LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 15 juin 2023
(25)[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada à 8 h 31, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Audette, Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, Loffreda, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, Smith et Tannas (15).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Cardozo (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Saint-Germain, coprésidente, Conseil interparlementaire mixte;
L'honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
L'honorable sénateur Larry W. Smith, président, Sous-comité des communications;
Shaila Anwar, greffière principale, Direction des comités;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires;
Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information;
Julia Zayed, agente, accessibilité, Direction des communications.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 10 h 07, la séance est suspendue.
À 10 h 10, le comité reprend en séance publique.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-06-15/274(P) — Adoption du Procès-verbal du 1er juin 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 1er juin 2023 (public).
L’honorable sénateur Forest propose que le procès-verbal du jeudi 1er juin 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-15/275(P) — Rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT)
Le président du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme, l’honorable sénateur Tannas, présente le sixième rapport du sous-comité :
Le jeudi 15 juin 2023
Le Sous-comité de la vision et du Plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration à examiner le programme de travail de la Vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire afin d’en faire rapport, présente maintenant son sixième rapport.
Votre sous-comité s’est réuni le 9 mai 2023, date à laquelle les membres ont convenu de formuler des recommandations sur les trois points suivants :
Renommer la tour Est du complexe de l’îlot 2
En juin 2022, votre sous-comité a recommandé que la tour Est de l’îlot 2 soit confirmée comme un bâtiment permanent du Sénat dans l’état final. L’îlot 2 est un ensemble de 11 bâtiments situés sur l’îlot urbain qui fait face à la Colline du Parlement et qui est délimité par les rues Wellington, O’Connor, Sparks et Metcalfe. L’îlot 2 sera séparé en deux complexes, l’un à l’est et l’autre à l’ouest, par l’espace des Peuples Autochtones, qui se trouve sur rue Wellington, face à la Colline du Parlement.
La tour Est de l’îlot 2 devrait être située au coin des rues Wellington et Metcalfe. Elle comprendra les bureaux des sénateurs, les salles de réunion et des salles de comité et disposera d’une entrée intégrée pour les visiteurs au Sénat. Le bâtiment fera partie d’une nouvelle boucle du tunnel du “campus” qui reliera tous les bâtiments de la Colline du Parlement à ceux de la rue Wellington.
Maintenant que le Sénat a confirmé la tour Est de l’îlot 2 comme bâtiment permanent du Sénat dans l’état final, votre sous-comité aimerait proposer que le bâtiment soit renommé afin de définir clairement et de refléter correctement ses occupants permanents tout au long de la phase de conception et de réaménagement.
RECOMMANDATION 1
En conséquence, votre sous-comité propose que CIBA informe les Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) que la tour Est du l’îlot 2 soit renommée le « Complexe des bureaux du Sénat (CBS) » (ou « Senate Office Complex (SOC) » en anglais).
Toilettes autonomes
Le 18 novembre 2022, votre sous-comité s’est réuni dans le cadre du forum mixte avec les membres du groupe de travail de la Chambre des communes sur la VPLT. Le forum mixte a convenu d’employer le terme « toilette autonome » pour référer aux toilettes destinées à l’usage de quiconque dans l’édifice du Centre et du Centre d’accueil du Parlement.
Une toilette autonome est une petite pièce munie des éléments suivants : cuvette, lavabo, miroir, distributeurs de savon et de papier ainsi qu’une poubelle. En plus d’être plus économiques, les unités de toilettes autonomes peuvent être utilisés par tous, ce qui devraient permettre à réduire les temps d’attente, d’augmenter le nombre de toilettes accessibles, d’avoir des emplacements plus pratiques et d’augmenter la capacité globale. Plus important encore, cette conception devrait permettre une utilisation plus efficace de l’espace, qui est déjà très précieux dans les édifices patrimoniaux comme l’édifice du Centre et l’édifice de l’Est.
Votre sous-comité appuie l’idée d’adopter ce modèle pour tous les futurs projets de réaménagement et de réhabilitation VPLT afin d’assurer la cohérence et l’alignement avec la norme créée pour l’Édifice du Centre et le Centre d’accueil parlementaire.
RECOMMANDATION 2
En conséquence, votre sous-comité recommande à CIBA d’informer SPAC que tous les futurs projets de réaménagement et de réhabilitation VPLT incluent des unités de toilettes autonomes comme une exigence fonctionnelle pour toutes les toilettes.
Infrastructure pour la chambre du Sénat
Enfin, votre sous-comité a été informé que le Bureau de la gestion des projets de technologie de l’information (BGPTI) de la Chambre des communes a été chargé d’installer l’infrastructure nécessaire dans l’édifice du Centre dans le cadre de la gestion de la résilience des opérations et de la planification de la continuité des activités, incluant la capacité de tenir des séances virtuelles ou hybrides. Une décision de procéder à cette mesure de sécurité pour le futur a déjà été approuvée pour la Chambre des communes dans l’édifice du Centre. Il est à noter que l’installation de cette infrastructure ne nécessitera pas de fonds supplémentaires puisqu’elle fait déjà partie de l’étendue des travaux. Votre sous-comité est d’avis que la chambre du Sénat dans l’édifice du Centre devrait être équipée de la même façon.
RECOMMANDATION 3
En conséquence, votre sous-comité recommande que CIBA avise SPAC d’équiper la chambre du Sénat dans l’édifice du Centre de l’infrastructure nécessaire pour soutenir la possibilité de séances virtuelles ou hybrides en tant que mesure de continuité des activités, afin de préparer le Sénat pour le futur et d’assurer qu’il puisse continuer à se réunir sans interruption.
Le tout respectueusement soumis,
Le président,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis, avec Josée Labelle, répond aux questions concernant le sixième rapport.
Après débat, l'honorable sénateur Tannas propose que le sixième rapport du Sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 10 h 37, l’honorable sénateur Quinn remplace l’honorable sénateur Tannas à titre de membre du comité.
CIBA/2023-06-15/276(P) — Requête du Conseil interparlementaire mixte pour harmoniser la politique sur les voyages
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Jeremy LeBlanc, répond aux questions concernant des modifications de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs à propos de l’utilisation des points de déplacement pour les activités liées aux Affaires internationales et interparlementaires.
Après le débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que l’article 7.5.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée comme suit :
7.5.2 Sous réserve de l’exception ci-dessous, si un sénateur voyage aux fins des associations parlementaires ou des échanges parlementaires, les frais de déplacement connexes (« frais de déplacement des AII ») sont déduits du budget de cette association ou du budget des échanges parlementaires lorsque le sénateur est membre d’une délégation officielle.
a. Dans le cas de réunions ou d’activités tenues dans la Région du Parlement, les frais de déplacement sont imputés au système des points de déplacement et les frais de subsistance sont imputés au budget des frais de subsistance.
b. Les frais de déplacement occasionnés par les réunions ou les activités se déroulant au Canada peuvent être imputés au système de points de déplacement.
c. Pour les réunions ou les activités organisées à l’étranger, les éléments suivants peuvent être imputés au système des points de déplacement en cas de déplacement avec une association parlementaire :
i. Surclassement : Lorsque le transport aérien est en classe économique, les sénateurs peuvent passer à la classe d’affaires. La différence de coût sera déduite du système de points de déplacement.
iv. Frais de subsistance : Lorsque l’association ne paie que les frais de déplacement, les frais de subsistance encourus pendant le voyage peuvent être remboursés en vertu du système des points de déplacement.
v. Déplacement vers le lieu de départ pour les voyages d’association : Lorsqu’il est prévu que tous les participants partent du même point de départ canadien, les voyages à l’intérieur du Canada pour atteindre ce point de départ peuvent être imputés au système des points de déplacement s’ils ne sont pas couverts par le budget de l’association parlementaire. En général, le lieu de départ de tous les voyages doit être la province ou le territoire du sénateur, la Région du Parlement ou un endroit où le sénateur exerce ses fonctions parlementaires. Les cas d’exception feront l’objet d’une évaluation si le coût est équivalent ou moindre.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-15/277(P) — Conseil interparlementaire mixte : excès budgétaire de la 65ème Conférence parlementaire du Commonwealth
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Jeremy LeBlanc, répond aux questions concernant l’excès budgétaire de la 65ème conférence parlementaire du Commonwealth.
Après le débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le Conseil interparlementaire mixte soit autorisé à utiliser la portion fédérale de l’excédent budgétaire provenant de la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui s’est tenue à Halifax, en Nouvelle-Écosse, en août 2022, pour payer la contribution annuelle de la Section canadienne à la Région canadienne de l’APC, et de se servir des économies générées pour financer d’autres activités des associations.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-15/278(P) — Groupe de travail sur les Cartes de crédit institutionnelles : motion pour prolonger le mandat
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose que, nonobstant la décision de CIBA adopté le jeudi 9 mars 2023, la date du rapport final du Groupe de travail consultatif sur la carte de crédit corporative du Sénat soit reportée du 30 juin 2023 au 30 juin 2024.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-15/279(P) — Rapport du Sous-comité sur les communications
L’honorable sénateur Smith, président du Sous-comité sur les communications présente le premier rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 15 juin 2023
Le Sous-comité des communications du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur les questions de communications du Sénat et de télédiffusion; ainsi qu’à fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs, présente aujourd’hui son premier rapport.
Le 30 mai 2023, votre sous-comité s’est réuni pour examiner les deux points suivants :
RAPPORT D’ÉTAPE SUR LE PLAN D’ACCESSIBILITÉ DU SÉNAT
Votre sous-comité a reçu une présentation de l’agente de l’accessibilité du Sénat au sujet du rapport d’étape sur le Plan d’accessibilité 2023-2025 du Sénat du Canada. Votre sous-comité a appris que 9 des 12 objectifs prévus pour 2023 sont en cours de réalisation et que les autres débuteront cet été. Voici quelques-unes des étapes franchies à l’appui de ces objectifs :
- l’achèvement des audits sur l’accessibilité des édifices parlementaires du Sénat;
- la mise en oeuvre d’un nouveau système d’accès à la communication par transcription simultanée (CART), qui permet de visionner les sous-titres des débats en direct depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil, qui devrait être achevée à l’automne;
- la sélection d’un fournisseur pour un nouveau système de demande d’emploi en ligne afin de garantir la conformité avec les normes d’accessibilité du Web.
Des consultations sur l’état d’avancement du Plan (exigées par la Loi canadienne sur l’accessibilité) sont prévues pour l’automne. Les personnes en situation de handicap qui ont eu des interactions récentes avec le Sénat ou les comités sénatoriaux, comme les témoins sur le projet de loi C-22, Loi sur la prestation canadienne pour les personnes handicapées, seront invitées à participer.
Votre sous-comité est satisfait des progrès réalisés dans le cadre du Plan d’accessibilité du Sénat du Canada et a fourni une copie du rapport d’étape au comité CIBA à titre d’information.
Un rapport d’étape annuel sera présenté au CIBA en décembre pour approbation, avant d’être publié sur le site Web du Sénat et envoyé au commissaire à l’accessibilité du Canada, conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité et à son règlement d’application.
ACTIVITÉS ET INFRASTRUCTURES DE TÉLÉDIFFUSION
Votre sous-comité a rencontré des représentants de l’Administration du Sénat pour examiner les conséquences du maintien ou de troquer le modèle actuel de télédiffusion des réunions de comité du Sénat pour le modèle de Webdiffusion de la Chambre des communes. Votre sous-comité a fourni au comité CIBA, à titre d’information, une copie d’une note d’information détaillée.
Des décisions antérieures du CIBA prises en mai 2019 et en décembre 2019 ont confirmé l’intérêt du Sénat à conserver le modèle de télédiffusion intégral, qui répond aux exigences de qualité des télédiffuseurs (comme la CPAC) et permet la transmission d’importants renseignements contextuels aux téléspectateurs à l’aide d’éléments graphiques. Toutefois, le maintien du modèle de télédiffusion est plus dispendieux, et les coûts sont appelés à augmenter à l’avenir; la conversion de deux salles de comité à la technologie de Webdiffusion permettrait de réaliser des économies, mais rendrait les réunions de comité moins accessibles au public.
COÛTS
Webdiffusion
Télédiffusion
- Votre sous-comité a appris que le Sénat pourrait réaliser des économies annuelles d’environ 100 000 $ au cours des cinq prochaines années (personnel et équipement) s’il décidait de convertir deux salles de comité à la technologie de Webdiffusion.
- L’année dernière, les coûts liés à la télédiffusion sont passés de 850 375 $ à 980 449 $ principalement parce que la Chambre des communes a commencé à inclure les effets des augmentations salariales de ses employés pour les services fournis au titre de l’Entente sur les niveaux de service.
- La Chambre des communes procède actuellement à la reclassification de postes occasionnels en postes à durée indéterminée, ce qui fera augmenter les coûts de télédiffusion pour le prochain exercice à un montant estimé à 1 531 097 $.
SERVICES OFFERTS
Webdiffusion
Télédiffusion
- Pas de télédiffusion des réunions de comité Webdiffusées sur CPAC, qui rejoint les communautés rurales et éloignées, y compris les communautés autochtones.
- Pas d’éléments graphiques à l’écran pour fournir des informations contextuelles aux médias et au public (p. ex. le nom du sénateur qui s’exprime ou le sujet de la discussion).
- Les retransmissions des réunions des comités sénatoriaux sur CPAC — qui rejoint les communautés rurales et éloignés, y compris les communautés autochtones — se poursuivront.
- Des éléments graphiques continueront d’être affichés à l’écran.
Il convient de noter que le modèle de Webdiffusion de la Chambre des communes a été conçu pour bonifier des salles de comité dont la diffusion était exclusivement audio. Si le Sénat décidait de mettre en place un modèle de Webdiffusion, il s’agirait d’une dégradation de ses services existants. De plus, si le Sénat décidait de mettre en place la Webdiffusion et revenait ensuite sur sa décision, les coûts d’adaptation des salles de comité à la télédiffusion nécessiteraient un investissement financier important.
Entre-temps, certaines économies ont été réalisées grâce à la mise en œuvre des comparutions par Zoom pour les témoins. Avant la pandémie, environ 360 000 $ à 450 000 $ du budget de 500 000 $ consacré aux dépenses des témoins étaient déboursé chaque année pour des frais tels que les frais de voyages et les installations de vidéoconférence traditionnelles. Depuis la pandémie, Zoom a éliminé la nécessité d’utiliser des installations de vidéoconférence traditionnelles. Pour l’exercice 2023-24, 179 180 $ du budget consacré aux dépenses des témoins ont été transférés à la Direction des services d’information pour payer les techniciens de soutien de Zoom, ce qui laisse 320 820 $ à l’enveloppe budgétaire des dépenses des témoins. Au cours de l’exercice précédent, la Direction des comités a encouru des dépenses liées aux témoins de 94 281 $; les dépenses liées aux témoins sont prévues d’augmenter au cours de l’exercice 2023-24, mais de rester inférieures à celles des années qui ont précédé la pandémie.
Les travaux des comités sénatoriaux sont télédiffusés depuis 1998 et reçoivent l’éloge d’autres assemblées législatives. Alors que la Chambre des communes n’offre des services de télédiffusion que pour deux réunions par plage horaire, le Sénat a la capacité d’en télédiffuser quatre. Le travail en comité est considéré comme le « cœur et l’âme du Sénat ». Votre sous-comité estime qu’il est dans l’intérêt du Sénat que cet important travail reste largement accessible aux Canadiens d’un océan à l’autre.
RECOMMANDATION
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le Sénat conserve ses activités et ses infrastructures actuelles de télédiffusion afin de garantir l’excellence de cette télédiffusion; et que la Direction des communications continue à surveiller de près l’évolution de la Webdiffusion à la Chambre des communes et dans les autres assemblées législatives et à chercher des opportunités pour le Sénat de tirer profit de progrès technologiques de manière rentable, et ce, sans que cela entraîne la diminution des normes établies de télédiffusion au Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
LARRY W. SMITH
L'honorable sénateur Smith fait une déclaration concernant le premier rapport.
Après débat, l'honorable sénateur Smith propose que le premier rapport du Sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il a été convenu que le point 12 serait reporté à une prochaine réunion du CIBA.
CIBA/2023-06-15/280(P) — Transfert d'équipement spécialisé de Services Publics et Approvisionnement Canada au Sénat
Josée Labelle fait une déclaration puis, avec Pascale Legault, répond aux questions concernant le transfert d'équipement spécialisé de Services Publics et Approvisionnement Canada au Sénat.
Après le débat, l’honorable sénateur Dalphond propose :
Que l'Administration du Sénat soit autorisée à poursuivre les contrats à source unique avec Services Publics et Approvisionnement Canada et à engager des dépenses afférentes à l’entretien des immeubles et de l’équipement spécialisé pour l'exercice 2023-24, dont les coûts globaux sont estimés 145 000$ et
Que le montant soit financé à l’interne par le biais d'une réaffectation budgétaire, si nécessaire.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-15/282(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décisions rapportées à CIBA
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, l’honorable sénatrice Moncion, dépose le dix-septième rapport du sous-comité :
Le jeudi 15 juin 2023
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
DIX-SEPTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 8 juin 2023.
1. Mise à jour semestrielle sur les contrats de services juridiques et les litiges
Il a été convenu que les futures mises à jour semestrielles concernant les contrats de services juridiques et les litiges ne seraient présentées qu'au Sous-comité du programme et de la procédure.
2. Services de counselling aux témoins
Il a été convenu que la Direction des comités continue jusqu’à la fin du mois de juin 2025, le projet pilote, afin d'offrir des services de santé mentale ou de counselling culturellement adaptés comme dépense admissible à un remboursement sur demande des témoins des comités sénatoriaux.
Il est également convenu que la Direction des comités communique les résultats à CIBA à la fin du projet pilote.
Il a en outre été convenu de ne pas poursuivre les autres options de soutien et de counseling présentées à CIBA (acquérir des services de soutien par le biais d’un contrat ou offrir des services de soutien sur place similaires à ceux du Progamme d’Aide aux Employés et à la Famille) pour le moment.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
À 11 h 00, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan