LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 9 mars 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour, sénatrices et sénateurs, bienvenue à cette réunion.
Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter en commençant à ma gauche.
[Traduction]
La sénatrice Boniface : Gwen Boniface, de l’Ontario.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Bovey : Patricia Bovey, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la région du Golfe, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Yussuff : Sénateur Yussuff, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Dean : Tony Dean, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Gagné : Raymonde Gagné, du Manitoba.
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, de Lorimier, au Québec.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Don Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, du Québec.
La présidente : Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal du 16 février 2023, qui est dans votre trousse.
Y a-t-il des questions à ce sujet ou des modifications à apporter au procès-verbal?
Quelqu’un peut-il proposer la motion suivante? La sénatrice Boyer propose :
Que le procès-verbal du jeudi 16 février 2023 soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Le point no 2 porte sur les budgets des agents supérieurs, groupes et caucus, pour l’exercice financier 2023-2024. Le secrétariat du comité a reçu la confirmation que les leaders et facilitateurs se sont penchés sur la question et tous sont en accord pour maintenir les allocations budgétaires de 2022-2023 pour l’année financière 2023-2024. Une copie de la motion proposée se trouve dans votre liasse.
Y a-t-il des questions ou des commentaires au sujet de l’information qui vous a été soumise?
Est-ce que l’un des agents supérieurs aimerait proposer la motion suivante?
Le sénateur Plett propose :
Que l’allocation budgétaire suivante pour les agents supérieurs pour l’année financière 2023-2024 soit adoptée : le Bureau du représentant du gouvernement, 1 308 154 $; le Groupe des sénateurs indépendants, 1 308 154 $; le Parti conservateur du Canada, 1 279 792 $; le Groupe progressiste du Sénat, 500 000 $; le Groupe des sénateurs canadiens, 500 000 $.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
[Traduction]
Le prochain point concerne une demande pour conclure un protocole d’entente avec la Chambre des communes pour la deuxième phase du renouvellement du réseau. David Vatcher, directeur de la Direction des services d’information; et Martin Thibert, gestionnaire aux opérations TI et soutien aux infrastructures, de la Direction des services d’information, se joindront à nous à titre de témoins.
Comme d’habitude, l’allocution d’ouverture sera suivie par une période de questions.
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Bonjour, honorables sénateurs. Nous vous présentons cette séance d’information conformément à notre politique d’approvisionnement. Les montants du budget, établis par nos collègues de la Chambre, ont été présentés pendant l’élaboration du Budget principal des dépenses et ont été approuvés par votre comité en décembre.
Nombre d’entre vous se souviendront qu’en mai 2020, nous avons lancé la première phase du projet d’actualisation du réseau, laquelle s’inscrit dans l’initiative d’actualisation globale du réseau de la Chambre. À l’époque, nous prévoyions remplacer 99 commutateurs et 38 points d’accès en deux ans. Je vous rappelle avec plaisir que la première phase s’est réalisée dans le respect du budget et du délai prévu de deux ans.
La deuxième phase du projet, qui s’étend sur quatre exercices financiers, vise maintenant à remplacer les commutateurs et les points d’accès sans fil restants. Le renouvellement de cet équipement est essentiel pour permettre à l’infrastructure du Sénat de demeurer à jour, de ne pas être vulnérable sur le plan de la cybersécurité et d’être entièrement couverte par les fabricants. Dans la mesure du possible, l’équipement sera remplacé en dehors des heures de travail et les utilisateurs seront informés des interruptions de service.
En conclusion, sénateurs, la Direction des services d’information dispose du financement nécessaire et ne demande que votre autorisation à signer un protocole d’entente avec la Chambre des communes. Cette dernière gérera un processus d’approvisionnement concurrentiel. Je répondrai à vos questions avec plaisir.
La présidente : Avez-vous des questions ou des observations, honorables collègues?
Quelqu’un pourrait-il proposer la motion suivante :
Que l’Administration du Sénat soit autorisée à conclure un protocole d’entente avec la Chambre des communes pour acquérir l’équipement de réseau nécessaire à la réalisation de la Phase II de l’Actualisation du réseau de la Cité parlementaire pendant les quatre prochaines années, pour une valeur totale évaluée à 3 532 000 $, tel qu’indiqué dans le Budget principal des dépenses de 2023-2024.
La sénatrice Gagné propose la motion.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? La motion est adoptée.
[Français]
Le point no 4 concerne une demande visant à conclure un contrat à fournisseur unique pour le renouvellement du protocole d’entente relatif à LEGISinfo avec la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement. M. Vatcher va nous assister sur ce point. Sa présentation sera suivie d’une période de questions.
M. Vatcher, vous pouvez commencer votre présentation.
M. Vatcher : Merci, madame la présidente.
Cette note d’information est soumise conformément à notre politique d’approvisionnement. La plateforme LEGISinfo permet à quiconque de s’informer rapidement sur l’avancement et l’évolution des projets de loi dans les deux Chambres.
À la suite de la mise à jour récente de la plateforme, en 2019-2020 et 2020-2021, la DSI et ses deux partenaires parlementaires, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement souhaitent, comme ils le font depuis 2009, renouveler leur protocole d’entente tripartite, cette fois-ci pour une durée de trois ans.
Cette entente permettra d’assurer le soutien et l’évolution de la plateforme par les ressources internes de la Chambre des communes.
Merci. Je suis heureux de répondre à vos questions.
La sénatrice Moncion : Y a-t-il des questions ou des commentaires pour M. Vatcher?
Est-ce qu’un sénateur accepte de proposer la motion suivante?
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs, je propose la motion suivante :
Que l’administration du Sénat soit autorisée à renouveler le protocole d’entente relatif à LEGISinfo avec la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement, pour une période de trois ans, pour un montant total de 45 396 $.
La présidente : Le sénateur Forest propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Le point no 5 porte sur la création d’un groupe de travail sur les cartes de crédit.
Sénateurs, avez-vous des questions ou des commentaires sur la création de ce groupe de travail?
[Traduction]
Le sénateur Yussuff : J’aimerais savoir quelle est la politique actuelle en ce qui concerne l’utilisation de cartes de crédit personnelles.
Pascale Legault, greffière du comité : Les sénateurs peuvent se servir de leur carte de crédit personnelle, mais ils ne sont pas autorisés à l’utiliser pour payer entièrement des groupes de vols. S’ils veulent effectuer de tels paiements, ils doivent utiliser la carte de crédit corporative. C’est la politique actuelle.
Le sénateur Yussuff : Dans la motion, propose-t-on de modifier cette politique?
La présidente : Nous proposons de modifier la politique quand des sommes sont remises, car en raison de changements apportés aux modalités des cartes de crédit corporatives de la BMO, il y a des remises en argent. Peu importe le montant porté à la carte de crédit, des sommes sont remises au Sénat.
Les modifications proposées devraient entrer en vigueur le 1er avril et touchent les laissez-passer de vol, les billets d’avion et les frais d’hôtel, de taxis et de transport s’ils sont portés à la carte de crédit corporative pour que les remises en argent soient versées au Sénat plutôt qu’à l’autre...
Le sénateur Yussuff : C’est le Sénat qui recevra la remise.
La présidente : Oui.
Le sénateur Yussuff : Éclairez-moi, je vous prie. Qu’est-ce que le groupe de travail propose de faire quant à ce que la politique fait déjà, selon ce que vous dites?
La présidente : Il comparerait la politique à celles d’autres ministères et de la Chambre des communes pour voir si l’usage ou les avantages offerts sont égaux.
Le sénateur Loffreda : Je lis le mandat et je le trouve un peu vague. Il consiste à examiner l’utilisation de la carte de crédit corporative du Sénat en ce qui concerne les frais de déplacement. Peut-être pourrait-il être plus précis.
Pourquoi devrions-nous créer un groupe de travail au lieu de nous adresser au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités? Je n’en fais partie qu’à titre d’observateur, mais pourquoi ce sous-comité ne pourrait-il pas élaborer ou établir une politique à ce sujet?
La présidente : Nous en avons discuté il y a quelques semaines. J’ai proposé de renvoyer la question au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, car la première recommandation relative au changement de politique venait de lui. D’autres ont toutefois décidé de créer le groupe de travail. Voilà pourquoi nous envisageons d’établir ce groupe.
Le sénateur Loffreda : Juste à regarder le mandat, je me dis que si j’avais un tel mandat, j’aurais de larges pouvoirs. Le mandat devrait peut-être être plus précis.
La présidente : En effet. Le groupe de travail établit habituellement son propre mandat.
Le sénateur Plett : À dire vrai, pour répondre à la remarque du sénateur Loffreda, le groupe n’est pas mandaté pour prendre des décisions, mais pour nous proposer quelque chose. C’est notre comité qui prendra la décision. Le groupe de travail n’est pas mandaté pour faire autre chose que fournir de l’information. Je ne comprends pas pourquoi nous devrions nous préoccuper de son mandat.
Madame la présidente, je pensais que c’était quelque chose qui avait été décidé lors de notre dernière réunion et qu’aujourd’hui, nous adopterions simplement la motion et proposerions des noms de sénateurs.
La présidente : Avez-vous d’autres questions ou observations? D’accord. Nous devons examiner une date pour la présentation du rapport au comité. Nous n’en avons pas encore fixé une, mais nous proposons la fin de juin, si cela vous convient. Je lirai la motion et demanderai à quelqu’un de la proposer.
[Français]
Que le Groupe de travail consultatif sur la carte de crédit corporative du Sénat soit créé et autorisé à examiner l’utilisation de la carte de crédit corporative du Sénat en ce qui concerne les frais de déplacement;
Que le Groupe de travail consultatif soit composé de cinq sénateurs travaillant en collaboration;
Que les sénateurs suivants soient nommés comme membres du groupe de travail. Pour l’instant, le sénateur Wells a été nommé pour le groupe des sénateurs conservateurs et le sénateur Quinn a aussi été nommé. Trois autres noms seront fournis à la greffière et le tout sera finalisé par le Sous-comité du programme et de la procédure, donc que les autres membres soient nommés par leur leader ou facilitateur respectif ou leur délégué et que l’information soit remise à la greffière du comité et que la composition soit finalisée par le Sous-comité du programme et de la procédure;
Que le Groupe de travail consultatif ait le pouvoir de nommer un président;
Que le Groupe de travail consultatif soumette un rapport sur les progrès réalisés, au besoin;
Que le Groupe de travail consultatif présente son rapport final au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 30 juin 2023.
Est-ce qu’il vous plaît, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Le sénateur Carignan propose la motion, merci.
La sénatrice Gagné : Si je comprends bien, selon la recommandation, je vois qu’il y a cinq sénateurs, donc une personne nommée par chaque groupe. Cela veut dire que le bureau du représentant du gouvernement aurait...
La présidente : Quand on crée les groupes de travail, il y a un représentant par groupe et il y en a deux du Groupe des sénateurs indépendants, donc vous n’étiez pas identifiée, mais si vous voulez être là, sénatrice, on peut ajouter votre nom. Non, pas de changement.
La sénatrice Gagné : C’est beau, je n’étais pas certaine si j’avais bien compris, merci.
La présidente : J’ai besoin d’un proposeur; sénateur Carignan, merci.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Je déclare la motion adoptée.
Le sénateur Forest : Puisque ce comité nous fera des recommandations d’ici la fin de juin, est-ce que pendant cette période, la politique en cours demeure? Nous pouvons donc utiliser nos cartes de crédit pour acheter des billets à l’unité.
La présidente : Oui.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je veux également bien comprendre ce qu’il en est. Je ne remets pas en question les propos de Mme Legault. Je le fais peut-être, mais de manière respectueuse.
Je pensais que notre politique stipulait que nous pouvons utiliser notre carte de crédit personnelle, mais que quand nous nous servons de notre carte de crédit corporative, le Service des finances paie immédiatement tout le groupe de laissez-passer de vol. Si nous utilisons notre carte de crédit personnelle, le Service des finances paie à mesure que nous l’utilisons, mais nous pouvons utiliser notre carte de crédit personnelle pour les acheter.
Mme Legault : Vous avez absolument raison, sénateur. Je vous remercie de cet éclaircissement. Si les sénateurs veulent se faire rembourser le plein montant — si c’est 10 000 $ — ils ne peuvent pas s’attendre à être remboursés s’ils utilisent leur carte de crédit personnelle. Ils seront juste remboursés chaque fois qu’ils voyagent. Je vous remercie d’avoir apporté cet important éclaircissement.
Le sénateur Plett : Ils ont besoin de toute l’aide possible.
La présidente : Nous en sommes rendus aux autres affaires. Y a-t-il autre chose dont nous devrions discuter en public avant de passer à huis clos? Y a-t-il d’autres questions ou d’autres sujets qui seraient d’intérêt public?
[Français]
Sinon, nous allons suspendre la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se déroulent la plupart du temps en public. Ce n’est que lorsque les points traitent des sujets sensibles, tels que les salaires, les contrats, les négociations contractuelles, les relations de travail, les questions personnelles ou la sécurité qu’ils sont examinés à huis clos.
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration souhaite être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait. Je demanderais donc à la greffière d’informer les membres lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)