LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 14 décembre 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 heures (HE), avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Merci d’être aussi matinaux et d’être avec nous ce matin pour la réunion.
Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter, en commençant par ma gauche.
Le sénateur Loffreda : Bonjour. Sénateur Tony Loffreda, de Montréal, au Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, sénateur de la division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
Le sénateur Francis : Sénateur Francis, d’Epekwitk, aussi appelée Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur Smith : Larry Smith, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Le très fatigué Don Plett, de Landmark, au Manitoba.
[Français]
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
La présidente : Merci beaucoup.
Je souhaite également la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier article à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion du 30 novembre 2023, qui est dans votre trousse. Y a-t-il des questions ou des modifications? Est-ce que quelqu’un veut proposer la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 30 novembre 2023 soit adopté.
Le sénateur Quinn propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? Comme je ne vois aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Le prochain article à l’ordre du jour est le 21e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant le Budget principal des dépenses de 2024-2025.
Le sénateur Forest, président du sous-comité, présentera le rapport. Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, l’assisteront dans cette tâche. Bienvenue à vous deux.
Sénateur Forest, vous pouvez commencer par vos remarques préliminaires.
L’honorable Éric Forest : Je vais résumer le rapport. Il me semble que j’ai parlé à certains d’entre vous il n’y a pas si longtemps.
Honorables sénateurs, j’ai l’honneur de présenter le 21e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui propose l’adoption du Budget principal des dépenses du Sénat de 2024-2025.
[Traduction]
Nous avons reçu un exemplaire du rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat avec l’annexe et notre recommandation dans les documents du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Français]
Je n’entrerai pas dans tous les détails du rapport. Vous l’avez sans doute lu avec beaucoup d’intérêt. Je tiens simplement à souligner quelques points.
Premièrement, le budget a été planifié en se fondant sur les hypothèses selon lesquelles il y aura en moyenne 100 sénateurs au cours de l’exercice et que le calendrier parlementaire et les activités du Sénat seront ceux d’une année typique.
Deuxièmement, le rapport repose sur quatre principes : le maintien d’un service de haute qualité pour les sénateurs, le soutien des mesures environnementales sur les lieux de travail, la saine gestion des fonds publics et la concentration du travail sur le soutien des activités essentielles.
Troisièmement, je souligne également que votre sous-comité a étudié le budget à la lumière de la situation économique canadienne actuelle. Nous avons réitéré le mandat qui a été confié à l’Administration du Sénat au cours de l’exercice précédent, soit de réduire les dépenses en trouvant des gains d’efficacité dans les activités et les services fournis au Sénat et de maintenir un plafond sur le nombre de postes à temps plein à l’échelle de l’administration.
Quatrièmement, à la suite de l’examen des demandes financières, le Budget principal des dépenses du Sénat total pour l’exercice 2024-2025 s’élèvera à 134 868 514 $. C’est une augmentation de 6,5 % par rapport à l’exercice précédent.
Je tiens à ajouter que, au cours des cinq dernières années, le Sénat a dépensé en moyenne 86 % du budget annuel adopté.
Après avoir examiné attentivement le Budget principal des dépenses du Sénat de 2024-2025, votre sous-comité fait les recommandations suivantes : que le Comité de la régie interne approuve le Budget principal des dépenses du Sénat de 2024-2025, qui est de 134 865 514 $, ce qui correspond à une augmentation de 6,5 % par rapport au budget de l’exercice 2023-2024; que le comité approuve les ajustements budgétaires pour 2024-2025 énumérés dans les annexes A et B; que le comité approuve la stratégie budgétaire proposée.
Aujourd’hui, je suis accompagné de Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, qui se tiennent à votre disposition pour répondre à toute question technique ou spécifique concernant le budget.
Je recommande l’adoption du rapport, une fois qu’on aura répondu à vos questions.
La présidente : Merci beaucoup, sénateur Forest. Y a-t-il des questions ou des commentaires sur le budget, chers collègues?
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Sénateur Forest, je vous remercie des efforts que les membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et vous avez consentis pour faire ce travail. Ces efforts sont grandement appréciés. Je reconnais que vous avez relevé un défi.
J’ai une question particulière parce que je sais que les frais de subsistance des sénateurs dans la région de la capitale nationale n’ont pas été augmentés depuis longtemps. Certains sénateurs m’ont même dit qu’ils ne seraient pas en mesure d’être présents au Sénat à Ottawa pendant plusieurs jours à la fin de l’exercice en cours, parce qu’il ne reste plus d’argent dans leur budget pour les frais de subsistance, notamment à cause de la forte augmentation du prix des chambres d’hôtel.
Dans votre rapport, j’ai lu qu’il y aura une augmentation du montant brut alloué pour les frais de subsistance des sénateurs dans la région de la capitale nationale. Cependant, vous n’avez pas précisé quelle sera la proportion additionnelle par bureau de sénateur. J’aimerais donc que vous nous fournissiez cette information si c’est possible.
[Français]
Le sénateur Forest : Avec plaisir.
Nous avons considéré cette situation qui amenait de fausses économies. Cela obligeait nos sénateurs à voyager, ce qui coûtait plus cher que de rester sur la Colline. L’ancienne allocation pour frais de subsistance était de 26 870 $. Elle passera à 37 000 $ cette année. C’est un impact quand même important, soit de tout près de 974 400 $, y compris d’autres frais. Cela permettra aux sénateurs de prolonger leur séjour dans la capitale au lieu d’être en résidence pendant trois jours. En résumé, on passerait de 26 850 $ à 37 000 $.
Je ne sais pas si M. Lanctôt ou Mme Charpentier veulent donner des précisions.
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : J’ajouterais simplement la précision suivante : lorsque vous dites cette année, naturellement, on parle de 2024-2025.
Le sénateur Forest : Désolé, je suis déjà rendu en 2024.
M. Lanctôt : C’est parce qu’on parle de l’année du budget, mais je voulais juste m’assurer qu’on parlait bien de 2024-2025.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Je reconnais que le prix des hôtels a augmenté à Ottawa, mais je reconnais également que les compagnies aériennes créent de sérieuses difficultés qui se répercutent sur le budget des sénateurs. Certains sénateurs ne peuvent plus avoir de vols directs sur Ottawa. Par conséquent, ils doivent arriver un jour plus tôt et passer une nuit de plus à Ottawa pour participer aux séances des comités et aux séances du Sénat. La situation est plutôt sérieuse. J’aimerais parler au nom des sénateurs, notamment de ce dont ils m’ont fait part. Leurs doléances ne sont pas sans fondement. Ils ne demandent pas une augmentation de leur budget pour passer du temps ici à s’amuser. À vrai dire, ils sont dans une situation difficile parce que certaines compagnies aériennes suppriment des vols et que les hôtels augmentent leurs prix. Je tiens à ce que cela figure dans le compte rendu pour que ce soit clair.
[Français]
Le sénateur Forest : Si c’est dans le système de points, je laisserais M. Lanctôt expliquer plus précisément les mesures qui ont été prises.
[Traduction]
M. Lanctôt : Auparavant, il y avait un budget supplémentaires des dépenses pour les sénateurs qui répondaient à certaines conditions. Même si le budget alloué était de 26 000 $, il était possible d’obtenir davantage. Cependant, cette mesure était difficile à appliquer et à gérer sur le plan administratif. Sur le plan de la gestion, c’était un fardeau tant pour les bureaux de sénateurs que pour l’Administration du Sénat. Nous avons tenu compte de toutes les dépenses et, dorénavant, tous les sénateurs se verront alloués 37 000 $. Il n’y aura plus de budget additionnel. Le budget alloué prévoit deux nuitées additionnelles. Au tarif que paient les sénateurs, ils pourraient passer deux nuits de plus par semaine dans la région de la capitale nationale.
Ce qui est proposé règle le problème auquel certains sénateurs étaient confrontés. Nous augmentons aussi l’allocation quotidienne pour les hôtels parce le comité reconnaît que les tarifs hôteliers son plus élevés qu’avant.
La sénatrice Seidman : Depuis combien de temps n’y avait-il pas eu de changement pour ces dépenses?
Le sénateur Forest : Pour l’ajout, dans le budget, de nuitées additionnelles?
M. Lanctôt : Deux ans.
Le sénateur Forest : Pour l’année prochaine, soit pour l’exercice 2024-2025.
La sénatrice Seidman : C’est pour le prochain exercice. Mais combien d’années cela fait-il...
Le sénateur Forest : Deux ans.
La sénatrice Seidman : Il n’y a pas eu de changement depuis deux ans, soit depuis avant la COVID.
[Français]
Le sénateur Forest : À titre d’information, il faut mentionner qu’historiquement, 72 % des sénateurs n’utilisent pas le total de l’enveloppe qu’on leur donne. Il y aura donc une augmentation budgétaire quand même importante, soit de 974 400 $, mais 72 % des collègues n’utiliseront pas toute la somme allouée, ce qui nous permet de gérer notre propre budget et de bien connaître notre marge de manœuvre. De plus, cela simplifiera beaucoup les contrôles administratifs, qui étaient lourds et pour l’Administration du Sénat et pour les sénateurs.
[Traduction]
La sénatrice Seidman : Merci beaucoup. J’apprécie ces précisions.
Le sénateur Quinn : Merci, sénateur Forest, de cet excellent rapport.
Pour faire suite à ce que la sénatrice Seidman a dit, j’imagine que lorsqu’on devient membre du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, on devient plus populaire auprès de nos collègues. Plusieurs sénateurs m’ont fait part du même problème, notamment au sujet des frais de subsistance. Or, un aspect de la question m’échappait. Si j’ai bien compris, il y a une allocation de base pour les frais de subsistance et une somme additionnelle. C’est ce que vous avez dit.
Certains sénateurs qui essaient de ne pas dépasser les limites de leur budget passent la fin de semaine à Ottawa, surtout ceux qui doivent faire de longs trajets. Ils m’ont dit qu’ils ont décidé de rester sur place mais qu’ils ont de la difficulté à se faire rembourser les frais encourus pendant la fin de semaine. Est-ce que l’augmentation du budget des sénateurs règle ce problème aussi ou y aura-t-il encore des difficultés pour ceux de nos collègues qui essaient de moins dépenser en ne faisant pas de longs déplacements et en restant sur place mais qui encourent des frais quotidiens? L’augmentation prévue règle-t-elle ce problème?
[Français]
Le sénateur Forest : L’objectif est de régler le problème, donc d’allouer le budget. Auparavant, avec le montant forfaitaire à 26 800 $, on pouvait demander un supplément de 7 500 $, ce qui exigeait une série de contrôles de la part de l’administration, qui devait vérifier pourquoi vous demeuriez ici, si vous aviez un comité le lundi, et cetera. C’est une question de confiance et de responsabilité des sénateurs; cette majoration importante de 26 800 $ à 37 000 $ permet d’obtenir les conditions financières requises pour rester ici les week-ends.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je souhaite ajouter certaines observations à la réponse du sénateur Forest au sénateur Quinn. Évidemment, nous avons augmenté non seulement le montant alloué par nuitée mais également le nombre de nuitées. Voilà qui répond directement à votre question, sénateur Quinn. Je tiens à rappeler à l’ensemble des sénateurs qu’il est louable de passer à l’occasion la fin de semaine à Ottawa si la fin de semaine a été écourtée et si cela permet d’éviter des frais de déplacement. Néanmoins, je me rappelle clairement que lors des séances d’information, après ma nomination cette vénérable assemblée, on m’a clairement rappelé que ma tâche était de représenter le Manitoba, non Ottawa. Il nous incombe de passer du temps dans nos régions respectives et pas uniquement de nous rendre à Ottawa et d’y séjourner. L’époque des voyages en train est révolue. À titre de sénateurs, nous avons une responsabilité envers nos provinces respectives.
Si nous devons rester à Ottawa tard un vendredi et même un samedi, et que nous retournons au Manitoba ou au Nouveau-Brunswick le dimanche, nous n’utilisons probablement pas notre temps et notre argent de façon efficiente. Cependant, lorsque nous disposons d’une fin de semaine complète, il nous incombe d’être auprès de nos concitoyens pour faire le travail qui doit être fait. Sénateur Quinn, je pense que cela répond aux deux aspects de votre question.
Le sénateur Quinn : Merci.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions à ce sujet?
[Français]
Le sénateur Forest : Avant de passer au vote, je voulais remercier les membres du comité, soit les sénateurs Plett, Tannas, Loffreda et Dalphond et même vous, les adjointes, qui veillez au grain pour voir si on fait les choses correctement. Je remercie particulièrement Pierre, Nathalie et Pascale, qui nous ont accompagnés, ainsi que tous les directeurs qui ont vraiment voulu répondre aux demandes et aux objectifs qu’on leur avait fixés au début de la présentation de l’exercice budgétaire. Merci à tous et bravo.
La présidente : Puisqu’il n’y a plus de questions, le sénateur Forest propose :
Que le 21e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant le Budget principal des dépenses pour l’exercice financier 2024-2025 soit adopté et qu’il soit présenté au Sénat.
Ne voyant aucune objection, je déclare la motion adoptée.
Le prochain article à l’ordre du jour est le déficit budgétaire de la 30e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE). Vous vous souviendrez, chers collègues, que nous avions commencé la discussion sur le sujet. Nous reprenons la discussion là où nous l’avions laissée la dernière fois. Merci beaucoup, Jeremy, d’être avec nous ce matin. Je ne sais pas si vous voulez revenir sur la discussion qu’on avait eue. Ensuite, on passera aux questions. Puisque nous avons déjà discuté de ce sujet lors de la dernière réunion, j’aimerais qu’on ne passe pas plus d’une dizaine de minutes sur le sujet, si cela vous convient. Jeremy, vous avez la parole.
Jeremy LeBlanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires, Sénat du Canada : Merci, madame la présidente. J’aimerais prendre quelques instants pour fournir des renseignements supplémentaires concernant le déficit encouru lors de la 30e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE, à la lumière des questions posées à la fin de ma comparution lors de la dernière réunion du comité. À titre de rappel, le plus grand facteur ayant contribué à ce déficit était les pénalités d’attrition facturées par les hôtels réservés pour les délégués.
[Traduction]
Le sénateur Loffreda a posé des questions au sujet des contrats que nous avions avec les hôtels et a demandé s’ils étaient plus restrictifs que par le passé. En dépit de légères variations, les conditions générales des contrats signés avec les cinq hôtels concernés ne diffèrent pas sensiblement de celles des contrats signés pour d’autres conférences dont le Parlement du Canada a été l’hôte. Les contrats ne s’écartaient pas non de la norme pour les réservations concernant de grands groupes.
Cela dit, la marge de manœuvre dont nous disposions dans ces contrats varie d’une chaîne hôtelière à l’autre et d’un marché à un autre. Les contrats conclus avec des hôtels à Vancouver étaient légèrement moins souples que ceux que nous avions signés dans d’autres villes canadiennes, notamment à cause de l’époque de l’année pendant laquelle se déroulait l’événement, qui correspondait à la haute saison touristique. Par conséquent, dans certains cas, nous étions en concurrence avec d’autres groupes pour réserver des blocs de chambres.
Le sénateur Loffreda a également demandé s’il y avait dans les contrats des dispositions qui permettaient de réduire notre responsabilité. Ces contrats comportent des clauses de force majeure, qui assurent une protection contre des événements catastrophiques de grande envergure. Nous avons été en mesure d’invoquer ces clauses en 2020 lorsque la pandémie nous a forcé à annuler la conférence que nous avions organisée et qui devait initialement se tenir en juillet de cette année-là. Nous avons donc annulé sans devoir payer de pénalité. Cependant, cette année, la situation était différente et n’entrait pas dans la catégorie des cas de force majeure.
Tel qu’indiqué dans la note d’information, certains contrats comportaient des clauses nous permettant de libérer jusqu’à 15 % des chambres réservées. Dans ces cas, nous avons libéré le nombre maximal de chambres. Nous avons été en mesure de négocier la libération de certaines chambres avec un des hôtels même si une telle clause ne figurait pas dans le contrat que nous avions signé. Par surcroît, dans certains cas, nous avons été en mesure de négocier des changements dans la façon dont l’occupation était calculée afin de réduire les pénalités. Ces mesures nous ont permis de réduire notre responsabilité globale, mais pas suffisamment pour éviter un déficit.
[Français]
Les sénateurs Loffreda et Forest ont tous deux demandé comment on pouvait éviter que cette situation ne se reproduise, notamment dans le cadre des conférences que nous allons accueillir en 2024.
Comme je l’ai mentionné lors de ma dernière comparution, nous travaillons de près avec le personnel de gestion des contrats afin de négocier des termes plus flexibles. Parmi ceux-ci, nous cherchons à transférer une plus grande part des responsabilités aux délégués lorsqu’ils annulent une réservation, à nous assurer que les chambres non utilisées soient toujours transférées à l’inventaire général de l’hôtel et que les frais soient déduits de l’engagement total lorsque les chambres sont revendues, et à inclure des clauses d’annulation échelonnées permettant d’annuler une réservation avec des délais plus flexibles.
De plus, nous avons ajusté nos prévisions de participation à la baisse afin de limiter davantage notre responsabilité financière.
[Traduction]
J’espère que ces renseignements supplémentaires sont utiles. Évidemment, je suis prêt à répondre à d’autres questions des sénateurs.
[Français]
La présidente : Merci, monsieur LeBlanc.
La sénatrice Saint-Germain : Je serai très brève. Je veux souligner que lorsque M. LeBlanc et son équipe ont constaté la situation, il y a eu immédiatement une grande transparence par rapport à l’information qui a été donnée au Conseil interparlementaire mixte. On le voit ce matin : l’équipe a pris des dispositions pour que cette situation, que tout le monde regrette, ne se reproduise plus. Il faut se rappeler que c’était dans un contexte où des décisions avaient été prises pendant la pandémie. Il y avait donc une partie d’imprévisibilité. On veut s’assurer qu’une telle situation ne se reproduise plus. Effectivement, on vient d’entendre qu’un certain nombre de mesures ont été prises. Un plan a donc été établi. Je tiens à souligner et à saluer M. LeBlanc et son équipe pour leur diligence dans la planification et la prise de mesures correctrices.
Merci, monsieur LeBlanc.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Je crois avoir entendu la sénatrice Saint-Germain dire que cela s’est produit pendant la pandémie. Cela s’est produit en juillet dernier. Il n’y avait pas de pandémie.
La sénatrice Saint-Germain : Comme l’événement avait été planifié longtemps à l’avance, nous avons négocié avec l’hôtel et pris certaines décisions pendant la pandémie.
Le sénateur Plett : D’accord. Merci. J’apprécie la transparence. J’ai siégé au conseil interparlementaire mixte et je l’ai même coprésidé pendant assez longtemps et j’ai toujours apprécié la transparence de M. LeBlanc. Il en fait encore preuve aujourd’hui.
Toutefois, je ne suis pas certain que nous puissions simplement minimiser la gravité de la situation et passer à autre chose. Il s’agit d’un déficit de plus d’un demi million de dollars. On entend maintenant dire que quelques sénateurs peuvent facilement intervenir pour dire qu’une telle situation ne se reproduira jamais. S’il est si facile d’assurer que cela ne se reproduira jamais, je ne comprends vraiment pas pourquoi cela s’est produit au départ.
Je suis extrêmement préoccupé par ce genre de déficit. Premièrement, comment a réagi la Chambre des communes? A-t-elle décidé d’assumer une proportion de 70 %? Quelle a été sa réaction?
M. LeBlanc : La réaction de la Chambre des communes a été semblable à la vôtre : elle a exprimé sa déception et des préoccupations au sujet du déficit enregistré. Elle voulait en comprendre les raisons et savoir quelles mesures ont été mises en place pour éviter qu’une telle situation se reproduise quand nous sommes l’hôte d’une conférence. Au bout du compte, elle a accepté le fait que les dépenses ont été engagées. Nous avions l’obligation contractuelle de payer et la Chambre est disposée à assumer sa part de 70 %.
Le sénateur Plett : De toute évidence, nous sommes obligés de faire de même car nous avons aussi une obligation contractuelle. Je tiens simplement à ce qu’il soit consigné au compte rendu que je n’arrive pas à comprendre pourquoi nous n’avons pas signé des contrats qui prévoyaient certaines... Si je me rappelle bien, à la dernière réunion, on a expliqué que la situation était en grande partie attribuable au fait que nous avions prévu la présence d’un certain nombre de délégués mais que plusieurs ne sont pas venus. En ce qui me concerne, la solution devrait être relativement facile. Il faudrait dire aux délégués qu’il y a une date limite pour confirmer leur présence et qu’après cette date la réservation est annulée car nous avons l’obligation de libérer les chambres. C’est élémentaire. Pour ce qui est de la personne qui a pris la décision de procéder autrement, je ne vais pas jusqu’à dire que cette erreur met fin à sa carrière mais j’estime qu’elle la compromet sérieusement. Merci. Je conviens néanmoins que nous n’avons pas vraiment d’autre choix que de payer et de faire le nécessaire pour qu’une telle situation ne se reproduise plus.
Le sénateur Boehm : Merci, monsieur LeBlanc de témoigner de nouveau devant le comité. Je vais simplement faire un commentaire, puis je poserai une question. Vous vous rappelez sans doute que la dernière fois que vous avez comparu devant nous, nous avons parlé de pratiques exemplaires qui ont cours ailleurs. Le Canada est régulièrement l’hôte de réunions internationales et cette tendance se maintient. Lors de ces événements, il n’est pas inhabituel que certains délégués ne se présentent pas. Au fil des ans, les ministères ont élaboré divers cadres pour traiter ce genre de situations. Je me limite donc à suggérer qu’à l’avenir, il y ait des comparaisons et des discussions pour établir les meilleures pratiques.
Vous avez mentionné que votre direction absorberait ces coûts liés à l’attrition. Si c’est le cas, il faut alors de demander en quoi cette décision nuira aux opérations et aux activités que vous aurez peut-être déjà planifiées. Cette décision aura-t-elle une grande incidence sur vos activités?
M. LeBlanc : Merci, sénateur. En ce qui concerne la consultation, j’ai pris note de la suggestion faite à la dernière réunion et nous allons certainement l’examiner avec le personnel responsable des contrats.
Je voulais ajouter autre chose au sujet des délégués qui ne se sont pas présentés. Force est de reconnaître que l’absence d’un certain nombre de délégués a causé un problème, mais il faut rappeler que certains délégués ont participé à la conférence mais ont décidé de loger ailleurs. C’est une situation que nous n’avions jamais vécue auparavant. Je pense que c’était probablement lié au marché hôtelier du centre-ville de Vancouver.
Pour ce qui est de la source de l’excédent pour absorber ce déficit, je note que des excédents figurent dans les budgets administratifs de la Chambre et du Sénat. Il y a un certain temps, nous avons discuté de l’enveloppe budgétaire des associations parlementaires qui, pour diverses raisons, affichent parfois un excédent, même en dépit de contraintes. Je signale également qu’il y a parfois des excédents en fin d’exercice dans les enveloppes budgétaires allouées aux comités et pour les échanges parlementaires. Nous sommes certains de pouvoir absorber ce déficit grâce aux excédents dans ces enveloppes ou ailleurs dans l’administration, sans que cela ait une incidence sur le niveau d’activité.
Le sénateur Boehm : Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : Les questions concernant les budgets m’interpellent, mais ce qui me rend particulièrement nerveux, c’est que nous allons accueillir, au début de juillet, l’Association parlementaire de la Francophonie, ou APF. Comment vont les négociations à cet égard? Avons-nous des pare-feu? Avons-nous des mesures qui nous permettront d’éviter ce résultat catastrophique?
M. LeBlanc : Effectivement, nous sommes en négociations actuellement avec les hôtels pour déterminer où vont loger les délégués de la conférence de l’APF.
Comme je l’ai mentionné, on essaie d’insérer plusieurs mesures dans ces contrats afin de limiter notre responsabilité. Les négociations sont encore en cours, mais nous avons vu que nos efforts portent leurs fruits à certains égards, et nous allons réussir à négocier des termes plus flexibles que pour les contrats à Vancouver.
Le sénateur Forest : Que pensez-vous de la suggestion du sénateur Plett, à savoir qu’on ne pourra pas garantir une chambre d’hôtel si on ne donne pas une réponse à une certaine date?
M. LeBlanc : En effet, il faut assurer un meilleur alignement des dates et un meilleur transfert de la responsabilité aux délégués, parce qu’un certain nombre de délégués ne se sont pas présentés. Les responsabilités pour les frais liés au transfert de leur chambre ont été transférées au Parlement plutôt que d’être absorbées par les délégués.
On veut être beaucoup plus clair dans les contrats quant à la responsabilité liée aux chambres d’hôtel, si les délégués font le choix de dernière minute de ne pas se présenter.
Le sénateur Forest : Merci. Il ne faudrait pas que cette situation se répète.
M. LeBlanc : Tout à fait.
La présidente : Je vous remercie. Vous avez tous été très ponctuels pour respecter les 10 minutes de temps de parole.
Merci beaucoup, monsieur LeBlanc, pour les explications.
Chers collègues, nous en sommes au point no 4 de l’ordre du jour.
Y a-t-il des sujets sous la rubrique « Autres affaires » que l’on peut prendre en note et qui pourraient faire l’objet d’une discussion plus tard? N’en voyant pas, je vais suspendre la réunion pour que nous passions à huis clos.
Il s’agit de la dernière réunion du Comité de la régie interne avant le temps des Fêtes. J’aimerais en profiter pour remercier mes collègues, l’équipe de soutien technique, les employés de l’administration, les interprètes, les sténographes et les employés des sénateurs, qui contribuent tous au succès et à la productivité de nos rencontres. Je le fais maintenant pour chacune et chacun, car nous ne reviendrons pas en séance publique.
Je vous souhaite à tous un temps des Fêtes agréable et surtout reposant, avec familles et amis. On se retrouve en février de l’année prochaine au retour au travail.
Je suspends la séance quelques instants, le temps de passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)