Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 21 - Témoignages du 14 juin 2018
OTTAWA, le jeudi 14 juin 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Larry W. Campbell (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour, et bienvenue à la séance de jeudi du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Larry Campbell, et je suis un sénateur de la Colombie-Britannique. J’invite mes collègues à se présenter, en commençant par ma droite.
Le sénateur Tkachuk : Sénateur Tkachuk, de la Saskatchewan.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Sénatrice Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et- Labrador.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
[Français]
La sénatrice Verner : Sénatrice Josée Verner, du Québec.
La sénatrice Moncion : Sénatrice Lucie Moncion, de l’Ontario.
[Traduction]
La sénatrice Cordy : Jane Cordy, de la Nouvelle-Écosse.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, du Québec.
[Français]
Le sénateur Forest : Sénateur Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Jaffer : Mobina Jaffer, de la Colombie-Britannique.
Le président : Merci beaucoup.
Passons au premier point à l’ordre du jour; vous trouverez, dans la liasse, une copie du procès-verbal de la séance publique du 31 mai 2018. Y a-t-il des questions ou des modifications?
Le sénateur Tkachuk : J’en propose l’adoption.
Le président : Le sénateur Tkachuk en fait la proposition. Tous ceux qui sont pour?
Des voix : D’accord.
Le président : Ceux qui sont contre? Adopté.
Le deuxième point à l’ordre du jour porte sur le déménagement au Centre de conférences du gouvernement.
J’invite nos témoins à prendre place à la table : Brigitte Desjardins, directrice générale, Direction des biens et services, Julie Lacroix, directrice par intérim, Direction de la sécurité institutionnelle, et Charles Nahimana, directeur adjoint, Bureau des projets de TI. Les voilà.
Le sénateur Tannas fera un exposé, après quoi les sénateurs poseront leurs questions. Sénateur Tannas, à vous la parole.
Le sénateur Tannas : Merci, monsieur le président. Chers collègues, les diapositives se trouvent dans la liasse, et je crois que nous avons des copies supplémentaires si vous en avez besoin. Je vais vous demander de suivre le document en même temps que je ferai mes observations sur chaque diapositive. Commençons par la première, qui fait le point sur la réinstallation du Sénat.
Nous sommes ici pour discuter de la date à laquelle le Sénat devrait déménager dans ses locaux temporaires au Centre de conférences du gouvernement, ou CCG, situé au 1, rue Wellington, et à l’édifice Chambers, situé au 40, rue Elgin.
Nous suivons tous de très près les travaux menés par Services publics et Approvisionnement Canada. La rénovation du CCG, en particulier, commence vraiment à prendre forme, et je suis convaincu que tous les sénateurs seront fiers de travailler dans leur nouveau chez-soi. Les Canadiens, je crois, seront heureux que nous ayons entrepris ce projet, qui, au bout du compte, aura fait économiser environ 200 millions de dollars aux contribuables, par rapport au plan initial.
Cela dit, il reste beaucoup à faire, et j’aimerais vous montrer pourquoi notre sous-comité recommande de ne pas procéder à un déménagement en septembre 2018.
Diapositive 2 : il s’agit d’un aperçu du projet que nous avons commencé il y a cinq ans et qui comprend des rénovations importantes au CCG et au 1, rue Wellington. Il y a également la télédiffusion, une décision prise par le Sénat en 2016, et les locaux à bureau situés au 40, rue Elgin. Le coût total s’élève à environ 241 millions de dollars.
Diapositive 3 : ici, vous pouvez voir pourquoi nous hésitons à prendre l’engagement de déménager en septembre. Selon le dernier échéancier, le transfert d’immeuble est prévu pour le 1er août, ce qui nous donnerait moins de deux mois pour faire les préparatifs majeurs qui s’imposent pour nous assurer que les sénateurs ont les ressources nécessaires et que les travaux parlementaires peuvent se poursuivre sans interruption.
Passons à la diapositive 4. Il y a trois principaux points qui nous inquiètent: l’intégration des TI, les salles de comité et l’intégration de la sécurité. Selon les dernières nouvelles de notre équipe de TI, le CCG et ses trois salles de comité pourraient être prêts en octobre, mais pas avant. Il y a plusieurs raisons à cela. D’abord, notre personnel doit installer une quantité énorme de technologies, même une fois que Services publics nous aura cédé l’immeuble. Ces systèmes doivent ensuite être rigoureusement mis à l’essai pour en garantir la fiabilité. Le personnel doit également suivre une formation et il a besoin de temps pour effectuer des exercices d’essai afin que tout fonctionne bien lorsque les sénateurs y emménageront.
L’intégration des TI touche certains aspects importants. D’abord, la connectivité ne sera pas complètement prête. Les services d’interprétation et de transcription ont besoin d’une infrastructure de TI pour fonctionner en toute fiabilité. Ensuite, il y a la télédiffusion des délibérations de la salle du Sénat. Je crois que personne ici ne veut inviter la population à visionner notre première télédiffusion pour ensuite voir que la connexion a été perdue.
Les photos sur la diapositive 5 vous donnent une idée des progrès réalisés dans la salle de contrôle du CCG. Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup à faire.
La diapositive 6 porte sur les salles de comité. Cette page vous montre les locaux actuels et futurs des comités. À l’heure actuelle, nous avons accès à sept salles équipées de capacités de diffusion audio ou vidéo. À l’édifice Victoria, la technologie dans les deux salles de comité arrive à la fin de leur cycle de vie.
Étant donné que les salles de comité du CCG ne seront pas fonctionnelles à la fin de l’été, si nous devions déménager à l’automne, il nous resterait une seule salle à l’édifice de l’Est et les deux salles plutôt délabrées à l’édifice Victoria, au lieu des sept salles dont nous disposons actuellement.
La transparence est primordiale. C’est l’une des valeurs de cette institution, et je crois que tous les sénateurs trouvent important que les Canadiens voient le travail que nous faisons.
Passons maintenant à la diapositive 7. Il y a du travail à faire dans les salles de comité du CCG et au 1, rue Wellington. Les trois salles du CCG et les deux salles de comité de la rue Wellington devraient être prêtes d’ici janvier 2019, ce qui nous permettrait d’avoir une salle supplémentaire équipée pour la télédiffusion, c’est-à-dire une salle de plus que maintenant.
La diapositive 8 porte sur la sécurité. Afin de garantir la sécurité du personnel et des sénateurs, la Direction de la sécurité institutionnelle a besoin de suffisamment de temps pour installer et mettre en service l’équipement de sécurité et pour former le personnel de sécurité.
Les travaux d’installation, de mise en service et d’essai des portes se poursuivent. Les travaux d’installation des clôtures du périmètre et de leurs éléments de sécurité intégrés, de même que la construction des postes de garde intérieurs et extérieurs, sont en cours. Ainsi, un déménagement en septembre pose un risque inacceptable pour la préparation opérationnelle et la sécurité des sénateurs et du personnel.
À la diapositive 9, vous pouvez voir les travaux qui sont en cours relativement aux postes de garde.
La diapositive 10 traite des risques opérationnels. En somme, d’importants risques opérationnels sont associés à un déménagement en septembre. Les défaillances technologiques pourraient perturber les opérations de la Chambre ou nos services d’interprétation, qui sont exigés par la loi.
Notre première tentative de télédiffusion des délibérations du Sénat pourrait se solder par des difficultés techniques si notre personnel n’a pas suffisamment de temps pour s’assurer que tout fonctionne bien. En cas de situation d’urgence, la sécurité des sénateurs et du personnel pourrait être compromise sans l’instauration d’une infrastructure de sécurité complète.
Chers collègues, votre sous-comité recommande donc un déménagement par étapes, de sorte que le Sénat soit entièrement opérationnel et sécurisé au CCG en janvier 2019. Bien sûr, nous supposons que la Chambre des communes exécutera le même plan que nous, à savoir un déménagement par étapes.
Selon ce plan, le Sénat continuerait de siéger à l’édifice du Centre cet automne, et la pleine réinstallation de la Chambre du Sénat et des dirigeants du Sénat aura lieu après la dernière séance du Sénat en décembre 2018.
L’intégration des TI et de la sécurité — y compris tous les essais et la formation nécessaires — serait effectuée entre juillet et novembre 2018. Le déménagement des bureaux d’une quinzaine de sénateurs et des employés de l’Administration du Sénat aurait lieu, comme prévu, à l’automne 2018. D’ailleurs, certains sénateurs ont déjà libéré l’édifice du Centre.
Les travaux d’investigation de l’édifice du Centre continueraient en automne 2018, mais on se limiterait à ceux qui ne perturbent pas les travaux du Sénat.
Le déménagement des archives du Sénat et de ses autres biens patrimoniaux qui ne seront pas exposés dans le CCG aurait lieu à l’automne 2018.
Voilà donc les recommandations, et je suis heureux de proposer une motion à cet égard. Chers collègues, si nous procédons de cette façon, le Sénat sera entièrement fonctionnel et sécurisé, à coup sûr, en janvier 2019, et ce, sans aucun coût supplémentaire.
Enfin, je tiens à souligner le travail remarquable qui a été accompli au fil des ans par tous les partenaires qui ont participé à cette initiative. Tous ces professionnels dévoués ont contribué inlassablement à la réalisation de ce projet complexe, unique en son genre et difficile sur le plan logistique. Je serai heureux de répondre aux questions, avec l’aide de nos collègues assis au bout de la table.
Le sénateur Plett : J’appuie cette motion.
Le président : Merci, sénateur Plett. La sénatrice Marshall souhaite poser une question.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénateur Tannas, pour cette mise à jour. Les recommandations que vous nous avez présentées sont d’ordre très général. Y a-t-il un plan plus détaillé? Par exemple, au premier point, vous parlez de la pleine réinstallation de la Chambre du Sénat et des dirigeants du Sénat. Y a-t-il un plan qui précise exactement quel sénateur déménagera à quelle date et quand les sénateurs sont censés emménager dans le centre de conférences?
Le sénateur Tannas : Oui. La raison pour laquelle les dirigeants restent ici, c’est parce que leurs bureaux au CCG, où ils déménageront, ne sont pas prêts là non plus. Nous avons une liste complète des sénateurs qui quitteront l’édifice du Centre, liste que Brigitte pourra distribuer au comité; il s’agit de sénateurs qui ne font pas partie du leadership et qui déménageront cet automne.
La sénatrice Marshall : C’était ma prochaine question.
Le sénateur Tannas : Cela comprend aussi les gens du leadership.
La sénatrice Marshall : Combien de sénateurs seraient à l’édifice du Centre? Vous parlez de la réinstallation des bureaux de certains sénateurs. Combien y en a-t-il au total, et combien ont été transférés?
Le sénateur Tannas : Brigitte m’a fourni ce chiffre, mais elle l’a probablement à portée de main.
Brigitte Desjardins, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Il y a environ 13 à 15 sénateurs qui ne sont pas des dirigeants, c’est-à-dire qui ne font pas partie du leadership, et qui seraient touchés par ce déménagement.
Ce que nous ferons, sénatrice, c’est que nous nous concentrerons surtout sur les quatrième et cinquième étages pour assurer la séquence des déménagements. Il y a environ quatre sénateurs au cinquième étage et quatre autres au quatrième étage.
La sénatrice Marshall : Alors, qui a déménagé? Je veux tout simplement m’y retrouver. Vous dites que, de façon générale, c’est ainsi que les gens vont déménager. J’aimerais savoir si les quatre sénateurs au cinquième étage sont partis.
Mme Desjardins : Non, les quatre sénateurs au cinquième étage sont toujours là, et c’est la même chose pour le quatrième étage.
La sénatrice Marshall : Dans ce cas, qui a déménagé? Personne?
Mme Desjardins : En date d’aujourd’hui, aucun des sénateurs n’a déménagé.
La sénatrice Marshall : D’accord. Pouvez-vous nous dire quand les quatre sénateurs au cinquième étage vont déménager, la semaine du 5 octobre? Est-ce que c’est planifié selon cette séquence?
Mme Desjardins : C’est quelque chose que nous organisons en ce moment, car nous venons d’apprendre la nouvelle. Nous commençons à planifier la séquence, et nous vous ferons part de cette information, sénatrice, une fois que nous aurons établi la séquence.
Le sénateur Tannas : La première étape consiste à prendre une décision ici. Ensuite, nous allons consulter les 13 sénateurs qui sont toujours dans cet édifice. Leurs locaux à l’édifice Chambers seront prêts cet automne. De plus, il reste encore quelques salles dans l’édifice de l’Est. Donc, selon la formule approuvée par le Comité de sélection, les sénateurs auront le choix entre s’installer dans l’édifice de l’Est, où il reste quelques salles, ou déménager aux tout nouveaux locaux de l’édifice Chambers. Un certain nombre d’entre eux ont déjà quitté l’édifice du Centre au cours des derniers mois et emménagé dans l’édifice de l’Est. Il y a encore 13 sénateurs sur la liste, et nous ne manquerons pas de les consulter et de les préparer à déménager à l’édifice de l’Est ou à l’édifice Chambers.
La sénatrice Marshall : Nous avons donc le plan général et nous allons concrétiser le plan détaillé. Y a-t-il un risque que le plan général ne réussisse pas lorsque vous commencerez à mettre à exécution le plan détaillé? Est-ce là un risque?
Mme Desjardins : Il y a toujours un risque lié à ce genre de déménagements, sénatrice. Ce que nous essayons de faire maintenant, c’est d’établir la séquence des déménagements, une fois les travaux à l’édifice Chambers terminés. En plus de l’édifice de l’Est, nous avons accès à des salles dans l’édifice Victoria. À cet égard, je suis convaincue que nous ferons en sorte que les sénateurs déménagent à temps pour laisser Services publics effectuer ses travaux d’investigation. Je suis persuadée que nous pourrons trouver une solution.
N’oublions pas qu’il ne s’agit pas seulement des sénateurs. Il y a aussi l’administration et le personnel opérationnel. En ce qui concerne ces gens, nous avons quelques locaux ici et là. Nous pouvons planifier les déménagements en fonction des divers locaux libres pour y accueillir temporairement ces personnes.
La sénatrice Marshall : D’accord. Puis-je vous proposer, monsieur le président, qu’un plan détaillé soit préparé pour nous assurer de respecter ces échéances? Nous nous trouverions dans l’embarras si nous devions fixer ces nouvelles dates pour ensuite nous rendre compte, une fois les travaux entamés dans le cadre du nouveau plan, que nous n’allons pas respecter nos échéances révisées.
Le président : Je crois qu’un tel plan est en place et que ces travaux se poursuivront. Il s’agit d’une situation qui évolue rapidement. Je crois que le déménagement par étapes est une façon élégante de s’y prendre. À mesure que nous avancerons, nous nous assurerons de maintenir le cap. Cela nous laisse beaucoup de temps pour garantir que toutes les mesures nécessaires ont été prises, que tout le monde est en sécurité et que nous pouvons communiquer avec le reste du Canada. Je crois donc que les choses suivent leur cours.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le sénateur Tkachuk : Sénateur Tannas, que fait la Chambre?
Le sénateur Tannas : D’après ce que nous croyons comprendre, la Chambre des communes prendra sa décision plus tard aujourd’hui, mais la même recommandation sera présentée à son Bureau de régie interne. Il y a 36 députés dans l’édifice du Centre et 30 ministres du Cabinet qui devront déménager. Il s’agit donc d’un déménagement de plus grande envergure à ce stade-ci. Il est recommandé que la salle de la Chambre des communes et les bureaux des leaders restent aux mêmes endroits jusqu’à l’ajournement pour les Fêtes.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je ne suis pas membre du sous-comité, mais j’ai eu l’occasion d’y assister pour remplacer mon collègue, le sénateur Forest. D’ailleurs, je tiens à souligner la rigueur et la qualité du travail qui a été fait. J’ai pris part à une séance à laquelle ont été convoqués des représentants de Services publics Canada. Je peux vous dire qu’ils ont dû répondre à de nombreuses et fort pertinentes questions. C’est un projet complexe qui implique plusieurs intervenants. Le Sénat n’a pas le contrôle de toutes les décisions. En ce qui concerne le budget et les échéanciers, sachez que, lorsqu’ils sont repartis après cette réunion, ils avaient des devoirs à faire.
Je tiens à souligner la qualité du travail du sénateur Tannas et de tous les membres. Je suis persuadée que les échéanciers seront respectés, tout en rappelant l’importance de suivre de près les travaux. Je crois qu’il ne faut rien tenir pour acquis.
J’ai une préoccupation concernant l’installation des équipements de vote électronique. Je sais qu’on n’en a pas tenu compte. En prévision de la télédiffusion, on pourrait moderniser nos équipements, ce qui rendrait notre travail plus efficace. Ce n’est pas coûteux ni complexe à installer. Pourrions-nous prendre des mesures, entamer des consultations ou réaliser des études préliminaires? Plusieurs parlements au Canada disposent d’équipement de vote électronique.
Sénateur Tannas, j’aimerais avoir votre avis à ce sujet.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je crois que cette option mérite certainement notre attention, et un projet de déménagement comme celui-ci constitue le bon moment pour étudier certaines de ces questions. À mon avis, il s’agit d’une question qui relève d’abord du Comité sur la modernisation, puis du Comité du Règlement et, enfin, de notre comité, qui procédera selon les décisions et les recommandations de ces deux comités et du Sénat lui-même.
Je n’irai pas jusqu’à me porter volontaire pour convaincre les sénateurs que le vote électronique est la voie à suivre, mais je suis d’accord avec vous pour dire qu’il vaut la peine d’envisager cette option, et probablement d’autres mesures, lorsque nous entreprenons un aussi gros changement.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Est-ce que je peux proposer un amendement?
[Traduction]
Le président : Je dirais que la bonne façon de procéder, c’est de renvoyer la question au Comité sur la modernisation, de lui demander son avis, puis de revenir ici.
La sénatrice Saint-Germain : Travaillons tous ensemble.
Le président : Vous venez de vous porter volontaire malgré vous, sénateur Tannas. Félicitations.
La sénatrice Batters : Je voudrais faire une brève observation sur l’idée du vote électronique. Selon moi, cette question aurait dû être prise en considération bien avant la dernière étape du déménagement. Nos invités pourraient peut-être nous dire brièvement ce qu’ils en pensent. Par ailleurs, je crois qu’il y a de très bonnes raisons qui expliquent pourquoi nous suivons toujours la même procédure, qui consiste à aller sur place et à entendre les débats, comme nous l’avons fait cette semaine durant les votes. En effet, il arrive à l’occasion que les gens changent d’avis après avoir écouté les discours en personne. Je ne suis donc pas en faveur de l’idée de changer cette méthode.
La sénatrice Saint-Germain : J’ai une courte réponse à donner. Sénatrice, vous recevriez une répartition des votes de tous les sénateurs en l’espace de quelques minutes. Voilà qui serait très efficace pour votre site web.
La sénatrice Batters : C’est très bien maintenant.
La sénatrice Moncion : J’ai une observation à faire. J’ai beaucoup aimé visiter le centre. C’est vraiment beau. J’ai toutefois constaté un petit problème. Il y a beaucoup de bureaux sans fenêtre, ce qui posera un problème de santé à un moment donné. C’est un pensez-y-bien.
Le sénateur Tannas : Bonne observation. Dix ans, c’est loin d’être temporaire. Merci.
Le président : Nous sommes donc saisis de la motion suivante proposée par le sénateur Tannas:
Qu’un déménagement par étapes soit entrepris à compter de l’automne 2018 afin que le Sénat devienne entièrement fonctionnel et sécurisé dans ses nouveaux locaux en janvier 2019;
Que cette décision soit conditionnelle au fait que Services publics et Approvisionnement Canada respecte ses plus récents engagements, à savoir céder le Centre de conférences du gouvernement le 1er août 2018, le 40, rue Elgin, le 31 août 2018, et le 95, rue Noël, à la mi-août 2018.
Voilà la motion que propose le sénateur Tannas, avec l’appui du sénateur Plett.
Êtes-vous d’accord, chers collègues?
Des voix : D’accord.
Le sénateur Plett : J’allais faire une observation avant le vote, mais ce n’est pas grave. J’aimerais, monsieur le président, prendre 30 secondes pour, tout d’abord, faire écho à ce que le sénateur Tannas a dit au sujet du professionnalisme des gens qui ont contribué à ce projet. Je salue, tout particulièrement, les trois témoins assis au bout de la table. Je suis profondément convaincu que, sans leurs efforts, nous aurions peut-être pris une décision que nous aurions beaucoup regrettée. Ils nous ont tenus au courant de certains des problèmes qui ne nous avaient pas été révélés par les gens qui auraient dû nous les signaler. Sans ces trois personnes, nous aurions très bien pu nous attirer de gros ennuis. Je tiens donc à remercier, aux fins du compte rendu, Charles, Brigitte et Julie.
Des voix : Bravo!
La sénatrice Jaffer : Je suis d’accord avec le sénateur Plett, mais je crois qu’il y avait quatre personnes, si l’on compte le sénateur Tannas et son comité. Les trois ont, certes, été exceptionnels, mais n’oublions pas que le sénateur Tannas a assumé une lourde tâche en notre nom. Nous devrions donc remercier tous les quatre.
Le président : Merci. Passons maintenant au troisième point à l’ordre du jour. Avec l’adoption de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le Sous-comité du programme et de la procédure a été autorisé à clarifier et à trancher toute interprétation ambiguë, incertaine ou contestée de toute partie de la politique, si nécessaire.
J’ai l’honneur de présenter le onzième rapport du sous-comité, qui porte sur les changements proposés à l’article 7.4.6 de la politique concernant les frais de déplacement pour les employés.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : À la suite de diverses discussions et de l’examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, je suis d’avis que cette politique devra faire l’objet d’un amendement en ce qui a trait à l’admissibilité des dépenses de voyage, de transport et de subsistance, c’est-à-dire les per diem et les frais d’hébergement des employés des sénateurs. Sans équivoque, les sections 7.4.6 et 7.8.5 de la politique ont été adoptées avec les meilleures intentions.
Manifestement, la préférence aux frais encourus pour se rendre à la Colline du Parlement visait les employés dont les fonctions sont habituellement et principalement effectuées dans la province ou le territoire que représente le sénateur. De telles fonctions peuvent en effet signifier que, exceptionnellement et à la demande du sénateur, ces employés soient appelés à venir l’appuyer dans ses fonctions à Ottawa même.
L’esprit des sections sur les frais de transport qu’engage depuis sa résidence un employé qui travaille habituellement et principalement au bureau d’un sénateur dans les locaux du Sénat n’est pas visé par ces articles de la politique, et ce, quel que soit le lieu de résidence de cet employé. Il en est de même pour les frais de subsistance dans la capitale nationale de ces mêmes employés. Clairement, les frais de transport pour se rendre sur la Colline peuvent représenter une dépense légitime pour un employé dont les fonctions sont habituellement et principalement effectuées dans la province ou le territoire du sénateur. Il en est évidemment autrement pour un employé qui choisit de vivre à plus de 100 kilomètres de la Colline, malgré que ce soit son lieu de travail principal.
Cela dit, pour apporter plus de clarté et de certitude dans l’uniformité et plus d’équité dans les pratiques, et pour favoriser une utilisation appropriée des fonds publics, je recommande des amendements aux articles 7.4.6 et 7.8.5 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, tel qu’il est indiqué dans le onzième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure.
[Traduction]
Le président : Quelqu’un veut-il proposer une motion d’adoption du rapport?
La sénatrice Batters : Puis-je poser une question?
Le président : Oui. Toujours.
La sénatrice Batters : Sénatrice Saint-Germain, pouvez-vous nous dire si le changement proposé est censé entrer en vigueur à partir de maintenant, sans aucune application rétroactive?
La sénatrice Saint-Germain : Eh bien, il s’agit d’une clarification de la politique. Cela devrait être rétroactif si des dépenses non autorisées ont été payées, mais je ne crois pas que ce soit le cas pour beaucoup de sénateurs. Permettez-moi de reformuler ma pensée.
Si un sénateur a, de bonne foi, payé des dépenses ou convenu de le faire par contrat, nous devrions peut-être prendre cette décision plus tard. C’est une question de clarification. De toute évidence, selon l’esprit de la politique, il ne fallait pas payer dans de telles circonstances. Par conséquent, si la politique a été mal appliquée, des fonds publics n’auraient pas dû être versés à ces employés. Y a-t-il des situations particulières? Examinons le tout et, au besoin, corrigeons le tir. Toutefois, normalement, cette mesure ne devrait pas être rétroactive.
La sénatrice Batters : Ce ne devrait pas l’être normalement. Oui, j’en conviens. S’il s’agit d’une clarification, je crois que le changement devrait s’appliquer à partir de maintenant.
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
La sénatrice Batters : Merci.
[Français]
Le sénateur Carignan : Vous avez répondu à ma question indirectement. Je comprends qu’il s’agit d’une clarification pour vous quant à une certaine application rétroactive. Ceux qui n’ont pas fait la demande n’auront pas le droit de la faire, mais ceux qui l’ont fait n’auront pas à rembourser les frais. Est-ce bien votre recommandation?
La sénatrice Saint-Germain : Ma suggestion est que cela ne soit pas rétroactif. Il n’y a pas de droit acquis pour quelqu’un qui aurait mal interprété une procédure. Cependant, s’il y a eu des ententes contractuelles formelles dérogatoires à la politique, il faudra examiner ces situations au cas par cas. Si un sénateur s’est engagé formellement par contrat écrit avec une personne qui habite à plus de 100 kilomètres de la Colline du Parlement où elle travaille habituellement au bureau du sénateur, il faudra examiner ce type de situations. Manifestement, l’incompréhension d’une politique ne crée pas un droit.
Le sénateur Carignan : Votre réponse n’est pas claire. Il y a des employés qui travaillent ici depuis plusieurs années qui ont vu cette politique arriver, qui ont fait une demande et qui ont été payés sans que leur contrat soit modifié, parce qu’il s’agissait tout simplement d’une application de la règle. Dans une telle situation, étant donné qu’il n’y a pas eu de modification à leur contrat original, mais simplement une application de la politique, devraient-ils rembourser ou non?
La sénatrice Saint-Germain : De quelle règle parlez-vous quand vous dites que c’est une application de la règle?
Le sénateur Carignan : La règle que vous voulez modifier, à moins que nous parlions de quelque chose d’autre.
La sénatrice Saint-Germain : L’esprit de cette politique sur la gestion était clair : cela ne devait pas s’appliquer à des employés qui ont choisi d’habiter à plus de 100 kilomètres du Sénat, même s’ils travaillent sur la politique réglementaire.
Le sénateur Carignan : Je m’excuse, mais cela ne devait pas être aussi clair que cela. L’administration a dit que c’était la règle et l’a répété ad nauseam à certains de nos employés. J’ai moi-même posé la question à plusieurs membres de l’administration, qui m’ont répondu que c’était la règle. Cela ne devait pas être aussi clair.
La sénatrice Saint-Germain : Monsieur le président, je pense qu’il faut demander au personnel de l’administration qui aurait confirmé cette information si c’était bel et bien le cas.
[Traduction]
Le président : À mon avis, si un paiement a déjà été effectué, on n’y pourra rien; par contre, s’il n’y a pas eu de paiement, on ne pourra pas en faire une demande. Je suis déçu que les gens aient interprété la politique de cette façon.
En tout cas, c’est ce qui s’est passé, et je crois que si ces dépenses ont été payées, cela s’est fait de bonne foi; s’il n’y a pas eu de paiement, cela restera ainsi. Bien entendu, c’est aux sénateurs d’en décider.
[Français]
La sénatrice Moncion : Il y a une question de justice. Le cas nous a été présenté lorsqu’une personne a fait une demande en vertu de la politique qui semble avoir été mise en place le 1er novembre dernier. Donc, cela voudrait dire : « moi, j’ai attendu avant de traiter cette demande, donc mon employé n’aurait pas droit à l’argent, alors que quelqu’un d’autre qui a soumis une demande aurait droit à l’argent ». Il y a là une question d’injustice. Une personne a attendu d’avoir la clarification de la politique; d’autres ont payé. Je me dis qu’on ne peut pas avoir deux règles. Soit on paie, soit on ne paie pas.
[Traduction]
Le président : Non, nous n’avons pas deux règles, mais, à vrai dire, il est temps que nous commencions à mettre les choses au clair. Si c’est payé, c’est payé; si ce n’est pas payé, ce ne sera pas payé. Je ne vois pas en quoi ce serait injuste.
Bien franchement, je ne sais même pas comment nous nous sommes retrouvés dans cette situation, en interprétant cette règle, mais voilà où nous en sommes, et la règle a changé. Si les sénateurs veulent procéder, différemment, libre à eux de le faire.
La sénatrice Saint-Germain : Je veux m’assurer que si un paiement a été effectué, sur instruction ou avec l’accord de l’administration, ce sera maintenu tel quel; nous sommes donc d’accord là-dessus. Toutefois, si ce n’est pas le cas, je ne vois pas pourquoi le Sénat devrait payer.
[Français]
Le sénateur Forest : En fait, cette situation est embarrassante. Entre l’esprit et la lettre, il y a une interprétation qui peut être faite. Si je prends mon cas, il m’est arrivé que mon employée m’ait lu la règle et m’ait dit que j’aurais droit à des remboursements au chapitre des déplacements au per diem. Je pensais que c’était exagéré, et elle a fait une réclamation uniquement pour l’allocation d’hébergement. En toute bonne foi, nous avons envoyé la demande pour le remboursement. Je pense qu’à partir du moment où on clarifie la lettre et l’esprit, effectivement, ce n’est plus admissible.
Cependant, en ce qui concerne les demandes qui ont été approuvées et transmises à l’administration, aujourd’hui, on ne peut pas y revenir, parce qu’elles n’ont pas été faites de façon à vouloir contourner quelque règle que ce soit; c’était vraiment l’interprétation la plus logique qu’on pouvait faire de ce qu’on pouvait lire comme étant la nouvelle règle en novembre dernier.
[Traduction]
Le président : Je m’en remets à vous, sénateurs. Qu’aimeriez-vous faire à cet égard? Quelqu’un veut-il proposer une motion d’adoption du rapport?
La sénatrice Cordy en fait la proposition, avec l’appui de la sénatrice Moncion. Êtes-vous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté. Merci.
Passons maintenant au quatrième point à l’ordre du jour. Chers collègues, le Sous-comité du programme et de la procédure a reçu une demande de la part de la coprésidente du Sénat du Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement, la sénatrice Moncion, en vue d’obtenir une autorisation pour que le comité mixte puisse rembourser les frais de garde d’enfants pour les témoins et les frais de préposé aux soins personnels, commander des repas de travail et prendre la part de 30 p. 100 des dépenses du Sénat pour les témoins, les services de vidéoconférence et de traiteur à même l’enveloppe centrale administrée par le greffier principal de la Direction des comités. J’ai l’honneur de présenter le douzième rapport du sous-comité, de pair avec ses recommandations. Des observations?
Comme il n’y en a pas, qui veut proposer une motion d’adoption du rapport? Le sénateur Tannas en fait la proposition, avec l’appui de la sénatrice Batters. Ceux qui sont pour? Ceux qui sont contre?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté. Merci.
Chers collègues, le point suivant à l’ordre du jour concerne un rapport du Groupe de travail consultatif sur la collection de biens patrimoniaux et d’œuvres d’art. Ce point a été reporté à la prochaine séance pour qu’un représentant du groupe de travail puisse venir nous expliquer le rapport. Personne n’était disponible aujourd’hui.
Passons au sixième point à l’ordre du jour, qui porte sur les baux et l’indemnité pour résidences secondaires. J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, à la table des témoins.
[Français]
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Sénateurs et sénatrices, l’équipe des finances et l’Administration du Sénat en général cherchent constamment à mettre en place de nouvelles approches afin d’améliorer la prestation de services et son efficacité. Nous sommes aussi à l’écoute des besoins des sénateurs et sénatrices.
[Traduction]
Nous avons récemment passé en revue nos procédures liées au remboursement de loyers et à l’indemnité pour résidences secondaires des sénateurs, ce qui a représenté environ 575 transactions en 2017-2018.
Même si 97 p. 100 de ces réclamations ont été traitées dans le délai opérationnel visé, nous croyons pouvoir réduire encore davantage le fardeau financier des sénateurs qui doivent payer ces dépenses et en attendre le remboursement; de plus, nous estimons pouvoir améliorer ainsi l’efficacité de l’administration dans vos bureaux.
Nous proposons d’apporter deux principaux changements à nos processus, dont l’un exige une modification mineure à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS.
Le premier changement concerne le remboursement des frais d’hébergement en logement locatif. Aux termes de la politique actuelle, le loyer est remboursé, une fois que le sénateur soumet une réclamation accompagnée de la documentation nécessaire. Nous proposons de modifier la politique pour permettre un paiement direct au locateur, sur une base mensuelle, au nom du sénateur.
Une fois que le Service des finances reçoit tous les documents et renseignements, il paiera le loyer mensuel directement au locateur, et ce, de façon automatique. Il est important de souligner que les sénateurs et les locateurs demeureront parties au bail et que les sénateurs continueront d’être responsables de fournir les renseignements et les documents nécessaires en temps opportun.
[Français]
Le deuxième changement est lié au paiement de l’allocation mensuelle pour les sénateurs et sénatrices qui possèdent une résidence secondaire dans la région du Parlement. Selon le processus actuel, les sénateurs et sénatrices doivent soumettre une réclamation à la fin de chaque mois, après avoir soumis au préalable l’information et les documents requis. Nous proposons de modifier le processus afin d’effectuer le remboursement automatiquement à la fin de chaque mois, selon les taux en vigueur et, bien sûr, après présentation de toute l’information requise pour traiter les demandes. Il s’agit d’un changement de processus seulement qui n’exige pas de modifications à la politique.
Les changements proposés réduiront le fardeau financier des sénateurs et sénatrices qui doivent assumer le coût d’une résidence secondaire et en attendre le remboursement, et ils amélioreront l’efficacité des bureaux de sénateurs ainsi que de l’administration.
Finalement, je tiens à souligner que les changements proposés respectent les saines pratiques de gestion et n’augmenteront pas les risques financiers pour le Sénat.
Je serai heureux de répondre à vos questions et de recevoir vos commentaires.
La sénatrice Verner : Merci, monsieur Lanctôt. J’ai besoin d’une précision. Vous dites que, pour le logement locatif, les frais de location sont remboursés sur présentation d’une copie du bail — j’ai deux questions, en fait, car en ce qui me concerne, j’ai un bail de cinq ans, par exemple — et d’une preuve de paiement, ou, au choix du sénateur, le loyer est payé directement au locataire par le Sénat sur présentation d’une copie du bail et d’une demande de paiement direct.
Lorsque vous dites « et d’une preuve de paiement », la preuve de paiement, c’est le chèque que j’aurai donné?
M. Lanctôt : En ce moment, le processus exige une preuve de paiement. Ce que nous proposons, au lieu que vous payiez votre loyer et soumettiez une demande, c’est de payer directement le propriétaire au début de chaque mois. Lorsque vous soumettez une demande, nous la recevons, la traitons et vous remboursons. Votre banque prend quelques jours à traiter le remboursement, et vous recevez votre argent entre 5 et 15 jours.
La sénatrice Verner : Exact. Mais vous dites « sur présentation d’une copie du bail et d’une demande de paiement direct ».
M. Lanctôt : La demande de paiement direct, c’est une option qu’on veut vous offrir, non pas une obligation. Il y aura un formulaire pour vous permettre de demander à l’administration de faire le paiement pour vous.
La sénatrice Verner : Au début de chaque mois au propriétaire.
M. Lanctôt : Une fois que vous soumettez votre bail. En ce moment, c’est au 1er septembre, parce qu’on le met en place au début de l’année. Nous avons déjà une copie de votre bail de cinq ans, vous allez nous soumettre une demande disant que vous voulez que l’administration paie directement pour vous, plutôt que de soumettre des réclamations de remboursement chaque mois.
La sénatrice Verner : Alors, il y aura une seule formule qui sera valide dans mon cas, par exemple, ou dans le cas d’un autre sénateur qui aurait un bail de plus d’un an; vous allez procéder ainsi jusqu’à la fin du bail.
M. Lanctôt : Exactement. Et si vous décidez de mettre fin au bail avant son terme, vous n’avez qu’à nous en aviser et nous allons faire les changements.
La sénatrice Verner : D’accord, merci.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Quel est le problème que nous essayons de résoudre? Combien de jours faut-il pour traiter un paiement?
Si un sénateur loue un appartement et envoie une réclamation, combien de temps devra-t-il attendre avant d’être remboursé?
M. Lanctôt : Il y a deux choses que nous essayons d’améliorer. La première, c’est l’efficacité. Nous devons traiter presque 600 réclamations. En faisant des paiements récurrents, nous réduisons non seulement le fardeau du personnel de votre bureau, mais aussi notre fardeau à nous pour ce qui est de traiter les réclamations. Comme il s’agit de paiements réguliers effectués tous les mois, nous pouvons automatiser le processus.
En ce qui concerne les paiements, notre objectif est de traiter une réclamation dans un délai de 10 jours ouvrables. Je le répète, 10 jours ouvrables. Nous atteignons cet objectif 97 p. 100 du temps. Toutefois, une fois que nous avons traité la demande, le tout est envoyé à Services publics et Approvisionnement Canada aux fins de paiement, puis à la direction des services de rémunération et de paiement et, enfin, à votre banque, ce qui représente un délai additionnel de deux ou trois jours. Donc, très souvent, même si nous respectons le délai prévu, il faut tout de même entre 15 et 20 jours civils avant que le paiement soit effectué.
La sénatrice Marshall : Autrement dit, les paiements seront effectués, sans que le sénateur ait à attester quoi que ce soit?
M. Lanctôt : Nous paierons un tiers, et nous procédons déjà ainsi pour d’autres types de dépenses. Si nous avons un contrat ou un bail, et tant que vous restez dans le logement et que vous confirmez utiliser cette propriété, nous allons effectuer le paiement, comme nous le faisons pour d’autres types de paiements récurrents.
La sénatrice Marshall : Aucune attestation ne sera donc requise? On parle de paiements de loyers, c’est-à-dire de grosses sommes d’argent. Je dois attester ma facture de téléphone, qui est de 30 $. Est-ce que ce sera payé sans attestation de la part des sénateurs?
M. Lanctôt : Eh bien, il y a un contrat en place.
La sénatrice Marshall : Il y a aussi un contrat en place pour le service téléphonique.
M. Lanctôt : La facture téléphonique ne correspond pas nécessairement à un montant récurrent. Tout dépend de la consommation et des services utilisés. C’est la raison pour laquelle nous désirons une certification. Dans le cas des baux, le montant versé mensuellement est toujours le même. Nous examinons également vos déplacements. Si vous venez travailler à Ottawa, que vous ne présentez pas de demandes d’indemnisation pour des chambres d’hôtel, des frais de substances ou des frais d’hébergement, que vous avez signé un bail et que nous versons un paiement à un tiers, nous supposons que le processus comporte un nombre suffisant de vérifications.
La sénatrice Marshall : Ma dernière observation est la suivante: certains d’entre nous ont vécu un horrible audit mené par le vérificateur général. Par conséquent, lorsque je vois que des changements sont apportés au traitement des dépenses, en particulier des dépenses attribuables aux sénateurs, je les considère avec une certaine appréhension.
Voilà les seuls commentaires que je souhaitais formuler. Je vais m’abstenir de voter à cet égard, monsieur le président. Ces changements me mettent mal à l’aise, mais si c’est la voie dans laquelle l’administration souhaite s’engager et que cela convient à tous, cela ne me pose pas de problème.
[Français]
La sénatrice Moncion : Vous avez envisagé d’ajouter Internet au même type de transactions. Même pour Internet, on doit présenter des documents. Il faut remplir les demandes et les faire parvenir. Ensuite, il y a une transaction qui se fait. Celles qui sont toujours les mêmes et qui reviennent de mois en mois sont envisagées pour des questions d’efficacité et de diminution de paperasse administrative.
M. Lanctôt : Comme je le mentionnais, nous examinons l’ensemble des façons dont nous traitons les réclamations et paiements. En ce moment, nous mettons l’accent sur cet aspect, parce que c’est un processus spécifique pour nous avec des caractéristiques et de la documentation spécifiques. Pour les prochains mois, nous allons continuer à examiner les options pour les autres types de transactions. Effectivement, nous voulons alléger le travail. Le système informatique nous permet de faire des paiements récurrents plus facilement tout en maintenant les contrôles en place. Nous allons continuer de songer aux façons dont nous pouvons nous améliorer et améliorer le service.
Le sénateur Carignan : Je suis d’accord avec la sénatrice Marshall. Vous dites que c’est mécanique et routinier et que l’on fait toujours la même chose, mais chaque mois, quand nous signons, nous ne faisons pas qu’une simple réclamation. Dans mon cas, je suis propriétaire. C’est environ 1 000 $, ce qui revient à 40 $ par jour. Je ne fais pas simplement réclamer. Je déclare que les faits sont exacts, que je n’ai pas sous-loué mon logement sur Airbnb, que le logement était libre pour que j’y habite pendant les 30 ou 31 jours. C’est pour cela que je réclame 40 $ par jour.
Donc, il y a un risque. Je peux le faire maintenant, une fois, et vous ne me reverrez pas pour les 10 prochaines années — parce que je vais probablement garder ce condo pendant les 10 prochaines années — et, à un moment donné, je pourrais oublier, ne pas y penser et le sous-louer à des amis, le prêter à un autre, et perdre le fil de faire l’exercice de réclamation. Pour des raisons de bonne vérification et de comptabilité, et pour que les gens qui réclament de l’argent soient conscients que chaque mois, ils déclarent que le logement était disponible pour eux et qu’ils ne l’ont pas sous-loué, je pense qu’il faut conserver cet exercice.
Nous ne sommes pas à quatre jours ou deux semaines près d’un remboursement de loyer. S’il y a des gens qui sont à ce point proches de leur argent, je ne fais pas de prêts personnels, mais je peux leur donner un coup de main.
M. Lanctôt : Effectivement, pour les 10 prochaines années, on n’émettra pas de paiements de façon continue sans vérification. Dans notre processus, il y aura toute l’information requise pour certifier, mais la notion de réclamation mensuelle sera remplacée par d’autres processus afin d’alléger le tout et d’automatiser les fonctions qui peuvent l’être. Ce n’est pas qu’on paie les gens pendant 10 ans, parce qu’à ce moment-là, cela deviendrait une allocation et nous ne voulons pas une allocation non validée. Nous voulons des mécanismes de validation dans le processus.
Le sénateur Carignan : À quel rythme allez-vous émettre les paiements?
M. Lanctôt : Chaque année, nous exigerons une confirmation que vous êtes toujours propriétaire de votre logement. Toutes les certifications vont continuer d’être requises et il y aura des confirmations sur une base exceptionnelle et avec validation annuelle pour certifier que vous n’avez pas sous-loué.
[Traduction]
La sénatrice Cordy : Pour donner suite à l’excellent argument que le sénateur a fait valoir, il faudrait que chaque année vous signiez un document indiquant, si vous êtes propriétaire d’un logement ou si vous le louez, que vous ne sous-louez pas ce logement. Je pense que cette règle serait extrêmement importante.
Normalement, une attente de deux semaines, d’un mois à l’autre, n’est pas si grave. Toutefois, les problèmes surviendront en janvier, en juillet, en août et en septembre, quand vous n’êtes pas au bureau. Donc, d’ici à ce que le personnel de votre bureau vous ait envoyé le document et que vous l’ayez signé et renvoyé, trois semaines pourraient s’être écoulées. Je pense qu’en particulier, si vous payez un loyer, pendant ces mois-là, vous pourriez vous retrouver à attendre peut-être un mois et demi pour un paiement qui est régulier et routinier.
Comme je suis propriétaire, la situation sera donc la même. Les mois ordinaires ne sont pas préoccupants, contrairement à ceux où nous ne sommes pas là. Et, comme c’est automatique, je pense que cela permettrait à ceux qui font ce travail d’économiser du temps. Pour donner suite aux propos du sénateur Carignan, j’estime qu’il est extrêmement important qu’il y ait un document d’un genre ou d’un autre à signer chaque année, le 1er avril, le 1er janvier, ou peu importe la date, à condition que cela ait lieu au moins une fois par année.
M. Lanctôt : Merci.
La sénatrice Marshall : J’ai un dernier commentaire à faire. Le Sous-comité de la vérification a-t-il examiné cette proposition?
M. Lanctôt : Non.
La sénatrice Marshall : Employons-nous des vérificateurs internes en ce moment?
Le président : Nous n’avons pas de vérificateurs internes pour le moment.
La sénatrice Marshall : Je suggère que nous demandions au Sous-comité de la vérification d’y jeter un coup d’œil, car cela m’inquiète. Lorsque le vérificateur général a procédé à son audit, je louais un appartement pour l’année, et cette location a fait l’objet d’une vérification par le vérificateur général. Les questions et les suivis qui ont découlé de cet audit ont été absolument horribles, et cela s’est produit à l’époque où nous devions certifier nos dépenses.
Le fait d’apporter des changements de ce genre m’inquiète grandement. Je pense que cela nous fait courir un risque. Assurons-nous que le système que nous allons passer en revue est une bonne idée. Je pense que nous devrions demander à quelqu’un d’y jeter un coup d’œil.
Le président : Voici ce que j’en dis: le vérificateur général a consacré 23 millions de dollars à la réalisation d’une mauvaise étude, et nous continuons d’être effrayés par cette personne. J’estime qu’il est temps que nous allions de l’avant, et je pense que nous l’avons fait. Franchement, rien de ce qui figurait dans le rapport du vérificateur général ne me rassure.
[Français]
La sénatrice Verner : Premièrement, je ne suis pas du tout d’accord avec l’idée que le sénateur Carignan puisse donner un coup de main à un collègue qui a besoin d’argent. Je pense que c’est inapproprié dans le contexte d’aujourd’hui. Je suis cependant d’accord avec l’idée de vérifier de façon assez régulière, peu importe la fréquence, que le contrat entre un locateur et un locataire est toujours valide. Par exemple, si je décide de quitter mon logement à l’automne prochain, même si j’ai un bail de cinq ans, à la limite, je dois vous aviser que ce contrat n’est plus valide. Je pense qu’une simple mesure pourrait être mise en place. De la même façon qu’on confirme chaque année l’admissibilité d’un sénateur par la présentation de son permis de conduire ou de sa carte d’assurance-maladie pour vérifier son lieu de résidence, je pense qu’une vérification pourrait se faire dans ce sens.
Pour ce qui est des frais de téléphone ou d’Internet, j’aimerais simplement rappeler aux collègues qu’il y avait eu des interrogations à ce sujet et qu’il s’agit d’un contrat mensuel. Ma facture d’Internet peut être modifiée si je le souhaite, pour quelques mois. Par exemple, je pourrais décider de suspendre mon service l’été, lorsque je ne suis pas ici. À ce moment-là, un paiement automatique ne tiendrait pas compte de cette réalité. Quiconque peut décider de changer son forfait de téléphonie ou d’Internet, ce qui compliquerait les choses. Ce n’est pas une question de montant d’argent, mais plutôt de durée de contrat. Le contrat est mensuel. C’est ce que je voulais mentionner.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Monsieur le président, je tiens à faire écho aux observations que vous avez formulées au sujet du vérificateur général. Nous avons dépensé 23 millions de dollars, et le vérificateur général a découvert que quelques erreurs avaient été commises, mais que personne ne cherchait à voler ou à être malhonnête. Une étude de 23 millions de dollars a révélé quelques erreurs totalisant quelques centaines de milliers de dollars. Cela n’a rien à voir avec une aide; je crois que la sénatrice Verner a fait un commentaire à propos d’une aide que nous aurions apportée à quelqu’un. Il est inutile que nous financions les activités que nous exerçons ici. Lorsque je paie mon loyer, il devrait m’être remboursé de la manière la plus efficace possible. Lorsque je loue une chambre d’hôtel, j’utilise une carte de crédit professionnelle dont le solde est payé par le Sénat. Je ne paie pas du tout les frais de location de ma chambre d’hôtel. Ils sont payés immédiatement par le Sénat.
Je ne crois pas que nous puissions comparer cela à une facture téléphonique. Le solde d’une facture téléphonique change tous les mois, et des numéros de téléphone différents y figurent. Il est logique que nous certifiions cette facture tous les mois.
Le montant d’un loyer est exactement le même chaque mois. À condition que le sénateur soit en règle, nous croyons qu’il est droit et honnête et qu’il continue de louer cette suite. Je conviens assurément que nous devons certifier cela annuellement, tout comme je dois, même maintenant, certifier annuellement l’endroit où je vis.
Nous prenons toutes ces mesures annuellement, et nous devons continuer de le faire. Toutefois, nous cherchons à rendre nos procédures plus efficaces — et on ne me présente pas assez souvent de bonnes idées visant à améliorer l’efficacité — et, lorsque quelqu’un soumet une bonne idée relative à l’efficacité, nous la remettons en question d’une manière ou d’une autre, monsieur le président. Je trouve ridicule que nous passions une heure à discuter d’une idée absolument fabuleuse, et je voterai certainement pour cette idée.
Le président : Cela n’a duré qu’une demi-heure.
La sénatrice Moncion : Le sénateur Plett a énoncé avec éloquence ce que je souhaitais dire. Merci, monsieur.
La sénatrice Batters : Excellent. Je tiens à souligner quelques aspects. Cette procédure révisée a pour principal objectif d’accroître l’efficacité et d’appliquer de bonnes pratiques d’affaires. Je tiens à rappeler à tous qu’à l’heure actuelle, nous faisons preuve d’ouverture et de transparence en affichant en ligne nos dépenses, afin que le public et les médias soient parfaitement conscients, comme il se doit, du fait qu’ils sont en mesure de visionner toutes les données de ce genre.
Je tenais à demander à M. Lanctôt, qui est un membre relativement nouveau du Sénat, mais qui a acquis dans le secteur privé beaucoup d’expérience liée à tous ces types de fonctions, de confirmer qu’en ce qui concerne le scénario que vous proposez, en particulier dans les cas de location — où le paiement n’est pas versé directement au sénateur, mais plutôt au propriétaire — des mécanismes de contrôle appropriés sont en place pour garantir que les dépenses seront gérées de manière appropriée.
M. Lanctôt : Merci, sénatrice Batters. J’ai toute confiance dans la procédure que nous proposons. Je ne suis pas venu parler de tous les détails, mais j’ai mentionné les renseignements requis. Il y aura encore des exigences à satisfaire dans les cas exceptionnels ou pour confirmer que les appartements ne sont pas loués ou utilisés à d’autres fins. J’ai une confiance absolue dans la procédure.
Au cours de ma carrière précédente à titre d’expert-conseil, j’aurais recommandé ce changement à mes clients. Nous avons également envisagé la possibilité de demander un autre renseignement. Nous avons aussi examiné les exceptions. Il y a à peine cinq exceptions par année en ce qui concerne les gens qui doivent confirmer que leurs appartements n’étaient pas libres ou qu’une exception d’une sorte d’une autre existait lorsque nous avons été forcés d’apporter des changements. Nous devons gérer les exceptions comme des cas exceptionnels et traiter de façon efficace 95,98 p. 100 des transactions régulières. J’ai entièrement confiance dans la procédure que nous proposons.
[Français]
Le sénateur Forest : Je suis d’accord avec la modification. Il y a un niveau de confiance à considérer, et je suis d’accord pour les paiements automatiques des loyers, parce que c’est un contrat qui est engagé pour une période de temps donnée entre deux parties de gré à gré. Toutefois, ça ne s’applique pas à Internet et à la téléphonie, parce que ça peut varier avec l’usage. Il peut y avoir des fluctuations. Pour les loyers, il nous faut des mesures de contrôle pour déterminer si un logement est sous-loué, mais il y a un certain niveau de confiance. On ne me demande pas de renouveler chaque mois mon engagement éthique en tant que sénateur. Je pense qu’il doit y avoir des méthodes de contrôle. C’est une question d’efficience et de mise à jour. Je suis prêt à appuyer la proposition.
[Traduction]
Le président : Je vous remercie d’être venu, monsieur Lanctôt. Soyez le bienvenu au Sénat.
M. Lanctôt : Merci.
Le président : Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante:
Que la Direction des finances et de l’approvisionnement soit autorisée à payer les sénateurs…
Le sénateur Plett : Je le propose.
Le président : La motion est proposée par le sénateur Plett, et appuyée par le sénateur Forest. Tous ceux qui sont pour la motion?
Des voix : Oui.
Le président : Ceux qui sont contre? Le sénateur Carignan et la sénatrice Marshall. La motion est adoptée. Merci beaucoup.
Le point no 7 à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité sur les ressources humaines. Sénatrice Saint-Germain, vous avez la parole.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Dans un premier temps, à la suite de consultations et avec l’accord des membres du sous-comité, je demande la permission au comité de remplacer le rapport que vous avez reçu avec une nouvelle version qui sera distribuée maintenant.
[Traduction]
Le président : Sénatrice Saint-Germain, pouvez-vous expliquer la raison pour laquelle il y a une nouvelle version du rapport?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : C’est parce que la version que les membres du sous-comité avaient approuvée après révision comportait deux éléments d’information qui nous semblaient incorrects. La dernière version corrige ces éléments.
La permission est-elle accordée?
[Traduction]
Le président : Oui. Allez-y, s’il vous plaît.
Le sénateur Carignan : Question!
Le président : Sénateur Carignan, nous allons entendre la sénatrice Saint-Germain d’abord, puis nous pourrons laisser quelqu’un poser une question.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le premier rapport du Sous-comité sur les ressources humaines. Le sous-comité, je le rappelle, a été formé en décembre 2017, et le Comité de la régie interne lui a confié le mandat de réviser la Politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail. Le sous-comité se compose des honorables sénateurs Jaffer, Moncion, Tannas et Tkachuk, et j’ai l’honneur de la présider.
Votre sous-comité a tenu deux réunions à huis clos avec des sénateurs, des représentants syndicaux et des membres du personnel du Sénat, ce qui inclut les membres du groupe de travail sur les services aux sénateurs, le 29 mai et le 5 juin dernier. Lors de la deuxième réunion, nous avons aussi entendu une spécialiste en matière de harcèlement sexuel, et nous avons tenu une réunion publique avec des experts indépendants le 12 juin 2018. Le sous-comité entendra, le 19 juin 2018, d’autres spécialistes qui l’aideront à présenter au Comité de la régie interne et au Sénat des recommandations sur les modifications à apporter à la politique du Sénat sur le harcèlement.
Conformément à son approche menée en amont, et à la lumière des témoignages entendus, votre sous-comité est d’avis qu’il faut immédiatement donner une formation obligatoire et personnalisée sur la prévention du harcèlement et de la violence au Sénat. Cette formation devrait prendre en considération la formation offerte par la Chambre des communes.
Le sous-comité présente donc le présent rapport provisoire qui comprend les recommandations suivantes :
Que la Direction des ressources humaines reçoive l’instruction de donner une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement en milieu de travail, destinée à l’ensemble des sénateurs, formation qui prendrait en considération la formation offerte aux députés de la Chambre des communes, et ce, avant le 31 décembre 2018;
Que quiconque a des responsabilités de supervision ou de gestion au sein de l’Administration du Sénat assiste à la formation obligatoire avant le 31 décembre 2018;
Que le personnel des sénateurs, ainsi que les employés de l’Administration du Sénat, assiste également à la formation obligatoire avant la fin du présent exercice financier le 31 mars 2019;
Que la Direction des ressources humaines fasse rapport au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration sur le taux de participation, notamment le nom des participants, aux séances de formation obligatoire, avant le 30 avril 2019.
Votre sous-comité fait valoir que ces recommandations respectent le cadre proposé dans la version actuelle du projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence), la Loi sur les relations de travail au Parlement, et la Loi n° 1 d’exécution du budget de 2017, qui exige notamment la formation des employeurs et des employés en matière de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail.
De l’avis du sous-comité, il est possible de fournir d’autres directives sur la formation en apportant des modifications aux règlements, qui entreraient en vigueur au même moment que le projet de loi C-65, à l’automne 2019.
Le tout est respectueusement soumis au nom des membres du sous-comité.
Je propose l’adoption du rapport.
Le sénateur Carignan : On a répondu à ma question.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain. Pourriez-vous nous parler des différentes méthodes en vigueur au Sénat auxquelles les sénateurs, les employés ou les membres de l’Administration du Sénat peuvent avoir recours en ce moment pour s’attaquer à la question très importante du harcèlement?
La sénatrice Saint-Germain : Pour le moment, la Direction des ressources humaines est responsable de la mise en œuvre et de l’administration de la politique. Il y a une agente spéciale, une conseillère, qui est chargée de recevoir les demandes d’information ou les plaintes. Au besoin, elle demandera l’avis d’experts-conseils externes. Jusqu’à maintenant, c’est le processus qui a été mis en place.
La sénatrice Batters : Comme nous en avons parlé auparavant au cours d’une séance du comité et alors qu’au début, nous allions entreprendre l’examen de la politique existante, je crois qu’il y a aussi des processus mis en place par l’entremise du conseiller sénatorial en éthique, comme nous avons pu le constater dans un cas récent dont le Sénat a été saisi. Le sénateur a été traité, comme il se doit, de façon très stricte dans le cadre du processus géré par le conseiller sénatorial en éthique et le comité qui s’occupe aussi de ces questions, ainsi que dans le cadre des procédures administrées par le whip. Il y a des procédures pour gérer ces situations.
La sénatrice Saint-Germain : Il ne s’agit pas de la politique, mais plutôt des procédures.
La sénatrice Batters : C’est exact. Je tenais à m’assurer que tous étaient au courant du fait qu’un nombre considérable de procédures ont été mises en place à cet égard. De plus, je serais heureuse que ces procédures fassent l’objet d’un examen et d’un renouvellement, au besoin.
La sénatrice Saint-Germain : Je vous remercie de votre question, sénatrice. Si je puis me permettre, j’aimerais formuler deux observations.
Premièrement, le conseiller sénatorial en éthique s’occupe seulement des situations mettant en cause un sénateur et, normalement, la procédure aurait été utilisée pour déterminer s’il s’agissait d’un cas de harcèlement psychologique ou sexuel, peu importe le type. Le conseiller sénatorial en éthique joue donc un rôle particulier.
L’autre argument que j’aimerais faire valoir, c’est qu’il est très important que chaque membre du Sénat soit sensibilisé non seulement à la politique, mais aussi à la signification du terme « harcèlement » et à la façon de le prévenir. Compte tenu des témoignages que nous avons entendus, les membres du sous-comité sont déterminés à agir d’une manière préventive, constructive et coopérative. C’est la raison pour laquelle nous avons jugé nécessaire que tous les membres du Sénat suivent ce cours de formation spéciale.
La sénatrice Batters : Formidable. Qui offrirait ce cours de formation obligatoire que vous cherchez à faire approuver aujourd’hui, et quelle sorte de processus a été mis en place à cet égard?
La sénatrice Saint-Germain : J’ai le plaisir de vous informer que nous avons mobilisé la nouvelle dirigeante principale des ressources humaines et qu’elle examine en ce moment les pratiques exemplaires et les meilleurs programmes.
Le cours de formation utilisé à la Chambre des communes a reçu de bonnes évaluations. La sénatrice Jaffer, qui est membre du comité, a suggéré ce cours, et tous les membres l’ont approuvé. Le cours est déjà établi, et il est adapté aux parlementaires et à notre situation particulière.
En même temps, la dirigeante principale des ressources humaines tâche de trouver une façon de l’adapter au Sénat. Je suis heureuse de vous annoncer que la formation ne sera pas tellement coûteuse. Nous étions préoccupés par les coûts, bien qu’il s’agisse d’une priorité. Nous travaillons donc étroitement avec la dirigeante principale des ressources humaines.
La sénatrice Batters : Je sais que, selon la structure en place à la Chambre des communes et pour certains de nos groupes, il incombera peut-être aux whips de veiller à la participation obligatoire des sénateurs, mais qu’en est-il des gens qui ne relèvent pas d’un whip? Comment comptez-vous vous assurer que les gens suivent cette formation obligatoire?
La sénatrice Saint-Germain : Eh bien, tout cela est mentionné dans le rapport. La formation est obligatoire. Par conséquent, les whips n’ont pas besoin d’intervenir. Il s’agit d’une décision prise par le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration. De plus, nous exerçons des pressions, car nous souhaitons que les noms des sénateurs et de tous les gestionnaires qui ont suivi la formation figurent dans le rapport. Nous serons en mesure de nous assurer que tout le monde participe.
Il pourrait y avoir de bonnes raisons pour lesquelles un sénateur ou n’importe quel membre du Sénat n’assiste pas au cours avant la date limite. Nous prendrons donc des mesures particulières à cet égard. Toutefois, cette formation est importante, et la plupart des gens sont de bonne foi. Je m’exprime à titre personnel en ce moment, et non en tant que présidente du sous-comité.
Selon certains des témoignages que nous avons entendus, dont quelques-uns que j’ai entendus en privé dans mon bureau, j’en conclus que, très fréquemment, les gens ne comprennent pas ce qui constitue du harcèlement. Les temps ont changé. Si, il y a 20 ans, un sénateur avait salué l’un des membres de son personnel en lui disant « Bonjour, chérie », cela n’aurait pas été considéré comme du harcèlement, mais, de nos jours, certaines personnes le considèrent ainsi. Par conséquent, ces cours de développement professionnel sur le harcèlement sont adaptés aux nouvelles situations que nous souhaitons prévenir. Il est donc important que nous allions aussi loin maintenant.
Oui, la formation est obligatoire, mais nous ferons preuve d’ouverture d’esprit afin de tenir compte des situations particulières.
La sénatrice Batters : J’aimerais parler brièvement du caractère obligatoire de cette formation. Je peux comprendre que les sénateurs subiront une pression populaire, s’ils sont nommés et qu’ils n’ont pas encore suivi la formation, mais qu’en est-il d’un employé du Sénat? Si un employé du Sénat refuse de suivre la formation, à quelles conséquences fera-t-il face?
La sénatrice Saint-Germain : Eh bien, ces employés ont des gestionnaires. Ils seront donc dans la même situation. La formation étant obligatoire, on leur accordera, pendant leurs heures de travail, le temps d’assister au cours, et ils devront obtempérer. Tout comme il est parfois obligatoire de suivre des cours de développement sur les TI. Donc, je ne considère pas cela comme un énorme obstacle. Les gens font preuve de bonne volonté. Cela fait partie des recommandations des employés que les syndicats nous ont communiquées, ainsi que des recommandations du groupe de travail des sénateurs, alors je pense que cette mesure sera accueillie favorablement.
La sénatrice Batters : Je l’espère aussi.
La sénatrice Cordy : J’aimerais remercier infiniment les membres du comité du travail qu’ils accomplissent et qu’ils continueront d’accomplir. Cette initiative est extrêmement importante. J’ai constaté avec plaisir que votre formation porte sur la prévention du harcèlement, et non sur la gestion des résultats du harcèlement, car nous devons vraiment changer la culture qui existe sur la Colline du Parlement et dans la société en général. J’estime que la formation sera bénéfique à ceux qui ne comprennent pas qu’ils font l’objet de harcèlement et qu’ils peuvent prendre des mesures pour régler ce problème.
Je me demande, si dans le cadre de la poursuite du travail du comité, vous examinerez la question du traitement des plaintes en temps opportun. L’un des commentaires que le Comité des droits de la personne a entendus, y compris au cours des séances à huis clos — je sais que vous avez organisé des séances à huis clos avec les membres du personnel et des fonctionnaires —, c’est que les plaintes sont déposées et que les gens attendent ensuite un an et demi, deux ans, trois ans, voire jusqu’à dix ans, d’après ce que j’ai entendu. Ces délais sont inacceptables lorsqu’une personne est victime de harcèlement. Étudierez-vous cet aspect dans les mois ou les années à venir?
La sénatrice Saint-Germain : Nous examinons assurément cet aspect. C’est l’une des recommandations que nous ferons.
Je tiens à ajouter, monsieur le président, que la formation traitera aussi de la façon de régler les situations de harcèlement présumé et de les affronter et d’être en mesure de travailler ensemble. Cela fait aussi partie de la formation.
La sénatrice Cordy : Excellent. Merci.
[Français]
La sénatrice Moncion : Je ne vous ai pas entendu parler de l’engagement annuel que les gens auraient à signer lorsqu’ils suivent la formation et qui pourrait faire partie du dossier des employés.
Il y a aussi le fait qu’il y aurait une formation annuelle. La formation serait probablement plus longue la première année, mais par la suite, elle pourrait simplement porter sur les mises à jour d’une politique. Il y a aussi les éléments manquants à l’heure actuelle dans la politique comme telle, comme certains témoignages qu’on a entendus jusqu’ici.
La sénatrice Saint-Germain : Merci, sénatrice, de votre question. Le sous-comité a convenu que, dans ses prochains travaux, puisque ce n’est pas l’objet du présent rapport, il allait s’orienter dans le sens des questions soulevées par la sénatrice Moncion. Nous avons aussi convenu que l’important n’est pas d’arriver dans huit mois avec un rapport de 150 pages et 4 222 recommandations, mais plutôt d’examiner, au fur et à mesure, des mesures de nature à améliorer la situation, à prévenir le harcèlement, et même, éventuellement, à atteindre notre objectif de favoriser un milieu de travail au Sénat qui soit exempt de toute forme de harcèlement. Nous allons agir au fur et à mesure.
Par contre, sénatrice, je vous remercie de soulever le fait que nous allons demander, au terme de la formation, une attestation écrite indiquant que chacun des employés du Sénat a suivi la formation. Cela complète ma réponse à la question de la sénatrice Batters.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain. Vous avez répondu à la plupart de mes questions.
Le calendrier de formation que vous nous avez donné nous amène au printemps de 2019. À mesure que de nouveaux membres du personnel et de nouveaux sénateurs intégreront l’organisation, la politique prévoira-t-elle une disposition visant à ce que la formation se poursuive pour les nouvelles recrues?
La sénatrice Saint-Germain : Oui. Cette formation sera offerte immédiatement aux nouvelles recrues. Ensuite, comme la sénatrice Moncion l’a mentionné, cela fera partie de la formation d’orientation des nouveaux arrivants. Il est probable que, chaque année, des cours de formation supplémentaires seront offerts, au besoin, lorsqu’il y aura de nouveaux développements. Nous devons prendre en compte qu’en raison du projet de loi C-65, le Sénat devra faire face à de nouveaux règlements. Il est probable que ces règlements seront déposés à l’automne de 2019 et, oui, nous devrons nous adapter et intégrer ces nouveaux règlements.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le président : Comme personne ne semble souhaiter poser d’autres questions, la sénatrice Saint-Germain a proposé d’adopter le rapport.
Des voix : D’accord.
Le président : Ceux qui sont contre? Merci.
Avons-nous d’autres travaux dont nous devons nous occuper?
Le sénateur Dawson : Je pense que des lettres ont été échangées entre le leader des libéraux indépendants et le leader de chaque parti en ce qui concerne l’idée de conserver notre financement jusqu’à la fin de l’année, même si nous pourrions perdre des membres. Je pense que cette question a été présentée à la sénatrice Moncion afin que le sous-comité en débatte.
Si vous êtes d’accord, je proposerais que, nonobstant le montant désigné dans l’annexe des Règlements administratifs du Sénat (Règlements financiers 2018-2019), les libéraux au Sénat continuent à recevoir des fonds de recherche des caucus de 460 000 $ pour l’année financière 2018-2019, même si le caucus est composé de moins de 11 membres.
[Français]
La sénatrice Moncion : J’aimerais corriger ce qu’a dit le sénateur Dawson : cette question n’a pas été discutée par le sous-comité. Le dossier a été transmis aux leaders pour qu’ils puissent s’entendre entre eux.
Nous avons reçu une première lettre du sénateur Day, qui m’a été présentée et que j’ai remise aux leaders de façon à ce qu’ils s’entendent. De la façon dont la politique est écrite présentement, le sous-comité ne peut pas aller à l’encontre de la politique. Les leaders peuvent s’entendre entre eux et nous revenir à ce sujet. Les leaders sont d’accord sur cette entente, et j’ai des lettres de la part des sénateurs Smith, Woo et Harder. Ces trois lettres confirment qu’ils sont d’accord avec la prolongation du financement du caucus libéral jusqu’à la fin de l’exercice de 2018-2019, et que le travail de révision du financement doit être examiné avant le dépôt du prochain budget.
[Traduction]
Le président : Je pourrais peut-être poser une question. Les leaders ont-ils même le pouvoir de faire cela? Je pose la question, parce que je n’en connais pas la réponse.
Le sénateur Dawson : Oui, si c’est ratifié par le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Le président : Ils peuvent donc présenter une motion au comité?
Le sénateur Dawson : En théorie, la motion était censée être présentée au sous-comité, puis à vous à des fins d’approbation. Elle n’a pas été inscrite à l’ordre du jour, car je crois comprendre qu’il y a déjà trop de points. Toutefois, il était prévu que le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration adopte la motion, non pas par consentement, mais au moyen d’une résolution.
Le président : À mon avis — et vous pouvez me corriger —, les leaders doivent présenter cette motion au sous-comité, le sous-comité doit l’étudier et présenter une recommandation au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration afin qu’il prenne une décision à ce sujet. Je pense qu’en ce moment, nous ne respectons pas les règles. Je me trompe peut-être, mais il me semble qu’un processus existe et que nous ne le suivons pas.
La sénatrice Moncion : Je reprends ce que je disais, monsieur le président. Si cela est présenté au sous-comité, nous ne pourrons rien faire en raison des règlements. Alors, nous le présenterons au sous-comité qui dira que nous devons le renvoyer aux leaders, et nous continuerons de tourner en rond. C’est la raison pour laquelle la motion a été présentée directement aux leaders, puis le sénateur Dawson la présentera au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration et lui demandera d’approuver l’entente à laquelle les leaders sont parvenus.
Le président : D’accord. Nous sommes saisis d’une motion présentée par le sénateur Dawson. Il l’a lue, et nous allons maintenant devoir en débattre.
La sénatrice Batters : Je souhaite faire allusion aux observations que la sénatrice Moncion vient de formuler. Je pense que, parfois, il y a une raison pour laquelle les choses tournent en rond et que nous devons suivre la procédure appropriée, en particulier pour un point de ce genre. Je crois que nous ne devrions pas étudier cette motion avant la semaine prochaine, et je préférerais que la procédure appropriée soit suivie, afin que nous puissions avoir une discussion approfondie à ce sujet, et non quelque chose…
Le président : Nous sommes saisis d’une motion en ce moment.
La sénatrice Batters : Oui. Eh bien, cette motion n’était même pas à l’ordre du jour.
Le sénateur Tkachuk : Eh bien, il me semble que nous avons effectivement un processus à suivre. Par conséquent, cette motion aurait dû être présentée au Sous-comité du budget des dépenses. Est-ce le nom que porte votre comité? Avez-vous fait une recommandation aux leaders, ou avez-vous simplement baissé les bras et acheminé la motion?
La sénatrice Moncion : J’ai baissé les bras et acheminé la motion, parce que c’était une perte de temps. Il ne servait à rien de la présenter au sous-comité, parce que nous avons eu le même problème lorsqu’un montant a été demandé pour le GSI. Nous avons tourné en rond parce que la recommandation disait que le sous-comité ne pouvait rien recommander qui ne faisait pas déjà partie de la politique en place. Nous avons donc présenté la motion au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, qu’il l’a approuvé.
La fois suivante, nous avons rencontré le même problème relativement au caucus libéral. Par conséquent, comme la situation était identique à celle liée au GSI, nous avons demandé aux leaders de conclure une entente et de la présenter au Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration, au lieu de la présenter à notre comité.
Le sénateur Tkachuk : Les leaders prennent donc la décision et indiquent ce qu’ils souhaitent, puis le sénateur Dawson nous présente une motion. C’est une étrange façon de procéder, à mon avis, et je ne la comprends pas vraiment.
Le sénateur Dawson : Nous procédons de la même façon que nous l’avons fait la première fois.
Le sénateur Tkachuk : Et je n’ai pas approuvé cette façon de faire à l’époque.
Le sénateur Dawson : Je dis simplement que c’est la seule façon de procéder.
Le sénateur Tkachuk : De toute manière, j’ai fait valoir mon argument.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je pense, avec respect et égard, qu’on doit être cohérent. On sait qu’on tourne en rond dans ce dossier, et on a utilisé la même procédure que celle que nous avons nous-mêmes adoptée, c’est-à-dire de transmettre la question aux leaders, pour l’éventuelle redistribution du budget l’an prochain, auxquels on demande, au fond, des instructions.
La logique de cette motion, c’est que, d’ici la fin de l’exercice financier, c’est la même, et les leaders nous ont donné instruction. Je peux vous dire que j’ai reçu du coordonnateur un commentaire selon lequel l’ensemble des leaders s’étaient entendus, la semaine dernière je crois, sur le fait que le budget du caucus des libéraux non affiliés serait maintenu pour le présent exercice.
Je pense qu’il faut être conséquent. Tantôt, on réfère aux leaders, et quand ça ne fait pas l’affaire, on dit que ça ne va pas. En même temps, si je comprends bien, le Sous-comité du budget n’a pas le pouvoir. Je pense qu’il faut agir de bonne foi.
[Traduction]
Le président : Nous avons le pouvoir d’agir.
Le sénateur Plett : Monsieur le président, votre dernier commentaire était exact. Nous avons le pouvoir d’agir, mais nous devons procéder de la manière appropriée. Le sénateur Smith a peut-être écrit cette lettre, mais je n’en suis pas sûr. Cela n’a pas été discuté au cours de la réunion de notre leadership. Il l’a donc peut-être fait.
Monsieur le président, lorsque vous dites que nous sommes saisis d’une motion, je partage votre avis. Je crois aussi — et corrigez-moi si je ne suis pas la procédure parlementaire — qu’il est recevable que je propose que l’étude de cette motion soit reportée à la semaine prochaine, car je pense que nous ne sommes pas prêts à nous en occuper cette semaine. Alors, au lieu de la rejeter, pourquoi ne vérifions-nous pas si nous avons accès aux lettres échangées par les leaders, et pourquoi ne demandons-nous pas que les lettres soient déposées au moment approprié afin que nous puissions les examiner et prendre une décision avant que nous ajournions la semaine prochaine? Je ne suis pas prêt à me prononcer en faveur de cette motion aujourd’hui.
Le président : Merci, sénateur Plett.
Le sénateur Tannas : Je pense que nous avons presque atteint le stade où nous allons demander aux leaders de participer à cette discussion. Après avoir assisté au spectacle de l’approbation de la demande du sénateur Woo, un certain nombre d’entre nous — moi y compris — ont déclaré que les leaders devaient diriger. Ce comité n’est pas l’endroit approprié où nous en prendre les uns aux autres à propos de la taille du budget affecté à chaque groupe. C’est une question que les leaders devraient trancher, après quoi nous pourrons nous réunir et porter sur tous les changements un jugement fondé sur des principes de bonne gouvernance et une utilisation judicieuse de l’argent des contribuables.
Donc, dans le cas présent, les leaders semblent avoir entendu ce que nous souhaitions obtenir, c’est-à-dire une proposition sur laquelle ils se sont entendus et qu’ils sont prêts à appuyer pendant que nous l’étudions. Le consensus semble exister, mais il y a eu un léger manque de communication que nous devons rectifier. Ma question est la suivante: si nous déposons cette motion afin de l’étudier la semaine prochaine et que nous ne sommes pas là pour le faire, y a-t-il une manière de résoudre le problème au moyen d’une ronde éliminatoire ou d’une autre méthode?
Le président : Je crois que nous serons ici jeudi prochain.
Le sénateur Tannas : Alors, j’appuie le dépôt de cette motion.
Le sénateur Dawson : Je tiens à ajouter qu’il n’est nullement question de nouveaux fonds en ce moment. Ce n’est qu’un problème technique à régler. Si le sénateur Eggleton part avant que nous assistions à une autre séance du Comité de la régie interne en vue d’adopter la motion, nous nous retrouverons dans une situation où le montant sera réduit artificiellement. Il n’y a aucun nouveau fonds. Cela a été approuvé, mais je comprends.
Si vous êtes certains que nous aurons une réunion la semaine prochaine, je ne vois pas d’objection à déposer la motion. Si cela devait attendre le mois d’octobre, ce serait alors trop tard pour nous, alors que nous planifions d’embaucher des gens et d’en maintenir d’autres en poste. Comme vous le savez, pendant l’été, il y a de gros problèmes de dotation sur la Colline du Parlement. Je vous demande simplement de veiller à ce qu’une situation provisoire existe qui n’exigera pas que nous attendions jusqu’au mois d’octobre, si nous ne siégeons pas jeudi prochain.
Le sénateur Tkachuk : Je pense que le comité de direction jouit de tous les pouvoirs du Comité de la régie interne. Nous ne sommes donc jamais à court de prises de décisions. Donc, si nous ajournons, le comité de direction pourra prendre cette décision.
La sénatrice Cordy : C’est merveilleux d’être de retour au sein du Comité de la régie interne.
Le sénateur Dawson : Je suis heureux que vous soyez de retour.
La sénatrice Cordy : Et, je remercie tous les membres des observations qu’ils ont formulées. J’oublie si c’est le sénateur Tannas ou le sénateur Plett qui a déclaré que nous demandons à nos leaders d’intervenir et de discuter ensemble. Je pense que, dans le cas présent, ils se sont tous entendus pour mettre en place ce financement. Nous l’avons fait par le passé pour les libéraux indépendants, le GSI et les représentants gouvernementaux. Les leaders se sont tous réunis, ont conclu une entente et l’ont présenté au Comité de régie interne afin qu’il approuve cette entente, ce qui, selon moi, correspond au processus. Je crois que la sénatrice Moncion a raison; cessons de tourner en rond en envoyant la motion à un comité qui n’a pas le pouvoir de prendre ces décisions. J’estime donc qu’il est important que la motion revienne ici.
Je renchéris sur ce que le sénateur Dawson a déclaré, à savoir qu’il ne s’agit pas de nouveaux fonds. Je crois que la seule préoccupation, c’est l’adoption de cette motion avant que nous ajournions pour l’été. Par conséquent, si nous ne siégeons pas jeudi prochain, que le comité de direction prenne la décision ou que notre comité… Parce que nous pouvons nous réunir en tout temps. Donc, si le Sénat s’ajourne mercredi, le Comité de la régie interne pourrait, en fait, se réunir mercredi pendant 20 minutes afin de régler cette seule question. Je vous remercie tous des commentaires que vous avez faits. Ils ont été très utiles.
La sénatrice Moncion : Puis-je demander que nous prenions un engagement ou établissions une entente visant à réviser les règles avant que nous commencions à étudier les dépenses? Je pense que nous commencerons à étudier les dépenses à compter de septembre. Il faut donc que les règles restent les mêmes ou soient modifiées et que cela soit fait avant même que nous entamions le processus des dépenses.
Le président : Puis-je suggérer que votre comité présente votre proposition au Comité du Règlement et que vous leur demandiez de régler la question, de modifier les règles qui devraient être modifiées, selon vous, afin que nous ne nous retrouvions pas dans ce cycle au moins une fois par année?
Le sénateur Plett propose que l’étude de cette question soit reportée jusqu’à la prochaine séance du Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration et que, à défaut de cela, le comité de direction prenne une décision à cet égard.
Des voix : D’accord.
La sénatrice Cordy : Pouvons-nous fixer une date à cet égard avant la fin de la session?
Le président : Ce sera fait avant que nous ajournions ou avant Noël, selon la première éventualité.
(La séance se poursuit à huis clos.)