Conformément au préavis donné le 23 novembre 2021, propose :

Que, nonobstant toute disposition du Règlement, tout ordre antérieur ou toute pratique habituelle :

1.dès que les circonstances le permettent après l’adoption du présent ordre, le Sénat commence à tenir des séances hybrides, auxquelles tous les sénateurs pourront participer dans la salle du Sénat ou au moyen de l’outil de vidéoconférence approuvé par le Président de temps à autre après consultation des leaders et facilitateurs, les dispositions du présent ordre étant applicables jusqu’à ce que les séances hybrides prennent fin, et pendant la période durant laquelle cet ordre est en vigueur, l’Administration du Sénat continue à mettre en œuvre un système permettant aux sénateurs dans la salle du Sénat de voir, sur un écran, les sénateurs qui participent par vidéoconférence;

2.le Président, après consultation des leaders et facilitateurs, détermine la date où commenceront ces séances hybrides;

3.les séances hybrides du Sénat soient, à toutes fins, considérées comme des délibérations du Sénat, que les sénateurs qui y participent par vidéoconférence à partir d’un bureau désigné ou d’une résidence désignée au Canada soient, à toutes fins — le quorum y compris — , considérés comme présents à la séance, que ces séances soient considérées comme ayant lieu dans l’enceinte parlementaire et qu’il soit entendu que les heures indiquées dans toute disposition du Règlement ou dans le présent ordre ou tout autre ordre correspondent à l’heure locale d’Ottawa;

4.sous réserve des variations qui pourraient s’imposer à la lumière des circonstances, la participation par vidéoconférence aux séances hybrides du Sénat soit assujettie aux conditions suivantes :

a)les sénateurs doivent obligatoirement utiliser un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif et un casque d’écoute avec microphone intégré fournis par le Sénat pour les vidéoconférences;

b)ils ne peuvent pas utiliser d’autres appareils, comme une tablette ou un téléphone intelligent personnel;

c)à l’exception des personnes qui se trouvent dans la salle du Sénat, seuls les sénateurs doivent être visibles pendant la vidéoconférence par l’entremise de la fonction vidéo activée;

d)sauf lorsque la sonnerie se fait entendre pour un vote, un sénateur doit :

(i)avoir la fonction vidéo activée en tout temps afin que son image soit diffusée;

(ii)quitter la vidéoconférence s’il quitte son siège;

5.le Sénat reconnaisse que, sauf disposition contraire du présent ordre, tous les sénateurs devraient, de façon générale, être traités également lors des séances hybrides du Sénat, qu’ils soient présents dans la salle du Sénat ou qu’ils participent par vidéoconférence, et que les délibérations devraient suivre les procédures normales, sous réserve des variations nécessaires pour des raisons techniques que peut ordonner le Président, sujet à appel au Sénat lorsque les conditions techniques le permettent;

6.les sénateurs qui participent aux séances hybrides du Sénat par vidéoconférence ne soient pas obligés de se lever;

7.sans avoir une incidence sur l’application de l’article 3-6 du Règlement, sans limiter le droit d’un sénateur de proposer la levée de la séance conformément au Règlement et sans que soit modifiée l’obligation du Sénat, dans certaines circonstances, de continuer de siéger après la réception d’un message de la Couronne ou l’annonce d’un message à venir, et sauf disposition contraire du présent ordre :

a)lorsque le Sénat siège un lundi, l’application des dispositions de l’article 3-3(1) du Règlement soit suspendue et la séance :

(i)commence à 18 heures;

(ii)soit levée à la fin des affaires du gouvernement ou à 21 heures, selon la première éventualité;

b)lorsque le Sénat siège un mardi, la séance :

(i)commence à 14 heures;

(ii)soit levée à la fin des travaux du jour ou à 21 heures, selon la première éventualité;

c)lorsque le Sénat siège un mercredi, la séance :

(i)commence à 14 heures;

(ii)soit levée à la fin des affaires du gouvernement ou à 16 heures, selon la première éventualité;

d)lorsque le Sénat siège un jeudi, la séance :

(i)commence à 14 heures;

(ii)soit levée à la fin des travaux du jour ou à 21 heures, selon la première éventualité;

e)lorsque le Sénat siège un vendredi, la séance :

(i)commence à 10 heures;

(ii)soit levée à la fin des affaires du gouvernement ou à 16 heures, selon la première éventualité;

8.le Président soit autorisé à suspendre la séance du Sénat au besoin pour des raisons techniques et autres, et les microphones des sénateurs qui participent par vidéoconférence soient mis en mode sourdine lors de toute suspension;

9.le Président soit autorisé à donner instruction que la séance du Sénat soit levée pour des raisons techniques, cette instruction étant sujette à appel lorsque les conditions techniques le permettent;

10.les heures fixées pour la levée de la séance au paragraphe 7 soient réputées être l’heure fixée pour la clôture de la séance aux fins du Règlement, et qu’il soit entendu que les dispositions du Règlement qui permettent la continuation de la séance au-delà de cette heure dans certaines circonstances continuent d’avoir effet, à condition que si les dispositions du paragraphe 9 sont invoquées lorsqu’une affaire qui permettrait au Sénat de continuer au-delà de l’heure fixée pour la clôture de la séance est à l’étude, cette affaire soit, sous réserve des dispositions de l’article 4-13(3) du Règlement, étudiée au début de l’ordre du jour de la séance suivante, sauf s’il s’agit d’un débat d’urgence;

11.le premier jour du débat sur une motion portant sur un cas de privilège, le débat puisse être ajourné, même dans les circonstances où l’article 13-6(6) du Règlement ne le permettrait normalement pas;

12.la suspension du soir prévue à l’article 3-3(1) du Règlement prenne fin à 19 heures;

13.si le Sénat siège un jour autre qu’un vendredi, toute disposition du Règlement qui prévoit qu’un événement doit avoir lieu à 20 heures soit lue comme si l’heure qui y figure était 19 heures;

14.le Sénat, reconnaissant l’importance de fournir au Président les renseignements nécessaires pour qu’il puisse contribuer au bon déroulement des travaux et sous réserve des pratiques normales en matière de confidentialité, encourage fortement chaque sénateur à :

a)aviser aussitôt que possible les représentants de son parti ou groupe, ou le greffier du Sénat ou son délégué, lorsqu’il a l’intention d’intervenir au cours d’une séance;

b)fournir aussitôt que possible au greffier du Sénat ou à son délégué une copie électronique en français et en anglais de tout amendement, sous-amendement, préavis de motion, préavis d’interpellation, rapport de comité à présenter ou à déposer, projet de loi à déposer ou autre document nécessaire pour la séance;

15.le sénateur qui a fourni un document à l’avance conformément à l’alinéa 14b) soit considéré comme ayant respecté toute obligation de fournir une copie signée de ce document;

16.la tenue des votes lors des séances hybrides du Sénat soit assujettie aux dispositions suivantes :

a)seuls les sénateurs présents dans la salle du Sénat prennent part à :

(i)la procédure pour le vote de vive voix;

(ii)la détermination de si le consentement est accordé pour que la sonnerie se fasse entendre pendant moins de 60 minutes;

b)pour être un des sénateurs qui demandent un vote par appel nominal, un sénateur qui participe par vidéoconférence doit clairement indiquer cette demande, sans être obligé de se lever;

c)pendant les séances hybrides, l’article 9-7(1)c) du Règlement sera lu comme suit :

« c) inviter :

(i) les sénateurs votant oui qui sont présents dans la salle du Sénat à se lever pour l’appel nominal;

(ii) les sénateurs votant oui qui participent par vidéoconférence à lever la carte conçue pour voter oui pour l’appel nominal;

(iii) les sénateurs votant non qui sont présents dans la salle du Sénat à se lever pour l’appel nominal;

(iv) les sénateurs votant non qui participent par vidéoconférence à lever la carte conçue pour voter non pour l’appel nominal;

(v) les sénateurs qui s’abstiennent qui sont présents dans la salle du Sénat à se lever pour l’appel nominal;

(vi) les sénateurs qui s’abstiennent qui participent par vidéoconférence à lever la carte conçue pour indiquer qu’ils s’abstiennent pour l’appel nominal. »;

d)lorsqu’un vote par appel nominal est en cours, les sénateurs qui participent par vidéoconférence doivent avoir leur caméra allumée pour la durée du vote et être visibles à l’écran lorsqu’ils votent;

e)sauf dans le cas prévu à l’alinéa h), si un vote est reporté conformément à l’article 9-10 du Règlement, il aura lieu à 15 h 30 le jour de séance suivant, après une sonnerie de 15 minutes, interrompant toute délibération alors en cours à l’exception d’un autre vote ou la sonnerie pour un vote;

f)sauf dans le cas prévu à l’alinéa h), si un vote est reporté conformément à l’article 4-6(1) du Règlement, il aura lieu à 15 h 30 le jour même, après une sonnerie de 15 minutes, interrompant toute délibération alors en cours à l’exception d’un autre vote ou la sonnerie pour un vote;

g)sauf dans le cas prévu à l’alinéa h), si un vote est reporté conformément à une autre disposition du Règlement, la procédure normale du vote est maintenue, la séance étant suspendue, au besoin, au moment prévu par le présent ordre pour la clôture de la séance;

h)si un vote reporté a lieu un lundi, il ait lieu à la fin de la période des questions, après une sonnerie de 15 minutes;

17.il soit entendu que le consentement est considéré comme accordé lors des séances hybrides du Sénat une fois demandé, à moins que le Président, après un délai suffisant, n’entende une objection de la part d’un sénateur présent dans la salle du Sénat ou participant par vidéoconférence;

18.dès l’adoption du présent ordre :

a)tout rapport ou autre document déposé auprès du greffier du Sénat conformément à l’article 14-1(6) du Règlement puisse être déposé électroniquement;

b)le gouvernement soit autorisé à déposer électroniquement auprès du greffier du Sénat tout document ayant trait à ses responsabilités administratives, en suivant la procédure établie à l’article 14-1(6) du Règlement;

c)les réponses écrites aux questions orales ou écrites puissent être déposées auprès du greffier du Sénat électroniquement en suivant la procédure établie à l’article 14-1(6) du Règlement, étant entendu que les réponses écrites aux questions orales seront publiées en annexe aux Débats du Sénat le jour où le dépôt est inscrit dans les Journaux du Sénat;

d)les réponses écrites aux questions orales déposées électroniquement auprès du greffier du Sénat soient transmises à tous les sénateurs;

19.dès l’adoption du présent ordre, les comités sénatoriaux soient autorisés à tenir des réunions hybrides;

20.il soit entendu que, sans limiter le pouvoir général accordé par le présent ordre, lorsqu’un comité tient une réunion hybride :

a)les membres du comité qui participent font partie du quorum;

b)ces réunions sont considérées comme ayant lieu dans l’enceinte parlementaire, peu importe où se trouvent les participants;

c)le comité est tenu d’aborder les réunions à huis clos avec la plus grande prudence et toutes les précautions nécessaires, en tenant compte des risques pour la confidentialité des délibérations à huis clos inhérents à ces technologies;

21.sous réserve des variations qui pourraient s’imposer à la lumière des circonstances, la participation à une réunion de comité par vidéoconférence soit assujettie aux conditions suivantes :

a)les sénateurs doivent participer à partir d’un bureau désigné ou d’une résidence désignée au Canada;

b)ils doivent obligatoirement utiliser un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif et un casque d’écoute avec microphone intégré fournis par le Sénat pour les vidéoconférences;

c)ils ne peuvent pas utiliser d’autres appareils, comme une tablette ou un téléphone intelligent personnel;

d)ils doivent être les seules personnes visibles pendant la vidéoconférence;

e)ils doivent avoir la fonction vidéo activée en tout temps afin qu’on puisse les voir;

f)ils doivent quitter la vidéoconférence s’ils quittent leur siège;

22.dans le cas où un comité tient une réunion hybride en public, les dispositions de l’article 14-7(2) du Règlement soient appliquées afin de permettre l’enregistrement ou la diffusion de la réunion grâce aux arrangements pris par le greffier du Sénat, et, si une telle réunion ne peut être diffusée en direct, que le comité soit réputé s’être acquitté de toute obligation conformément au Règlement en ce qui concerne les réunions publiques en rendant tout enregistrement accessible au public le plus tôt possible par la suite;

23.les séances hybrides du Sénat et les réunions hybrides des comités sénatoriaux, et l’application de toutes les dispositions du présent ordre, prennent fin à la fin de la journée le 31 mars 2022.

 — Honorables sénateurs, je prends brièvement la parole au sujet de la motion du gouvernement no 2, qui vise à autoriser de nouveau les séances hybrides du Sénat, y compris celles des comités, en reprenant les modalités que nous avions adoptées lors de la législature précédente. Grâce aux efforts de l’Administration du Sénat, qui ont permis de rendre le système fonctionnel, nos collègues des quatre coins du pays ont pu participer aux délibérations nécessaires aux travaux du Sénat.

Bien que la situation actuelle soit différente de celle qui existait au début de la pandémie et dans les mois qui ont suivi, j’avancerais très humblement qu’elle est toujours fragile pour diverses raisons et que, pour certaines personnes, une participation à distance, en ligne, demeure l’option appropriée.

Bien que les exigences de vaccination obligatoire soient en place pour les employés et les invités de la Colline du Parlement, y compris l’enceinte du Sénat, les cas de COVID-19 ici, en Ontario, et dans de nombreuses provinces du Canada, demeurent à la hausse. À l’approche de l’hiver, les activités se déroulent plutôt à l’intérieur, ce qui semble contribuer à une nouvelle augmentation des cas.

J’éprouve une immense reconnaissance pour les professionnels de la santé, les travailleurs, les responsables de la santé publique et les scientifiques qui ont contribué à accélérer le processus de vaccination au Canada.

Cela dit, comme le Sénat du Canada est un milieu de travail professionnel et responsable, il doit rester vigilant. Nous devons regarder en face la dure réalité à laquelle notre pays est toujours confronté.

Notre travail nous demande de faire des allers-retours entre Ottawa et nos régions respectives, situées d’un bout à l’autre de ce grand pays. Pour bon nombre d’entre nous, chaque voyage suppose de prendre un vol ou deux, de marcher dans des aéroports bondés et de passer plusieurs heures en déplacement. Devoir faire ces voyages chaque semaine, deux ou trois fois par mois, comporte décidément son lot de risques.

Certains de nos collègues peuvent avoir des problèmes de santé qui les rendent vulnérables. Cela ne les empêche aucunement d’accomplir leur travail. Ils devraient toutefois avoir la possibilité d’éviter les voyages jusqu’à Ottawa puisque nos installations rendent possible une participation à distance.

Certains d’entre nous vivent peut-être avec un parent âgé ou une personne immunodéprimée, ou s’en occupent, et à l’approche la période des fêtes de fin d’année, beaucoup d’entre nous passeront du temps avec nos enfants, nos petits-enfants ou nos proches qui sont vulnérables aussi.

Chers collègues, l’année dernière, le Sénat a travaillé d’arrache-pied pour mettre en place un système hybride afin que les sénateurs de partout au pays puissent participer pleinement aux séances quotidiennes, aux débats importants et aux votes, et ce qui est tout aussi important, les sénateurs ont pu participer virtuellement aux réunions des comités.

La pandémie mondiale a peut-être grandement limité l’accès à cette enceinte, mais elle n’a pas empêché le Parlement d’étudier des mesures législatives et de porter secours aux Canadiens et aux entreprises du pays qui avaient désespérément besoin d’aide et de soutien pour traverser cette tempête. Lors de la législature précédente, nous avons accompli notre devoir avec la collaboration et la participation de nos collègues, y compris ceux des régions éloignées comme le Yukon, le Nord de l’Alberta et l’Île-du-Prince-Édouard.

À l’aube de cette nouvelle législature, il n’y a pas lieu d’empêcher personne de remplir ses obligations constitutionnelles puisque nous pouvons offrir une solution viable et éprouvée.

Cette motion ainsi que la possibilité pour certains de travailler à distance dans le cadre de séances hybrides ne se veulent pas une solution à long terme. Bien que la motion contienne une date d’échéance, soit le 31 mars 2022, si la situation s’améliore avant cette date et si les circonstances personnelles de nos collègues les amènent à croire qu’ils peuvent se rendre à Ottawa sans risque pour eux-mêmes ou pour leurs proches, il leur sera loisible de le faire.

Nous devons cependant tenir compte des circonstances propres à chaque province et de la possibilité que des restrictions soient imposées par certaines provinces si le nombre de cas qui y sont observés atteint un niveau inacceptable.

Toutefois, si l’état de la santé publique empire ou demeure instable, j’espère que nous pourrons réévaluer les circonstances, collectivement et de manière responsable, afin de nous assurer d’avoir des mesures prudentes en place pour protéger les sénateurs, notre personnel et l’ensemble de la famille du Sénat.

D’ici là, j’estime qu’il nous incombe de faire tout ce qui est possible pour permettre la participation et l’inclusion des collègues qui, pour toute raison, quelle qu’elle soit, doivent se joindre à nous par vidéoconférence.

Je demande à tous les honorables sénateurs présents d’appuyer la motion en ces temps sans précédent afin de permettre aux sénateurs de s’acquitter de leurs devoirs constitutionnels, quel que soit leur emplacement physique au pays. Tandis que nous continuons de lutter avec les dures réalités de la COVID-19, nous devons continuer de déployer tous les moyens nécessaires pour nous protéger et protéger ceux qui nous entourent.

Honorables sénateurs, selon moi, cette motion vise à faire du Sénat un lieu de travail sûr, empreint de compassion et inclusif. J’espère que vous l’appuierez afin que tous les sénateurs puissent participer aux travaux du Sénat sans craindre que cela compromette leur santé et leur sécurité ou celles des autres. Merci.

Bien sûr.

Je vous remercie d’avoir posé la question et de nous avoir rappelé à quel point les choses ont changé depuis l’arrivée de la pandémie.

Pour commencer, je voudrais souligner que la motion dont nous sommes saisis, y compris le passage auquel vous faites référence, est le résultat de vastes consultations avec les leaders de tous les groupes.

Tous les leaders étaient bien conscients que nous allions rétablir les dispositions de la motion sur les séances hybrides en vigueur à la 43e législature, qui portait notamment sur le déroulement des séances du mercredi.

Je comprends aussi — et je m’en réjouis — que tous les groupes souhaitent vivement que les comités soient établis le plus tôt possible. J’ai bon espoir que les comités reprendront leurs travaux bientôt.

En ce qui concerne les séances et les réunions de comité en mode hybride, le fait est que nous n’avons pas les capacités techniques pour permettre au Sénat et à de multiples comités de se réunir en même temps.

À mon humble avis, il serait mal avisé de nous placer dans une situation où le Sénat devrait demander le consentement pour qu’un comité se réunisse pendant que le Sénat continue de discuter des affaires du gouvernement. Une telle approche pourrait empêcher un comité de se réunir, et ce, même s’il est saisi d’un important projet de loi du gouvernement.

Plus important encore, ces dispositions, dans leur forme actuelle, réserveraient des ressources et des plages horaires pour les réunions de comité qui, je crois, auraient lieu les mercredis.

Il est important, chers collègues, d’assurer l’organisation des comités et le respect des heures de séance. En tant que membres d’un comité, nous avons tous vu des témoins invités — certains venant de loin et ayant fait de grands efforts pour se déplacer — forcés d’attendre et, parfois, empêchés de comparaître, le comité ne pouvant se réunir en raison de l’horaire du Sénat. Selon moi, les dispositions de la motion à l’étude, qui faisaient partie des motions antérieures sur les séances hybrides, demeurent la bonne façon de procéder.

Pour répondre à votre question — je vous prie de me pardonner, mais je voulais consigner cela au compte rendu —, le Sénat peut faire preuve de souplesse en toutes circonstances. Soyez assurée que notre bureau se montrera flexible au besoin.

Pour l’heure, nous croyons que la motion à l’étude propose la bonne façon de procéder en mode hybride.

Je vous remercie de votre question.

Bien sûr.

Je regrette profondément d’avoir à prendre la parole, mais je suis heureux de pouvoir abonder dans votre sens et vous remercier d’appuyer la motion sur les séances hybrides pour tous les honorables sénateurs de Terre-Neuve-et-Labrador.

Oui.

Je vous remercie de la question. Comme la motion l’indique, ce sera au Président de déterminer le moment opportun.

Cela dit, on m’a informé que cela prendrait environ 48 heures pour mettre en place l’équipement et les systèmes nécessaires pour mettre en œuvre un système hybride. J’espère que nous pourrons adopter la motion avant l’ajournement de cette semaine. Donc, à notre retour la semaine prochaine, nous serions en mesure d’avoir un système hybride fonctionnel.

Bien sûr.

Merci. C’est une très bonne question et je vous en remercie.

Je crois comprendre que d’un point de vue technique, nous partageons les ressources avec la Chambre des communes. Notre capacité à prendre des décisions sans égard à l’autre endroit s’en trouve donc quelque peu limitée.

Je crois comprendre, sénatrice Batters, qu’à tout moment, il ne peut y avoir qu’un nombre limité de réunions de comité hybrides. Ainsi, lorsque le Comité de sélection a recommandé le système durant la législature précédente, et que le Sénat l’a approuvé, c’était pour permettre de tenir complètement à distance les séances de comité afin qu’un plus grand nombre de nos comités soient en mesure de faire plus souvent le travail important qui est confié au Sénat.

Sénatrice, la motion dont nous sommes saisis envisage seulement la tenue de réunions de comités hybrides. Elle n’envisage pas la tenue de réunions à distance, même si le gouvernement estime que ce serait un autre bon moyen de permettre à un plus grand nombre de comités de se réunir plus longuement. Quoi qu’il en soit, en plus des limites technologiques et des limites de capacité des salles, il y a des contraintes au chapitre des ressources humaines, notamment en traduction.

Comme vous le savez, c’est le bureau du Président, par l’intermédiaire de l’Administration du Sénat, qui s’occupe de cette question. J’ai cru comprendre que cette dernière avait fait l’objet d’une discussion au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, entre autres, et qu’elle continuerait d’être portée à l’attention du Sénat. À l’heure actuelle, la motion à l’étude envisage seulement la tenue de réunions de comités hybrides.