Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 8 novembre 2018
OTTAWA, le jeudi 8 novembre 2018
(65)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 30, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Carignan, C.P., Dawson, Dean, Forest, Forest-Niesing, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Tannas et Tkachuk (14).
Autre sénatrice présente : L'honorable sénatrice Busson (1).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier intérimaire du Sénat; de hauts fonctionnaires du Sénat ainsi que d'autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et adjointe du dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
KPMG :
Andrew Newman, associé, Audit, et leader du groupe Audit du secteur public.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-11-08/497(P)|211| — Adoption de Procès-verbaux
Le comité examine le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 1er novembre 2018.
L'honorable sénateur Plett propose :
Que le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 1er novembre 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-11-08/498(P)|239| — Rapport du Sous-comité de la vérification: états financiers de l'exercice 2017-2018
La présidente du Sous-comité de la vérification, l'honorable sénatrice Moncion, dépose le onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 novembre 2018
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a approuvé les états financiers du Sénat du Canada pour l'année terminée le 31 mars 2018. Cette vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada par des professionnels de la firme KPMG.
Cette vérification a donné lieu à un rapport sans réserve du vérificateur dans lequel on peut lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2018 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie selon les normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande que ces états financiers soient déposés devant le Sénat.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration au sujet du onzième rapport du Sous-comité de la vérification portant sur les états financiers vérifiés de l'exercice 2017-2018.
Pierre Lanctôt et Andrew Newman font des déclarations et répondent aux questions.
À 8 h 54, le comité suspend ses travaux.
À 9 h 17, le comité reprend ses travaux.
Après discussion, l'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté et qu'il soit déposé au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-11-08/499(P)|190| — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat: budget pour frais de subsistance
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l'honorable sénatrice Moncion, dépose le huitième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 novembre 2018
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
HUITIÈME RAPPORT
Le 21 juin 2018, votre sous-comité s'est vu confié le mandat par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration d'entreprendre une révision des exigences budgétaires concernant les frais de subsistance des sénateurs lors de leurs séjours dans la région du Parlement.
Votre sous-comité a sondé les sénateurs en juin dernier pour connaître leur opinion au sujet des montants alloués pour leurs frais de subsistance. Les informations recueillies ont permis de mieux comprendre les besoins des sénateurs. La Direction des finances et de l'approvisionnement a fourni pour sa part un historique des frais de subsistance ainsi que le détail des exigences à suivre afin de déterminer les montants appropriés alloués pour les dépenses des sénateurs lors de leurs séjours dans la région du Parlement. Ces données et statistiques ont menés à une analyse détaillée, guidée par cinq principes directeurs ayant pour objectifs de garantir un travail impartial et équitable :
1. Équitable — justice et impartialité pour tous les sénateurs, indépendamment du mode d'hébergement, de la distance à parcourir et des contraintes de transport
2. Allocation suffisante — les sénateurs doivent bénéficier d'allocations afin de leur permettre d'assumer l'ensemble de leurs fonctions et elles doivent être comparables aux organisations de même nature que le Sénat
3. Intendance — usage adéquat des fonds publics, apte à subir l'examen des citoyens et des médias
4. Fonds disponibles — respect des capacités de l'institution à payer des coûts additionnels, (augmentation raisonnable du budget)
5. Efficace — fonctionnement basé sur des règles simples, qui n'occasionnent pas l'utilisation de ressources supplémentaires à l'Administration
De cette analyse, votre sous-comité a évalué cinq options selon leurs impacts budgétaires, ainsi que selon les avantages et les inconvénients qu'elles comportent. Votre sous-comité a retenu l'option qui répond le mieux aux principes directeurs et aux préoccupations soulevées par les sénateurs : 1) un budget de base qui augmente selon le taux d'inflation; 2) un budget supplémentaire pour les sénateurs ayant des fonctions de leadership dans leur groupe; 3) un budget supplémentaire pour les sénateurs siégeant à un comité qui se rencontre le lundi et qui proviennent d'une région comportant des contraintes de transport (distance, accessibilité); 4) un budget supplémentaire pour les sénateurs qui proviennent d'une région comportant des contraintes de transport (distance, accessibilité) les obligeant à partir une journée plus tard que les séances du Sénat.
En conséquence, votre sous-comité recommande ce qui suit :
Que pour la prochaine année financière, le budget de base soit de 25 270 $ pour tous les sénateurs (24 750 $ plus le taux d'inflation à 2,1 %);
Qu'un budget additionnel d'un maximum de 7 500 $ pour couvrir les coûts supplémentaires de frais de subsistance (hôtel et indemnité journalière seulement) soit disponible pour les sénateurs qui: 1) ont des fonctions de leadership dans leur groupe; 2) siègent à un comité se réunissant le lundi et qui ont des contraintes de transport; ou 3) proviennent d'une région comportant des contraintes de transport (distance, accessibilité) les obligeant à partir une journée plus tard que les séances du Sénat;
Que le budget additionnel ne soit utilisé que lorsque le Sénat siège;
Qu'un budget supplémentaire pour les séances d'un montant maximum de 300 $ par jour (210 $ tarif hôtelier négocié et/ou l'indemnité journalière) soit alloué aux sénateurs n'ayant pas accès au budget additionnel de 7 500 $ pour couvrir les frais de subsistances supplémentaires (hôtel et indemnité journalière) pour les jours de séance imprévus (en plus des 75 jours de séance habituels);
Que les sénateurs qui louent un appartement ou qui possèdent une résidence privée n'aient droit qu'à la portion de l'indemnité journalière seulement pour les jours de séance imprévus supplémentaires (plus que les 75 jours habituels de séance);
Que les budgets additionnels et supplémentaires pour les séances ne soient alloués qu'au besoin lorsque les prévisions de dépenses sont confirmées.
Afin de respecter les principes d'équité, votre sous-comité recommande également le changement suivant :
Que l'allocation quotidienne pour résidence privée soit augmentée de 40 $ à 50 $.
L'analyse est en annexe à ce rapport.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion et Pierre Lanctôt font des déclarations et répondent aux questions au sujet du huitième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat portant sur le budget pour frais de subsistance.
Après discussion, l'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-11-08/500(P)|233| — Conseil interparlementaire mixte (CIM) — Réunion de l'Association parlementaire canadienne de l'OTAN
L'honorable sénateur Plett fait le point sur la réunion de l'Association parlementaire canadienne de l'OTAN tel que soulevé à la réunion précédente du comité.
Après discussion, il est convenu qu'il n'est plus nécessaire que Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale des Affaires internationales et interparlementaires, témoigne devant le comité le 22 novembre 2018.
CIBA/2018-11-08/501(P)|282| — Déclaration annuelle de résidence provinciale/territoriale et de logement dans la région du Parlement pour les sénateurs
L'honorable sénateur Plett soulève des préoccupations concernant un courriel envoyé le 2 novembre 2018 dans lequel on demandait aux sénateurs de répondre en cliquant sur un bouton de vote.
Après discussion, il est convenu d'exiger la signature du sénateur pour la Déclaration annuelle de résidence provinciale/territoriale et de logement dans la région du Parlement.
CIBA/2018-11-08/502(P)|322| — Choix d'un vérificateur pour les états financiers
L'honorable sénatrice Moncion fait le point sur la nécessité de conclure un contrat avec un vérificateur externe en ce qui concerne les états financiers.
Après discussion, l'honorable sénatrice Moncion propose :
Que le contrat conclu avec KPMG pour la vérification des états financiers soit prolongé pour un exercice supplémentaire (2018-2019), selon les modalités prévues dans le contrat précédent pour la vérification de 2017-2018;
Qu'un processus de demande de propositions soit lancé et qu'un vérificateur externe pour la vérification des états financiers soit choisi pour les exercices futurs avant la fin du présent exercice (31 mars 2019).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 51, le comité poursuit ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement.
À 9 h 52, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière