Notes de procédure
NUMÉRO 13
DOCUMENTS DE LA CHAMBRE
Définition et objet
Pour chacune des séances du Sénat, trois documents sont publiés dans les deux langues officielles : le Feuilleton et Feuilleton des préavis (l’ordre du jour officiel du Sénat), les Journaux du Sénat (le compte rendu officiel du Sénat), et les Débats du Sénat (la transcription éditée des délibérations). À l’exception du Feuilleton et Feuilleton des préavis, ces documents ne sont plus publiés en format papier, mais sont disponibles en format électronique sur Internet (sencanada.ca). La présente note explique quelles informations chacun de ces documents contient et comment ceux-ci interagissent les uns avec les autres.
Feuilleton et Feuilleton des préavis
Le Feuilleton et Feuilleton des préavis est l’ordre du jour officiel du Sénat. Il énumère toutes les affaires dont est saisi le Sénat, y compris les articles qui seront abordés à des séances ultérieures. Il est préparé avant chaque séance sur la base des décisions prises lors de la séance précédente et des préavis donnés par les sénateurs[i]. Il énonce l’ordre des travaux (la structure d’une journée de séance typique) et énumère les affaires précises (projets de loi, rapports, motions ou interpellations) qui peuvent être débattues au cours de la séance.
Avant l’ordre du jour
Chaque séance se divise en deux parties. La première comprend les déclarations de sénateurs, les affaires courantes, la période des questions et les réponses différées. Le Sénat n’aborde pas les articles énumérés au Feuilleton et Feuilleton des préavis avant d’avoir complété la première partie de la séance. Les affaires courantes sont particulièrement importantes pour déterminer l’ordre du jour du Sénat. Il s’agit d’une période durant laquelle les sénateurs peuvent donner préavis de motions ou d’interpellations pour des séances ultérieures, fournir des rapports et d’autres documents au Sénat, à titre d’information ou pour examen futur, et introduire des projets de loi. Les préavis de motions et d’interpellations du gouvernement sont automatiquement ajoutés à l’ordre du jour[ii], alors que les préavis de motions et d’interpellations qui ne sont pas du gouvernement sont inclus dans le Feuilleton des préavis. À quelques exceptions près, telles qu’un amendement, une question de privilège ou un débat d’urgence, le Sénat ne peut examiner une affaire qui ne figure pas au Feuilleton et Feuilleton des préavis à moins d’obtenir le consentement[iii]. Le consentement est une demande visant à s’écarter des dispositions du Règlement du Sénat et de la pratique habituelle, et doit être accepté par tous les sénateurs présents sans objection.
Ordre du jour et Feuilleton des préavis
Une fois que le Sénat a terminé la période des questions et reçu les réponses différées aux questions orales ou les réponses aux questions écrites, il passe à la deuxième partie principale de la séance : les affaires inscrites au Feuilleton et Feuilleton des préavis. Les affaires du gouvernement, y compris les affaires qui sont à l’étape du préavis, sont appelées avant les autres affaires (les affaires qui n’ont pas été initiées par le gouvernement). Dans chacun de ces grands groupes, les étapes les plus avancées du processus législatif (la troisième lecture, par exemple) sont appelées avant les étapes antérieures du processus (rapports de comités sur les projets de loi ou deuxième lecture).
Les projets de loi figurent au Feuilleton en ordre numérique croissant selon leur catégorie, les projets de loi du gouvernement du Sénat précédant les projets de loi du gouvernement des Communes dans les catégories concernées. Les rapports de comités sur les projets de loi sont énumérés selon le numéro du projet de loi alors que les rapports de comités qui ne portent pas sur des projets de loi sont numérotés chronologiquement en fonction de l’ordre dans lequel ils ont été inscrits à l’ordre du jour. Les affaires émanant du gouvernement et les autres affaires sont inscrites sur des listes numériques distinctes.
Les motions et interpellations sont également numérotées chronologiquement en fonction de l’ordre dans lequel préavis a été donné, avec des séquences distinctes de numéros pour les affaires du gouvernement et les autres affaires. Afin de faciliter leur repérage, elles conservent ce numéro pour l’ensemble de la session. Dans la plupart des cas, le numéro en question figure dans le Feuilleton et Feuilleton des préavis et détermine l’ordre d’énumération et d’appel de ces articles[iv].
Le préavis d’une motion ou d’une interpellation qui n’est pas du gouvernement demeure au Feuilleton des préavis, lequel se trouve après l’ordre du jour, jusqu’à ce que le parrain propose l’adoption de la motion ou lance l’interpellation. Si le débat sur la motion ou l’interpellation est ajourné, l’article est alors inscrit à l’ordre du jour de la séance suivante du Sénat sous la rubrique appropriée et selon l’ordre numérique croissant. Une fois que le Sénat a traité d’une motion ou conclu le débat sur une interpellation, l’affaire est retirée du Feuilleton et Feuilleton des préavis.
Chaque jour de séance, chacune des affaires inscrites au Feuilleton et Feuilleton des préavis de ce jour-là est appelée et sujette à débat, à moins que la séance ne prenne fin avant que le Sénat n’y parvienne. Il y a donc généralement une possibilité de débattre de chaque affaire à chaque séance. Les affaires du gouvernement demeurent au Feuilleton jusqu’à ce qu’elles aient été réglées. Toutefois, en ce qui a trait aux affaires qui ne sont pas du gouvernement, un compteur indique le nombre de séances au cours desquelles elles ont été appelées et reportées, c’est-à-dire ni débattues ni ajournées par motion. Si une affaire est appelée pendant 15 séances et reportée chaque fois sans débat ni motion d’ajournement, elle est rayée du Feuilleton et Feuilleton des préavis à moins qu’une autre mesure ne soit prise. Toutefois, si l’affaire est débattue ou ajournée par motion à un moment quelconque, le compteur est remis à zéro et le compte recommence[v]. En outre, le nom du sénateur ayant proposé l’ajournement ou au nom duquel le débat a été ajourné est habituellement indiqué dans le cas des affaires qui ne sont pas du gouvernement[vi]. Cette indication n’empêche toutefois pas les autres sénateurs de prendre la parole à leur sujet ou le Sénat de prendre une décision à leur égard[vii].
Questions écrites
Les questions des sénateurs visant l’obtention de données statistiques ou peu faciles à obtenir, ou les questions auxquelles une réponse écrite est demandée peuvent être soumises par écrit au greffier du Sénat en vue de leur inclusion au Feuilleton et Feuilleton des préavis[viii]. L’annexe A du présent document contient un exemple de lettre adressée au greffier du Sénat pour soumettre une question écrite.
Les questions écrites auxquelles une réponse n’a pas encore été rendue figurent à la fin du document et sont publiées au Feuilleton et Feuilleton des préavis du jour de séance qui suit leur réception, ainsi qu’au début de chaque semaine de séance subséquente jusqu’à la première des éventualités suivantes : une réponse est déposée; une explication écrite de la raison pour laquelle une réponse n’a pas été fournie est déposée; la question est retirée; ou l’expiration du délai de 60 jours pour soumettre une réponse ou une explication[ix]. Un sénateur ne peut avoir plus de quatre questions écrites au Feuilleton et Feuilleton des préavis à la fois[x].
Le leader ou représentant du gouvernement, ou le leader adjoint ou coordonnateur législatif du gouvernement, doit déposer soit la réponse du gouvernement à la question, soit une explication écrite justifiant l’absence de réponse dans les 60 jours suivant la date à laquelle une question écrite figure pour la première fois au Feuilleton et Feuilleton des préavis[xi]. Si aucun de ces éléments n’a été déposé dans le délai de 60 jours, l’absence de réponse est renvoyée d’office au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement pour examen et rapport. Le renvoi est également inscrit aux Journaux du Sénat à la première occasion[xii]. Les périodes pendant lesquelles le Sénat ne siège pas comptent pour les 60 jours si le Parlement n'a pas été prorogé ou dissous. Les questions ne sont pas automatiquement renouvelées lors d'une nouvelle session du Parlement; elles doivent être soumises à nouveau, et feraient partie de la limite de quatre questions écrites.
Un sénateur peut demander que sa question écrite soit retirée en écrivant au greffier du Sénat. Dans ce cas, une note à cet effet est incluse au Feuilleton et Feuilleton des préavis la prochaine fois que la question y aurait été publiée[xiii].
La minute – Une version administrative du Feuilleton et Feuilleton des préavis
La minute est un document administratif basé sur le Feuilleton et Feuilleton des préavis. Il est imprimé sur un papier grand format, avec de l’espace pour y inscrire des notes et un texte abrégé pour les affaires longues. Une version annotée de la minute est également préparée à l’intention du Président pour utilisation au cours de la séance.
De plus, une version résumée des travaux prévus, qu’on appelle les Notes du greffier, est distribuée par courriel à tous les sénateurs avant chaque séance. Ces notes ne font pas autorité et peuvent être modifiées en tout temps.
Journaux du Sénat
Les Journaux du Sénat sont le compte rendu officiel des travaux du Sénat. Les Journaux indiquent toutes les délibérations, décisions et votes pris au Sénat au cours d’une séance. Les rapports présentés[xiv] sont publiés intégralement dans les Journaux, de même que les listes des sénateurs qui étaient présents au Sénat et qui ont participé aux travaux conformément à la Politique relative à la présence des sénateurs[xv]. Les décisions et déclarations du Président sont également incluses.
Après chaque séance, une version non révisée des Journaux es préparée à partir de la minute du greffier[xvi] et publiée dans les deux langues officielles. Toute erreur ou omission par rapport aux présences est signalée à la première occasion dans un corrigendum inclus dans un numéro subséquent des Journaux non révisés. Les Journaux non révisés sont généralement affichés sur Internet (www.sencanada.ca) au cours des heures suivant la clôture de chaque séance.
Le Progrès de la législation, un document qui indique l’état d’avancement des projets de loi et la date à laquelle chaque étape a été franchie au Sénat, est également mis à jour en version électronique après chaque séance. Il est publié dans les Journaux et les Débats du dernier jour de séance de chaque semaine.
À la fin de chaque session, les Journaux sont révisés, édités et publiés en volumes reliés[xvii]. Les proclamations ayant trait à la nomination du gouverneur général et à l’ouverture, à la prorogation et à la dissolution du Parlement, ainsi que des index complets et différentes listes concernant les sénateurs, les comités et les hauts fonctionnaires du Sénat sont inclus dans les volumes reliés.
Débats du Sénat
Les Débats du Sénat sont le compte rendu presque textuel des délibérations du Sénat publié après chaque séance. Ils sont préparés à partir des transcriptions corrigées des délibérations, souvent appelés les « bleus ». Les transcriptions peuvent être révisées pour réduire la répétition et pour rendre le texte plus clair[xviii]. Les sénateurs peuvent corriger des erreurs ou apporter des modifications mineures aux bleus avant que ceux-ci ne soient publiés en tant que les Débats, mais ils doivent obtenir l’accord du Sénat pour apporter des corrections substantielles aux Débats. Si cette permission est accordée, la correction est publiée dans un numéro ultérieur des Débats non révisés. Les Débats sont publiés dans des versions française et anglaise distinctes qui sont disponibles sur le site web du Parlement le lendemain matin d’une séance.
Le premier numéro des Débats de chaque mois comprend en annexe la liste des hauts fonctionnaires du Sénat, membres du cabinet et diverses listes de sénateurs[xix].
À la fin de chaque session parlementaire, les Débats sont à nouveau révisés et des index complets y sont ajoutés afin de produire les volumes reliés des Débats.
Pour des informations supplémentaires sur les documents de la Chambre:
La procédure du Sénat en pratique (chapitre 4)
Pour des informations supplémentaires sur les autres points abordés dans cette note:
Note de procédure du Sénat no 2, L’ordre des travaux
Note de procédure du Sénat no 3, Le débat
Note de procédure du Sénat no 4, Le vote
Note de procédure du Sénat no 5, Le processus législatif
Note de procédure du Sénat no 9, Le Président du Sénat
Note de procédure du Sénat no 12, Le privilège parlementaire
Note de procédure du Sénat no 14, Le consentement du Sénat
Références
[i] Aucun Feuilleton et Feuilleton des préavis n’est préparé pour les deux premières séances d’une nouvelle législature, ni pour la première séance d’une session subséquente.
[ii] Article 4-13(2) du Règlement. Les affaires du gouvernement n’apparaissent jamais sur le Feuilleton des préavis.
[iii] Pour la liste des motions pouvant être proposées sans préavis, voir l’article 5-7 du Règlement.
[iv] Les deux seules exceptions sont une motion proposée avec le consentement du Sénat et décidée le même jour, et une interpellation débattue avec le consentement du Sénat et conclue le même jour. Ces motions et interpellations sont aussi numérotées, mais elles ne figurent pas dans le Feuilleton et Feuilleton des préavis car elles ont été traitées en une seule journée.
[v] Article 4-14(2) du Règlement.
[vi] Le nom n’est pas indiqué, par exemple, lorsqu’une décision du Président est attendue concernant l’affaire ou lorsque le Sénat s’ajourne par ordre ou décision avant l’ajournement du débat sur l’affaire.
[vii] Article 6-10(2) du Règlement et La procédure du Sénat en pratique, juin 2015, p. 73-74. En ce qui concerne le fait que le débat peut se poursuivre même si le sénateur au nom de qui l’article a été ajourné n’a pas pris la parole, et sans le consentement de ce dernier, voir les décisions du Président du 7 février 2007 et du 10 décembre 1996.
[viii] Article 4-9(2) du Règlement. Voir l’annexe A pour un exemple de lettre adressée au greffier du Sénat.
[vix] Article 4-9(3) du Règlement.
[x] Article 4-9(5) du Règlement. Note : Conformément à l’ordre adopté par le Sénat le 8 mai 2024, l’application de l’article 4-9(5) ne s’applique pas aux questions ayant une date de publication antérieure au 8 mai 2024.
[xi] Article 4-9(6) du Règlement. Note : Conformément à l’ordre adopté par le Sénat le 8 mai 2024, l’application de l’article 4-9(6) du Règlement aux questions ayant une date de publication antérieure au 8 mai 2024 n’entrera en vigueur qu’à compter du 8 novembre 2024.
[xii] Article 4-9(8) du Règlement.
[xiii] Article 4-9(4) du Règlement.
[xiv] Les rapports présentés nécessitent une décision du Sénat. Les rapports qui sont soumis au Sénat uniquement à titre d’information sont déposés. Les rapports déposés reçoivent un numéro de document parlementaire et ne sont pas imprimés dans les Journaux. Les deux types de rapports peuvent être inscrits au Feuilleton et Feuilleton des préavis pour étude à une séance ultérieure. Tous les rapports sont disponibles sur la page web du comité pertinent ou en contactant le Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre du Sénat.
[xv] Pour de plus amples renseignements sur la Politique relative à la présence des sénateurs, voir le chapitre 2 de La procédure du Sénat en pratique, juin 2015.
[xvi] Compte rendu des délibérations du Sénat, écrit à la main par le greffier du Sénat pour chaque séance.
[xvii] Article 14-6 du Règlement.
[xviii] La procédure du Sénat en pratique, juin 2015, p. 78-79.
[xix] La liste des hauts fonctionnaires du Sénat et des membres du ministère ne figure que dans la version PDF des Débats. La version HTML comprend un lien vers la liste des sénateurs qui se trouve sur le site Web du Parlement.
Annexe A – Exemple de lettre adressée au greffier du Sénat
Présentation d’une question écrite
Date
(NOM)
Greffier/Greffière du Sénat
Pièce A-408, Édifice du Sénat du Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0A4
Monsieur/Madame,
Conformément à l’article 4-9(2) du Règlement du Sénat du Canada, je vous envoie la question écrite ci‑jointe à inscrire au Feuilleton et Feuilleton des préavis.
Cordialement,
Nom du sénateur/de la sénatrice
Sénateur/Sénatrice
p.j.