Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 20 juin 2019
OTTAWA, le jeudi 20 juin 2019
(82)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 heures, dans la pièce C128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Dalphond, Dawson, Dean, Forest, Frum, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk et Verner, C.P. (14).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
Caroline Morency, directrice générale intérimaire, Biens et services;
Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;
Martine Bergeron, gestionnaire de l’approvisionnement, Direction des finances et de l’approvisionnement.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
CIBA/2019-06-20/628(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 13 juin 2019.
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 13 juin 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/629(P)|217| — Sous-comité des communications — Stratégie d’engagement de la Vision et du Plan à long terme
Il est convenu de reporter ce point à une réunion ultérieure.
CIBA/2019-06-20/630(P)|231| — Mise à jour au cadre de gouvernance trimestriel de la Vision et du Plan à long terme
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration, puis répond à des questions sur le cadre de gouvernance trimestriel de la Vision et du Plan à long terme.
Après discussion, l’honorable sénateur Tannas propose :
Que le cadre de gouvernance mis à jour soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/631(P)|295| — Rapport du Sous-comité des budgets des comités
La présidente du Sous-comité des budgets des comités, l’honorable sénatrice Verner, C.P., présente le vingt-huitième rapport du sous-comité :
Le jeudi 20 juin 2019
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
VINGT-HUITIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que la somme suivante soit débloquée pour l’exercice 2019-2020 :
Agriculture et forêts
(étude spéciale sur la manière dont le secteur alimentaire à valeur ajoutée peut être plus compétitif sur les marchés globaux)
Activité 1 : Conférence de presse à Charlottetown, Î.-P.-É. 16 090 $ Total 16 090 $ (y compris des fonds pour une conférence de presse et pour les déplacements de trois sénateurs)
Le total des fonds disponibles pour 2019-2020 s’élève à 2 382 000 $, desquels on soustrait 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1 882 000 $ pour les budgets des comités. Jusqu’à maintenant, 793 082 $ ont été débloqués pour quatre activités de voyage et d’autres dépenses générales pour les comités. La recommandation d’aujourd’hui fait en sorte qu’un montant de 809 172 $ aura été autorisé pour les activités des comités, laissant ainsi 1 072 828 $ pour le reste de l’année financière.
Comme pour les années précédentes, le sous-comité note que les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé.
Respectueusement soumis,
La présidente,
JOSÉE VERNER, C.P.
L’honorable sénatrice Verner, C.P., fait une déclaration.
L’honorable sénatrice Verner, C.P. propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/632(P) — Dépenses engagées par les témoins pour la garde
Blair Armitage fait une déclaration, puis répond à des questions sur les dépenses engagées par les témoins pour la garde.
Après débat, l’honorable sénateur Tkachuk propose :
Que le projet pilote soit conclu et que la pratique de remboursement des frais de garde pour les personnes à charge soit confirmée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/633(P)|302| — Révision de la Politique sur l’approvisionnement
Pierre Lanctôt fait une déclaration, puis répond à des questions sur les modifications proposées à la Politique du Sénat sur l’approvisionnement.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose :
Que la Politique sur l’approvisionnement soit amendée à l’article 2.17 en remplaçant « conformément à la politique ou à une décision du Comité ou du greffier du Sénat en ce sens, il est possible de soustraire un utilisateur » par « conformément à la politique et à une décision du Comité et du greffier du Sénat en ce sens, il est possible de soustraire un utilisateur »;
Que la politique soit davantage amendée à l’article 3.2 en remplaçant « d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs pour des contrats ne dépassant pas 100 000 $ ou de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision » par « d’examiner les demandes d’exception au processus de sélection des fournisseurs pour des contrats ne dépassant pas 100 000 $ et de présenter ces demandes au Comité ou au comité directeur pour qu’il les examine et prenne une décision ».
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/634(P)|302| — Processus d’approvisionnement
Pierre Lanctôt fait une déclaration, puis répond à des questions sur le processus d’approvisionnement.
Après débat, l’honorable sénateur Dalphond propose :
Que l’approche proposée pour tenir les membres du CIBA informés de l’issue des processus de demande de propositions soit adoptée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-06-20/635(P)|239| — États financiers : nomination de l’auditeur externe
L’honorable sénatrice Moncion informe le comité que le cabinet Ernst & Young a été retenu comme auditeur externe à l’issue d’un processus concurrentiel pour l’audit des états financiers du Sénat au cours des trois prochains exercices financiers, puis répond à des questions.
CIBA/2019-06-20/636(P)|322| — Contrat à un fournisseur unique pour l’accès et la circulation dans l’édifice du Sénat du Canada
L’honorable sénatrice Batters revient sur une demande faite pour obtenir le compte rendu de décision sur le contrat conclu avec Arlington Group en ce qui concerne l’accès et la circulation dans l’édifice du Sénat du Canada.
Richard Denis indique que les documents étaient disponibles pour consultation.
À 8 h 34, la séance est suspendue.
À 8 h 35, conformément au paragraphe 12-16(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit ses travaux à huis clos.
À 8 h 50, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière