Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 14 - Témoignages du 21 septembre 2017
OTTAWA, le jeudi 21 septembre 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; puis à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Chers collègues, bonjour. Je suis heureux de vous revoir après la pause estivale. J’espère que chacun a profité de la chaleur et du soleil, qu’il ait passé l’été ici ou à l’étranger.
Avant de commencer, je voudrais vous faire remarquer que nous avons éprouvé un petit problème avec l’ordre du jour envoyé cette semaine : il ne comprenait pas le procès-verbal de la dernière séance. On travaille en ce moment même à résoudre ce problème. Donc, avec l’accord du comité, nous allons repousser un peu plus loin dans l’ordre du jour l’approbation du procès-verbal. Notre greffière et son équipe le distribueront pendant la séance. Il est en cours d’impression. Toutes mes excuses pour cette omission.
De même, dans la partie relative aux décisions prises pendant l’été par le comité de direction, deux éléments qui n’auraient pas dû figurer dans l’envoi originel, parce qu’ils concernaient les ressources humaines, s’y sont retrouvés par erreur. Bien sûr, nous savons tous que ces décisions se prennent à huis clos, et non en public. Encore une fois, en distribuant cette information, notre équipe a commis une erreur administrative. La bonne version est la deuxième qui a été envoyée.
Chers collègues, nous répondrons volontiers à vos questions sur ces deux éléments mais seulement en privé ou à huis clos parce que, encore une fois, il est question de ressources humaines, particulièrement du bureau d’un sénateur.
L’autre chose à laquelle je tiens avant d’entamer l’examen des questions à l’ordre du jour est de vous présenter, pour la deuxième fois, Jacqueline Kuehl, notre légiste par intérim suppléante. Ceux qui ont lu les notes de service envoyées au cours de l’été savent qu’elle nous a été recommandée par le comité de direction. Vous l’avez tous rencontrée il y a quelques mois. Même si elle est nouvelle, notre recrue possède une vaste expérience de la justice et de l’administration publique et la voici avec nous, ce matin.
Sur une note également heureuse, je tiens à vous signaler que c’est aujourd’hui une journée très particulière et très importante pour quelqu’un qui a été au service du Sénat pendant de nombreuses années. Il paraît que Nicole Proulx fête aujourd’hui ses 40 ans. Toutes mes félicitations, Nicole, et joyeux anniversaire!
Nicole Proulx, greffière du comité et greffière du Sénat intérimaire : Merci.
Le président : Vous êtes trop jeune pour la retraite.
Passons directement au premier point à l’ordre du jour, les travaux de réhabilitation de l’édifice de l’Est. Brigitte Desjardins et, bien sûr, le sénateur Tannas feront le point pour nous.
Le sénateur Tannas : Merci, monsieur le président. Nous sommes ici pour vous renseigner sur le prograMme de réhabilitation de l’édifice de l’Est, qui s’inscrit dans la vision et le plan à long terme pour la Cité parlementaire, que j’appellerai en abrégé « la vision ».
Cette vision prévoit la réhabilitation complète de la Cité parlementaire, des travaux qui s’étendront sur des décennies. Certains d’entre vous se rappelleront que, à l’origine, le plan visant l’édifice de l’Est, dans le cadre de la vision, était de parachever toute la réhabilitation extérieure de l’édifice « in situ » : alors que nous continuerons d’occuper l’édifice, on l’enveloppera totalement et on en restaurera complètement l’extérieur.
Cependant, coMme les travaux effectués dans le pavillon de la terrasse de l’Est ont souvent interrompu les délibérations du Sénat et causé des problèmes de santé à son personnel qui occupait les bureaux proches, nous avons entamé des discussions avec Services publics et Approvisionnement et nous nous sommes entendus avec ce ministère pour qu’il privilégie les réparations urgentes, pour la santé et la sécurité, à l’extérieur de l’édifice. Le reste des travaux sera retardé jusqu’en 2025, date à laquelle tous ceux d’entre nous qui se trouvent dans cet édifice, avec nos bureaux et notre personnel, l’évacueront et emménageront ailleurs.
En vertu de ce nouveau prograMme de travaux, la réhabilitation de l’édifice de l’Est se fera en deux temps. On commencera par la maçonnerie qui se trouve dans un état critique, dans quatre parties de l’aile datant de 1867, qui posent les plus grands risques pour la santé et la sécurité. Ces premiers travaux comprennent des réparations urgentes à la tour sud-ouest; à la tour sud-est, dite aussi entrée de l’Agriculture; à l’entrée sud, puis à l’entrée du gouverneur général, principale entrée que nous empruntons tous d’ordinaire et qui fait face à l’aire gazonnée. Ils se feront pendant que l’immeuble est occupé, selon l’échéancier suivant : L’entrée sud-est — et il s’agit de travaux importants — entre l’automne 2017, bientôt, et mars 2019. Actuellement inutilisée, cette entrée est destinée à prendre de l’importance. Elle sera la plus proche du nouvel immeuble du Sénat, dans l’angle sud-est de l’édifice de l’Est et, logiquement, elle serait la plus pratique pour nos déplacements entre nos bureaux et lui. Ces travaux sont prévus pour mars 2019. Brigitte pousse dans le dos de Services publics pour qu’ils se terminent le plus rapidement possible.
Les travaux de l’entrée sud sont programmés pour juin à septembre 2018.
L’intérieur de la tour sud-ouest est entièrement occupé par des échafaudages. Vous l’avez vu si vous êtes passés par là. On y effectue déjà des travaux de protection. L’extérieur sera fait d’avril 2018 à décembre 2020.
Ensuite, les travaux à l’entrée du gouverneur général iront de juin 2018 à septembre 2020.
Une fois ces travaux terminés et, à compter de 2025, on terminera la seconde phase des travaux extérieurs, ce qui comprendra la restauration de tout l’édifice, à l’intérieur et à l’extérieur, ainsi que la construction d’un tunnel pour le relier au complexe du centre d’accueil.
Dans le premier temps des travaux, temporaires et répondant à des impératifs de santé et de sécurité, les occupants seront affectés. Il faudra installer une sorte de pellicule à la fenêtre des bureaux de quelques sénateurs pour en protéger l’intimité, parce qu’on érigera une palissade à l’extérieur et que des travaux sont susceptibles d’être faits sur la brique. Les ouvriers pourront facilement voir l’intérieur des bureaux. Il s’agit donc de se conformer aux normes de sécurité du Sénat.
Nous collaborons étroitement avec Services publics, à la lumière de l’expérience, pour assurer la mise en place de protocoles intelligibles pour combattre le bruit et d’autres aspects dérangeants des travaux de construction. D’après ces protocoles, tous les travaux bruyants devront se faire en dehors des heures normales de travail, c’est-à-dire aussi après les séances des comités ou d’autres réunions qui pourraient se prolonger en dehors de ces heures. De plus, tous les travaux à chaud, coMme le meulage de la pierre, devront se faire aussi en dehors des heures normales.
Un processus hiérarchisé de signalement du bruit est également en place, qui permettra de régler rapidement les problèmes.
Chers collègues, c’est avec plaisir que nous répondrons à vos questions.
Le sénateur Wells : Merci beaucoup, sénateur Tannas et Brigitte. Est-ce que les limites posées à certaines tâches, par exemple en dehors des heures normales de travail, prolongeront la durée des rénovations?
Brigitte Desjardins, directrice, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Non. L’échéancier décrit par le sénateur Tannas est celui auquel nous et Services publics et Approvisionnement Canada se plient. Pas question, pour nous, de retard. Pour l’ensemble des travaux, ceux de réhabilitation, nous gardons le cap sur 2025.
Le sénateur Wells : Autre question : est-il nécessaire d’augmenter les mesures de sécurité, vu la présence, sur place, d’ouvriers qui ne font pas partie de notre personnel? En a-t-on tenu compte?
Mme Desjardins : Par exemple?
Le sénateur Wells : Je sais que, pendant l’installation de lignes téléphoniques dans un bureau, un agent du Service de protection parlementaire ne quitte pas les installateurs des yeux. Est-ce qu’on a envisagé des mesures analogues pour les ouvriers qui vont et viennent?
Le sénateur Tannas : J’ai vu à quelques reprises un calendrier pour les escortes fournies par le service en question. D’après moi, il en a été tenu compte. Toutefois, je ferai les vérifications requises.
Le sénateur Wells : Merci.
Le sénateur Munson : Je vous remercie pour votre exposé.
La pellicule dont vous avez parlé diminue la clarté du bureau. Ça m’est arrivé et, en fait, j’en ai enlevé une partie, parce que les sénateurs qui seront affectés doivent comprendre qu’ils se trouveront dans un local très obscur, fermé. Toute manifestation de claustrophobie provoquera beaucoup d’inconfort. Dites-moi si on peut vraiment s’en passer. Je sais que ce n’est pas très hygiénique pour notre personnel et ainsi de suite, qui doit y travailler huit heures par jour.
Mme Desjardins : Je peux répondre. C’est une excellente observation, parce que nous l’avons vécu dans l’édifice du Centre. En fait, certains d’entre vous ont retiré la pellicule, ce qui n’a rien changé à la sécurité de vos documents, parce que vous étiez quand même à une bonne distance de la fenêtre. On devra régler le problème au cas par cas. Nous offrirons la pellicule et nous nous assurerons de l’invisibilité de vos documents. Bien sûr, ça présentera un inconvénient. La Colline sera bientôt un chantier.
Cela dit, nous consulterons bien entendu chaque bureau pour être certains que la pellicule ne vous dérange pas. Sinon, nous examinerons d’autres solutions avec Services publics et Approvisionnement Canada.
Le sénateur Tannas : Ces travaux affecteront un nombre incroyablement petit de bureaux. Une poignée, mais nous veillerons à ce que, en fin de compte, le sénateur décide en collaboration avec le personnel de la sécurité.
Le sénateur Munson : Merci.
Le président : CoMme il n’y a pas d’autres questions, je vous remercie, Brigitte et le sénateur Tannas.
Chers collègues, passons au point no 2 de l’ordre du jour. Conformément à l’usage, nous déposons, après les déplacements des sénateurs à l’étranger, des rapports au comité, puis au Sénat.
Le point no 2 concerne le rapport du sénateur White. Bien sûr, le comité de direction l’a revu, et tous les renseignements utiles s’y trouvaient. Le budget a été respecté, et le rapport était détaillé. Y a-t-il des questions sur ce rapport?
Quelqu’un peut-il proposer une motion pour son adoption et pour que je le présente au Sénat? La sénatrice Marshall le propose, avec l’appui du sénateur Downe. Tous ceux qui sont d’accord?
Pour le point no 3, nous avons aussi un rapport, celui du voyage de la sénatrice Pate. Dans ce cas aussi, le budget a été respecté et le rapport est détaillé. Des questions à ce sujet? Effectivement il y a eu majoration, autorisée par le comité de direction avant le départ, ce qui fait que le budget a été respecté. L’autorisation a précédé le départ. Les dépenses prévues ont eu lieu. Le budget a donc été respecté.
La sénatrice Batters : Non, le budget était de 5 400 $. Les coûts réels se sont élevés à 7 200 $.
Le président : Oui, mais la demande d’autorisation a été faite au comité de direction, qui a donné son aval avant que les coûts ne soient encourus.
La sénatrice Batters : Oui, il y a cette note.
Le président : Si la dépense a été autorisée avant d’être encourue, le budget est respecté. Après un premier budget, un budget révisé a été communiqué au comité de direction. La dépense n’a pas été encourue pendant le déplacement.
La sénatrice Batters : Je le reconnais.
Le président : Ou après l’autorisation, mais n’hésitez pas à poser des questions.
Le sénateur Downe : Je propose l’adoption du rapport et son dépôt.
Le président : Avec l’appui du sénateur Plett. Merci, chers collègues.
Le point no 4 concerne le mandat du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat coMme organisme de surveillance.
Le sénateur Smith : Permettez-moi de retracer l’historique pour vous. Le rapport du vérificateur général contenait une recommandation pour la création d’un comité de surveillance, si vous vous en souvenez. À l’époque, le comité, qui a été en liaison avec le vérificateur général pendant environ 14 mois, était composé du Président actuel du Sénat, George Furey, il était présidé par Elizabeth Marshall, et j’étais le troisième membre. Elizabeth s’est retirée après l’enquête ou l’étude du vérificateur général et, bien sûr, George est devenu Président du Sénat. La sénatrice Batters, puis le sénateur Campbell sont arrivés au comité.
Nous avons ensuite examiné nos options pour commencer à dresser un plan de surveillance, et nous avons eu de nombreuses discussions. Nous avons discuté avec les sénatrices Cordy et McCoy et avec les représentants des divers caucus et groupes parlementaires. Au printemps, nous avons décidé de nous adresser à des gens qui disposaient d’un peu plus de temps et de compétences techniques pour pouvoir terminer le travail que nous avions commencé.
À cette fin, nous avons discuté avec le sénateur Wells du transfert de ce rôle à son comité, relativement aux dépenses, et nous nous sommes entendus sur la formulation suivante. Est-ce que tout le monde en a une copie? La motion se lit coMme suit :
Que, nonobstant la motion du Comité adoptée le jeudi 10 mars 2016 visant à autoriser le Sous-comité de la vérification à examiner les recommandations du rapport du vérificateur général du Canada sur les dépenses des sénateurs qui a été déposé au Sénat le 9 juin 2015 concernant les dépenses des sénateurs (la notion de surveillance indépendante et le rôle du vérificateur général à l’avenir) et la surveillance des dépenses des sénateurs (recommandations 51, 52, 53, 54, 55, 56 et 57), l’examen soit maintenant réalisé par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat;
Je sais que le sénateur Wells y fera un petit ajout.
Que l’étude se penche sur les pratiques exemplaires de l’industrie pour la création d’un organisme de surveillance, qui serait doté d’une fonction d’audit, aurait une structure appropriée et tiendrait compte des recommandations du vérificateur général du Canada relativement à la surveillance de l’audit;
Que le Sous-comité fasse rapport au Comité au plus tard le 24 octobre 2017.
Le processus et les communications avec le sénateur Wells ont commencé en avril. Nous nous sommes entendus sur la ou les dates où cela aurait lieu. Il a entamé son travail sur le programme. Nous nous sommes parlé au début de juillet, puis l’échéancier que vous voyez maintenant s’est précisé.
Pour vous éclairer un peu sur les enjeux, et ils feront l’objet d’un débat, ça se résume au degré de notre suprématie que nous, le Sénat, voudrions abandonner à un comité. La structure du comité sera donc l’enjeu, et je suis sûr que le sénateur Wells reviendra et que nous aurons cette discussion en temps utile.
Cependant, ce qui est important, je pense, c’est que David et son groupe ont fait de l’excellent travail pour le budget base zéro de leurs dépenses. Non seulement dans ses rapports avec les sénateurs mais aussi en ce qui concerne la structure entière du groupe et de l’organisme des finances. Pour le peaufinage des idées de base que nous avons formulées, nous avons pensé qu’il convenait de le confier au Sous-comité du budget des dépenses.
Sénateur Wells, si vous voulez ajouter des précisions, à vous de le faire.
Le sénateur Wells : Merci. Pour commencer, je pense que vous avez peut-être lu une version antérieure de l’ordre de renvoi. J’ai besoin des lumières de…
Le sénateur Smith : Ai-je la mauvaise version?
La sénatrice Dupuis : Nous n’avons pas le libellé que vous venez juste de lire.
Le sénateur Smith : Je suppose que je l’ai probablement mentionné oralement. Il est écrit :
Que l’étude se penche sur un organisme de surveillance qui aurait la capacité :
a)d’établir une structure de vérification interne;
b) de préparer des plans de vérification annuels; [...]
[...] fasse rapport au Comité au plus tard le [...]
Ces deux éléments se trouvaient dans notre version originale, car tout cela renvoie à la question de notre suprématie. Que serions-nous prêts à concéder dans le nombre de sénateurs par rapport au nombre d’indépendants? Votre siège? S’agit-il d’un sénateur ou d’une tierce partie, de quelqu’un de l’extérieur? Ces questions devront faire l’objet d’un débat une fois que le libellé sera prêt.
Le sénateur Wells : Chers collègues, en examinant certains aspects de cette question, nous avons tendance à mettre l’accent sur les dépenses des sénateurs en nous penchant sur nos demandes de remboursement, mais je tiens toutefois à signaler que ce n’est qu’une toute petite partie de notre budget de 114 millions de dollars. J’ai demandé à Pascale de regrouper pour moi une partie des données.
Les frais de déplacement des sénateurs se chiffrent environ à 4 millions de dollars sur 114 millions. Je pense que le comité de vérification et de surveillance qui serait créé pourrait examiner bien plus que 4 millions de dollars sur 114 millions. Le Sous-comité des dépenses a examiné d’autres aspects des dépenses du Sénat — les dépenses de façon générale — au cours des dernières années dans son exercice de budget base zéro.
De nombreux aspects pourraient faire l’objet d’une surveillance. Nous n’économiserions pas nécessairement plus d’argent, mais nous serions certains que l’argent dépensé est dépensé efficacement, en vérifiant l’efficacité et l’efficience du processus de dotation du Sénat, l’état de préparation pour la reprise des activités à la suite d’une situation d’urgence, la planification de la relève, les risques liés à la perte de la mémoire institutionnelle — c’est une dépense dont nous ne tenons même pas compte actuellement — et l’efficacité et l’efficience du processus d’approvisionnement. Si un comité de surveillance est établi, ce sont d’autres choses que nous aimerions qu’il examine, plutôt que de se limiter aux dépenses des sénateurs, ce qui semble le plus souvent faire les manchettes.
J’aimerais également attirer l’attention sur les recommandations énumérées par le sénateur Smith dans sa proposition d’ordre de renvoi. Je propose une modification à l’ordre de renvoi. Il est question de certaines mesures prises par le vérificateur général qui selon moi, et selon de nombreuses personnes à qui j’ai parlé, outrepassent ses pouvoirs. Les pouvoirs du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration sont définis dans la Loi sur le Parlement du Canada, de l’article 19.1 à l’article 19.6. Il est donc très inusité, chers collègues, que le vérificateur général présente des recommandations en vue de modifier la Loi, ce qu’il a fait. En fait, sur le site web du vérificateur général, il reconnaît qu’il ne doit pas vérifier de décisions politiques, car c’est la prérogative du Parlement et des élus.
Donc, chers collègues, par conséquent, j’aimerais proposer une petite modification à la proposition du sénateur Smith. À la fin du passage entre parenthèses qui se termine par « 57 », aux trois quarts du premier paragraphe, après l’énumération des recommandations nos 51, 52, 53, 54, 55, 56 et 57, j’aimerais ajouter « et les autres recommandations connexes ».
Bien entendu, chers collègues, tout serait renvoyé pour approbation au Comité de la régie interne avant d’être exécuté.
[Français]
La sénatrice Dupuis : J’essaie de voir si j’ai les bonnes formulations. Quelque chose me frappe dans l’intérêt qu’il y a autour de la question de « oversight body external audit ».Cette motion porte-t-elle uniquement sur la fonction de « internal audit function »?
Quand on a autorisé le vérificateur général à faire une vérification, le Sénat n’a pas défini le cadre de son autorité ni les fonctions des sénateurs. Donc, le vérificateur général a exercé son autorité et ses règles habituelles sans qu’il y ait eu de précisions institutionnelles entre le Sénat et lui. Il s’agit d’une organisation de type particulier. Nos cadres de référence sont ceux-ci. Compte tenu de ces cadres de référence, respectons-nous les règles qui s’appliquent à toutes les organisations publiques en matière de fonds publics?
Ma préoccupation en ce moment concerne les recommandations qu’a faites le vérificateur général. Certaines personnes ont été traumatisées par ces recommandations. À mon avis, il y a surtout une institution qui doit réagir et examiner ces recommandations dans le contexte de son cadre.
En ce sens, je suis un peu inquiète qu’on se lance dans des mesures et qu’on décide qu’il faut faire telle chose parce que tout le monde dit que les sénateurs font n’importe quoi. Je le sais, je l’entends tous les jours. Je ne suis pas une sénatrice qui dépense n’importe comment les fonds publics, mais je l’entends tous les jours, ici, ailleurs et partout. Je suis aussi préoccupée par l’utilisation des fonds publics. Je crois qu’on doit prendre les moyens, qu’il s’agisse du Sous-comité du prograMme et de la procédure, du Sous-comité des budgets, peu importe, mais je crois qu’on doit prendre des mesures pour faire en sorte que toute décision qui sera prise, toute structure qui sera mise en place relativement à l’audit ait fait l’objet d’un examen par nous-mêmes à partir du cadre que nous avons défini. Il faut également examiner les recommandations du vérificateur général dans cette perspective.
Je vous remercie.
Le président : Je pense que le sénateur Wells aimerait répondre à votre question.
[Traduction]
Le sénateur Wells : Merci, sénatrice Dupuis. Vous soulevez un excellent point. Vous avez raison, surtout de la part de quelqu’un qui n’était pas ici pendant la vérification ou pendant la période qui l’a précédée. Et j’étais là.
Le vérificateur a formulé un certain nombre de recommandations. À mon avis, il convient parfois d’en examiner certaines et d’y donner suite coMme il est demandé. Or, il est aussi parfois approprié de dire : « Merci de votre recommandation, mais nous ne sommes pas du même avis parce que cela ne cadre pas avec notre structure ou nos pouvoirs, nos processus. » Il y a également d’autres cas où nous avons atteint l’objectif d’une recommandation — de plusieurs dans ce cas-ci — du vérificateur général en prenant des mesures différentes de celles qu’il a prescrites. Nous avons donc atteint l’objectif sans prendre les mesures prescrites.
La plupart des mesures que nous avons prises en matière de communication, ou des mesures prises par le Sous-comité des communications, donnent suite à une grande partie des recommandations d’une façon différente de ce qu’il a prescrit, mais nous avons atteint l’objectif. Il y a donc un certain nombre de façons de procéder, et il convient parfois de dire : « Non, nous ne souscrivons pas à cette recommandation, mais nous vous en remercions. » Nous allons nous pencher là-dessus.
Je ne sais pas si cela répond complètement à votre question.
Dans le cas du vérificateur général, étant donné qu’il a formulé des recommandations qui s’écartent de la pratique normale — j’hésite à parler de « pouvoirs »; je parle plutôt de la pratique normale pour le vérificateur général —, il est important que nous nous penchions également sur cet aspect.
Soit dit en passant, et c’est pertinent, avant d’être nommé au Sénat, j’étais directeur général adjoint de l’Office des hydrocarbures côtiers à Terre-Neuve, et nous avons fait l’objet d’une vérification du vérificateur général. Je suis parti juste après la fin de la vérification, et je lui ai de nouveau souhaité la bienvenue ici.
Le sénateur Plett : Vous l’avez donc fait venir ici.
Le sénateur Wells : J’essayais de le déconcerter.
Le Bureau du vérificateur général a affiché une incompréhension flagrante de l’Office des hydrocarbures extracôtiers, de la loi qui le régit et de ses pouvoirs — une incompréhension flagrante. Lors de mes premières rencontres, en tant que sénateur, avec des responsables de son bureau, j’ai observé une incompréhension flagrante du travail des sénateurs, des pouvoirs que nous avons ainsi que de nos pratiques et nos procédures. C’était consternant. Le bureau comptait des douzaines de personnes qui n’avaient aucune expérience liée au Sénat ni aucune connaissance de ce que fait l’institution, et elles vérifiaient nos pratiques. J’en étais consterné.
Le sénateur Tannas : L’un des thèmes des recommandations du vérificateur général est que la surveillance comporte un caractère indépendant. Devons-nous en discuter maintenant? Y a-t-il quelque chose ici qui empêcherait votre comité de songer au niveau, s’il y a lieu, d’indépendance requis du conseil de surveillance, sénateur Wells?
Le sénateur Wells : Merci, sénateur Tannas. Oui, le comité examinera la question et fera une étude approfondie, non seulement entre sénateurs, mais aussi en faisant venir d’autres personnes et en observant les pratiques exemplaires d’autres secteurs, de l’industrie ainsi que d’agences et d’organismes gouvernementaux, étant donné que nous ne sommes pas un organisme ni un ministère. Nous ferons le tour de ce qui constitue la pratique exemplaire, la bonne chose à faire, et nous présenterons les résultats au comité en tant que recommandation.
Le sénateur Tannas : Excellent. Merci.
Le sénateur Mitchell : Sénateur Wells, sénateur Smith, merci. Je comprends et je pense que j’aime cela. Je veux éclaircir deux ou trois choses.
Je n’ai peut-être pas porté suffisamment attention, mais j’ai le mandat initial selon lequel l’étude doit porter sur un organisme de surveillance qui aurait la capacité de faire trois choses, soit a), b) et c). Je crois que c’est ce que le sénateur Smith a paraphrasé, et on a fourni des éclaircissements. Je n’ai toutefois pas compris le troisième point, le c).
Je suis maintenant saisi d’une nouvelle motion qui remplace a), b) et c) par :
Que l’étude se penche sur les meilleures pratiques de l’industrie pour l’établissement d’un organisme de surveillance qui aura une fonction de vérification et une structure appropriée et qui examinera les recommandations du vérificateur général du Canada en matière de vérification et de surveillance;
Examinons-nous la nouvelle motion ou sont-elles parallèles? Allons-nous en avoir deux?
Le sénateur Wells : Merci, sénateur Mitchell. Nous nous penchons sur la plus récente. Elle englobe les points a), b) et c) sans être précise au sujet du point c), mais il est inclus. En fait, je vais proposer une modification à l’ordre de renvoi pour faire ajouter « et les autres recommandations connexes » après les numéros de recommandations, de sorte que nous puissions examiner des choses qui ont été recommandées dans le rapport du vérificateur général. Je ne me souviens plus du nombre de recommandations, mais il y en a plus de 60. Nous nous pencherons sur d’autres.
Le sénateur Mitchell : J’aime cette sous-modification. Je pense que la dernière version, celle qui est plus générale, englobe les points a), b) et c), et elle tient compte des articles 51 à 57. Nous ne sommes donc aucunement limités.
Je crois qu’il est important qu’elle tienne compte de la question du règlement des différends, car nous avons le mécanisme du juge Binnie, mais il est probablement coûteux et plutôt ponctuel. Nous devrions peut-être l’institutionnaliser un peu plus. Nous pouvons nous pencher là-dessus.
Le sénateur Wells : Puis-je seulement faire une observation à ce sujet pendant que vous reprenez votre souffle?
Avant d’examiner la question, j’ai consulté le sénateur Campbell, le sénateur Tannas, la sénatrice Cordy, la sénatrice Jaffer et le sénateur Tkachuk, soit essentiellement les membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. Je suis surpris qu’on ne sache généralement pas que de nombreux mécanismes existent pour se pourvoir en appel sans recourir aux services du juge Binnie, surtout en ce qui a trait aux dépenses des sénateurs.
Si vous désapprouvez ce qu’un commis du ministère des Finances a dit, vous pouvez vous adresser au directeur financier. Si la décision du directeur financier ne vous convient pas, vous pouvez vous adresser au comité de direction du Comité permanent de la régie interne. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser directement au comité, et si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez vous adresser au Sénat. Quatre processus sont en place. Ils sont rigoureux et se fondent sur des précédents, pas sur un système de passe-droits entre amis. Des professionnels ont mis en place des processus rigoureux.
Le sénateur Mitchell : Je suis fondamentalement d’accord avec vous : c’est une très petite partie du processus. Je n’en fais pas une obsession. Je demande seulement s’il serait plus efficace d’en saisir le groupe.
Par ailleurs, je conviens parfaitement coMme vous que nous ne sommes pas tenus de suivre chaque recommandation, et je mets surtout l’accent sur la recommandation no 57, qui est vraiment problématique selon moi.
Le dernier point porte sur la distinction que vous avez tous les deux établie entre la nature du conseil, sa structure, et la nature de sa direction pour nous. Je pense que nous pouvons donner un mandat très vaste au conseil de surveillance. Je pense en fait que les Canadiens seraient soulagés de savoir qu’il existe un conseil de la sorte composé d’une majorité de personnes influentes externes — ce serait ma préférence, mais des personnes objectives —, pas des sénateurs, qui peuvent formuler des recommandations. Nous ne serions pas tenus d’y donner suite. C’est essentiel. Je ne pense pas qu’un conseil externe puisse nous ordonner de faire quelque chose, mais je pense qu’il pourrait y avoir des mécanismes pour exercer des pressions sur nous en vue de faire quelque chose. Si nous acceptons une recommandation, c’est bien. Si nous ne l’acceptons pas, le conseil pourrait alors la rendre publique. J’aimerais que votre groupe se penche sur ce genre de considérations. Je suis certain que vous êtes ouvert à l’idée, et je voulais juste le mentionner.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : J’ai deux commentaires et une recommandation. Je crois qu’un des secrets assez bien gardés concernant le Sénat est le fait que, depuis deux ou trois ans, beaucoup d’efforts ont été faits et beaucoup de décisions ont été prises qui ont fait en sorte que certaines des meilleures pratiques de gestion ont déjà été mises en oeuvre au Sénat. Je tiens à le dire, parce que je crois qu’on le dit très peu souvent. Arrivée depuis moins d’un an, je constate que, dans certaines situations, on a les pratiques les plus exigeantes et les plus sévères, et cela doit être mentionné.
Le rapport du vérificateur général est un intrant, un instrument pour nous aider à nous améliorer davantage. Cependant, coMme dans plusieurs rapports qui sont de nature comptable, il faut considérer que certaines des recommandations ont un poids et auraient un impact plus important que d’autres. À la limite, si on mettait en oeuvre toutes les recommandations du vérificateur général, il y aurait un coût, et il faut se demander si ce coût en vaut la peine par rapport au risque budgétaire.
Incidemment, je salue le travail qui a été fait et qui mène à cette motion. Il me semble évident que nous avons besoin d’un vérificateur interne et, en fait, l’expression récente est « auditeur interne ». Nous n’avons pas à faire de détour. Nous sommes rendus à établir une structure de vérification interne. La notion d’« organisme de surveillance » m’apparaît lourde. Est-ce qu’on parle d’experts externes qui joueraient un rôle d’arbitrage dans le cadre de différends? Un « organisme de surveillance » me paraît très lourd et, à mon avis, le choix n’est pas entre un organisme de surveillance qui établirait une structure de vérification interne, mais est lié plutôt à l’établissement d’un auditeur interne qui aurait le mandat de préparer des plans de vérification à faire approuver par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Ma deuxième question, qui est d’un ordre différent, porte sur la notion d’un mécanisme indépendant de règlement des différends qui peut être composé d’une ou de deux personnes externes de façon ponctuelle, soit dans le cadre d’un contrat, lorsqu’il y a des différends où il pourrait y avoir une perception de partialité ou de manque d’objectivité à l’interne. En ce sens, on pourrait être plus direct et prendre la décision d’établir ou non la direction de l’audit interne qui serait chargée d’un mandat particulier, notamment celui d’établir des plans de vérification annuelle.
[Traduction]
Le sénateur Downe : Je suis préoccupé par le coût, et je veux expliquer pourquoi.
Lorsqu’on a demandé au vérificateur général de soumettre le Sénat à une vérification, j’y étais très favorable. À vrai dire, j’étais alors d’avis qu’il devait également en faire autant pour la Chambre des communes. Je me suis ensuite moi-même livré à l’exercice, à la suite duquel mon nom, coMme celui de la vaste majorité, n’a pas été retenu pour quoi que ce soit, mais je n’ai vraiment pas été impressionné par la façon dont la vérification a été menée et par la soMme extrêmement élevée qu’elle a fini par coûter.
CoMme nous le savons tous, il y a eu une couverture médiatique importante, et je crois que le coût a dépassé les 23 millions de dollars pour récupérer un montant insignifiant.
Le sénateur Smith : Le montant était de 900 000 $, un montant net de 600 000 $.
Le sénateur Downe : Merci d’avoir donné ces chiffres. Cela n’a pas été rentable.
Quand je retourne à l’Île-du-Prince-Édouard, quand j’explique que la vérification a coûté 27 millions de dollars et nécessité l’embauche d’une foule de personnes — je ne sais pas comment ils ont tous signé un contrat... Des vérificateurs à la retraite sont sortis de l’ombre pour prendre part au festin. Il était important que le public sache que des mesures étaient prises et que les règles étaient suivies. Parallèlement, je suis arrivé à la conclusion que le coût était beaucoup trop élevé au bout du compte.
Je ne suis ni comptable ni vérificateur, mais à quel moment ont-ils — et je vais m’adresser à la sénatrice Marshall, parce que je sais qu’elle est une ancienne vérificatrice... À quel moment les vérificateurs, lorsqu’ils examinaient les comptes de la sénatrice Marshall, ont-ils conclu qu’il n’y avait absolument aucun problème dans ses dépenses? Or, plutôt que de s’arrêter, ils ont poursuivi jusqu’au moindre détail pour chacun de nous. C’est un énorme gaspillage d’argent.
De plus, combien le Sénat a-t-il dépensé? Il y a non seulement le temps de notre personnel, mais aussi toutes les vérifications que nous avons menées avant, ainsi que cette dernière. Le montant dépasse largement un million de dollars supplémentaires.
Tout cela pour dire que nous devons faire pour le mieux. Il doit y avoir un équilibre. Nous devons... Pour une raison que j’ignore, j’en perds la voix au nom de tous les contribuables canadiens...
Je tiens à le souligner, et je vais y revenir de nouveau. Il doit y avoir un équilibre réaliste entre ce que nous faisons — j’ai vu le Bureau du vérificateur général en plein élan, et on n’est pas descendu de la montagne avec des recommandations irréprochables. Nous devons les prendre avec un grain de sel, compte tenu des conséquences de la vérification du Sénat pour les contribuables canadiens.
Le président : Je veux également prendre part à la discussion, sénateurs.
Au bout du compte, je pense qu’il est important de rappeler au public et de nous rappeler qu’on n’a pas forcé le Sénat à faire quoi que ce soit. L’idée de rendre des comptes et d’être transparent précède également la formation même du Comité de la régie interne, de notre groupe. Cela remonte à l’époque où le sénateur Tkachuk et le sénateur Furey dirigeaient le comité.
Nous avons été très proactifs. Lorsqu’on a commencé à poser des questions sur les dépenses, entre autres, nous avons été excessivement proactifs. C’est nous qui avons appelé le vérificateur général. C’est nous qui avons décidé de ne pas lui imposer de balises.
Au bout du compte, c’est nous qui avons décidé de prendre des mesures vraiment sans précédent en tant qu’assemblée législative pour établir ce genre de plateforme ou de modèle afin de présenter nos dépenses tous les trimestres, et nous le faisons actuellement presque en fonction de chaque poste budgétaire. La réalité, c’est que nous avons pris ces mesures pour éviter toute forme possible d’irrégularité.
La réalité, c’est qu’on a jugé l’arbre au fruit au cours des deux dernières années et demie, et je le sais parce que la sénatrice Cordy et moi avons le plaisir de siéger au Sous-comité des communications. Tout au long de l’histoire de notre institution, on n’a jamais présenté aussi peu de demandes concernant les dépenses des sénateurs, car tout est rendu public. Il n’est pas nécessaire de faire venir un vérificateur général pour qu’il donne son avis. Un journaliste donne son avis sur nos déplacements ou sur un contrat proposé par le bureau du Sénat. Les journalistes sont très souvent plus rigoureux que le vérificateur général et ils coûtent moins cher.
Nous avons tous vu la réponse du comité de direction et l’interview du représentant du gouvernement accordé la semaine dernière à iPolitics concernant notre intransigeance à l’égard de la reddition de comptes et de la transparence. Nous étions d’avis qu’il était important de donner cette réponse compte tenu des importantes mesures qui ont été prises, et je remercie la sénatrice Saint-Germain de l’avoir souligné. Notre plateforme sur la divulgation est une de ces mesures.
Le mécanisme du juge Binnie est sans précédent. Le fait d’avoir un système d’arbitrage indépendant est inédit dans un Parlement occidental. Au pays, aucune autre assemblée législative n’en a un. Avec tout le respect, sénateur Mitchell, c’est la façon la moins coûteuse d’exercer une surveillance, car au bout du compte, après avoir épuisé les différents niveaux d’appel à notre disposition — et le sénateur Wells les a correctement mis en évidence —, qu’est-ce qui pourrait être mieux que de s’adresser à un ancien juge de la Cour suprême pour obtenir son avis?
Je veux rappeler aux gens qu’il y a deux ans, le Comité de la régie interne a pris une mesure sans précédent qu’aucun autre comité de ce type, y compris celui de la Chambre des communes, n’avait prise auparavant. Nous avons abandonné le pouvoir de nous prononcer sur les dépenses de nos collègues pour le confier au juge Binnie. Vous vous souvenez de la résolution que nous avons présentée. Nous avons dit que ses décisions ont force obligatoire, et pour tous les sénateurs, elles ont force obligatoire, mais c’est également le cas pour le Comité de la régie interne. C’était une première.
Je le prends mal lorsque le représentant du gouvernement au Sénat affirme que nous n’en avons pas fait assez sur le plan de la surveillance alors qu’il sait pertinemment que, au cours des deux dernières années, nous avons eu des discussions approfondies pour aller encore plus loin et examiner les différents modèles.
Soyons prudents. Il y a un an et demi ou deux ans, je suis allé à la Chambre des lords et j’y ai rencontré le Président. Il y a un organisme de surveillance qui est complètement indépendant. C’est un gâchis. Les coûts sont énormes. On se penche maintenant sur des moyens plus économiques d’atteindre ces objectifs.
Je veux également parler du dernier point qu’a soulevé, à juste titre, la sénatrice Saint-Germain sur la vérification interne. Nous avons ce mécanisme en place depuis des années. Il a été mis sur la glace en raison des discussions que nous avons eues sur l’organisme de surveillance ces dernières années, mais c’est quelque chose que le Sous-comité de la vérification a géré par le passé. Le sénateur Tkachuk est un peu plus en mesure d’en parler que moi, car je sais que ce processus de vérification interne a existé pendant de nombreuses années. Encore une fois, le Sous-comité de la vérification, qui est en train d’examiner d’autres mesures, a tout simplement mis cela sur la glace, j’imagine, pour l’instant, mais le processus existe. Si nous le jugeons nécessaire, nous pouvons le faire renaître.
Voilà les observations que je voulais faire sur tous ces sujets. Je suis désolé d’avoir pris autant de temps, mais je crois qu’il est important de nous rappeler certains contextes.
Le sénateur Marwah : J’avais la même préoccupation quant au retrait du point c) du nouveau mandat. Je suis ravi, sénateur Wells, que vous ayez dit qu’il serait examiné peut-être dans un cadre beaucoup plus large. Nous pouvons décrire les quatre étapes que nous avons, mais aucune d’entre elles ne constitue un mécanisme indépendant, excepté en ce qui concerne le juge Binnie. Que ce mécanisme indépendant passe par l’intermédiaire du juge Binnie ou d’un organisme de surveillance, cela n’a aucune importance. Les deux options sont bonnes, à mon avis. Tant qu’un organisme ou un individu indépendant se penche sur les différends, cela me va. Or, nous devrions nous assurer — nous devrions l’annoncer — qu’il y a un mécanisme indépendant de surveillance pour le règlement des différends.
[Français]
Le sénateur Forest : J’ai un commentaire à faire sur deux points dans l’ordre de renvoi. Je pense effectivement que le libellé que nous avons sous les yeux, « l’étude se penche sur les meilleures pratiques de l’industrie pour l’établissement d’un organisme de surveillance », donne l’impression que nous avons déjà fait le choix entre un organisme ou un auditeur interne. Je m’attarderais plutôt au mécanisme de surveillance, afin que l’analyse puisse déterminer si un auditeur interne est préférable à un organisme. Dans un premier temps, dans l’ordre de renvoi, j’indiquerais que l’étude examine les recommandations du vérificateur général du Canada en matière de vérification et de surveillance, et qu’il se penche sur les meilleures pratiques.J’inverserais l’ordre du libellé dans le renvoi en termes de chronologie.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Tout d’abord, concernant les observations qu’a faites le sénateur Mitchell sur cette question ce matin, j’ose espérer qu’il essaiera peut-être de rallier le leader du gouvernement au Sénat à sa position à ce sujet.
Sénateur Wells, concernant l’amendement que vous avez ajouté et le nouveau libellé qui vient d’être présenté, lorsque vous avez commencé à parler de cette question, vous avez indiqué que vous examineriez également les recommandations connexes. Vous allez donc examiner toutes les recommandations contenues dans le rapport du vérificateur général — des dizaines de recommandations — et mener une étude sur ces recommandations et toutes autres recommandations que cela inclut. Vous ferez tout cela et présenterez ces recommandations d’ici un mois?
Le sénateur Wells : C’est exact.
La sénatrice Batters : D’accord. Bonne chance.
Le sénateur Wells : Merci.
La sénatrice Batters : De plus, dans le nouveau libellé, on peut lire ceci : « [q]ue l’étude se penche sur les meilleures pratiques de l’industrie ». Cela ne figurait pas dans le libellé original. Parlez-vous ici d’assemblées législatives, d’entreprises? De quoi parlez-vous?
Le sénateur Wells : Il s’agit des pratiques de l’industrie de la comptabilité.
La sénatrice Batters : D’accord. Merci.
La sénatrice Marshall : Je voulais seulement revenir sur les points soulevés par le sénateur Downe dans l’intérêt des nouveaux membres.
En ce qui concerne le processus et les coûts, c’est le vérificateur général qui a choisi le processus. Il voulait examiner chaque transaction de chaque sénateur. Il voulait examiner de près chaque dollar. C’était donc sa décision.
D’autres vérificateurs généraux auraient pu choisir un processus différent, car on a très souvent recours à l’échantillonnage. C’était donc sa décision, et c’est pourquoi les coûts étaient aussi élevés et le processus, aussi pénible. Or, il y a d’autres options, et tout dépend du vérificateur général qui fait le travail.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je voudrais m’assurer de bien comprendre le mandat que l’on donne. Quand on dit que, dans la motion, l’accent est mis sur un organisme de surveillance, est-ce qu’on pourrait s’assurer que le travail qui sera confié au comité inclut la question de la vérification dans son aspect de vérification interne, jusqu’au potentiel organisme externe de surveillance?
Autrement dit, on a, à mon avis, une réflexion à faire à titre de Sénat, à titre de Comité de la régie interne pour examiner la question de la fonction de la vérification ici, au Sénat, que ce soit à l’interne et jusqu’à un possible organisme externe d’arbitrage ou de règlement des différends ou de surveillance externe.
Ma préoccupation est liée au fait que si nous mettons maintenant l’accent sur un organisme de surveillance externe, nous mettions en place une structure qui soulève la question à savoir pourquoi nous avons mis sur la glace toute la fonction de la vérification interne. Nous savons que c’est ce que les gens nous diront. Est-ce là ce que nous voulons entendre? Moi, non, pas du tout.
Je voudrais que le mandat qu’on donne au comité comprenne toute la question de la vérification, à partir de la vérification interne. Voulez-vous le laisser sur la glace ou le sortir de la glace, le réchauffer un peu et faire quelque chose avec, jusqu’à un organisme externe de surveillance potentiel?
[Traduction]
Le président : Sénateur Wells, je peux répondre avant de vous céder la parole.
Il est important de comprendre pourquoi cela a été mis sur la glace, et n’interprétez pas mal les mots que j’emploie. Lorsque le vérificateur général est intervenu pour faire l’audit, il s’agissait d’un processus de trois ans environ, de deux ans et demi. Par conséquent, toutes les ressources y ont été investies. Bien entendu, tout juste après l’audit, le Sous-comité de la vérification et tous les divers sous-comités du Comité de la régie interne ont examiné les recommandations du vérificateur général. Voilà la raison.
Encore une fois, pour revenir à ce que j’ai dit plus tôt, dans le cas de bon nombre de changements recommandés, nous avons agi avant même que le vérificateur général publie son rapport.
Sénateur Wells.
Le sénateur Wells : En fait, monsieur le président, vous avez dit essentiellement ce que j’allais dire.
Le président : Je pense que c’est important. Pour revenir au point qu’a soulevé la sénatrice Dupuis, il est important maintenant que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, ainsi que le Sous-comité de la vérification, en plus de se pencher sur la surveillance, s’assurent que nous examinons les paramètres en ce qui concerne les vérifications effectuées à l’interne et à l’externe, coMme elle l’a dit, et que nous les regroupons dans un ensemble lorsque vous reviendrez faire rapport à notre comité, et que tous ces éléments sont pris en considération.
Le sénateur Wells : Je vous remercie, monsieur le président et sénatrice Dupuis. C’est un excellent point, et je pense que c’est couvert dans le mandat.
Le président : Est-ce que quelqu’un propose la motion?
Le sénateur Wells : J’ai aussi un amendement proposant d’ajouter, après « 57 », « et les autres recommandations connexes ».
Le président : Monsieur le greffier, en avons-nous pris note?
Daniel Charbonneau, greffier à la procédure et secrétaire de séance, Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Oui. Voulez-vous que j’en fasse la lecture, sénateur Forest?
Le président : Oui.
[Français]
Le deuxième paragraphe se divisera en deux paragraphes. À la suite du premier paragraphe, le texte se lira coMme suit :
Que le comité examine les recommandations du vérificateur général du Canada en matière de vérification et de surveillance;
Que l’étude se penche sur les meilleures pratiques de l’industrie de la comptabilité pour l’établissement d’un mécanisme de surveillance et d’une structure appropriée;
Une voix : D’audit.
M. Charbonneau : D’audit? Donc, « en matière d’audit et de surveillance ».
[Traduction]
Le président : Est-ce que quelqu’un propose la motion? Le sénateur Wells, appuyé par la sénatrice Cordy. Merci, chers collègues.
Le cinquième point à l’ordre du jour, c’est le troisième rapport du Sous-comité du prograMme et de la procédure. Conformément à l’ordre adopté par le comité, le Sous-comité du prograMme et de la procédure est autorisé à prendre des décisions lorsque le comité est dans l’incapacité se réunir. Il a l’obligation d’en faire rapport dès que possible.
CoMme je l’ai dit plus tôt, une version erronée vous a d’abord été envoyée. Une version révisée vous a été envoyée hier et vous a été fournie encore ce matin.
Je serai ravi de présenter le rapport et de répondre à toutes questions. Pour l’essentiel, il s’agit de toutes les décisions qui ont été prises sur différents points au cours de l’été par le comité de direction et, bien sûr, nous en faisons rapport au comité.
La sénatrice Batters : Je m’appuie sur la dernière version que j’ai, mais je vais m’assurer de continuer à examiner la nouvelle version pour m’assurer que je ne mentionne pas les autres points.
Concernant l’accès aux procès-verbaux de réunions à huis clos dont il est question au début de la deuxième page, s’agit-il d’une nouvelle initiative ou est-ce que cela a été fait pour d’autres vérifications? S’il s’agit d’une nouvelle initiative, pourquoi le fait-on dans ce cas en particulier?
Le président : Ce n’est pas nouveau du tout. Cela a déjà été fait auparavant.
La sénatrice Batters : Donc, il faut que ce type de motion soit présenté chaque fois?
Le président : C’est ce qu’on nous a dit.
La sénatrice Batters : Le point qui se trouve au haut de la troisième page porte sur l’inclusion de nouveaux membres dans le Groupe de travail consultatif sur l’examen des ressources humaines. Combien de sénateurs font partie de ce groupe actuellement? Quatre membres du Groupe des sénateurs indépendants y seront maintenant ajoutés?
Le président : Les membres du groupe de travail sont les sénateurs Tannas, Massicotte, Enverga, Campbell et Tkachuk.
La sénatrice Batters : Donc, cinq sénateurs, plus ces quatre autres?
Le président : Plus les autres.
La sénatrice Batters : Le groupe de travail comptait un membre du Groupe des sénateurs indépendants, soit le quatrième que vous avez nommé, et on y ajoutera maintenant quatre autres membres du Groupe des sénateurs indépendants?
Le président : Si ma mémoire est bonne — et puisque je vieillis, ma mémoire me fait parfois défaut —, nous en avons parlé ici avant les vacances d’été. Nous croyions que ce n’était pas un comité coMme la plupart des autres, dans lesquels des votes ont lieu. Il s’agissait d’un groupe de travail ou d’un sous-comité travaillant à la question qui préoccupait un certain nombre de sénateurs. L’impression que j’ai eue, c’est qu’il y avait un consensus au sein du comité sur l’idée d’ajouter des membres. Il semble qu’on se sentait à l’aise de le faire, peu importe le nombre de représentants de chaque groupe. Bien entendu, le but était d’y ajouter des femmes.
La sénatrice Batters : Ce sont les questions que je voulais poser. Merci.
Le président : Avez-vous d’autres questions, chers collègues? Si ce n’est pas le cas, est-ce que quelqu’un peut proposer une motion? Merci, sénateur Forest. La motion est appuyée par la sénatrice Cordy.
Le sixième point à l’ordre du jour concerne les comptes publics.
Le sénateur Downe : Il s’agit d’un point mineur, mais non négligeable. Depuis des années, nous essayons de convaincre la Chambre des communes d’utiliser le même modèle que le Sénat pour les comptes publics. Elle ne l’a jamais fait. Je propose que nous utilisions son modèle afin d’éviter que l’on confonde des choses distinctes.
Il est déjà arrivé que des médias fassent simplement la soMme des colonnes. Il y a trois colonnes pour le Sénat et deux pour la Chambre, et les médias arrivent à des chiffres erronés, ce qui fait que les dépenses des sénateurs paraissent toujours plus élevées. Maintenant que nous sommes plus transparents, c’est une question théorique, mais les comptes publics sont encore disponibles. Je propose que nous utilisions le modèle de déclaration de la Chambre des communes.
Le président : Sénateur Downe, je vais donner mon avis, car nous avons reçu votre demande durant l’été, et le comité de direction l’a examinée.
Je comprends votre point de vue. Je n’ai vraiment pas d’idées bien arrêtées, mis à part que coMme nous l’avons dit, au cours des dernières années nous avons pris des mesures rigoureuses pour être plus transparents et responsables que les gens de l’autre endroit. Je crois que nous sommes fiers du fait que nous ne pouvons pas être comparés à eux, de sorte que j’ignore ce que nous accomplirions en redevenant coMme eux. Après tout, ce sont eux qui ont un nouveau site web similaire au nôtre parce qu’ils enviaient un peu notre succès. Il est maintenant question de tenir des réunions sur les budgets et l’administration du côté de la Chambre. Qui sait? CoMme vous l’avez déjà dit, ils auront peut-être le courage de faire ce que nous avons fait et de faire appel au vérificateur général et de prendre appui sur ces bases, coMme nous l’avons fait.
Chers collègues, je suis prêt à entendre vos suggestions.
La sénatrice Batters : Je vous remercie, sénateur Downe. Votre observation sur les colonnes est bonne. Je peux comprendre que les médias additionnaient probablement trois colonnes pour le Sénat et seulement deux pour la Chambre. Il s’agit peut-être davantage de dire aux médias qu’en passant, notre troisième colonne correspond aux dépenses de bureau et la Chambre des communes n’a pas de colonne similaire.
J’ignore si vous le savez, mais je veux vous dire que depuis un certain temps, le site web de la Chambre des communes fournit beaucoup plus de renseignements sur les dépenses de bureau que le nôtre, en fait; ils sont présentés par éléments. L’information se trouve ailleurs sur le site web. Elle n’est pas présentée sous la forme d’une colonne coMme celle-là. Je voulais seulement vous le signaler.
Le sénateur Downe : Je vous en remercie. Ce sont les seuls documents des comptes publics qui sont déposés au Parlement.
La sénatrice Batters : Je vois. Merci.
La sénatrice Marshall : Je comprends ce que dit le sénateur Downe, mais nous venons de parler de l’audit, de transparence, du comité de surveillance et des résultats de l’audit et je ne crois pas que nous devrions reculer le plan de la divulgation à ce moment-ci. Je pense que cela serait perçu coMme un retour en arrière. J’hésiterais à le faire.
Puisque d’anciens membres du personnel du Sénat sont maintenant à la Chambre des communes, nous pourrions toujours leur écrire et proposer qu’on améliore les choses sur le plan de la divulgation d’information.
Le sénateur Downe : C’est l’option que je préfère, et ce, depuis des années. C’est seulement que nous n’allons nulle part. Si cela fait consensus, c’est de loin ce que je préférerais. Je suis du même avis que vous : nous ne voulons pas être moins transparents.
Ce qui m’ennuie, c’est qu’après des années, la Chambre n’adopte pas nos démarches de transparence, et je crois qu’il faut assurer l’uniformité. Je propose que nous écrivions à la présidence de la Chambre des communes pour voir s’ils veulent faire la même chose. Sinon, j’y reviendrai en présentant une recommandation visant à la retirer par souci d’uniformité.
Le président : Nous pouvons même ajouter une recommandation. Il s’agirait de recommander qu’ils divulguent les renseignements sur tous les contrats, coMme nous le faisons, et qu’il n’y ait pas de seuil.
Le sénateur Downe : Vous pouvez rédiger la lettre.
[Français]
Le sénateur Forest : Concernant la présentation, une image vaut mille mots. Nos trois colonnes sont sur la même ligne. Je réfléchissais à la suggestion de mon honorable collègue, qui me paraissait logique, et je me demandais s’il n’y avait pas moyen de présenter les choses en utilisant la même information de la façon suivante, par exemple : « Housakos », « Québec », « indemnités de session », « frais de déplacement » sur une ligne, et, sous le nom du sénateur, on pourrait indiquer « dépenses de bureau », « personnelles », « autres dépenses ». On l’indiquerait en dessous.
Dans le fond, la présentation serait différente. Je suis davantage dans le graphisme que dans la transparence. Les informations étaient là, mais au lieu de les présenter ensemble, il y aurait le nom du sénateur, les dépenses d’indemnités et les frais de déplacement, qui sont plus personnels et, sous son nom, « dépenses de bureau », « dépenses personnelles » et « autres ».
Le président : C’est une bonne suggestion.
Une voix : Il faudrait voir avec le receveur général.
Le sénateur Forest : Je n’ai pas parlé au receveur général. Je n’ai pas fait de vérification.
Le président : On peut examiner cette question et revenir avec une solution.
Est-ce qu’il y a d’autres questions sur cet enjeu? Non?
[Traduction]
Je vous remercie, honorables sénateurs.
Si je comprends bien, sénateur Downe, ce que vous aimeriez que nous fassions, c’est que nous rédigions une lettre à la Chambre à cet égard pour lui demander si elle peut ajuster sa façon de faire à la nôtre, par souci d’uniformité. C’est bien cela?
Le sénateur Downe : Merci.
Le président : Chers collègues, y a-t-il un consensus à cet égard?
Des voix : D’accord.
Le président : Je vous remercie.
Nous en sommes au septième point à l’ordre du jour : groupe de travail consultatif sur les services de traduction parlementaire. C’est un point que j’ai ajouté à la dernière minute.
Ces dernières années, j’ai reçu un certain nombre de plaintes de la part d’un certain nombre de collègues sur nos services de traduction, en particulier en ce qui a trait à la traduction de l’anglais vers le français. En comité et au Sénat, parfois même pour ce qui est de l’interprétation simultanée, il est étonnant de voir à quel point l’essentiel des discussions se perd, et un certain nombre de mes collègues francophones se sont donc adressés à nous.
Au cours des deux dernières années, le comité de direction a pris l’initiative de tenir deux ou trois réunions, coMme l’a fait le Sous-comité des communications, avec le fournisseur de services, soit le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement. Il fournit les services de traduction à la Chambre des communes. Je crois que cela inclut la Bibliothèque du Parlement. Non? Est-ce le cas? Les services sont fournis à la Bibliothèque du Parlement, à la Chambre des communes et au Sénat.
Je ne sais plus quoi faire. Chaque fois que je rencontre les représentants de ce fournisseur, je me plains des mêmes choses, et ils me répondent toujours les mêmes choses.
Certains de nos collègues sont venus me voir il y a quelques jours, encore une fois, et je leur ai proposé de créer un groupe de travail qui relèverait de nous et du Sénat, bien sûr, afin de rencontrer les responsables des services de traduction et de Services publics. Je suppose que le plus simple, administrativement, serait de constituer un groupe de travail composé de trois sénateurs et de dire : « Quelque chose doit changer; voici les problèmes auxquels nous sommes confrontés, la situation ne peut plus durer. »
Bref, les trois sénateurs avec qui je me suis entretenu sont la sénatrice Ringuette, le sénateur Maltais et le sénateur Joyal, et ils représentent chacun de nos trois caucus.
J’ai préparé une motion. Est-ce que tout le monde a reçu la motion visant à créer ce groupe de travail? Avant que je la dépose officiellement, quelqu’un a-t-il des questions à poser ou souhaite-t-il en discuter?
Le sénateur Downe : J’ai une question à poser, monsieur le président. Je ne savais pas que nous n’avions pas nos propres services de traduction. Cette option a-t-elle déjà été envisagée?
Le président : Vaguement. Je présume que la réponse, c’est que ce serait probablement une entreprise très coûteuse, compte tenu du fait que Services publics offre déjà ses services à l’ensemble du gouvernement, à tous les ministères et organismes. On m’a dit, et je n’ai pas étudié la question très en profondeur, que cela nous coûterait très cher. Cela dit, je pense que le Parlement a l’obligation de s’assurer de la qualité de ses services de traduction, étant donné notre exigence de bilinguisme officiel.
Le sénateur Downe : Merci.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Je suis d’accord avec la création de ce groupe de travail consultatif, mais dans la mesure où c’est un groupe de travail qui obtiendra rapidement un niveau de services de compétence minimale. Autrement dit, dans la décision du Président du Sénat, lorsqu’il y a une erreur grave quant aux termes juridiques utilisés, c’est un problème grave, selon moi. Cela s’est produit récemment. À mon avis, il n’est pas nécessaire d’engager une discussion aussi longue. Quel est le niveau de compétence, faut-il prévoir une équipe spécifique pour le Sénat dotée de compétences et de disponibilités particulières? Je crois que oui, et il faut l’assurer dans les deux langues.
[Traduction]
C’est vrai dans les deux sens.
[Français]
En ce sens, je n’ai pas d’objection à ce que les gens rencontrent des gens du ministère des Services publics dans la mesure où le mandat est clair, soit d’aller chercher des services. CoMme vous le dites, si on fait des plaintes, on peut en faire longtemps. Il nous faut un niveau de services et de compétences minimal, et il s’agit de voir comment l’obtenir.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Au risque d’avoir l’air de dire au comité quoi faire — et ce n’est pas mon intention — je dois dire, à la lumière de mes années d’expérience, que c’est sans contredit un problème que j’observe depuis quelques années. Il était rare auparavant qu’on reçoive des plaintes; je ne suis pas bilingue, donc je me fie aux membres francophones des comités auxquels je siège. Je suis président ou vice-président de comité depuis mon arrivée ici. La traduction n’a jamais vraiment posé problème, sauf depuis quelques années. Il est arrivé à quelques reprises au Comité des banques que les membres francophones… En fait, la traduction était vraiment mauvaise.
Je proposerais que ce groupe de travail communique avec les présidents et vice-présidents de chaque comité pour que, dès qu’il y a un problème, il en soit avisé, de manière à ce que nous ayons des preuves sur lesquelles nous fonder quand nous rencontrerons les gens de Services publics. Nous pourrions alors leur montrer ce qui s’est passé pour tel ou tel rapport, leur montrer les erreurs que nous avons relevées, porter le tout à leur attention. Quand les membres de ce groupe rencontreront les gens de Services publics, ils pourront dire : « Regardez, nous avons produit un rapport pour le Comité des banques, et voici ce qui s’est passé. Nous avons produit tel autre rapport, et voici ce qui s’est passé. »
Ce sera un peu plus long, mais si nous n’avons pas de preuves à l’appui de nos dires et que nous ne faisons que nous plaindre en général, nos plaintes seront rejetées du revers de la main et ils nous diront que tout va bien. Il n’y a jamais rien qui se fera. Toutefois, cela fait deux ans maintenant que le problème se pose à répétition.
Le président : Prenez-en bonne note pour que le futur greffier de ce comité soit au courant. Je pense que c’est un bon point.
Le sénateur Plett : Je crois avoir entendu la sénatrice Dupuis dire que cela devrait se faire dans les deux sens, et je tiens à dire que je suis d’accord, parce qu’il est arrivé à quelques reprises que je ne sois pas satisfait des services dans l’autre sens. Il m’est déjà arrivé de demander à la personne qui parlait : « Est-ce bien ce que vous venez de dire? » Parce que c’était bien ce que l’interprète disait, mais que cela ne correspondait pas à ce que la personne avait dit. Je ne vois donc pas trop pourquoi nous formerions un comité qui ne se pencherait que sur les services dans un sens. Si nous recevons des services d’interprétation simultanée, ils doivent être corrects dans les deux sens.
Le président : Nous en prenons bonne note aussi. CoMme je l’ai dit, je ne fais que soulever les problèmes qui ont été portés à mon attention, parce que j’utilise rarement les services de traduction.
La sénatrice Batters : J’ai coprésidé le Comité d’examen de la réglementation, et j’ai déjà vécu la même chose. On utilise beaucoup de terminologie très technique à ce comité. Mon adjointe de l’époque était parfaitement bilingue et aurait presque pu être traductrice elle-même. Il est déjà arrivé qu’elle porte un problème à mon attention. Elle m’avait dit qu’elle écoutait l’interprétation, tout en entendant ce qui se disait, et que l’interprétation n’était même pas proche de ce qui se disait. Je veux m’assurer que, dans vos discussions, vous tiendrez compte des différents comités et que vous n’oublierez pas ce comité, puisqu’il s’agit d’un comité mixte avec la Chambre des communes, mais qu’évidemment, le Sénat y joue un rôle de premier plan également.
La sénatrice Cordy : J’aimerais revenir à ce que David disait; je pense que c’est extrêmement important. Nous avons tous déjà participé à des réunions où les gens faisaient des généralisations, mais rien n’en ressortissait.
Il serait peut-être bon, lors de nos réunions de caucus la semaine prochaine, lorsque nous parlerons de l’établissement de ce comité — s’il est établi, parce que nous n’avons pas encore voté —, que nous demandions aux présidents et vice-présidents de comités de remettre à leurs représentants respectifs des exemples précis de rapports ou de réunions où les services de traduction ou d’interprétation n’étaient pas satisfaisants.
Ce sera beaucoup plus productif ainsi, et je pense que cela permettra d’établir un bien meilleur dialogue entre les deux parties, parce que quand on se contente de grandes généralisations, tout le monde finit par rentrer chez soi en se disant que tout va bien. Si, par contre, nous avons des exemples précis à donner, Services publics devra nous donner des réponses précises.
Le président : Avant que je ne vous soumette la motion, sachez que si elle est adoptée, le message sera transmis aux trois membres du comité; ils sauront que nous souhaitons sérieusement régler le problème, une bonne fois pour toutes.
L’honorable sénateur Forest propose :
Que le Groupe de travail consultatif sur les services de traduction parlementaire soit établi;
Que le Groupe de travail consultatif soit autorisé à examiner l’Entente touchant la prestation de services linguistiques avec le Bureau de la traduction de Services publics et Approvisionnement Canada afin d’améliorer le niveau de service et la qualité du service de traduction offert au Sénat;
Que les sénateurs suivants soient nommés en tant que membres : la sénatrice Ringuette, le sénateur Maltais et le sénateur Joyal;
Que le Groupe de travail consultatif dépose son rapport au comité au plus tard le 31 janvier 2018.
Le sénateur Plett : Quelques sénateurs viennent de souligner que nous devons nous assurer de la qualité des services dans les deux sens, et, d’après ce que j’ai entendu, aucun sénateur anglophone ne ferait partie de ce comité. Je ne suis pas d’accord avec la motion, à moins qu’on y inclue au moins un ou deux sénateurs anglophones.
Le président : Je suis ouvert à cela.
Le sénateur Plett : Je serais prêt à appuyer la motion si nous la modifions simplement pour mentionner que le comité comprendra au moins deux sénateurs anglophones. Nul besoin de les nommer aujourd’hui.
Le président : Je n’y vois pas de problème. Cependant, ne présumez pas que parce qu’une personne est francophone, elle ne sera pas en mesure d’assurer la qualité de la traduction en anglais comme en français. Ces personnes ne sont pas là pour traduire elles-mêmes; elles sont là pour avoir une discussion administrative avec le fournisseur de services. Ce sont les trois personnes que je propose, parce qu’elles ont manifesté un intérêt pour la question. S’il y a d’autres sénateurs qui souhaitent participer au comité et qui sont…
Le sénateur Plett : Pourrais-je proposer un amendement à la motion?
Le président : Bien sûr.
Le sénateur Plett : Je proposerais simplement que ce comité puisse solliciter l’aide de deux sénateurs anglophones et les inviter à se joindre au comité.
La sénatrice Saint-Germain : Je serais favorable à cela.
Le président : Prenez note que cette motion est modifiée, pour que le comité ait le pouvoir d’accueillir deux autres membres parmi les sénateurs anglophones et qu’ils soient nommés par le président.
Chers collègues, y a-t-il quelqu’un qui appuie cette proposition?
Le sénateur Plett : Je l’appuie.
Le président : La motion est proposée avec l’appui du sénateur Plett. Merci, chers collègues.
Est-ce que tout le monde a reçu un exemplaire du procès-verbal? Encore une fois, je m’excuse de l’omission et de l’erreur de ce matin.
Nous avons le procès-verbal de la réunion à huis clos? Non, il n’y a pas de procès-verbal des réunions à huis clos. C’est bien. Nous avons réussi cela.
Nous n’avons que le procès-verbal de la séance du 15 juin 2017. Y a-t-il des questions sur ce procès-verbal? Est-ce que quelqu’un veut en proposer l’adoption? Le sénateur Plett propose l’adoption du procès-verbal, avec l’appui de la sénatrice Dupuis.
Le sénateur Plett : En fait, le sénateur Plett n’était pas présent à cette réunion, donc je ne crois pas qu’il puisse en proposer le procès-verbal.
Le président : Vous n’étiez pas là?
Le sénateur Plett : J’ai vérifié, et je ne vois pas mon nom dans la liste, donc je devais être absent.
Le président : L’adoption est proposée par la sénatrice Dupuis, avec l’appui de la sénatrice Cordy. Est-ce que vous êtes tous d’accord? Merci, chers collègues.
Y a-t-il d’autres questions à aborder en séance publique? Non.
Nous poursuivrons donc la réunion à huis clos pendant quelques minutes.
(La séance se poursuit à huis clos.)