LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 22 septembre 2022
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour chers collègues. Je m’appelle Lucie Moncion et je suis sénatrice de l’Ontario. J’ai le privilège de présider le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais présenter les sénateurs qui participent à la réunion ce matin : la sénatrice Patricia Bovey, du Manitoba; le sénateur Larry Campbell, de la Colombie-Britannique; le sénateur Claude Carignan, c.p., du Québec; le sénateur Dennis Dawson, du Québec; le sénateur Tony Dean, de l’Ontario; le sénateur Éric Forest, du Québec; le sénateur Tony Loffreda, du Québec; la sénatrice Rosemary Moodie, de l’Ontario; le sénateur Donald Neil Plett, du Manitoba; la sénatrice Raymonde St-Germain, du Québec; la sénatrice Judith Seidman, du Québec; le sénateur Scott Tannas, de l’Alberta; le sénateur Yuen Pau Woo, de la Colombie-Britannique; la sénatrice Raymonde Gagné, du Manitoba.
Je souhaite également la bienvenue à toutes celles et tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
[Traduction]
Chers collègues, à titre de rappel, la réunion d’aujourd’hui se déroulera en présentiel pour tous les membres du comité. Vu le peu de temps dont nous disposons pour faire la transition entre les réunions, l’objectif étant de maximiser le temps des comités, nous avons placé des lingettes désinfectantes sur les tables pour permettre aux sénateurs de désinfecter leur place par mesure de santé et de sécurité supplémentaire.
De plus, pour des raisons logistiques, nous devons quitter la salle immédiatement après la levée de la séance parce qu’il y a une réunion qui suit la nôtre; en effet, à 11 h 30, un autre comité doit se réunir ici. Si vous devez discuter entre vous, nous vous prions de quitter la salle pour que l’autre groupe puisse commencer sa réunion.
Passons au point numéro 1.
[Français]
Il s’agit de l’adoption du procès-verbal du 23 juin 2022.
Honorables sénateurs, c’est le premier point à l’ordre du jour. Vous avez dans votre trousse le compte rendu de la réunion du 23 juin 2022. Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal? Est-ce que quelqu’un veut proposer la motion suivante, soit que le procès-verbal du jeudi 23 juin 2022 soit adopté?
La sénatrice Moodie : Je propose l’adoption de la motion.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci beaucoup.
Nous allons passer au point numéro 2.
[Traduction]
Il s’agit de la composition du Sous-comité du programme et de la procédure de CIBA. Le point suivant concerne l’élection d’un nouveau vice-président pour CIBA. Comme vous le savez, le sénateur Smith ne siège plus au comité, ce qui signifie qu’il y a un poste vacant à la vice-présidence. Par conséquent, puis-je demander au sénateur Plett de présenter...
Le sénateur Plett : Merci, madame la présidente. Je propose :
Que l’honorable sénateur Claude Carignan soit élu vice-président du comité.
La présidente : Merci. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Je vous remercie. Bienvenue à notre comité, sénateur Carignan.
[Français]
Le sénateur Carignan : Merci.
Le point numéro 3 : changement de membres, Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable.
Le point suivant concerne la composition du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable. Avec le départ du sénateur Smith du groupe de travail, il y a un poste vacant. En conséquence, je demanderais au sénateur Plett de proposer la motion suivante.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je propose :
Que l’honorable sénateur Smith soit révoqué comme membre du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et la durabilité; et
Qu’un honorable sénateur du Parti conservateur du Canada soit ajouté par avis déposé auprès de la greffière du comité par le chef de l’opposition.
La présidente : Merci, sénateur Plett. Y a-t-il des observations ou des questions sur la motion? S’il n’y en a pas, sommes-nous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
La présidente : Merci, chers collègues.
Le point numéro 4, c’est-à-dire le rapport sur le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine, sera présenté à la prochaine réunion. Nous n’en discuterons pas aujourd’hui.
Nous passons au point numéro 5.
[Français]
Il s’agit de la considération relative à la santé et la sécurité relativement à la levée du masque obligatoire. Le point suivant a également été préparé à notre demande et il concerne les conséquences en matière de santé et de sécurité de la levée du mandat du port de masques dans le contexte des réunions en personne et des réunions hybrides.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines et Linda Sabourin, conseillère principale en santé, sécurité et mieux-être au travail vont maintenant se joindre à la réunion par vidéoconférence à titre de témoins.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période des questions. Madame Francis, vous pouvez commencer votre présentation.
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente.
Bonjour à tous.
[Traduction]
Le 17 août 2022, le comité directeur a décidé que le port du masque ne serait plus obligatoire au Sénat à compter du 6 septembre 2022. Cette décision du Sénat s’harmonise avec celle de la Chambre des communes et les exigences provinciales de l’Ontario et du Québec. La levée du port du masque obligatoire a été jugée raisonnable, compte tenu des mesures qui demeurent en place, afin que le Sénat respecte ses obligations en vertu du Code canadien du travail et de ses propres politiques en matière de santé et de sécurité au travail.
À la suite de la décision du comité directeur, une stratégie de communication a été établie en vue de faire connaître les mesures et les programmes qui encouragent les pratiques recommandées. Plusieurs mesures et programmes ont été mis en place, notamment la promotion de mesures préventives telles qu’une bonne hygiène des mains, le port du masque pour les personnes qui récupèrent de la COVID-19, le respect de la distanciation physique, le programme de bracelets et la participation volontaire à notre programme de dépistage rapide. Voilà autant d’options pour atténuer le risque de contracter ou de transmettre la COVID-19 sur le lieu de travail. Nous nous efforçons activement de continuer à proposer aux employés des mesures préventives et des programmes en fonction de l’évaluation de la situation.
Nous nous employons également à répondre aux besoins des employés ou des sénateurs qui souhaitent bénéficier de mesures en raison d’une évaluation personnelle des risques ou d’une préférence personnelle. Même si le port du masque n’est plus obligatoire, les personnes qui organisent des activités et des réunions au Sénat doivent néanmoins évaluer les risques associés à chaque rassemblement et veiller à la mise en place de mesures appropriées, conformément aux mesures de santé publique, aux mesures de contrôle en milieu de travail et aux mesures préventives du Sénat.
Les mesures doivent être appliquées de manière uniforme dans tous les secteurs de l’organisation. Nous pourrons ainsi nous assurer d’atténuer le risque de propagation du virus en milieu de travail et éviter tout refus de travail officiel en raison de conditions de travail dangereuses liées à la transmission réelle ou éventuelle de la COVID-19.
Il est possible de faire appel à notre propre équipe de santé, sécurité et mieux-être au travail pour obtenir de l’aide à la planification des activités. La Direction des ressources humaines travaille actuellement à la création d’un outil qui sera disponible sur IntraSen, notre site intranet, pour aider les personnes qui organisent des réunions et des activités. Le Sénat continue de faire preuve de vigilance dans son examen des directives de santé publique et il sera prêt à rétablir et à adapter ses mesures préventives en conséquence, advenant la déclaration d’une nouvelle vague de COVID-19.
Merci, madame la présidente et honorables sénateurs. Nous sommes à votre disposition pour répondre aux questions, s’il y a lieu. Je vous remercie.
La présidente : Merci, madame Francis.
Y a-t-il des questions ou des observations pour Mme Francis?
[Français]
Le sénateur Forest : La question que je me pose, c’est comment on va évaluer les mesures à prendre s’il y a une augmentation du nombre de cas, sans nécessairement qu’on déclare officiellement qu’il y a une nouvelle vague. Est-ce qu’il y a des mesures qui nous permettent, sans tomber dans les mesures sanitaires totales, d’avoir une hausse dans nos mesures de santé et de sécurité?
Mme Francis : Merci, monsieur le sénateur.
Nous suivons toujours les consignes de la santé publique. Si nous avons besoin d’être guidés, nous suivrons les conseils et les directives de la santé publique.
Le sénateur Forest : Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou d’autres commentaires?
Le sénateur Carignan : J’ai une question. Je lisais la note et j’ai vu une apparente contradiction quant à la question de l’application du Code canadien du travail. D’un côté, on dit dans la note qu’on a des obligations à respecter en vertu du Code canadien du travail, mais de l’autre, on dit qu’on n’est pas passible d’une amende au sens du Code canadien du travail. Je voulais juste qu’on m’éclaire à ce sujet.
Est-ce qu’on est assujetti ou non au Code canadien du travail? Quelles sont les mesures obligatoires et quelles mesures ne le sont pas, pour ce qui est du Sénat?
Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, Sénat du Canada : Merci, monsieur le sénateur. Effectivement, il y a une distinction. Le régime est applicable au Sénat; toutefois, le Code canadien du travail s’applique aux sénateurs. La seule distinction étant qu’il y a une déférence quand même, envers les institutions parlementaires, ce qui signifie qu’au lieu d’avoir une amende à payer, comme d’autres employeurs en auraient, dans ce cas-ci, c’est un rapport qui est déposé au Sénat, si jamais il y avait une réelle contravention.
Le sénateur Carignan : Est-ce que c’est en vertu du Code canadien du travail?
M. Hallée : C’est ça.
La présidente : Si vous êtes à l’aise de le laisser présenter par le comité, on tient pour acquis que ce dossier suit son cours et qu’on va suivre la situation de la COVID et les autres situations sanitaires, comme on l’a fait de façon diligente au cours des deux dernières années. Alors merci, madame Francis.
[Traduction]
Pour le point suivant, Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, de la Direction des ressources humaines, est déjà avec nous et elle sera accompagnée de sa collègue, Monique Daigle, directrice des services de RH. Comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions. J’invite donc l’une ou l’autre des témoins à prendre la parole.
Mme Francis : Un système de suivi des candidatures est un logiciel que les employeurs utilisent pour faire le suivi des candidatures tout au long du processus de recrutement et d’embauche. L’automatisation de ce travail permet aux organisations de ressources humaines de concentrer leur énergie sur d’autres priorités, tant sur le plan opérationnel que stratégique.
L’actuel système de suivi des candidatures du Sénat, appelé Njoyn, est en place depuis 2013. Le contrat prendra fin le 31 mars 2023. Toutes les options ont été épuisées. La version actuelle de Njoyn n’est plus disponible.
[Français]
La technologie a également évolué et les ressources humaines du Sénat souhaitent être un chef de file en matière de recrutement afin d’attirer de meilleurs talents. Un système moderne et efficace permettrait d’atteindre cet objectif.
[Traduction]
Le système idéal ou privilégié aura la capacité d’appuyer un processus de recrutement et d’intégration sans papier, du début à la fin, en plus d’offrir une expérience positive aux utilisateurs, c’est-à-dire aux candidats et à tous nos professionnels des RH.
[Français]
Le système idéal gérera de manière transparente les candidats internes et externes tout au long des différentes étapes du processus de recrutement. On veut optimiser les étapes de dotation, y compris les communications sous le statut des offres d’emploi aux gestionnaires et aux candidats.
[Traduction]
Les fonctionnalités modernes nous permettront de masquer les renseignements des candidats, assurant ainsi une présélection et une dotation à l’aveugle, ce qui constitue un élément clé pour favoriser l’atteinte des objectifs du Sénat en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.
Nous cherchons à personnaliser les communications en y intégrant l’image de marque du Sénat, ainsi qu’à créer un portail conforme à l’apparence du site Web du Sénat. Nous visons également à élaborer des gabarits qui se remplissent automatiquement.
Il est important que le système permette d’extraire facilement des statistiques et des matrices clés. Nous aimons bien mesurer nos résultats en tenant compte des délais d’embauche, du temps requis pour doter un poste, de la durée de nos offres d’emploi et de la provenance des candidats. La Direction des ressources humaines demande donc l’approbation du comité CIBA pour faire avancer le processus d’approvisionnement concurrentiel dans le but de conclure un contrat de cinq ans, avec la possibilité de le renouveler cinq fois pour une période d’un an. La valeur estimative du contrat s’élève à 400 000 $. Le coût sera financé à même les fonds disponibles dans le compte de réallocation.
Merci, madame la présidente et honorables sénateurs.
[Français]
Mme Daigle et moi serons disponibles pour répondre à vos questions. Merci.
[Traduction]
La présidente : Merci. Chers collègues, avant d’ouvrir la période des questions, je tiens à vous rappeler que nous discutons de cette demande de propositions en public. À ce titre, veuillez ne pas mentionner les montants en dollars, ni votre opinion personnelle sur les fournisseurs, ni les critères de sélection, car cela pourrait influer sur le processus d’appel d’offres.
Y a-t-il des questions ou des observations?
Le sénateur Tannas : Je vais essayer de ne pas nommer des fournisseurs. Le Sénat dispose d’un système d’exploitation qui est utilisé pour de nombreuses facettes de ses activités. Madame Francis, pouvez-vous nous rappeler si d’autres secteurs de la fonction des ressources humaines utilisent le même système que celui pour la comptabilité, les opérations et les autres services?
Mme Francis : Le système sert à la gestion des candidatures, de sorte que les candidats externes qui, s’il y a lieu... Pardon.
Le sénateur Tannas : Les autres secteurs des ressources humaines utilisent le même système, à savoir...
Monique Daigle, directrice, Services des partenaires, RH et classification, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Le système Unit4?
Le sénateur Tannas : Oui. Nous ne sommes pas censés mentionner les noms de marque, mais c’est impossible.
Mme Daigle : C’est notre système actuel.
Le sénateur Tannas : La Direction des ressources humaines utilise-t-elle le système Unit4?
Mme Francis : Oui. Nous utilisons une fonctionnalité sur ce système.
Le sénateur Tannas : Nous avons fait cet achat il n’y a pas si longtemps. Le système Unit4 n’a-t-il pas une fonction de suivi des candidatures?
Mme Daigle : Non, il n’en a pas. Le système Unit4 a été acheté il y a pas mal d’années, et la Direction des ressources humaines l’a adopté en 2018. Nous nous en servons pour les données des employés, mais malheureusement, il ne comporte aucun module de suivi des candidatures.
Le sénateur Tannas : Envisageriez-vous une telle possibilité, quel que soit le nouveau système, pour pouvoir transférer tous les renseignements vers le système Unit4? Serait-ce l’une des exigences, ou auriez-vous une sorte de système autonome qui ne communique pas avec...
Mme Daigle : C’est une exigence souhaitable. Nous envisagerions un système qui aurait cette capacité, mais ce ne sera pas le seul critère dont nous tiendrons compte.
Le sénateur Tannas : Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou observations, chers collègues?
[Français]
Le sénateur Forest : Actuellement, l’un des grands défis concerne les ressources humaines et vise à assurer, dans nos organisations, une relève compétente et en nombre suffisant. Est-ce que cet éventuel système — dont on n’a pas le nom — nous permettrait aussi de rendre l’institution plus attrayante, pour que les gens qui ne sont pas nécessairement sur la Colline du Parlement et qui voient un poste aient le goût de travailler au Sénat, parce que cela correspond à leur cheminement?
Est-ce que l’on tient compte de cette partie-là, en plus de celle de suivre les candidats, mais également de rendre l’institution attrayante? Est-ce que cela fait partie des fonctions du système?
Mme Daigle : Oui et non, parce que le système englobe plutôt ce qui est travaillé en arrière-plan. La partie visible est plutôt notre site Web, le développement de notre site Web. Alors, je pense qu’on a de très bonnes informations actuellement sur le système par rapport au Sénat, ce qui est très attrayant pour les candidats. C’est toujours un aspect qu’on peut revoir pour s’assurer qu’on est bel et bien un employeur de choix. Par contre, le système même sera en arrière-plan.
Le sénateur Forest : Avez-vous déjà fait connaître le site Internet du Sénat à des gens qui sont complètement à l’extérieur de l’organisation, pour des étudiants en sciences politiques ou une autre discipline, pour savoir comment ils évaluent leurs options de carrière et qui leur donnerait envie de travailler au Sénat?
Mme Daigle : Je ne pense pas qu’on a fait un sondage, mais pendant le développement du site, oui, on a examiné d’autres sites et d’autres organisations des secteurs public et privé.
Le sénateur Forest : Merci.
Mme Francis : On utilise aussi le système LinkedIn. Le but est d’attirer les gens pour qu’ils voient le Sénat à un autre endroit que sur son site Web. On a discuté de la façon dont on peut être un employeur de choix et attirer les gens qui, peut-être, ne pensent pas au Sénat comme un employeur pour eux.
Le sénateur Carignan : En fait, pour donner suite à ce que le sénateur Forest a dit, j’imagine que la question est plus vaste que cela. Est-ce qu’on a développé une stratégie de marque pour faire du marketing d’employeur à cette échelle? Cela se reflète dans l’ensemble de la stratégie de rendre le Sénat plus attrayant.
Mme Francis : C’est une de nos stratégies pour l’année prochaine : le recrutement et la rétention au Sénat.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais simplement mentionner que lorsque nous passerons à huis clos, j’aurai une question concernant le financement.
La présidente : Très bien. Est-ce qu’il y a d’autres questions pour Mme Francis ou Mme Daigle? Sinon, on va continuer la conversation lorsque nous serons à huis clos. Je vous remercie, Toni et Monique.
Nous allons maintenant passer au point numéro 7, « Autres affaires ». Est-ce qu’il y a des questions ou des sujets à apporter à l’attention de CIBA avant de passer à la séance à huis clos? Sénateur Plett?
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je ne veux pas nécessairement soulever une discussion là-dessus. J’en ai déjà parlé à Mme Legault. Notre Règlement contient une disposition très lacunaire sur l’attribution des salles, chose que CIBA doit corriger. J’aimerais que cela figure au compte rendu. Sans entrer dans les détails, le libellé actuel du Règlement obligerait tout groupe ou caucus qui souhaite réserver une salle à en faire la demande chaque mois pour y avoir accès le mois suivant. Ce n’était pas l’objet initial de la disposition, mais c’est ainsi qu’elle est rédigée. Cela risque de créer une compétition féroce chaque mois pour l’attribution des salles.
Il faut remédier à cette situation dans les plus brefs délais, que ce soit par l’entremise du comité directeur ou de l’ensemble du comité CIBA. Cela a entraîné des difficultés. Avec l’aide de ma bonne amie, la sénatrice Saint-Germain, je pense que nous avons réglé les problèmes dans l’immédiat, mais il faut s’en occuper à long terme.
La présidente : Merci, sénateur Plett, de nous en avoir avisés. Nous examinons la situation. Nous reviendrons au comité pour obtenir des conseils supplémentaires. Ce que nous savons, c’est que nous devons jongler avec les difficultés liées à la disponibilité des salles et des services d’interprétation pour déterminer l’attribution des différentes salles. Quoi qu’il en soit, nous sommes tout à fait conscients de la situation. Merci, sénateur Plett, d’avoir porté cette question à notre attention. C’est un point très important.
Y a-t-il d’autres sujets que vous souhaitez aborder en public à ce stade-ci?
[Français]
Sinon, nous allons suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, j’aimerais rappeler à tous que les réunions de CIBA se déroulent la plupart du temps en public, ce n’est que lorsqu’on les points traitent de sujets sensibles tels que les salaires, les contrats, les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel ou de sécurité, qu’ils sont examinés à huis clos.
CIBA souhaite être aussi transparent que possible quant au travail important qu’il accomplit. J’aimerais demander à la greffière d’informer les membres lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)