LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 21 mars 2019
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 8 heures, en séance publique et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
Le sénateur Sabi Marwah (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
Le président : Bonjour. Bienvenue au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration. Je m’appelle Sabi Marwah et j’ai le privilège de présider le comité. Pour les gens qui regardent la diffusion web de notre réunion ou qui sont au téléphone, je demanderais aux sénateurs de se présenter.
Le sénateur Munson : Jim Munson, de l’Ontario
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
Le sénateur Dawson : Dennis Dawson, de la région de Québec, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
Le sénateur D. Black : Doug Black, de l’Alberta.
Le sénateur Wetston : Howard Wetston, de l’Ontario.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Elizabeth Marshall, de Terre-Neuve-et-Labrador.
Le président : Honorables sénateurs, vous trouverez dans la documentation une copie du procès-verbal de la réunion du 28 février 2019. Avez-vous des changements à apporter ou des questions à poser? Quelqu’un peut-il présenter une motion pour adopter le procès-verbal? Merci, sénateur Dean. Le sénateur Dean propose l’adoption du procès-verbal. Êtes-vous d’accord?
Des voix : D’accord.
Le président : La motion est adoptée. Le prochain point à l’ordre du jour vise le rapport du Sous-comité des budgets de comités.
Le sénateur Tannas : Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le vingt-quatrième rapport du Sous-comité des budgets de comités, qui présente une recommandation sur les dépenses des témoins pour l’exercice en cours et les allocations relatives à deux budgets législatifs pour le prochain exercice.
Je vais commencer par l’exercice en cours, qui prendra fin le 31 mars. Pour l’exercice 2018-2019, le Sénat a approuvé un budget de 2,382 millions de dollars pour les comités sénatoriaux. De ce budget général, un budget central de 500 000 $, géré par la Direction des comités, est mis de côté pour couvrir certaines dépenses, notamment les frais liés aux déplacements des témoins et aux vidéoconférences. Jusqu’à présent, les comités sénatoriaux ont entendu 2 158 témoins, ce qui représente le nombre le plus élevé depuis 2014-2015, alors que les comités avaient entendu 2 116 témoins. Cela s’explique en partie par la création de trois comités spéciaux au cours de la dernière année, ainsi que par l’augmentation du nombre d’heures pendant lesquelles les comités ont tenu des réunions au cours de la même période.
En date du 20 mars 2019, 456 277 $ du budget central de 500 000 $ avaient déjà été dépensés.
Si l’on se fie aux demandes de remboursement qui devraient être soumises par les témoins pour les mois de février et mars 2019 — au cours desquels les comités sénatoriaux ont entendu 424 témoins —, on estime que 75 000 $ supplémentaires seront nécessaires pour couvrir les dépenses jusqu’à la fin de l’exercice, mais il est difficile de faire une estimation précise. Nous avons toutefois un surplus d’un peu plus de 600 000 $ provenant de l’autre partie du budget qui prévoyait des dépenses de 1,8 million de dollars pour les déplacements des comités, qui pourrait être transféré au budget des dépenses des témoins pour couvrir la dépense supplémentaire de 75 000 $.
Votre sous-comité recommande alors que le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve le transfert temporaire d’un montant n’excédant pas 75 000 $ du surplus des budgets de déplacement des comités au budget central, dans le but de couvrir les dépenses associées aux témoins et autres jusqu’à la fin de l’exercice 2018-2019.
Je voulais vous présenter le contexte associé à chaque budget du prochain exercice, qui commencera le 1er avril. Le total des fonds disponibles pour l’exercice 2019-2020 sera similaire à celui de l’année dernière — il est identique en fait —, soit de 2,382 millions de dollars, desquels on soustrait 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets de déplacement de chacun des comités.
Au cours de l’exercice 2018-2019, le sous-comité a recommandé de débloquer 1 332 211 $ en vue de 16 déplacements de comités. Jusqu’à présent, 15 déplacements ont été effectués. Au 20 mars 2019, ces comités ont dépensé ou engagé 669 000 $ en vue de financer la majorité de ces déplacements.
Le sous-comité s’est réuni plus tôt cette semaine pour examiner deux autres demandes budgétaires, qui visent des budgets législatifs et un financement pour la tenue d’audiences publiques au Canada. Le montant total demandé est de 628 732 $. Nous avons rencontré le président et les vice-présidents du Comité des transports, qui a présenté une demande budgétaire visant une dépense proposée de 136 640 $ pour une activité : des audiences publiques en Colombie-Britannique. Ces audiences sont associées à l’étude du comité sur le projet de loi C-48, Loi concernant la réglementation des bâtiments transportant du pétrole brut ou des hydrocarbures persistants à destination ou en provenance des ports ou des installations maritimes situés le long de la côte nord de la Colombie-Britannique. Le budget législatif comprend le financement des déplacements de 12 sénateurs. Le comité a aussi demandé des fonds en vue des déplacements de trois membres du personnel des sénateurs.
Le sous-comité souhaite rappeler aux comités que tous les sénateurs peuvent maintenant utiliser leurs points de voyage pour les déplacements du personnel qui les accompagne en vue de les aider à s’acquitter de leurs fonctions parlementaires. Toutefois, la PGBS permet également aux comités de prévoir des dépenses associées au personnel du président et des vice-présidents dans leurs demandes budgétaires. Le sous-comité a fait valoir précédemment qu’il étudierait chacune de ces demandes, surtout en ce qui a trait aux déplacements du président et des vice-présidents, dans le cadre des dépenses. Nous étudions ces demandes au cas par cas.
Après avoir minutieusement étudié cette demande en particulier, le sous-comité est d’avis qu’il est dans l’intérêt du comité d’intégrer les dépenses relatives au personnel du président et des vice-présidents au budget.
Selon ces renseignements, le sous-comité recommande donc de débloquer 136 640 $ aux fins de cette activité, l’activité 1. Nous avons aussi rencontré la présidente et le vice-président du Comité de l’énergie qui ont présenté une demande budgétaire de 492 092 $ en vue de deux activités. La première activité consiste en des audiences publiques dans plusieurs centres de l’Ouest canadien et la deuxième activité vise des audiences publiques dans l’Est du Canada, dans plusieurs centres également. Les audiences dans l’Ouest canadien devraient coûter 280 888 $ et celles de l’Est du Canada, 250 000 $.
Les audiences sont associées à l’étude du comité sur le projet de loi C-69, Loi édictant la Loi sur l’évaluation d’impact et la Loi sur la Régie canadienne de l’énergie, modifiant la Loi sur la protection de la navigation et apportant des modifications corrélatives à d’autres lois. Le budget législatif prévoit des fonds pour le déplacement de 14 sénateurs. Le comité a aussi demandé des fonds en vue des déplacements de deux membres du personnel des sénateurs.
Après avoir également examiné minutieusement cette demande, le sous-comité est d’avis que les intérêts du comité seraient mieux servis en incluant le personnel des sénateurs dans le budget. Selon les renseignements fournis, le sous-comité recommande donc de libérer 280 888 $ en vue de l’activité 1 et 211 204 $ en vue de l’activité 2. Au total, le sous-comité recommande de déduire 628 732 $ aujourd’hui du budget de 1,882 million de dollars prévu pour les dépenses des comités.
Comme par les années passées, le sous-comité a remarqué que, en règle générale, les dépenses réelles des comités représentent environ 40 p. 100 de la demande budgétaire totale. Cela signifie que l’on peut s’attendre à ce que l’argent non dépensé soit retourné ou récupéré dans le budget principal avant la fin du présent exercice.
Cela nous a rassurés, chers collègues, lorsque nous avons examiné ces sommes importantes. Nous savons qu’habituellement nous prévoyons un budget considérablement plus élevé que ce qui est dépensé. Nous savions que, puisque les deux comités proposent de se déplacer très bientôt, que l’excédent serait retourné avant que nous ayons à prendre d’autres décisions ou à nous préoccuper de plafonds budgétaires pour d’autres déplacements de comités.
À moins qu’il n’y ait d’autres questions, je recommande l’adoption du rapport.
Le président : Nous allons passer aux questions.
La sénatrice Batters : Je vous remercie beaucoup. Merci, sénateur Tannas. Ma question concerne les déplacements du Comité des transports dans le cadre de l’étude du projet de loi C-48. Le projet de loi C-48 porte sur le moratoire relatif aux pétroliers. Je regarde cela, et je suis étonnée de voir qu’il n’est pas prévu que le comité se rende en Alberta et en Saskatchewan dans le cadre de l’étude, malgré les répercussions importantes de ce projet de loi sur l’industrie pétrolière en Alberta et dans ma province, la Saskatchewan. Le pétrole qui provient, en majeure partie, de l’Alberta et de la Saskatchewan est celui qui serait transporté par ces pétroliers.
Des gens de ma province m’ont personnellement exprimé leur vive opposition à ce projet de loi. Je me demande si, lorsque la question des déplacements a été étudiée au Comité des transports — je ne sais pas si vous le savez ou si vous pouvez vous informer pour nous — il y a eu approbation à l’unanimité? Est-ce que des sénateurs de l’Alberta et de la Saskatchewan ont soulevé des préoccupations? Si vous pouviez nous renseigner à cet égard, nous vous en serions reconnaissants.
Le sénateur Tannas : Le président est venu nous en parler lors d’une réunion du sous-comité. Il a fait clairement savoir qu’il n’y avait pas eu d’unanimité. Le comité se rendra uniquement en Colombie-Britannique. Il y a eu, en fait, une longue discussion et, au bout du compte, les membres ont voté — et je crois que le vote a eu lieu en séance publique — sur la tenue de séances en Alberta et en Saskatchewan. L’idée a été rejetée par le comité. Le comité est maître de ses propres travaux, alors nous n’avions d’autre choix que d’accepter sa décision.
La sénatrice Batters : Vous dites que c’est le président du Comité des transports qui vous a fait part de la décision?
Le sénateur Tannas : Le président, c’est exact.
La sénatrice Batters : Le sénateur Tkachuk. D’accord, je vous remercie.
Le sénateur Munson : Je tiens à dire que je siège au sous-comité qui a approuvé les deux voyages, qui sont très importants. Ils représentent le tiers du budget global pour l’année prochaine. Je me préoccupe pour d’autres comités. Pensez-vous qu’il reste assez d’argent pour d’autres comités? Il y a d’autres enjeux importants au pays, et nous avons déjà affecté le tiers du budget.
Le sénateur Tannas : Il y a certaines choses dont il faut tenir compte. Pour l’exercice qui se terminera bientôt, nous avions un excédent de 600 000 $ qui n’a pas été utilisé par les comités. Si nous reportons cette somme pour le même type d’activités, cela signifie que nous disposons d’environ 600 000 $ supplémentaires pour le prochain exercice.
Nous avons aussi discuté au sous-comité du fait qu’il y aura des élections, ce qui réduira la période pendant laquelle les sénateurs pourront se déplacer. Je crois que le budget est sans doute suffisant pour le prochain exercice financier puisqu’il y aura des élections et que la période de travail sera plus courte.
Ce sera toutefois la troisième fois qu’un comité demande des fonds pour se déplacer dans le cadre d’une étude. Si c’est une chose que les comités continueront de faire, alors, je crois que nous devrions nous pencher sur les budgets que nous avons fixés pour les comités au cours des dernières années pour voir si nous devons les augmenter. Si les comités sénatoriaux se déplacent fréquemment, il y aurait lieu d’aborder cette question.
Le sénateur Munson : En ce qui concerne les déplacements du Comité des transports et des communications, est-ce qu’on a laissé entendre que le comité se rendrait également à Kitimat lorsqu’il sera en Colombie-Britannique? Je vois qu’il se rendra à Prince Rupert et à Terrace, mais Kitimat me semble un endroit stratégique à visiter.
Le sénateur Tannas : Je suis d’accord. C’est un trajet d’une quarantaine de minutes sur une belle route, et cette ville est sur le point de devenir un centre important pour le transport du gaz naturel liquéfié. Le sous-comité a laissé entendre au Comité des transports que, s’il avait quelques heures de libres, il serait judicieux qu’il se rende là-bas.
Le sénateur Dean : Je vais dire une évidence, mais je trouve ces sommes élevées. Je les trouve excessivement élevées. Comme on l’a dit, il s’agit du tiers du budget total pour les comités.
Je vais poser des questions évidentes : premièrement, dans quelle mesure avons-nous envisagé d’autres options? On parle souvent de téléconférences ou de restreindre la portée des études. Je pense en particulier à l’étude du projet de loi C-69.
J’aimerais connaître l’objectif de ces études. En fait, j’aimerais savoir si l’objectif de ces déplacements est de permettre à des gens de se faire entendre ou bien d’apprendre des choses qu’on ignore.
C’est le genre de questions que la plupart des Canadiens poseraient, et j’estime qu’il fallait les poser.
Le sénateur Tannas : Ce sont deux bonnes questions. En ce qui concerne ces sommes, je peux vous dire que nous avons essayé différentes méthodes visant à faire en sorte de ne pas toujours établir un budget qui est 50 p. 100 plus élevé que ce qui sera dépensé. Nous n’y sommes pas parvenus. Nous utilisons un système qui permet de nous assurer que les fonds seront toujours suffisants. Il ne faudrait surtout pas que nous commettions une erreur et que nous prévoyions un budget insuffisant.
Nous avons donc calculé 600 000 $ pour les deux études combinées, et nous nous attendons à ce qu’il en reste au moins 250 000 $, simplement parce que nous aurons prévu un budget trop élevé. C’est ce que nous faisons. Ceux qui font partie du Comité de la régie interne et du sous-comité ont l’habitude, lorsqu’ils examinent ces chiffres, de retrancher 40 p. 100.
Deuxièmement, en ce qui concerne les déplacements, le Comité des transports nous a fait savoir qu’il est difficile dans le Nord d’avoir recours à des moyens technologiques et que des dizaines de témoins dans cette région veulent comparaître. L’utilisation de la vidéoconférence dans cette région est problématique. En effet, le président a mentionné que la toute première vidéoconférence n’a pas fonctionné.
Étant donné l’intérêt suscité dans une région géographique précise, le comité a jugé important de s’y rendre et de s’entretenir avec les collectivités autochtones réparties un peu partout dans la région, mais qui pouvaient se rendre dans une des deux villes, c’est-à-dire Prince George ou Terrace.
Le Comité de l’énergie nous a donné moins d’explications en ce qui concerne l’étude du projet de loi C-69, mais il nous en a tout de même fournies. Selon bien des gens, sénateur, et selon moi en tant qu’Albertain, cette mesure législative pourrait avoir l’effet d’une bombe et nuire à l’unité du pays. Très peu de projets de loi ont eu pour effet d’amener des centaines de travailleurs ordinaires à conduire leurs camions jusqu’à Ottawa de façon assez spontanée. Je crois qu’il est juste de dire que cela n’est que la pointe d’un très gros iceberg.
Nous étions donc d’avis, étant donné les risques, qu’il était important que les représentants des régions — car nous représentons des régions et il s’agit là d’un enjeu régional — se rendent sur place pour donner une voix aux gens des régions de l’Atlantique, du Québec et de l’Ouest.
Le sénateur Plett : J’ai quelques commentaires à formuler. Je n’ai pas vraiment de question pour le sénateur Tannas, mais j’ai quelques observations à faire. Je siège au Comité des transports et j’aimerais répondre à la question de la sénatrice Batters.
Croyez-moi, sénatrice Batters, certains membres du comité ont essayé très fort d’obtenir ces déplacements en Saskatchewan et en Alberta. Certains membres croient que les régions qui sont les plus touchées par un projet de loi méritent qu’on s’y rende. Nous ne devrions pas rester tout simplement à Ottawa et dire à tout le monde de venir ici. On ne peut pas se faire une idée juste de la situation dans une région à moins de s’y rendre.
Hier, des Autochtones ont comparu devant le Comité des transports. L’un d’eux a raconté qu’il y a eu un bris dans un pipeline qui passe dans sa collectivité et il a expliqué que tous les membres de la communauté ont participé, conjointement avec la société Husky Oil, au nettoyage. Ils ont fait du bon travail, et pourtant, ils s’opposent vivement au projet de loi C-48. Ils ont livré d’excellents témoignages sur la façon dont les gens travaillent ensemble lorsque survient une catastrophe. Lorsqu’on reste ici à Ottawa pour entendre les gens, même par téléconférence ou vidéoconférence, il est très difficile de saisir avec exactitude la situation.
Certains des membres sont d’avis que les régions les plus touchées sont en effet la Colombie-Britannique et certes l’Alberta et la Saskatchewan sur le plan notamment du développement économique. Chaque motion que nous avons présentée a été rejetée, y compris les motions que j’ai présentées sur la question des déplacements, et j’en suis déçu.
Les membres du comité — et je crois au processus démocratique — ont voté contre les motions, mais ils ont voté en faveur de ce voyage. Je crois donc qu’il nous appartient d’accepter le résultat du vote du comité, car les comités sont maîtres de leurs décisions dans une large mesure. J’appuie entièrement la proposition de budget. Pour revenir à l’établissement des budgets, je dirais qu’en effet, ils sont toujours trop élevés. Cela fait quelques années que je siège au Comité des transports, et je sais que lorsque le comité se déplace, ce ne sont pas l’ensemble des 12 sénateurs qui font partie du voyage. Je le sais, car je n’en ferai pas partie. Il y aura donc des économies. Je suis certain qu’il y en aura d’autres.
En ce qui concerne les déplacements du Comité de l’énergie, je sais que des sénateurs ne feront pas partie de tous les déplacements. Lorsque le comité se rend au Nouveau-Brunswick, certains sénateurs de cette région remplacent d’autres sénateurs afin qu’on économise une certaine somme. C’est fréquent. Il est presque sûr que certains de ces montants vont diminuer. Même si je suis assez frustré par ce qui s’est passé au Comité des transports, j’appuie la proposition de budget.
Le sénateur D. Black : Je remplace la sénatrice Verner et je suis ravi d’être ici, parce que je n’ai jamais participé à une réunion du Comité de la régie interne.
Premièrement, sénateur Tannas, je vous remercie pour vos réponses, précisément celles que vous avez données en réponse aux très bonnes questions du sénateur Dean.
Sénateur Dean, il ne fait aucun doute que les déplacements visent non seulement à donner une voix aux gens, mais aussi à obtenir d’importantes informations de la part de personnes qui ne peuvent pas venir ici, pour toutes sortes de raisons.
Je comprends les explications du sénateur Tannas. La sénatrice Batters a posé une question très importante. Elle a demandé pourquoi le Comité des transports fait son travail à moitié. C’est la question que je me pose également. Je vais demander publiquement aujourd’hui au Comité des transports de reconsidérer sa décision parce que j’estime qu’il fera son travail à moitié.
Il est très important que le comité se rende à Kitimat, à Prince Rupert et à Terrace. Je suis tout à fait d’accord et c’est ce que j’ai préconisé. Cependant, le comité doit aussi entendre les gens de Fort McMurray et, à mon humble avis, de certains endroits en Saskatchewan. On parle probablement deux jours. C’est ce que je vais demander parce que je crois que le comité n’a pas pris la bonne décision et que cette décision sera mal interprétée. Je tenais à en informer le comité pour qu’il ne soit pas surpris. C’est ce que je vais faire, car je suis d’avis que cette décision pourrait être nuisible à long terme.
Merci, monsieur le président.
[Français]
Le sénateur Forest : Je suis membre du Sous-comité des budgets de comités. Ce comité a reçu deux demandes fort importantes et qui représentent le tiers du budget global. Dans un tel cas, les membres du comité ont voulu savoir si tous les moyens mis à la disposition pour entendre les témoins avaient été analysés afin de réduire les coûts, qui sont assez exceptionnels. Si je ne m’abuse, c’est la première fois depuis 1998 qu’un comité se déplace dans le cadre de l’étude de projets de loi dont le Sénat est saisi.
Je crois que nous devons suivre de très près ces deux missions. D’une part, beaucoup de projets de loi sont à l’étude à l’heure actuelle. D’autre part, le Canada couvre un très vaste territoire. À mon avis, le principe d’équité étant un principe fondamental en matière de gestion, il va de soi que toutes nos décisions doivent être légales, mais aussi équitables.
Le comité a approuvé un déplacement sur le territoire canadien dans le cadre de l’étude de deux projets de loi. Je n’en juge aucunement la pertinence, mais il est clair qu’il faudra suivre attentivement l’impact de cette décision, car, lorsque nous serons interpellés plus tard dans le cadre de l’étude d’autres projets de loi, nous devrons nous appuyer sur des critères pour juger équitablement la situation, puisque cela peut avoir un impact majeur sur le budget.
En ce qui concerne cette décision, nous avons préalablement interrogé les deux comités quant à leurs objectifs et aux mesures qu’ils ont prises dans leur plan de communication. Je suis d’accord avec cette décision qu’a prise le comité. Toutefois, je crois que nous devons être conscients de son impact sur notre budget si nous décidons de nous déplacer pour étudier l’ensemble des projets de loi. Bien entendu, ce serait l’idéal, mais entre l’idéal et une situation équilibrée, nous avons la responsabilité, en tant que gestionnaires de fonds publics, d’en faire une bonne analyse.
[Traduction]
La sénatrice Marshall : Il y a quelques années, j’ai siégé au sous-comité à titre de membre permanent, et j’ai participé hier à la réunion où nous avons examiné les deux propositions. Nous établissons toujours le budget en fonction du fait que tous les membres du comité se déplaceront, mais je ne me souviens pas d’une seule fois où tous les membres se sont déplacés. C’est peut-être la moitié des sénateurs qui se déplacent. Le budget ne me pose pas de problème, même s’il est élevé.
J’aimerais revenir sur la question du sénateur Dean. Il voulait savoir pourquoi les comités souhaitent se déplacer. Le Comité des finances nationales se déplace rarement. En fait, si je me souviens bien, au cours des 10 dernières années, il s’est déplacé seulement à deux reprises. Il s’est rendu à différents endroits au pays pour tenir des audiences sur les modifications proposées par le ministre Morneau à l’impôt des petites entreprises. J’ai trouvé cela très instructif d’entendre des propriétaires d’entreprise, de les rencontrer et de visiter des petites entreprises un peu partout au pays. C’est bien d’entendre des experts dans nos salles de comité, mais lorsque nous nous déplaçons pour écouter les gens dans les collectivités, cela nous donne une perspective différente.
Pour le Comité des finances nationales, cela s’est avéré une expérience très utile il y a plusieurs années. Nous nous sommes également rendus à Miramichi, dans le cadre de notre étude du système Phénix. Nous y sommes restés seulement une journée, mais cela a été très utile.
Je sais que nous devons faire des choix, mais les déplacements sont très profitables. Je peux vous l’assurer.
Le président : Je vous remercie, mesdames et messieurs les sénateurs. Vous nous avez apporté de bons points de vue, mais je crois que nous devrions avancer.
Le sénateur Tannas propose l’adoption du rapport. La motion est-elle adoptée?
Des voix : D’accord.
Des voix : Avec dissidence.
Le président : C’est adopté, avec dissidence.
Le troisième point à l’ordre du jour, chers collègues, est le rapport du Sous-comité sur les ressources humaines. La sénatrice Saint-Germain nous donnera un aperçu des principaux changements apportés au rapport depuis la discussion que nous avons eue lors de la dernière réunion.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Vous vous souviendrez que, lors de notre dernière rencontre, nous nous sommes d’abord entendus pour que la nouvelle politique du Sénat contre le harcèlement définisse un droit et un processus d’appel pour tous les employés du Sénat. C’est le commentaire le plus important et sur lequel je reviendrai dans quelques secondes.
Deuxièmement, nous souhaitions que la concordance linguistique entre les versions française et anglaise des recommandations nos 22 et 23 soit révisée afin de préciser que CIBA doit siéger à huis clos lors d’un processus d’appel. Comme vous pouvez le constater, cette erreur technique a été corrigée.
Enfin, l’utilisation de l’expression « portée en appel ou examinée » devait être restreinte à « portée en appel » et, effectivement, cela a été corrigé.
Je tiens à souligner que les commentaires qui ont été exprimés lors de la dernière réunion, particulièrement en ce qui a trait à la nécessité d’octroyer un droit d’appel à tous les employés, ont permis de bonifier le rapport du sous-comité, et tous les membres du sous-comité consultés depuis la dernière rencontre y souscrivent. Les recommandations nos 22 et 23 ont donc été modifiées de la manière proposée. Vous les avez reçues dans votre cahier, cette semaine; je vous en épargne donc la lecture. J’aimerais simplement souligner que, en ce qui concerne le droit d’appel, lorsque nous sommes rendus là dans le processus, il est bien évident que les sénateurs dont les employés seraient concernés dans un contexte de harcèlement, tout comme les gestionnaires de l’administration, auront fait leur travail pour prévenir au maximum la situation, mais que la prévention du harcèlement n’aura pas été réussie, malgré leur bonne volonté, ce qui nous aura donc menés à un contexte d’appel où il y aura eu une enquête indépendante.
Les recommandations nos 22 et 23 prévoient désormais, pour respecter les opinions émises lors de la dernière rencontre, une définition plus précise des droits de toutes les parties prenantes; la possibilité pour le plaignant et l’intimé de soumettre leurs observations sur le rapport d’enquête à l’autorité compétente responsable de la décision d’imposer ou non des mesures de redressement et/ou des sanctions; un délai prolongé afin de permettre au sénateur ou à la sénatrice dont l’employé est l’intimé de soumettre à l’autorité compétente ses recommandations sur les mesures de redressement et les sanctions qu’il ou elle estime appropriées; un droit et un processus d’appel explicitement requis, de façon claire et distincte — ces mesures sont énoncées aux nouvelles recommandations nos 22.1 et 23.1 —, et cela, tant pour le plaignant que pour l’intimé insatisfait d’une décision, et pas uniquement si une sanction est imposée; une approche mesurée, progressive et équitable pour toutes les parties prenantes de l’autorité compétente responsable de la décision jusqu’au processus d’appel; une structure donc moderne, adaptée en fonction de l’intimé, qui respecte à la fois l’équité procédurale, l’impartialité du processus, la protection des renseignements personnels et le privilège parlementaire.
Pour faciliter la compréhension, nous avons préparé un tableau qui vous résume, en fonction des recommandations nos 22 et 23, quelle est la procédure selon qu’il s’agit d’un membre du personnel des sénateurs, des employés de l’administration, d’un dirigeant principal du secteur concerné et des membres du comité exécutif, ce qui vous permet d’apprécier le fait que nous avons adapté le processus de telle sorte qu’il soit équitable dans son application, peu importe où l’on se trouve dans l’organigramme du Sénat du Canada.
Compte tenu de ce qui précède, et puisque nous avons donné suite aux observations et recommandations de l’ensemble des membres lors de la dernière rencontre, je propose l’adoption du rapport.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Je vous remercie beaucoup. Je suis reconnaissante du travail qu’a fait le sous-comité en ce qui concerne les recommandations depuis notre dernière réunion.
Je vois qu’il y a encore une différence fondamentale entre la recommandation 22, qui porte sur les sanctions envers un membre du personnel des sénateurs, et la recommandation 23, qui concerne les sanctions envers un employé de l’administration. En ce qui concerne la recommandation révisée sur les sanctions envers un membre du personnel des sénateurs, le comité directeur du Comité de la régie interne, dont je fais partie, a encore la responsabilité de déterminer quelle sanction serait appropriée.
Je croyais que nous aurions une situation où le sénateur concerné aurait la possibilité, si c’est approprié, de formuler une recommandation. Ensuite, si elle fait l’objet d’un appel, alors, la responsabilité de déterminer la sanction serait confiée au comité directeur. Au lieu de cela, le sénateur contribuerait à la décision, mais il ne prendrait pas la décision initiale, qui ensuite pourrait faire l’objet d’un appel.
Pourtant, lorsqu’il s’agit d’un employé de l’administration, le dirigeant principal de secteur — et je crois que j’ai besoin d’un peu plus de précisions quant à la taille de certains de ces secteurs de l’Administration du Sénat — prend la décision initiale et il a le pouvoir d’imposer la sanction, et ensuite, c’est seulement s’il y a un appel que la décision est examinée par une autre entité, à savoir le comité exécutif.
De nombreux sénateurs ont mis à profit leurs grandes compétences durant leur carrière précédente — ils ont géré des banques, des compagnies d’assurance, des petites entreprises, des cabinets d’avocats, et cetera; ils ont géré de nombreux employés, mais on ne les juge pas capables de prendre une décision appropriée. Par contre, lorsqu’il est question d’un petit secteur de l’Administration du Sénat, la situation est pourtant différente. Quand je dis « sénateurs », j’inclus bien entendu le leader du gouvernement au Sénat, dont le bureau compte environ 15 employés, si je ne m’abuse, et le Président du Sénat, qui compte aussi de nombreux employés. Ces deux personnes sont également des sénateurs.
Je ne comprends pas la distinction entre ces deux catégories et je m’y oppose fondamentalement.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : C’est vraiment important. Les experts consultés nous ont vraiment incités à agir de cette façon. Je le redis, les employés des bureaux des sénateurs ont été très clairs sur cette question, et la distinction doit être faite par rapport à la taille des bureaux des sénateurs. Il serait très exceptionnel qu’un sénateur ait plus de trois employés. Je ne parle pas du Président ni du représentant du gouvernement au Sénat. L’enjeu, c’est que c’est très difficile, dans un tel contexte, lorsque nous sommes rendus au droit d’appel, donc dans un contexte où il y a eu une plainte, où la situation ne s’est pas réglée et/ou soit l’intimé ou le plaignant ne sont pas satisfaits. Le sénateur a la possibilité de faire sa recommandation au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration et même de faire tous ses commentaires, mais le fait qu’il soit impliqué en première instance dans le cadre de l’appel poserait problème. Les bureaux sont trop petits et l’impartialité, dans certains cas, est très difficile à obtenir.
Je crois que ce processus que nous proposons, qui correspond aux meilleures pratiques, est réellement équitable. La distinction avec l’administration est vraiment importante, parce qu’au sein de l’administration, il y a un directeur, mais il y a aussi ensuite un dirigeant principal et le comité exécutif. La transposition de cela aux employés des sénateurs donne le comité directeur de CIBA et, ensuite, CIBA dans son entier, et le Sénat demeure l’instance ultime d’appel si on devait se rendre jusque-là. Je crois donc que le processus est équitable et proportionné, et c’est un enjeu fondamental qu’il faut bien comprendre. Les sénateurs, dans le cas présent, ont leur mot à dire, mais l’importance d’avoir une instance plus importante, qui élimine toute perception de partialité, est fondamentale.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Je comprends, et j’étais d’accord essentiellement lorsque nous en avons discuté la dernière fois, pour qu’une entité différente pourrait être saisie de l’appel, comme le comité directeur, dans le cas d’un membre du personnel d’un sénateur. Je ne comprends pas toutefois pourquoi un sénateur, notamment le leader du gouvernement ou le Président du Sénat, qui comptent tous les deux beaucoup d’employés, n’est pas traité de la même façon qu’un dirigeant principal de secteur. Il ne peut pas prendre la décision initiale quant à la sanction; il peut seulement avoir voix au chapitre en ce qui concerne la décision du comité directeur. Pourquoi est-ce que le comité directeur est mieux à même de prendre la décision que le sénateur? Pourquoi ne pas lui laisser seulement l’examen de l’appel?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je ne redirai pas ce que je viens de dire. Il faut comprendre ce que je viens de dire au sujet des bureaux des sénateurs. On ne parle pas du représentant du gouvernement au Sénat et du Président, qui ont effectivement des équipes particulières. Le petit nombre d’employés au sein des bureaux des sénateurs fait en sorte qu’il faut prendre des mesures qui nous mettent à l’abri de toute situation, minimalement, de perception d’impartialité ou de gestion dans un contexte où il est très difficile de prendre des décisions qui seront impartiales sans avoir l’appui d’une autre instance, en l’occurrence le comité directeur de CIBA et, éventuellement, CIBA dans son ensemble.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Quel est le niveau de poste des dirigeants principaux de secteur et quel est le plus petit secteur au sein de l’Administration du Sénat?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Je n’ai pas les données précises, mais il s’agit des directeurs, ceux qui ont une responsabilité formelle en ce qui a trait à l’évaluation des employés. Ce sont les gestionnaires. Pour ce qui est de la plus petite unité, je me tourne vers la greffière.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : L’avis que nous avons reçu indique que les dirigeants principaux de secteur sont Pascale et Richard et, dans notre structure actuelle, le légiste, dont le poste est vacant. Ce sont eux les dirigeants principaux de secteur. La décision n’appartiendra jamais à un superviseur du quai de chargement, par exemple. La décision initiale appartient à ceux qui occupent les postes supérieurs au sein de l’administration, c’est-à-dire Richard, Pascale et le légiste, qui qu’il soit.
La sénatrice Batters : Ce n’est pas clair du tout d’après la formulation, car ce poste semble être d’un niveau beaucoup plus élevé que ce que j’aurais cru. Je pensais que c’était peut-être un niveau de superviseur.
Le sénateur Tannas : Nous allons clarifier cela dans la politique détaillée qui sera rédigée à partir du rapport, car je crois que c’est ce que le sous-comité a compris relativement au niveau de ce poste, car c’est ce qu’il faut.
Le sénateur Dean : Premièrement, merci de ces précisions. Je crois que la sénatrice Batters a posé une très bonne question, qui nous permet de savoir qui sont ces dirigeants principaux de secteur.
Sénatrice Batters, vous avez aussi fait valoir un très bon point, à mon avis, lorsque vous avez fait remarquer que certains sénateurs comprennent bien la gestion des ressources humaines et la culture des milieux de travail. Cet argument pourrait contribuer à faire en sorte qu’ils puissent jouer un plus grand rôle que ce qui est envisagé.
Bien sûr, ces propos impliquent qu’il y a un certain nombre de sénateurs qui n’ont pas les mêmes compétences, et ce sont eux qui nous préoccupent, dois-je dire honnêtement. Nous nous préoccupons de situations où un sénateur ne serait pas au fait d’un problème. C’est possible. Cela se produit dans tous les milieux de travail. On ne parle pas de problèmes, de processus ou de principes qui sont inhabituels dans les milieux de travail, même dans ceux où j’ai travaillé.
Premièrement, nous devons nous soucier des situations où, disons, un sénateur n’est pas au courant de ce qui se passe, pour des raisons qui peuvent être tout à fait compréhensibles.
En général, les politiques contre le harcèlement en milieu de travail comptent sur la participation de la haute direction dans la prise des décisions définitives. J’ai noté, en lisant le rapport hier soir, qu’on semblait s’être beaucoup efforcé de favoriser la participation des sénateurs. Au début de ma lecture, je pouvais m’attendre à des citations des sénateurs consultés. J’en aurais été extrêmement heureux. Le rapport va même plus loin. Il s’arrête à la recommandation d’un sénateur. Je pense que, en ce qui concerne les comparateurs externes, c’est assez généreux, bien franchement, pour le sénateur. J’ai tendance à l’appuyer, mais je pense qu’il ne faut pas dépasser la mesure.
Je félicite les rédacteurs d’avoir reformulé leur démarche. Je pense que ça accorde une voix, une influence aux sénateurs, étant compris que, sur une question aussi complexe, leur voix devrait être unique. Je suis reconnaissant à la sénatrice Batters d’avoir soulevé d’importantes questions et aux auteurs de nous avoir proposé un compromis réalisable, raisonnable et bien équilibré.
Le sénateur Housakos : Je serai bref, ce qui n’est pas mon habitude. Je comprends que le comité a essayé de répondre à toutes les questions et qu’il n’existe pas de solutions faciles. Encore une fois, dans le modèle qu’on nous présente, l’employé peut porter plainte, aller au bout de tout ce processus complexe qui fait appel à des professionnels de l’extérieur pour se retrouver en dernière instance d’appel devant le comité administratif des cadres, qui, bien sûr, est constitué de nos trois fonctionnaires qui occupent les niveaux suprêmes de l’administration.
Par un petit retour de quelques années en arrière, voyons l’affaire la plus récente et très médiatisée qui nous ait concernés alors que notre ancien directeur des ressources humaines, haut fonctionnaire de l’administration, nous a fait nous retrouver devant les tribunaux et la Commission des relations de travail de l’Ontario. En fin de compte, il estimait — et je n’étais pas d’accord, mais quand même — ne pas avoir le droit de s’adresser au Comité de la régie interne, aux sénateurs, pour plaider sa cause.
Je vous l’assure, il se présentera de nombreux cas d’employés dont les griefs, souvent, pourraient concerner directement une décision administrative ou opérationnelle et se terminer en conflit avec leurs cadres supérieurs. Ils rappliqueront et dénonceront publiquement aux sénateurs ce qui s’est produit en disant qu’ils n’avaient pas le droit de s’adresser aux responsables du Sénat, c’est-à-dire le Comité de la régie interne et, fondamentalement, au Sénat.
Revoyez donc l’affaire en question, l’affaire Darshan Singh, notre directeur des ressources humaines, qui, après son licenciement, a dégénéré en une dispute pénible de deux ans devant le public. Il a prétendu que ses supérieurs l’avaient empêché de s’adresser aux sénateurs et de leur communiquer des renseignements importants.
La sénatrice Marshall : La question que la sénatrice Batters a soulevée est celle que j’ai soulevée la semaine dernière. Visiblement, le sous-comité a pris nos observations en considération. Je pense donc que nous en avons suffisamment discuté. Ultérieurement, nous risquons de nous retrouver dans une situation dans laquelle le sénateur se met d’accord avec le comité directeur. Je suis convaincue que le sous-comité l’a examinée, que, d’après sa réaction, il a estimé que c’était le parti que nous devions prendre. Après deux ou trois affaires, nous pourrions vouloir réviser nos positions.
Cela m’a préoccupée. Je pense que ça déresponsabilise un peu le sénateur. Dans mon cas particulier, j’ai détenu des postes très élevés dans la fonction publique terre-neuvienne. Je pense que je suis entièrement en mesure de m’occuper de questions de harcèlement, mais je m’en remets à mon sous-comité.
[Français]
Le sénateur Forest : Ce rapport n’est pas notre politique. Il servira à élaborer la politique, qui est fort importante pour l’ensemble de nos employés dans le contexte actuel. Il est clair et net que, pour des préoccupations beaucoup plus pointues et très spécifiques, la politique nous permettra d’avoir cette discussion-là. À ce stade-ci, il faut comprendre qu’on n’est pas en train d’élaborer la politique, mais de se donner les éléments, les valeurs et les bases nécessaires. Cela me convient parfaitement, et j’espère qu’on procédera aujourd’hui au vote afin qu’on puisse enfin amorcer la rédaction de la politique contre le harcèlement.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Tout d’abord, je pense que la sénatrice Saint-Germain et moi, ainsi que d’autres membres du sous-comité, nous accorderions à vanter cet excellent travail et que c’était du temps bien investi. Je tiens à remercier tous ceux qui nous ont arrêtés. À mon avis, la pause nous a permis de faire d’importantes améliorations par rapport à la première mouture.
Le problème que le sénateur Housakos soulève provient en partie de l’éventuelle confusion entre le dirigeant principal de secteur et le comité exécutif. À la lecture des sanctions prévues pour les employés administratifs, ici, c’est comme si le premier ne pouvait pas faire partie du deuxième, alors que notre organigramme montre bien que les deux dirigeants principaux de secteur, dont le poste de l’un est vacant, en font bien partie.
Pour répondre à ce que disait le sénateur Housakos, Darshan devrait venir s’adresser au comité directeur, parce que ses accusations visaient son supérieur. Son supérieur n’était-il pas membre du comité exécutif?
Le sénateur Housakos : Non, voilà le problème. Le dossier se retrouverait confié à l’un des deux autres cadres, d’après le...
Le sénateur Tannas : Non. Cela dit que cela s’applique si c’est un membre du comité exécutif.
Le sénateur Housakos : Non, mais le directeur des ressources humaines n’en fait pas partie.
Le sénateur Tannas : Mais Darshan accusait un membre du comité exécutif.
Le sénateur Housakos : Son supérieur immédiat. Voilà pourquoi le greffier et le légiste en ont été saisis.
Le sénateur Tannas : Non. Le greffier et le légiste font partie du comité exécutif, et on dit que si l’accusé en fait partie, c’est le comité directeur qui en est saisi.
Notre politique doit préciser que les dirigeants principaux de secteur et le comité exécutif sont une seule et même chose, pour que ce soit réglé une fois pour toutes.
Le président : Je crois que vous avez raison.
Le sénateur Tannas : Nous le corrigerons dans la politique, qui nous reviendra pour ratification avant que nous la renvoyions au Sénat. Merci.
Le président : S’il n’y a pas d’autres questions, il est proposé par la sénatrice Saint-Germain que les modifications proposées soient adoptées, que le rapport adopté soit modifié, puis qu’il soit déposé au Sénat.
Le sénateur Tkachuk : Je tiens à faire une petite observation. Je pense qu’il importe, au moment du dépôt, de ne pas en demander l’approbation immédiate, de la remettre à plus tard et que les sénateurs disposent de suffisamment de temps pour le consulter et le lire avant.
Le président : Je répète : conformément à la motion de la sénatrice Saint-Germain, il est proposé d’adopter les modifications proposées, d’adopter le rapport modifié et de déposer le rapport au Sénat.
Chers collègues, êtes-vous d’accord?
Des voix : Oui.
Une voix : Avec dissidence.
Le président : Adopté, avec dissidence.
Le prochain point est la motion no 328 sur le processus de nomination du greffier du Sénat, adoptée dans la salle du Sénat le 6 décembre 2018.
Votre dossier comporte une note d’information et un projet de rapport. Le projet de rapport comprend une recommandation que notre comité déposera dans la salle du Sénat.
J’invite la légiste adjointe et conseillère parlementaire Catherine Beaudoin à s’approcher de la table des témoins et à répondre aux questions de nature juridique.
Y a-t-il des questions ou des observations? Sinon, ce ne sera pas nécessaire. Peut-on avoir un motionnaire pour la prochaine motion, soit que le projet de rapport soit adopté et présenté au Sénat?
Êtes-vous d’accord, honorables sénateurs?
Des voix : Oui.
Le président : Adopté.
La motionnaire était la sénatrice Batters.
Le prochain point est la politique et les lignes directrices sur l’emblème du Sénat. Depuis 24 heures, quelques idées m’ont été proposées sur ces lignes directrices. Pour que je puisse en prendre amplement connaissance, je recommande de différer l’examen. Quand l’examen en sera terminé, le document sera déposé au comité de direction, qui, encore une fois, lui fera suivre son cours normal. Chers collègues, ai-je votre accord?
La sénatrice Moncion : Pouvons-nous avoir une idée des questions?
Le président : Le Président du Sénat voudrait être consulté. Je pense que nous voudrions son accord. C’est, essentiellement, la principale question.
La sénatrice Moncion : Merci.
Le président : Le prochain point est un exposé sur la conversion du système de paie. J’invite donc Monique Daigle et Natalie Strittmatter, de la Direction des ressources humaines, à s’approcher de la table des témoins. Monique et Natalie sont respectivement la chef, Expérience des employés, et la responsable de la transformation.
Mesdames, soyez les bienvenues.
Monique Daigle, chef, Expérience des employés, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Je vous remercie de votre temps. L’objet de l’exposé est de faire le point sur la mise en œuvre de la nouvelle solution trouvée pour le système de paie et de recommander une date pour son lancement.
L’équipe chargée du projet y travaille depuis juin 2018, avec de nombreuses parties prenantes du Sénat et de l’extérieur pour mettre en œuvre la nouvelle solution. Nous nous présentons avec trois scénarios possibles de lancement, dont nous voulions faire connaître les conséquences et les inconvénients respectifs.
Le premier inconvénient découlerait d’une conversion au milieu de l’exercice budgétaire. À ce moment-là, le lancement exigerait de l’équipe la conversion de données supplémentaires cumulatives de l’exercice provenant de Phénix. L’opération expose le projet à un risque notablement plus élevé, étant donné l’exactitude problématique des données de Phénix.
Un autre problème est le dédoublement de nos efforts. La solution accessible entre-temps, en attendant la mise en œuvre d’une intégration automatisée avec le Système de gestion des ressources — l’Unit4 — est complexe et elle exige un travail manuel intense. Cette solution augmenterait le risque d’erreur à la saisie et pourrait créer plus de problèmes que le statu quo.
La capacité en ressources est un autre problème que je voudrais mentionner. La date prévue de lancement de l’Unit4 est le 1er avril 2019. Les mêmes ressources, c’est-à-dire les conseillers en rémunération du Sénat, sont indispensables à la mise en œuvre du système de paie et du nouveau Système de gestion des ressources. Leur travail simultané sur ces deux grands projets augmente sensiblement les risques pour la capacité en ressources.
[Français]
Le Sénat ne siège pas durant l’été, et il y aura des élections fédérales cet automne. Le lancement du nouveau système à l’automne peut représenter des défis de communication. Cependant, même si CIBA a un pouvoir intersessionnel lorsque le Sénat ne siège pas et que le sous-comité a des pouvoirs décisionnels lorsque CIBA ne se réunit pas, ce scénario de lancement du système de paie n’est pas idéal, puisque la majorité des sénateurs ne se trouvent pas physiquement sur place.
Le dernier problème que je partage avec vous aujourd’hui concerne la multiplication des feuillets d’impôt. Si le lancement se produit en cours d’exercice, les employés et les sénateurs recevront deux formulaires T4 à la fin de l’année. Cette situation pourrait être une source de confusion. Nous estimons toutefois qu’il est possible d’atténuer ce risque à l’aide d’un plan de communication ciblé.
[Traduction]
Compte tenu de toutes les difficultés — ressources, préparation —, on a déterminé que la date optimale du lancement différé est le 1er janvier 2020. Nous demandons votre appui et votre autorisation pour un lancement en janvier 2020.
Je vous remercie de votre temps. Natalie et moi sommes à votre disposition pour répondre à vos questions.
Le président : Y a-t-il des questions pour Monique?
La sénatrice Marshall : Je sais que vous recommandez janvier, mais seriez-vous prête pour le 1er juin, si nous en décidions ainsi?
Natalie Strittmatter, responsable de la transformation, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Le risque serait alors plus grand. Jusqu’ici, dans le projet, nous avons beaucoup travaillé avec ADP à la configuration du moteur de calcul de la paie. C’est vraiment dans l’intégration, l’alimentation en données, que, en nous donnant ce temps de plus, nous pourrons réduire le risque et augmenter l’exactitude des calculs.
La sénatrice Marshall : Si nous décidions que juin...
Mme Strittmatter : Nous n’aurions pas d’intégration.
Mme Daigle : Avec le système Unit4, nous pouvons charger les données, ce qui conduit naturellement à la solution pour la paie. Le choix de juin nous imposerait donc la double entrée, de faire des entrées dans deux systèmes.
La sénatrice Marshall : Mais si nous voulions le faire, le pourriez-vous? Seriez-vous prêtes à le faire? Si nous disions ici, aujourd’hui, que nous ne voulons pas attendre jusqu’au 1er janvier, seriez-vous prêtes?
Mme Strittmatter : Franchement, sénatrice, compte tenu seulement du moment de notre présentation, ce serait très serré. Nous devrions négocier avec notre fournisseur de services et retourner voir nos parties prenantes. La probabilité d’un lancement réussi en juin, actuellement...
La sénatrice Marshall : Pose des risques?
Mme Strittmatter : Plus que ça; de très gros risques.
La sénatrice Marshall : Vous avez formulé une observation, dans votre exposé, sur la capacité en ressources. En avons-nous assez, actuellement, pour exploiter ce nouveau système?
Mme Daigle : Oui. La capacité en ressources provient de la mise en œuvre de l’Unit4, le nouveau système, qui se poursuit. Les ressources reçoivent actuellement de la formation à l’emploi de ce nouveau système. En conséquence, elles ne peuvent pas travailler en même temps à la solution de mise en œuvre du système de paie. D’ici l’automne, l’Unit4 sera en état de fonctionner sans problèmes. En conséquence, elles pourront consacrer leur temps à la solution du nouveau système de paie.
[Français]
La sénatrice Moncion : Pourriez-vous nous parler du projet pilote que vous avez entrepris? J’imagine que vous faites fonctionner les deux systèmes en parallèle afin de vous assurer que l’information qui passe d’un système à l’autre est exacte?
Mme Strittmatter : Vous parlez de notre approche concernant les tests?
La sénatrice Moncion : Oui.
Mme Strittmatter : Nous travaillons avec ADP et nos autres fournisseurs pour définir tout cela. Notre approche consiste à faire des tests de configuration et à faire ensuite des tests en parallèle. Jusqu’à présent, nous avons effectué trois tests parallèles du système de la configuration et nous avons obtenu un taux de passage de 98 p. 100. Quelques erreurs se sont produites du côté de la formation, mais nous avons pu régler certaines choses au niveau de la configuration.
Cependant, avec l’intégration du nouveau système Unit-4, nous devons refaire les cycles de tests et repasser à travers ce qu’on appelle —
[Traduction]
— des tests d’intégration impliquant les utilisateurs et des tests en parallèle. Pour le lancement en janvier, nos tests auraient lieu de la fin août à novembre, nous convertirions nos données et, enfin, le lancement se ferait en janvier.
La sénatrice Moncion : Aurions-nous droit à un rapport de vous avant le lancement, avec toutes les mises en garde?
Mme Strittmatter : Oui.
La sénatrice Batters : Merci beaucoup. Pour le remplacement du système de paie Phénix pour l’ensemble du Sénat, je pense que nous voulons absolument éviter tout niveau de risque. Nous privilégions la prudence. Voilà pourquoi, je pense que janvier 2020 correspond à la plus grande faisabilité. C’est dans seulement 10 mois. Merci beaucoup.
Le président : Puis-je avoir un motionnaire pour cette motion :
Que le comité avalise la recommandation pour la mise en œuvre de la solution de paie d’ADP pour la première période de paie de janvier 2020.
Honorables sénateurs, êtes-vous d’accord?
Des voix : Oui.
Le président : Le prochain point est une motion pour la création d’un groupe de travail consultatif sur l’examen du régime de retraite des sénateurs.
[Français]
La sénatrice Moncion : On parle de créer le groupe de travail consultatif sur l’examen du régime de retraite des sénateurs, dont les membres seront issus du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à raison de deux membres du Groupe des sénateurs indépendants, deux membres du groupe conservateur et un membre du groupe des libéraux au Sénat — ce sont des membres de la régie interne —;que le quorum du groupe de travail consultatif soit fixé à trois membres; que le mandat du groupe de travail consultatif consiste à examiner le régime de pensions actuel des sénateurs et à formuler des recommandations pour l’améliorer; que le groupe de travail consultatif présente un rapport au plus tard le 30 juin 2019.
Jusqu’à présent, les sénateurs qui ont manifesté un intérêt pour faire partie du groupe de travail sont les suivants : le sénateur Tannas, la sénatrice Marshall, le sénateur Mitchell, moi, et il reste une personne à confirmer du côté du Groupe des sénateurs indépendants.
[Traduction]
Le président : Je pense que vous avez fait allusion à deux sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants, deux du caucus conservateur et un des libéraux. Si le sénateur Mitchell en fait partie, je pense que nous devrions préciser qu’il y aura aussi un représentant du gouvernement, puisqu’il n’entre dans aucune de ces catégories.
La sénatrice Moncion : Il ne représente pas le gouvernement?
Le président : Oui, mais vous avez seulement deux indépendants, deux conservateurs et un libéral. Le sénateur Mitchell ne fait partie d’aucun de ces groupes.
Nous devrions ajouter : « et un membre du gouvernement représenté au Sénat ».
La sénatrice Moncion : Ce sera donc un comité de six. C’est ce que vous dites.
La sénatrice Batters : Oui, mais il serait membre sans droit de vote, tout comme il l’est dans notre comité.
La sénatrice Moncion : J’ai de la difficulté à comprendre. Sommes-nous six ou cinq?
Le président : Je pense que vous serez six, mais l’un d’entre vous n’aura pas le droit de vote.
La sénatrice Batters : Un membre sans droit de vote.
La sénatrice Moncion : Cela reste embrouillé. Sans droit de vote, je comprends, mais fait-il partie des cinq ou est-il le sixième? Vous auriez donc deux libéraux.
Le sénateur Tkachuk : Il ne vote pas. Il assiste aux séances, mais sans voter.
Le président : Je lis la motion. La sénatrice Moncion propose que le groupe de travail consultatif sur l’examen du régime de retraite des sénateurs soit créé et que ses membres proviennent du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, à raison de deux membres du Groupe des sénateurs indépendants, deux membres du caucus conservateur et un membre du caucus des libéraux au Sénat et un représentant du gouvernement qui en fera partie d’office; que le quorum du groupe de travail consultatif soit fixé à trois membres; que le mandat du groupe de travail consultatif consiste à examiner le régime de retraite actuel des sénateurs et à formuler des recommandations pour l’améliorer; que le groupe de travail consultatif présente un rapport au plus tard le 30 juin 2019.
Honorables sénateurs, êtes-vous d’accord?
Le sénateur Plett : Je préférerais, au lieu de simplement membre d’office, qu’il soit qualifié de membre d’office sans droit de vote.
Le président : Honorables sénateurs, êtes-vous d’accord?
Des voix : Oui.
Le président : La motion modifiée est adoptée.
Nous sommes au point no 8 de l’ordre du jour, le rapport du Sous-comité de la vérification sur les résultats de l’audit spécial de KPMG réalisé sur le processus et les délais des demandes de remboursement des dépenses des sénateurs. Ce rapport est destiné seulement à votre information. J’invite Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances à la Direction des finances et de l’approvisionnement, à s’approcher.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son quatorzième rapport. Votre sous-comité a examiné le rapport intitulé Demande de remboursement des dépenses des sénateurs et examen de la politique et du rendement et dépose maintenant le rapport à titre d’information.
Il s’agit de l’examen du respect de la politique et du rendement par rapport aux niveaux de services des demandes de remboursement des dépenses des sénateurs. Le projet comprenait l’examen des politiques et des normes relatives aux niveaux de services en vigueur ainsi que la vérification de la conformité des administrations à la politique et aux cibles en matière de niveaux de services.
L’examen a été mené par le cabinet de services professionnels de KPMG.
[Traduction]
KPMG a formulé quatre recommandations. La première concerne la formation du personnel de bureau des sénateurs dans un effort menant à la réduction du nombre de demandes incomplètes qui sont soumises.
La deuxième vise à rendre obligatoire par le personnel du bureau des sénateurs l’usage du logiciel de réclamations électroniques afin de réduire les délais de remboursement.
Les troisième et quatrième recommandations visent les employés chargés des remboursements afin qu’ils documentent davantage les raisons qui expliquent les demandes incomplètes, ce qui permettra à de multiples utilisateurs d’effectuer plus facilement les suivis.
Les membres du Sous-comité de la vérification ont évalué les réponses fournies par l’administration et sont satisfaits des mesures correctives proposées. J’ai respectueusement soumis ces recommandations.
Je tiens maintenant à mentionner que je n’ai pas demandé à KPMG de comparaître aujourd’hui, puisque rien ne tournait pas rond au rythme où vont les choses, et les observations cernées ou les recommandations portaient davantage sur la façon dont nous utilisons le système, pour ce qui est du personnel et de la saisie de l’information dans le système. De plus, vous avez le rapport, qui a été très bien fait.
Le président : Y a-t-il des questions pour la sénatrice Moncion?
La sénatrice Marshall : Sénatrice, vous ne serez pas surprise d’entendre ce que je vais dire. Faisons-nous un audit interne des demandes des sénateurs? À ma connaissance, les derniers travaux d’audit étaient ceux réalisés par le vérificateur général jusqu’au 31 mars 2013. Sommes-nous actuellement en train de réaliser un audit interne?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Nous n’avons pas réalisé récemment d’audit interne des demandes. Je dois toutefois admettre qu’à la direction des finances, nous faisons deux évaluations avant de traiter une demande. Nous n’avons pas d’audit interne à proprement parler, mais les demandes de remboursement sont revues à deux reprises par le personnel de l’administration.
La sénatrice Marshall : J’aborde sans cesse la question. Cinq années se sont écoulées depuis la dernière évaluation des demandes. J’ai déjà demandé une évaluation des miennes, et à l’époque, on m’a dit que je pourrais probablement engager un auditeur en me servant du budget de mon bureau, ce qui est inapproprié selon moi.
Nous devrions vraiment parler de la réalisation d’un audit interne de nos demandes. Tout le monde les présente, et nous pensons tout faire dans les règles, mais nous devons en être un peu plus certains. Tout ce qu’il faudrait, c’est un seul incident pour que nous ayons à justifier nos dépenses encore une fois.
J’aimerais vraiment que ce comité étudie la question. Je l’ai déjà soulevée. J’en ai discuté à quelques reprises avec la sénatrice Moncion. Je sais que certains sénateurs ne veulent pas que leurs demandes soient vérifiées. C’est une responsabilité; c’est de la transparence. Je sais que nous publions nos dépenses en ligne, mais ce n’est pas un audit interne, et j’aimerais vraiment un travail détaillé. Demandez le soutien de mes collègues après six ans. Nous avons six années de demandes. Je vous prie donc de faire bouger les choses.
Le sénateur Housakos : Chers collègues, nous avons toujours fait des audits périodiques chaque fois qu’on procédait à l’audit annuel de l’administration. D’après ce que j’ai compris — et le sénateur Tkachuk peut le confirmer —, on vérifiait chaque année au hasard les dépenses de différents sénateurs. Cela se fait encore, et c’est très important.
Pour ce qui est de demander au vérificateur général ou à quelqu’un d’autre de faire un audit juricomptable approfondi, je rappelle à mes collègues présents, à ceux qui n’étaient pas ici pendant le processus, que le vérificateur général a dépensé 27,5 millions de dollars pour en récupérer 163 000. Seul le Parlement peut s’en tirer ainsi à bon compte, car, dans toutes les industries du secteur privé, si des auditeurs dépensaient 27,5 millions de dollars pour en récupérer 163 000 — calculez le pourcentage —, des personnes seraient traduites en justice et des discussions auraient lieu.
Nous devons donc être conscients que même si nous sommes ici pour être transparents, nous devons également être responsables et efficients. Quand nous avons décidé en tant que Comité de la régie interne de publier chaque poste des dépenses au nom des sénateurs — on peut voir sur les sites des sénateurs tout ce qui a été commandé pour un mois donné, et tous les journalistes du pays peuvent vérifier ces données... Ils sont aussi minutieux qu’un auditeur et ils coûtent beaucoup moins cher, car ils cherchent une nouvelle qui a du mordant. Je ne pense pas que c’est un hasard si, au cours des quatre dernières années, il n’y a pas eu d’article sur un écart de conduite de la part des sénateurs. S’il y a une chose dont nous avons tous peur, c’est le public et les gens pour qui nous travaillons.
Je pense que nous ne devons pas l’oublier.
[Français]
La sénatrice Moncion : Le vérificateur fait une vérification par échantillonnage. Il ne le fait pas de façon exhaustive, mais, s’il voit des anomalies, il creuse plus en profondeur.
Du côté de la vérification interne, la sénatrice Marshall a recommandé — en attendant un processus formel et que des personnes soient embauchées — de faire appel à une firme de vérificateurs externes, pas un auditeur ou le vérificateur général du Canada, mais une firme externe qui se spécialise dans l’audit interne. Cela pourrait coûter moins cher au Sénat et on aurait un processus transparent, ouvert et vérifié.
[Traduction]
La sénatrice Batters : Sénatrice Moncion, je suis heureuse que vous ayez apporté l’échantillon du travail de vérification des dépenses des sénateurs réalisé par les auditeurs externes, car avant que vous ne le mentionniez dans votre exposé, je ne savais pas si cela se faisait encore. Je pensais que c’était le cas, mais je suis heureuse que vous l’ayez confirmé. C’est une partie importante de l’effort de reddition de comptes. Le sénateur Housakos l’a bien décrit, mais je voulais tout de même souligner l’incidence majeure de la transparence et de la reddition de comptes que nous avons depuis — je sais que, au caucus conservateur, nous publions nos dépenses en ligne depuis cinq ans, je crois... Cela apporte un important rayon de soleil à cet égard.
La sénatrice Moncion : Aucun audit interne des dépenses n’est effectué, et c’est vraisemblablement le problème que nous avons actuellement.
La sénatrice Batters : Je sais, mais je suis heureuse que vous ayez parlé de l’échantillon de l’auditeur externe, car il n’en avait pas été question plus tôt dans votre exposé.
Le sénateur Tannas : À propos de ce que la sénatrice Moncion dit, si je comprends bien, car je me suis penché il y a un certain temps sur la recommandation concernant un comité de surveillance, sur l’embauche d’un auditeur interne par le comité. On a laissé le soin au comité, si je me souviens de la recommandation, de décider s’il y aurait un employé à temps plein ou contractuel. Au bout du compte, nous avons besoin d’un processus d’audit interne et d’une personne qui se lève chaque matin pour mettre en œuvre un plan approuvé par quelqu’un qui surveille l’auditeur interne pour réaliser des programmes qui portent non seulement sur les dépenses des sénateurs, mais aussi sur toute une gamme d’aspects de l’organisation. Il semble qu’il faille beaucoup de temps pour que cela se concrétise, mais j’espère que nous allons y parvenir.
Tout cela vise à améliorer l’organisation et à éviter de répéter les problèmes que nous avons eus concernant les dépenses des sénateurs. C’est intéressant; nous avons parlé ici d’un certain nombre de choses : le rapport des ressources humaines, les budgets pour nos déplacements. Le Sénat travaille fort pour construire les bases qui nous permettent d’effectuer un excellent travail et d’avoir cette réputation. C’est un élément clé de ces démarches. Une mauvaise dépense nuirait à notre réputation pendant 10 ans. Nous devons poursuivre dans cette voie.
[Français]
La sénatrice Moncion : Embaucher un employé pour faire l’audit interne n’est pas une mauvaise idée en soi. Ma crainte est liée au fait que cette personne, qui fait partie du personnel, pourrait être influencée. Lorsqu’on demande un audit interne par des gens de l’extérieur, il y a une réputation d’entreprise qui est associée au travail à faire et cela demeure un processus complètement et entièrement indépendant.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Je ne veux pas que d’autres personnes aient à subir ce que j’ai subi. À l’époque, lorsque cette situation est survenue, au début, des vérifications s’imposaient. Nous avons donc engagé un vérificateur externe. Il n’est pas nécessaire d’attendre. Nous pouvons agir en amont. C’est ce que nous avons toujours pensé après 2013, avec tous les cas problèmes que nous avons eus. Nous avons toujours pensé que des vérifications internes seraient faites périodiquement. Je suis surpris qu’aucune n’ait été faite.
Sénatrice Moncion, je pense qu’il serait bon d’établir une politique à ce sujet...Adopter une politique selon laquelle nous procédons à des vérifications à intervalles réguliers, tous les trois ou cinq ans par exemple. Il y aurait un processus, les choses se feraient systématiquement, tout le monde serait au courant et la vérification se ferait. Je pense qu’il est difficile de croire que cela fait déjà cinq ans, mais c’est bien le cas. Nous devrions penser à fonctionner de cette façon et établir un plan à cette fin.
Le sénateur Wetston : J’ai un peu de mal avec la terminologie que nous utilisons et ce que je comprends être la différence entre la vérification interne et la nécessité d’avoir un vérificateur interne et la vérification et les vérificateurs externes que nous avons à l’heure actuelle. D’après mon expérience, un vérificateur interne ne se penche pas sur des choses comme les dépenses. Il s’intéresse plutôt à l’optimisation des ressources. Son travail consiste à examiner les programmes internes pour déterminer s’ils sont mis en œuvre selon les objectifs des politiques.
C’est une bonne chose et je pense que cette démarche peut être utile pour certaines entités, mais s’il s’agit de vérifier des comptes de dépenses, c’est autre chose. Normalement, ce n’est pas l’objet du travail d’un vérificateur interne, mais plutôt ce que ferait un vérificateur à qui on en confie la responsabilité selon certains paramètres. Ce serait normalement un vérificateur externe qui ferait ce genre de travail. Ce serait utile pour les raisons mentionnées.
Bref, la vérification interne et la vérification des comptes de dépenses sont à mon sens deux responsabilités différentes.
Le sénateur Tkachuk : C’est la question qui était débattue à l’époque : faut-il confier à quelqu’un de l’interne la responsabilité d’effectuer des vérifications internes de temps à autre ou faire appel à quelqu’un de l’extérieur? J’ai toujours été d’avis — et le greffier et moi avions des opinions divergentes —, que le travail devrait être fait par quelqu’un de l’extérieur. Périodiquement, à intervalles de quelques années, un vérificateur externe examinerait uniquement les dépenses. Il ne s’agirait pas des vérifications périodiques de l’administration qui sont faites, mais bien des dépenses seulement. On pourrait aussi opter pour faire vérifier les dépenses du personnel administratif en même temps que celles des sénateurs.
Le président : J’aimerais faire un commentaire. Personnellement, j’appuie vivement ce que la sénatrice Marshall a dit. Les vérifications internes de nos dépenses devraient faire partie intégrante de notre structure de contrôle interne. Le fait que ce ne soit pas le cas est un point faible de notre structure actuelle.
Je vais prendre en délibéré la question de la possibilité d’établir un processus et de voir avec le Sous-comité de la vérification ce qui pourrait fonctionner. Nous pourrons ensuite débattre des façons de faire possibles et choisir celle qui nous convient.
Le sénateur Tkachuk : Sans délai. C’est ce que je pensais et d’autres aussi, mais on oublie et rien ne se passe. Faites-le.
La sénatrice Moncion : C’est noté.
Le président : Le point no 9 est un autre rapport du Sous-comité de la vérification. Celui-ci porte sur le rapport financier du troisième trimestre.
[Français]
La sénatrice Moncion : Honorables sénateurs, en tant que présidente de votre Sous-comité de la vérification, j’ai le plaisir de déposer, à titre d’information, le rapport financier des faits saillants du Sénat pour le troisième trimestre de 2018-2019 couvrant la période se terminant le 31 décembre 2018.
[Traduction]
Le comité a fait preuve de diligence dans la révision du rapport. Plusieurs questions ont été posées à l’équipe de la Direction des finances, qui y a répondu à notre satisfaction. Ce rapport est présenté avec un peu de retard en raison du calendrier parlementaire.
[Français]
Ce rapport est publié tous les trimestres et est préparé par la Direction des finances et de l’approvisionnement. Il n’est pas public et n’est pas vérifié. L’objectif de ce rapport est de fournir de l’information continue sur l’utilisation des autorisations budgétaires du Sénat, sur les dépenses réelles et sur celles qui sont prévues pour l’année en cours.
[Traduction]
En résumé, les autorisations budgétaires du Sénat pour 2018-2019 s’élèvent à 109,1 millions de dollars. Les dépenses réelles du troisième trimestre sont de 16,3 millions de dollars. Dans l’ensemble, selon les meilleures informations disponibles au moment de la préparation du rapport, le Sénat prévoit dépenser 100,6 millions de dollars en 2018-2019, soit près de 92 p. 100 de son budget et prévoit un surplus global de 8,5 millions de dollars.
[Français]
Un excédent de 7 millions de dollars provient du budget des sénateurs, selon les prévisions. Le nombre de sénateurs devrait être fixé à 105 pour le reste de l’année.
Les frais de déplacement et de télécommunication seront similaires à ceux de l’année dernière.
Les prévisions pour les dépenses des bureaux des sénateurs ont augmenté de 1,6 million de dollars ce trimestre par rapport au trimestre de l’année précédente. Cet écart est attribuable à la tendance des dépenses plus élevées que prévu qui découlent de la nomination récente de nouveaux sénateurs.
[Traduction]
Les comités et les Affaires internationales et interparlementaires prévoient un surplus de 1,4 million de dollars. Ce surplus est attribuable au fait que les dépenses des comités ne dépassent pas un taux d’utilisation du budget de 50 p. 100 et que les dépenses de conférences et les frais d’exploitation des Affaires internationales et interparlementaires ont été moins élevés que prévu.
[Français]
L’administration prévoit un surplus de 100 000 $, soit 200 000 $ de moins que prévu au deuxième trimestre. Cette réduction de 200 000 $ s’explique par l’achat prévu de fournitures destinées à l’équipe de projets de sécurité technique et par les cartes d’identité qui n’ont pas été intégrées aux prévisions du dernier trimestre.
[Traduction]
Je vais maintenant vous donner un aperçu des changements importants survenus dans les dépenses budgétaires. Les dépenses réelles cumulées au 31 décembre 2018 ont augmenté de 9 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. Les changements les plus importants touchent quatre catégories de dépenses. Des détails sur les changements les plus importants sont donnés aux pages 8 et 9 du rapport.
[Français]
La première catégorie porte sur le personnel. Les coûts ont augmenté de 5,6 millions de dollars en raison de ce qui suit : de nouveaux taux ont été approuvés pour les employés non représentés de l’Administration du Sénat, les employés des sénateurs et des agents supérieurs, et les employés syndiqués; le nombre d’employés a augmenté de 17 au sein du personnel des sénateurs et de 35 employés pour l’Administration du Sénat par rapport à la même période de l’exercice financier précédent; il y a une augmentation du coût total des avantages sociaux des employés en raison des nouveaux 32,5 ETP approuvés; et, enfin, la rémunération des sénateurs a augmenté, étant donné que, à compter du 1er avril 2018, l’indemnité de session de base des sénateurs est passée de 147 700 $ à 150 600 $.
[Traduction]
La deuxième catégorie touche les transports et les télécommunications. Les coûts ont augmenté de 400 000 $ par rapport au même trimestre de l’exercice précédent en raison d’une hausse de 500 000 $ des frais de déplacement des sénateurs, y compris ceux des comités du Sénat, parce qu’il y a eu cinq jours de séance supplémentaires. Il y a aussi eu une diminution des dépenses globales d’administration du Sénat de 100 000 $.
[Français]
Pour la troisième catégorie, l’acquisition de machines et de matériel a diminué de 300 000 $ principalement en raison de l’achat de mobilier et d’ameublement de bureau fabriqué au cours de l’exercice précédent et qui n’a pas eu lieu au cours du présent exercice, et de l’achat d’équipement d’impression au montant de 200 000 $ qui a été remboursé par Services publics et Approvisionnement Canada durant le quatrième trimestre de l’exercice précédent.
[Traduction]
Dans la quatrième catégorie, l’information et les publications, les coûts ont diminué de 90 000 $. Cette baisse s’explique principalement par l’achat du portrait du Président effectué pendant l’exercice précédent, une dépense qui ne s’est pas reproduite cette année, ainsi que par le fait que des dépenses liées aux services d’impression ont ensuite été remboursées par Services publics et Approvisionnement Canada durant le quatrième trimestre du dernier exercice.
[Français]
Cela conclut ma présentation des faits saillants financiers du troisième trimestre, qui s’est terminé le 31 décembre 2018.
Je vous remercie.
[Traduction]
Le président : Des questions pour la sénatrice Moncion? Pas de questions?
Nous allons passer au point no 10, une proposition d’adoption d’une version sans papier des relevés de carte de crédit.
M. Lanctôt : Honorables sénateurs, la Direction des finances et de l’approvisionnement examine de temps à autre ses processus pour s’assurer qu’ils permettent un contrôle adéquat tout en étant efficaces par rapport aux coûts. Nous venons d’examiner le processus de conciliation des dépenses payées avec une carte de crédit de voyage. Au Sénat, ces cartes sont utilisées au besoin par les sénateurs et les membres de l’équipe de la haute direction.
Il y a deux processus de conciliation des transactions effectuées avec la carte de crédit de voyage. D’abord, une fonction de notre système électronique de réclamations permet de transférer électroniquement les transactions de chaque détenteur de carte de crédit à notre système et d’effectuer la conciliation au moment du traitement des réclamations. La Direction des finances vérifie les transactions qu’il n’a pas été possible de concilier et font un suivi auprès des détenteurs des cartes. Lorsqu’ils présentent leur réclamation, les détenteurs de carte confirment les dépenses en apposant leur signature et fournissent tous les documents d’appui pertinents, qui sont conservés par la Direction des finances.
Ensuite, conformément aux politiques du Sénat, les détenteurs de carte de crédit de voyage sont tenus de vérifier et de concilier régulièrement les dépenses portées à leur compte. À l’heure actuelle, l’équipe de la Direction des finances imprime tous les relevés, les transmet aux détenteurs des cartes, qui les vérifient et font la conciliation, les signent et les renvoient à la Direction des finances.
[Français]
Nous croyons qu’il existe une occasion d’apporter un changement à notre processus afin de le rendre plus efficace et plus écologique, tout en préservant l’intégrité du contrôle interne. Nous proposons de demander aux utilisateurs de cartes de crédit de voyage d’utiliser la fonctionnalité web de notre fournisseur de cartes de crédit afin d’obtenir leurs relevés de transactions et de compléter leur conciliation.
L’obligation de retourner un relevé signé à la Direction des finances sera éliminée, puisque celle-ci réalise déjà une conciliation des transactions à partir du système de réclamations et que chaque réclamation soumise par les détenteurs de cartes de crédit est signée, documentée et conservée par la Direction des finances.
Lors de la revue du processus, nous avons noté que 42 p. 100 des détenteurs de cartes de crédit actuels utilisent déjà l’accès en ligne pour obtenir les détails sur leurs transactions et confirmer leur conciliation. Donc, la transition a déjà commencé.
[Traduction]
Notre fournisseur de cartes de crédit offre un accès en ligne sécurisé qui est utilisé par un grand nombre de détenteurs de carte au Canada. Comme la Direction des finances utilise déjà cet outil pour obtenir les relevés individuels, le niveau de risque restera le même. L’équipe de la Direction des finances pourra consacrer le temps gagné de cette façon au traitement des réclamations.
En terminant, je souligne que le changement proposé ne diminuera en rien le niveau de contrôle et l’intégrité du processus. Les détenteurs de carte vont continuer de vérifier leurs relevés de transactions régulièrement. La Direction des finances va continuer de pousser les vérifications des transactions dont on ne peut faire le rapprochement. La façon de procéder proposée permettra de réduire la quantité de papier et de toner utilisée et de gagner du temps qui aurait été consacré à l’impression et à la distribution des relevés.
Si vous avez des questions et des commentaires, j’y répondrai avec plaisir.
La sénatrice Batters : Je vous remercie du travail que vous avez effectué sur cette question. Je suis presque toujours en faveur de la modernisation, mais, dans ce domaine-ci, je suis un peu plus de la vieille école. Je n’emploie pas cette méthode personnellement. Je préfère recevoir mes copies papier. Il y a déjà un nombre considérable de sénateurs qui fonctionnent de cette façon volontairement. Je préférerais donc que cela reste sur une base volontaire plutôt que de devenir obligatoire.
Nous en avons parlé plus tôt au comité directeur, mais je ne vois vraiment pas grand avantage, si avantage il y a, pour le Sénat. C’est vraiment minime. De plus, un des risques dont on ne parle pas dans cette note est l’éventuel risque important lié à la cybersécurité. Nous devons toujours nous montrer prudents du point de vue du Sénat et l’information financière ne ferait qu’accroître le risque potentiel.
Qui plus est, il s’agit ici d’une institution dont je suis parmi les membres les plus jeunes, et je suis de la vieille école pour ce genre de chose. Il reste que l’âge moyen des sénateurs est d’environ 65 ans. Ce n’est pas beaucoup plus jeune que l’âge de mes parents et mes parents ne fonctionnent certainement pas de cette façon. Il y a peut-être bien des sénateurs beaucoup plus modernes que mes parents à cet égard, mais, comme les économies et les gains d’efficience sont très minces, je pense que c’est très bien de conserver cette méthode pour ceux qui veulent l’utiliser sans la rendre obligatoire pour tous. Merci.
Le sénateur Tannas : À mon sens, on en revient en partie à quelque chose qu’on vient de dire. Le relevé d’American Express que nous signons est un document tangible. Nous voyons les transactions. Nous savons tous qu’il y a peut-être 40 p. 100 des détenteurs de carte qui utilisent la version en ligne, mais qu’il n’y en a pas nécessairement 40 p. 100 qui vérifient leur relevé. Il est possible que quelqu’un d’autre le fasse pour eux. Je sais que Pierre sera déçu. Je pense que, dans certains cas, il vaut mieux tolérer un manque d’efficience pour assurer la vigilance et qu’il s’agit ici d’un de ces cas.
Je pense qu’il y a des sénateurs qui examinent le document lorsqu’ils le signent et ne le feront plus si on automatise le processus. C’est aussi simple que cela. Je pense que ce serait risqué et qu’il vaut la peine de se passer des gains d’efficience qui pourraient en découler pour avoir une plus grande assurance que la vérification sera faite.
La sénatrice Marshall : Je tiens simplement à souligner que j’ai plus de 65 ans et que cela ne me poserait pas de problème. Cela ne me dérange pas qu’on adopte cette façon de faire. Si je veux imprimer le relevé, je peux l’imprimer. Cela m’est égal.
[Français]
La sénatrice Moncion : Je fais le même commentaire que la sénatrice Marshall. Je ne vois vraiment pas quel est le problème. S’il s’agissait de mon compte bancaire personnel, ce serait une autre histoire, mais il s’agit ici d’un compte lié au travail.
À l’heure actuelle, vous faites la copie et vous nous l’envoyez pour que nous la signions. Ensuite, nous vous retournons la copie, alors que nos employés peuvent très bien sortir la copie et vous l’envoyer. Puisque les documents seront accessibles en ligne, si on a besoin de vérifier quelque chose, je ne vois vraiment pas quel est le problème.
Parler de cybersécurité, ici, surtout en ce qui concerne les cartes de crédit, c’est loin d’être un problème.
[Traduction]
Le sénateur Tkachuk : Où économiserait-on? Si c’est moi qui imprime le relevé plutôt que vous, qu’est-ce que cela change? Sauf que c’est moi qui l’imprime, n’est-ce pas? Je ne comprends pas.
La sénatrice Moncion : Vous recevez une enveloppe dans laquelle se trouve le relevé. Vous devez ouvrir l’enveloppe. Vous devez signer le relevé. Vous le mettez dans une autre enveloppe et le retournez. On utilise moins de papier, on gagne du temps et il y a moins d’étapes.
Le sénateur Tkachuk : D’après moi, ce qui va arriver est que le relevé sera envoyé aux bureaux des sénateurs, il sera imprimé, examiné, signé, mis dans une enveloppe et retourné.
Le sénateur Munson : Je me suis rangé à l’idée que, si je peux imprimer le relevé, le vérifier et confirmer qu’il n’y a pas d’erreurs, cela me va. Je n’ai même pas 65 ans, j’en ai 72, mais je comprends le principe. Je comprends que l’important est que je puisse voir le relevé et confirmer que les dépenses qui y figurent sont bien celles de mes déplacements. J’ai longtemps attendu pendant deux semaines.
La sénatrice Batters : Je suis contente que le sénateur Tannas ait soulevé la question de la reddition de comptes. C’est un point extrêmement important. Oui, on peut l’imprimer et procéder de cette façon. Or, le véritable changement ici est dans la méthode d’approbation de la réclamation. On ne l’approuve plus en la signant. On l’approuve simplement en appuyant sur un bouton. Je pense, comme le sénateur Tannas, qu’il y a peut-être un nombre considérable de sénateurs qui ne le font pas eux-mêmes et confient plutôt la tâche à un adjoint parce qu’ils ne sont pas nécessairement à l’aise avec ce genre de chose.
Compte tenu particulièrement de ce que nous avons vécu dans les dernières années, je pense que cette signature est une étape appropriée et nécessaire pour la reddition de comptes relativement aux dépenses des sénateurs, car il s’agit ici principalement, pour les cartes de crédit en question, de vols, d’hôtels et d’autres dépenses qui sont très nécessaires.
Le sénateur Tannas : Un dernier point, le rejet du blâme sur la personne anonyme qui a appuyé sur le bouton pour approuver les dépenses. Dans toutes les situations qui font parler, deux personnes sur trois se défendent en disant qu’elles n’ont jamais vu les dépenses et que c’est leur personnel qui les a approuvées. C’est une chose à laquelle je pense toujours quand je signe mon relevé. J’ai vu mon relevé de dépenses et je ne vais pas blâmer un membre de mon personnel si on me reproche quelque chose.
La sénatrice Moncion : Chaque dépense qui figure sur le relevé de carte de crédit doit être justifiée par un document papier, n’est-ce pas? Donc, lorsque le personnel prépare la réclamation, la personne imprime probablement tout.
[Français]
Elle va joindre les pièces justificatives au document et elle va cliquer pour valider l’information.
Le sénateur a tout de même un travail à faire, parce qu’il est responsable de chaque dépense qui se trouve sur son relevé de carte de crédit. À la fin, lorsqu’on clique, peu importe que ce soit le sénateur ou son personnel qui le fasse, tout doit être appuyé par une pièce justificative indiquant que le sénateur a fait telle ou telle dépense. On ne peut pas arriver et dire que c’est le personnel qui l’a engagée.
[Traduction]
Le sénateur Wetston : Cette discussion est intéressante. Elle me fait penser à l’important travail qui se fait dans le domaine de l’économie comportementale depuis une dizaine d’années. Si on y réfléchit bien, on peut déduire que la méthode d’accès employée pourrait entraîner une réaction différente, de manière positive ou négative. Elle peut également être à l’origine d’un méfait et d’une faute d’exécution. Je trouve cela assez intéressant.
Pour terminer, je dirai que je suis tout à fait de l’avis de la sénatrice Moncion tout simplement parce que j’ai moi-même eu à faire cette transition pour mes affaires personnelles, bien que je doive avouer que je reçois encore quelques enveloppes par la poste.
Au Comité des banques, quand il est question de changements technologiques et de questions liées à la protection des renseignements personnels — la sénatrice Marshall sait que ce sont des sujets dont nous parlons abondamment —, souvent, quand nous entendons des spécialistes, j’ai l’impression qu’ils s’adressent aux milléniaux, aux personnes qui sont très habituées à la technologie et qui l’utilisent depuis toujours. Les technologies ne font pas partie de ma vie depuis toujours, mais j’ai dû m’y adapter. Je veux m’y adapter. Je suis donc d’accord avec la sénatrice Moncion; je pense que nous pouvons faire ce changement.
Il faut tout de même vérifier le relevé en ligne. Cette responsabilité demeure. Qu’on signe ou qu’on appuie sur un bouton, la responsabilité reste. Imprimer le relevé a un coût.
Je pense que nous devons nous adapter à ce nouvel environnement axé sur la technologie et je pense que ceci est une façon simple de le faire. Il reste qu’on s’adresse à un groupe, du moins pour ma part, qui n’a pas grandi avec cette technologie et cette façon de fonctionner au travail.
J’appuie ce que dit la sénatrice Moncion et je pense que c’est une chose positive.
Le président : J’aimerais soulever trois points. À mon avis, on ne diminuerait pas le contrôle. On éliminerait les mesures de contrôle en double.
Ensuite, on ne réduirait le contrôle en aucune façon puisqu’il faudrait tout de même signer son relevé. Tous les sénateurs doivent signer un relevé et ils en sont responsables. Tout ce qui figure sur le relevé de carte de crédit figure sur le relevé des dépenses. Le sénateur le signe, il en est donc responsable. Si on le fait deux fois, c’est une étape en double.
Enfin, sénateur Tkachuk, vous avez demandé combien d’argent on économiserait. Nous demandons constamment aux gestionnaires d’améliorer les façons de faire. Les petits changements qu’ils apportent dans ce but s’ajoutent les uns aux autres. Il y a le toner, le papier, le temps, les enveloppes qu’on envoie et retourne, les signatures, les choses qu’on égare et le suivi. On peut difficilement leur demander d’améliorer les choses et ensuite dire « non », car, alors, nous devenons la source du problème. C’est nous qui ne voulons pas avancer et changer. Il n’y a pratiquement pas de désavantages à ce que recommandent les gestionnaires. Le contrôle ne sera pas éliminé. On gagne du temps et on économise du papier, du toner, et cetera. Je ne vois aucune raison de ne pas recommander la suggestion des gestionnaires.
Le sénateur Tkachuk : C’est pour cela que j’ai posé la question. J’ai simplement demandé combien d’argent nous économiserions.
Le président : Il est difficile de mettre un chiffre sur les petites choses. Celles-ci s’ajoutent les unes aux autres et finissent par donner des économies.
Le sénateur Tkachuk : Il est rare qu’on prenne une décision sans savoir à combien se chiffrent les économies. Si on ne sait pas combien on économise, comment peut-on savoir qu’il y aura bel et bien des économies? D’un point de vue logique, cela n’a aucun sens. Je ne pense pas être un dinosaure. Je ne le pense pas. Je me suis adapté très facilement aux services bancaires en ligne. Je comprends toutes ces choses. Je suis assez versé en informatique. Ce n’est pas de cela qu’il s’agit. Par contre, si je pose la question et qu’on ne peut pas y répondre, je me demande pourquoi nous devrions prendre cette mesure.
Le président : Allons-nous voter sur cette question? Quelqu’un veut-il proposer la motion suivante...
La sénatrice Moncion : Je vais le faire.
Le président : Je vais la lire. Est-ce que tout le monde est d’accord? Avec dissidence. Poursuivons.
Voilà qui conclut la séance publique. Voulez-vous aborder d’autres questions d’ordre public avant de poursuivre la séance à huis clos?
(La séance se poursuit à huis clos.)