Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 13 - Témoignages du 15 juin 2018
OTTAWA, le jeudi 15 juin 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 3, conformément à l'article 12-7(1) du Règlement, pour examiner des questions financières et administratives, et pour préparer des amendements au Règlement administratif du Sénat afin de permettre à tous les groupes (caucus) de sénateurs d’obtenir des fonds pour la création d’un secrétariat et la réalisation de projets de recherche, peu importe si le caucus est fondé sur une affiliation politique ou non.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, bonjour. Je tiens à souligner que nous avons quelques remplaçants aujourd’hui. Le sénateur Dawson remplace le sénateur Munson. Le sénateur White, qui a connu une journée difficile hier, et donc, nous le remercions d’être ici, remplace la sénatrice Marshall. La sénatrice Ataullahjan remplace le sénateur Plett et, bien entendu, nous accueillons un invité qui n’en est pas à sa première présence au comité, le sénateur Joyal, qui participera aux échanges dans le cadre d’un des points figurant plus loin à l’ordre du jour.
Bonjour à tous. Commençons tout de suite avec le premier point à l’ordre du jour, soit l’adoption du procès-verbal du 8 juin 2017, volet public. Des questions ou commentaires? La sénatrice Jaffer propose une motion d’adoption du procès-verbal. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée. Passons au deuxième point à l’ordre du jour, la mise à jour du Sous-comité de la vérification, qui nous mènera évidemment au troisième point. Sénateur Smith, vous avez la parole.
Le sénateur Smith : Merci beaucoup, monsieur le président.
Honorables sénateurs, en tant que président du Sous-comité de la vérification, je suis heureux de faire le point sur les activités du sous-comité. Je suis accompagné de deux de nos représentantes, Brigitte et Tamara, qui vous présenteront la partie relative au patrimoine.
[Français]
Merci de votre présence aujourd’hui.
[Traduction]
Le sous-comité a rencontré récemment le vérificateur externe pour discuter du rapport sur la planification de la vérification pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017, notamment la portée et la date de la vérification des états financiers.
[Français]
Au cours de l’exercice 2016-2017, les activités du Sénat sont demeurées relativement stables et le changement le plus important a été la migration du système de paie vers Phénix. En raison des problèmes liés à Phénix qui sont fortement médiatisés, le vérificateur externe est tenu de procéder à des contrôles de validation supplémentaires des sommes versées aux employés par le Sénat afin d’assurer l’intégralité et l’exactitude de la masse salariale.
[Traduction]
En d’autres mots, le système Phénix a connu de sérieuses ratées et certains de nos employés en ont subi les conséquences, dont une jeune femme au sein de mon équipe, une diplômée de l’Université d’Ottawa. Le service des RH a fait du très bon travail, mais cette jeune femme a dû vivre trois mois sans salaire. Elle était gênée de demander de l’aide, ce que je trouve plutôt incroyable. Toutefois, grâce au leadership de Luc, le service des RH a fait du bon travail pour corriger la situation. Multipliez ce genre de cas par plusieurs centaines, et la situation pourrait être problématique.
De manière similaire, dans le contexte des Comptes publics du gouvernement du Canada, le Bureau du vérificateur général du Canada est à mettre en place plusieurs procédures importantes relatives aux charges salariales traitées par le système Phénix au cours de l’exercice 2016-2017.
Le sous-comité a demandé à ce que notre propre vérificateur externe appuie le BVG dans ses efforts liés à l’examen des paiements en effectuant une vérification d’un échantillon d’employés du Sénat. La société KPMG a convenu d’effectuer les vérifications nécessaires et de faire rapport sur ses conclusions à la direction et au BVG.
En ce qui a trait à des travaux de vérification supplémentaires, étant donné le passage du Système de comptabilité Legacy à l’application Unit4 Business World ERP, en vigueur depuis le 1er avril 2017, le sous-comité a approuvé la vérification de ce transfert vers la nouvelle application de rapports financiers et des contrôles généraux informatiques connexes.
[Français]
Enfin, on se souviendra qu’en octobre 2016, durant les entretiens avec le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, à la conclusion de l’audit des états financiers de 2016, les sénateurs avaient souhaité que KPMG effectue des procédures d’audits supplémentaires pour vérifier l’existence, l’exactitude et l’exhaustivité des biens patrimoniaux enregistrés dans le système PastPerfect et déclarés dans les états financiers, et que la firme procède à l’audit des procédures, des processus et des pratiques de contrôle interne qui soutiennent la gestion de la collection.
Le sous-comité a examiné la proposition de KPMG relative à l’audit de la collection des biens patrimoniaux du Sénat en date du 31 mars 2017 et a sollicité des commentaires auprès de la direction.
[Traduction]
Les plus importants biens patrimoniaux sont situés à l’édifice du Centre et servent chaque jour. Au déménagement temporaire du Sénat, en 2018, les biens patrimoniaux de l’édifice du Centre seront déplacés ou entreposés.
Soit dit en passant, un groupe d’entre nous est allé visiter l’édifice, l’autre jour. Si vous n’y étiez pas, je vous encourage à prendre part à la prochaine visite. Le projet avance à une vitesse incroyable. Le projet est vraiment en train de prendre forme.
La gestion de la collection des biens patrimoniaux du Sénat est assurée par le Programme de gestion des biens du patrimoine au sein de la Direction des biens et des services. Une stratégie pour le déménagement des biens patrimoniaux de l’édifice du Centre a déjà été approuvée par le sous-comité sénatorial de la VPLT, et la planification détaillée a débuté. Le programme a dressé l’inventaire dans le logiciel PastPerfect de gestion des collections, en y notant certains détails, comme la description, l’emplacement, l’état, la valeur patrimoniale et d’autres mesures.
Après avoir pris connaissance des commentaires de la direction et de KPMG, le sous-comité est convaincu qu’une vérification de la collection des biens patrimoniaux ne constitue pas une dépense utile pour le moment; cette vérification sera reconsidérée une fois le déménagement temporaire au CCG terminé.
[Français]
Cela dit, compte tenu du grand intérêt porté à la collection des biens patrimoniaux par les sénateurs, le sous-comité a demandé à des responsables du Programme de gestion des biens du patrimoine de comparaître ce matin afin de nous donner un aperçu de la collection et du programme et pour répondre aux questions des sénateurs.
Avec la permission du président, j’inviterais maintenant Brigitte Desjardins et sa collègue, Tamara Dolan.
Brigitte Desjardins, directrice, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Merci, sénateur Smith. Bonjour, monsieur le président, honorables sénateurs.
[Traduction]
Merci de nous permettre, à Tamara et moi, de vous donner un aperçu du programme patrimonial du Sénat. Les dernières années ont été occupées pour mon équipe et je suis très fière de cette initiative et de tout ce que nous avons accompli à ce jour en ce qui a trait à la gestion de nos trésors canadiens.
Sans plus tarder, je vais laisser Tamara vous faire notre présentation, puisque c’est elle qui est coordonnatrice de projet aux Services du patrimoine et de la conservation. Je l’appelle aussi notre conservatrice.
Tamara, c’est à vous.
Tamara Dolan, coordonnatrice de projet, Services du patrimoine et de la conservation, Sénat du Canada : Merci et bonjour.
La présentation d’aujourd’hui s’intitule « Aperçu du Programme du patrimoine du Sénat ». Vous pourrez suivre en même temps. J’aimerais vous donner un aperçu de la gestion de la collection patrimoniale du Sénat, vous parler de ce qu’il adviendra de la collection dans le cadre de la VPLT et vous présenter nos plans futurs.
Regardons la première diapositive où l’on retrouve un tableau chronologique.
Avant 2012, le Sénat ne disposait d’aucun programme officiel de gestion de la collection patrimoniale, les meubles et œuvres d’art historiques étant gérés au même titre que les biens réguliers. Vers la fin de 2012, Travaux publics a défini le déménagement sécuritaire des œuvres d’art et artefacts de l’édifice du Centre comme étant l’un des projets habilitants de la vision et du plan à long terme, VPLT, afin que l’édifice puisse être fermé à temps et que les travaux puissent être complétés selon le calendrier établi.
Après avoir été informés de cela par Travaux publics, nous avons réalisé que nous n’avions pas toutes les informations nécessaires concernant la collection patrimoniale pour assurer une gestion prudente de celle-ci et planifier sa relocalisation pendant la VPLT. Nous avons donc mis sur pied un projet visant à recueillir toute cette information et à l’enregistrer dans la base de données de qualité muséale PastPerfect afin de pouvoir établir nos plans pour le déplacement de la collection.
Parmi les informations recherchées, il y avait l’état des objets, leur historique et leurs dimensions.
Pour l’heure, nous nous concentrons sur la VPLT et préparons la collection pour son déménagement de l’édifice du Centre vers des endroits temporaires, comme les salles d’entreposage du Centre de conférences du gouvernement. Une fois le déménagement terminé, nous changerons notre approche pour nous concentrer davantage sur les exigences programmatiques quotidiennes afin que la collection puisse connaître du succès et que le Sénat dispose des ressources et fonds nécessaires pour assurer la gestion de cette collection de trésors canadiens.
La prochaine page présente les différents groupes de la collection selon leur emplacement. Nous avons des objets dans les salles de musée de l’édifice de l’Est, en entreposage, dans les bureaux des sénateurs, les salles de comités et dans la salle du Sénat.
Bien que les objets représentés par les sections verte, mauve et bleu pâle du diagramme à secteur — les bureaux des sénateurs, les couloirs et les espaces publics — semblent composer une petite partie du diagramme, ce sont eux qui demandent le plus de ressources, car ils sont les plus fréquemment déplacés et demandent donc le plus d’attention.
Il faut souligner que la collection patrimoniale du Sénat n’a fait l’objet d’aucune évaluation au prix du marché. Ces objets sont considérés comme faisant partie du patrimoine matériel du Canada et de notre identité nationale. Si un objet est perdu ou endommagé, il peut être recréé, mais il est impossible de recréer le lien historique avec le pays. En raison de cet élément intangible qu’est l’importance des objets, il serait difficile de procéder à une évaluation de la valeur monétaire des objets, non seulement ceux que l’on retrouve au Sénat, mais aussi ceux que l’on retrouve dans les musées en général. De plus, l’évaluation de la valeur des objets s’appuie sur le montant que l’on pourrait en obtenir à l’encan. Ce montant fluctue avec les années et ne constitue pas une représentation fidèle de l’importance des objets pour le Sénat et le Canada.
La collection se trouve dans la Cité parlementaire et dans un entrepôt situé au 45, boulevard Sacré-Cœur, juste de l’autre côté de la rivière, à Gatineau. Les plus importants des biens patrimoniaux se trouvent dans l’édifice du Centre et il est prévu de les déménager au Centre de conférences du gouvernement en même temps que le Sénat, à l’été 2018.
La majorité des objets qui se trouvent dans l’édifice de l’Est sont entreposés dans des salles de musée. Ces salles ont été créées par Travaux publics dans les années 1980 pour permettre à la bibliothèque d’y rassembler des touristes et éduquer le public. Bien que certains objets aient une importance historique remontant à l’époque où ces salles ont été créées, bon nombre ont été achetés dans les années 1980 chez des antiquaires de différentes régions afin de recréer l’ambiance. Bien qu’ils aient été utiles pour meubler les salles, ces objets n’ont aucun lien avec le Sénat ou le Parlement et certains ont été fabriqués à l’époque par des gens de métier.
Donc, nous considérons ces salles un peu différemment, car ce sont des salles de rassemblement et de mobilisation.
La prochaine diapositive porte sur les risques. Nous cherchons toujours des façons de protéger la collection patrimoniale du Sénat et de réduire les risques de dommages. La collection, notamment les meubles historiques, a été conçue pour être utilisée par les sénateurs et nous voulons assurer le maintien de cette pratique, car l’utilisation de ces objets crée un lien historique avec le pays. Toutefois, leur utilisation augmente les risques de dommages. Nous devons donc trouver un équilibre entre l’utilisation des objets de la collection et leur protection.
Les objets que l’on retrouve dans les bureaux, dans la salle du Sénat, dans les salles des comités et ailleurs sur le circuit des visites publiques sont les plus à risque de subir des dommages. Nous comprenons ces risques. C’est pourquoi nous tentons de mettre en œuvre des procédures de conservation précises afin de protéger ces objets. Par exemple, pendant le congé d’été, nous embauchons des charpentiers spécialisés dans les biens patrimoniaux pour refaire la surface des bureaux de la salle du Sénat, car nous savons que ces bureaux sont utilisés fréquemment tout au long de l’année.
De plus, nous travaillons avec les architectes du Centre de conférences du gouvernement afin d’intégrer les œuvres d’art au CCG dans le cadre d’une approche plus proactive visant à exposer ces œuvres d’art plutôt que d’attendre la fin des travaux de rénovation en espérant réduire les risques associés à l’exposition de ces œuvres. Nous utiliserons ensuite la même procédure lors du retour à l’édifice du Centre.
Les objets entreposés ou qui se trouvent dans les salles de musée et la vaisselle du Président entreposée bougent rarement. Les risques de dommages sont donc considérablement moins élevés pour ces objets.
D’ici la fin de 2018, nous avons l’intention de concentrer nos efforts sur le déménagement de l’édifice du Centre vers le Centre de conférences du gouvernement et les autres emplacements intérimaires du Sénat en appui au calendrier de Travaux publics. Une fois que le Sénat sera confortablement installé dans ses nouveaux locaux, nous nous concentrerons sur les exigences programmatiques à long terme de la collection patrimoniale du Sénat. Nous souhaitons effectuer une évaluation de la politique, de la gestion et des exigences en matière de ressources afin de mettre le Sénat sur la voie du succès en ce qui a trait à la gestion de la collection et de nous assurer que ces trésors canadiens sont protégés.
Je vous remercie de m’avoir donné l’occasion de parler de la collection patrimoniale du Sénat et d’attirer l’attention sur cette collection et sa gestion. Je serai heureuse de répondre à vos questions.
Le président : Merci, Tamara. Je tiens à souligner qu’en pourcentage notre vaisselle et notre coutellerie représentent notre bien le plus précieux.
Mme Dolan : En pourcentage, c’est le plus important. Vous avez raison.
Le sénateur Tannas : Ma première question concerne la vaisselle et la coutellerie entreposées et qui ne bougent jamais.
S’agit-il d’un seul ensemble ou de plusieurs morceaux de différentes époques? Ces morceaux sont-ils parfois exposés ou pourrait-on les mettre dans des vitrines? Pourrait-on organiser une vente de bric-à-brac pour le reste?
Le président : Vous voulez dire un encan.
Le sénateur Tannas : Ne pourrions-nous pas organiser un encan de luxe ou les vendre individuellement dans une boutique de cadeaux à des gens qui pourraient vraiment les apprécier et vouloir un morceau d’histoire? Pouvons-nous faire autre chose que les entreposer?
Mme Dolan : Non. C’est une question à laquelle nous nous sommes beaucoup attardés. Ce qui se produit, c’est que les différents Présidents achètent de nouveaux ensembles de vaisselle, mais lorsque des morceaux sont brisés, on se retrouve avec un ensemble incomplet et celui-ci est alors entreposé. Nous avons donc un mélange de morceaux. Une très petite sélection de morceaux est exposée dans deux vitrines dans le couloir du Président, mais ce sont des questions auxquelles nous avons réfléchi.
Il y a différentes options possibles. Par exemple, à la Maison-Blanche, la vaisselle est exposée. D’autres organisations, comme la Chambre des communes, conservent un échantillon et se débarrassent du reste de différentes façons. Un musée souhaiterait peut-être exposer certains morceaux dans le cadre de sa collection. Nous avons examiné différentes options.
C’est exactement le genre d’option que nous souhaitons étudier, car nous voulons accroître l’accès du public à ces ensembles et les garder entreposés ne nous aiderait pas à cet égard.
Le sénateur Tannas : Merveilleux. Une dernière question, brièvement. Vous travaillez au déménagement vers le CCG, au déménagement de toutes les expositions actuelles et peut-être à l’ajout d’une exposition de vaisselle. Le choix de l’emplacement de ces expositions et la coordination de tout cela se fait en collaboration avec les sénateurs Bovey, Joyal et Frum, c’est bien cela?
Mme Dolan : Oui. Nous nous sommes réunis il y a un mois pour discuter de notre stratégie concernant le CCG et nous avons ajusté nos plans en fonction des commentaires des sénateurs. Nous poursuivrons cette collaboration.
Le sénateur Tannas : Merveilleux.
Le président : Lorsque l’ancien Président est devenu le nouveau Président, il n’a pas acheté un nouvel ensemble de vaisselle.
La sénatrice Batters : J’aurais aimé que vous nous parliez davantage de la valeur de la collection. Je siège au Sous-comité de la vérification et c’est l’un des sujets dont nous voulions vous entendre parler au comité afin que les membres puissent comprendre que la majorité des objets, comme la vaisselle et des livres entreposés, n’ont pas beaucoup de valeur et qu’ils sont traités en fonction de leur valeur.
Mme Dolan : Oui, c’est exactement comme vous le dites. Il y a des pièces qui sont exposées dans les salles du musée. Nous voulons aussi nous assurer de cibler les objets de grande valeur dans notre utilisation des fonds disponibles pour la gestion de la collection du Sénat.
Puisque 6 000 pièces, cela peut sembler beaucoup pour les gens, nous utilisons ces graphiques pour en illustrer la répartition. Chacun peut ainsi constater que la vaisselle contribue dans une large mesure au nombre total d’objets, mais aussi que la valeur de chaque pièce n’est pas nécessairement très grande pour le Sénat.
La sénatrice Batters : Merci.
Le sénateur Downe : Nous sommes en plein ménage du printemps avec toutes ces tasses de porcelaine. En lisant ce document, je me suis dit qu’il devait s’agir de cadeaux reçus par les différents Présidents, mais vous nous indiquez que chacun d’eux avait la possibilité d’acheter un nouveau service de vaisselle.
Mme Dolan : À ce que je sache, les Présidents ont acheté un nouveau service lorsque le besoin se faisait sentir, par exemple lorsque trop de pièces étaient abîmées.
Le sénateur Downe : Compte tenu des objets déjà en notre possession, pourquoi ne disons-nous pas aux nouveaux Présidents de choisir à même notre entrepôt?
Mme Dolan : Malheureusement, les services de vaisselle que nous avons conservés ne sont pas complets. Il s’agit seulement des pièces qui sont restées intactes au fil des ans.
Le président : Comme nous sommes en séance publique, je vais demander à Michel de nous aider à y voir plus clair dans le dossier de la vaisselle.
Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire, Sénat du Canada : Ce n’est pas au nouveau Président qui est nommé qu’il incombe de déterminer s’il faut acheter un nouveau service de vaisselle. À titre d’exemple, le Sénat a approuvé il y a quelques années l’emblème qui représente maintenant l’institution. Le service de vaisselle alors en usage arborait les armoiries du gouvernement. Un peu comme c’est le cas pour le papier à en-tête et le matériel de promotion, il a alors fallu acheter un nouveau service de vaisselle portant l’emblème approuvé par le Sénat. C’est ce qui justifiait le nouvel achat à ce moment-là. Ce n’est pas simplement le nouveau Président qui a décidé qu’il lui fallait de nouveaux couverts. Comme vous pouvez le comprendre, le Président du Sénat, dans le cadre de ses fonctions de diplomatie parlementaire, doit tenir des réceptions au nom du pays.
Le président : Certaines de ces pièces sont très abîmées en raison de leur grand âge. Nous sommes, en quelque sorte, des accumulateurs compulsifs.
M. Patrice : Nous avons tendance à vouloir tout garder. Si vous avez eu l’occasion de visiter notre entrepôt, vous avez pu voir que nous conservons des meubles qui sont abîmés en pensant que nous allons peut-être nous en servir à nouveau.
Le président : Je peux assurer les Canadiens que les différents Présidents qui se sont succédé, y compris celui qui est actuellement en poste, dépensent toujours avec parcimonie.
Le sénateur Joyal : Qui détient le pouvoir de signature au nom du Sénat lorsque vous prêtez une œuvre d’art ou un artefact? Dans le bureau du Président, on trouve la table sur laquelle la Reine et le premier ministre, notamment, ont signé la Constitution de 1982. Je sais que cette table a été prêtée au Musée de l’histoire, qui doit l’exposer en permanence dans son aile historique. Qui peut signer pour autoriser un tel prêt? Qui a le pouvoir de signer le contrat de prêt?
Je sais qu’il y a, dans le salon du Président, des statues de John A. Macdonald et de George Étienne Cartier qui ont été prêtées par le Musée canadien de l’histoire. Est-ce que c’est le Président qui doit signer au nom du Sénat pour tout prêt que le Sénat pourrait être appelé à faire à une autre institution canadienne? C’est ma première question.
Avez-vous un programme de conservation ou de restauration s’étendant par exemple sur une période de cinq à huit ans pour veiller à ce que les œuvres d’art demeurent en bonne condition? Certaines de ces œuvres doivent, en effet, être restaurées au bout d’un certain temps. Quel est le budget consacré à cette fin?
Enfin, l’édifice de l’Est abrite la salle du Conseil privé, dont vous n’avez pas parlé. Il est possible que je me trompe, mais je crois qu’on y trouve l’ameublement original qui était là à la fin du XIXe siècle, contrairement à la salle consacrée à Macdonald et Cartier qui a été remeublée de manière à recréer l’ambiance de l’époque. Si l’ameublement de la salle du Conseil privé est bel et bien d’origine, comme j’en ai l’impression, cela lui confère selon moi une très grande valeur quand on sait que l’édifice du Centre a été rasé en 1916 par un incendie qui a presque tout détruit, à l’exception de la masse qui en est sortie indemne, comme vous le savez.
Pouvez-vous répondre à ces trois questions?
Mme Dolan : Je vais commencer par la première en demandant à Michel Patrice d’intervenir au besoin, car nous travaillons en collaboration avec le Bureau du légiste pour les ententes de prêt.
Nous utilisons généralement deux types d’ententes pour les prêts. La plupart des œuvres d’art qui sont exposées, par exemple dans cette pièce-ci, sont prêtées par la Commission de la capitale nationale, la CCN. Nous travaillons alors de concert avec le Bureau du légiste et les avocats de la CCN pour mettre au point l’entente de prêt. Ce sont habituellement nos responsables de l’approvisionnement qui ont le pouvoir de signature en pareil cas.
Pour ce qui est des prêts obtenus ou consentis par le bureau du Président, c’est généralement ce dernier qui détient les pouvoirs de signature, mais je vais demander à Michel Patrice de me corriger si j’ai tort.
M. Patrice : Pour ce qui est plus particulièrement de cette table où la Constitution a été signée, elle relève effectivement du contrôle du Président. C’est donc lui qui a conclu une entente pour prêter la table de la Constitution sur une base temporaire, et non permanente, et ce, dans le contexte du 150e anniversaire de la Confédération. Elle est donc prêtée temporairement au musée afin que la population canadienne puisse la voir. Je crois que c’est pour une période de deux ans.
Quant aux autres prêts qui peuvent être consentis, il y a une personne qui détient l’autorité contractuelle au Sénat. Tout dépend bien évidemment de la valeur et de la nature du prêt. La plupart des prêts n’entraînent aucun coût pour le Sénat, mais dans le cas contraire, par exemple avec la CCN ou le Fonds canadien, c’est le comité directeur qui peut assumer la responsabilité. Nous avons donc des prêts avec la CCN, le Fonds canadien et le Musée de la guerre. Ainsi, les peintures qui ornent la Chambre du Sénat n’appartiennent pas au Sénat. Il s’agit d’un prêt à long terme. Je pense que nous les avons depuis les années 1920.
Le sénateur Joyal : Mais qui doit signer au nom du Sénat pour les œuvres d’art qui lui appartiennent?
M. Patrice : Il est rare que nous prêtions nos œuvres d’art, c’est-à-dire, par exemple, les portraits des Présidents et les dons et cadeaux que nous avons reçus. À ma connaissance, cet exemple de la table de la Constitution est le seul cas où il y a eu un prêt comme celui-là.
Le président : Je crois que le sénateur voulait savoir qui signe lorsque nous consentons de tels prêts.
Le sénateur Joyal : Si l’on vous demande de prêter quelque chose qui appartient au Sénat, qui va signer pour l’autoriser?
M. Patrice : La personne qui va signer est…
Nicole Proulx, greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et dirigeante principale des Services corporatifs, Sénat du Canada : L’autorité contractuelle déléguée par le comité irait à la Direction des approvisionnements.
M. Patrice : À la dirigeante principale responsable de la Direction des approvisionnements.
M. Proulx : Oui, en consultation avec le légiste.
Le président : Je veux m’assurer de bien comprendre. La décision serait prise par le bureau du Président ou bien par le comité directeur du Comité de la régie interne?
M. Patrice : Dans le cas de la table de la Constitution, c’est le Président qui a décidé, car elle était sous son contrôle et en sa possession.
Le président : Et pour les autres œuvres d’art?
M. Patrice : L’entente serait signée par notre agent contractuel, à savoir la dirigeante principale responsable des approvisionnements.
Le sénateur Joyal : Lorsque le Président emprunte par exemple des objets au Musée de l’histoire, comme ces deux statues dont je parlais dans le salon, c’est lui qui doit signer le contrat d’emprunt?
M. Patrice : Ce n’est pas le Président lui-même qui signe. Ce serait plutôt l’autorité contractante, conformément aux directives du Président.
Mme Dolan : Pour répondre à votre question suivante, je vous dirais que nous avons une approche en deux volets avec l’ameublement, d’une part, et les œuvres d’art et artefacts, d’autre part. Nous essayons de suivre un cycle d’environ cinq ans. Nous planifions certains travaux de restauration, mais nous réservons également des fonds pour les situations d’urgence, c’est-à-dire essentiellement pour les dommages imprévus.
Nous avons donc un plan pour une période d’environ cinq ans, et nous réévaluons à la fin de chaque exercice les travaux à faire au cours de la prochaine année afin de nous assurer de respecter l’échéancier établi. Nous apportons ensuite les ajustements nécessaires en cours d’exercice.
Le sénateur Joyal : Quel est le budget?
Mme Dolan : Nous avons deux offres permanentes, une pour l’ameublement et l’autre pour les œuvres d’art. Dans chacun des cas, la valeur atteint environ 30 000 $ par année.
Le sénateur Joyal : Et qu’en est-il de la salle du Conseil privé dans l’édifice de l’Est?
Mme Desjardins : J’aimerais d’abord ajouter quelque chose relativement à notre budget de conservation. Comme nous sommes forcés de quitter l’édifice du Centre, je suis actuellement en négociation avec Travaux publics. Dans le courant de l’été, Michel et moi allons nous employer à obtenir du financement auprès du ministère aux fins de la conservation de certains objets de valeur. Nous visons un budget d’environ 100 000 $ par année.
Pour nous, c’est une occasion qui se présente. Sans ce déménagement forcé, nous n’aurions pas eu à faire ces travaux de conservation.
Ce sont les circonstances qui nous permettent d’aller de l’avant. Il y a un précédent. La même chose s’est produite lorsqu’on a restauré la Bibliothèque du Parlement.
Le sénateur Joyal : Lorsque vous dites « ministère », c’est bien de Travaux publics dont vous parlez?
Mme Desjardins : Tout à fait.
Mme Dolan : Nous considérons que la salle du Conseil privé fait partie des salles muséales. On y trouve, en fait, un amalgame de pièces originales et de répliques. Par exemple, certains des fauteuils sont d’origine, mais les archives nous indiquent que des fauteuils ont dû être ajoutés au fur et à mesure que l’on augmentait le nombre de membres du Conseil privé. C’était donc déjà un processus évolutif.
La table elle-même est une réplique qui a été construite si je ne m’abuse par les ouvriers de Travaux publics parce que la table d’origine a été offerte en cadeau à la Saskatchewan lorsqu’elle est devenue une province.
Comme la configuration de la salle du Conseil privé a évolué avec le temps, Travaux publics a décidé de prendre pour repère une période précise. Il y a eu une table ronde à un moment donné, et la table rectangulaire d’origine a été envoyée à Saskatchewan et s’y trouve toujours.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci, j’ai déjà eu une réponse à ma question.
[Traduction]
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions pour le sénateur Smith et Mmes Desjardins et Dolan, je vais remercier celles-ci pour leurs témoignages.
Nous passons au point 4, où il est question des changements au Règlement administratif du Sénat concernant les caucus. Nous avons, bien sûr, la documentation qui vous a été distribuée il y a un moment déjà. Vous avez eu l’occasion d’en prendre connaissance.
À vous la parole, Michel.
M. Patrice : Je crois que vous avez tous reçu le document d’information. On m’a d’ailleurs fait certains commentaires au sujet de l’ébauche. Conformément à l’ordre de renvoi reçu du Sénat, il s’agissait essentiellement d’apporter les changements nécessaires dans la foulée du rapport du Comité du Règlement dans le contexte de la modification de la définition des groupes et des caucus.
J’ai préparé un tableau qui renferme quatre colonnes, car il y a une série de modifications qui visent le Règlement administratif du Sénat déjà en vigueur, et d’autres, les dernières colonnes, qui touchent les modifications à ce Règlement dans sa forme révisée via un rapport du comité, laquelle est présentement à l’étude par le Sénat. Si ce douzième rapport est adopté, le nouveau Règlement rentrera en vigueur le 1er novembre.
J’ai donc passé en revue le rapport du Comité du Règlement pour déterminer l’objectif visé par les différentes modifications en vue d’apporter les changements correspondants au Règlement administratif du Sénat, question d’harmoniser le tout.
J’ai examiné par exemple toutes les dispositions où il était question de caucus et de leaders. Lorsqu’aucune modification n’était nécessaire, je l’ai indiqué dans le tableau.
Le premier changement important touche la définition de « caucus ». Cette définition renvoie actuellement au Règlement du Sénat.
Auparavant, le Règlement du Sénat et le Règlement administratif du Sénat étaient structurés de façon quelque peu circulaire pour ce qui est des définitions de caucus, de parti reconnu et de notions semblables. Avec les modifications apportées, tous ces concepts pourront dorénavant évoluer parallèlement. Comme vous pouvez le constater, le caucus correspond maintenant à un parti reconnu ou à un groupe parlementaire reconnu au sens du Règlement administratif du Sénat.
C’est la même chose pour les agents supérieurs du Sénat. La définition proposée tient compte de l’évolution du Sénat dans le contexte des modifications apportées au Règlement du Sénat. On adopte en fait une définition qui est conforme à la constitution actuelle du Sénat. Je dirais que les autres changements sont, en fait, des modifications corrélatives au Règlement administratif du Sénat.
Ces modifications vont également permettre au Comité de la régie interne d’allouer des fonds aux différents groupes dans le cadre du processus du Budget principal des dépenses. Vous vous souviendrez que le Sénat a dû adopter une motion pour autoriser, nonobstant le Règlement administratif du Sénat, l’octroi de fonds au Groupe des sénateurs indépendants.
Je crois que je vais en rester là pour l’instant. À la suite des commentaires reçus, certains changements ont été apportés à la version du tableau distribuée précédemment. En français, une modification a été apportée à la définition des « agents supérieurs du Sénat ». On parle maintenant du « président intérimaire », plutôt que du « présent à titre provisoire ». C’est conforme au libellé du Règlement du Sénat. C’est un détail qui nous avait échappé dans la première version du tableau.
J’ai reçu des commentaires de différents groupes, et notamment cette semaine des libéraux indépendants du Sénat, par l’entremise de la sénatrice Cordy. Dans la version anglaise, il a fallu enlever deux « S » de trop à la page 2 dans l’expression « becomes vacant and reverts ». À la page 5, on pouvait lire : « Sur demande, le caucus reçoit des services d’interprétation lors de ses réunions ».
Nous avons enlevé « sur demande » afin que l’interprétation soit systématiquement offerte étant donné qu’il s’agit d’un droit dans un contexte de travail bilingue comme le nôtre.
Je me ferai un plaisir de répondre à toutes vos questions.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. Il faut dire que les définitions ne sont pas explicitement données dans la version que nous avons sous les yeux. On fait simplement référence au Règlement du Sénat. J’ai ici la définition de « caucus » où l’on traite de la distinction entre ceux qui sont membres d’un parti reconnu et ceux qui font partie d’un groupe parlementaire reconnu. Le Comité du Règlement s’est penché sur la question avant que le Sénat en soit bien évidemment saisi. Je ne sais pas si vous pourriez préciser aux fins du compte rendu le libellé exact de la définition retenue.
J’ai toujours considéré qu’il y avait une différence très nette entre ceux qui figurent parmi les membres d’un parti politique reconnu et qui doivent adhérer à certains principes bien établis, et ceux qui sont simplement regroupés à des fins parlementaires, un concept beaucoup plus vague.
M. Patrice : Je vais lire aux fins du compte rendu la définition adoptée par le Sénat sur recommandation du Comité du Règlement.
Parti reconnu ou groupe parlementaire reconnu
Un parti reconnu au Sénat est formé d’au moins neuf sénateurs qui sont membres du même parti politique, qui est enregistré conformément à la Loi électorale du Canada ou qui a été enregistré conformément à la loi au cours des 15 dernières années. Un groupe parlementaire reconnu au Sénat est formé d’au moins neuf sénateurs et est constitué à des fins parlementaires.
Les règles en vigueur ont donc été modifiées. Un parti reconnu devait auparavant être formé de 5 membres, alors qu’il en faut 12 du côté de la Chambre des communes.
Outre ce changement, il y a le concept, comme vous l’avez indiqué, d’un groupe parlementaire qui ne nécessite plus de lien avec un parti politique enregistré conformément à la Loi électorale du Canada.
Il est ensuite indiqué :
Un sénateur peut appartenir à un parti reconnu ou à un groupe parlementaire reconnu.
La sénatrice Batters : On ne précise pas en quoi consistent ces fins parlementaires pour le groupe parlementaire, n’est-ce pas?
M. Patrice : Il n’y a pas de définition précise à cet effet dans le Règlement. On ajoute que chaque parti reconnu ou groupe parlementaire reconnu a un leader ou un facilitateur au Sénat.
La sénatrice Batters : J’ai aussi une question concernant le chapitre 5:02, qui concerne les agents supérieurs du Sénat. C’est à la page 11 de notre document. Dans la version existante comme dans celle qui est proposée, il est indiqué que l’on dispose d’un budget de bureau supplémentaire selon le montant fixé par règlement financier.
J’aimerais savoir ce que cela veut dire exactement. Existe-t-il une définition précise à ce sujet? Qu’est-ce que l’on entend par « règlement financier »?
M. Patrice : On fait essentiellement référence au pouvoir du comité de régie interne qui peut fixer ce montant. Il le fait par règlement financier.
La sénatrice Batters : Ce n’est pas l’administration financière du Sénat?
M. Patrice : Non.
La sénatrice Batters : Merci.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’aimerais m’assurer de bien comprendre la modification qu’on apporte ici, au chapitre 1:03, c’est-à-dire la façon dont on définit un caucus, soit un parti politique reconnu ou un groupe parlementaire reconnu tel que défini dans le RAS. Cette définition sert à l’interprétation chaque fois que le mot « caucus » apparaît dans le RAS , donc aux chapitres 4:03 et 5:02. C’est ce qui explique qu’on n’est pas obligé de le répéter à chaque section du Règlement administratif du Sénat.
M. Patrice : Exact.
[Traduction]
Le sénateur Joyal : Je n’essaie pas de finasser sur les termes juridiques, monsieur le président, mais l’utilisation de l’expression « à des fins parlementaires » n’influe-t-elle pas sur les dépenses qu’un sénateur peut engager dans l’accomplissement de ses fonctions, conformément à l’interprétation du juge Binnie, qui a dû trancher dans les différends qui nous opposaient au vérificateur général?
M. Patrice : C’est une incorporation par renvoi. L’expression « à des fins parlementaires » apparaît dans le Règlement du Sénat. Je crois que cela dépasse la portée du comité.
Je crois que cela n’a pas d’incidence sur l’autre disposition du RAS, qui traite de l’utilisation des ressources du Sénat aux fins du Sénat.
La fonction parlementaire est donc définie. Les seuls changements seraient ceux proposés au nouveau Règlement administratif du Sénat, qui explique plus en détail ce que sont les travaux du Sénat et les fonctions parlementaires.
Le sénateur Joyal : Encore une fois, monsieur le président, vous comprenez les répercussions de cela. Je sais que ce n’est peut-être pas l’objet de la discussion de ce matin, mais comme je ne connais pas très bien le Comité de la régie interne, je crois qu’il faut veiller à ce que les conditions relatives au comité de vérification soient très claires et constantes dans l’ensemble du Règlement et dans toutes les autres règles applicables, de sorte que nous comprenions tous la même chose. Il faut aussi veiller à ce qu’il n’y ait aucune incertitude relative à l’interprétation des dépenses et éviter toute forme de différend sur ce qui est considéré comme étant admissible ou non. Est-ce à des fins parlementaires ou non? Je crois que c’est la clé pour maintenir la confiance, la transparence et la stabilité que nous souhaitons voir dans le cadre de la révision de nos pratiques.
M. Patrice : Je crois que le nouveau rapport et les leçons apprises — en ce qui a trait à son rapport et à son excellente explication du rôle du sénateur — sont inclus dans le Règlement administratif du Sénat proposé sous le concept du rôle du sénateur, qui répond à la demande du président — et qui s’en inspire — au sujet du rôle du sénateur relatif aux diverses activités auxquelles il participe, en plus de son rôle à titre de législateur. Voilà ce qui est conclu dans le RAS proposé, dont le Sénat est saisi.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je pense qu’en effet le rapport du vérificateur général est intervenu au moment où il n’y avait pas de groupe parlementaire reconnu comme on l’a inscrit dans le Règlement du Sénat. Donc, je pense qu’il est important que ce soit un parti politique, que ce soit des gens qui adhèrent à un parti politique ou à un groupe parlementaire reconnu. Le problème avec nos règlements, c’est qu’ils ne prévoyaient pas nécessairement très clairement quel était le rôle d’un sénateur, peu importe son appartenance à un groupe ou non.
En ce sens et parce qu’on parle de vérification externe et qu’on semble se diriger vers un système de vérification externe au Sénat, je pense qu’une des erreurs qu’il faut éviter est celle de donner le pouvoir de faire des vérifications, alors que le Sénat n’a même pas défini clairement les critères et la portée du rôle des sénateurs, non seulement dans leur rôle de législateurs, mais aussi dans leur rôle de représentation.
Si on veut éviter les erreurs passées, on doit s’assurer que les règles sont claires, y compris dans la définition des engagements publics. On l’a vu au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement. Il n’y a pas de critère ou de règle claire qui définisse un engagement public ou officiel. C’est donc à nous de définir de façon plus claire l’étendue, la portée de notre travail, de telle sorte que si des vérificateurs viennent faire des vérifications, parce qu’on le leur a demandé ou parce qu’on a constitué des équipes de vérification externe, ils aient au moins un cadre minimal pour porter leurs jugements de vérificateurs.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, s’il n’y a pas d’autres questions sur ce sujet, et comme nous sommes d’accord avec les changements, je pourrai présenter le rapport à la Chambre à un certain moment, probablement aujourd’hui.
Chers collègues, je vous rappelle que ces renseignements ont été transmis longtemps d’avance à tous les chefs; je suppose qu’ils les ont présentés à leur caucus respectif.
La sénatrice Cordy : J’aimerais confirmer une chose : je sais que vous avez dit avoir apporté une modification, de sorte que chaque caucus ait droit à ces services, et pas seulement sur demande. Sur la copie que j’ai devant moi, on dit « sur demande ».
M. Patrice : C’est exact.
Le président : Est-ce que quelqu’un peut présenter la motion visant l’adoption du rapport, afin que je puisse le déposer? La sénatrice Cordy, avec l’appui de la sénatrice Dupuis, présente la motion. Merci, chers collègues.
[Français]
Merci, Michel.
[Traduction]
Merci, Suzie.
Nous passons maintenant au point 5, chers collègues, soit le treizième rapport du Sous-comité des budgets des comités.
Le sénateur Tannas : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de vous présenter le treizième rapport du Sous-comité des budgets des comités, qui comprend les affectations recommandées pour le budget de trois comités.
Avant d’examiner chaque demande budgétaire, je tiens à vous mettre en contexte. Les fonds disponibles pour l’exercice 2017-2018 sont de 2,382 millions de dollars; nous retenons 500 000 $ pour les dépenses des témoins. Il reste donc 1,882 million de dollars à affecter aux budgets des comités. Jusqu’à présent cette année, le sous-comité a recommandé de consacrer 704 552 $ aux activités des comités, ce que vous avez approuvé.
En avril dernier, nous vous avons avisés que le sous-comité avait demandé à tous les comités de présenter leurs budgets de déplacements prévus avant la fin de juin.
À ce moment-là, le sous-comité avait approuvé neuf demandes de budget qui comprenaient des fonds pour les déplacements des comités.
Nous sommes heureux de vous annoncer que, sur ces neuf demandes, six comités ont terminé leurs déplacements. Un comité a réalisé une partie de ses déplacements et deux comités ont reporté leurs déplacements à l’automne.
Le sous-comité s’est réuni plus tôt cette semaine pour étudier les trois budgets et les présentations : deux comités qui prévoient de se déplacer au début de l’automne et un comité qui prévoit tenir un événement de communications, pour une demande budgétaire totale de 185 770 $.
Nous avons rencontré la présidente du Comité des langues officielles, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses de 67 400 $ pour une activité : une mission d’étude et des audiences publiques dans la province de l’Île-du-Prince-Édouard.
Cette activité est associée à l’étude du comité sur la modernisation de la Loi sur les langues officielles et cette demande budgétaire vise notamment les déplacements de 12 sénateurs.
En fonction des renseignements fournis, nous recommandons de dégager 67 400 $ pour l’activité 1.
Nous avons aussi rencontré le président du Comité de l’agriculture, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses de 115 770 $ pour une activité : une mission d’étude et des audiences publiques à Halifax et à Montréal.
Cette activité est associée à l’étude du comité sur les effets du changement climatique sur les secteurs agricole, agroalimentaire et forestier. La demande budgétaire vise notamment les déplacements de 15 sénateurs.
En fonction des renseignements fournis, nous recommandons de dégager 115 770 $ pour l’activité 1.
Nous avons aussi rencontré la présidente du Comité des peuples autochtones, dont la demande budgétaire prévoyait des dépenses générales de 2 600 $ pour permettre au comité d’organiser un événement : Vision autochtone au Sénat.
Cette demande fait suite à une demande urgente reçue il y a quelques semaines afin de payer les dépenses associées à cet événement de communication, comme l’hébergement, les repas, les honoraires des adultes responsables de surveiller les jeunes, les honoraires des artistes, le transport et d’autres coûts divers. L’événement s’est tenu le 7 juin 2017 et a été un franc succès.
En fonction des renseignements fournis, nous recommandons de dégager 2 600 $ pour les dépenses générales associées à l’événement.
Par conséquent, chers collègues, le sous-comité recommande de dégager 185 770 $ du montant de 1,882 million de dollars prévu pour les dépenses des comités. Au total, nous aurions dégagé 890 232 $ jusqu’à présent cette année.
Je serai heureux de répondre à toutes vos questions, chers collègues.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup, sénateur Tannas. J’ai une question au sujet des déplacements du Comité de l’agriculture. Il se rendra à Halifax et à Montréal pour étudier l’impact potentiel des effets du changement climatique sur les secteurs agricole, agroalimentaire et forestier. Savez-vous — je devrais peut-être tout simplement m’informer auprès des membres du Comité de l’agriculture — si le comité se rendra ailleurs pour son étude, ou est-ce que ce seront les seules régions visitées dans le cadre de cette étude en particulier?
Le sénateur Tannas : C’est une bonne question. Le comité prévoit se déplacer partout au pays dans le cadre d’une série de voyages. Nous lui avons demandé pourquoi il avait choisi Halifax et Montréal pour tenir ses réunions. Le comité a choisi ces deux villes parce qu’elles sont centrales pour le secteur de l’agriculture. Ainsi, les producteurs pourront se déplacer et venir témoigner. Le comité a fait valoir qu’il avait reçu un grand nombre de demandes de la part des producteurs et des groupes de producteurs qui souhaitaient témoigner.
Dans une des collectivités — je ne me souviens pas laquelle exactement —, le comité visitera une ferme pour voir l’équipement et la technologie qu’utilisent les agriculteurs pour s’adapter aux changements climatiques.
La sénatrice Batters : J’espère que le comité profitera de l’occasion pour se rendre en Saskatchewan, parce qu’on y fait d’excellentes recherches sur l’industrie agricole et forestière, qui agit à titre de puits de carbone.
Le sénateur Tannas : Exactement. Le comité prévoit faire une série de voyages à travers le Canada. C’est une étude à long terme qui se prolongera jusqu’à l’année prochaine, je crois.
La sénatrice Batters : Merci.
Le président : N’oubliez pas, chers collègues, que la ville de Montréal s’étend bien au-delà de la métropole. De nombreuses industries agricoles vibrantes se trouvent sur les rives nord et sud de Montréal.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Si vous me le permettez, monsieur le président, y compris les terres agricoles très riches de Mirabel qui avaient été expropriées par le gouvernement fédéral.
Est-ce que je comprends bien que la deuxième demande sur le rapport du sous-comité, en anglais, c’est pour le Comité de l’agriculture et des forêts et, en français, c’est pour celui des pêches et des océans? Est-ce que c’est la traduction?
M. Patrice : C’est une erreur.
La sénatrice Dupuis : Alors, quel est le comité qui se déplace?
[Traduction]
Quel comité se déplacera?
Le sénateur Tannas : C’est le Comité de l’agriculture, sénatrice; pardon.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Ma question, pour comprendre le rapport, dans le cas du Comité de l’agriculture et des forêts, c’est qu’il y a un déplacement de 15 sénateurs. J’imagine que c’est un total de 15 sénateurs pour chacune des audiences.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Oui, le budget prévoit le déplacement de 15 sénateurs. Nous avons demandé au président de chaque comité combien de sénateurs avaient confirmé leur présence. Nous leur avons demandé de présenter un budget réaliste. Par le passé, nous établissions un budget permettant à tous les membres du comité de se déplacer, alors que seulement la moitié d’entre eux se déplaçaient. Nous avons affecté des fonds à ces déplacements, alors qu’ils auraient pu être utilisés pour autre chose.
Dans le cas présent, chaque président nous a confirmé le nombre de sénateurs qui se déplaceraient. Les prévisions étaient très près du nombre réel de sénateurs qui se déplaceront; nous sommes très près de ce qui était prévu au budget. Dans le cas du Comité de l’agriculture, si je me souviens bien, 12 sénateurs ont confirmé leurs déplacements, mais le comité souhaite conserver un budget pour 15 sénateurs, au cas où d’autres décideraient d’assister aux réunions.
Le président : Chers collègues, s’il n’y a pas d’autres questions à ce sujet, le sénateur Tannas pourrait présenter la motion.
Le sénateur Tannas : Oui. Je présente la motion visant à accepter le treizième rapport.
Le président : Êtes-vous tous en faveur de cette motion, chers collègues?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée. Merci.
Le point 6 vise la composition du Groupe de travail consultatif sur l’examen des ressources humaines. Nous avons parlé d’élargir le groupe.
Le sénateur Tannas : Oui. On m’a demandé de travailler avec les sénatrices McCoy et McPhedran pour compléter le comité en vue d’une étude sur les politiques en matière de harcèlement cet automne. Je n’ai pas encore rencontré la sénatrice McPhedran à ce sujet, mais nous nous rencontrerons et nous vous présenterons un rapport plus exhaustif jeudi prochain.
Le président : Vous pourrez peut-être me le confirmer, mais je comprends qu’on a demandé à Deloitte de procéder à la vérification ou à l’examen du service des RH, et qu’on va de l’avant avec cela.
Le sénateur Tannas : Le processus est en cours. Nous tiendrons notre première réunion avec Deloitte aujourd’hui, en fait.
Le président : Très bien.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’aurais une question sur les travaux additionnels dans le cadre de la politique éventuelle pour contrer le harcèlement. Je comprends que les propositions qui seront faites vont nous revenir et que nous aurons l’occasion de nous prononcer.
Le président : Comme d’habitude, oui.
[Traduction]
Le point 6 sera reporté jusqu’à ce qu’il y ait d’autres consultations relatives à l’élargissement du comité.
Nous en sommes maintenant au point 7 : médailles pour le 150e du Canada : mise à jour. Sénateur Wells, sénateur Joyal, vous avez la parole.
Le sénateur Wells : Pour commencer, j’aimerais souligner que les sénatrices Unger et Bovey ont pris part au groupe de travail et qu’elles ont travaillé avec diligence à ce dossier.
Notre dernière réunion avait lieu hier. Nous avons passé en revue plusieurs points. Je veux toutefois souligner que la semaine dernière, nous avons assisté à la première frappe cérémoniale de la médaille à la Monnaie royale canadienne. Nombre d’entre vous ont vu la vidéo qui a circulé sur les sites des médias sociaux du Sénat. C’était très intéressant. Nous avons rencontré la PDG ou la présidente de la Monnaie royale et son équipe principale; tout le monde était très enthousiasmé par ce projet. Nous avons été très impressionnés par le travail réalisé pour la conception et la frappe des médailles.
Nous faisons circuler un échantillon qui a été produit, avec le boîtier de présentation, pour que vous puissiez tous le voir. N’hésitez pas à prendre la médaille dans vos mains pour en sentir le poids, la densité et la qualité. Vous pourrez la voir dans le bureau du Président tout au long de la journée.
En ce qui a trait au calendrier, chers collègues, nous préparons le formulaire de mise en candidature et la procédure connexe. Ils seront transmis aux sénateurs d’ici le 30 juin. Il reviendra aux sénateurs de déterminer comment ils recevront…
Le président : À l’ordre, s’il vous plaît, chers collègues. Ayons la courtoisie d’écouter l’exposé du sénateur Wells, s’il vous plaît. Je comprends votre excitation, mais essayons de nous calmer.
Le sénateur Wells : Il reviendra aux sénateurs de déterminer comment ils recevront et évalueront les candidatures.
Les sénateurs devront s’assurer que la personne nommée pourra accepter la médaille avant de transmettre le formulaire de mise en candidature.
Nous avons rencontré les représentants de la Direction des communications à plusieurs reprises. Ils nous transmettront un modèle de communiqué de presse, dont pourront se servir les sénateurs. Le site web du Sénat présentera un registre des médailles, sur sa page d’accueil.
Chers collègues, je vais maintenant céder la place au sénateur Joyal; il vous transmettra le reste des renseignements que nous avons préparés aux fins de la présente mise à jour.
Le sénateur Joyal : Vous recevrez un courriel d’ici la fin du mois, qui demandera aux sénateurs qui ont accepté la médaille du 150e anniversaire du Sénat de confirmer la façon d’écrire leur nom. Le nom de chaque sénateur apparaîtra sur la médaille. Nous voulons savoir avant la fin du mois comment vous voulez qu’on épelle votre nom. S’il y a une initiale avant votre prénom ou avant votre nom — ce genre de choses —, nous voulons le savoir afin de faire graver la médaille le plus tôt possible pour les sénateurs.
Les sénateurs disposeront de deux mois pour proposer des candidatures pour la médaille. Comme l’a fait valoir le sénateur Wells, nous avons préparé un formulaire, que vous recevrez avant l’ajournement du Sénat, de sorte que vous puissiez profiter des deux mois de la pause estivale pour désigner un candidat dans votre collectivité et dans votre province.
Nous disposerons donc de deux mois pour faire inscrire les noms sur les médailles, soit du 1er septembre à la fin du mois d’octobre.
Nous prévoyons de tenir une cérémonie de remise des médailles par le président du Sénat le 7 novembre, date qui marque l’anniversaire du premier jour de séance au Sénat en 1867. À la fin de la journée— après la période consacrée à l’ordre du jour —, nous demanderons au Sénat de suspendre temporairement ses travaux afin de permettre au président de remettre une médaille à chaque sénateur qui a exprimé son souhait de la recevoir. Un photographe sera sur place. Comme nous l’avons fait pour la Médaille d’or du jubilé, nous remettrons une photo souvenir à chaque sénateur.
Un certificat accompagnera la médaille. Il pourra être encadré. Il atteste du caractère institutionnel de la médaille. Il ne s’agit pas de la médaille des sénateurs, mais bien de la médaille du 150e anniversaire du Sénat du Canada, à titre d’institution. Nous allons donc dissiper l’impression que les sénateurs se donnent une médaille à eux-mêmes. Notre institution célèbre le 150e anniversaire de son existence. C’est le but de la médaille et c’est pourquoi nous voyons l’intérieur de la Chambre d’un côté de la médaille et de l’autre, les armoiries du Sénat et la date d’anniversaire.
Après la remise au Sénat, les sénateurs recevront toutes leurs médailles à distribuer. Comme vous le savez, la semaine suivante, qui est la semaine du 12 novembre, le Sénat s’ajourne pendant notre relâche habituelle d’automne. Les sénateurs auront donc 10 jours pour se déplacer et distribuer leurs médailles pendant la semaine, car nous ne siégerons pas. Vous êtes tous libres d’organiser des cérémonies publiques avec des conseils municipaux, des groupes de bénévoles, des organismes communautaires et ainsi de suite pour procéder à la distribution des médailles.
Comme vous le savez, les médailles sont personnalisées. Il est important de savoir que lorsque vous remettez une médaille, vous remettez une chose personnalisée à la personne qui a été choisie.
Si nous respectons ce délai essentiel, nous serons en mesure d’atteindre notre cible. Je dirais que la preuve, c’est que nous avons réussi à obtenir la médaille auprès de la Monnaie royale en seulement deux mois. Il est extraordinaire que la Monnaie royale ait réussi à le faire en si peu de temps, car la médaille est de première qualité. En fait, le sénateur Wells, le Président, l’autre membre de l’équipe, la sénatrice Unger, et moi étions là la semaine dernière, et nous avons pu comparer la qualité de la médaille avec celle des autres médailles que la Monnaie royale a frappées au cours des dernières années. C’est une des meilleures médailles produites par la Monnaie royale.
À l’autre Chambre, on s’intéresse beaucoup à cette médaille. Bien entendu, les députés pourraient vous proposer des noms de personnes qui méritent selon eux d’être lauréats, compte tenu de leur travail de bénévole et de leurs contributions.
Nous avons évidemment élaboré des critères de sélection des lauréats. Je les ai ici. Je pourrais rapidement les passer en revue : être citoyen canadien; avoir apporté une importante contribution, ce qui peut comprendre le bénévolat, à sa communauté, à sa région, à sa province ou à son territoire; et ne pas être conjoint d’un sénateur en fonction ou d’un député; ne pas être député à la Chambre des communes ou à une assemblée législative provinciale ou territoriale; ne pas être membre élu d’un organisme municipal constitué en vertu d’une loi provinciale ou territoriale; ne pas être magistrat fédéral, provincial ou territorial, ou ne pas siéger à un tribunal militaire constitué en vertu de la Loi sur la défense nationale, ou à un tribunal provincial, fédéral ou territorial.
Autrement dit, nous voulons vraiment que les sénateurs trouvent des gens à l’échelle locale, pas des personnes à qui l’on a déjà décerné l’Ordre du Canada ou d’autres médailles. Nous voulons nous rendre sur le terrain, comme je le dis habituellement au sénateur Wells, pour trouver la mère d’un jeune hockeyeur qui conduit les enfants les dimanches matin ou la personne qui fait du bénévolat à des résidences pour personnes âgées afin de leur donner de meilleures conditions de vie.
La médaille est destinée à ce genre de personnes. Nous ne sommes pas à la recherche de célébrités dans les provinces. Les gens qui collectionnent les médailles ne sont pas vraiment les candidats recherchés. La médaille est vraiment pour les personnes humbles qui apportent une contribution et qui ne cherchent à obtenir aucune reconnaissance. C’est le genre de lauréats que nous voulons.
Je tiens à remercier le sénateur Wells du dévouement dont il a fait preuve dans ce projet. Jusqu’à maintenant, nous n’avons reçu que des commentaires positifs.
À titre informatif, 56 sénateurs ont demandé une médaille personnalisée, et 76 sénateurs veulent distribuer les médailles. C’est là où nous en sommes.
Nous avons consulté tout le monde. Tout le monde a été invité à exprimer son point de vue à ce sujet, et nous nous en réjouissons.
Le sénateur Tannas : Je me demande si ce serait une bonne idée d’organiser une cérémonie à Ottawa pour les lauréats intéressés. Je passe beaucoup de temps à inviter des gens à Ottawa pour une visite, car l’immeuble dans lequel nous nous trouvons fermera pendant 10 ans, et c’est la dernière occasion de le visiter.
A-t-on pensé à inviter les lauréats à une cérémonie à Ottawa? Je sais que ce serait tout à fait autre chose si tous les lauréats décidaient de venir, mais en même temps, ce serait bien.
Le sénateur Wells : C’est une bonne question, sénateur Tannas, et je vous remercie de l’avoir posée. Je laisserais chaque sénateur organiser ses propres cérémonies à l’endroit qui lui convient. Libre à vous de le faire au Sénat, si c’est permis, ou près du Sénat, en recourant aux services d’un photographe. Personne n’a envisagé de procéder à une cérémonie de groupe, mais cela ne vous empêche pas de travailler avec d’autres sénateurs qui pourraient être intéressés.
Le sénateur Downe : Je n’ai pas entendu ce que vous avez dit à propos de la participation. Il était question de 56…
Le sénateur Joyal : Cinquante-huit sénateurs ont exprimé le désir d’obtenir des médailles personnalisées. Ce que j’entends par « personnalisée », c’est que le nom du sénateur est inscrit sur la médaille, qui sera remise lors d’une cérémonie au Sénat.
Par ailleurs, 76 sénateurs veulent recevoir leur lot de médailles pour pouvoir les distribuer.
Le sénateur Downe : Je vois. Merci.
Le président : Merci, sénateur Wells, et vous avez dit que la sénatrice Bovey a travaillé fort pour réaliser ce projet. La reconnaissance de ce que des Canadiens ont accompli est une excellente initiative à l’occasion de cet anniversaire très important. Il n’y a rien de plus important cette année que de célébrer l’anniversaire de notre pays. Sénateur, sénatrice, je vous remercie des efforts que vous avez déployés dans ce projet.
Chers collègues, passons au point 8. J’aimerais que Luc Presseau et Angela Vanikiotis s’avancent. Oubliez ce que je viens de dire. Luc, Angela, je suis désolé. J’ai dit que je ferais moi-même l’exposé.
À la dernière rencontre, j’ai dit que nous allions nous asseoir pour rationaliser les règles concernant le programme de formation sur les langues officielles qui est offert aux sénateurs et à leur personnel. Nous avons fait circuler le document pour que vous en preniez connaissance. Nous l’avons rendu un peu plus clair, un peu plus facile à comprendre et plus facile à appliquer pour l’administration.
Aucun changement n’a été apporté en ce qui a trait aux sénateurs et à leurs conjoints. Ils ont droit à une formation illimitée, de toute évidence, pour améliorer leur connaissance de l’autre langue officielle. Ce sera financé en puisant dans la réserve centrale.
Le seul vrai changement que nous avons apporté se rapporte à la formation offerte aux membres du personnel. Par exemple, ils seront autorisés à faire deux semaines d’immersion tous les trois ans. Conformément à la recommandation du sénateur Plett, une sorte d’approbation de la part d’un formateur professionnel qui leur a déjà donné de la formation sera nécessaire, ou ils devront déjà avoir suivi certains des cours offerts à Ottawa, par la Chambre des communes ou d’autres établissements privés comme le Collège Algonquin ou l’Université d’Ottawa. Tous ces services seront encore offerts.
Il y a un autre changement. Comme nous avons clarifié les règles et que nous les avons rendues plus faciles à comprendre pour l’administration, le comité directeur ne devra plus être saisi de chaque demande de formation linguistique. Comme les règles seront claires, l’administration sera en mesure de les appliquer sans devoir recourir à un processus d’approbation.
Je ne sais pas s’il y a des questions, chers collègues. Je crois que le document est encore plus simple que mes explications. S’il convient à tout le monde, je demanderais à quelqu’un de proposer son approbation. Je vous remercie, sénateur Tannas.
Que tous ceux qui sont pour se manifestent.
Des voix : D’accord.
Le président : Parfait. C’est réglé.
Y a-t-il d’autres points à aborder, chers collègues? S’il n’y en a pas, je dirais qu’il est peut-être moins nécessaire de poursuivre à huis clos. Je vois qu’il n’y a que l’adoption du procès-verbal. À moins qu’il n’y ait d’autres questions non résolues qui méritent d’être examinées à huis clos, je peux proposer d’adopter l’ordre du jour en séance publique et de mettre fin à la rencontre, pourvu que tout le monde soit d’accord.
La sénatrice Batters : Si nous poursuivons la séance à huis clos, l’adoption du procès-verbal ne se fera pas en séance publique, n’est-ce pas?
Le président : Pas nécessairement, non. S’il y a des questions précises, je vais poursuivre la séance à huis clos. S’il n’y en a pas, nous pouvons tout simplement l’adopter.
Le sénateur Tkachuk : Je propose l’adoption du procès-verbal.
Le président : Le sénateur Tkachuk propose l’adoption du procès-verbal. Que tous ceux qui sont pour se manifestent.
Des voix : D’accord.
Le président : Merci, chers collègues.
(La séance est levée.)