LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 6 décembre 2018
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 30, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Je vous souhaite la bienvenue à cette réunion du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider le comité.
Pour le bien des gens qui nous regardent sur le Web ou sur leur téléphone, je demanderais à tous les sénateurs de se présenter.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, du Québec.
La sénatrice Moncion : Lucie Moncion, de l’Ontario.
[Traduction]
Le sénateur Mitchell : Grant Mitchell, de l’Alberta.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, de la province de Québec.
[Français]
La sénatrice Verner : Josée Verner, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Wetston : Howard Wetston, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le sénateur Tkachuk : David Tkachuk, de la Saskatchewan.
La sénatrice Batters : Denise Batters, de la Saskatchewan.
Le président : Merci.
Le premier point à l’ordre du jour est l’adoption du procès-verbal de la réunion de la semaine dernière, celle du 29 novembre 2018. Il se trouve dans votre trousse. Avez-vous des questions ou des modifications à proposer? Sinon, puis-je avoir une motion pour adopter le procès-verbal? Le sénateur Munson propose d’adopter le procès-verbal. Êtes-vous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : Adopté.
Le point suivant est un rapport du Conseil interparlementaire mixte. J’invite Mme Hedy Fry — je crois qu’elle ne va pas bien et qu’elle n’est peut-être pas ici — Mme Yasmin Ratansi, députée de Don Valley-Est et Mme Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires. Sénateur Plett, vous êtes déjà là. Les trois feront un exposé, puis les sénateurs poseront des questions.
L’honorable Donald Neil Plett, sénateur, Sénat du Canada : Je ferai deux brèves observations liminaires, puis je céderai la parole à mes collègues.
Comme les sénateurs le savent, l’Association parlementaire canadienne de l’OTAN a tenu une assemblée générale spéciale le 30 octobre 2018 afin de discuter de questions liées à la confiance envers le président. Divers points ont été soulevés lors de cette réunion, ce qui a donné lieu à une question de privilège soulevée au Sénat. Un rappel au Règlement a également été soulevé à la Chambre des communes. Conformément à la décision du Président, le Conseil interparlementaire mixte s’est réuni deux fois pour discuter de ces questions.
La deuxième de ces réunions a eu lieu en fin d’après-midi hier et je suis heureux d’annoncer qu’à la suite de ces discussions, le conseil a adopté une procédure particulière pour l’examen de la question de la non-confiance à l’égard du président d’une assemblée générale de l’association. Cela s’est fait par consensus et je suis absolument ravi que nous en soyons arrivés à une conclusion très juste et raisonnable.
Cette nouvelle procédure comporte deux éléments clés. Premièrement, lorsqu’une question concernant la confiance à l’égard du président d’une association se pose lors d’une assemblée générale, l’un des deux coprésidents du CIM présidera cette réunion. Deuxièmement, un processus d’appel assorti de délais précis selon lesquels si au moins 10 p. 100 ou au moins 10 membres d’une association sont d’avis qu’une décision relative à la confiance n’a pas respecté les dispositions de la constitution de l’association, ils peuvent en appeler au CIM. Cette nouvelle procédure vise à renforcer la gouvernance des associations parlementaires et le conseil est convaincu que c’est un pas dans la bonne direction.
Je pense que nous avons réglé, à tout le moins dans la mesure du possible, une situation difficile. Cela intervient dans les autres points dont nous devons discuter aujourd’hui. C’est la raison pour laquelle j’ai décidé de devancer le rapport suivant.
Cela dit, chers collègues, je tiens d’abord à remercier Mme Ratansi et Colette. Malheureusement, comme le président l’a dit, Mme Fry ne va pas bien aujourd’hui; elle ne sera pas ici. Mme Ratansi est présidente de la section canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth. Mme Fry est députée et directrice de la délégation canadienne à l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe et à l’Assemblée parlementaire de l’Europe. Je crois que Colette fera un exposé en son nom.
Même si elles feront chacune un exposé détaillé sur la demande dont vous êtes saisis pour que le Parlement du Canada puisse accueillir deux grandes conférences internationales, j’aimerais confirmer que le Conseil interparlementaire mixte a effectivement étudié ces deux propositions lors de sa réunion du 30 mai 2018. Au cours de cette réunion, le conseil a discuté du calendrier de ces conférences et il est convaincu que l’administration est en mesure de soutenir adéquatement ces deux grandes conférences.
De plus, les membres du conseil étaient également convaincus que les propositions budgétaires qui leur avaient été présentées étaient conformes aux pratiques et aux paramètres des conférences comparables précédentes organisées par le Parlement du Canada. Il a donc été convenu que ces deux propositions soient soumises à ce comité ainsi qu’au Bureau de régie interne de la Chambre des communes.
Je crois comprendre que, même si le bureau a examiné ces propositions à sa réunion du 29 novembre, il poursuivra les discussions à ce sujet plus tard ce matin.
Sur ce, chers collègues, j’invite Mme Ratansi à présenter son exposé.
Yasmin Ratansi, députée de Don Valley-Est, Ontario, Chambre des communes : Bonjour, honorables sénateurs. Merci, mesdames et messieurs, de me donner l’occasion de vous présenter notre demande d’accueillir la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth en 2021.
J’aimerais expliquer brièvement ce qui nous a menés à présenter notre demande. En juillet 2017, à Winnipeg, le Conseil régional canadien de l’Association parlementaire du Commonwealth, qui est composé de représentants des provinces, des territoires et du gouvernement fédéral, a discuté de la possibilité d’accueillir la Conférence parlementaire du Commonwealth de 2020 si des changements étaient apportés au modèle de la conférence et aux paramètres d’accueil.
Le Canada a été l’hôte de cette conférence en 1994, à Banff, et en 2004, de la réunion du comité exécutif. La conférence s’est déroulée à deux endroits, dans la ville de Québec et à Toronto. Depuis, le Canada refuse d’accueillir une conférence tant que des changements n’auront pas été apportés aux paramètres d’accueil.
Contrairement à ceux d’autres associations, les paramètres d’accueil des conférences de l’APC exigent que le pays hôte assume les frais d’hébergement et de repas de tous les délégués. Après plusieurs années de négociations, en novembre 2017, à la conférence au Bangladesh, le Canada, avec d’autres partenaires aux vues similaires, a réussi à faire adopter un nouveau modèle de conférence. Il s’agit d’un projet pilote de deux ans. Selon ce nouveau modèle, l’hôte ne serait plus responsable de l’hébergement et des repas de tous les délégués.
En juillet 2018, à Ottawa, le Conseil régional canadien de l’Association parlementaire du Commonwealth a accepté d’offrir d’accueillir la conférence à Halifax en janvier 2021. Comme il n’y aura pas de conférence en 2018, la première conférence utilisant ce nouveau modèle aura lieu en Ouganda en 2019. Il y a deux semaines, le comité exécutif international de l’APC a accepté la proposition de la région canadienne d’accueillir la conférence en janvier 2021 selon les modalités du nouveau modèle de financement.
Ayant réussi à apporter ces changements majeurs, il est important pour le Canada d’organiser cette conférence en 2021, puisque nous ne l’avons pas organisée depuis 16 ans. De plus, en tant qu’architecte de ce nouveau modèle pour la conférence, nous aimerions le mettre à l’essai et l’améliorer au besoin.
Le fait que le Canada soit l’hôte de cette conférence contribuera à démontrer le rôle de chef de file qu’il joue au sein du Commonwealth. Environ 500 participants sont attendus à Halifax en janvier 2021.
La conférence comportera six volets, à savoir la réunion du comité exécutif, la conférence des petites sections, la réunion du comité directeur du Réseau des femmes parlementaires du Commonwealth, la plénière et les ateliers, une réunion de l’assemblée générale et la Conférence de la Société des greffiers au Bureau.
Les budgets estimatifs que vous avez devant vous ont été examinés et approuvés par le Conseil interparlementaire mixte et par le Conseil régional canadien de l’APC. Des efforts ont été déployés pour réduire les coûts prévus au budget.
Le modèle de financement pour la région canadienne prévoit le partage des coûts à parts égales entre la section fédérale et les 13 sections provinciales et territoriales. Dans le cadre du modèle de financement, le Parlement du Canada assure le secrétariat de cette conférence.
Nous demandons à la Chambre des communes une somme de 77 081 $ pour l’exercice financier 2019-2020, soit 35 p. 100 du budget total, et de 426 971 $ pour l’exercice financier 2020-2021, année de la mise en œuvre. La contribution totale de la Chambre des communes serait donc de 504 052 $.
Les provinces et les territoires devront également suivre un processus d’approbation semblable.
Voilà qui conclut ma présentation. Je suis maintenant prête à répondre aux questions.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup à tous d’être venus. Ces demandes pour les deux conférences ont-elles été déposées au Bureau de régie interne de la Chambre des communes?
Mme Ratansi : Oui, elles l’ont été.
La sénatrice Batters : Ont-elles été approuvées?
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires : Si vous me le permettez, les discussions se poursuivront plus tard ce matin. Le bureau tiendra une deuxième réunion sur ces conférences à 10 h 30 ce matin.
La sénatrice Batters : S’agissait-il de la brève mention que le sénateur Plett a faite dans sa déclaration liminaire?
Le sénateur Plett : Oui, en effet. J’ai eu des discussions avec les membres du bureau et je ne veux pas anticiper quoi que ce soit, mais je suis convaincu que nous devrions être en mesure de trouver une solution positive.
Mme Labrecque-Riel : Si je peux me permettre, sénatrice Batters, la discussion qui a eu lieu au bureau la semaine dernière était publique. Les discussions étaient telles que les membres du bureau n’étaient pas à l’aise pour aller de l’avant avec ces demandes jusqu’à ce que, comme le sénateur Plett l’a signalé, l’affaire de l’AP de l’OTAN soit réglée. C’est pourquoi ils attendaient un rapport sur cette question avant de se prononcer sur les deux conférences. Cependant, les membres du bureau ont indiqué qu’ils étaient favorables à ces demandes.
La sénatrice Batters : Madame Labrecque-Riel, étant donné que le Sénat divulgue nos dépenses d’accueil en ligne depuis un certain temps, comme je vous l’ai demandé plusieurs fois au cours de votre dernière comparution sur ce genre de demandes, ces deux conférences ont un protocole et des frais de cérémonie et d’accueil assez précis — 459 000 $ dans un cas et 417 000 $ dans l’autre —, pourriez-vous nous donner une ventilation?
Mme Labrecque-Riel : Oui. Si vous voulez une ventilation des dépenses spécifiquement d’accueil, pour les repas de la réunion du comité exécutif, on parle de 22 000 $. Puis il y a les rafraîchissements et les pauses santé, 5 000 $, les déjeuners, 10 000 $ — il est vraiment question de repas — une réception, 63 000 $. De toute évidence, tout est fonction du nombre de délégués et nous appliquons le coût des repas selon les chiffres du Conseil du Trésor. Pour les rafraîchissements, notre réserve n’est que de 5 000 $. Il y a des frais de 40 000 $ pour améliorer le site puisque nous devons aménager une aire d’accueil, améliorer le site...
La sénatrice Batters : C’était pour quoi?
Mme Labrecque-Riel : C’est pour l’accueil.
La sénatrice Batters : Pour une conférence ou les deux?
Mme Labrecque-Riel : Non, ce n’est que pour une conférence.
La sénatrice Batters : Qu’en est-il de l’autre?
Mme Labrecque-Riel : Je vais faire l’exposé que Mme Fry aurait fait. Je peux répondre à cette question après cet exposé, si vous voulez.
La sénatrice Batters : Bien sûr.
Le sénateur Dean : Tout d’abord, je vous remercie de nous avoir fourni cette information. J’appuie le travail du Commonwealth et de ses institutions et j’ai une certaine idée du rôle du Secrétariat du Commonwealth à Londres et de son travail dans les pays membres.
Comme d’autres organisations internationales, le Commonwealth traverse une période de turbulence et de changement. J’ai l’impression que certains pays membres — dont le Canada — jouent un rôle très important à titre de pays donateur impartial.
Je pense que cette initiative est formidable. Je l’appuie. J’aimerais beaucoup que cette conférence ait lieu au Canada et à Halifax. Je ne fais que vous remercier de nous avoir fait part de cette initiative et de l’avoir appuyée.
Le sénateur Wetston : Comme le sénateur Dean, je pense que ce sont des initiatives importantes, évidemment, mais vous avez mentionné six volets. Pouvez-vous me donner une idée de ce qu’ils représentent par rapport aux coûts associés à l’organisation de la conférence?
Mme Ratansi : Dans toutes les conférences, le comité exécutif se rend sur place en premier pour discuter des paramètres et de tout contretemps qui pourrait survenir à la conférence. Sur les six volets, le comité exécutif est le premier. Il regroupe des représentants du Canada, de l’Australie, de la Nouvelle-Zélande, de la Grande-Bretagne, de la Malaisie, de Singapour et de toutes les régions du Commonwealth. J’essaie de savoir combien il y en a. Le comité exécutif compte environ 33 membres. Nous avons un représentant. En ma qualité de présidente, je dois choisir un représentant au COEX, et c’est Alexandra Mendès. Au Bangladesh, elle a été élue vice-présidente exécutive, ce qui nous a également donné un coup de pouce avec la structure de gouvernance.
J’aimerais donner une idée à tous. Ce modèle de gouvernance est appliqué depuis 2007. Russ Ebert, Joe Preston et moi avons participé à son élaboration et les efforts ont porté leurs fruits pendant mon mandat. Le processus a été long, interminable. Nous avons veillé à ce que, quoi que nous fassions, tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Le deuxième, ce sont les petites sections qui représentent des îles comme Kiribati et celles des Caraïbes. Elles se réunissent pour parler des éléments des changements climatiques, de la gouvernance, de tout ce que nous pouvons faire. C’est vraiment la durabilité de la structure de gouvernance du Commonwealth qui nous permet d’échanger des idées. À cet égard, au Canada, nous suivons un modèle de jumelage. Le modèle de jumelage aide le Canada à s’associer aux pays des Caraïbes. Nous suivons le même modèle que l’Australie.
Le troisième est celui des femmes parlementaires. Le Réseau des femmes parlementaires du Commonwealth a fait beaucoup pour promouvoir l’égalité des sexes et combattre la violence faite aux femmes. Il y a d’autres organisations où il n’y a pas de parlementaires, alors nous nous efforçons de nous assurer qu’il y en ait et je suis l’un des membres du comité directeur.
Les séances plénières et les ateliers dépendent des sujets choisis par le COEX et il y aura des discussions sur ces points. C’est à l’assemblée générale que nous votons. En 2016, au Bangladesh, c’est nous qui avons fait la promotion de la crise des Rohingyas. C’est M. Mulcair qui a contribué à la rédaction de la résolution. Nous faisons beaucoup de travail dans ce domaine.
Est-ce que cela répond à votre question?
Le sénateur Wetston : Oui. Il semble que ce soit une proposition pour optimiser les ressources.
Mme Ratansi : Merci.
La sénatrice Marshall : Merci beaucoup de votre exposé.
Je voulais simplement dire qu’il y aura une somme approximative de 86 000 $ qui devra être retirée du budget de l’an prochain et je voulais préciser que nous n’avons pas encore approuvé notre budget.
Mes autres commentaires portent sur les coûts de fonctionnement des deux propositions. J’aimerais avoir une autre ventilation, surtout la section sur les protocoles, les cérémonies et l’accueil. Cela représente environ le tiers du budget. J’aimerais avoir plus de détails à ce sujet.
Ma dernière question porte sur la vingt-neuvième session annuelle proposée pour Vancouver. Il a été dit que la dernière fois que le Canada en a été l’hôte, c’était il y a 25 ans. C’est une conférence annuelle, mais il y a 56 parlements qui y participent. Est-ce que chaque parlement a son tour? Il semble que notre tour devrait revenir tous les 56 ans.
Mme Ratansi : Je vous remercie de cette question. Je vais répondre à la partie concernant l’APC.
Dans mon modèle de financement, le Sénat débourse 15 p. 100 pendant l’année de planification, soit 33 000 $. Vous avez parlé de 83 000 $; je ne sais vraiment pas où vous avez pris ce chiffre.
La sénatrice Marshall : J’ai pris la part du Sénat des 53 000 $ pour 2019-2020.
Mme Ratansi : 33 000 $.
La sénatrice Marshall : J’ai compris. Et j’ai obtenu les 53 000 $ de la vingt-neuvième session annuelle de l’OSCE.
Mme Ratansi : D’accord. Mon exposé ne porte pas sur l’OSCE. Ce serait Colette.
La sénatrice Marshall : J’ai le même commentaire et la même question pour vous deux.
Mme Labrecque-Riel : Je vais essayer de répondre à toutes ces questions.
J’aimerais prendre un peu de recul et devancer un peu l’exposé que Mme Fry aurait fait sur l’OSCE. Compte tenu des demandes de financement dont vous êtes saisis, il aurait été utile de comparer les deux demandes de conférence. Ces deux demandes ont un point commun, à savoir que pour l’année de planification 2019-2020, les montants demandés pour les conférences ne sont pas des fonds supplémentaires. Il ne s’agit pas de demandes à présenter dans le cadre du processus du Budget principal des dépenses. Ce qui est proposé, c’est de financer l’année de planification au moyen des surplus anticipés des associations et des budgets de devise. Nous essayons d’utiliser le financement courant.
Pour 2019-2020, aucun financement supplémentaire n’est demandé, simplement la permission, si vous le voulez bien, d’utiliser les surplus prévus de ces deux enveloppes. La demande de 2021 pour les deux conférences vise essentiellement à obtenir un financement supplémentaire temporaire par l’entremise du processus du Budget principal des dépenses.
La sénatrice Marshall : D’accord. J’aimerais tout de même voir la ventilation des coûts de fonctionnement, en particulier la section du protocole, des cérémonies et de l’accueil.
Je ne sais pas si on a répondu à ma question concernant les 56 ans.
Mme Labrecque-Riel : Je vais essayer d’y faire référence. Je vais tenter de présenter l’exposé de Mme Fry en son absence dès que nous aurons terminé les questions au sujet de l’APC.
La sénatrice Marshall : Merci.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions, nous avons une motion que je vais vous lire. La motion propose que les recommandations et les rapports du Conseil interparlementaire mixte soient adoptés. Quelqu’un veut-il présenter cette motion? Le sénateur Dean. Êtes-vous d’accord pour adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Des voix : Avec dissidence.
Le président : Avec dissidence.
Mme Labrecque-Riel : Comme je l’ai dit, Mme Fry est malade ce matin; je vais donc essayer de passer en revue les différentes questions qu’elle allait aborder à la conférence de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE.
Je rappelle que le Canada est invité à accueillir cette assemblée parlementaire pour sa vingt-neuvième session annuelle. Cela pourrait se faire à Vancouver en juillet 2020. Le Canada a déjà été l’hôte de cette conférence en 1995, à Ottawa.
Les paramètres d’accueil sont comparables à ceux d’autres conférences internationales organisées par le Canada et sont semblables aux nouveaux paramètres que l’APC, si le tout est convenu, appliquera à Halifax en 2021. L’APC s’alignerait donc sur les autres types de conférences que le Canada accepte d’accueillir. L’OSCE les a déjà adoptés.
On prévoit qu’environ 700 participants, en provenance de 56 pays, assisteront à la conférence de Vancouver. Mme Fry voulait rappeler que l’OSCE est le plus important organisme de sécurité régionale au monde, qu’il relève du chapitre 8 de la Charte des Nations Unies et qu’il couvre une vaste zone géographique de Vancouver à Vladivostok.
L’Assemblée parlementaire de l’OSCE se réunit trois fois par an. La première réunion est la conférence annuelle, qui est la plus importante des trois. La deuxième est la réunion d’automne, dont le Canada a été l’hôte en 2008 à Toronto. La troisième est la réunion d’hiver. Nos délégués canadiens assistent habituellement aux trois.
La formule de financement proposée de nouveau est une répartition à 70-30 entre la Chambre et le Sénat. Comme je l’ai dit tout à l’heure, la demande de financement pour l’exercice 2019-2020 vise l’utilisation des surplus budgétaires prévus des associations et des échanges. La part du Sénat pour l’année de planification serait d’à peu près 53 000 $. Pour l’année de mise en œuvre, soit 2021, la part du Sénat serait de 418 314 $. Le coût total de la conférence sur les deux exercices, compte tenu de diverses ententes de financement pour la première année et l’année de mise en œuvre, s’élève, en gros, à 1,5 million de dollars. La part totale du Sénat est de 471 000 $ et celle de la Chambre des communes est d’environ 1 million de dollars.
J’ai expliqué la stratégie de financement.
Concernant la question des 56 parlements, j’ai écouté l’exposé que Mme Fry a fait la semaine dernière au conseil d’administration de la Chambre. Elle a dit qu’il y a effectivement 56 parlements. Toutefois, ces pays ne sont pas tous en mesure d’accueillir un événement international aussi important. Des pays comparables qui ont la capacité d’accueillir ces conférences internationales l’ont déjà fait une ou deux fois, et d’autres l’ont fait trois fois depuis la dernière fois que le Canada en a été l’hôte en 1995. Selon Mme Fry, c’est au tour du Canada d’accueillir cette conférence internationale.
Elle aurait expliqué une bonne partie du contenu et de la justification de l’importance pour le Canada d’être l’hôte de cette conférence internationale du point de vue du mandat de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE et des sujets qui sont actuellement à l’étude dans cette association internationale, à savoir la question de la sécurité et celle de l’observation d’élections, outre le fait que le Canada aimerait beaucoup pouvoir y faire connaître ses idées sur bon nombre de ces questions importantes. Il est évident que, en accueillant la conférence, le Canada aura une influence très importante sur son orientation et les sujets qui y seront abordés.
Je vais terminer ici mon intervention au nom de Mme Fry et tenter de répondre aux questions s’il y en a.
Le président : Y a-t-il des questions pour Colette au sujet de la deuxième conférence?
La sénatrice Batters : La ventilation des dépenses d’accueil, s’il vous plaît.
Mme Labrecque-Riel : Quand on parle de ventilation des dépenses d’accueil, comme dans le cas de l’APC, on parle des repas et des améliorations à apporter au site. Nous avons un dîner de réception qui coûtera 88 000 $, des lunchs pour les différents groupes, qui coûteront 7 000 $, un dîner de réception, qui coûtera 88 000 $, et une réception d’adieu, qui coûtera 88 000 $. Ces chiffres correspondent à l’accueil de 700 délégués. Les rafraîchissements coûteront 100 000 $, l’amélioration du site, 60 000 $, outre un budget de réserve de 5 000 $ pour Vancouver.
La sénatrice Batters : Tout cela est-il fondé sur les lignes directrices du Conseil du Trésor?
Mme Labrecque-Riel : Oui.
Le président : Y a-t-il d’autres questions pour Colette? Sinon, il nous faut une motion sur la deuxième partie de l’exposé, et la motion propose l’adoption des recommandations de la conférence de l’OSCE présentées par Colette. Quelqu’un peut-il proposer une motion pour l’approuver? Sénateur Wetston.
Êtes-vous d’accord pour adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Des voix : Avec dissidence.
Le président : D’accord, avec dissidence. Je remercie encore une fois les témoins d’être venus nous voir aujourd’hui.
Honorables sénateurs, passons maintenant au rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat. J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, et Nathalie Charpentier, contrôleure et adjointe au dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, à se joindre à nous.
La sénatrice Moncion fera le premier des exposés, qui seront suivis des questions des sénateurs.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son neuvième rapport.
Votre sous-comité a le mandat d’examiner le projet de budget des dépenses du Sénat en tenant compte du fait que le Sénat et son administration doivent assurer la gestion responsable des fonds publics affectés à l’institution.
[Traduction]
Votre sous-comité, composé des sénateurs Dawson, Marshall, McCoy, Moncion et Tannas, s’est réuni deux fois en novembre 2018 pour examiner les besoins de financement dans la perspective du Budget principal des dépenses du Sénat pour 2019-2020. Toute augmentation par rapport à l’année dernière devait être étayée par des documents détaillés et soumise au comité pour justifier de nouvelles dépenses.
Votre sous-comité a reçu 20 mémoires et entendu 14 personnes représentant toutes les directions. Les témoins ont présenté leurs besoins opérationnels et financiers, ainsi que leur justification des changements éventuels à leur budget pour 2019-2020. Votre sous-comité remercie toutes ces personnes.
[Français]
Tout au long de son étude, votre sous-comité a tenu compte des changements que connaît le Sénat et des besoins additionnels liés au déménagement physique de l’institution. Chaque proposition au budget a été examinée en tenant compte des principes suivants : prudence sur le plan financier, soutien aux opérations du Sénat, rapports coûts-bénéfices et conciliation travail-vie personnelle.
Dans le cadre de ses délibérations, votre sous-comité a soulevé certains éléments clés qu’il estime utile de souligner afin d’assurer une continuité dans l’élaboration et l’étude des besoins financiers à venir.
[Traduction]
Planification stratégique : votre sous-comité reconnaît l’importance de la gouvernance et de l’élaboration de priorités stratégiques pour l’organisation. Il encourage l’administration à proposer un nouveau plan stratégique, à circonscrire les principales priorités et à élaborer le plan d’activités pour mieux harmoniser le financement des nouvelles initiatives avec le cycle annuel de planification budgétaire.
[Français]
Les centres d’apprentissage : votre sous-comité note l’importance pour le Sénat de se doter d’un programme de gestion des talents et de perfectionnement continu de ses ressources, soutenu par un encadrement mieux adapté aux besoins de l’organisation.
[Traduction]
Administration : votre sous-comité reconnaît que le Sénat fonctionne maintenant à plein régime, avec moins de cinq postes de sénateur vacants. Pour fournir les services nécessaires à l’exercice des fonctions parlementaires et constitutionnelles des sénateurs et du Sénat, et compte tenu de la croissance et de la complexité des activités, votre sous-comité recommande que l’on ajoute 27 nouveaux postes permanents et temporaires, énumérés en annexe. Ces 27 postes, consacrés au fonctionnement du Sénat, représentent une augmentation de 6,7 p. 100 de l’effectif.
[Français]
La télédiffusion : votre sous-comité souligne l’augmentation importante du financement demandé pour couvrir les coûts d’exploitation associés à la télédiffusion, à la diffusion web en continu et à l’infrastructure de soutien requise par le Sénat et les réunions de comité. L’augmentation substantielle qui est demandée s’explique par la négociation d’un nouveau contrat permanent de télédiffusion avec la Chambre des communes.
[Traduction]
Budget des groupes parlementaires et de caucus : dans le cadre de son étude des prévisions budgétaires, votre sous-comité a également pris acte de la lettre d’entente des leaders et des facilitateurs sur le montant global requis pour fonctionner, tout en reconnaissant que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration est chargé d’approuver les fonds attribués aux différents caucus et groupes parlementaires reconnus.
[Français]
Dans son étude du Budget principal des dépenses, votre sous-comité a examiné les ressources mises à la disposition des sénateurs pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités parlementaires et constitutionnelles. En ce qui concerne le budget législatif, l’augmentation se trouve à 884 685 $. Ce montant inclut une augmentation nette du budget des indemnités de base et supplémentaires des sénateurs et des contributions au régime de retraite de 275 177 $, une augmentation de 440 700 $ pour les indemnités et une diminution de 165 533 $ pour les contributions au régime de retraite et une augmentation d’un montant de 723 270 $ du régime d’avantages sociaux des employés découlant des modifications au budget salarial global et du changement apporté au taux de cotisation établi par le Conseil du Trésor.
[Traduction]
Le budget voté concernant le travail des sénateurs sera augmenté de 487 500 $. Ce montant comprend une augmentation de 487 000 $ du budget des dépenses administratives des sénateurs compte tenu de l’inflation, et il passera donc de 225 372 $ à 230 105 $.
[Français]
Dans le budget voté, le financement accordé à l’Administration du Sénat augmente de 3 736 471 $. Le budget inclut les éléments clés suivants : une augmentation du budget du personnel du Sénat de 1 337 587 $ pour tenir compte de l’augmentation économique de 968 012 $ pour les employés non représentés et syndiqués, et des dépenses afférentes au personnel de 369 575 $, somme qui varie d’une année à l’autre et qui représente les prestations de maternité et parentales, les indemnités de cessation d’emploi, les accidents de travail et le paiement des congés annuels; une augmentation temporaire au budget de 315 727 $ pour poursuivre l’initiative touchant la transformation des ressources humaines; une augmentation permanente de 496 636 $ pour la prestation des programmes, y compris les frais de traitement annuel de 173 000 $ pour les services de la paie; une augmentation au budget de fonctionnement des Directions des communications et des services d’information de 673 375 $ et de 89 525 $ respectivement pour la télédiffusion, la diffusion web en continu et l’infrastructure de soutien requise par le Sénat et pour les réunions de comité; une augmentation du budget du personnel du Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre de 233 957 $ pour l’affectation de ressources additionnelles à l’appui du mandat du Service des débats et des publications; une augmentation au budget de la Direction des finances et de l’approvisionnement de 205 307 $ pour des activités liées à l’approvisionnement; une augmentation du budget du personnel de la Direction des comités de 167 288 $ pour l’ajout d’un greffier à la procédure et d’un adjoint administratif de manière à permettre l’affectation d’un greffier à chaque comité et sous-comité du Sénat; et enfin, une augmentation du budget d’entretien de la Direction des biens et des services de 121 814 $ et une augmentation temporaire du budget de la Direction de la sécurité institutionnelle de 120 400 $ pour la mise à niveau des serrures à sécurité élevée.
[Traduction]
Par conséquent, votre sous-comité fait les recommandations suivantes :
Que le budget du Sénat pour 2019-2020 s’élève à 114 188 759 $, soit une augmentation de 4,7 p. 100 par rapport à l’année précédente; et que les ajustements budgétaires de 2019-2020 énumérés à l’annexe soient approuvés.
Je le soumets respectueusement, et j’aimerais demander à Pierre et Nathalie de répondre aux questions que les sénateurs pourraient poser.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup.
Pourriez-vous nous fournir une ventilation des budgets attribués aux caucus et groupes parlementaires? On voit un montant total d’environ 5,6 millions de dollars, mais la répartition de ce montant n’est pas indiquée.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Pour 2019-2020, nous avons un budget total de 4 895 000. Les budgets sont consolidés...
La sénatrice Batters : Pourriez-vous répéter? C’était un peu difficile à entendre.
M. Lanctôt : Le budget total des caucus et des groupes parlementaires est de 4 895 300 $. C’est le budget de 2019-2020. Au cours des dernières années, on a regroupé les budgets des dirigeants et des caucus dans une seule catégorie budgétaire.
La sénatrice Batters : Comment est-ce réparti?
M. Lanctôt : Le budget du gouvernement est de 1 628 150; celui de l’opposition est de 1 347 150; il y a 1,5 million pour le GSI et 410 000 pour les libéraux indépendants.
La sénatrice Moncion : Selon le rapport, le comité a approuvé le montant global, mais n’a pas approuvé la ventilation. Il faut l’approuver ici, au CIBA. Elle sera examinée, parce que nous n’étions pas en mesure d’approuver les montants de chacun des groupes.
Le président : J’ai reçu une lettre signée par tous les leaders, qui donne une ventilation individuelle pour cette année et l’année prochaine. J’ai remis la lettre à la sénatrice Moncion. Si vous avez des questions sur les budgets de chacun des caucus, nous invitons les leaders à assister à une réunion du CIBA, où nous pourrons poser des questions sur les augmentations ou les diminutions, selon le cas.
La sénatrice Batters : Je voulais connaître les détails des ventilations parce que je vois que le budget du Groupe des sénateurs indépendants a augmenté de 310 000 $. Donc, les totaux que vous avez énumérés, rappelez-moi, 4,8 millions de dollars ou quelque chose du genre? Dans le montant total ici, il y a presque 5,6 millions de dollars; où est donc le reste de ce montant? C’est celui du président? Quel est le montant pour le président?
M. Lanctôt : Je n’ai pas le montant exact sous la main.
La sénatrice Batters : Je pense qu’il nous le faut.
Bon, je vais passer à une autre catégorie. Dans ce budget des dépenses, on renvoie au fait que nous avons maintenant un effectif presque complet — 105 sénateurs —, et cela semble justifier la forte augmentation du nombre d’employés administratifs du Sénat, qui, bien sûr, ne sont pas directement au service des sénateurs. Ce sont des postes distincts. Quel était le budget total comparable la dernière fois que le Sénat a eu un effectif presque complet? Cela a été le cas au début de 2013, quand j’ai été nommée. Je ne sais pas si c’est toujours le cas depuis, mais, si cela s’est produit depuis, je me demande quel est le montant total du budget, parce que je vois que le montant demandé est de 114 millions de dollars, ce qui représente une augmentation assez importante.
M. Lanctôt : Nous avons prévu un budget pour l’effectif complet des sénateurs, car il pourrait y en avoir de nouveaux bientôt. On ne sait jamais, et nous prévoyons donc un budget pour l’effectif complet.
En 2013-2014, il y avait 99 sénateurs. Leur nombre a diminué par la suite, puis a recommencé à augmenter à partir de 2017-2018.
La sénatrice Batters : Eh bien, en 2013-2014, quel était le montant total du budget?
M. Lanctôt : Le budget était alors de 85 millions de dollars.
La sénatrice Batters : Quatre-vingt-cinq millions de dollars.
Le sénateur Tkachuk : Est-ce que cela comprenait la sécurité?
La sénatrice Batters : Est-ce que cela comprenait le Service de protection parlementaire? Est-ce que cela relevait du Sénat à ce moment-là?
M. Lanctôt : Il y a beaucoup d’aspects positifs et négatifs. J’ai examiné les 10 dernières années du Sénat. Comme vous le savez, j’ai commencé il y a quelques mois et j’ai voulu comprendre les chiffres. Au cours des 10 dernières années, il y a eu beaucoup d’aspects positifs et négatifs. La radiodiffusion est une nouveauté, et une partie de la sécurité a été déplacée, tandis qu’une autre est restée au Sénat. Il y a eu une augmentation du budget à un taux de croissance annuel moyen de 3 p. 100, pendant que les dépenses réelles étaient de 2 p. 100. Au cours des 10 dernières années, il n’y a pas eu, au début, d’augmentation ou de légère diminution. Au cours des dernières années, l’Administration du Sénat a récupéré un peu à mesure que le nombre de sénateurs augmentait; comme je l’ai dit, cela a commencé à augmenter au cours des dernières années.
Nous modernisons également notre infrastructure. Par exemple, du côté des systèmes ministériels, nous avons les ressources nécessaires pour nous occuper de cela et de la transformation des ressources humaines. Il y a donc eu une augmentation au cours des dernières années à l’égard d’initiatives très précises. Dans l’ensemble, sur 10 ans, le taux d’augmentation se situe entre 2 et 3 p. 100 pour le Sénat.
La sénatrice Batters : Concernant le nombre de postes différents que l’on veut ajouter aux postes administratifs déjà nombreux du Sénat, je vois que trois d’entre eux sont des postes d’architecte d’intérieur subalterne, deux permanents et un temporaire. Pourquoi en avons-nous besoin? Ce sera mis en place après notre déménagement dans le nouvel édifice du Sénat — délai qui aurait pu être nécessaire, je crois —, mais pourquoi avons-nous besoin de ce genre de postes au Sénat?
M. Lanctôt : J’ai eu la même réaction quand j’ai vu la demande il y a quelques mois. Nous en avons justement discuté quand nous avons procédé à l’examen avec l’équipe de direction et le sous-comité. Je n’ai fait que réagir; nous allons déménager en novembre ou en décembre, et tout sera fait, mais c’est vraiment un projet qui s’échelonne sur 10 ou 15 ans parce que les gens continueront de travailler au projet VPLT pendant les 10, 15 ou 20 prochaines années, et ces ressources serviront donc à alimenter ces efforts à long terme.
La sénatrice Batters : Quelles seraient leurs fonctions dans un immeuble où tout ce qui est déjà terminé? Je ne vois pas bien.
M. Lanctôt : L’effort ne visera pas tant dans les immeubles qui sont terminés. Ils appuieront les changements à venir. Ils doivent examiner les nouveaux locaux. Il y a beaucoup de travail à faire pour planifier ce qui va se passer dans les nouveaux locaux, et il faut travailler avec les équipes de projet pour la vision à long terme.
La sénatrice Batters : Je ne crois pas que le Sénat ait jamais employé d’architectes d’intérieur auparavant.
M. Lanctôt : Je ne sais pas, mais je sais que le travail qu’ils prévoient au cours des prochaines années appuie la demande.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, Sénat du Canada : Madame la sénatrice, je peux vous dire que nous avons effectivement des architectes d’intérieur qui aident à réorganiser les bureaux des sénateurs lorsque ceux-ci déménagent dans les édifices Chambers ou Victoria. Ce n’est pas un nouveau poste.
La sénatrice Batters : Je n’en ai jamais rencontré dans mes déménagements, mais je vous remercie.
Le sénateur Tkachuk : Vous énumérez 27 nouveaux postes pour l’année à venir. Est-ce qu’il n’y a pas eu une augmentation l’an dernier ou l’année d’avant également?
M. Lanctôt : Oui. L’an dernier, il y a eu une augmentation de 32 ETP pour l’administration.
Le sénateur Tkachuk : Cela fait 59 nouveaux postes sur deux ans. Pourriez-vous me dire combien d’employés le Sénat compte actuellement dans l’administration?
M. Lanctôt : Il y en a 412.
Le sénateur Tkachuk : Et ce 412 ne comprend pas notre personnel de sécurité?
M. Lanctôt : Cela comprend la sécurité institutionnelle, mais pas le SPP.
Le sénateur Tkachuk : Que voulez-vous dire par sécurité institutionnelle par opposition au SPP?
M. Lanctôt : Nous avons un groupe de sécurité institutionnelle qui s’occupe de toutes les autorisations de sécurité pour notre personnel, le personnel des sénateurs et la sécurité de l’information. Il y a beaucoup d’activités qui ne relèvent pas de la sécurité physique. Le SPP est responsable de la sécurité physique de l’immeuble, mais nous avons un groupe qui s’occupe de tous nos besoins en matière de sécurité au Sénat.
Le sénateur Tkachuk : Il n’y a pas si longtemps, nous avions environ 400 employés, puis nous en avons perdu 100 parce que les responsables de la sécurité ont été affectés à des activités distinctes s’appliquant à la fois à la Chambre des communes et au Sénat, de sorte qu’ils ont été retirés de la liste de paie du Sénat et transférés à cette nouvelle organisation, qui a demandé un financement distinct à même le Trésor et qui a eu son propre budget. Nous en sommes maintenant à 412. Nous en avions 400, nous en avons perdu 100, et nous en sommes maintenant à 412. Quand le nombre de sénateurs a diminué, je ne me souviens pas qu’il y ait eu des mises à pied, et donc, pourquoi augmenterait-il parce que nous avons plus de gens?
M. Lanctôt : Je ne pense pas qu’il y ait nécessairement eu une vague de mises à pied, mais cela s’est fait par attrition. Comme je l’ai dit tout à l’heure, j’étais curieux de voir ce qui s’est passé durant les 10 dernières années, et nous avons constaté une légère diminution des ressources avec le transfert du SPP. Les employés de la sécurité n’ont pas tous été transférés, seulement une partie. Et puis, de nouvelles activités ont été lancées. La radiodiffusion est une nouveauté qui n’existait pas avant.
Le sénateur Tkachuk : Je tiens à préciser que nous n’y avons pas d’employés. Nous n’avons pas d’employés dans le secteur de la radiodiffusion. Nous confions cette responsabilité à un sous-traitant.
M. Lanctôt : Il y a du travail qui se fait ici — pas beaucoup, parce que la majeure partie du travail est confiée à un sous-traitant —, mais il y a quand même des ressources pour coordonner et gérer le côté radiodiffusion. Pour les systèmes intégrés, nous avons maintenant un groupe et nous faisons des choses plus complexes.
Il y a une chose qu’il ne faut pas oublier, et j’anticipe un peu, mais, quand j’ai commencé à travailler pour cette organisation, j’ai été très surpris de constater à quel point elle est petite et complexe. J’ai travaillé pour d’autres organisations où, quand on a beaucoup de ressources et qu’on fait des choses complexes, ça fonctionne bien.
Si nous nous comparons à une grande organisation, nous faisons de la divulgation proactive, nous faisons de la gestion immobilière à l’interne et nous faisons beaucoup de travail que d’autres organisations doivent faire, mais avec des ressources beaucoup plus importantes. Je ne suis pas surpris de voir que, quand nous voulons une meilleure divulgation de l’information, un processus décisionnel plus perfectionné et un meilleur soutien aux sénateurs, nous devons avoir du personnel à l’appui.
Comme je l’ai dit tout à l’heure, nous avons constaté qu’une dizaine de sénateurs s’est ajoutée au cours des dernières années, et leur nombre pourrait encore augmenter un peu. Pour chaque sénateur, nous devons prévoir les contrats, les réclamations et la dotation en personnel, ce qui génère des activités supplémentaires.
Le sénateur Tkachuk : Quand vous avez parlé de l’augmentation des coûts, vous avez utilisé une moyenne sur 10 ans. Vous êtes remonté jusqu’en 2008 par rapport à 2018. Pourriez-vous nous donner une ventilation par année? Vous venez d’utiliser une moyenne de 2 p. 100. Qu’est-ce que ce serait par année, de 2008 à 2018?
M. Lanctôt : Je n’ai pas nécessairement les détails par année, mais je peux certainement les trouver et vous revenir à ce sujet. J’ai quelques graphiques qui montrent une diminution entre 2013-2014 et 2015-2016, puis une reprise par la suite, mais le pourcentage exact pour chaque année...
Le sénateur Tkachuk : Puis vous divisez par 10, et nous avons perdu 100 personnes.
M. Lanctôt : Ce n’était pas 100 personnes. C’était moins que cela, parce qu’une partie du groupe de la sécurité institutionnelle est restée.
Le sénateur Tkachuk : Combien en avons-nous perdu? Après cela, j’ai terminé. Ce n’est pas acceptable. Nous devrions avoir ces réponses. Ce sont des professionnels qui sont très bien payés, et nous avons un budget ici. Nous posons des questions et nous n’obtenons pas de réponses. Ce n’est pas acceptable de se faire dire : « On va vous revenir plus tard. »
La sénatrice Moncion : Je suis désolée, je ne suis pas d’accord avec vous. Vous remontez 10 ans en arrière. Bon sang, nous sommes en train d’examiner le budget de 2019-2020.
Le sénateur Tkachuk : Je ne suis pas remonté 10 ans en arrière. C’est lui qui l’a fait. Si vous remontez 10 ans en arrière, vous feriez mieux d’avoir les chiffres.
La sénatrice Moncion : Ensuite, vous êtes remonté cinq ans en arrière. Il a quand même pu fournir certains renseignements.
Le président : Honorables sénateurs, on demande beaucoup d’information, mais il faut noter que le budget de chaque année a été approuvé par ce comité. Ce n’est pas comme si le comité n’avait pas approuvé ces budgets. Chaque budget, chaque année, est approuvé par ce comité. D’une certaine façon, nous l’avons tous approuvé.
Le sénateur Tkachuk : Je sais que nous l’avons approuvé. Cependant, monsieur le président, je n’ai fait que poser des questions. Je l’ai déjà fait, et j’ai généralement obtenu des réponses. C’est tout ce que je dis.
Le président : D’accord.
[Français]
Le sénateur Carignan : Mes questions sont un peu dans la même veine. À titre de renseignement, le budget de 2009-2010 était de 90 millions de dollars, mais il a diminué en 2014-2015 à 85 millions de dollars et se situait en 2015-2016 à 88 millions de dollars. Si on fait une moyenne sur 10 ans, il s’agit d’une augmentation d’environ 2,6 p. 100. Cependant, il ne faut pas oublier que le budget avait diminué dans les années 2015-2016 et qu’il y a eu une portion en moins consacrée aux services de sécurité. Vous parlez de moins de 100 employés, mais de quelles sommes budgétaires parle-t-on concernant la réduction des services de sécurité?
M. Lanctôt : Lorsque j’ai parlé des augmentations, c’était pour situer les faits. Si on regarde la tendance du Sénat, on était à 2 ou 3 p. 100; je n’ai pas fait d’évaluation exhaustive de tous les détails de ces années, mais il est important de comprendre la tendance. Je voulais démontrer que cette augmentation n’était pas nécessairement anormale. Pour répondre à votre question spécifique en ce qui a trait aux services de sécurité, le Sénat est passé d’un budget d’environ 7 millions de dollars en 2013-2014 à environ 8 millions de dollars en 2014-2015. Nous avons ensuite conservé un budget d’une somme de 2 millions de dollars pour financer certaines activités de sécurité au Sénat.
Le sénateur Carignan : Il s’agit donc d’une somme de 6 millions de dollars qui aurait dû être retirée. Par exemple, pour une somme de 114 millions de dollars par rapport à environ 80 millions de dollars, il s’agit donc d’une augmentation de 34 millions de dollars en cinq ans.
M. Lanctôt : Oui, mais il faut tenir compte des activités qui se sont ajoutées. Même si nous faisons appel à des sous-traitants pour les services de télédiffusion, nous les payons tout de même. Cela fait partie de notre budget, même si ce ne sont pas nos employés; historiquement, il s’agissait d’une somme totale de 3 millions de dollars pour ces activités. C’est un peu moins que ça maintenant. Cependant, comme des activités se sont ajoutées, il est difficile de prendre un élément en particulier et de dire que le budget aurait dû être réduit. Oui, le budget a été réduit pour cette activité, mais autre chose s’est ajouté.
Le sénateur Carignan : Je comprends, mais on sent plus que cela. On sent un changement d’attitude, et c’est ce qui m’inquiète. On parle tout de même d’une augmentation de postes assez importante : 32 plus 37, cela fait 59 employés de plus sur deux ans. Ce n’est pas mineur.
M. Lanctôt : Oui, et à titre de dirigeant principal des finances, cela m’inquiète également. On va examiner ça.
Le sénateur Carignan : Je suis heureux de vous l’entendre dire, parce que cela m’inquiète également. Tout cela ne tient pas compte non plus du personnel des sénateurs; il s’agit seulement là du personnel de l’administration. Le personnel des sénateurs contribue également à augmenter le nombre d’employés et la masse salariale générale du Sénat.
M. Lanctôt : Oui, je partage vos craintes ainsi que celles de tous mes collègues qui sont ici présents. C’est pourquoi nous avons attentivement examiné ce qui a été proposé. Nous poursuivrons également à l’avenir des études plus poussées pour bien comprendre nos coûts et bien comprendre comment les ressources sont utilisées afin de voir s’il est possible de dégager des efficacités.
Le sénateur Carignan : Vous parlez d’efficacité et d’efficience; y a-t-il un comité multidisciplinaire qui étudie les gains d’efficience de façon régulière pour savoir comment on peut apporter des améliorations? Par exemple, dans un mois donné, ce groupe pourrait cibler dans chacune des directions trois ou quatre petites choses faciles à améliorer afin d’obtenir un gain d’efficience. Par la suite, on passe à d’autres points, au moins pour favoriser une amélioration continue des processus. Avez-vous ce genre de comité en place?
M. Lanctôt : On n’a pas de comité dans l’ensemble du Sénat, mais chaque direction a un groupe et examine ses processus et ses procédures. Au cours des dernières années, il y a eu des changements aux Directions des communications, des ressources humaines et des finances.
La sénatrice Saint-Germain : Dans un premier temps, j’aimerais souligner ma reconnaissance quant à la présence de M. Pierre Lanctôt. Son père est décédé il y a quelques jours. Au nom du comité, je vous offre mes condoléances. Vous devez préparer ses funérailles, et vous êtes venu ici ce matin. Je vous exprime notre plus grande reconnaissance.
J’apprécie beaucoup le rapport du comité qui a été préparé avec beaucoup de professionnalisme. Nous avons beaucoup de détails administratifs. Je ne voudrais pas laisser passer une affirmation qui a été faite en termes de gouvernance et qui, à mon avis, est inacceptable. Il y a quelques minutes, on a dit ceci : « Ce budget n’est pas pour les sénateurs. » D’abord et avant tout, le budget de l’Administration du Sénat est le budget qui permet au Sénat et aux sénateurs d’exercer leur travail parlementaire. Je voudrais vous féliciter pour la cohérence en ce qui concerne les décisions prises par les sénateurs, notamment par le Comité de la régie interne, et qui sont les principales décisions qui permettent de justifier la hausse des budgets.
Je ne donnerai pas tous les détails. Ils sont très clairement exprimés aux pages 5 et 6 qui portent sur les répercussions financières des décisions. J’aimerais souligner notamment les hausses de salaire approuvées sur la base du budget du Trésor public de la fonction publique fédérale. Comme pour tous les employés des services publics, nos employés méritent de recevoir ces hausses salariales. Les enjeux liés aux décisions que nous avons prises, notamment sur l’audit, la télédiffusion des travaux, les enjeux en matière de sécurité informatique et de renforcement des technologies, et toutes les décisions qui émanent, entre autres, du Sous-comité des communications du CIBA et qui ont des répercussions importantes sur la Direction des communications. Je tiens vraiment à ce que ce soit dans le compte rendu.
J’ai une seule question. Vous soulignez à la page 4 les répercussions financières et vous parlez de fonds expirés, soit 600 000 $ en ce qui concerne l’Assemblée parlementaire de l’OTAN, l’Association parlementaire du Commonwealth pour sa 56e conférence et ParlAmericas. Est-ce que ces fonds expirés sont versés au surplus des associations parlementaires et pourront contribuer au financement des deux conférences? Monsieur Lanctôt, pourriez-vous apporter une précision, parce que je ne saisis pas?
M. Lanctôt : Du financement avait été accordé spécifiquement pour des activités pondérées. Ces activités ont été financées et sont maintenant terminées. Les fonds ne seront pas renouvelés pour l’année prochaine. C’est ce que notre collègue disait précédemment lorsqu’elle a mentionné qu’il y avait en effet une réduction du budget.
La sénatrice Saint-Germain : Ce sera versé à nos surplus; c’est comme une réserve dont nous disposons.
En conclusion, je me réjouis de la transparence de nos travaux et du fait que, s’il y avait lieu de demander aux chefs des différents groupes parlementaires de venir expliquer la ventilation des dépenses, ce serait fait pour chacun des chefs. Je trouve que c’est un beau geste de transparence, et je tiens à le saluer. Merci.
[Traduction]
Le président : Sénatrice Moncion, avez-vous une question complémentaire?
La sénatrice Moncion : Non.
Le sénateur Dean : Tout d’abord, je vous remercie de votre excellent exposé et je remercie mes collègues de leur regard perspicace et de leur examen approfondi du budget des dépenses. Je suis sûr que c’est une pratique qui existe depuis de nombreuses années.
Nous avons posé des questions difficiles et beaucoup de questions à nos collègues de l’administration. Je n’ai aucun doute que nous recevrons des réponses complètes, comme toujours. On ne peut pas répondre à toutes les questions sur le moment, et nous le comprenons tous. Je pense qu’il est important que nous soyons aussi patients que possible dans le cadre de ce processus.
Je pense qu’il est important de souligner que des parties importantes de cette proposition ne sont pas discrétionnaires, comme les avantages sociaux, les changements apportés par le Conseil du Trésor, les coûts des pensions, l’inflation salariale, l’augmentation de l’effectif du Sénat, les coûts de fonctionnement de nos propres bureaux et le maintien de nos propres budgets. Je voulais simplement le rappeler.
J’aimerais revenir aux pages 12 et 13, c’est-à-dire les deux premières pages de ce document. Je sais que nous allons parler des ressources humaines plus tard au cours de cette réunion. Je vois qu’on y parle de planification stratégique, et c’est très important. Il s’agit en quelque sorte de renseignements de haut niveau qui sont fournis à juste titre au début de ce rapport. En ce qui concerne la référence aux priorités stratégiques, je demande aux représentants de l’administration qui se joignent à nous de considérer les ressources humaines comme l’une de ces priorités stratégiques lorsque nous y reviendrons.
Ensuite, je vois que l’on passe directement à l’idée d’un centre d’apprentissage, que j’appuie entièrement et qui, selon moi, devrait être une priorité. Je tiens à souligner qu’il s’agit du perfectionnement continu du personnel. Je suis sûr que cela comprend implicitement le recrutement et l’intégration du personnel du Sénat, ainsi que le souci de leur maintien en poste. Je ne fais que rappeler, comme je le ferai toujours, l’importance du développement des ressources humaines dans toute organisation, et en particulier dans celle-ci.
Merci. C’est ce que j’avais à dire.
[Français]
Le sénateur Forest : D’une part, d’entrée de jeu, je voudrais vous dire que je trouve que votre comité a fait un travail incroyable. Je pense que les collègues du sous-comité sont très sérieux et dédiés à la tâche. On disait plus tôt qu’en 1994 le budget du Sénat était de 85 millions.
La sénatrice Moncion : 2014.
Le sénateur Forest : Vous avez mentionné 1994 au début, si j’ai bien compris?
M. Lanctôt : 2014.
Le sénateur Forest : Pour ce qui est des dépenses incompressibles, en ce qui concerne l’augmentation jusqu’au niveau de l’inflation décrété par le Conseil du Trésor, sur l’ensemble du budget, quel est le pourcentage de ces dépenses incompressibles?
M. Lanctôt : Cette année, environ 1 p. 100 de l’augmentation des dépenses est lié aux augmentations salariales antérieures. On a récupéré quatre ou cinq années d’augmentations salariales qu’on a octroyées cette année, donc cela crée une croissance d’environ 5 à 6 p. 100 en ce qui a trait aux salaires. Cela représente 1 p. 100 du budget total.
L’inflation, dans tout ce que l’on consomme, représente environ 2 p. 100. La plus grande part de l’augmentation des coûts qui n’est pas liée à l’embauche de personnel additionnel est surtout liée à l’inflation.
Le sénateur Forest : Et aux salaires, donc environ 3 p. 100 sur les 4,7 p. 100.
M. Lanctôt : Environ 3 à 3,5 p. 100.
Le sénateur Forest : Quant aux travaux liés à la relocalisation du Sénat, en ce qui a trait aux services de retransmission, et cetera, cela représente un impact de 0,7 p. 100.
M. Lanctôt : Cette année, en ce qui a trait à la télédiffusion, il y a eu une augmentation d’environ 700 000 $. C’est tout de même appréciable sur l’ensemble du budget.
Le sénateur Forest : Il y a une augmentation de 440 700 $ pour les indemnités. J’aimerais avoir davantage d’information à ce sujet.
M. Lanctôt : Les 440 700 $ liés aux indemnités des sénateurs représentent les montants accordés. Il n’y a que l’inflation qui est incluse dans l’augmentation des indemnités.
Le sénateur Forest : Merci. Bravo pour votre travail!
M. Lanctôt : Merci.
[Traduction]
Le sénateur Munson : Rapidement, je tiens à vous remercier de ce rapport très détaillé et très complexe. Je vous félicite, vous et votre équipe, pour le travail que vous avez accompli. Cela devrait être consigné au compte rendu de cette tribune très publique, au Bureau de régie interne, où nous exerçons une surveillance sur ce que font les fonctionnaires administratifs, et je pense que, au bout du compte, nous devons avoir confiance dans le travail que vous faites. À cet égard, je pense que nous devons nous rappeler un peu notre histoire — ce rapport et cet examen détaillé par nos sous-comités où tous les partis étaient présents. Nous en avons discuté à ce moment-là.
Concernant le sujet dont nous sommes saisis aujourd’hui, oui, bien sûr, il y a toujours place à l’amélioration. Je pense qu’il est important, comme membre de ce bureau, compte tenu de la façon dont nous traitons certaines questions à l’échelle de la microgestion, que nous conservions notre confiance dans ce que vous faites et dans ce que font vos collègues. Merci.
Le sénateur Wetston : Devant ces chiffres et les catégories dans lesquelles les augmentations sont demandées, je ne vois rien qui donne à penser qu’il ne s’agit pas de secteurs ayant besoin de soutien ou susceptibles d’en avoir besoin. Je crois que, dans le cadre de la budgétisation, nous avons tous examiné cette question; prenez un chiffre et dites-moi ce qui ne va pas avec ce chiffre. Je pense que c’est le problème de la budgétisation. Vous vous concentrez sur le chiffre, mais vous ne vous intéressez pas à ce que nous allons réaliser grâce à cela.
Je n’ai absolument aucun problème, monsieur le président, à essayer de décortiquer les chiffres. Par exemple, au sujet des 27 nouveaux postes. « Eh bien, je pense que ce devrait être 40. Dites-moi pourquoi non. » Ou : « Je pense que ce devrait être zéro. Dites-moi pourquoi non. »
Mon problème — en fait, ce n’est pas un problème. Je ne vois rien dans tout cela qui donne à penser que l’approche adoptée ici est déraisonnable, compte tenu de la nature du Sénat d’aujourd’hui, s’agissant aussi bien des exigences supplémentaires pour le public que du genre de choses dont les sénateurs ont parlé.
Ma seule question est celle-ci, en fait, qui est un peu dans l’axe des observations du sénateur Dean. Serez-vous en mesure de fournir, à l’avenir, des mesures de rendement au comité pour appuyer des augmentations susceptibles d’être approuvées par lui, afin que nous puissions évaluer les mesures ou les critères de rendement associés à l’avenir aux augmentations? C’est comme la proposition d’optimisation des ressources, sans nous lancer dans l’audit. Avez-vous réfléchi à cela? Êtes-vous en mesure de vous concentrer là-dessus, si vos demandes budgétaires sont approuvées?
M. Lanctôt : C’est vraiment une bonne question. Nous avons un projet interne à élaborer au sein de l’administration — par exemple, dans le domaine des finances, nous faisons le suivi de nos propres mesures de rendement, mais certaines initiatives permettront de créer des mesures et critères de rendement officiels, que nous pourrons sûrement présenter au comité un de ces jours.
[Français]
Le sénateur Carignan : Ce n’est pas un hasard si les chiffres ont baissé en 2014-2015. On a pris le taureau par les cornes et on a fait un exercice de budget base zéro. Il s’agit d’un exercice extrêmement sérieux où on a analysé chacune des dépenses en soulevant des questions pour arriver à un budget d’environ 85 millions de dollars.
Avez-vous maintenu ce processus? Y a-t-il un comité de suivi ou avez-vous soulevé des questions de façon sérieuse, comme on l’avait fait en 2013-2014, sur chacune des dépenses et sur leur utilité pour l’Administration du Sénat?
M. Lanctôt : On suit un processus rigoureux pour nos budgets. On fait régulièrement le suivi de nos dépenses réelles pour chaque trimestre de l’année. Faudrait-il y apporter des améliorations? Toujours. Cette année, on se concentrera davantage sur certains groupes pour comprendre davantage le lien entre les coûts et les avantages pour le Sénat. On élabore des indicateurs de performance ou on les améliore. On sait qu’il faut continuer d’apporter des améliorations.
Il faut aussi regarder les activités supplémentaires. Parfois, on oublie qu’on ajoute régulièrement des tâches et qu’il faut peut-être être plus précis lorsqu’on présente des demandes. On doit porter attention au travail additionnel qui doit être fait pour répondre à de nouveaux besoins ou à de nouvelles attentes. Par exemple, le projet de loi C-58 occasionnera plus de travail s’il est adopté. Il faudra en tenir compte à l’avenir. Il y a tout de même beaucoup de demandes additionnelles qui arrivent de façon régulière, et on en tient compte.
La sénatrice Moncion : Il y a des définitions différentes de ce qu’est un budget base zéro, et il faut faire attention quand on recrée un budget à partir du premier dollar et qu’on fait une analyse exhaustive de chacune des directions pour obtenir des gains d’efficacité.
On en a discuté au sein du comité lorsqu’on a eu la rencontre, et on s’est entendu pour que ce soit fait direction par direction sur une période de plusieurs années. C’est un exercice beaucoup plus approfondi que de simplement repartir un budget à zéro.
J’aimerais remercier toutes les personnes qu’on a rencontrées dans le cadre de toutes les présentations que le comité a entendues. Chaque personne qui a participé a réellement présenté les besoins de chacune de leurs unités et le nombre de postes additionnels. Ce sont tous des points qui ont soulevé des questions. Je vous remercie chacun et chacune personnellement.
Je tiens également à remercier les sénateurs qui ont participé à l’exercice. Les gens ont vraiment fait un bon travail, notamment la sénatrice Marshall, le sénateur Tannas, le sénateur Dawson et la sénatrice McCoy. J’aimerais aussi remercier M. Lanctôt et Mme Charpentier pour tout le travail qu’ils ont fait, et toutes les personnes qui ont contribué à l’élaboration de ce budget. Je remercie aussi Mme Belzile, qui a été la greffière dans le cadre de l’exercice et qui a également fait un très bon travail de soutien, sans oublier nos conseillers qui nous suivent et nous aident avec les processus. Nous avons une très belle équipe. Je pense que l’exercice a été rigoureusement effectué. Un travail exhaustif a été fait, ce qui a donné d’excellents résultats.
[Traduction]
Le président : Avez-vous une autre question?
La sénatrice Batters : J’allais simplement proposer, puisque nous recevrons des renseignements assez importants, que nous reportions cette décision à la semaine prochaine, lorsque nous aurons toute l’information.
Le président : Quel est le point de vue du comité? Voulez-vous reporter le vote ou le faire tout de suite?
Le sénateur Forest : Non, non.
Le président : Que voulez-vous dire par « non »?
[Français]
Le sénateur Forest : On vote le rapport du comité aujourd’hui. Il nous manque les informations qui sont antérieures, car nous devons nous assurer qu’elles n’ont pas d’impact sur l’exercice financier. Je demande le vote quant à cette proposition.
[Traduction]
La sénatrice Batters : J’ai demandé certains détails absents de la ventilation de la somme de 5,6 millions de dollars. La semaine dernière, l’adjointe au dirigeant principal des finances a parlé de 32 employés, mais nous n’avons toujours pas de ventilation de ce chiffre. Cela s’ajoute aux 27. D’autres questions ont été posées par des collègues, qui donnent à penser qu’il faudrait avoir cette information pour prendre la décision qui convient. On parle d’un budget de 114 millions de dollars. Je ne pense pas qu’il soit difficile d’attendre une semaine.
Le président : Le seul problème, c’est que, si nous attendons une semaine, cela nous amène à jeudi prochain. Et jeudi prochain, nous n’aurons pas le temps de le déposer au Sénat. C’est l’autre problème. Cela doit être approuvé avant le début du prochain exercice. Sinon, cela veut dire que nous approuvons le budget de 2019 alors que le budget est déjà commencé.
Est-ce que nous sommes tous à l’aise à ce sujet? C’est logique. Je ne sais pas si nous avons déjà procédé ainsi.
La sénatrice Batters : Quand commence le nouvel exercice?
Le président : Je crois que c’est le 1er janvier, n’est-ce pas?
La sénatrice Batters : Je crois que c’est le 1er avril.
Le président : Il nous reste donc du temps. Quelle est la volonté du comité?
La sénatrice Batters : Nous ne pouvons pas être coincés avec un budget de 114 millions de dollars alors que nous n’avons pas reçu...
[Français]
La sénatrice Moncion : On a des délais à respecter et il faut que le document soit présenté au cours des prochains jours au Conseil du Trésor du Canada. On n’a pas le choix. Le montant de 5,5 millions de dollars est exactement le même que l’année dernière. Il n’y a pas de changement à cet égard. Aucune augmentation n’est demandée. Tout ce qui manque, c’est la répartition selon les différents documents. L’information sur les 32,5 postes provient du Sous-comité de la vérification, et ceux-ci sont déjà inclus dans ce budget.
Je crois, monsieur le président, qu’on doit et qu’on peut voter sur ce budget. Des informations seront fournies, c’est-à-dire des détails qui ont très peu d’impact ou aucun impact sur le budget qui est présenté.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je ne sais pas si cette question peut être posée, mais je vais la poser. Si ce n’est pas le cas, sénatrice Moncion, vous pouvez dire que vous ne pouvez pas y répondre. On a un comité qui recommande ce budget, et j’ai examiné les noms des membres de ce comité. Est-ce qu’il y a eu consensus ou une certaine forme d’unanimité au sein de votre comité pour présenter et recommander cela?
La sénatrice Moncion : C’était unanime. La sénatrice Marshall peut...
Le sénateur Plett : Dans ce cas, monsieur le président, je suis d’accord pour que nous votions maintenant.
La sénatrice Marshall : Je suis membre du sous-comité. J’ai parlé à la sénatrice Moncion et à tous les membres du sous-comité... J’étais préoccupée par l’augmentation du nombre de postes et j’ai soulevé la question à plusieurs reprises, mais, au bout du compte, j’ai appuyé la motion.
Le président : Je suis d’accord avec le sénateur Plett. Je pense que nous devrions voter.
Le sénateur Dawson : Je suis également membre du sous-comité, et je peux vous assurer que c’était unanime. Je tiens à féliciter la sénatrice Moncion du travail qu’elle a accompli. Cela prend beaucoup de temps, et le temps presse. Je crois que nous n’apprendrons rien d’ici la semaine prochaine qui risque de rendre ce budget meilleur ou pire. Je pense qu’on devrait adopter ce budget.
Le président : Il semble que ce soit donc la volonté du comité.
Honorables sénateurs, la sénatrice Moncion propose que le rapport soit adopté et présenté au Sénat. Êtes-vous d’accord pour adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Des voix : Avec dissidence.
Le président : Adopté avec dissidence.
Le point suivant concerne les membres du sous-comité.
Honorables sénateurs, conformément à la motion adoptée au Sénat le 28 novembre concernant un nouvel ordre pour les comités, cinq postes sont vacants dans les sous-comités suivants : le Sous-comité des communications, le Sous-comité de la vision et du plan à long terme, le Sous-comité des prévisions budgétaires du Sénat, le Sous-comité des ressources humaines et le Sous-comité sur la diversité. Un modèle de motion est joint à votre documentation. Quelqu’un peut-il proposer une motion pour combler les postes vacants?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je propose que l’honorable sénateur Dawson soit nommé membre du Sous-comité des communications.
[Traduction]
Que l’honorable sénateur Dean soit ajouté comme membre du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme.
[Français]
Que l’honorable sénateur Wetston soit nommé membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat.
[Traduction]
Que l’honorable sénateur Munson soit ajouté comme membre du Sous-comité des ressources humaines.
[Français]
Enfin, que l’honorable sénateur Munson soit nommé membre du Sous-comité sur la diversité.
[Traduction]
Le président : Êtes-vous d’accord, honorables sénateurs?
Des sénateurs : D’accord.
Le président : Adopté.
Le point suivant est une mise à jour globale des travaux du Sous-comité des ressources humaines. J’invite Vanessa Bastos, de la Direction générale des ressources humaines, à la table des témoins. Je crois comprendre que la sénatrice Saint-Germain prendra la parole en premier, puis que Vanessa fera un exposé.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je vous présente un rapport verbal des travaux qu’a menés le Sous-comité des ressources humaines depuis l’adoption de son premier rapport le 14 juin dernier.
Dans le rapport, le sous-comité a présenté quatre recommandations, dont une directive à la Direction des ressources humaines visant à offrir une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement en milieu de travail destinée à l’ensemble des sénateurs ainsi qu’à l’ensemble des employés du Sénat, y compris les gestionnaires.
Je vous rapporte que deux séances ont eu lieu les 20 et 27 novembre derniers pour les sénateurs. Le sous-comité avait aussi recommandé une formation pour les gestionnaires de l’Administration du Sénat qui a eu lieu le 26 octobre, ainsi que les 2 et 16 novembre derniers.
Notre équipe de la Direction des ressources humaines, représentée par Mme Bastos, va bientôt nous donner plus de détails sur le résultat et l’évaluation de ces séances et, entre temps, j’aimerais exprimer mes remerciements à Diane McCullagh, dirigeante principale des ressources humaines, et à Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion des ressources humaines, qui ont travaillé ardemment. Je peux personnellement en attester. J’aimerais aussi souligner les efforts des membres du sous-comité, soit le sénateur Tannas, la sénatrice Jaffer, qui a travaillé à distance, la sénatrice Moncion et le sénateur Tkachuk. Nous avons une équipe sérieuse et dédiée, et je suis reconnaissante de leur participation et du temps qu’ils ont consacré à ce dossier. Je remercie également le greffier et les analystes de la Bibliothèque du Parlement.
Monsieur le président, après la présentation de Mme Bastos et la période des questions, j’aimerais finir mon rapport en vous donnant quelques brèves informations additionnelles.
[Traduction]
Le président : Vanessa, soyez brève, s’il vous plaît, parce que nous manquons de temps.
Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Sénat du Canada : Comptez sur moi.
Honorables sénateurs, je suis heureuse d’être ici aujourd’hui pour vous donner un aperçu de la formation donnée récemment aux sénateurs et aux dirigeants de l’Administration du Sénat.
[Français]
La formation a été développée en partenariat avec la compagnie ADR Education, qui est une compagnie spécialisée dans le règlement de différends, la résolution de conflits et la médiation.
[Traduction]
Certains des principaux objectifs de la formation étaient, premièrement, de faire mieux connaître la politique sur le harcèlement aux sénateurs et aux dirigeants du Sénat, de consolider les compétences de nos dirigeants pour qu’ils soient en mesure de gérer efficacement les conflits et d’autres problèmes susceptibles d’entraîner du harcèlement, et de donner un aperçu des ressources disponibles pour faciliter la résolution de ces problèmes, s’il s’en pose.
[Français]
Les séances ont été conçues pour être très interactives, en donnant l’occasion aux participants de se pencher sur des scénarios divers et réalistes qui permettaient de comprendre comment mieux gérer l’équipe dans le cadre de conflits qui pourraient parfois dégénérer en harcèlement.
[Traduction]
Comme l’a dit la sénatrice, les 26 et 27 octobre, nous avons organisé sept séances — dont quatre pour les sénateurs —, auxquelles ont assisté 90 sénateurs. Onze sénateurs n’ont pas pu y assister pour un certain nombre de raisons tout à fait valables, mais ils participeront à une séance de rattrapage que nous organiserons en février prochain. Nous avons donc eu, au total, une participation de 89 p. 100 des sénateurs. Pour ce qui est de l’Administration du Sénat, nous avons eu la pleine participation de nos dirigeants, soit 41 employés.
Dans l’ensemble, les deux groupes ont trouvé la formation extrêmement utile : 37 p. 100 des 51 sénateurs ont répondu qu’ils étaient extrêmement satisfaits de la séance, de son contenu et de sa valeur, et 59 p. 100, qu’ils étaient entièrement satisfaits. Du côté de l’Administration du Sénat, nous avons eu un total de 31 répondants, dont 74 p. 100 ont déclaré être extrêmement satisfaits du contenu et 26 p. 100, entièrement satisfaits.
Plusieurs participants ont également fait remarquer qu’il est important que le Sénat continue d’organiser régulièrement des séances sur des sujets semblables pour vraiment permettre à l’organisation de continuer à déployer des efforts concertés pour consolider notre culture professionnelle.
[Français]
Nous sommes très satisfaits des résultats atteints jusqu’à maintenant et nous espérons atteindre un niveau de succès semblable avec les employés dont la formation commencera à partir de l’année prochaine, au mois de février.
[Traduction]
Je vous remercie, honorables sénateurs, de me donner l’occasion de m’adresser à vous. Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.
Le président : Avez-vous quelque chose à ajouter, sénatrice Saint-Germain, avant que nous passions aux questions?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Brièvement, j’avise les membres du CIBA que le deuxième rapport du Sous-comité sur la politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail est presque terminé. Il nous reste quelques harmonisations à confirmer auprès du Comité permanent sur l’éthique et les conflits d’intérêts des sénateurs. Je compte présenter ce rapport à la reprise des travaux du Sénat au début de 2019.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions à l’intention de la sénatrice Saint-Germain ou de Vanessa?
Le sénateur Tkachuk : Je sais qu’elle a remercié tous les autres sénateurs du comité, comme le ferait la sénatrice Saint-Germain, mais j’aimerais la féliciter. Le processus a été très difficile, le débat a été large, mais elle a pu l’orienter dans une direction très positive. Au bout du compte, nous avons élaboré une politique qui a notre faveur à tous. Je ne pense pas qu’il y ait eu de voix dissidentes — pas même moi, ce qui est vraiment étrange. C’était donc très bien.
Le président : Merci, monsieur le sénateur. Venant de vous, c’est très élogieux.
Y a-t-il d’autres questions? Merci, Vanessa.
Nous allons passer à l’article no 6 de l’ordre du jour, qui concerne un rapport du Sous-comité des budgets des comités. J’invite Blair Armitage, greffier principal de la Direction des comités, à la table des témoins. Je pense que le rapport vous a été envoyé à titre d’information. La sénatrice Verner fera un exposé, qui sera suivi de questions.
[Français]
La sénatrice Verner : Honorables sénateurs, j’ai honneur de déposer le vingt-deuxième rapport du Sous-comité des budgets des comités. Ce document présente un sommaire des activités de voyage des comités sénatoriaux pour 2015-2016 et 2016-2017. M. Armitage, greffier principal à la Direction des comités, sera aussi disponible après ma présentation afin de discuter du processus de préparation de ce rapport et de répondre à vos questions.
En 2007, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a décidé que les comités du Sénat prépareraient des rapports détaillés après chaque activité de voyage. Ces rapports post-activités comprennent une répartition des montants demandés pour chaque élément du budget d’un comité et les dépenses réelles correspondantes.
Ces documents sont d’abord examinés par les présidents et les vice-présidents des comités qui ont engagé des dépenses, puis par le greffier principal de la Direction des comités et, finalement, par les membres du sous-comité. Une fois ces trois étapes complétées, votre sous-comité dépose ensuite au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration un document sommaire, comme celui d’aujourd’hui, qui comprend les rapports post-activités de chaque comité. En mars 2014, le Comité de la régie interne a décidé de déposer les rapports de dépenses post-activités au Sénat afin de mieux informer les contribuables canadiens au sujet des budgets et des dépenses réelles des comités.
À titre de renseignement, le dernier rapport du sous-comité sur les dépenses post-activités des comités, qui concernait l’exercice financier de 2014-2015, a été présenté au Comité de la régie interne le 29 septembre 2016. Le rapport d’aujourd’hui contient un résumé de 21 rapports post-activités pour 2015-2016 et 2016-2017. Au cours de ces deux exercices, 21 activités de voyage ont été réalisées au coût de 934 251 $, sur un total de 23 qui avaient été approuvées par le Sénat pour un montant de 2 548 188 $. Cela a permis de dégager un excédent de 1 613 937 $, qui a été retourné au budget central. Environ 37 p. 100 des fonds approuvés ont réellement été dépensés.
Vous constaterez qu’il y a un écart important entre les montants approuvés et ce qui a été dépensé par les comités. Cependant, j’aimerais souligner que les budgets approuvés incluaient des fonds pour permettre à un total de 234 sénateurs de voyager, alors que le nombre réel de voyageurs a été de 126, ce qui équivaut à un taux de participation d’un peu plus de 60 p. 100. Cela a eu un effet important sur les dépenses réelles des comités, comme le mentionne le rapport. De plus, d’autres facteurs inhérents à la planification des voyages et au processus d’approbation des budgets, qui sont également soulignés dans le rapport, expliquent cet écart.
En terminant, j’aimerais vous informer que les rapports post-activités des comités pour 2017-2018 n’ont pas été inclus dans le sommaire d’aujourd’hui, puisque la Direction des comités procède actuellement à la révision finale de ces documents. Ils seront présentés au sous-comité au début de 2019.
Je vous remercie, et je suis disposée à répondre à vos questions.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il des questions à l’intention de la sénatrice Verner ou de Blair Armitage? Sinon, nous allons passer à l’article no 7, « Autres affaires ». Y a-t-il d’autres questions? Sinon, nous allons continuer brièvement à huis clos.
Honorables sénateurs, avant de passer à huis clos, permettez-moi de vous rappeler que, conformément à la décision adoptée par le comité en décembre dernier, chaque membre du comité n’est autorisé à avoir qu’un membre du personnel pendant la partie à huis clos de la séance. Je compte sur vous.
(La séance se poursuit à huis clos.)