LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 10 octobre 2024
(39)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Audette, Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Smith (17).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
L’honorable sénateur Donald Neil Plett, membre, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Nathalie Charpentier, contrôleure et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Jasen Webster, directeur adjoint, planification et réalisation des projets de sécurité relatifs à la VPLT.
Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. :
Suzanne Gignac, associée, Certification;
Sonia Leblanc, associée, Certification.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
Il a été convenu que le point 4 de l'ordre du jour serait reporté à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2024-10-10/415(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénateur Loffreda propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé:
- Procès-verbal du 26 septembre 2024 (partie publique et à huis clos)
- Rapport annuel du conseil interparlementaire mixte
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-10/416(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — États financiers audités
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trente-troisième rapport du sous-comité :
Le jeudi 10 octobre 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
TRENTE-TROISIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a revu les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2024 ainsi que le rapport des résultats de l’audit. Cet audit a été effectuée conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young, LLP.
Cet audit a donné lieu à un rapport sans réserve de l’auditeur dans lequel on peut lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2024 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande l’approbation des états financiers audités et qu’ils soient déposés au Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration.
Pierre Lanctôt répond aux questions.
Suzie Gignac fait une déclaration puis, avec Pierre Lanctôt, répond aux questions.
À 9 h 23, la séance est suspendue.
À 9 h 24, conformément à l'article 12-16(1), le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 9 h 30, la séance est suspendue.
À 9 h 33, le comité reprend ses travaux en séance publique.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le trente-troisième rapport du sous-comité soit adopté, que les états financiers soient déposés au Sénat et que, conformément à la répartition des responsabilités entre le CIBA et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), le rapport interne sur les points saillants des états financiers audités pour l'exercice terminé le 31 mars 2024 et les états financiers relatifs à l’exercice clos le 31 mars 2024, ainsi que les résultats de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2024 soient partagés avec les membres du comité AOVS.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-10/417(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Résultats du sondage sur la cafétéria de l’édifice de l’Est
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trente-cinquième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 10 octobre 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
TRENTE-CINQUIÈME RAPPORT
À la demande du CIBA le 11 avril 2024, la Direction des biens et services a lancé un sondage avec l'appui de la Direction des Communications pour demander aux sénateurs, au personnel du Sénat et aux partenaires parlementaires de l'édifice de l'Est et de l'édifice du Sénat du Canada leurs commentaires sur les services alimentaires offerts dans les cafétérias du Sénat.
La demande de CIBA faisait suite à une mesure d'efficience proposée par les membres de SEBS dans le cadre de son examen continu des efficiences, compte tenu du climat économique et afin de limiter la croissance du budget et de réduire les dépenses courantes. La mesure d'efficience visait à fermer temporairement la cafétéria de l’édifice de l’Est dans le cadre d’un projet pilote et d’y installer un distributeur automatique intelligent qui offrirait des menus similaires préparés par la Chambre des communes. Cette proposition avait été préparée sur la base des statistiques d'utilisation passées et d'une analyse approfondie des coûts.
La Chambre des communes administre au nom du Sénat les cafétérias situées dans l’édifice de l’Est et l’édifice du Sénat du Canada. Le Sénat verse une subvention annuelle à la Chambre des communes pour les cafétérias afin de combler le déficit, puisque les salaires et le coût des biens vendus sont supérieurs au revenu généré. Contrairement aux fournisseurs de services de restauration externes, la Chambre des communes n’a pas pour mandat de faire des profits. En 2023-2024, les coûts finaux (revenu net) ont totalisé 348 000 $.
Lors des discussions à CIBA, les sénateurs ont exprimé leur inquiétude quant à la possibilité de fermer la cafétéria de l'édifice de l'Est sans avoir au préalable consulté les sénateurs et le personnel qui utilisent la cafétéria, soulignant qu'une évaluation de son avenir devait prendre en compte les habitudes et les préférences des clients en plus d'une analyse financière.
ANALYSE
Le sondage a pris fin le 19 juillet 2024 et a été complété par 369 participants, dont 32 réponses de sénateurs et 260 du personnel des sénateurs et de l'administration. Ce taux de participation est élevé par rapport à d'autres sondages du Sénat et, compte tenu du nombre élevé de répondants de l'édifice de l'Est en particulier, le sondage a fourni suffisamment de données pour éclairer les décisions sur les services alimentaires au Sénat. Tous les résultats sont disponibles en annexe de ce rapport.
Les questions du sondage ont été élaborées pour recueillir l’avis des participants sur les services de restauration dans les cafétérias situées dans les locaux du Sénat, permettant ainsi une analyse tant qualitative que quantitative des expériences des clients.
Suite à l’analyse de ces réponses, votre sous-comité constate que les résultats quantitatifs sont tout aussi probants que les résultats qualitatifs. Les sénateurs, le personnel du Sénat et les employés des partenaires parlementaires expriment leur désir de maintenir les services des deux cafétérias. Les commentaires recueillis montrent que les répondants apprécient ces services et leur font confiance. De nombreux participants soulignent que l’accès aux cafétérias dans leurs lieux de travail est essentiel en raison des exigences de leurs fonctions.
En se fondant sur les résultats de cette enquête et afin d’équilibrer les services destinés aux sénateurs et aux employés tout en maîtrisant l’augmentation du budget, votre sous-comité propose de conserver le statu quo concernant les services de restauration actuellement disponibles dans les bâtiments occupés par les sénateurs.
La DBS dispose d’un budget approuvé de 310 000 $ pour le fonctionnement des cafétérias de l’édifice du Sénat du Canada (190 000 $) et de l’édifice du Centre (120 000 $). Pour tenir compte de l’augmentation de 14,8 % des coûts salariaux en 2024-2025 négociés par la Chambre des communes, des hausses salariales subséquentes prévues (2 % par année) et de la hausse des coûts de fonctionnement (estimée à 4 % par année), il faudra un montant additionnel de 95 000 $ (soit une augmentation de 15 % par rapport à 2023-2024) pour maintenir les niveaux de service actuels, montant qui augmentera de 10 000 $ par année.
RECOMMANDATIONS
Étant donné ce qui précède, votre sous-comité recommande :
- Que le budget de la Direction des biens et services soit augmenté de façon permanente d'un montant de 95 000 $, et de 10 000 $ supplémentaire chaque année financière suivante jusqu'en 2028-29, et que les besoins de financement soient réévalués par la suite et au besoin;
- Que le protocole d'entente entre la Chambre des communes et le Sénat pour la fourniture de services de cafétéria et de restauration soit prolongé d'un (1) an plus trois (3) années d'option jusqu'au 31 mars 2029, pour un total estimé de 1 675 000 $ sur quatre ans, soit 710 000 $ pour la cafétéria de l'édifice de l'Est et 965 000 $ pour la cafétéria du bâtiment du Sénat du Canada;
- Que l'administration du Sénat communique les résultats de l'enquête à la Chambre des communes pour qu'elle les prenne en considération, notamment les commentaires sur la qualité de la nourriture et les options étendues pour les différents régimes alimentaires, dans le cadre du protocole d'entente actuel sur les services de restauration.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Josée Labelle, répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le trente-cinquième rapport du sous-comité soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-10/418(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Ajustement du budget des frais de subsistance des Agents supérieurs du Sénat
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le trente-sixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 10 octobre 2024
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
TRENTE-SIXIÈME RAPPORT
Le 3 octobre 2024, votre sous-comité a examiné le budget des frais de subsistance des sénateurs dans le district parlementaire (DP) pour les sénateurs exerçant des fonctions d’Agent supérieur du Sénat. Cette revue faisait suite à des commentaires de sénateurs exerçant de telles fonctions exprimant le fait que le budget actuel est insuffisant pour couvrir les dépenses encourues par leurs fonctions additionnelles.
ANALYSE
Après débat, il fut proposé qu'une indemnité annuelle supplémentaire de 5 000 $ soit mis à la disposition des sénateurs exerçant un rôle d’Agent supérieur du Sénat pour couvrir les frais de subsistance supplémentaires (hébergement et indemnités journalières) lorsqu'ils séjournent dans le DP. Cette indemnité sera destinée à couvrir les frais de subsistance encourus dans la DP pour les jours qui tombent en dehors du calendrier régulier des séances.
Les sénateurs exerçant un rôle d’Agent supérieur du Sénat recevront automatiquement l’indemnité supplémentaire de 5 000 $ au début de l'année fiscale ou au prorata à n'importe quel moment de l'année de leur entrée en fonction.
Conformément à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, un Agent supérieur du Sénat se définit comme étant: Le Président, le Président intérimaire, le leader ou représentant du gouvernement au Sénat, le leader de l’opposition, le leader ou facilitateur d’un parti reconnu ou d’un groupe parlementaire reconnu, ainsi que leurs leader adjoint et whip respectifs.
Votre sous-comité rappelle que les frais de subsistance encourus pendant les déplacements vers le DP et pour les séjours dans le DP pendant une fin de semaine qui se trouve entre deux semaines de séance sont imputés au système de points de voyage et non au budget des frais de subsistance.
Cette demande ne requiert aucun financement supplémentaire. Sur la base d'une analyse des dépenses prévues, il a été déterminé que le financement global existant pour 2024-25 et pour les années fiscales suivantes serait suffisant puisque la plupart des sénateurs ne dépensent pas la totalité de leur budget. Cette évaluation tient également compte de l'inflation.
RECOMMANDATION
Par conséquent, votre sous-comité recommande :
- Que les sénateurs qui exercent un rôle d’Agent supérieur du Sénat au sens de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs reçoivent automatiquement une indemnité supplémentaire de 5 000 $ au début de l'année fiscale ou au prorata à n'importe quel moment de l'année en conséquence de la date de leur entrée en fonction, à compter de l’adoption de ce rapport.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec l’honorable sénatrice Moncion, répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le trente-sixième rapport du sous-comité du budget du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-10/419(P) — Rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
L’honorable sénateur Plett, membre du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, présente le onzième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 10 octobre 2024
Le Sous-comité sur la vision et le plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur le programme de travail pour la vision et le plan à long terme de la Cité parlementaire, présente maintenant son onzième rapport avec la recommandation suivante :
Déménagement de l'édifice de la Confédération et répercussions sur le Sénat
En mars 2022, le Sénat a été invité à modifier son plan de locaux à long terme afin d’avancer le déménagement des unités de bureaux parlementaires (UBP) des sénateurs de l’édifice Victoria, pour permettre à certains députés d'utiliser l’édifice comme espace provisoire en raison de la détérioration rapide de l'édifice de la Confédération et ses 162 UBP de députés. Votre sous-comité a été informé à l'époque que l'édifice de la Confédération nécessiterait une réhabilitation et un déménagement des bureaux de députés en deux phases. CIBA a approuvé cette demande, ce qui a modifié le plan à long terme pour les locaux des UBP des sénateurs dans l’état final. Cette décision a été communiquée à la ministre des Services publics et Approvisionnement Canada en mars 2022. En juin 2022, CIBA a confirmé la tour Est de l’ilot 2 (Complexe des bureaux du Sénat, ou CBS) serait un de trois édifices permanent du Sénat dans l’état final, avec 54 UBP des sénateurs prévus pour occupation dans le CBS en 2032 environ. Cette décision a été communiquée à la ministre des Services publics et Approvisionnement Canada en juin 2022.
Par la suite, au début du mois de mai 2024 à une réunion du Bureau de la régie interne de la Chambre des communes, les députés ont exprimé une forte préférence que le déménagement de l’édifice de la Confédération se fasse en une seule phase, plutôt que deux fois. Lors d’une réunion en mai 2024, votre sous-comité a été informé qu’une des options proposées par les fonctionnaires des Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) était que la Chambre de communes utilise l’ensemble de l’ilot 2, donc une combinaison des 94 UBP dans la tour Ouest, avec les 54 UBP dans la tour Est, comme espace provisoire pour les députés.
Cependant, le CBS représente un développement clé pour le Sénat, lié au projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est, et son occupation correspond aux dates prévues pour le déménagement de 46 UBP des sénateurs dans l’édifice de l’Est. Le CBS est prévu de contenir la majorité des UBP des sénateurs de tous les édifices qui seront occupés par les sénateurs dans l’état final (soit 54 UBP), ainsi que trois salles de comités, et qu’il soit doté d’une entrée sécurisée et réservée aux visiteurs d’affaires du Sénat. Cette nouvelle option proposée par SPAC d’utiliser le CBS comme une espace provisoire pour les bureaux des députés retardera l’installation des bureaux des sénateurs dans le CBS d’environ 7 ans, selon les estimations de SPAC.
Votre sous-comité a reçu une mise à jour de l’Administration du Sénat le 18 septembre 2024, sur l’état de cette nouvelle proposition, ainsi que d’autres alternatives pour étude, qui pourraient accommoder cette demande de la Chambre des communes. Nous demeurons profondément préoccupés par l'impact que cette nouvelle proposition de la Chambre des communes pourrait avoir sur les locaux à long terme du Sénat. Votre sous-comité note que le Sénat a déjà confirmé à SPAC que les sénateurs occuperaient trois édifices dans son état final: l'édifice du Centre (avec 22 UBP des sénateurs), l'édifice de l'Est (avec 42 UBP des sénateurs) et le CBS (avec 54 UBP des sénateurs), pour un total de 118 UBPs des sénateurs sur la Colline parlementaire. Votre sous-comité est d'avis que les édifices permanents du Sénat ne devraient pas servir de locaux provisoires pour les bureaux des députés.
Votre sous-comité avait demandé à l'Administration du Sénat d'effectuer une analyse de haut niveau de cette nouvelle proposition, ainsi que de la viabilité d'autres emplacements alternatifs suggérés par SPAC pour répondre à la demande de la Chambre des communes. D'après l'analyse de haut niveau de la stratégie actuelle de la Chambre des communes en matière de locaux, il est estimé qu'il y aura un déficit de 33 à 34 UBP sur les 160 UBP des députés qui devront éventuellement déménager de l'édifice de la Confédération. À l'heure actuelle et compte tenu des variables connues, votre sous-comité est d'avis que ce déficit pourrait être comblé en utilisant les UBP intérimaires du Sénat au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles (c'est-à-dire en utilisant les UBP dans l'édifice du Sénat du Canada ou le 40 Elgin, par exemple) et en les partageant avec la Chambre des communes, une fois que les sénateurs auront déménagé dans l'un des locaux permanent du Sénat. Cela aiderait la Chambre des communes à combler son manque estimé à 34 UBP lorsque l'édifice de la Confédération sera vidé, sans qu'il soit nécessaire d'occuper entièrement le CBS pour accommoder des UBP pour les députés affectés.
L'administration a également informé le sous-comité que les principaux détails fournis par le SPAC sur les dates exactes d'occupation de l’ilot 2, la durée du projet de réhabilitation de l’édifice de la Confédération et plus de détails sur les plans de déménagement ne sont pas encore connus. Jusqu’à ce que le SPAC fournisse de plus amples informations, votre sous-comité estime que plan à long terme pour les locaux du Sénat devrait se poursuivre tel quel, conformément aux exigences actuelles du Sénat en ce qui concerne l'état final.
Par conséquent, votre sous-comité est d’avis qu’il est prématuré de parler des modifications à la stratégie sur les locaux à long terme du Sénat.
Recommandations :
En conséquence, votre sous-comité recommande que, jusqu'à ce que SPAC soit en mesure de confirmer les dates exactes du déménagement, de la construction et de l'occupation de l’édifice de la Confédération, le Sénat conserve sa stratégie actuelle approuvée en matière de locaux, qui établit que l’ensemble des 118 UBP seront dans l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et le Complexe des bureaux du Sénat, comme emplacement permanent; et que le Sénat s’engage à collaborer avec la Chambre des communes et SPAC, en temps opportun, pour fournir à la Chambre des communes 34 UBP supplémentaires qui peuvent servir de bureaux temporaires pour les députés, lorsque les sénateurs quitteront l’édifice du Sénat du Canada et l’édifice Chambers (40, rue Elgin);
Que le sous-comité soit autorisé à communiquer cette recommandation à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L’honorable sénateur Plett fait une déclaration.
L’honorable sénateur Plett propose que le onzième rapport du sous-comité soit adopté et que le président du sous-comité soit autorisé à communiquer les recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-10/420(P) — Item à titre d’information envoyé par courriel
La présidente fait une déclaration concernant l’item envoyé par courriel aux membres à titre d'information.
À 10 h 02, la séance est suspendue.
À 10 h 04, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 41, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan