Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 15 - Témoignages du 26 octobre 2017
OTTAWA, le jeudi 26 octobre 2017
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 31, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives, et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Leo Housakos (président) occupe le fauteuil.
Le président : Bonjour, chers collègues; la séance est ouverte.
Avant de siéger à huis clos, je veux dire que la semaine dernière, j’ai négligé de présenter notre nouvelle responsable des relations avec les médias au Comité de la régie interne. Je crois que la plupart d’entre vous ont déjà rencontré Alison Korn, que le Sous-comité des communications a recrutée. Alison s’est jointe à nous il y a quelques semaines. Bienvenue à bord.
Alison sera chargée des relations de presse au nom du Comité de la régie interne et du Sénat. Chers collègues, si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec elle.
Nous allons tout de suite passer au premier point de l’ordre du jour, qui est l’adoption du procès-verbal du volet public de notre séance du 19 octobre 2017. Quelqu’un veut-il proposer l’adoption de l’ordre du jour?
Le sénateur Campbell : J’en fais la proposition.
Le président : Êtes-vous tous d’accord? La motion est adoptée.
Le deuxième point est le cinquième rapport du Sous-comité de la vérification, les états financiers vérifiés. Nous avons parmi nous le sénateur Smith, Pascale Legault et Nathalie Charpentier, du Sénat du Canada, ainsi qu’Andrew Newman et Charly Thivierge-Lortie, de KPMG. Qui aimerait prendre la parole en premier?
Le sénateur Smith : Merci, monsieur le sénateur. Bienvenue à nos invités. Nous nous sommes vus récemment. Je ne pense pas devoir présenter tout le monde de nouveau. Je vais donc entrer directement dans le vif du sujet.
Je vais lire le court rapport que le Sous-comité de la vérification a présenté au Comité de la régie interne le 24 octobre. À la suite d’un examen minutieux effectué le 17 octobre, le Sous-comité de la vérification de votre comité est heureux de recommander l’approbation des états financiers vérifiés pour l’exercice clos le 31 mars 2017.
[Français]
Lors de la réunion de la semaine dernière, le sous-comité a passé en revue trois documents connexes, soit les états financiers, l’exposé présentant les faits saillants des états financiers, et le rapport des constatations du vérificateur externe.
Les états financiers pour l’année se terminant le 31 mars 2017 ont été certifiés sans réserve encore une fois cette année, comme c’est le cas depuis que le Sénat a commencé à publier ses états financiers en 2008-2009.
Je tiens à souligner que la déclaration de responsabilité de gestion au sujet des états financiers indique clairement que l’intégrité et l’objectivité de l’information présentée relèvent de la direction de l’administration du Sénat et que les états financiers ont été préparés selon les normes comptables canadiennes pour le secteur public.
[Traduction]
Les états proprement dits décrivent la situation financière du Sénat en date du 31 mars 2017; les opérations effectuées au cours de l’exercice 2016-2017; un résumé des modifications dans l’excédent du Sénat; ainsi que la façon dont l’argent reçu du Trésor a été utilisé au sein de l’institution. Les autres pages comportent des notes pour décrire les montants présentés dans le corps des états financiers et pour fournir de plus amples détails.
Un deuxième document ayant pour titre « points saillants » a été fourni à titre indicatif. Le lecteur y trouvera des explications sur chaque page des états financiers ainsi que les notes divulguées.
En ce qui a trait aux dépenses, le guide offre une analyse des variations au sein du budget et des dépenses de l’exercice précédent. Il convient de noter que même si les états financiers sont rendus publics, les « points saillants » constituent un document interne.
L’état de la situation financière brosse le tableau à un moment précis de tous les éléments d’actif et de passif du Sénat et de la différence entre les deux, qui est présentée en tant qu’excédent cumulé. Les principales causes des variations par rapport aux exercices précédents dans l’état de la situation financière sont une augmentation des immobilisations corporelles de 1,5 million de dollars qui est attribuable à notre nouveau système intégré dont nous nous sommes dotés pour la gestion des finances, de l’approvisionnement et du matériel.
La deuxième plus grande catégorie d’acquisitions se rapporte aux logiciels, ce qui est surtout attribuable au projet Iris et au portail du Sénat.
L’augmentation observée dans les comptes créditeurs est surtout attribuable à des échéances. Par exemple, la régularisation de la paye comprend huit jours ouvrables supplémentaires compte tenu de la limite du 31 mars. Le reste des variations est surtout attribuable à l’échéancier des opérations et à la facturation.
Le total des dépenses pour l’exercice en cours est de 99,5 millions de dollars, dont 20 millions de dollars pour les services offerts par d’autres ministères et 1,5 million pour l’amortissement. Les charges assujetties aux autorisations des dépenses du Sénat se chiffrent à 77,9 millions de dollars. Ces charges ont augmenté de 5,7 millions de dollars comparativement à l’exercice précédent.
Les principales causes de la variation sont les hausses salariales et les dépenses pour les avantages sociaux attribuables à l’augmentation du nombre moyen de sénateurs. Le nombre accru de sénateurs a eu une incidence directe sur beaucoup d’autres catégories de dépenses, comme le transport, les communications, l’équipement et le mobilier.
Le total des recettes pour l’exercice, à l’exception des crédits, a considérablement diminué par rapport à l’exercice précédent. Les recettes de l’exercice précédent étaient surtout liées à la décision rendue par le juge Binnie dans le contexte du processus d’arbitrage, qui ne se répétera pas au cours du présent exercice.
Les recettes de l’exercice en cours sont principalement liées à un contingent rajusté en fonction des dépenses estimatives de l’exercice précédent, lesquelles ont été légèrement surévaluées.
Les coûts nets des activités se chiffrent à 99,2 millions de dollars, ce qui a surtout été financé au moyen des crédits, mais aussi grâce à des services fournis gratuitement.
Enfin, le résultat net est un excédent annuel de 1,4 million de dollars, ce qui représente 1,4 p. 100 des dépenses totales. Le vérificateur a procédé conformément à son plan d’audit. Il n’a trouvé aucune lacune en matière de contrôle ni aucune déclaration inexacte qui nécessitent des corrections.
J’aimerais profiter de l’occasion pour remercier l’auditeur externe de la rigueur dont il a fait preuve en examinant les documents pour étayer son audit.
Merci beaucoup.
Le sénateur Tannas : Je n’ai que deux ou trois questions, dont une sur vos frais d’audit.
Je dois dire que, compte tenu du plan d’audit et des charges, nous en avons vraiment pour notre argent. Je viens du milieu des affaires, et ce n’est pas le genre de montants que j’ai l’habitude de voir lorsque les opérations financières se chiffrent à 100 millions de dollars.
Y a-t-il un aspect sommaire à votre travail par rapport au travail similaire — il y a probablement un meilleur terme — d’autres organisations comparables? Comme le coût de l’audit de notre organisation est de moins de 30 000 $, soit que les sociétés payent trop cher, soit qu’il y a dans ce cas-ci une chose qui diffère de ce que j’ai l’habitude de voir. C’est ma première question.
Le sénateur Tkachuk : Ne leur donnez pas des idées. Je pensais que c’était très cher.
Andrew Newman, partenaire, chef des vérifications, Vérification du secteur public, KPMG : Merci de poser la question, sénateur Tannas. À vrai dire, j’espérais qu’une motion soit présentée.
À propos des frais, je vais d’abord passer en revue pour le comité le processus utilisé par le Sénat. Tous les cinq ou sept ans, le Sénat a recours à un processus concurrentiel de demande de propositions dans le cadre duquel les cabinets de vérification se livrent concurrence pour obtenir le travail. C’est une bonne manière de procéder.
À propos de nos frais de 27 000 $ pour l’audit régulier, c’est comparable à ce qui est demandé à d’autres organisations du secteur public. Je sais que vous êtes uniques, sans aucun doute, mais dans le secteur public. Cela dépend vraiment du genre d’opérations et de dépenses que vous avez — les salaires représentent une proportion de 63 millions de dollars des 78 millions des charges assujetties aux autorisations du Sénat. L’audit des salaires est habituellement très facile. Il y a une attente à cet égard, et j’y reviendrai dans environ 30 secondes.
De plus, les services reçus gratuitement, qui totalisent 21 millions de dollars, soit 14,8 millions pour les locaux et 5 millions pour les régimes de soins de santé et de soins dentaires, sont offerts par TPSGC et le Conseil du Trésor. Ces chiffres sont fournis. On donne au Sénat le montant de ces dépenses. C’est facile de procéder à un audit. Cela revient essentiellement à regarder une lettre.
Sénateur Tannas, je pense que cela contribue à la différence que vous voyez entre le coût pour votre institution et celui pour une société faisant un appel public à l’épargne. En ce qui concerne les salaires, je voulais dire au comité que nous avons dû faire un travail supplémentaire compte tenu du système Phénix, au coût de 13 500 $. Ce travail avait deux volets. Comme vous le savez, pour auditer le système Phénix, le vérificateur général a dû recourir à des procédés de corroboration. D’après ce que j’ai compris, il a choisi autour de 300 à 400 employés dans l’ensemble de l’appareil gouvernemental, pour un total approximatif de 18 000 paiements. Dans cet échantillon, le vérificateur général a choisi quatre employés du Sénat dans le système principal.
Dans le cadre d’une entente avec le vérificateur général, nous avons fait le travail à sa place au Sénat. Nous avons également ajouté 8 à 12 employés supplémentaires à l’échantillon. Il est intéressant de comparer le travail. Le vérificateur général vient tout juste, c’est-à-dire mardi, d’annoncer les résultats. Dans son échantillon, 62 p. 100 des employés avaient dans leur dossier une erreur commise au cours de l’exercice; et à la fin de l’exercice, cette proportion était de 56 p. 100 pour la population totale d’employés, ce qui signifie que seuls 6 p. 100 des gens qui avaient une erreur dans leur dossier ont vu cette erreur corrigée avant la fin de l’exercice, le 31 mars.
Parmi les 12 employés du Sénat, 5 avaient une erreur dans leur dossier à la fin de l’exercice. Toutes ces erreurs étaient corrigées en date du 31 mars. C’est une statistique importante pour votre comité. Cela témoigne du travail accompli par votre équipe des finances et de l’administration pour que tous vos employés reçoivent le bon salaire, car il a fallu déployer des efforts pour y parvenir. Je tenais à le mentionner. Je m’excuse, monsieur le président. Je me suis un peu écarté de la question sur les frais, mais je voulais saisir l’occasion pour en faire part au comité.
Le sénateur Tannas : Merci. J’ai une dernière question pour Mme Legault. Nous avons maintenant un excédent cumulé de 5 millions de dollars, ce qui, d’après ce que j’ai compris, signifie que nous avons notre budget des dépenses, que nous prenons l’argent dans la tirelire centrale et que nous le gardons ensuite; nous ne le dépensons pas. Est-ce ainsi que nous obtenons un excédent cumulé?
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Ce n’est pas exactement ainsi que nous obtenons un excédent cumulé, car ce n’est pas une question de transfert de fonds. L’excédent cumulé est le résultat de l’application des principes comptables. Or, quand vous parlez d’un transfert de fonds, nous recevons des crédits, mais tout ce qui est inutilisé est reporté. C’est ce qui est expliqué à la note 3 des états financiers. Ces fonds sont retournés aux organismes centraux.
Donc, le Sénat ne garde pas...
Le sénateur Tannas : ... tout cet argent. Disons que nous en avons besoin et que nous le gardons.
Mme Legault : Exactement. Les crédits sont votés, et ce qui est inutilisé par le Sénat retourne aux organismes centraux.
Le sénateur Tannas : Donc, puisque nous n’avons qu’une seule source de revenus, comment pouvons-nous obtenir un excédent cumulé?
Mme Legault : L’excédent cumulé est essentiellement attribuable à l’application des normes comptables du secteur public pour établir les dépenses tout au long de l’exercice, et à cela s’ajoute des choses comme l’amortissement, par exemple, lorsqu’il n’y a aucun transfert de fonds. L’objectif est vraiment l’établissement des dépenses totales pour l’exercice.
Lorsque nous imputons ces dépenses à l’ensemble des sources de revenus pour l’exercice, l’excédent est la différence. Les montants cumulés ainsi au fil du temps sont déclarés dans l’excédent cumulé.
Le sénateur Tannas : Il n’y a donc pas d’argent dans l’excédent cumulé, n’est-ce pas?
Mme Legault : Non. Ce n’est pas de l’argent. C’est tout simplement le résultat de la différence entre les dépenses — pas les décaissements — et les revenus au fil des ans.
Le président : Monsieur Newman, avez-vous quelque chose à ajouter à ce sujet?
M. Newman : Oui. Merci, monsieur le sénateur. À propos de la question sur l’excédent cumulé, nous en avons beaucoup dans les organisations gouvernementales. Le premier jour à l’école de comptabilité, on apprend une équation, à savoir que l’actif est égal au passif plus les capitaux propres ou l’excédent, ce qui signifie que l’actif est financé soit par le passif soit par les capitaux propres. Dans votre cas, les capitaux propres sont l’excédent cumulé de 4,9 millions de dollars.
En regardant votre bilan, à la page 1, on voit que vous avez un actif de 15,4 millions de dollars et des passifs de 10 millions de dollars, ce qui est surtout attribuable aux comptes créditeurs qui sont de 6,8 millions de dollars, mais aussi au total de 3,5 millions de dollars pour les vacances et les indemnités de départ des employés, ce qui donne un excédent de 5 millions de dollars. C’est essentiellement lié à vos immobilisations. Vous avez acheté ces immobilisations, qui n’ont pas encore été amorties, comme c’est le cas pour les entreprises ou les organismes à but non lucratif.
On peut dire que cela fonctionne, car Mme Legault a mentionné que votre excédent pour l’exercice était d’environ 1,4 million de dollars alors que votre excédent cumulé est plus élevé. La valeur de vos immobilisations a augmenté dans une proportion similaire, de 1,5 million de dollars. Cet excédent sert essentiellement à financer les immobilisations dont vous avez besoin pour poursuivre votre travail.
Le sénateur Tannas : Merci.
La sénatrice Marshall : J’ai plusieurs questions. Nous avons maintenant terminé l’inventaire de nos biens patrimoniaux. S’agit-il d’une nouvelle note ou de celle de l’année dernière?
Mme Legault : Donc, les immobilisations...
La sénatrice Marshall : Non, pas les immobilisations.
Mme Legault : Les biens patrimoniaux. Ce n’est pas une nouvelle note. Elle date de l’année dernière. Nous avons toutefois ajouté d’autres renseignements à ceux de l’année dernière. La note donne maintenant une ventilation plus détaillée compte tenu de l’intérêt suscité par la question.
La sénatrice Marshall : D’après ce que je comprends, l’inventaire est maintenant complet, n’est-ce pas?
Mme Legault : L’inventaire a été fait. Nous avons notre expert. Je ne sais pas, monsieur le président, si nous pouvons faire venir...
La sénatrice Marshall : Non, c’est bien. Il est complet. À la page 2, il est indiqué que la contribution de l’employeur aux régimes de soins de santé a augmenté d’environ 10 p. 100. Est-ce que cela comprend les sénateurs ou seulement les employés?
Mme Legault : Cela comprend tout le personnel du Sénat, y compris les sénateurs, qui ont droit à des prestations de soins de santé et de soins dentaires. Cela exclut donc les étudiants ou toute autre personne qui n’y a pas droit.
La sénatrice Marshall : Pourquoi la contribution a-t-elle augmenté de 10 p. 100? Est-ce attribuable à notre effectif presque complet de sénateurs?
Mme Legault : Oui, nous avons observé de 2016 à 2017 une hausse du nombre de sénateurs. Leur nombre est passé d’une moyenne de 84 l’année dernière à 92 cette année, ce qui signifie également une hausse du nombre d’employés de soutien des sénateurs. Cela explique l’augmentation.
Il y a également eu une légère hausse du pourcentage demandé par le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui est passé de 8,7 à 9,3 p. 100. Il n’y a pas de transfert de fonds pour cela. Le secrétariat paye les dépenses et nous dit quel a été le coût pour nos employés.
La sénatrice Marshall : Les taux ont donc augmenté. Je vois.
Ma dernière observation porte sur la note 11, sur les éventualités. Je comprends le caractère délicat de cette note. Je veux donc savoir si les précisions sur cette note ont été transmises au Sous-comité de la vérification.
Mme Legault : On en a discuté.
M. Newman : Oui, on en a discuté au Sous-comité de la vérification, tant pendant la séance régulière que pendant la séance à huis clos, avec nous et avec les membres du comité.
La sénatrice Marshall : Bien. Monsieur le président, aurons-nous l’occasion de parler avec les auditeurs en l’absence du personnel?
Le président : Si le comité le souhaite, bien sûr.
La sénatrice Marshall : Nous devrions le faire, oui.
Le président : C’est ce que nous avons l’habitude de faire.
La sénatrice Marshall : C’est ce que nous faisons d’habitude. Merci.
[Français]
Le sénateur Carignan : Je regarde rapidement et je ne vois pas de mentions ou d’éléments qui touchent le système de paie Phénix. Y a-t-il des éléments particuliers d’incertitude ou de non-conformité qui ont été notés?
[Traduction]
Mme Legault : La question est-elle pour nous ou pour l’auditeur?
Le sénateur Carignan : Pour tout le monde.
Mme Legault : L’auditeur en a parlé. Des mesures ont été prises pour augmenter les contrôles effectués au cours du présent exercice. Ces mesures supplémentaires de contrôle — du rendement — ont été prises pour que la direction soit satisfaite du montant inscrit dans les états financiers pour les dépenses salariales de l’exercice en cours, et il n’a pas été nécessaire de fournir des renseignements supplémentaires en ce qui a trait aux éventualités ou aux incidents postérieurs concernant le système Phénix.
Le président : Les sénateurs ont-ils d’autres questions?
La sénatrice Batters : Merci. À propos de la note 1, au Sous-comité de la vérification, j’ai demandé la définition des autorisations et objectifs. Excusez-moi, car je n’ai pas la note sous les yeux. Je n’ai pas reçu de réponse, et je me demandais si c’était nouveau ou revu, quelles modifications avaient été apportées et pourquoi, plus particulièrement, ce libellé avait été choisi. Je n’ai pas reçu de réponse, et j’aimerais donc savoir ce qu’il en est.
Mme Legault : Merci, sénatrice. Nous avons fait un suivi afin de nous assurer que le libellé officiel vient d’une source officielle. Il vient directement du rapport sur la modernisation, avec tous les aspects des rôles du Sénat qui ont été mis à jour au moyen de l’information supplémentaire fournie par la divulgation proactive. À des fins d’harmonisation avec toutes les définitions qui ont été affichées, nous avons mis à jour l’information de la note 1 accompagnant les états financiers. Nous pouvons vous transmettre le libellé exact. Cela vient du rapport sur la modernisation.
La sénatrice Batters : Le rapport du Comité sur la modernisation du Sénat?
Mme Legault : Oui.
La sénatrice Batters : Qu’en est-il de la dernière partie de cela? Je n’ai pas la formulation exacte sous les yeux, mais qu’en est-il de la dernière partie de la phrase, dans la note 1?
Mme Legault : Oui. Cela vient aussi de ce rapport, avec les divers rôles énoncés dans la note 1.
La sénatrice Batters : La partie qui commence par « en ce qui concerne les intérêts nationaux du Canada »?
Mme Legault : Oui.
La sénatrice Batters : Est-ce que c’était le rapport du comité, ou quelque chose que le Sénat a adopté? De quoi traite ce rapport en particulier? Parce qu’il y a eu plusieurs rapports, et ils en sont à des étapes différentes du processus.
Mme Legault : Je n’ai pas le rapport avec moi, mais j’ai utilisé le même rapport que celui qui a servi à déterminer… Revenons un peu en arrière. En gros, pendant l’année, quand de l’information supplémentaire a été fournie dans le cadre de la divulgation proactive des frais d’accueil, il fallait que cette information additionnelle soit fournie par les sénateurs en matière de résultats. À ce moment-là, nous avons reçu du Comité sur la modernisation du Sénat le document à utiliser. Ce document énonçait essentiellement les divers rôles, ainsi que l’information au sujet des intérêts particuliers des peuples autochtones et des groupes sous-représentés de la population canadienne.
Nous avons utilisé exactement la même formulation afin d’harmoniser ce que nous montrons dans la divulgation proactive et ce que nous avons dans les états financiers.
La sénatrice Batters : Je peux comprendre pourquoi vous avez inclus ces sous-titres — législation, enquêtes, et cetera —, mais j’aimerais personnellement voir ce rapport sur la modernisation en particulier. Je n’en ai aucun souvenir. J’aimerais aussi savoir à quelle étape ce rapport se trouve — si c’est quelque chose que le comité a déposé sans que le Sénat l’ait étudié, et cetera.
Le sénateur Tannas : Les membres du Comité de la régie interne se souviendront peut-être — je ne peux pas affirmer que c’est venu du Comité sur la modernisation du Sénat — que la direction a présenté un plan d’activités. Ils cherchaient, comme la plupart des organisations le feraient, à trouver une façon d’expliquer la mission et le but de l’organisation. Je crois que c’est de là que cela vient. Pour la modernisation, je pense que c’est dans le rapport no 10, sur la nature, et il n’a pas été adopté. C’est l’énoncé de mission qui a été rédigé par le comité, qui est recommandé à la séance du Sénat et qui pourrait être mis aux voix la semaine prochaine, mais qui n’a pas été adopté.
Cependant, quand l’administration a présenté son plan d’activités, nous avons en quelque sorte dit : « D’accord. Nous allons laisser passer cela pour le moment. » Cela leur permettait de poursuivre leur travail de planification. C’est ce dont je me souviens, mais je me trompe peut-être. Cependant, je ne pense pas que cette description en particulier vient du Comité sur la modernisation du Sénat.
Le président : Alors, chers collègues, avec votre accord, je vais suspendre la séance quelques minutes et je vais demander à tous les membres du personnel et de l’exécutif de quitter la pièce. Nous n’allons réunir que les sénateurs et les auditeurs.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Chers collègues, nous reprenons. Nous en sommes encore au point no 2. Nous avons eu une bonne discussion à huis clos avec nos auditeurs, conformément à la pratique établie. Nous allons reporter l’adoption du rapport à la réunion du Comité de la régie interne de la semaine prochaine. Les auditeurs reviendront avec des suggestions que le Sous-comité de la vérification pourra étudier.
J’ai besoin d’une motion visant à prolonger d’une semaine l’existence du Sous-comité de la vérification pour que le sénateur Smith et les membres du Sous-comité de la vérification puissent terminer ce travail avec KPMG. Proposé par le sénateur Marwah. Merci. Ceux qui sont pour? Adopté.
Le point no 3 est le sixième rapport du Sous-comité de la vérification, le rapport financier trimestriel.
Le sénateur Smith : Merci, monsieur le président. Je tiens à remercier nos membres — le sénateur Campbell et la sénatrice Batters — pour leur travail, ainsi que, bien sûr, notre personnel, qui a fait de l’excellent travail.
J’ai le plaisir de déposer le rapport financier trimestriel pour le premier trimestre de 2017-2018, qui se termine le 30 juin 2017.
[Français]
Ce rapport est préparé sur une base trimestrielle et respecte le format proposé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Il est produit par la direction et ne fait pas l’objet d’une vérification. Il a pour objet de fournir, en temps opportun, de l’information sur l’utilisation des autorisations obtenues par l’intermédiaire du Budget principal des dépenses. Tout comme c’était le cas l’année dernière, il n’y a pas de prévisions en date du 30 juin, mais l’exercice a été fait pour les deuxième et troisième trimestres.
[Traduction]
J’aimerais attirer votre attention sur le tableau de la page 4, concernant les autorisations budgétaires pour 2017-2018. Nous avons une augmentation nette de 13,8 millions de dollars, ce qui équivaut à 15 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. Cette augmentation est principalement attribuable, premièrement, à l’augmentation de 8,5 millions de dollars du budget des dépenses de recherches et de bureau des sénateurs, qui reflète principalement l’augmentation du nombre prévu de sénateurs ainsi que l’augmentation du budget de bureau individuel, de 185 400 $ à 222 480 $. Deuxièmement, l’augmentation du nombre moyen de sénateurs, qui est passé de 98 à 103, a aussi eu un effet de 1 million de dollars sur les besoins budgétaires liés à l’allocation de base et aux avantages des sénateurs. L’augmentation du nombre de sénateurs a aussi produit un effet direct de 1 million de dollars sur le budget des voyages des sénateurs. Troisièmement, de nouvelles dispositions ont été approuvées dans le contexte du Budget principal des dépenses de 2017-2018 pour les agents supérieurs du Sénat et les dépenses du caucus, ce qui représente une augmentation globale de 2,4 millions de dollars. Les dépenses réelles pour le premier trimestre sont d’environ 18,8 millions de dollars, ce qui correspond à une augmentation de 1,7 million de dollars, ou de 10 p. 100, par rapport à la même période de l’exercice précédent.
Comme on peut s’y attendre, avec le nombre de sénateurs qui est passé de 87 au premier trimestre de l’année passée à 99 au premier trimestre de cette année, il y a un effet direct sur les coûts personnels, soit 2 millions de dollars de l’augmentation totale. Cette augmentation est partiellement compensée par une diminution des voyages, en raison de la réduction des frais de déplacement des comités au premier trimestre.
[Français]
Conformément à la pratique établie, le rapport trimestriel dresse la liste des principaux risques et incertitudes pouvant avoir des répercussions financières. Nous continuons de suivre les dossiers suivants : la modernisation du Sénat, le Comité de surveillance, la nouvelle politique sur la gestion des bureaux des sénateurs, l’examen des ressources humaines et ses éventuelles répercussions sur les systèmes corporatifs, ainsi que le financement du plan et de la vision à long terme.
[Traduction]
Si vous avez des questions, Nathalie Charpentier et Pascale Legault sont ici pour y répondre. Nous espérons pouvoir répondre à toutes vos questions. Merci.
Le président : Vous avez fait du si bon travail, Larry, qu’il n’y a pas de questions. C’est excellent.
Nous passons au point no 4, le quatorzième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
Le sénateur Tannas : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le quatorzième rapport du Sous-comité des budgets de comité, qui comprend les affectations recommandées pour trois budgets de comité.
Avant d’en discuter, j’aimerais vous donner le contexte. Les fonds totaux prévus au budget de 2017-2018 étaient de 2,382 millions de dollars. Nous avons retenu 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ici à Ottawa, pour diverses activités de comités, quand les témoins viennent à Ottawa et que nous payons leurs dépenses, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets de déplacement des comités.
À ce jour, cette année, vous avez approuvé, sur la recommandation du sous-comité, qu’un montant de 1 150 496 $ sur notre budget annuel de 1,882 millions de dollars soit débloqué pour les activités des comités.
Depuis le début de l’exercice actuel, le sous-comité a approuvé 14 demandes budgétaires comprenant des fonds pour les voyages des comités. Nous sommes ravis de signaler que 11 des 14 voyages ont été faits, et que le Comité des finances fera son voyage au mois de novembre.
Le sous-comité s’est réuni hier pour étudier trois budgets. Premièrement, nous avons rencontré le président du Comité de l’énergie, qui a présenté une demande budgétaire comportant des dépenses proposées de 2 200 $ pour une activité, soit une mission d’étude dans la région de Kanata et Nepean. Cette mission est liée à leur étude sur la transition vers une économie à faibles émissions de carbone, et la demande visait des fonds pour que 15 sénateurs se déplacent en autobus nolisé dans la région d’Ottawa. D’après l’information fournie, le sous-comité recommande que le montant de 2 200 $ soit débloqué pour l’activité 1.
Deuxièmement, nous avons rencontré le président et le vice-président du Comité des transports, qui ont présenté une demande budgétaire comportant des dépenses proposées de 47 145 $ pour une activité, soit une mission d’étude au Michigan, aux États-Unis. C’est lié à leur étude sur les véhicules automatisés. Les fonds demandés couvriraient les déplacements de huit sénateurs. D’après l’information fournie par le comité, le sous-comité recommande que les fonds relatifs à l’activité 1, d’un montant de 47 145 $, soient débloqués.
Enfin, nous avons rencontré le président du Comité des droits de la personne, qui a présenté une demande de budget comportant des dépenses proposées de 221 743 $ pour trois activités. L’activité 1 vise des audiences publiques et une mission d’étude à Kitchener, l’activité 2 comprend des audiences publiques et une mission d’étude à Edmonton, et l’activité 3 comporte des audiences publiques et une mission d’étude en trois endroits dans les Maritimes. C’est lié à leur étude sur les droits de la personne des prisonniers. Cette demande de budget visait des fonds pour les déplacements de deux sénateurs, du président et de la vice-présidente.
Après examen de leur demande, nous recommandons un déblocage partiel des fonds pour l’activité 1, la mission d’étude à Kitchener, d’un montant de 52 862 $, et, pour l’activité 3, soit la visite dans les Maritimes, d’une somme de 85 484 $.
Le sous-comité recommande que nous revoyions la demande de fonds relative à l’activité 2, le voyage à Edmonton, une fois que les deux premières activités auront été menées, dans le contexte des fonds restants à ce moment-là.
Pour faire ces recommandations, le sous-comité a calculé et soumis une réduction de l’affectation totale qui a été demandée pour ces deux activités concernant les frais liés au déplacement de deux membres du personnel politique avec les sénateurs. Cela correspond à la position de notre sous-comité concernant la participation de membres du personnel politique aux déplacements de comités.
Avec cette recommandation, ce que nous laissons entendre, même si la Politique sur la gestion de gestion de bureau des sénateurs, la PGBS, a changé de manière à ce qu’il soit permis à des membres du personnel politique de voyager avec les sénateurs, les vice-présidents et les présidents, c’est que nous n’en voyons pas la nécessité dans ce cas en particulier. Notre comité recommande donc que les montants soient réduits et que des fonds ne soient pas débloqués pour cela.
Nous avons rappelé aux présidents et aux vice-présidents, et allons continuer de le faire, qu’ils peuvent se faire accompagner de leur personnel en utilisant leurs points et fonds de voyage parlementaires, s’ils le souhaitent.
Votre sous-comité recommande par conséquent le déblocage de 187 691 $ aujourd’hui. Sur les 1,882 million de dollars mis de côté, cela nous amène à un total de fonds débloqués à ce jour de 1 338 187 $.
Je signale que sur le montant total débloqué, à l’exception des voyages du Comité des finances prévus pour novembre, les comités ont en réalité dépensé 340 000 $. Donc, d’après notre estimation, nous avons environ 800 000 $ en fonds non engagés qui restent pour les déplacements, d’ici la fin de l’exercice.
Je serai ravi de répondre à toutes vos questions.
La sénatrice Marshall : J’ai deux questions, et je pense que je connais les réponses. Qu’est-ce qu’il y a à Ann Arbor, au Michigan?
Le sénateur Tannas : C’est un des centres de recherche sur les voitures sans conducteur.
La sénatrice Marshall : Ça va pour celui-là. Et pour le Comité des droits de la personne? Qu’est-ce qu’il y a à Kitchener?
Le sénateur Tannas : Il y a une prison.
La sénatrice Marshall : Vous n’avez pas approuvé Edmonton.
Le sénateur Tannas : Nous avons fait cela avec la plupart des demandes des comités, quand ils ont plusieurs voyages sur une longue période. Ce que nous disons, c’est : « Faites vos deux premiers voyages, puis nous verrons en quelle année nous sommes. » On pense que ce voyage pourrait ne se faire qu’au cours de l’exercice suivant.
La sénatrice Marshall : J’ai remarqué que, pour le Comité des droits de la personne, vous n’avez pas approuvé le montant complet pour chaque activité.
Le sénateur Tannas : C’était un petit montant, de 9 000 $, pour le personnel politique.
La sénatrice Marshall : C’est ce que vous expliquiez tout à l’heure. Merci.
Le président : Mesdames et messieurs les sénateurs, sommes-nous pour la motion proposée par le sénateur Tannas?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté.
Le point no 5 à l’ordre du jour est le cinquième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat.
Le sénateur Wells : Avant de commencer, j’aimerais nommer les membres du sous-comité dont la participation a été cruciale pour le rapport, y compris la vice-présidente, la sénatrice Jaffer, ainsi que le sénateur Campbell, le sénateur Tannas, le sénateur Tkachuk, la sénatrice Saint-Germain et la sénatrice Cordy, sans oublier le personnel qui a offert son aide : le greffier, M. Daniel Charbonneau, et Pascale Legault, Nathalie Charpentier, Mélisa Leclerc, Jocelyn St-Amour et Alison Korn.
Passons maintenant au rapport.
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son cinquième rapport.
Le 21 septembre 2017, votre sous-comité a reçu le mandat suivant du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, CIBA : que, nonobstant la motion du comité adoptée le jeudi 10 mars 2016 visant à autoriser le Sous-comité de la vérification à examiner les recommandations du rapport du vérificateur général du Canada sur les dépenses des sénateurs qui a été déposé au Sénat le 9 juin 2015 concernant les dépenses des sénateurs — la notion de surveillance indépendante et le rôle du vérificateur général à l’avenir — et la surveillance des dépenses des sénateurs, soit les recommandations 51, 52, 53, 54, 55, 56 et 57 — et toutes autres recommandations reliées, l’examen soit maintenant réalisé par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat; que le sous-comité examine les recommandations du vérificateur général du Canada en matière de vérification et de surveillance; que l’étude se penche sur les meilleures pratiques d’audit et de surveillance de l’industrie pour l’établissement d’un mécanisme de surveillance et une structure appropriée; et enfin, que le sous-comité fasse rapport au comité au plus tard le 26 octobre 2017.
Chers collègues, en juin 2015, le rapport du vérificateur général du Canada portant sur le Sénat du Canada et sur les dépenses des sénateurs était assorti de 22 recommandations, dont 7 ayant trait à l’audition et à la surveillance. En résumé, les recommandations des paragraphes 51 à 57 invitent le Sénat à créer un organe de surveillance indépendant dont les membres, y compris le président, ne sont pas sénateurs. Le poste d’auditeur interne, qui relèverait directement de l’organe de surveillance, devrait également être créé.
Un organe de surveillance pourrait avoir le mandat de faciliter l’interprétation des règles, politiques et lignes directrices régissant les dépenses des sénateurs ainsi que le pouvoir d’examiner les dépenses, de prendre des décisions définitives sur le bien-fondé des dépenses et d’embaucher un auditeur interne et de mettre fin à ses services.
L’organe de surveillance devrait être ouvert au public, et tous ses rapports, comptes rendus et décisions devraient être publiés dans le site web du Sénat. L’organe de surveillance devrait pouvoir accéder directement aux plans d’audit internes et externes et avoir le pouvoir de demander que des audits internes ou externes soient effectués sur toute question relevant de son pouvoir.
Enfin, le vérificateur général du Canada devrait se voir confier le rôle d’auditeur externe pour le Sénat. Après avoir reçu son mandat du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, votre sous-comité a examiné attentivement les recommandations et leur applicabilité dans le cadre d’un mécanisme global d’audit et de surveillance du Sénat.
Le sous-comité approuve certaines recommandations, mais estime que certaines posent d’importants problèmes. Il appuie la création d’un organe de surveillance et d’un poste d’auditeur interne. Il convient également que cet organe devrait travailler dans la plus grande ouverture et la plus grande transparence tout en étant doté des pouvoirs nécessaires pour exécuter adéquatement son mandat.
Sous la rubrique « Transparence accrue », chers collègues, même avant la présentation, en 2015, des conclusions du rapport du vérificateur général, le Sénat avait mené plusieurs initiatives pour rendre compte de façon plus transparente et plus responsable. Toutes les dépenses engagées par les sénateurs sont divulguées de façon proactive chaque trimestre dans le site web du Sénat. Tous les contrats de service des sénateurs sont également publiés. Diverses autres initiatives ont été prises. Chers collègues, c’est un cas où notre comité rend des comptes au public.
Le sous-comité estime que la transparence est le meilleur outil. Il est plus efficace d’assurer la reddition de comptes en divulguant les dépenses aux Canadiens.
À la rubrique « Pratiques exemplaires et principes en matière d’audit et de surveillance », votre sous-comité a également été invité à examiner « les pratiques exemplaires de l’industrie relatives à l’établissement d’un mécanisme d’audit ». Au cours de son examen, le sous-comité a pris note de quelques principes élémentaires devant régir l’établissement d’un processus d’audit efficace du Sénat.
À la rubrique « Indépendance » : afin d’assurer une fonction d’audit et de surveillance adéquate, le travail doit toujours se faire indépendamment du processus décisionnel d’une organisation, en particulier en ce qui concerne l’approbation des dépenses. Il devrait être interdit de faire partie de l’exécutif, soit le CIBA dans le cas qui nous intéresse, et d’occuper des fonctions d’audit en même temps. Un organe d’audit et de surveillance devrait être entièrement maître d’œuvre de son ordre du jour et de ses processus.
À la rubrique « Reddition de comptes » : tout organe d’audit devrait relever de la plus haute autorité d’une organisation. Tout examen effectué par un tel organe exige également une intervention de la direction ainsi qu’une certaine surveillance pour assurer une mise en œuvre adéquate et en temps opportun des mesures.
À la rubrique « Portée » : dans l’exercice de son rôle d’audit et de surveillance, l’organe d’examen devrait toujours avoir accès à l’autorité de l’organisation, à la direction et aux auditeurs interne et externe.
À la rubrique « Responsabilisation des auditeurs et de la direction »: selon les renseignements que le sous-comité a reçus, un organe d’audit doit pouvoir nommer les auditeurs interne et externe et disposer d’un mécanisme adéquat pour tenir la direction responsable des conclusions de l’audit.
À la rubrique « Gestion adéquate des réunions » : un organe d’audit, composé de cinq membres, devrait se réunir régulièrement et tenir un compte rendu de ses décisions. Il devrait aussi pouvoir se réunir au besoin sans restriction, notamment pendant une intersession.
À la rubrique « Transparence » : dans un contexte parlementaire, un audit devrait être réalisé publiquement, et les délibérations de l’organe d’audit devraient être accessibles au public. Ce principe doit aussi respecter les règles et conventions relatives à la confidentialité qui s’appliquent aux réunions parlementaires tenues à huis clos.
Pour ce qui concerne le « Rôle parlementaire du Sénat » : lorsqu’il a examiné les recommandations du vérificateur général, le sous-comité était conscient du rôle constitutionnel du Sénat, qui est l’une des trois composantes du Parlement du Canada.
Une caractéristique distinctive à un organe législatif tient à sa capacité à s’autorégir, à l’abri d’ingérences externes. Le Sénat est une institution législative et non un ministère fédéral ou une société d’État. Toute recommandation liée à un organe de surveillance doit donc respecter les droits et privilèges du Parlement à régir ses propres affaires pour assurer son indépendance.
Le comité permanent de l’audit et de la surveillance du Sénat : lors de son examen du rapport du vérificateur général et des principes d’audit et de surveillance, le sous-comité a examiné différentes structures. Il en est venu à la conclusion que la création d’un comité permanent, en vertu du Règlement du Sénat, constituerait la meilleure option. Ce comité permanent serait composé de sénateurs et serait basé sur le Comité permanent de l’éthique et des conflits d’intérêts des sénateurs, à une importante différence près : le comité de l’audit et de la surveillance se réunirait publiquement pour mener ses travaux, et à huis clos conformément à l’article 12-16(1) du Règlement du Sénat, qui prévoit :
12-16. (1) Sous réserve du paragraphe (2) et sauf autre disposition contraire, un comité ne peut siéger à huis clos que pour discuter un des sujets suivants :
a) la rémunération et les autres avantages offerts au personnel;
b) les contrats et négociations contractuelles;
c) les relations du travail et le personnel;
d) un projet d’ordre du jour ou un projet de rapport.
En plus des dispositions de l’article 12-16(1), le nouveau comité devra aussi se réunir à huis clos pour l’examen des délibérations à huis clos d’autres comités. Cette mesure, chers collègues, a pour objet de respecter pleinement la confidentialité des travaux des autres comités tout en y donnant le plein accès au comité concerné.
La création d’un comité permanent respecterait les principes exposés dans le présent rapport. Le comité relèverait indépendamment et directement du Sénat, la plus haute autorité dirigeante, et ses membres ne feraient pas partie à la fois du CIBA et du comité de l’audit et de la surveillance.
Le sous-comité estime qu’un tel comité de surveillance servirait le Sénat et le Canada de façon plus efficace et efficiente s’il surveillait non seulement les frais de déplacement et de subsistance des sénateurs, qui représentent seulement 4,8 p. 100 du budget total du Sénat, mais aussi toutes les dépenses du Sénat. Vous vous rappellerez, chers collègues, que le vérificateur général a dépensé plus de 23 millions de dollars pour examiner une petite partie du budget du Sénat. Le comité de l’audit et de la surveillance qu’on propose de mettre en place se pencherait sur tous les aspects du Sénat et coûterait, évidemment, beaucoup moins cher.
Auditeurs interne et externe : le nouveau comité permanent de l’audit et de la surveillance, à la suite de sa création, devrait être autorisé à embaucher un auditeur interne et à diriger ses travaux. L’auditeur interne ne ferait pas partie de l’Administration du Sénat et aurait un accès sans restriction aux documents ainsi qu’aux renseignements et aux systèmes financiers du Sénat conformément aux directives du comité. L’auditeur interne ferait rapport de ses conclusions au comité, qui lui, ferait rapport au Sénat qui, comme je l’ai mentionné chers collègues, est bien sûr la plus haute autorité de l’organisation.
À l’heure actuelle, les états financiers annuels du Sénat sont audités par un auditeur externe nommé par le Comité de la régie interne, dont il relève. Cette pratique serait transférée au comité de l’audit et de la surveillance. Le processus de nomination du nouveau comité devrait reposer notamment sur l’aide d’experts de l’extérieur pour l’examen des demandes de proposition, l’évaluation de propositions et la réalisation d’entrevues en bonne et due forme avec les candidats. Chers collègues, cette mesure aurait pour but de veiller à ce qu’il y ait un processus indépendant des sénateurs pour choisir les experts dont ce comité aurait besoin.
Dans le rapport du vérificateur général, il était recommandé que son bureau se voit confier le mandat d’agir en tant qu’auditeur externe du Sénat. Or, le dernier audit du Sénat effectué par le vérificateur général a coûté plus de 23 millions de dollars. Le sous-comité est d’avis que le vérificateur général n’a ni le mandat législatif ni la compétence législative requis pour être l’auditeur externe d’une Chambre du Parlement sur une base régulière. Le vérificateur général a, en effet, outrepassé sa compétence législative dans plusieurs recommandations qu’il a formulées dans le rapport de juin 2015.
Chers collègues, les recommandations seraient les suivantes : que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration recommande au Sénat que le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement de rédiger et de proposer des modifications au Règlement du Sénat et d’y apporter toute autre modification nécessaire pour établir le Comité sénatorial permanent de l’audit et de la surveillance, qui comptera cinq membres, et d’élaborer son mandat global en conformité avec les principes et les pratiques exemplaires d’audit et de surveillance énoncés dans le présent rapport, et qu’il lui donne l’autorisation d’examiner de sa propre initiative certaines questions.
Que toute modification proposée au Règlement du Sénat ne prévoie aucune participation comme membre à la fois du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et du comité permanent de l’audit et de la surveillance.
Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration développe et propose des modifications qui s’imposent au Règlement administratif du Sénat pour permettre au nouveau comité permanent de l’audit et de la surveillance de remplir son rôle, notamment d’agir de façon indépendante et d’interpréter les articles du Règlement administratif du Sénat ayant trait à ses travaux.
Que des consultations soient menées par la direction de tous les caucus et groupes reconnus du Sénat en vue de proposer des modifications à la Loi sur le Parlement du Canada et de conférer un pouvoir intersessionnel au comité permanent de l’audit et de la surveillance, une fois que ce nouveau comité aura été établi et qu’il aura commencé ses travaux. Tout retard dans l’obtention de ce pouvoir intersessionnel ne devrait pas empêcher le comité d’entreprendre ses fonctions.
Que, à la suite de la création du comité permanent de l’audit et de la surveillance, les ressources adéquates soient allouées à une fonction d’audit interne.
Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration développe et propose des modifications qui s’imposent au Règlement administratif du Sénat pour permettre à l’auditeur interne de remplir son rôle.
Que le comité permanent de l’audit et de la surveillance soit autorisé à embaucher l’auditeur externe.
Respectueusement soumis, chers collègues.
Le président : Merci, sénateur Wells.
Le sénateur Wells : J’aimerais aussi dire que, pour accompagner le présent rapport, le sous-comité a élaboré un tableau de bord ou un graphique qui couvre une partie des principales choses dont nous avons discuté et que nous avons apprises en comité. Il contient aussi, en bas de page, une chronologie instructive qui couvre les mesures prises par le Sénat au fil des ans pour accroître sa transparence et sa reddition de comptes jusqu’à la publication du rapport du vérificateur général, ainsi que les démarches que nous avons suivies depuis.
Chers collègues, je serai ravi de répondre aussi à vos questions sur le matériel infographique.
Le président : Merci, sénateur Wells, et merci à votre comité pour le travail important qu’il a réalisé.
Chers collègues, n’oubliez pas que c’est vraiment important, car, au bout du compte, nous traitons de questions qui influent sur le principe même de notre privilège parlementaire. Je pense que nous devons faire preuve de beaucoup de diligence.
Je tiens aussi à remercier le sénateur Wells d’avoir souligné toutes les modifications que nous avons apportées au Comité de la régie interne au cours des deux ou trois dernières années, et les efforts que nous avons déployés au chapitre de la reddition de comptes et de la transparence. Il les a tous soulignés, sauf un qui est, bien entendu, que ce comité a créé, il y a deux ou trois ans — même avant que le vérificateur général ne dépose son rapport — un processus d’arbitrage indépendant mené par le juge à la retraite Ian Binnie. Il y a donc un certain nombre d’années que le comité, et le Sénat, ne tranche plus les différends entre les sénateurs et l’administration.
Nous avons donc adopté ce rôle de chef de file il y a un certain temps. Encore une fois, je suis fier du fait qu’il soit sans précédent et qu’aucun autre parlement n’ait mis en œuvre de système semblable.
Je veux exercer le privilège qui est le mien en tant que président de ce comité pour poser la première question au sénateur Wells. Je me demandais si vous aviez examiné d’autres structures de cette nature dans d’autres parlements fondés sur le système de Westminster. Je crois savoir que le seul parlement du Commonwealth doté d’un organisme de surveillance indépendant du Parlement est, bien sûr, la Chambre des lords. Ils bénéficient de pareil système depuis environ une décennie.
Lorsque j’étais de l’autre côté de l’Atlantique pour rendre visite au Président de la Chambre des lords il y a un certain nombre d’années, il m’est apparu évident qu’ils avaient éprouvé des difficultés au cours de la dernière décennie. Malheureusement, au bout du compte, cela a ajouté un autre niveau de bureaucratie, qui a fini par être un gâchis financier pour la Chambre des lords. Je crois comprendre qu’ils procèdent actuellement à l’examen de la structure globale de surveillance et du coût, car l’organe de surveillance a fini par leur coûter des centaines de milliers de livres par année. Le comité s’est-il penché sur la question?
Le sénateur Wells : Vous avez raison, nous avons mené une étude exhaustive de tous les parlements du Canada, et de tous les parlements et les organes législatifs des pays du G8, plus ceux de la Nouvelle-Zélande et de l’Australie.
Nous en avons relevé deux qui avaient ce que je qualifierais de membres indépendants plutôt qu’un niveau d’indépendance, contrairement au comité qu’on propose de mettre en place. Vous avez raison. Il y a la Chambre des lords en Grande-Bretagne, et vous avez bien noté les problèmes qui y sont associés.
Le seul autre parlement parmi ceux que nous avons recensés se trouvait à Terre-Neuve-et-Labrador, où il y a des membres externes. Il y a des députés de la Chambre d’assemblée de Terre-Neuve-et-Labrador, mais aussi des membres externes.
Chers collègues, j’aimerais aussi faire remarquer que, compte tenu du respect des droits et privilèges d’un organisme parlementaire, dans le cadre de notre examen exhaustif des pratiques exemplaires, nous n’avons pas perçu le recours aux membres externes comme une pratique exemplaire. En conséquence, nous avons instauré d’autres mesures indépendantes dans le contexte de cette proposition qui, je l’espère, rassureront les collègues.
En fait, lorsque nous avons entamé nos délibérations et que nous avons entendu tous les membres du sous-comité, certains croyaient que les membres devraient tous être externes, alors que d’autres croyaient qu’ils devaient tous être internes. Et il y avait ceux qui voulaient couper la poire en deux en choisissant un président externe et faire en sorte qu’à l’interne, la majorité des membres soient d’un côté ou de l’autre. Au lieu de vous donner mon opinion, qui était que le comité soit formé entièrement de sénateurs, je vais demander au sénateur Tannas de formuler un commentaire, car son opinion était diamétralement opposée à la mienne.
Le sénateur Tannas : Au début du processus, j’étais convaincu que nous avions besoin de membres externes. Je suis attentif au privilège parlementaire et aux responsabilités et aux droits que nous avons, au bout du compte, dans l’exercice de ces responsabilités, mais j’ai conclu que la transparence était, sans l’ombre d’un doute, la meilleure façon d’équilibrer les choses.
J’ai dit que si nous étions transparents à 100 p. 100, si bien que même les rapports d’audit, les rapports de gestion, les lacunes et le système de reddition de comptes complet que les auditeurs donnent à un comité de l’audit seraient rendus publics, j’estimais que ce niveau de transparence faisait en sorte que, dans les faits, notre comité de l’audit compte 35 millions de membres indépendants. Ils recevraient tous les documents que le comité de l’audit examine. À mon sens, c’est beaucoup mieux que de demander à des gens qui sont, en quelque sorte, sélectionnés, de siéger au comité de l’audit.
Pour moi, le changement s’est produit lorsque nous avons convenu de faire gérer le comité par des sénateurs, mais de nous assurer que chaque document sans exception serait publié et que nos séances seraient publiques.
Le président : Puis-je vous poser une question à ce sujet, sénateur Tannas? Comme vous le savez, à l’heure actuelle, conformément à notre programme de divulgation publique, chaque dépense du Sénat est rendue publique. Bien entendu, nous avons pris la mesure sans précédent de publier tous les contrats au Sénat alors qu’auparavant, on ne le faisait que pour les contrats de 10 000 $ ou plus.
Pour en revenir à ce que vous disiez, en prenant cette mesure supplémentaire, quelles dépenses particulières le public verra-t-il dans le cadre du processus d’audit qu’il ne voit pas déjà sur notre site web? En outre, on publie déjà la moindre dépense des dirigeants, du bureau du Président et de chaque sénateur.
Le sénateur Tannas : Les gens verraient des choses supplémentaires concernant le fonctionnement du Sénat. Il y aurait des rapports d’audit interne, des rapports qui sont fournis par l’auditeur en ce qui touche la gestion du rendement, les lacunes concernant le respect des politiques et des procédures, les différences non ajustées entre ce qui a été rapporté à l’origine et les conclusions après l’audit. Alors ce sont des points sur lesquels la direction et les auditeurs ne se sont pas entendus ou dont les auditeurs ont changé l’interprétation. Toutes les choses qui se produisent avant qu’on en arrive à l’audit final.
Le président : Nombre des points que vous avez mentionnés ne se trouveraient-ils pas déjà dans le rapport d’audit public que nous présentons au Sénat?
Le sénateur Wells : Merci, monsieur le président, pour votre question.
À la grandeur de notre système, nous avons une équipe hautement qualifiée de professionnels qui savent comment faire leur travail. Ce qui serait probablement le rôle le plus important du comité proposé serait celui de s’assurer que l’entité du Sénat fasse preuve de la rigueur et de la diligence raisonnable appropriées pour faire son travail. Ce n’est pas tant une question de prendre un montant de 1 000 $ et de se demander où il a été dépensé; il s’agit plutôt de déterminer s’il existe des structures appropriées pour veiller à ce que les budgets soient non seulement établis correctement, mais qu’ils soient aussi utilisés à bon escient. C’est vraiment un organe devant faire preuve de diligence raisonnable et de rigueur dans le cadre de nos processus.
Ensuite, on propose que le comité n’examine pas seulement les dépenses des sénateurs, comme le vérificateur général l’a recommandé. Toutes les personnes assujetties à l’étude du vérificateur général se rappelleront qu’il s’est penché sur les dépenses relatives aux voyages, aux biens et services, aux frais de subsistance et aux salaires des membres du personnel, qui ne représentaient que 25 p. 100 du budget total du Sénat. En fait, plus de la moitié des dépenses qu’il a examinées se rapportait aux salaires des employés sénatoriaux. Il n’avait ni commentaire ni recommandation que ce soit à formuler, ni aucune observation sur plus de la moitié des choses qu’il a examinées.
Parmi les trois catégories au sujet desquelles il a fait des commentaires, les dépenses en biens et services — dont nous avons discuté —, les frais de subsistance et de déplacement représentent une très petite partie seulement, soit 12 p. 100 du budget total. Cela a fait l’objet d’observations ou de commentaires.
Ce comité examinerait l’ensemble du budget du Sénat, qui est actuellement de 103 millions de dollars. Le processus rigoureux habituel inclurait un certain échantillonnage des dépenses des sénateurs, pour les catégories que j’ai mentionnées, mais le principal avantage serait la possibilité d’examiner les divers aspects des activités du Sénat, l’efficience et les opérations, pas seulement du point de vue des coûts, mais aussi du point de vue des opérations des diverses divisions et des activités du Sénat.
Je me rappelle que la semaine dernière, le sénateur Marwah a proposé de faire un bilan dans six mois concernant les modifications proposées pour la Direction des ressources humaines. C’est un aspect qui pourrait relever du comité de surveillance.
Le sénateur Mitchell : Merci, monsieur le président. Je remercie également le sénateur Wells et votre sous-comité. Je suis impressionné par la quantité de travail que vous avez accompli. Je sais que vous avez fait preuve d’une grande diligence. Je suis très impressionné par certains des principes que vous avez mis de l’avant. Je considère que la transparence est d’une importance capitale et que le Sénat a fait preuve d’une grande efficacité à cet égard. Cela rehausse considérablement notre crédibilité.
Je tiens toutefois à préciser que je suis préoccupé par l’absence de représentation extérieure. Je dirais que nous — le Groupe représentant le gouvernement — sommes partis de trois intervenants externes, mais je vois les raisons pour lesquelles vous pourriez passer à deux.
Le problème que cela pose, à mon avis, c’est que la transparence est excellente. Nous avons toutefois fait preuve de transparence pour des processus d’une grande complexité, mais lorsque la pression augmente, lorsque des problèmes surviennent, la crédibilité devient un facteur prépondérant. Cela ne signifie pas pour autant que les sénateurs n’ont aucune crédibilité, mais lorsqu’on procède soi-même à l’examen de ses propres activités, cela est toujours sous-entendu ou présumé. C’est exactement ce qui s’est produit avant que le vérificateur général fasse un audit de nos activités, parce que nous avions mandaté notre propre vérificateur externe. Quel a été le résultat? Cela n’a pas fonctionné. D’un autre côté, lorsque nous avons fait appel au juge Binnie, il a rejeté les conclusions du vérificateur général, et son jugement, sa crédibilité et sa capacité à cet égard n’ont jamais été le moindrement remis en question. D’une part, lorsque nous avons décidé de le faire nous-mêmes, cela n’a pas été utile et, d’autre part, faire appel à un intervenant interne nous a donné une grande crédibilité.
Donc, je comprends qu’une des principales préoccupations à ce sujet est un aspect fondamental : une reconnaissance claire de la capacité de cet organisme législatif de s’autoréglementer sans ingérence externe. Avoir deux intervenants externes serait la solution pour arriver au point que je soulève et pour répondre aux préoccupations. La présidence serait assurée par un sénateur, mais les intervenants externes et le groupe ne nous dicteraient pas notre conduite. Ils feraient des recommandations. Les membres externes pourraient dire : « Nous avons examiné le processus de vérification et le choix du vérificateur externe, et selon notre expérience, d’un point de vue extérieur au Sénat, nous considérons que ce processus est crédible. » Cela renforcerait considérablement notre force à cet égard.
Quant aux coûts, qui étaient une deuxième préoccupation, la formation de ce groupe entraînera des coûts, tandis que ma proposition, un groupe avec deux intervenants externes, n’accroîtrait pas ces coûts.
Je pense que nous pourrions atteindre un idéal si nous adhérons aux principes que vous avez énoncés très clairement, avec grande vigueur et de manière fort convaincante — avec la transparence comme thème central, évidemment —, mais que cela nous donnerait aussi une crédibilité dans les périodes difficiles, en particulier, si nous étions un jour confrontés à ce genre de problèmes, car nous pourrions compter sur des intervenants externes expérimentés et compétents qui ne seraient pas perçus — comme ce serait le cas pour un groupe formé exclusivement de membres du Sénat —, comme des participants au fonctionnement interne ni, du coup, comme des personnes pouvant intrinsèquement être en conflit d’intérêts.
Le sénateur Wells : J’aimerais répondre à cela. C’est une excellente question. Nous passons probablement plus de temps sur cet aspect que sur tout autre sujet.
Donc, l’indépendance fait partie intégrante de ce système. Permettez-moi d’abord de souligner l’indépendance liée aux 35 millions de paires d’yeux qui scruteraient toutes les dépenses que nous pourrions faire en vertu des pouvoirs qui nous sont conférés, ainsi que tous nos rapports et tous nos contrats. C’est un changement par rapport au processus de vérification préalable. Honnêtement, il s’agit d’une très importante marque d’indépendance, de transparence et de reddition de comptes.
Nous aurons l’aide d’un tiers indépendant — donc, pas des employés du Sénat ni des sénateurs — pour la définition des modalités d’une nouvelle fonction de vérification interne, laquelle inclut un vérificateur interne, mais je n’emploierai pas ce terme, puisque cela correspond à la fonction. Cela inclurait un vérificateur externe et toute aide nécessaire. Ce serait interne.
Nous avons un vérificateur externe; vous avez déjà entendu M. Newman, qui est venu témoigner, chers collègues, pour examiner certaines des mesures que nous proposons.
Nous aurions donc une personne, nommée de façon indépendante, qui assurerait la fonction de vérification interne — un rôle indépendant — pour conseiller le comité à tous les égards, et les rapports qu’elle présenterait au comité seraient publics. Elle aurait donc pour rôle de conseiller le comité, et ses recommandations seraient publiques.
Les conseils présentés au comité par le vérificateur externe seraient publics.
Le juge Binnie, qui est indépendant, fait toujours partie du processus d’examen des dépenses des sénateurs. Cela ne change pas.
En somme, nous avons une surveillance indépendante exercée par 35 millions de Canadiens, auxquels pourraient s’ajouter des gens de l’extérieur du pays. Nous avons des conseils externes, les travaux du vérificateur interne et la fonction de vérification. Nous avons les conseils indépendants du vérificateur externe. En outre, nos réunions sont publiques. Je ne vois pas comment on pourrait accroître davantage l’indépendance, la transparence et la reddition de comptes.
En ayant deux personnes supplémentaires, on ne ferait qu’ajouter deux personnes au niveau d’indépendance actuel. Je ne sais pas si cela présenterait des avantages quelconques. En fait, je pense que cela irait à l’encontre des droits et des privilèges de notre organe parlementaire. En outre, seuls les parlementaires peuvent faire rapport au Sénat, évidemment.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. J’ai quelques brèves questions. Premièrement, le rapport du vérificateur général a coûté 27 millions de dollars. Le montant initial annoncé en juin 2015 par le vérificateur général au moment du dépôt du rapport était de 23,6 millions et des coûts supplémentaires se sont ajoutés par la suite. Puisque cela figure dans votre document, vous pourriez indiquer 27 millions.
Le sénateur Wells : Sénatrice Batters, contrairement au vérificateur général, je voulais lui laisser le bénéfice du doute.
La sénatrice Batters : Je pense qu’il a admis que le bon montant est de 27 millions; il conviendrait donc que cela se reflète ici.
Parlant du vérificateur général, avons-nous ses recommandations sous la main? Je remarque qu’on fait brièvement référence à chacune d’entre elles, mais je me demande si nous avons ces recommandations quelque part.
Le sénateur Wells : Je suis certain qu’on peut nous les transmettre, sénatrice.
La sénatrice Batters : Une des recommandations qui ne figure pas ici, qui est aussi l’une des vôtres, je suppose, et qui devrait être incluse est le démantèlement de l’actuel Sous-comité de la vérification. Cela n’est pas mentionné dans ce document, mais je dirais que ce serait nécessaire à la mise en œuvre de vos recommandations.
Le sénateur Wells : Voulez-vous que j’en discute?
La sénatrice Batters : C’est ce que vous voulez faire, je suppose, n’est-ce pas?
Le sénateur Wells : Cela relèverait du Comité permanent de la régie interne, qui l’a créé. Il va sans dire que ce serait une suite logique de ce processus.
La sénatrice Batters : Il conviendrait peut-être de le mentionner quelque part.
On indique également que le mandat de votre sous-comité comprendrait l’examen de l’ensemble des recommandations du vérificateur général pour déterminer si d’autres recommandations devraient être prises en compte. Cela a-t-il été fait? Y en a-t-il d’autres, outre celles dont le Sous-comité de la vérification a été saisi d’entrée de jeu?
Le sénateur Wells : Non. Les recommandations sur la vérification et la surveillance sont celles que j’ai mentionnées, soit les recommandations 51 à 57, je crois.
La sénatrice Batters : Vous avez mentionné que M. Newman a comparu à titre de témoin. Je me demande si vous avez demandé et obtenu l’assentiment des vérificateurs externes du Sénat, KPMG, que nous avons entendus plus tôt aujourd’hui, concernant ce plan précis qui vise notamment à modifier considérablement la structure de gouvernance du Sénat.
Le sénateur Wells : Nous n’avons pas demandé son approbation, mais nous avons discuté de divers éléments des mesures que nous comptions inclure dans notre proposition. Il a comparu lors d’une des dernières réunions; nous avions donc déjà beaucoup d’informations. Nous avons discuté avec lui. C’était une réunion à huis clos, évidemment, mais nous avons abordé des sujets comme la fréquence des réunions, le mandat et le nombre de membres du comité proposé.
Il nous a dit... C’était très intéressant. Il participe à plus de 100 réunions de ce genre par année à titre d’observateur et de témoin, et il offre des conseils. Selon lui, l’effectif adéquat... Il a vu des comités de trois à sept membres, je crois. Pour notre comité, bien sûr, un effectif de trois membres poserait problème du point de vue du quorum, tandis qu’avoir neuf membres serait trop.
Il a indiqué que, en général, pour un effectif de neuf membres, quatre ou cinq membres participent très activement, et les autres participent moins. Voilà comment nous sommes arrivés à cinq membres. Cela nous donnerait de la souplesse ainsi que la capacité de jouer un rôle de chef de file et d’exercer certains pouvoirs, au besoin.
La sénatrice Batters : M. Newman et les vérificateurs externes — KPMG — sont-ils d’accord avec ce plan?
Le sénateur Wells : Nous ne lui avons pas transmis l’ébauche de rapport. C’est une excellente question, sénatrice Batters. Les éléments sur lesquels il s’est dit d’accord sont ceux qui étaient dans les recommandations.
Le sénateur Downe : Merci, monsieur le président. Merci également au sénateur Wells et à son sous-comité. Vous avez fait un travail remarquable.
Comme vous le savez, j’étais très favorable à l’idée de demander au vérificateur général de faire un audit au Sénat. J’ai manifestement su que c’était une erreur lorsque j’ai vu que cela a coûté 23 ou plutôt 27 millions de dollars. Je crois aussi que le bon montant est 27 millions. C’était un fiasco financier. Je crois qu’il avait cerné un montant de 900 000 $, montant qui a ensuite été réduit du tiers par le juge Binnie. C’était un gaspillage éhonté de l’argent des contribuables.
Cela m’amène à ma question. Les coûts projetés pour le comité de surveillance sont légèrement en deçà de 500 000 $ par année, mais cela représente environ 5 millions de dollars sur 10 ans. Y a-t-il moyen d’ajuster les coûts? Pourrions-nous faire ce travail tous les trois ou cinq ans? Je crois comprendre que le comité fera une étude quelconque chaque année.
Nous avons examiné tous les règlements dans la foulée des modifications proposées par le vérificateur général. Devons-nous faire quelque chose immédiatement? Qu’en pense le comité? Pouvons-nous attendre et faire un examen aux cinq ans pour réduire les coûts?
Avant de terminer, je tiens à préciser que je suis heureux que le vérificateur général ne fasse pas partie des vérificateurs externes du Sénat. Comme vous le savez, il n’exerce pas ce rôle à la Chambre des communes. En outre, les sociétés d’État et la Banque du Canada ne permettent pas au vérificateur général d’y faire des audits. Étant donné ce que cela a coûté aux contribuables, j’éviterais aussi de faire appel au vérificateur général. Il y a beaucoup d’autres façons d’atteindre notre objectif et de protéger l’argent des contribuables en ne l’utilisant pas à mauvais escient, comme cela a été fait.
Le sénateur Wells : Merci, sénateur Downe.
Je vais considérer vos propos sur le vérificateur général comme la deuxième partie de votre question. La première était de savoir si nous pouvons ajuster les coûts. C’est possible, évidemment, mais il faut savoir que dans la plupart des cas, on n’en a que pour son argent. Je ne crois pas que nous en ayons eu pour notre argent dans le cas de l’examen effectué par le vérificateur général il y a deux ans.
Quant aux 500 000 $ — ce sera moins que cela —, ils serviront principalement au maintien de la fonction de vérification interne. Chers collègues, on examinerait la totalité des dépenses du Sénat, de manière ciblée au besoin. Prenez l’approvisionnement, par exemple. Nous dépensons des millions et des millions de dollars par année par l’intermédiaire de la Direction des finances et de l’approvisionnement. Je suis certain que nous pouvons trouver des économies de plus de 500 000 $ si nous décidons d’examiner ces dépenses.
Je pourrais citer n’importe quelle direction en exemple. Nous avons déjà vu d’importants changements à la Direction des communications, et cela a permis des économies. Je suis certain que ce sera aussi le cas de la Direction des ressources humaines. En outre, évidemment, le comité proposé pourra examiner les changements que nous avons apportés sur le plan des opérations afin de déterminer si cela s’est traduit par des économies, pour déterminer s’il y a des gains d’efficience et si les directions sont plus efficaces.
On parle donc de moins d’un demi-million de dollars par année, de façon récurrente, étant donné qu’il conviendra tout de même d’examiner certaines dépenses des sénateurs, notamment les dépenses du Sénat autres que les frais de subsistance et de déplacement et les dépenses de biens et services.
En ce qui concerne l’optimisation des ressources, les modalités à cet égard seront déterminées lorsque le comité aura été créé et que son mandat aura été défini. Je pense qu’il est préférable que cela fasse partie intégrante des activités régulières du Sénat plutôt qu’un exercice ponctuel.
Deuxièmement, j’aimerais revenir sur votre commentaire au sujet du vérificateur général. Je pense que vous avez tout à fait raison; « fiasco financier » aurait été un mot clic parfait lorsqu’il a publié son rapport. Dans mon rapport, je précise qu’il a outrepassé sa compétence. La motion qui a été adoptée il y a deux ans visait à inviter le vérificateur général du Canada à effectuer un examen exhaustif des dépenses du Sénat, y compris les dépenses des sénateurs. Évidemment, il n’a pas examiné les dépenses du Sénat, mais seulement celles des sénateurs. De son propre chef, le vérificateur général a critiqué le fait que les sénateurs assurent leur propre gouvernance, avec une surveillance indépendante limitée — un problème que nous croyons avoir réglé, dans nos recommandations —, et il a formulé des recommandations précises visant l’examen du mandat et de la structure du CIBA.
Le mandat du vérificateur général est d’effectuer des vérifications législatives. Étant donné qu’il ne reçoit pas du financement pour se prononcer sur les décisions de politique gouvernementale, je considère que la présentation de recommandations sur la modification de la Loi sur le Parlement du Canada par le vérificateur général dépasse son champ de compétence. En fait, lorsque j’ai consulté son site web, j’ai examiné certaines activités qui relèvent du mandat du BVG. Fait intéressant, on y trouve une section intitulée « Ce que nous ne faisons pas », où l’on indique que le BVG n’audite pas de décisions de politique gouvernementale qui sont du ressort du Parlement et du gouvernement élu et aussi, je dirais, des parlementaires nommés.
Le président : Merci. Ce sont tous des points valables et intéressants. En fin de compte, je pense que le sénateur Downe a tout à fait raison : l’autorité suprême au Sénat est le Sénat lui-même. En fin de compte, lorsque nous décidons de faire appel au vérificateur général et qu’il dépense 23,6 ou 27 millions de dollars pour récupérer 300 000 ou 400 000 $, ce sont nous les responsables, et non lui. Le sénateur Downe a tout à fait raison sur ce point.
Nous avons, malheureusement, dépassé le temps imparti de plusieurs minutes.
La sénatrice Marshall : J’aurais seulement une phrase.
Le président : Vous aurez l’occasion de parler longuement lors de la prochaine réunion, car la question est reportée. De nombreux sénateurs sont sur la liste; c’est une longue liste. Nous devons avoir libéré la salle dans quatre minutes pour le Comité des affaires étrangères.
Je vous assure que nous reprendrons exactement là où nous en sommes.
Merci, chers collègues.
(La séance est levée.)