FAQ DES COMITÉS DU SÉNAT

Novembre 2015

La FAQ offre des réponses à bon nombre des questions qui sont les plus souvent posées en ce qui concerne le travail en comité et ont été élaborées pour vous sensibiliser aux comités sénatoriaux. Si vous avez une question précise à laquelle on n’a pas encore répondu ou une suggestion d’autres sujets, veuillez communiquer avec la direction.

Direction des comités du Sénat
Édifice Chambers, pièce 1001
40, rue Elgin
Ottawa, ON K1A 0A4

1-800-267-7362
(613) 990-0088
ctm@sen.parl.gc.ca

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1. Types de comités (PDF)
2. Rôle du président de comité (PDF)
3. Comité directeur (PDF)
4. Réunions à huis clos (PDF)
5. Le vote dans un comité (PDF)
6. Ordres de renvoi (PDF)
7. Budgets de comité (PDF)
8. Rapports de comité (PDF)
9. Réponses du gouvernement (PDF)
10. Greffier de comité (PDF)

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TYPES DE COMITÉS

Y A-T-IL DIFFÉRENTS TYPES DE COMITÉS ?

Le Sénat a constaté qu’il est judicieux de confier une partie de son travail à ses comités. Le Règlement du Sénat prévoit donc la constitution de divers types de comités. Cette fiche d’information fait un bref survol des divers comités, de leur structure et de leur rôle.

QU’EST-CE QU’UN COMITÉ PERMANENT ?

Comme leur nom l’indique, les comités permanents durent tout le temps d’une session. Cependant, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, conformément à la Loi sur le Parlement du Canada, continue d’exister pendant les périodes de prorogation et de dissolution. Cette particularité découle de son mandat, qui est de traiter de « toutes les questions d'ordre financier ou administratif relatives à la gestion interne du Sénat ». Le Code régissant l’éthique et les conflits d'intérêts des sénateurs prévoit également une Autorité intersessionnelle, composée des anciens membres du Comité permanent sur l’éthique et les conflits d'intérêts des sénateurs de la précédente session. Cette Autorité intersessionnelle ne dispose, pendant les périodes de prorogation et de dissolution, que d’un mandat limité défini par le Code.

Il existe actuellement seize comités permanents au Sénat. Il s’agit des comités suivants :

Affaires étrangères et commerce international	Finances nationales
Affaires juridiques et constitutionnelles	Langues officielles
Affaires sociales, sciences et technologie	Pêches et océans
Agriculture et forêts	Peuples autochtones
Banques et commerce	Régie interne, budgets et administration
Éthique et conflits d'intérêts des sénateurs	Règlement, procédure et droits du Parlement
Droits de la personne	Sécurité nationale et défense
Énergie, environnement et ressources naturelles	Transports et communications

Le nombre de membres, le quorum et le domaine général de compétence de chacun sont prévus aux paragraphes 12-3(1), 12-3(2), 12-4, 12-6 et 12-7 du Règlement. Les comités comptent de cinq à quinze membres. La plupart en comptent quatorze (y compris les deux membres d’office)⁽¹⁾ et ont un quorum de quatre membres. Le quorum est le nombre minimum de membres d’un comité qui doivent être présents pour que le comité puisse siéger.

QU’EST-CE QU’UN COMITÉ SPÉCIAL ET UN COMITÉ LÉGISLATIF ?

Le comité spécial est établi pour étudier un projet de loi particulier ou entreprendre une étude sur une question donnée. Le Comité spécial sur la réforme du Sénat (1re session, 39e législature), le Comité spécial sur le vieillissement (1re et 2e sessions, 39e législature), le Comité spécial sur la Loi antiterroriste (1re session, 38e législature, et 1re session, 39e législature) et le Comité spécial sur l’antiterrorisme (1re session, 41e législature) en sont des exemples récents. Contrairement à un comité permanent, qui subsiste pendant toute la session, les comités spéciaux cessent d’exister dès qu’ils déposent leur rapport final au Sénat.

La motion adoptée par le Sénat pour créer un comité spécial fixe habituellement ses paramètres d’étude, et le comité ne pourra s’en écarter sans la permission du Sénat. La motion créant le comité en nomme habituellement les membres et précise la date à laquelle il doit faire son rapport, et parfois, peut énoncer d’autres modalités, comme l’autorisation de voyager et de faire exécuter à contrat des services professionnels, le cas échéant.

Le Sénat peut aussi constituer des comités législatifs, mais dans les faits, il le fait rarement. Les comités spéciaux ont été privilégiés ces dernières années, même pour étudier certaines mesures législatives. Les comités législatifs peuvent compter jusqu’à douze membres.

QU’EST-CE QU’UN COMITÉ DE SÉLECTION ?

Conformément à l’article 12-1 du Règlement, le Comité de sélection est formé au début de chaque session et est constitué de neuf sénateurs. Son mandat comporte deux volets : 1) nommer un sénateur à la charge de Président intérimaire; et 2) nommer les sénateurs qui feront partie des comités permanents et des comités mixtes permanents.⁽²⁾ Le Comité de sélection peut également, de temps à autre, proposer des changements à la composition des comités. Conformément au paragraphe 12-2(5), il n’est ni un comité spécial ni un comité permanent.

QU’EST-CE QU’UN COMITÉ MIXTE ?

Le comité mixte est composé de sénateurs et de députés. Le nombre de membres émanant de chaque chambre est proportionnel à la taille relative de chacune. Ces comités peuvent être créés conformément aux règles de procédure de chaque chambre (comité mixte permanent) ou par une motion adoptée par chaque chambre (comité mixte spécial). Une fois que les sénateurs sont nommés comme membres d’un comité mixte, la liste est communiquée à la Chambre des communes. À l’inverse, quand les députés devant siéger au comité mixte ont été choisis, la liste est envoyée au Sénat. Les comités mixtes ont un président pour le Sénat et un autre pour la Chambre des communes, et les deux président les séances à tour de rôle ou ensemble. Il existe deux comités mixtes permanents : le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation et le Comité mixte permanent de la Bibliothèque du Parlement.

QU’EST-CE QU’UN SOUS-COMITÉ ?

Un sous-comité est un comité restreint composé de membres d’un comité que celui-ci forme pour se soulager d’une partie de sa charge de travail. L’exemple le plus courant est le Sous-comité du programme et de la procédure, généralement appelé « comité directeur », que constituent la plupart des comités. (Pour de plus amples détails, prière de se reporter à la FAQ intitulée Comité directeur). La taille d’un sous-comité ne peut excéder la moitié du nombre de membres du comité principal; le quorum en est fixé à trois membres. Les sous-comités n’ont pas de membres d’office, même si les membres d’office sont des membres de leurs comités principaux et sont comptés dans le calcul du nombre maximal de membres des sous-comités.

QU’EST-CE QU’UN COMITÉ PLÉNIER ?

Un comité plénier permet à tous les sénateurs de prendre part à un comité en même temps dans le Sénat. Le comité peut étudier un projet de loi, une motion, une résolution ou une adresse, mais il le fait plutôt pour délibérer avec diligence sur un projet de loi ou une autre question dont le Sénat est saisi. Le comité plénier et ses travaux sont moins formels que les autres activités du Sénat et il combine des éléments de la procédure du Sénat et de celle des comités.

Le comité plénier existe seulement pour la durée du mandat qui lui est accordé dans la motion du Sénat, soit, habituellement quelques heures. Aucun avis n’est requis pour la motion par laquelle le Sénat se constitue en comité plénier.

Le Président du Sénat ne préside pas le comité plénier. C’est généralement le Président intérimaire qui est choisi pour cette tâche, qui peut toutefois être confiée à n’importe quel sénateur. Des témoins peuvent être invités au Sénat pour témoigner. Un ministre qui n’est pas membre du Sénat peut être invité à prendre part au débat quand le comité plénier étudie un projet de loi ou une autre question qui relève de son ministère.

Le Règlement du Sénat s’applique au sein du comité plénier avec les exceptions suivantes :

• les sénateurs peuvent prendre la parole aussi souvent qu’ils le veulent;
• aucune intervention ne doit durer plus de dix minutes;
• les votes par appel nominal sont pris sur-le-champ, sans que sonne le timbre appelant les sénateurs au Sénat;
• aucune discussion contre le principe même du projet de loi n’est permise;
• il ne peut y avoir de motion portant sur la question préalable ou sur l’ajournement.

Dès que le comité plénier a terminé ses travaux, sa présidence fait un rapport au Sénat et peut demander à siéger de nouveau, sinon le comité cesse d’exister.

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LE RÔLE DU PRÉSIDENT

QUEL EST LE RÔLE D’UN PRÉSIDENT DE COMITÉ ?

Pour fonctionner officiellement, les comités du Sénat doivent avoir un président de séance. Ainsi, chaque comité élit un président et un vice-président lors de sa séance d’organisation, conformément à l’article 12-13 du Règlement.⁽³⁾ Une fois élus, les présidents de comité peuvent exercer divers pouvoirs qui leur sont conférés en vertu du Règlement ou des usages, ou qui leur sont délégués par les comités mêmes.

En comité, le rôle du président consiste à présider les séances, à diriger les délibérations et à maintenir l’ordre et le décorum. Il assume aussi d’autres responsabilités en dehors des séances du comité. Il représente notamment le comité lors de l’examen des demandes budgétaires par le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le Comité de la régie interne) ; il présente ou dépose les rapports du comité au Sénat⁽⁴⁾ ; il présente diverses motions liées aux travaux du comité devant le Sénat ; et il agit à titre de porte-parole à la demande du comité.

COMMENT CHOISIT-ON LE PRÉSIDENT D’UN COMITÉ ?

Au tout début d’une nouvelle session, les articles 12-1,12-2(1)(a) et 12-2(2) du Règlement disposent qu’un comité de sélection est formé par le Sénat pour nommer un Président intérimaire⁽⁵⁾ et pour faire rapport sur la composition des comités particuliers. Conformément à l’article 12-13 du Règlement, quand le rapport sur la composition des comités est adopté au Sénat, le Greffier du Sénat convoque les séances d’organisation de tous les comités.

Lors de la séance d’organisation, le greffier du comité préside l’élection du président. Une fois élu, ce dernier préside l’élection du vice-président et la suite de la séance. Lorsque le président et le vice-président ont été choisis, le comité adopte plusieurs motions, appelées « motions de régie interne », conférant divers pouvoirs au président et au vice-président.

QUELS POUVOIRS LE COMITÉ DÉLÈGUE-T-IL HABITUELLEMENT AU PRÉSIDENT ?

Parmi les motions de régie interne qu’il adopte lors de sa séance d’organisation, le comité crée la plupart du temps un sous-comité du programme et de la procédure, ou
« comité directeur », qui est généralement constitué du président, du vice-président et d’un troisième membre. Selon la pratique générale, c’est le président du comité qui assume la présidence du comité directeur. Ce sous-comité se voit souvent confier la responsabilité d’établir le calendrier des réunions, de dresser l’ordre du jour et de choisir les témoins.

Une autre motion de régie interne confère au président, au vice-président et au greffier du comité le pouvoir d’engager des fonds et d’approuver les comptes au nom du comité,⁽⁶⁾ et confère au président et au vice-président le pouvoir de signer conjointement les factures des consultants.⁽⁷⁾

Habituellement, le président est aussi habilité par une motion de régie interne à diriger, au nom du comité, le personnel de recherche en vue de la préparation de documents d’information, de rapports ou d’autres documents du comité. Ainsi, le président coordonne généralement le travail du personnel de recherche, y compris celui des analystes assignés par la Bibliothèque du Parlement et des consultants embauchés par le comité, et ce, conformément au plan de travail ou à l’ordre du jour, tel qu’il a été convenu par le comité dans son ensemble ou par le comité directeur.

QUEL EST LE RÔLE DU PRÉSIDENT LORS DES SÉANCES DU COMITÉ ?

Le président dirige les délibérations, c’est-à-dire qu’il ouvre la séance et donne la parole aux divers intervenants,⁽⁸⁾ qu’il s’agisse des membres du comité, d’autres sénateurs ou des témoins. Le président peut aussi être appelé, au besoin, à assermenter les témoins ou à recevoir leur affirmation solennelle.⁽⁹⁾

Il convoque les réunions du comité (une fois qu’il a été autorisé à le faire par le comité ou le comité directeur), il vérifie s’il y a quorum⁽¹⁰⁾ et il veille à ce que les réunions commencent et se terminent à l’heure prévue.

Le président est aussi chargé de maintenir l’ordre et le décorum lors des travaux. Il importe toutefois de noter que ni les comités ni leur président ne peuvent punir les actes de désordre ou d’inconduite. Si un comité désire que des mesures quelconques soient prises à l’encontre de personnes qui perturbent les délibérations, il doit faire rapport au Sénat. Celui-ci peut alors prendre les mesures qu’elle juge appropriées.⁽¹¹⁾ De plus, un sénateur qui s’estime offensé en comité peut s’adresser au Sénat pour obtenir réparation.⁽¹²⁾

QUELLES DÉCISIONS LE PRÉSIDENT DE COMITÉ PEUT-IL RENDRE ?

Le président est chargé de rendre toutes les décisions relatives aux questions de procédure parlementaire au sein du comité, c’est-à-dire qu’il peut notamment trancher les rappels au Règlement soulevés par les membres du comité, intervenir de son propre chef pour maintenir l’ordre, se prononcer sur la recevabilité des amendements aux projets de loi et mettre aux voix toute question ou motion.

Tout membre d’un comité peut soulever un rappel au Règlement pour veiller au respect du Règlement du Sénat tout comme des pratiques établies. En sa qualité de président de séance, le président doit statuer sur ces rappels au Règlement et peut intervenir de son propre chef pour maintenir l’ordre ou faire appliquer le Règlement.⁽¹³⁾ Lorsque le président juge qu’un rappel au Règlement a été suffisamment débattu par les membres du comité,⁽¹⁴⁾ il se prononce sur sa recevabilité.

Toute décision du président peut faire l’objet d’un appel. Pour contester une décision, il faut immédiatement présenter une motion demandant si la décision du président doit être maintenue. Si le comité décide (à la majorité) que la décision du président est maintenue, le comité passe immédiatement au prochain point à l’ordre du jour. S’il y a égalité des voix ou que la majorité s’oppose à la motion, la décision du président est annulée.

QUEL EST LE RÔLE DU PRÉSIDENT LORS DE L’EXAMEN DES PROJETS DE LOI ?

L’étude des projets de loi constitue l’une des principales fonctions des comités sénatoriaux. Les comités conviennent habituellement d’inviter des témoins à comparaître dans le cadre d’audiences publiques. Cette décision peut être prise par le comité ou par son comité directeur.

Après l’audition des témoins, le comité procède à l’étude du projet de loi article par article. Les membres du comité peuvent proposer des amendements. Le président appelle un à un chaque article et les membres du comité se prononcent sur chacun. Le président peut demander aux membres présents l’autorisation de procéder autrement, soit en étudiant les articles en bloc ou en omettant purement et simplement l’étude article par article.⁽¹⁵⁾

Le comité adopte ensuite le projet de loi, avec ou sans amendements, et demande au président d’en faire rapport au Sénat. Il importe de noter que les comités peuvent aussi faire rapport contre un projet de loi, conformément au paragraphe 12-23(5). Ce type de rapport recommande que le Sénat abandonne l’étude d’un projet de loi et doit en préciser les motifs. Dès l’adoption de ce rapport, le Sénat cesse d’étudier le projet de loi.

Le président doit parafer tous les amendements inscrits sur l’exemplaire de travail du projet de loi⁽¹⁶⁾ et signer le rapport. Puis, le président ou un sénateur désigné présente le rapport au Sénat aux fins d’une étude plus approfondie.⁽¹⁷⁾ À cette étape, le président ou le sénateur désigné est appelé à expliquer au Sénat les raisons et la portée de tous les amendements.⁽¹⁸⁾

LE PRÉSIDENT PEUT-IL PRENDRE PART AUX DÉBATS OU AUX VOTES ?

Les membres des comités débattent de divers amendements et motions. Lorsqu’il y a débat, le président tient une liste des intervenants et il lui incombe de s’assurer que tout sénateur qui veut prendre la parole au cours d’un débat puisse le faire. Une fois le débat terminé, le président met la question ou la motion aux voix. Les présidents de comités peuvent prendre part aux débats et voter au même titre que les autres membres du comité, même s’ils choisissent rarement de se prévaloir de ce droit. Il importe de signaler que le président d’un comité ne dispose pas d’une voix prépondérante et qu’il ne peut briser une éventuelle égalité. L’égalité des voix entraîne le rejet de la motion.

Le vote peut se faire de vive voix ou un membre peut demander au greffier du comité un « vote par appel nominal ». Le greffier appelle alors le nom de chaque membre du comité, en commençant par le président. Les sénateurs indiquent s’ils sont pour ou contre la motion, ou s’ils s’abstiennent. Le greffier annonce le résultat du vote au comité et le président déclare que la motion est adoptée ou rejetée.

LES VICE-PRÉSIDENTS ET PRÉSIDENTS SUPPLÉANTS

QUELS SONT LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU VICE-PRÉSIDENT ?

Le vice-président d’un comité, qui représente habituellement un parti différent que celui du président, remplace le président en son absence. Il est normalement choisi pour siéger au comité directeur et il peut se voir conférer le pouvoir d’engager des fonds et d’approuver les comptes, lorsque le comité le décide dans ses motions de régie interne. Le vice-président doit aussi cosigner toutes les factures présentées par tout consultant ou employé embauché par le comité.⁽¹⁹⁾

En résumé, le vice-président exerce normalement les pouvoirs du président en l’absence de ce dernier, à moins que le poste de président soit vacant.

EN QUOI CONSISTE LA FONCTION DE PRÉSIDENT SUPPLÉANT ?

Quand le président et le vice-président du comité sont absents et qu’ils ne peuvent s’acquitter de leurs fonctions, un président suppléant est choisi. Souvent, le président proposera un président suppléant, avec le consentement du comité, en prévision d’une absence. Lorsqu’aucun président suppléant n’a été désigné à l’avance, le greffier du comité, après avoir informé le comité de l’absence du président et du vice-président, préside à l’élection du président suppléant au début de la séance.

Le président suppléant a tous les pouvoirs et toutes les fonctions du président lorsqu’il préside une séance,⁽²⁰⁾ mais il ne peut convoquer des séances ni présider le comité lorsque le poste de président est vacant. Il ne peut exercer ces pouvoirs que jusqu’à ce que le président puisse réintégrer ses fonctions ou que le poste de président se libère.⁽²¹⁾

COMMENT LE POSTE DE PRÉSIDENT PEUT-IL DEVENIR VACANT ?

Le poste de président peut devenir vacant à la suite d’un changement de membres, d’une démission, d’une retraite, d’une maladie ou d’un décès. Lorsque cela survient, le comité n’existe plus officiellement. Par conséquent, le greffier du comité doit présider à l’élection d’un nouveau président à la première occasion.

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COMITÉ DIRECTEUR

QU’EST QU’UN COMITÉ DIRECTEUR ?

Le Sous-comité du programme et de la procédure, mieux connu sous le nom de « comité directeur », est l’organe auquel est généralement déléguée la responsabilité de la planification du travail du comité principal. Celui-ci décide d’établir ou non un comité directeur. C’est presque toujours à sa première réunion que le comité principal (voir l’article 12-13 du Règlement,⁽²²⁾ séance d’organisation) établit ce sous-comité en adoptant la motion suivante :

Que le Sous-comité du programme et de la procédure se compose du président, du vice-président et d'un autre membre du comité désigné après les consultations d'usage.

Il est important de souligner que les sous-comités n’ont pas de comité directeur. Les responsabilités normalement confiées aux comités directeurs son habituellement assumées par le président et le vice-président du sous-comité.

QUI SONT SES MEMBRES ?

Comme il est dit dans la motion ci-dessus, le comité directeur se compose généralement du président, du vice-président et d’un sénateur supplémentaire. Ce troisième membre est habituellement un sénateur du parti majoritaire au Sénat que le whip choisit en consultation avec le sénateur du parti majoritaire qui est président ou vice-président (c'est ce qu'on entend par « les consultations d'usage »). Les comités laissent souvent ouverte la désignation du troisième membre de façon que, si le troisième membre n'est pas disponible, le sous-comité puisse se réunir avec la désignation d’un autre sénateur selon le même processus de consultation que celui énoncé ci-dessus. Le comité peut aussi, comme certains l’ont déjà fait, choisir le troisième membre du sous-comité en le nommant dans la motion. La composition du comité directeur peut être modifiée n’importe quand aux termes d’une motion adoptée par le comité principal.

La plupart des comités directeurs se composent de trois membres puisqu’il s’agit du nombre minimal pour le quorum d’un comité fixé par l’article 12-12(3) du Règlement. En fait, l’article 12-12(2) prévoit : « Un sous-comité se compose d’au plus la moitié des membres du comité ». Ainsi, dans le cas d’un comité comprenant 14 membres (dont les deux membres nommés d’office), le comité directeur pourrait se composer d’un maximum de sept membres.

Au nombre des participants aux réunions du comité directeur, on compte les membres du comité directeur et le greffier. Il est arrivé aussi fréquemment que l’analyste du comité soit présent à ces réunions. Certains comités directeurs permettent à d’autres personnes intéressées, comme des membres du personnel des sénateurs, des agents de communications et des consultants, notamment, d’assister à leurs réunions. Le tout est laissé à la discrétion du comité directeur en cause. Personne d’autre que les membres et le greffier du comité directeur n’a le droit d’assister aux réunions, y compris d’autres sénateurs.⁽²³⁾

QUELS SONT SES POUVOIRS ?

La motion établissant le comité directeur lui confère habituellement les pouvoirs suivants :

Que le sous-comité soit autorisé à prendre des décisions au nom du comité relativement au programme, à inviter les témoins et à établir le calendrier des audiences.

Ainsi, les pouvoirs conférés au comité directeur par cette motion se limitent à la prise de décisions concernant le programme du comité, les témoins qui seront invités à comparaître devant lui et l’établissement du calendrier de ses réunions. Il importe de ne pas oublier que le comité directeur ne possède que les pouvoirs qui lui sont conférés par le comité principal. En outre, toutes les décisions du comité directeur peuvent être examinées par le comité principal. Il est souhaitable que le comité directeur informe le comité principal de toutes ses décisions (voir l’article 12-12(6) du Règlement).

QUELS SONT SES AUTRES POUVOIRS ?

Alors que les pouvoirs accordés aux comités directeurs varient d’un comité à l’autre, tout comité directeur obtiendra, de façon générale, les pouvoirs suivants à la séance d’organisation du comité :

A. Personnel de recherche

La motion suivante concernant le personnel de recherche autorise seulement le comité directeur à faire appel aux services d’experts-conseils.

Que le comité demande à la Bibliothèque du Parlement d’affecter des analystes au comité;

Que la présidence soit autorisée à demander au Sénat la permission de retenir les services de conseillers juridiques, de personnel technique, d'employés de bureau et d'autres personnes au besoin, pour aider le comité à examiner les projets de loi, la teneur de ces derniers et les prévisions budgétaires qui lui sont renvoyés;

Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à faire appel aux services d'experts-conseils dont le comité peut avoir besoin dans le cadre de ses travaux;

Que la présidence, au nom du comité, dirige le personnel de recherche dans la préparation d'études, d'analyses, de résumés et de projets de rapport.

Le premier paragraphe de la motion concerne la demande officielle du comité que la Bibliothèque lui affecte du personnel de recherche. Le deuxième autorise la présidence à demander la permission de retenir les services de personnes de l’extérieur dont pourrait avoir besoin le comité pour examiner les projets de loi, la teneur de ces derniers et les prévisions budgétaires, conformément au paragraphe 1(2) du chapitre 3:06 du Règlement administratif du Sénat. Le troisième délègue au comité directeur le pouvoir de retenir les services d’experts-conseils de l’extérieur. Enfin, le dernier paragraphe de la motion autorise la présidence à diriger le personnel de recherche dans son travail. Il convient de souligner qu’en exerçant ces fonctions, la présidence agit au nom du comité tout entier.

B. Déplacements

Que le comité autorise le Sous-comité du programme et de la procédure à désigner, au besoin, un ou plusieurs membres du comité, de même que le personnel nécessaire, qui se déplaceront au nom du comité.

La motion ci-dessus délègue au comité directeur le pouvoir d’autoriser ses membres, accompagnés de membres du personnel du comité, à se déplacer pour exercer leurs fonctions (par ex., pour tenir des audiences publiques, participer à des missions d’études ou assister à des conférences) au nom du comité.

C. Politique relative à la présence des sénateurs

Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à :

1. déterminer si tout membre du comité remplit un « engagement officiel », au sens de l’alinéa 8(3)a) de la Politique relative à la présence des sénateurs, publiée dans les Journaux du Sénat, le mercredi 3 juin 1998;
2. considérer que tout membre du comité remplit un « engagement officiel » si ce membre : a) assiste à une activité ou à une réunion se rapportant aux travaux du comité ou b) fait un exposé ayant trait aux travaux du Comité.

Le premier paragraphe de cette motion autorise le comité directeur à faire la détermination exigée à l’alinéa 8(3)a) de la Politique relative à la présence des sénateurs au nom du comité. Le deuxième décrit les cas particuliers où le comité directeur peut déterminer quand un membre du comité remplit un « engagement officiel ».⁽²⁴⁾

D. Communications et couverture des médias

Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à diriger au besoin les agents de communications affectés au comité pour ce qui est de l'élaboration des plans de communications et à demander l'appui de la Direction des communications du Sénat aux fins de l'élaboration et de la mise en œuvre de ces plans ;

Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé, à sa discrétion, à permettre de diffuser les délibérations publiques du comité par les médias d'information électroniques de manière à déranger le moins possible ses travaux.

Le premier paragraphe de cette motion autorise le comité directeur à demander le soutien de la Direction des communications et à diriger le travail de l’agent ou des agents affecté(s) au comité quant à la préparation des plans et des outils de communications.

Le paragraphe 14-7(2) du Règlement autorisent l’enregistrement et la radiodiffusion des séances des comités sénatoriaux, mais uniquement au moyen des dispositifs audio installés à cette fin. De plus, tout comité peut autoriser la télédiffusion des délibérations des comités, ce qui comprend l’enregistrement vidéo par des équipes de journalistes et de tournage du secteur privé aussi bien que par des cameramen employés par le Sénat. Ce pouvoir est généralement délégué au comité directeur par voie de la motion susmentionnée.

Il convient de souligner que cette liste de pouvoirs n’est pas exhaustive et que tout comité principal peut décider d’accorder des pouvoirs supplémentaires à son comité directeur ou de les limiter davantage. Ainsi, ces pouvoirs peuvent être modifiés à tout moment par le comité principal par voie de motion.

UN COMITÉ DIRECTEUR PEUT-IL SE RÉUNIR À HUIS CLOS ?

Contrairement aux comités permanents qui peuvent siéger à huis clos uniquement pour traiter de questions particulières (voir les articles 12-15(1) et 12-15(2) du Règlement), l’article 12-12(5) du Règlement autorise un sous-comité à choisir de se réunir, à son gré, à huis clos; en pareil cas, aucun avis public n’est nécessaire.

Les délibérations de tout comité directeur se tiennent généralement dans un cadre collégial et non officiel. Les procès-verbaux des réunions du comité directeur sont confidentiels et ne doivent pas être rendus publics, reflétant le fait que ces réunions ont eu lieu à huis clos. Le comité directeur devrait toutefois faire rapport de ses décisions importantes aux membres du comité principal.

Certains comités directeurs se réunissent certes de façon régulière, mais il reste que tous les comités directeurs peuvent se réunir quand ils le veulent.

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SÉANCES À HUIS CLOS

QUE SIGNIFIE « À HUIS CLOS » ?

Une séance à huis clos est une réunion où le public n’est pas admis. Ces séances ont pour but « de donner toute latitude aux députés de négocier, de discuter, de délibérer et parfois de faire des compromis, loin des regards du public qui risqueraient de compliquer l'adoption des rapports lorsqu'il est souhaitable que les délibérations restent confidentielles. »⁽²⁵⁾

QUAND PEUT-ON SE RÉUNIR À HUIS CLOS?

Le paragraphe 12-16(1) du Règlement⁽²⁶⁾ prévoit que les comités du Sénat ne se réunissent à huis clos que lorsque l'ordre du jour porte sur l'une des questions suivantes :

1. la rémunération et autre avantages offerts au personnel;
2. les contrats et négociations contractuelles;
3. les relations de travail et le personnel;
4. un projet d’ordre du jour ou un projet de rapport du comité.

Toute partie de séance d’un comité qui ne porte pas sur une de ces questions doit être publique. Toutefois, même lorsqu'il examine l'une de ces questions, le comité n'est pas obligé de se réunir à huis clos et peut choisir de tenir une séance publique.

Si un comité souhaite tenir une séance à huis clos dans d'autres circonstances que celles prévues par le Règlement (p. ex., en raison de la nature délicate d'un témoignage), il doit demander une permission spéciale au Sénat.⁽²⁷⁾

Les règles de l’article 12-16 qui s’appliquent aux séances à huis clos ne concernent pas les sous-comités, et les sous-comités du programme et de la procédure (« comités directeurs ») choisissent presque toujours de se réunir à huis clos.

QUI PEUT ASSISTER À UNE SÉANCE À HUIS CLOS ?

L’article 12-14 stipule qu’on ne peut empêcher un sénateur d’assister à une réunion d’un comité principal, qu’elle soit tenue en public ou à huis clos. Ce n’est pas le cas des sous-comités puisqu’ils peuvent prendre la décision d’exclure les non-membres de leurs réunions.⁽²⁸⁾

Le personnel du comité est généralement présent pendant les réunions à huis clos. Ce personnel comprend le greffier, l’analyste, l’agent des communications, les interprètes, les sténographes (si le comité adopte une motion pour obtenir une transcription de la séance à huis clos), les consultants, les pages et le pupitreur. Le comité peut décider d’exclure certains membres du personnel, mais le greffier ne peut être exclu étant donné qu’il doit être présent pour faire le compte rendu officiel des travaux du comité.

Le personnel politique ou toute autre personne peut assister à la réunion si le comité adopte une motion en ce sens. Une telle motion peut être adoptée au cas par cas ou comme un mode de fonctionnement courant qui s’appliquera à toutes les réunions du comité. Cette deuxième option permet à chaque membre du comité d’être accompagné d’un de ses employés, à moins que pour une séance donnée, il soit décidé d’exclure tous les employés.

LES SÉANCES À HUIS CLOS SONT-ELLES CONFIDENTIELLES ?

Les délibérations d’une séance à huis clos sont confidentielles et ne peuvent être rendues publiques. Tout abandon du caractère confidentiel devrait avoir lieu après une décision explicite à cet égard prise par le comité.⁽²⁹⁾ Un manquement à l'obligation de confidentialité par une personne présente pourrait donner lieu à une question de privilège au Sénat. Les documents étudiés pendant les séances à huis clos, notamment les projets de rapports, demeurent eux aussi confidentiels.

TRANSCRIT-ON LES SÉANCES À HUIS CLOS ?

Généralement, on ne produit pas de transcriptions pour les séances à huis clos et on ne les enregistre pas. Un comité peut adopter une motion pour que la réunion soit enregistrée ou transcrite. Ces motions précisent généralement l’usage qui sera fait de la transcription ou de l’enregistrement; l’endroit où ils seront conservés; les personnes qui y auront accès; la possibilité qu’ils soient distribués aux membres; la manière et la durée de conservation, le moment où ils seront détruits et par qui ils seront détruits.⁽³⁰⁾ Si on transcrit les délibérations, il faut garder l’information confidentielle, soit selon les mêmes précautions qu’avec les ébauches confidentielles de rapports.

QUI PEUT CONSULTER LE PROCÈS-VERBAL D’UNE SÉANCE À HUIS CLOS ?

Les procès-verbaux de certaines séances à huis clos sont mis à la disposition du public. Outre les renseignements habituels, soit l’endroit et le moment où le comité s’est réuni, les personnes présentes et l’ordre de renvoi étudié, le procès-verbal d’une séance à huis clos indique aussi la raison pour laquelle le comité se réunit à huis clos (en précisant l’alinéa correspondant du paragraphe 12-16(1) du Règlement). Ces procès-verbaux ne renferment pas toute l’information que comprennent les procès-verbaux des séances publiques. De fait, le texte des motions étudiées et les décisions prises pendant une séance à huis clos figurent au procès-verbal, mais le nom du motionnaire et celui des personnes votant pour ou contre la motion n’y figurent pas.⁽³¹⁾

Contrairement à ceux des comités principaux, les procès-verbaux des sous-comités, comme ceux du comité directeur, ne sont généralement pas rendus publics, et servent uniquement aux membres du comité directeur.

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LE VOTE AUX COMITÉS

QU’EST-CE QU’UN VOTE ?

Lors d’un vote, les membres d’un comité sont divisés en trois groupes : les pour, les contre et les abstentions. Le vote est l’expression officielle de l’opinion des membres pour parvenir à une décision sur une question dont est saisi le comité. Autrement dit, lorsqu’une motion est présentée au comité, on doit prendre une décision. Quand les membres ont fini de débattre de la motion, le président demandera du comité s’il est d’accord pour l’adopter. La motion peut porter sur divers sujets : si un article de la loi est adopté, si la décision du président est maintenue, ou toute autre proposition faite par un membre du comité.

EXISTE-T-IL DIFFÉRENTES FAÇONS DE VOTER ?

Trois types de vote sont possibles au sein d’un comité :

• Un vote de vive voix : un vote dont on ne consigne ni le choix individuel des sénateurs, ni le nombre de pour, de contre et d’absentions. Lorsqu’un membre du comité s’oppose à la motion lors d’un vote de vive voix, il peut le signifier en déclarant « avec dissidence » au moment où la question est mise aux voix;
• un vote à main levée : un vote à main levée est consigné dans le procès-verbal en y inscrivant le nombre de membres qui ont voté pour ou contre une motion, ou qui se sont abstenus, mais sans préciser leurs noms;
• un vote par appel nominal : un voteoù les noms des personnes qui ont voté pour ou contre une motion, ou qui se sont abstenues sont consignés dans le procès-verbal du comité.

Dans le cas d’une réunion à huis clos, on notera uniquement dans le procès-verbal du comité l’adoption d’une motion, puisqu’on doit consigner les décisions du comité. Toutefois, afin de préserver la confidentialité de ces réunions, ni le nom des sénateurs votant pour et contre ni le nombre de membres qui ont voté ne sont consignés. Le comité peut néanmoins décider d’inclure cette information dans son procès-verbal.

LES VOTES SONT-ILS FRÉQUENTS DURANT LES RÉUNIONS DES COMITÉS ?

Les votes demeurent rares durant les réunions des comités sénatoriaux. La plupart du temps, les décisions prises en comité sont le résultat d’un consensus. Lorsqu’il y a dissidence, elle est souvent signifiée de façon informelle, soit par l’une des deux premières méthodes déjà expliquées. S’il subsiste un doute sur le résultat du vote, un membre peut demander un vote par appel nominal, une procédure plus officielle.

QUAND TIENT-ON UN VOTE ?

Alors que les sénateurs sont convoqués à la Chambre par la sonnerie d’appel, il n’existe pas de procédure semblable dans les comités. Une fois que le débat sur une motion est terminé et que le comité est prêt à se prononcer, le président demande alors l’avis des membres présents. Pour les motions qui ne font pas l’objet d’un débat, le président passera à la mise aux voix dès que la motion sera présentée. On procède à la « mise aux voix » lorsque le président lit la motion et demande si les membres du comité souhaitent l’adopter. Le comité ne peut pas prendre de décisions s’il n’y a pas quorum.

QUI PEUT VOTER ?

Seuls les membres du comité, y compris les membres d’office, peuvent voter. Même si les non membres peuvent participer aux réunions du comité, ils n’ont pas le droit de proposer une motion ou de voter. Fait important, le président peut voter avec les autres sénateurs, mais sa voix n’est pas prépondérante.

COMMENT PROCÈDE-T-ON AU VOTE ?

Les décisions du comité sont souvent prises de façon informelle, habituellement par un vote de vive voix : le président demandant « La motion est-elle adoptée? » ou utilisant une formule similaire, et annonçant ensuite le résultat de la mise aux voix. Des sénateurs peuvent juger utile que le président répète clairement le libellé de la motion qui fait l’objet d’un vote. Parfois, on a aussi recours au vote à main levée. Il faut signaler ici que cette méthode a quelquefois semé la confusion par le passé : il peut être difficile de bien compter les voix pour et les voix contre une motion, surtout si des sénateurs non membres étaient présents et pensaient avoir le droit de voter.

Si un membre du comité demande un vote par appel nominal ou si le président décide qu’il faut utiliser cette méthode, la procédure est la suivante :

1. Le greffier du comité appelle les membres par leur nom, à commencer par le président, puis continue en suivant l’ordre alphabétique pour les autres membres;
2. Les sénateurs expriment à voix haute s’ils votent en faveur ou non de la motion, ou s’ils souhaitent s’abstenir;
3. À l’issue du vote, le greffier lit les résultats (Pour / Yeas : ___; Contre / Nays : ____; Abstentions / Abstentions : ___.);
4. Selon les résultats, le président annonce si la motion est adoptée ou rejetée.

S’il y a égalité des voix, la motion est rejetée.⁽³²⁾ En raison de cette disposition du Règlement, toutes les motions doivent être formulées à l’affirmative. Par exemple, on dit : La motion est-elle adoptée? La décision du président est-elle maintenue? L’article X est-il adopté?

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ORDRES DE RENVOI

QU’EST-CE QU’UN ORDRE DE RENVOI ?

Un ordre de renvoi est une décision du Sénat autorisant un comité à entreprendre l’examen d’un sujet, d’un projet de loi ou de toute autre question. Il définit la portée de cet examen et peut également conférer d'autres pouvoirs dont le comité a besoin pour réaliser son examen. L’article 12-9(1) du Règlement⁽³³⁾ autorise les comités permanents et les comités mixtes permanents à « faire des enquêtes et rapports sur les questions dont ils sont saisis par le Sénat». En outre, le paragraphe 12-8(1) du Règlement permet au Sénat de renvoyer à un comité tout sujet non attribué, comme un message, une pétition, une enquête, un rapport ou toute autre question.

UN COMITÉ DOIT-IL AVOIR UN ORDRE DE RENVOI? LE RÈGLEMENT NE LUI CONFIE-T-IL PAS UN MANDAT PERMANENT ?

Les comités ont besoin, pour la plupart, d'un ordre de renvoi pour faire leur travail. Le Règlement établit le mandat des comités, mais sert aussi de principe directeur au sujet du type de questions qui peuvent être renvoyées à chaque comité et n’accorde pas de pouvoir en soi.

Toutefois, trois comités sont habilités par le Règlement à agir de leur propre gré sans ordre de renvoi préalable du Sénat. Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration peut étudier, interpréter et trancher toute question financière et administrative concernant l’administration interne du Sénat, et y donner suite, sous réserve du Règlement.⁽³⁴⁾ Le Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement est habilité à soumettre à l’étude du Sénat des modifications au Règlement et à étudier les ordres et coutumes du Sénat et les privilèges du Parlement.⁽³⁵⁾ Finalement, le Comité permanent sur l’éthique et les conflits d'intérêts des sénateurs est autorisé à diriger de façon générale, de sa propre initiative, le conseiller sénatorial en éthique et à assumer la responsabilité des questions relatives au Code régissant l’éthique et les conflits d'intérêts des sénateurs.⁽³⁶⁾

Tous les autres comités doivent recevoir leur mandat dans les ordres de renvoi adoptés par le Sénat. Aucun comité ne peut entreprendre l’étude d'un projet de loi ou une étude spéciale sans que le Sénat ait adopté un ordre de renvoi l’autorisant à le faire.

QUE PEUT ÉTUDIER UN COMITÉ ?

Conformément aux articles 12-9(1) et 12-9(2) du Règlement, un comité peut étudier toute question qui lui aura été renvoyée par le Sénat. Il pourrait s’agir de projets de loi ou de leur teneur, de budgets de dépenses ou d’une étude spéciale. Ordinairement, cependant, le Sénat ne renvoie certaines questions à un comité que si elles relèvent du mandat général énoncé pour celui-ci dans le Règlement. Contrairement aux mandats des comités de la Chambre des communes, ceux des comités du Sénat ne sont pas structurés de manière à se concentrer sur un seul ministère. Une question peut donc relever du mandat général de plus d’un comité. Dans ces cas-là, en bout de ligne, c’est le Sénat qui décidera quel comité devrait mener l’étude. Les prévisions budgétaires du gouvernement peuvent être renvoyées à n’importe quel comité du Sénat, mais elles sont le plus souvent renvoyées au Comité sénatorial permanent des finances nationales.⁽³⁷⁾

La portée des études spéciales est très différente d’un sujet à l’autre. Certains ordres de renvoi sont très larges, offrant au comité plus de souplesse en ce qui concerne la portée de l’étude, tandis que d’autres sont très restreints.

QUEL EST LE PROCESSUS À SUIVRE POUR RENDRE UN ORDRE DE RENVOI? N’IMPORTE QUEL SÉNATEUR PEUT-IL PROPOSER UN ORDRE DE RENVOI ?

Les ordres de renvoi sont proposés au moyen de motions au Sénat. Les motions autorisant un comité à effectuer une étude spéciale sont des motions de fond et ne peuvent être proposées qu’après un jour de préavis.

Habituellement, c’est le président ou le vice-président du comité qui propose une telle motion, après avoir discuté avec les membres du comité de leur ordre du jour. Les membres du comité ou d’autres sénateurs peuvent avoir avancé des propositions, et le comité détermine ses priorités et demande un ordre de renvoi en conséquence. Cependant, tout sénateur peut présenter une motion visant à renvoyer une question au comité. Comme toutes les motions, celle-ci sera débattue, mise aux voix et, si elle est adoptée, elle servira d’ordre de renvoi au comité.

Dans le cadre de l’étude de projets de loi, après la deuxième lecture, le parrain du projet de loi propose une motion visant à renvoyer celui-ci à un comité particulier. À l’occasion, il arrive qu’un comité reçoive un ordre de renvoi pour étudier la teneur⁽³⁸⁾ d’un projet de loi, plutôt que le projet de loi lui-même. En outre, l’article 10-11(1) du Règlementpermet également de renvoyer à un comité la teneur d’un projet de loi dont est actuellement saisie la Chambre des communes pour que celui-ci l’étudie avant que le projet de loi ait franchi l’étape de la première lecture au Sénat. Cela se fait par voie de motion, comme dans le cas des études spéciales.

LES COMITÉS ONT-ILS DES ÉCHÉANCES À RESPECTER POUR REMPLIR UN ORDRE DE RENVOI ?

Selon la nature de l’ordre de renvoi, un comité peut effectivement avoir un délai à respecter pour mener ses travaux à terme. Normalement, dans le cas des études spéciales, l’ordre de renvoi comportera un délai pour faire rapport. Après cette date, le comité n’est plus saisi de la question. Un comité demandera au besoin une prolongation de la date limite du dépôt du rapport avant l’expiration de cette date. Toutefois, à l’occasion le délai passe sans que le comité demande une prolongation ou un nouvel ordre de renvoi.

Dans le cas des projets de loi, on ne fixe pas, d’ordinaire, de date limite, mais l’article 12-23(1) du Règlementimpose une obligation de faire rapport du projet de loi.

LES ORDRES DE RENVOI SURVIVENT-ILS À LA FIN D’UNE SESSION? QU’ADVIENDRAIT-IL SI UN COMITÉ VOULAIT POURSUIVRE UNE ÉTUDE APRÈS UNE PROROGATION OU UNE DISSOLUTION ?

Tous les ordres de renvoi expirent lors d’une prorogation ou d’une dissolution. Cependant, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration ainsi que le Comité permanent sur l’éthique et les conflits d'intérêts des sénateurs peuvent exercer une autorité intersessionnelle qui leur permet de s’acquitter de leurs tâches entre deux sessions ou deux législatures. Leur travail se limite cependant aux questions qu’ils peuvent étudier de leur propre chef.

Si un comité ne peut faire rapport en raison d’une prorogation ou d’une dissolution et qu’il souhaite reprendre son étude au cours de la session ou de la législature suivante, il doit obtenir un nouveau mandat. Normalement, cette motion comprend un ordre lui renvoyant les travaux effectués à l’égard d’une question lors de sessions précédentes, afin qu’il ne soit pas contraint de recommencer le travail déjà terminé.

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BUDGETS DES COMITÉS

POURQUOI UN COMITÉ SÉNATORIAL A-T-IL BESOIN D’UN BUDGET ?

Les comités sont autorisés à faire enquête et rapport sur toute question que le Sénat leur soumet.⁽³⁹⁾ Ils examinent les projets de loi, la substance des projets de loi et les prévisions budgétaires, et ils peuvent entreprendre des études spéciales. Pour mener à bien toutes ces activités, ils peuvent avoir besoin de faire certaines dépenses.

Un comité ne peut pas faire des dépenses ou engager des fonds s’il ne dispose pas d’un budget approuvé par le Sénat. Pour chaque exercice financier, il doit présenter un budget indiquant les crédits dont il prévoit avoir besoin. Une fois adopté par le Sénat, le budget du comité devient un outil de contrôle des dépenses pour le comité, le greffier du comité, l’administration du Sénat et le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (Comité de la régie interne).

EXISTE-T-IL DIFFÉRENTS TYPES DE BUDGETS ?

Pour les comités sénatoriaux, il existe deux types de budget :

1. Le budget législatif permet d’engager des dépenses relatives à l’examen de mesures législatives : des projets de loi, la teneur de projets de loi, ou des prévisions budgétaires. Ce type de budget couvre les dépenses qu’un comité prévoit engager dans le cadre de l’examen des mesures législatives dont il pourra être saisi pendant l’exercice financier.⁽⁴⁰⁾
2. Le budget pour étude spéciale, couvre les dépenses que doit engager un comité saisi d’une étude spéciale. Chaque étude spéciale nécessite un budget distinct, si bien qu’un comité peut devoir présenter plusieurs budgets de ce type, selon le nombre d’études autorisées par ordre de renvoi émanant du Sénat. Chaque budget pour étude spéciale comprend les dépenses que le comité prévoit engager pour ladite étude spéciale pendant l’exercice financier en question.⁽⁴¹⁾

QU’EST-CE QU’UN FINANCEMENT D’URGENCE ?

Si un comité a besoin de faire des dépenses ou d’engager des fonds dans une situation pressante, et qu’il ne lui est pas possible d’obtenir un budget assez rapidement au début d’une nouvelle session ou d’un nouvel exercice financier, il peut présenter une demande de fonds d’urgence. Ce type de financement constitue une avance de fonds sur un budget ultérieur.

COMMENT UN COMITÉ OBTIENT-IL LES FONDS DONT IL A BESOIN POUR S’ACQUITTER DE SON MANDAT ?

Un comité peut recevoir deux types d’ordres de renvoi : un ordre de renvoi pour étudier un projet de loi, la teneur d’un projet de loi ou le budget des dépenses (législation) ou un ordre de renvoi pour mener une étude spéciale. La distinction est importante, car le (RAS) Règlement administratif du Sénat prévoit une procédure budgétaire différente dans chaque cas. Aux termes du RAS, un comité peut adopter soit un budget législatif⁽⁴²⁾, soit un budget d’étude spéciale⁽⁴³⁾.

Pour préparer un budget législatif, le comité commence par déterminer le nombre de mesures législatives dont il est susceptible d’être saisi pendant l’exercice financier. Selon le résultat des discussions, le greffier du comité prépare un projet de budget,⁽⁴⁴⁾ lequel est normalement soumis au président et/ou aux membres du comité directeur. Le comité doit recevoir l’autorisation préalable du Sénat pour recruter du personnel ou entreprendre un voyage, s’il a besoin de fonds pour l’une ou l’autre de ces activités.⁽⁴⁵⁾ Le comité examine ensuite le projet de budget et l’adopte, avec ou sans amendement, avant de le soumettre au Comité de la régie interne. Il arrive que le président du comité soit convoqué par le Comité de la régie interne pour discuter de certains postes du budget demandé.

Après examen du projet, le Comité de la régie interne (ou son sous-comité désigné) décide de recommander la mise à disposition des fonds demandés en tout ou en partie. Le président du Comité de la régie interne (ou un sénateur désigné par lui) présente au Sénat un rapport justifiant l’octroi des fonds au comité, pour l’exécution de son mandat législatif.⁽⁴⁶⁾

La procédure est la même lorsqu’il s’agit d’un budget pour étude spéciale, à ceci près que le Sénat adopte d’abord un ordre de renvoi pour une étude spéciale, dont il saisit ensuite un comité sénatorial. Une fois organisé, ce comité se réunit pour planifier ses activités et demande à son greffier de préparer un projet de budget en conséquence,⁽⁴⁷⁾ lequel est généralement soumis au président et/ou aux membres du comité directeur. Le comité tout entier examine ensuite le projet de budget et l’adopte tel quel ou après modification,⁽⁴⁸⁾ avant de le soumettre au Comité de la régie interne. Pour un projet de budget d’étude spéciale, le Comité de la régie interne convoque généralement le président du comité pour discuter de certains postes du budget demandé.

Après examen du projet de budget, le Comité de la régie interne (ou son sous-comité désigné) décide de recommander ou non la mise à disposition des fonds demandés. Ensuite, le projet de budget, accompagné de la recommandation d’octroyer les fonds, est renvoyé au comité à l’origine de la demande de fonds. La recommandation, plus communément appelée Annexe B, contient une courte description des fonds autorisés par le Comité de la régie interne.

Le président du comité, ou un sénateur désigné par lui, présente alors au Sénat le budget pour étude spéciale qui explique pourquoi le comité demande des autorisations spéciales (par exemple, pour recruter du personnel ou entreprendre un voyage) et qui contient la demande de fonds originale détaillée et la recommandation du Comité de la régie interne d’octroyer les fonds (Annexe B).

QUI APPROUVE LES BUDGETS DES COMITÉS ?

Le chapitre 3:06 du RAS contient les règles et procédures financières qui régissent le processus d’approbation des budgets des comités sénatoriaux. Le RAS énonce les directives relatives à la demande, à l’approbation et à l’utilisation des fonds octroyés aux comités sénatoriaux. Il définit aussi le rôle et les responsabilités du Comité de la régie interne dans le processus d’examen et de demande de fonds par chacun des comités sénatoriaux.

Dans le cas des budgets législatifs, c’est le Comité de la régie interne qui présente au Sénat un rapport recommandant la mise à disposition des fonds. Dans le cas des budgets pour étude spéciale, le Comité de la régie interne soumet ses recommandations sous forme d’une annexe (Annexe B), laquelle est renvoyée au comité qui a demandé les fonds pour qu’il puisse l’annexer à son rapport sur le budget pour étude spéciale. Ce rapport est ensuite présenté au Sénat par le président du comité (ou par un sénateur désigné).

Le Sénat peut adopter, modifier ou rejeter les deux types de budget. Les rapports budgétaires approuvés par le Sénat représentent la somme totale des fonds que le comité pourra dépenser pendant l’exercice financier en question, divisés par dépenses générales puis par activité. Ces fonds sont ensuite répartis en trois grandes catégories : Services professionnels et autres, Transports et communications, et Autres dépenses.

QUI CONTRÔLE LES BUDGETS DES COMITÉS ?

À sa réunion d’organisation, un comité adopte généralement des motions ordinaires qui lui confèrent certains pouvoirs en ce qui concerne ses activités financières. En vertu de ces motions, le président, le vice-président et le greffier du comité se voient généralement confier les pouvoirs d’engager des fonds⁽⁴⁹⁾ et de certifier les paiements.⁽⁵⁰⁾

Le président et/ou le vice-président, le comité directeur et/ou le comité dans son ensemble peuvent donner des consignes au greffier du comité quant à la préparation d’un projet de budget. Ils peuvent également lui demander d’embaucher des consultants⁽⁵¹⁾ et/ou de se procurer d’autres biens et services, conformément au budget qui a été adopté. Le président et le vice-président sont aussi tenus de certifier certaines dépenses.⁽⁵²⁾

Le greffier du comité joue le rôle d’agent d’administration en chef pour toutes les activités du comité. Tout en se référant au budget approuvé, il tient un compte détaillé des crédits approuvés pour l’exercice financier et du total cumulatif des dépenses encourues et des dépenses engagées.

Le RAS confère à l’administration du Sénat le pouvoir de contrôler les dépenses des comités⁽⁵³⁾ et demande au greffier du Sénat de signaler au Comité de la régie interne toute dépense non prévue dans le budget d’un comité.⁽⁵⁴⁾ De plus, l’administration du Sénat doit soumettre régulièrement au Comité de la régie interne des rapports financiers, y compris les états financiers de tous les comités.

Depuis 2014 et au moins une fois l’an, 2014, le Comité de la régie interne dépose au Sénat les rapports de dépenses post-activités des comités du Sénat.⁽⁵⁵⁾

QUE SE PASSE-T-IL SI LE BUDGET ACCORDÉ À UN COMITÉ EST INSUFFISANT ?

Si un comité prévoit que le budget qui lui a été accordé pour l’exercice financier ne sera pas suffisant, il peut demander un budget supplémentaire au Comité de la régie interne. Selon l’ordre de renvoi auquel ils correspondent, les budgets supplémentaires sont traités de la même façon qu’un budget législatif ou un budget pour étude spéciale.

QU’ADVIENT-IL DES FONDS OCTROYÉS AU COMITÉ EN CAS DE PROROGATION OU DE DISSOLUTION DU PARLEMENT ?

En cas de prorogation ou de dissolution, le comité cesse d’exister, tout comme ses ordres de renvoi et, partant, tous les fonds qui lui avaient été octroyés. Lorsque le comité se reconstitue à la session parlementaire suivante, il peut recommencer tout le processus pour demander un nouveau budget législatif et/ou d’étude spéciale.

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RAPPORTS DE COMITÉ (PDF)

QUAND LES COMITÉS DÉPOSENT-ILS DES RAPPORTS ?

Une fois qu’un comité a terminé ses audiences sur un projet de loi, une étude spéciale ou une autre question, il prépare un rapport exposant ses conclusions et recommandations. Le rapport doit être adopté par le comité avant de pouvoir être présenté ou déposé au Sénat.

QUELS SONT LES DIVERS TYPES DE RAPPORTS DES COMITÉS ?

Les rapports des comités sont soit des rapports de fond, soit des rapports administratifs. Les rapports de fond portent sur des questions comme des projets de loi, l’objet de projets de loi, les budgets des dépenses du gouvernement ou des études spéciales. Les rapports administratifs portent sur des questions comme des demandes de budget qui nécessitent le pouvoir d’engager des dépenses et peuvent requérir d’autres pouvoirs, comme celui d’embaucher des services professionnels ou de faire des déplacements.

COMMENT LES COMITÉS FONT-ILS RAPPORT SUR LES PROJETS DE LOI ?

Lorsqu’il traite d’un projet de loi, un comité peut en faire rapport sans modification, sans modification mais avec observation(s), ou avec amendement(s) (également avec ou sans observations). Les observations sont des commentaires faits par un comité sur un projet de loi sans apporter d’amendement au projet de loi proprement dit. Les observations peuvent êtres celles de la majorité mais peuvent aussi inclure celles de la minorité. Si un comité a proposé des amendements à un projet de loi, le Sénat les étudie à l’étape du rapport. Si aucun amendement n’est proposé, le rapport est réputé adopté et le projet de loi se rend directement à la troisième lecture à la Chambre.

L’article 12-23(5)⁽⁵⁶⁾ du Règlement permet également à un comité de présenter un rapport qui recommande que le Sénat ne poursuive pas l’étude d’un projet de loi. Si le Sénat adopte un rapport de ce type, le projet de loi est rayé du Feuilleton.

COMMENT LES COMITÉS FONT-ILS RAPPORT D’ÉTUDES SPÉCIALES ?

Un rapport sur une étude spéciale peut être provisoire ou final. Les rapports sur des études spéciales sont couramment volumineux et ils comprennent les conclusions du comité sur la question faisant l’objet de l’étude, ainsi que ses recommandations. Compte tenu des répercussions que peuvent avoir ces rapports, les membres du comité tentent de dégager un consensus sur l’analyse et les recommandations qui figureront dans le rapport. L’article 12-22(1) du Règlement dispose que le rapport doit comporter les conclusions adoptées par sa majorité. À l’occasion, il n’est pas possible d’arriver à un consensus et, de ce fait, il se peut qu’un rapport comporte l’opinion d’une minorité des membres. Le dépôt d’un rapport minoritaire distinct, en soi, n’est pas permis dans la pratique du Sénat; un comité doit donc convenir de faire figurer ou d’annexer des opinions minoritaires dans un rapport⁽⁵⁷⁾.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE DES « RECOMMANDATIONS », DES « OBSERVATIONS » ET DES « MODIFICATIONS » DANS LE RAPPORT D’UN COMITÉ ?

Dans leurs rapports sur des études spéciales, les comités formulent des recommandations sur l’action à mener. Si le Sénat adopte un rapport de ce type, les recommandations deviennent les recommandations du Sénat. Ces recommandations, même si elles ne sont pas contraignantes pour le gouvernement, ont souvent influé sur les politiques de celui-ci.

Les comités annexent parfois des « observations » à des rapports sur des projets de loi pour faire en sorte que les enjeux cernés, les perspectives dégagées et les engagements souscrits pendant les audiences ne soient pas perdus, même si le comité ne souhaite pas amender un projet de loi. Pour l’essentiel, ces observations ne sont pas des suggestions contraignantes du comité. La seule façon d’apporter des changements à un projet de loi consiste à adopter des amendements.

QUAND LES COMITÉS FONT-ILS RAPPORT AU SÉNAT ?

Les ordres de renvoi d’études spéciales comportent généralement la date à laquelle le comité doit déposer son rapport final au Sénat. Les comités ne peuvent se voir accorder une prolongation que par le Sénat. De manière générale, les ordres de renvoi ne prévoient pas une date précise à laquelle un comité doit faire rapport d’un projet de loi au Sénat. Toutefois, l’article 12-23(1) du Règlement exige que tout projet de loi renvoyé pour étude à un comité fasse l’objet d’un rapport au Sénat. Dans certains cas, le Sénat peut décider d’ordonner au comité de faire rapport du projet de loi avant une certaine date.

Les comités font rapport au Sénat lorsque le président annonce la « Présentation ou dépôt de rapports de comités » durant les Affaires courantes au Feuilleton.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE LE « DÉPÔT » ET LA « PRÉSENTATION » D’UN RAPPORT ?

Les rapports qui nécessitent une décision du Sénat, comme ceux qui portent sur des projets de loi et des budgets, doivent être « présentés ». Les rapports présentés sont lus à haute voix au Sénat par un greffier du Bureau et sont imprimés dans les Journaux et Débats du Sénat.

Les rapports qui ne sont que pour information du Sénat, et ne nécessitent donc aucune décision du Sénat, comme les rapports sur des études spéciales, sont déposés. Ces rapports ne sont pas lus à haute voix et ne sont pas publiés dans les Journaux ou Débats. Toutefois, une motion peut être proposée pour qu’un rapport déposé soit étudié ou adopté par le Sénat.

LES RAPPORTS DES COMITÉS SONT-ILS CONFIDENTIELS AVANT D’ÊTRE DÉPOSÉS OU PRÉSENTÉS ?

Les rapports des comités sont confidentiels jusqu’à ce qu’ils soient présentés ou déposés au Sénat. Étant donné que c’est le Sénat qui ordonne à un comité d’entreprendre une étude, le Sénat a le droit d’être informé d’abord des résultats de l’étude. La divulgation d’un rapport confidentiel d’un comité ou d’une partie d’un rapport du comité avant son dépôt ou sa présentation au Sénat constitue une violation du privilège parlementaire et peut provoquer une question de privilège au Sénat.⁽⁵⁸⁾

QUE SE PASSE-T-IL EN CAS D’ALLÉGATION DE VIOLATION DE LA CONFIDENTIALITÉ ?

Lorsqu’il traite d’une divulgation de ce type, le comité concerné examine les circonstances entourant la divulgation non autorisée, selon ce que dispose l’Annexe IV du Règlement du Sénat. On attend du comité qu’il fasse rapport de la violation alléguée au Sénat et qu’il fasse savoir qu’il entame une enquête sur la question. Lorsqu’il engage une enquête sur les circonstances entourant la violation alléguée, on attend du comité non seulement qu’il tente de déterminer l’origine de la violation, mais aussi qu’il s’attaque à la question du sérieux et des incidences (réelles ou potentielles) de la divulgation non autorisée.

Une enquête de ce type n’empêche pas un sénateur de soulever une question de privilège au Sénat au sujet de la violation⁽⁵⁹⁾. Toutefois, le Sénat ne traite pas de la substance de la question de privilège avant que le comité n’ait terminé son enquête, même si le président juge qu’il existe une affaire prima facie. La question de privilège ne subira pas de préjudice en raison de l’attente des résultats de l’enquête du comité. Ainsi, alors qu’une question de privilège doit être posée à la première occasion, un sénateur peut soulever une question de privilège relativement à une fuite après le dépôt du rapport du comité. En outre, si un comité décide de ne pas faire enquête sur une fuite, un sénateur peut soulever une question de privilège à la première occasion après que le comité a décidé de ne pas agir. Quelle que soit la mesure prise sur une question de privilège au sujet d’un rapport d’un comité qui a fait l’objet d’une fuite, si le rapport du comité qui a été déposé révèle qu’une violation s’est produite et que cela a provoqué des dommages de fond au fonctionnement du comité ou du Sénat dans son ensemble, la question est normalement renvoyée au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement pour étude plus approfondie.

LE GOUVERNEMENT DOIT-IL RÉPONDRE À UN RAPPORT ?

Le Règlement permet au Sénat de demander que le gouvernement fournisse une réponse complète et détaillée au rapport d’un comité adopté par le Sénat. (Pour de plus amples détails, prière de se reporter à la FAQ intitulée Réponses du gouvernement).

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RÉPONSES DU GOUVERNEMENT (PDF)

QU’EST-CE Q’UNE RÉPONSE DU GOUVERNEMENT ?

En 2003, le Sénat établissait un processus permettant au Sénat de demander au gouvernement une réponse complète aux rapports qui ont été adoptés par le Sénat.

L’article 12-24 du Règlement⁽⁶⁰⁾ stipule que :

(1) Le greffier du Sénat transmet la demande, assortie d’un exemplaire du rapport auquel le gouvernement doit répondre, au leader du gouvernement et aux ministres nommés dans cette demande.

(2) Le leader du gouvernement doit, dans les 150 jours suivant l’adoption de cette demande par le Sénat, déposer la réponse du gouvernement ou donner une explication justifiant l’absence de réponse.

(3) La réponse du gouvernement ou l’explication justifiant l’absence de réponse, ainsi que le rapport visé, sont renvoyés d’office au comité intéressé lors du dépôt de la réponse ou de la présentation de l’explication.

(4) En l’absence de réponse et d’explication justifiant l’absence de réponse à l’expiration d’un délai de 150 jours suivant l’adoption de la demande d’une réponse, le comité intéressé est saisi d’office du rapport visé et du fait de l’absence de réponse et d’explication.

Ce processus s’applique aux comités permanents et spéciaux, mais non aux comités mixtes.⁽⁶¹⁾ Il existe plusieurs façons de demander une réponse au gouvernement.

COMMENT DEMANDE-T-ON UNE RÉPONSE DU GOUVERNEMENT ? 

A. Demande assortie d’adoption et de réponse

Une façon de présenter une telle demande est d’inclure la demande de réponse dans la motion d’adoption du rapport.

Dans ce cas, la démarche à suivre est la suivante :

1. Le rapport est inscrit, par motion, à l’ordre du jour pour étude à une séance ultérieure.
2. Durant l’étude du rapport, on propose son adoption et la motion d’adoption précise clairement qu’une réponse du gouvernement est demandée. Le libellé d’une telle motion devrait être le suivant : «Que le (NUMÉRO) rapport du (NOM DU COMITÉ) intitulé (TITRE DU RAPPORT), déposé au Sénat le (DATE DU DÉPÔT), soit adopté et que, conformément à l’article 12-24(1) du Règlement, le Sénat demande une réponse complète et détaillée du gouvernement, le ministre de _____ étant désigné ministre chargé de répondre à ce rapport[, en consultation avec le(s) ministre(s) de_____]».
3. Si la motion est adoptée, le délai de 150 jours civils (donc, fins de semaine et jours fériés inclus) commence à s’écouler.
4. Le Greffier du Sénat communique immédiatement la demande et une copie du rapport au leader du gouvernement au Sénat et à tout autre ministre désigné de manière expresse dans le rapport comme chargé de répondre à celui-ci.
5. Dans les 150 jours civils suivant l’adoption de la motion, le leader du gouvernement au Sénat dépose la réponse du gouvernement ou explique au Sénat pourquoi il ne lui est pas possible de le faire.
6. Cent cinquante jours (150) après l’adoption du rapport, le rapport original et la réponse du gouvernement ou, s'il n'y en a pas, l'explication du leader du gouvernement au Sénat, ou encore l'absence de réponse ou d'explication, sont réputés renvoyés au comité responsable.

Demande d’une réponse après l’adoption du rapport

La demande de réponse du gouvernement pourrait également être présentée sous forme de motion distincte, mais seulement après l’adoption du rapport en question. Dans ce cas, la démarche à suivre serait la suivante :

1. Le rapport est inscrit, par motion, à l’ordre du jour pour étude à une séance ultérieure.
2. Durant l’étude du rapport, on propose son adoption et, subséquemment, il est adopté.
3. Par la suite, après qu’il en a été donné préavis⁽⁶²⁾ de deux jours comme il se doit ou plus tôt avec la permission du Sénat, une motion est présentée pour demander une réponse du gouvernement. Une telle motion devrait être libellée ainsi : «Que conformément à l’article 12-24(1) du Règlement, le Sénat demande une réponse complète et détaillée du gouvernement au (NUMÉRO) rapport du Comité sénatorial permanent de(s) (NOM DU COMITÉ) intitulé (NOM DU RAPPORT), adopté par le Sénat le (DATE D’ADOPTION), le ministre de _____ ayant été désigné ministre chargé de répondre à ce rapport[, en consultation avec le(s) ministre(s) de _____.] ».
4. Si la motion est adoptée, le délai de 150 jours civils (donc, fins de semaine et jours fériés inclus) commence à s’écouler.
5. Le Greffier du Sénat communique immédiatement la demande et une copie du rapport au leader du gouvernement au Sénat et à tout autre ministre désigné de manière expresse dans la motion comme chargé de répondre à celui-ci.
6. Dans les 150 jours civils suivant l’adoption de la motion, le leader du gouvernement au Sénat dépose la réponse du gouvernement ou explique au Sénat pourquoi il ne lui est pas possible de le faire.
7. Cent cinquante jours (150) après l’adoption du rapport, le rapport original et la réponse du gouvernement ou, s'il n'y en a pas, l'explication du leader du gouvernement au Sénat, ou encore l'absence de réponse ou d'explication, sont réputés renvoyés au comité responsable.

C. Demande contenue dans le rapport

Enfin, la demande d’une réponse complète de la part du gouvernement peut être incluse dans le rapport lui-même. Dans ce cas, l’article 12-24 du Règlementdoit être cité dans le texte de la demande et les ministres désignés doivent être identifiés. Ainsi, cette demande est nulle et sans effet tant que le rapport n’est pas adopté par le Sénat. Les lecteurs du rapport qui ne disposent pas du numéro pertinent des Journaux ne seraient pas en mesure de déterminer si une demande a vraiment été présentée, ou à partir de quand le délai de 150 jours commence à s’écouler. Malgré ces préoccupations, si un comité souhaite se prévaloir de cette option, la démarche à suivre serait la suivante :

1. Le rapport contenant une demande de réponse dans laquelle l’article 131 est cité et les ministres désignés sont identifiés,⁽⁶³⁾ est inscrit par motion à l’ordre du jour pour étude lors d’une séance ultérieure.
2. Durant l’étude du rapport, on propose son adoption.
3. Si le rapport est adopté, le délai de 150 jours civils (fins de semaine et jours fériés inclus) commence à s’écouler.
4. Le Greffier du Sénat communique immédiatement la requête et une copie du rapport au leader du gouvernement au Sénat et à tout autre ministre désigné de manière expresse dans le rapport comme chargé d’y répondre.
5. Dans les 150 jours civils suivant l’adoption de la motion, le leader du gouvernement au Sénat dépose la réponse du gouvernement ou explique au Sénat pourquoi il ne lui est pas possible de le faire.
6. Cent cinquante jours (150) après l’adoption du rapport, le rapport original et la réponse du gouvernement ou, s'il n'y en a pas, l'explication du leader du gouvernement au Sénat, ou encore l'absence de réponse ou d'explication, sont réputés renvoyés au comité responsable.

COMMENT DÉPOSE-T-ON UNE RÉPONSE DU GOUVERNEMENT ?

Dans les 150 jours qui suivent la demande, le leader du gouvernement doit déposer la réponse du gouvernement au Sénat ou expliquer pourquoi il ne lui est pas possible de le faire. Conformément au paragraphe 14-1(6)) du Règlement, la réponse peut être soumise au Greffier du Sénat par dépôt indirect. Quand une demande a été présentée, le rapport du comité particulier ainsi que la réponse du gouvernement ou, s’il n’y en a pas, l’explication du leader du gouvernement au Sénat, ou encore l’absence de réponse ou d’explication, sont réputés renvoyés au comité particulier 150 jours civils après l’adoption du rapport. La limite de 150 jours doit être respectée peu importe que le Sénat siège à ce moment-là ou non, à condition que la session ne soit pas prorogée ou que le Parlement ne soit pas dissous. Si le Sénat ne siège pas à la fin des 150 jours, la réponse devra être déposée, indirectement, auprès du Greffier du Sénat. Contrairement au greffier de la Chambre des communes, celui-ci accepte des documents durant les périodes d’ajournements prolongées à condition que la session n’ait pas été prorogée ou que le Parlement n’ait pas été dissous.

Il est important de souligner qu’une réponse du gouvernement est seulement réputée renvoyée 150 jours civils après la date d’adoption du rapport, sans tenir compte du moment où elle a été déposée.

QUEL EST L’IMPACT DE LA PROROGATION ET DE LA DISSOLUTION SUR LES DEMANDES DE RÉPONSES DE LA PART DU GOUVERNEMENT ?

Comme c’est le cas pour tous les travaux du Sénat, la prorogation ou la dissolution du Parlement annulera l’obligation pour le gouvernement de déposer une réponse complète à un rapport.⁽⁶⁴⁾

Dans le cas d’un rapport qui a été adopté dans une session ou une législature précédente et pour lequel une réponse est toujours désirée dans la nouvelle session, on peut par motion réintroduire la demande même si cette étape n’a pas eu lieu durant la session où le rapport fût déposé ou présenté.⁽⁶⁵⁾ Le gouvernement devrait alors fournir une telle réponse dans un délai de 150 jours à compter de l’adoption de la nouvelle motion demandant la réponse. Cette procédure diffère beaucoup de celle qui est en vigueur à la Chambre des communes où la demande de réponse du gouvernement est considérée comme un ordre de dépôt de documents qui, selon la procédure en vigueur à la Chambres des communes, survit à la prorogation.⁽⁶⁶⁾

Il est à noter que le gouvernement peut, de sa propre initiative, présenter une réponse à un rapport de comité d’une session antérieure, en vertu du paragraphe 14-1(1) du Règlement. Cela s’est produit à plusieurs reprises au cours de la 2e session de la 39e législature. Ces réponses n’ont pas été renvoyées automatiquement à un comité, même si le Sénat aurait pu adopter une motion à cet égard.

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GREFFIER DE COMITÉ

QUI EST LE GREFFIER DE COMITÉ ?

Le greffier de comité est l’agent principal de procédure, d’information et des finances du comité auquel il est affecté. C’est un employé du Sénat politiquement neutre qui sert tous les membres du comité, sans égard à leur affiliation politique, et ce dans les deux langues officielles. La décision d’assigner un greffier en particulier à un comité spécifique revient à la Direction des comités.

QUELLES SONT LES PRINCIPALES FONCTIONS DU GREFFIER ?

Le greffier de comité exerce plusieurs fonctions :

1. il est conseiller en matière de procédure;
2. il est coordonnateur des travaux du comité;
3. il est secrétaire rapporteur;
4. il est agent d’administration en chef, incluant les aspects financiers;
5. il est agent d’information ;
6. il est responsable de la gestion des documents.

AVEC QUI TRAVAILLE LE GREFFIER ?

Avec l’aide de son adjoint administratif, le greffier de comité veille à ce que soient remplis tous les besoins du comité. Le greffier fait office de pivot pour les services qui sont nécessaires au bon fonctionnement du comité. Au nombre de ses collaborateurs, on compte des analystes, des consultants et des agents de communications. Ensemble, ils contribuent à la réalisation des objectifs, des plans et des travaux du comité. Les greffiers collaborent aussi avec les services de soutien législatif afin d’assurer la prestation de services d’interprétation ainsi que, le cas échéant, de sténographie et de télédiffusion. Ils assurent la liaison avec d’autres fournisseurs de services comme les services de traiteur ou d’impression, au besoin.

LE GREFFIER DONNE-T-IL DES AVIS EN MATIÈRE DE PROCÉDURE ?

Le greffier donne des avis à la présidence et aux autres membres du comité relativement à des questions de procédure soulevées devant un comité. Il traitera par exemple de questions comme la recevabilité d’une motion ou d’un amendement ou encore la tenue d’un vote. Le rôle du greffier consiste à donner des avis. Il incombe à la présidence et, en dernière analyse, au comité de trancher toute question dont est saisi le comité.

Pour donner des avis à la présidence et aux autres membres du comité, le greffier se fonde, notamment, sur le Règlement du Sénat, la doctrine, la pratique et la jurisprudence parlementaires.

QUE FAIT LE GREFFIER DE COMITÉ EN TANT QUE COORDONNATEUR DES TRAVAUX DU COMITÉ ?

Le greffier entretient les relations et la correspondance avec les parties intéressées et les témoins éventuels. Il veille à ce que les mémoires et autres documents parlementaires soient traduits et distribués aux membres du comité. Il prépare les séances en fonction du calendrier établi par le comité ou le comité directeur. Il prend les dispositions nécessaires à la comparution des témoins, publie les avis publics relatifs aux réunions du comité et informe les services de soutien concernés. Il est également responsable du formatage, de l’impression et de la diffusion des rapports adoptés par le comité. Lorsque le comité se déplace, toute la logistique, notamment le transport et l’hébergement, est la responsabilité du greffier.

POURQUOI QUALIFIE-T-ON LE GREFFIER DE COMITÉ DE « SECRÉTAIRE RAPPORTEUR » ?

Le greffier assiste à toutes les séances publiques et à huis clos du comité et en dresse les procès-verbaux. Ces procès-verbaux constituent le compte rendu officiel des réunions du comité et reflètent fidèlement les présences, la durée, les témoins entendus, les décisions prises, etc.

Le greffier de comité veille également à la publication de fascicules contenant les procès-verbaux, les témoignages présentés devant le comité, les changements à la liste des membres, les rapports adoptés, etc.

QUE FAIT LE GREFFIER EN TANT QU’AGENT D’ADMINISTRATION ?

Le greffier de comité est chargé des aspects financiers des activités du comité : il prépare les budgets du comité, certifie les factures qui lui sont présentées, suit de près les dépenses du comité et contribue à la production de rapports postactivités.

En règle générale, le greffier est autorisé à engager des fonds au nom du comité en vertu d’une délégation de pouvoirs adoptée dès la réunion d’organisation du comité⁽⁶⁷⁾ . Le greffier peut ainsi engager les dépenses nécessaires pour que le comité puisse faire son travail.

Tout au long de l’exercice, le greffier de comité reçoit les comptes à payer, obtient, le cas échéant, les approbations nécessaires, en approuve le paiement⁽⁶⁸⁾ et travaille en étroite collaboration avec la Direction des finances et de l'approvisionnement pour veiller à ce que toutes les dépenses du comité soient correctement réquisitionnées, déboursées et traitées. Il approuve les demandes de remboursement de dépenses présentées par les témoins ayant comparu devant le comité.

Le greffier suit de près les finances du comité en gardant à jour un relevé détaillé de ses dépenses et engagements. Il s’assure de l’adéquation de ses chiffres avec ceux de la Direction des finances et, au besoin, obtient les clarifications ou correctifs nécessaires.

QUE FAIT LE GREFFIER DE COMITÉ EN TANT QU’AGENT D’INFORMATION ?

Le greffier de comité fournit de l’information factuelle et renseigne le public en général, les médias et les parties intéressées sur les activités du comité, sa composition, ses réunions passées et à venir, ses rapports, son plan de travail, etc. Il répond aux demandes qui lui sont faites par téléphone, par courrier, par télécopieur ou par courriel. Il fait parvenir, sur demande, des copies des rapports du comité aux intéressés.

Si une séance est télédiffusée, le greffier, en collaboration avec l’analyste et l’agent de communication affectés au comité, rédige le texte qui apparaîtra à l’écran pour renseigner les téléspectateurs sur les travaux du comité, l’étude en cours et les témoins.

QUE FAIT LE GREFFIER DE COMITÉ EN TANT QUE RESPONSABLE DE LA GESTION DES DOCUMENTS DU COMITÉ ?

Le greffier s’occupe de la gestion de tous les documents liés au comité, c’est-à-dire sa correspondance interne et externe, ses procès-verbaux, ses rapports, les mémoires qui lui sont soumis, le matériel de recherche, qu’il soit préparé par les analystes de la Bibliothèque du Parlement, par des consultants embauchés à cette fin ou par des personnes intéressées aux travaux du comité. À la fin de toute session parlementaire, le greffier archive ces documents.

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