxquelles participeront les membres du comité directeur du Comité des affaires étrangères et du commerce international au Mexique. Ces réunions ont trait à une étude réalisée par le comité directeur. Les membres feront une présentation et discuteront avec les parlementaires mexicains. Comme on a élargi la portée du comité directeur, on souhaite qu'un membre supplémentaire participe à la réunion. Voilà pourquoi on demande un montant supplémentaire.
La sénatrice Marshall : Sénateur Tannas, pouvez-vous nous faire un bref compte rendu à cet égard? Je sais que nous respectons tout à fait le budget, mais j'aimerais que vous nous rafraîchissiez la mémoire, rapidement.
Le sénateur Tannas : Je n'ai pas de compte rendu, mais je sais que des centaines de milliers de dollars resteront inutilisés d'ici la fin de l'année. Je ferai une mise à jour à la prochaine réunion.
La sénatrice Marshall : D'accord. Nous pourrions peut-être le demander à notre DPF lorsqu'elle préparera ses états trimestriels. Elle pourrait nous fournir une mise à jour.
Le sénateur Tannas : Bien sûr.
La sénatrice Marshall : Très bien. Merci.
Le sénateur Tannas : J'en fais la proposition.
Le président : Chers collègues, le sénateur Tannas en fait la proposition. Êtes-vous d'accord?
Des voix : D'accord.
Le président : La demande est acceptée.
Nous passons maintenant au point 3, chers collègues. La semaine dernière, nous avons entendu l'appel de notre décision relative aux frais juridiques de la sénatrice Carstairs. Nous avions décidé de prendre une semaine pour réfléchir à la question, et de prendre une décision cette semaine. Êtes-vous prêt à débattre de la question ou êtes-vous d'accord avec la décision qui a été prise?
La sénatrice Lankin : Je n'ai pas de réponse directe à cette question. Lorsque nous nous sommes réunis la semaine dernière, j'ai dit que la question était très opaque pour ceux d'entre nous qui sont nouveaux au Sénat et que j'aimerais beaucoup entendre les personnes qui étaient déjà en poste nous en parler et répondre à certaines questions.
J'ai parlé à certaines personnes et je crois qu'il y a un malaise. Je comprends qu'il s'agit d'une question complexe, mais je me pose des questions fondamentales et je ne sais pas si on peut y répondre facilement. J'ai examiné les témoignages et je comprends, du moins d'après ce qui est présenté — et je n'ai rien trouvé dans les documents qui puisse réfuter cela — qu'il y a eu, comme pour d'autres, une mauvaise interprétation relative à la résidence primaire.
La décision d'accepter l'offre relative au processus de médiation et d'arbitrage avec le juge Binnie représentait un défi, puisqu'en acceptant l'offre, on accepte le résultat du processus. Je comprends cette composante du processus d'arbitrage exécutoire dans une certaine mesure, mais selon les structures, des dispositions permettent parfois de faire appel de la décision. Parfois, c'est impossible.
La sénatrice a donc dû prendre une décision. Je ne sais pas qui a décidé qu'il en serait ainsi : le Sénat, le comité de la régie interne, le juge Binnie? Je ne sais pas comment ce critère a été imposé; je réfléchis donc à la question.
J'ai également entendu dire qu'une fois le processus terminé, le Sénat pouvait entamer des poursuites contre la sénatrice. J'étais là lorsqu'on a décidé de suivre les conseils des experts et de ne pas prendre d'autres mesures, à la lumière d'une analyse coûts-avantages.
La décision semble avoir été prise après un très long délai, et il semble qu'une grande partie des frais juridiques soit attribuable à ce délai. J'essaie de comprendre si une quelconque décision qu'on a pu prendre au cours de cette période — nous n'étudions qu'un seul cas — a placé la sénatrice dans une telle situation et je ne sais pas — et les conseillers juridiques pourraient peut-être nous guider — ce qui se passe devant les tribunaux. Je sais que selon certaines autres formes d'arbitrage et de droit administratif, les coûts sont prévus dans certains cas. Le manque de renseignements précis m'embête.
Ce qui m'embête aussi, c'est que j'ai entendu de nombreuses personnes — et j'ai posé des questions — dire que nous ne voulions pas nous retrouver à nouveau dans une situation où nous devions trancher la question en fonction des faits. Le vérificateur a fait son travail, le juge Binnie a fait son travail et nous avons jugé qu'il était inapproprié de nous mêler de cela. Je comprends tout à fait comment on a pu prendre une telle décision.
Nombre d'entre nous ont dû faire un choix, et nous avons décidé d'aller devant le juge Binnie ou de rembourser les frais simplement pour en finir. Je ne veux pas être critique. Je crois que diverses personnes ont subi diverses pressions. En lisant les décisions du tribunal, et étant donné l'intérêt du public à l'égard de cet enjeu, il ne fait aucun doute que toutes les décisions ont entraîné d'importantes conséquences politiques. Je comprends cela. C'est très concret.
Nos collègues ont peut-être subi diverses pressions. Lorsque je regarde la situation, j'en viens à la conclusion que je n'ai pas toutes les connaissances. D'après mes quelques connaissances, et si je me fie à certains principes comme celui de l'équité, il semble y avoir eu une injustice; il faut tenter de corriger la situation.
Monsieur le président, comme je l'ai dit la semaine dernière, je n'ai pas les réponses à ces questions pour le moment. Je ne sais pas comment vous voulez que nous gérions la discussion. Je crois qu'il s'agit d'une importante question de principe, mais je comprends que ce soit difficile pour vous qui faites face à cette situation depuis longtemps. Voilà mon dilemme en tant que nouvelle sénatrice.
Le président : Je vais tenter de répondre au plus grand nombre de questions possible. D'entrée de jeu, il est très important de dire — et je crois que nous devons tous en être conscients — que le comité de la régie interne ne doit pas prendre l'habitude de se prononcer sur des décisions passées, parce que je crois que ces décisions sont prises selon le contexte du moment et qu'il faut en tenir compte.
L'élément le plus important à nous rappeler est l'un des plus sévères reproches qui nous ont été adressés à titre d'organisme administratif. Sur le plan constitutionnel, nous savons évidemment tous que nous sommes un organisme autonome, à l'instar de tout parlement dans une démocratie. Les conflits ayant trait à des questions administratives sont traditionnellement renvoyés au comité de direction au nom du Comité de la régie interne, et il est possible d'interjeter appel des décisions devant le Comité de la régie interne. En dernier recours, il est aussi possible d'interjeter appel des décisions du Comité de la régie interne devant le Sénat.
En raison des pressions à l'époque, nous avons décidé qu'il était important que les sénateurs ne se prononcent pas sur les problèmes ou les conflits administratifs des sénateurs avec l'Administration du Sénat, et je crois qu'aucun d'entre nous ne regrette cette décision.
Cette décision a grandement été prise en raison des suites du rapport du vérificateur général. Je crois que c'était une sage décision, lorsque nous l'avons prise à l'époque. Cette décision nous a bien entendu menés à aller maintenant un peu plus loin en proposant dans les semaines suivantes au Comité de la régie interne la mise sur pied d'un organisme de surveillance. Nous avons décidé, par conséquent, de créer le processus d'arbitrage indépendant avec le juge Binnie que nous avons mis en place en grande partie pour régler cette question et servir d'assises en vue de démontrer que cette institution est plus responsable et plus transparente que toute autre et que nous faisons preuve du plus de transparence possible.
Nous avons tous pris la décision à l'époque que le comité ne se prononcerait pas sur les conflits administratifs des sénateurs ayant trait à des questions financières. C'était la décision que nous avons prise. C'était une bonne décision deux ans et demi après le processus.
En ce qui a trait aux injustices, il y en a eu beaucoup, parce que nous n'avons malheureusement pas balisé le travail du vérificateur général. Il avait les coudées franches. Nous étions d'accord à ce sujet à l'époque, et il serait déplacé de rouvrir ce débat après les faits. Il y a eu une tonne d'injustices, parce que les questions juridiques, civiles et administratives se sont entremêlées dans le processus, étant donné que nous n'avions pas établi ces paramètres.
Par conséquent, des sénateurs s'inquiétaient des conséquences juridiques et criminelles; d'autres, des questions civiles; certains, des questions administratives. Cependant, tout cela a fini par s'entremêler. Vous avez raison. Un certain nombre de sénateurs ont choisi de se présenter devant le juge Binnie, et d'autres ont choisi de rembourser les sommes demandées. N'empêche que la GRC a été saisie de tous les dossiers, parce qu'elle a pris la décision d'examiner les 30 cas, même si nous n'avions renvoyé à la GRC que neuf dossiers en donnant suite à la recommandation du vérificateur général.
Nous avons essayé à l'époque d'être transparents et de rendre des comptes à la population canadienne. Nous sentions que nous avions l'obligation de le faire. Nous avons essayé de mettre en place un système pour être le plus juste possible envers tous les sénateurs. Certains sénateurs ont décidé de se prévaloir du processus Binnie; d'autres ont choisi de ne pas le faire. Des sénateurs ont décidé d'adopter d'autres approches. Divers sénateurs ont pris cette décision à l'époque. Comme je l'ai dit, il y a eu beaucoup d'injustices.
À l'époque, j'étais Président du Sénat et président du comité, et je ne pouvais pas plaider ma cause devant l'arbitre en raison des pressions publiques. J'ai tout simplement remboursé les 8 300 $ sans avoir droit à une audience juste. Je me permets de dire que c'était injuste. Toutefois, j'ai pris cette décision à l'époque en pensant que c'était dans l'intérêt supérieur de l'institution de le faire à titre de président du Comité de la régie interne. Était-ce juste? Nous pouvons en débattre toute la journée, mais cela n'y changera pas grand-chose maintenant.
Michel, je ne sais pas si vous voulez ajouter quelque chose à cela, mais je doute que ce soit une réponse satisfaisante à toutes les questions, parce que nous subissions de fortes pressions venant d'un peu partout, comme je l'ai déjà dit, et nous avons traité de la question de la meilleure façon possible à l'époque, à notre avis. Nous l'avons fait dans l'intérêt de l'institution et de la population et non des sénateurs. Les décisions que nous avons prises à l'époque se fondaient essentiellement sur ce principe.
La sénatrice Lankin : Je vous remercie énormément de votre réponse, monsieur le président. Dans mon intervention, j'ai posé trois questions précises, et j'aimerais, si vous me le permettez, les rappeler brièvement au légiste. Si vous pouviez essayer d'y répondre, je vous en serais reconnaissante.
Ma première question portait sur le principe général de l'adjudication des dépens. Je n'utilise peut-être pas la bonne expression; nous ne sommes pas un tribunal après tout. Pouvez-vous nous éclairer un peu sur cet aspect?
Deuxièmement, en ce qui concerne les restrictions imposées aux sénateurs qui ont choisi de participer au processus Binnie, d'où cette décision et cette directive provenaient-elles?
Ma troisième question porte sur la période de temps où planaient au-dessus de la tête de cette sénatrice et peut-être d'autres sénateurs la possibilité de venir récupérer des sommes et la menace d'une poursuite. Pourquoi ce processus a-t- il duré aussi longtemps, ce qui peut avoir causé du tort à cette sénatrice en raison des coûts additionnels qui en ont découlé?
Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal, Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Merci, sénatrice. En ce qui a trait à l'adjudication des dépens, c'est semblable à ce que nous voyons souvent dans les procédures judiciaires. Le comité de direction a établi, conformément à la politique du Sénat sur l'aide juridique et l'indemnisation, un principe pour l'aide juridique offerte dans le cas du processus d'arbitrage aux anciens sénateurs qui se sont prévalus du processus d'arbitrage.
L'adjudication des dépens ou le remboursement des frais juridiques serait effectué après que le juge Binnie ait rendu sa décision dans leur cas, et l'adjudication des dépens serait essentiellement calculée au prorata. Par exemple, si un sénateur devait 10 000 $ selon le vérificateur général et que le juge Binnie réduit ce montant à 5 000 $, nous utiliserions ce pourcentage pour le calcul jusqu'à concurrence de 25 000 $. Pour ce qui est du processus d'arbitrage et du processus que le comité a mis en place, voilà ce qui avait été décidé par le comité de direction du Comité de la régie interne, et ce, conformément à la politique.
Évidemment, si les anciens sénateurs avaient fait l'objet de poursuites civiles, par exemple, les tribunaux auraient pu utiliser tous les pouvoirs qui leur sont conférés pour adjuger des dépens en fonction du résultat.
J'espère que cela répond à votre question sur les dépens.
En ce qui concerne les restrictions ou les limites liées à l'appel de la décision du juge Binnie, le processus de règlement des différends a été adopté par le comité. Ce processus a en fait été adopté et débattu avant le dépôt du rapport.
C'était évidemment en prévision du rapport du vérificateur général, et c'était considéré comme un modèle qui pourrait s'appliquer dans le cas non seulement du rapport du vérificateur général, mais aussi dans d'autres circonstances de même nature. C'est donc plus général en vue de pouvoir utiliser un tel processus à l'avenir lorsque des différends surviennent concernant des questions financières, par exemple. Le Comité de la régie interne l'a adopté et a aussi décidé que le juge doit rendre des comptes au comité. Cependant, en ce qui concerne le rapport du vérificateur général, le comité en a discuté, et le consensus était d'accepter comme définitive la décision du vérificateur général, parce qu'autrement le comité reviendrait sur la question et se prononcerait à cet égard.
En ce qui a trait au temps que notre avocate a pris, si nous regardons l'information publique contenue dans le rapport, vous êtes à même de comprendre que le vérificateur général ne fournissait pas d'explication concernant les sommes dues par un sénateur.
L'analyse du vérificateur général ou la manière dont il est arrivé à ces sommes n'était pas clairement expliquée, pour le dire ainsi. C'était un montant total. Ce n'était pas précis. Il était difficile de déterminer si nous avions des arguments juridiques valables. Nous cherchions à répondre aux questions suivantes : « Pouvons-nous récupérer ces sommes? L'analyse du vérificateur général est-elle défendable devant un tribunal? »
Bref, la raison pour laquelle le processus a pris du temps, c'est que nous avons essentiellement commencé par passer en revue les dossiers que nous avions en notre possession, soit les dossiers du Sénat et les dossiers de l'Administration, mais nous n'arrivions pas à comprendre comment le vérificateur général en était arrivé à ces sommes. Nous avons donc demandé au vérificateur général de nous communiquer ses documents. Il nous a fallu du temps pour obtenir les documents du vérificateur général concernant les sénateurs qui devaient encore des sommes.
Nous avons reçu ces documents, mais il y avait une quantité considérable de boîtes, comme l'avocate externe l'a confirmé. L'examen de tous ces documents et l'évaluation connexe expliquent pourquoi le processus a pris du temps.
La sénatrice Lankin : Merci beaucoup.
M. Patrice : Merci.
Le président : Chers collègues, y a-t-il d'autres questions?
Voulez-vous proposer une motion pour infirmer la décision? Le comité est-il à l'aise avec la décision que nous avons prise à l'époque et continuera-t-il de respecter ces décisions?
Le sénateur Tkachuk : Je crois que nous sommes à l'aise avec la décision que nous avons prise.
Le président : Je vous remercie, chers collègues.
Le point 4 à l'ordre du jour concerne le quatrième rapport du Sous-comité des dépenses du Sénat. Allez-y, sénateur Wells.
Le sénateur Wells : Merci, monsieur le président. Merci, chers collègues.
D'entrée de jeu, j'aimerais remercier la sénatrice Jaffer d'avoir saisi le comité CIBA de la question qui a été renvoyée au sous-comité. Je tiens également à souligner que la sénatrice Jaffer était la vice-présidente du sous-comité. Les autres membres du sous-comité étaient les sénateurs Campbell, Tannas et Tkachuk. J'en étais le président, et Dan Charbonneau en était le greffier. Je remercie tous les membres du sous-comité et M. Charbonneau de leur travail.
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son quatrième rapport.
Le 2 février 2017, votre sous-comité s'est vu confier le mandat par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration d'étudier la question des frais de subsistance lors des déplacements à Ottawa, notamment les pratiques actuelles et les modèles de remplacement envisageables qui tiennent compte de l'équité, de la justice et d'une utilisation responsable des ressources.
Au cours de ses délibérations, le sous-comité a souligné que les sénateurs doivent posséder une résidence dans leur province ou leur territoire d'origine, une exigence constitutionnelle à laquelle ne sont pas assujettis les députés. Les sénateurs engagent des frais de subsistance pour s'acquitter de leurs fonctions pendant qu'ils sont à Ottawa.
Le modèle actuel repose sur le remboursement de ces dépenses jusqu'à concurrence de 24 000 $ par année sur présentation des pièces justificatives.
Votre sous-comité a établi que les sénateurs logent dans des hôtels commerciaux, des logements locatifs ou des hébergements privés dans la région de la capitale nationale, la RCN. Le coût de l'hébergement dans les hôtels et les logements locatifs est remboursé par le Sénat sur présentation des reçus. Les sénateurs qui logent en hébergement privé dans la RCN peuvent réclamer 30,92 $ par jour en frais généraux pour chaque jour d'occupation. Tous les sénateurs, qui sont dans la RCN en déplacement, peuvent réclamer une indemnité journalière pour les repas et les frais accessoires, conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
Trois modèles ont été envisagés par le sous-comité.
En premier lieu, il y avait le modèle actuel, soit le maintien du remboursement des dépenses jusqu'à concurrence de 24 000 $.
Chers collègues, en deuxième lieu, il y avait le modèle d'indemnités journalières pour frais de subsistance. Essentiellement, pour chaque jour que vous passeriez dans la région de la capitale nationale à vous acquitter de votre travail à titre de sénateur, un montant vous serait versé pour vous rembourser vos dépenses.
Chers collègues, en troisième lieu, il y avait le modèle d'indemnités trimestrielles.
Après avoir étudié chaque modèle, le sous-comité recommande le maintien du modèle actuel de remboursement des dépenses.
Dans le cadre de son examen, le sous-comité a discuté de l'iniquité entre les sénateurs qui possèdent une propriété et ceux qui louent un hébergement ou qui logent dans des hôtels commerciaux. Il a été établi que le montant actuel est insuffisant pour couvrir les dépenses générales par comparaison à celui versé aux sénateurs qui louent un hébergement. Le sous-comité a conclu que cette iniquité doit être corrigée.
Le montant quotidien alloué aux sénateurs qui sont propriétaires a été instauré lorsque l'indemnité de dépenses non imposable a été combinée au salaire des sénateurs en 2001. Le sous-comité a examiné comment avait été établi le montant initial, fixé à 20 $ par jour. Soit dit en passant, chers collègues, le montant maximal annuel était à l'époque de 12 000 $. Le montant était de 20 $ par jour, et nous avons constaté qu'aucune analyse n'avait été effectuée sur le coût de l'hébergement privé. Chers collègues, nous n'avons donc pas pu trouver l'origine de ce 20 $ par jour. Nous ne savions pas comment cette indemnité avait été établie. Nous ne connaissions pas la formule qui avait été utilisée. Nous en avons discuté de manière générale, mais nous n'avions rien à cet effet dans notre recherche de documents.
Votre sous-comité a examiné l'allocation quotidienne pour l'hébergement privé appliquée par le Conseil du Trésor, qui rembourse 50 $ par jour aux fonctionnaires fédéraux qui ont recours à un hébergement privé non commercial plutôt qu'à une chambre d'hôtel pendant leurs déplacements. Cette indemnité journalière est versée pour la durée du déplacement.
Or, les sénateurs retournent à leur résidence dans leur province ou leur territoire lorsqu'ils ne sont pas à Ottawa; le tarif du Conseil du Trésor n'est pas applicable puisque le déplacement dans la RCN n'est pas continu. Ce tarif peut cependant servir de guide utile, et il a été utile pour nous guider dans nos délibérations.
Afin d'assurer une application équitable de la politique pour les trois types de dépenses d'hébergement, voici ce que recommande le sous-comité.
Nous recommandons que le tarif journalier applicable aux sénateurs qui ont recours à un logement privé dans la région de la capitale nationale soit porté à 40 $ et qu'il augmente annuellement au 1er avril en fonction du taux annuel d'inflation. Chers collègues, le changement ici est qu'une disposition n'avait jamais été adoptée pour l'augmenter en fonction du taux annuel d'inflation. Autrement, un montant serait établi, puis il serait fixe durant quelques années jusqu'à ce que nous réalisions que nous devrions l'augmenter. Une hausse serait ensuite proposée, puis approuvée, et le cycle reprendrait de plus belle. Bref, nous recommandons fortement dans le rapport du sous-comité que l'augmentation se fasse en fonction du taux annuel d'inflation.
Le sous-comité recommande également, comme je l'ai mentionné, que le montant de 24 000 $ augmente au 1er avril en fonction du taux annuel d'inflation.
Nous vous soumettons respectueusement notre rapport, chers collègues.
J'aimerais faire quelques autres commentaires avant de répondre à vos questions. En 2001, comme je l'ai mentionné, le montant total pour l'hébergement dans la région de la capitale nationale était de 12 000 $, et le montant maximal par nuit était de 20 $. Si cette recommandation est acceptée, l'indemnité la moins élevée pour les sénateurs qui louent actuellement un hébergement sera tout de même plus élevée que le montant alloué aux sénateurs qui sont propriétaires dans la RCN. Je vous rappelle que l'an dernier, en raison de l'augmentation des coûts d'hébergement dans les hôtels que nous constatons généralement chaque année, le montant maximal que peuvent réclamer les sénateurs qui logent dans des hôtels est passé de 200 à 250 $. Cette recommandation suit l'évolution du marché.
C'est tout, chers collègues. Je me ferai un plaisir de répondre aux questions. Un dernier point, à titre d'information : parmi les sénateurs qui siègent actuellement, 25 sont locataires, 20 sont propriétaires, 48 restent dans des hôtels et 7 vivent dans la région de la capitale nationale. Je serai heureux de répondre à vos questions.
La sénatrice Marshall : Je veux m'assurer d'avoir bien compris. Cela aura des conséquences pour les sénateurs qui sont propriétaires, n'est-ce pas?
Le sénateur Wells : C'est exact.
La sénatrice Marshall : À l'heure actuelle, pour le calcul du taux, ils réclament 30 $ fois 365 jours de l'année; est-ce exact?
Le sénateur Wells : C'est cela.
La sénatrice Marshall : Le taux passera à 40 $. Pour ceux qui sont locataires et ceux qui restent à l'hôtel, cela n'aura aucun impact.
Le sénateur Wells : En effet. À ce sujet, chers collègues, pour ceux qui louent une résidence, il n'y a pas de plafond sur leur loyer mensuel, mais il y en a un sur le montant annuel. Si quelqu'un veut rester dans un endroit qui coûte 5 000 $ par mois, il n'y a pas de restriction là-dessus, mais la personne atteindra assez rapidement la limite de 24 000 $.
La sénatrice Marshall : À quand remonte la dernière modification? Vous dites que le taux actuel est de 30,92 $, mais c'est ainsi depuis combien d'années?
Le sénateur Wells : Depuis, je crois, six ans.
Pascale Legault, dirigeante principale des Finances, Direction des finances et de l'approvisionnement, Sénat du Canada : Vous voulez savoir quand nous avons fait passer le plafond à 24 000 $? Quel chiffre cherchez-vous à connaître?
La sénatrice Marshall : Quelle est la dernière fois que nous avons augmenté la limite?
Mme Legault : Nous l'avons augmentée en 2015. Le plafond est passé de 22 000 $ à 24 000 $.
La sénatrice Marshall : Qu'en est-il du montant de 30,92 $?
Mme Legault : Le montant quotidien? Cela augmente en fonction de l'inflation. Nous suivons la Chambre. Il s'agit d'une très faible hausse chaque année.
La sénatrice Marshall : Au moment d'évaluer les répercussions financières, nous examinons le nombre de personnes qui sont propriétaires et nous tenons compte de l'augmentation?
Mme Legault : Oui.
Le sénateur Wells : Un autre point, chers collègues, c'est que depuis 2001, lorsque ce modèle est entré en vigueur — donc, depuis 16 ans —, le montant annuel a été majoré à cinq reprises. Nous proposons maintenant que ce montant soit indexé au taux annuel d'inflation.
La sénatrice Marshall : Nous venons d'achever un exercice — je crois que c'est le bon mot à employer — au sujet de la nouvelle politique sur la gestion de bureau des sénateurs. Je pense que nous devrons l'examiner au cours des prochaines semaines. Ne pourrait-on pas étudier cette question dans le cadre de cette politique? Je n'ai rien contre la proposition, mais ne s'inscrirait-elle pas là-dedans? D'accord. Merci.
Le sénateur Munson : Je m'interroge au sujet du montant de 250 $ la nuitée.
Le sénateur Wells : Oui, sénateur, c'est le montant pour les séjours à l'hôtel.
Le sénateur Munson : C'est donc 250 $ par nuitée dans un hôtel ici.
Le sénateur Wells : Dans la région de la capitale nationale.
Le sénateur Munson : Pourquoi est-ce 200 $ quand on voyage?
Le sénateur Wells : Il n'y a aucune restriction lorsque vous vous trouvez à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
Le sénateur Munson : Oui, il y en a. Il s'agit d'un plafond de 200 $ plus taxes.
Le président : Sénateur Munson, c'est là une directive, mais cela varie d'une ville à l'autre. Si vous êtes à Toronto, par exemple, je ne pense pas que la Direction des finances s'attende à ce que vous y trouviez une chambre d'hôtel à 199 $, par exemple. Cela dépend du voyage et de l'endroit.
Le sénateur Munson : C'est une directive. Je n'ai donc pas besoin de rester à un motel Super 8 tout le temps.
Le président : À ce qu'il paraît, vous êtes en devenu un membre de prestige.
Le sénateur Munson : Ce qu'on veut, c'est économiser l'argent des contribuables.
La sénatrice Batters : Quelques petites précisions : tout d'abord, j'aimerais revenir à la question de la sénatrice Marshall sur la façon dont cette modification aurait une incidence sur les loyers. Voici comment : la hausse annuelle de 24 000 $ est indexée au taux annuel de l'inflation. Donc, le montant annuel qu'on peut réclamer augmente aussi.
La sénatrice Marshall : J'ai toujours pensé que c'était le coût de location; par exemple, si vous louez un appartement à 1 800 $ par mois, le Sénat vous remboursera jusqu'à 24 000 $.
Le sénateur Tannas : C'est exact.
La sénatrice Batters : Je dis cela parce que la limite maximale qu'on pouvait réclamer auparavant était établie à 24 000 $; pour reprendre l'exemple donné par le sénateur Wells, même si on payait un loyer élevé, on ne pouvait pas réclamer plus que le montant maximal. Or, maintenant, on sera en mesure de réclamer 24 000 $, plus le taux d'inflation de l'année en cours.
Mme Legault : Oui.
La sénatrice Marshall : En ce qui concerne la question du sénateur Munson à propos des frais d'hôtel à l'extérieur de la région de la capitale nationale, je ne suis pas sûre s'il s'agit d'une directive, mais la limite a été haussée tout récemment, en même temps que le maximum de 250 $ pour la région de la capitale nationale.
La sénatrice Lankin : Je remercie le sous-comité du travail qu'il a accompli. Les recommandations à l'étude ne me posent aucun problème. J'avais déjà soulevé une question au sujet de l'allocation de subsistance. Je me demande si le comité s'est penché là-dessus. Sinon, ce sera peut-être pour une autre fois.
Le maximum annuel de 24 000 $, qui, d'après ce que je vois, augmentera en fonction de l'inflation, comprend les frais d'hôtel ou de location et les indemnités journalières pour frais de subsistance. Il y a quelque chose que j'ai remarqué très vite, parce qu'un autre sénateur et moi étions en train de prendre des décisions relatives au logement, ayant été nommés ici en même temps; il fallait décider où rester, mais nous nous trouvions dans des situations différentes. C'est le cas pour tous les sénateurs. Ceux qui doivent voyager pour être ici le lundi, en raison de la durée du trajet, et qui doivent partir un vendredi, au lieu d'un jeudi, compte tenu du temps de déplacement, ou en raison d'un comité — par exemple, pour assister à la réunion de lundi du comité de la défense —, finissent avoir des indemnités journalières et, le cas échéant, des frais d'hôtel plus élevés. Ce n'est pas nécessairement par choix, mais à cause d'un concours de circonstances.
Vous êtes-vous interrogé sur la nécessité d'enlever les indemnités journalières du montant maximal réservé aux frais de location ou d'hôtel — peu importe le montant maximal établi, qui serait alors réduit — afin d'aider à rendre la situation un peu plus équitable? J'ai moi-même examiné la question et j'en suis arrivée à une conclusion, mais je reconnais qu'il s'agit d'une situation inéquitable pour les sénateurs qui doivent faire de longs trajets ou qui doivent assister à une séance de comité les lundis.
Le sénateur Wells : C'est une bonne question. Bien entendu, cela ne faisait pas partie de notre ordre de renvoi, alors nous ne nous sommes pas penchés là-dessus. En règle générale, le montant de 24 000 $ comprend les indemnités journalières, car on doit bien manger et avoir un endroit où dormir. Disons qu'on cherche un appartement d'une chambre à coucher au centre-ville d'Ottawa; je pense qu'on aurait du mal à trouver quelque chose de moins de 1 400 $ par mois. Lorsqu'on multiple ce montant par 12 mois, on obtient 16 800 $, qu'il faut ensuite soustraire du montant de 24 000 $. On aurait donc droit à des indemnités de 7 200 $. S'il y a 100 jours, il est difficile de dire à combien s'élèveraient les dépenses parce que les gens ont des goûts alimentaires et des préférences de logement qui varient — par exemple, certaines personnes ne voudraient pas vivre au centre-ville d'Ottawa —, mais nous devrions tenir compte de notre montant en fonction d'un logement d'une chambre à coucher près de notre lieu de travail, au lieu d'un logement de trois chambres à coucher loin de notre lieu de travail. Bref, nous n'avons pas envisagé de séparer ces coûts.
Curieusement, comme je l'ai dit tout à l'heure — et nous avons demandé à Pascale de faire une recherche pour savoir comment les sénateurs en étaient arrivés au montant initial de 20 $, puis de 22 $ et 25 $ —, notre plus grande source d'information a été le sénateur Tkachuk, qui était là à l'époque.
Le sénateur Tkachuk : J'y suis toujours.
Le sénateur Wells : Je tiens donc à exprimer ma gratitude au sénateur Tkachuk pour avoir fourni tous ces renseignements aux fins du compte rendu dans le cadre des travaux de notre sous-comité. Nous avons eu droit à une discussion intéressante, alors je vous en remercie.
Le sénateur Tkachuk : Aussi, pour les gens de l'extérieur de Toronto, du Québec et de l'Ontario, nous sommes tous ici les lundis. Nous venons tous ici les lundis; donc, d'une manière ou d'une autre, nous nous en sortons.
La sénatrice Marshall : Je voudrais ajouter, à titre de précision, que dans le cas des sénateurs qui doivent venir à Ottawa un dimanche, il arrive parfois qu'ils manquent d'argent, si bien qu'ils doivent assumer eux-mêmes les coûts. Je tenais à le souligner. Il y a donc des sénateurs qui se trouvent dans une telle situation.
Le sénateur Tkachuk : Nous avons tous déjà vécu cela.
Le sénateur Wells : En effet, oui. Un dernier point. Le fait que nous essayons de prendre une décision maintenant sur l'augmentation annuelle en fonction du taux annuel d'inflation ne devrait pas nous empêcher, à un moment donné dans l'avenir — advenant un éventuel rajustement dans le marché du logement, des frais d'hôtel ou quelque chose de ce genre —, d'examiner également les chiffres entiers, plutôt que le pourcentage fondé sur le taux annuel d'inflation.
Le président : Chers collègues, s'il n'y a plus de questions à ce sujet, je vais mettre aux voix la motion du sénateur Wells?
Des voix : D'accord.
Le président : Tous ceux qui sont pour? Adopté.
Passons maintenant au point 5, qui porte sur le quatrième rapport du sous-comité de la vérification, soit le rapport financier trimestriel. Sénateur Smith?
Le sénateur Smith : Merci, monsieur le président. Je suis heureux de déposer le rapport financier trimestriel pour le troisième trimestre de 2016-2017. À la suite d'un examen détaillé effectué le 7 mars, le sous-comité de la vérification est maintenant prêt à en recommander l'approbation.
[Français]
Je vous rappelle que ce rapport est préparé sur une base trimestrielle. Il est produit par la direction et ne fait pas l'objet d'une vérification. Il a pour objet de fournir en temps opportun de l'information pertinente sur l'utilisation des autorisations obtenues par l'intermédiaire du Budget principal des dépenses.
[Traduction]
Le montant des autorisations pour 2016-2017 s'élève à 90,1 millions de dollars. Les dépenses réelles pour le troisième trimestre représentent 20,9 millions de dollars. Dans l'ensemble, d'après les coûts réels à ce jour et la meilleure information disponible, nous devrions dépenser 85,2 millions de dollars en 2016-2017. Par conséquent, nous prévoyons un excédent global de 4,9 millions de dollars.
Voici les principaux composants de cet excédent : tout d'abord, un excédent de 1,9 million de dollars provenant des dépenses pour le traitement, les déplacements et les télécommunications des sénateurs; ensuite, un excédent de 0,08 million de dollars provenant des budgets des comités; enfin, un excédent de 2,1 millions de dollars provenant du budget d'administration. L'excédent est principalement attribuable aux nominations tardives de nouveaux sénateurs, aux départs imprévus et aux retards dans la dotation. Les dépenses réelles pour le troisième trimestre se chiffrent à 20,9 millions de dollars, ce qui représente une hausse de 3 millions de dollars par rapport au même trimestre de l'exercice précédent.
Cette hausse est surtout attribuable à l'augmentation du nombre moyen de sénateurs, qui est passé de 83 à 95 durant les trimestres respectifs, et au fait que le Sénat n'a pas siégé jusqu'en décembre 2015 en raison de la dissolution.
[Français]
À la page 8 du rapport se trouve une analyse des équivalents temps plein (ETP). L'Administration du Sénat applique un modèle fondé sur les ETP dans sa gestion des ressources humaines et dans la production de rapports sur l'effectif nécessaire pour appuyer les sénateurs.
[Traduction]
Le total des ETP approuvés pour 2016-2017 est d'environ 360, et le Sénat prévoit en employer environ 348. L'excédent des ETP s'explique surtout par des départs imprévus et des retards dans la dotation.
[Français]
Conformément à la pratique établie, le rapport dresse la liste des principaux risques et des incertitudes qui pourraient avoir des répercussions financières. Entre autres éléments, nous suivons les dossiers suivants : modernisation du Sénat, organisme de surveillance, mise en œuvre de la politique, sécurité et continuité des opérations, et système d'information institutionnel.
[Traduction]
Enfin, le rapport fait état des 20 nominations effectuées entre le 10 novembre et le 6 décembre 2016, car elles ont toutes eu lieu durant le troisième trimestre.
Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions et, si je n'ai pas les réponses, le personnel des finances est là pour nous aider.
Le président : Y a-t-il des questions, chers collègues?
La sénatrice Marshall : J'ai deux questions. À la page 12 de 26, lorsqu'on parle des comités du Sénat et du montant de 2,7 millions de dollars alloué aux affaires internationales et interparlementaires, c'est indépendant des 2,4 millions de dollars, n'est-ce pas? C'est un poste distinct?
Le sénateur Smith : Oui.
La sénatrice Marshall : Ma deuxième question porte sur l'organisme de surveillance. Vous y avez fait allusion plus tôt ce matin, monsieur le président. Pourriez-vous nous donner une idée du délai envisagé?
Le président : Le sénateur Smith pourra en parler.
Le sénateur Smith : Je pourrais peut-être apporter quelques précisions. À ce stade-ci, nous avons entamé des délibérations avec divers groupes. Il faut vraiment régler une question d'ordre stratégique, et nous devons obtenir une réponse de la part de chacun des groupes. Le défi consiste parfois à mobiliser les gens pour qu'ils prennent le temps d'examiner la question, mais nous envisageons de déposer un rapport final, assorti de recommandations, probablement au cours des 30 prochains jours.
Bien entendu, une partie de la question portera sur les coûts. Nous les avons examinés en collaboration avec le personnel des finances, et nous étudions certains paramètres de base pour assurer l'efficacité optimale d'un tel comité. Au bout du compte, tout dépendra de la façon dont le comité est constitué de membres internes et externes.
Le président : Si je peux me permettre d'ajouter un point, chers collègues — et je crois que le sénateur Smith en conviendra —, la prochaine étape est de présenter ces propositions aux caucus respectifs en vue d'une consultation plus poussée. En raison de la nature délicate de ce dossier et puisqu'il s'agit d'une démarche sans précédent, qui vise à créer un organisme de surveillance indépendant au sein d'une législature parlementaire, il s'agit d'une question de première importance qui touche au cœur même des valeurs démocratiques fondamentales sur lesquelles repose notre assemblée législative.
Alors, je crois que le sous-comité a fait un excellent travail. Ces propositions seront présentées aux caucus pléniers. Lorsque viendra le temps, à moins qu'il n'y ait une unanimité absolue au sein de notre comité, je suppose que cette question pourrait également être débattue par l'ensemble du Sénat puisqu'elle est si fondamentale pour la Constitution et le fonctionnement de notre institution.
Le sénateur Smith : Si je puis me le permettre, monsieur le président, je voudrais demander votre appui pour la convocation des réunions, parce que nous devons faire preuve de discipline pour pouvoir les organiser. Cela exige du travail de la part des chefs de groupe, car ils doivent amener les gens de leur groupe à participer, mais il s'agit d'une question vraiment importante. Je n'essaie pas de faire la leçon à qui que ce soit, mais nous ne nous voulons pas nous trouver dans une situation où des gens se mettent à se plaindre après coup en disant qu'ils n'ont pas été inclus dans le processus décisionnel. Comme la plupart des leaders sont ici présents, je compte sur votre collaboration et votre appui à cet égard.
Le sénateur Tkachuk : A-t-on essentiellement exclu les services de sécurité du dernier trimestre? En a-t-on tenu compte en 2016-2017?
Le sénateur Smith : C'est une excellente question. Pascale, est-ce bien le cas?
Le sénateur Tkachuk : La question est donc réglée?
Mme Legault : Oui.
Le sénateur Tkachuk : Ces dépenses se trouvent dans l'autre budget. Par conséquent, le budget dont nous sommes saisis et qui nous mènera jusqu'en mars 2017 ne prévoit pas de coûts liés aux services de sécurité?
Mme Legault : C'est exact.
Le sénateur Smith : Notre budget ne comprend que les coûts liés au groupe consultatif de soutien. Combien de personnes y siègent au juste?
Le sénateur Tkachuk : Qu'est-ce que ce groupe consultatif?
Mme Legault : Le groupe que dirige Mike McDonald est celui de la sécurité institutionnelle. Combien êtes-vous dans votre équipe?
Mike McDonald, directeur, Direction de la sécurité institutionnelle, Sénat du Canada : Nous sommes environ 20.
Mme Legault : Il y a encore 20 personnes qui travaillent sous l'égide de la Direction de la sécurité institutionnelle du Sénat.
Le sénateur Smith : Lorsque les changements ont été faits, monsieur le sénateur, il était clair que les services de protection allaient être complètement déplacés, mais qu'un petit groupe allait rester — je ne dirais pas qu'il s'agissait de groupe de réflexion, mais bien d'un groupe axé davantage sur les stratégies et en mesure de donner des conseils spécialisés pour...
Le président : Michel peut intervenir.
Le sénateur Tkachuk : Ça n'est pas nécessaire. Je ne savais pas que c'était un groupe de cette taille. Je ne pensais pas qu'ils étaient 20, étant donné que nous n'en avions que 100 auparavant.
M. Patrice : Tout ce qui concerne la protection de la sécurité matérielle a été supprimé du Sénat, et tous les fonds affectés à cela également. Le groupe qui reste s'occupe essentiellement du stationnement, de l'accès et des cartes d'identité, de la sécurité des renseignements et de la continuité opérationnelle. Nous ne nous occupons plus de la sécurité matérielle.
Le sénateur Tannas : Je me posais une question. Si nous allons terminer l'exercice 2016-2017 avec un surplus, je présume que nous pourrions affecter une partie de ce surplus à l'exercice suivant — ce qui ne s'est jamais fait ou qui s'est rarement fait. En tant que président du Sous-comité des budgets des comités, je crois que l'année 2017-2018 va être très occupée, et s'il y a un moment où nous devrions utiliser ou penser à utiliser ce mécanisme, c'est bien maintenant. Je lance l'idée à l'intention de ceux qui sont au-dessus de moi et qui prennent ces décisions; c'est une possibilité qui devrait être envisagée avant qu'il ne soit trop tard. En fait, il est peut-être déjà trop tard. Je ne sais pas. Vous me dites qu'il est trop tard? D'accord.
La sénatrice Marshall : C'est quelque chose que le Sous-comité de la vérification pourrait examiner.
Le sénateur Tannas : Merci.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J'ai une question de clarification concernant l'organisme de surveillance. Le sénateur Smith nous a expliqué que le sous-comité est en train d'élaborer une proposition qui sera soumise aux responsables des différents caucus avant que le comité en soit saisi. Est-ce exact?
Le sénateur Smith : Oui.
La sénatrice Dupuis : Parfait, merci.
Le sénateur Smith : Je m'excuse pour le délai.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, y a-t-il d'autres questions?
Mme Legault : Il y avait une question sur le budget du comité. Est-ce que nous voulons en parler maintenant?
Le président : Bien sûr.
Mme Legault : On m'a demandé de fournir certaines informations. En date du 6 février — c'est une question que la sénatrice Marshall avait posée —, le budget des comités pour l'exercice en cours est de 2 382 000 $. À ce jour, tous ces fonds ont été débloqués. De ces fonds, nous avons récupéré un montant non utilisé de 394 000 $. Les dépenses réelles en date du 6 février sont de 1,1 million de dollars, ce qui comprend les dépenses pour les témoins.
Le président : Merci. Distingués collègues, sommes-nous tous d'accord...
Le sénateur Smith : Puis-je ajouter quelque chose? Je participais à ce comité avant que le sénateur Tannas en hérite. Je crois que ce qu'il cherche à souligner — et c'est quelque chose que nous devrions examiner sérieusement —, c'est qu'avec l'arrivée de nouveaux sénateurs et avec l'importance désormais accordée au travail du comité, 48 à 53 p. 100 des dépenses réelles du budget sont habituellement affectées aux déplacements. Or, il s'agit de savoir si ces proportions vont changer. Nous avons deux options. Nous pouvons être proactifs et faire quelque chose, ou nous pouvons être en mode réaction. Je crois que nous devons avoir une petite discussion sur les mesures que nous allons prendre, plutôt que de commencer à y penser tout à coup en milieu d'exercice, le jour où nous réaliserons que nous nous déplaçons plus que ce que nous avions prévu. Souvenez-nous, nous avons retranché cela de nos dépenses habituelles aux alentours de 2012 parce qu'à l'époque, le gouvernement voulait centraliser les dépenses et s'assurer que nous gérions nos budgets aussi rigoureusement que possible. Or, il y a eu un virage. En gros, il s'agit maintenant de gérer nos budgets de façon appropriée tout en étant conscients qu'il pourrait y avoir certains changements. C'est tout.
Le président : Eh bien, sénateur Smith, n'oubliez pas que le gouvernement a ses directives sur les dépenses de l'État, mais que c'est le Sénat qui contrôle ses propres dépenses. Il appartient donc au comité de déterminer à quel point il veut être responsable ou irresponsable sur le plan financier.
Le sénateur Smith : Absolument, j'attendais cette réponse.
Le président : Alors, distingués membres du comité, êtes-vous tous en faveur de la motion proposée par le sénateur Smith?
Des voix : D'accord.
Le président : La motion est adoptée. Merci.
Le sénateur Munson : Monsieur le président?
Le président : Est-ce que c'est à propos de cela?
Le sénateur Munson : Non.
Le président : Est-ce à propos d'une autre question?
Le sénateur Munson : Il y a le point « Autres affaires » à l'ordre du jour.
Le président : Oui, c'est exact.
Le sénateur Munson : Si mes collègues me le permettent, j'aimerais simplement dire quelque chose sur l'ancienne sénatrice Sharon Carstairs, et que cela soit consigné dans le compte rendu.
Le président : Les collègues sont...
Le sénateur Munson : J'aimerais seulement dire quelques mots parce que tout est allé tellement vite.
Le président : Sénateur Munson, nous vous écoutons.
Le sénateur Munson : Tout est allé tellement vite; je veux simplement dire quelques mots.
Le président : Sénateur...
Le sénateur Munson : Je ne veux pas parler des décisions. Je veux dire quelques mots au sujet de Sharon Carstairs.
Des voix : Ça, c'était la semaine dernière.
Le sénateur Munson : Je n'étais pas là la semaine dernière.
Le président : Je crois, sénateur Munson, que le comité n'a aucune envie de revenir là-dessus.
Le sénateur Munson : C'est bien dommage.
Le président : Distingués collègues, nous allons poursuivre la séance à huis clos. Il nous reste à aborder la question de la sécurité et, si je ne m'abuse, la question des ressources humaines. Sénateur Tannas, nous souhaitons discuter de cela. Alors, pour ces deux questions, la sécurité et les ressources humaines, nous allons passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)