Délibérations du comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 1 - Procès-verbaux
OTTAWA, le jeudi 26 février 2009
(1)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 31, conformément à l'article 88 du Règlement du Sénat, pour organiser les activités du Comité.
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery, Tkachuk (14).
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Cordy (1).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2009-02-26/001(P) — Élection du président
Conformément à l'article 88 du Règlement, le greffier du comité préside à l'élection du président.
L'honorable sénateur Greene propose que l'honorable sénateur Furey soit élu président du comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le greffier invite le sénateur Furey à assumer la présidence.
IE/2009-02-26/002(P) — Élection du vice-président
L'honorable sénateur Dawson propose que l'honorable sénateur Tkachuk soit élu vice-président du comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-02-26/003(P) — Sous comité du programme et de la procédure (comité directeur)
L'honorable sénateur Comeau propose :
Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit composé du président, du vice-président et de l'honorable sénateur Cook, et que le quorum soit de trois (3) membres;
Que le Sous-comité soit autorisé, sous réserve de l'approbation du comité principal, à établir d'autres sous-comités; et
Que, si le comité principal ne peut se réunir, le Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) soit autorisé à étudier et à résoudre les problèmes administratifs immédiats et qu'il fasse rapport de ses décisions à la réunion suivante.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-02-26/004(P) — Motion sur l'impression des délibérations du comité
L'honorable sénateur Tkachuk propose que le comité imprime ses délibérations et que le président soit autorisé à décider du nombre d'exemplaires requis.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-02-26/005(P) — Conseil interparlementaire mixte (CIM)
L'honorable sénateur Prud'homme propose que les honorables sénateurs Furey, Tkachuk et Cook soient désignés pour représenter le Sénat au Conseil interparlementaire mixte (CIM).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-02-26/006(P) — Rapport financier
L'honorable sénateur Robichaud propose que le premier rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration sur les dépenses engagées par le comité durant la dernière session soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 8 h 38, le comité se réunit à huis clos.
À 9 h 31, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 12 mars 2009
(2)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 31, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Jaffer, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery, Tardif et Tkachuk (16).
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Hervieux-Payette, C.P. (1).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
TÉMOIN :
Eric Janse, greffier adjoint et directeur général, Direction des affaires internationales et interparlementaires.
IE/2009-03-12/017(P) — Forum interparlementaire des Amériques (FIPA) — Sixième assemblée plénière, Ottawa, septembre 2009
Le sénateur Hervieux-Payette, au nom du comité exécutif de la section canadienne du Forum interparlementaire des Amériques (FIPA), présente une proposition qui a été adoptée par le Conseil interparlementaire mixte (CIM) en vue de solliciter l'autorisation d'accueillir la sixième assemblée plénière du Forum interparlementaire des Amériques (FIPA) à Ottawa en septembre 2009.
Le sénateur Hervieux-Payette et M. Eric Janse répondent aux questions.
Après discussion, il est convenu :
Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration et le Bureau de régie interne de la Chambre des communes approuvent la tenue de la sixième assemblée plénière du FIPA à Ottawa, au Canada, du 12 au 15 septembre 2009;
Que le budget estimatif de 397 025 $ soit puisé dans l'excédent budgétaire prévu pour le CIM en 2009-2010 selon la formule habituelle de partage des coûts (30 p. 100/70 p. 100) entre le Sénat et la Chambre des communes (la part du Sénat correspondant à 119 106,50 $);
Que, si l'excédent du CIM se révèle insuffisant pour financer la conférence, des fonds supplémentaires soient demandés au Comité de la régie interne du Sénat et au Bureau de régie interne de la Chambre des communes.
IE/2009-03-12/018(P) — Réunions d'automne de l'Assemblée parlementaire de l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) tenues à Toronto, en septembre 2008
M. Eric Janse présente une note d'information sur le déficit entraîné par les réunions de l'Assemblée parlementaire de l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (AP de l'OSCE) tenues à Toronto à l'automne 2008, et il répond ensuite aux questions.
Après discussion, il est convenu que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration adopte la recommandation proposant d'éponger le déficit de 100 000 $ accusé à l'issue des réunions de l'automne 2008 de l'Assemblée parlementaire de l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (AP de l'OSCE), qui ont eu lieu en septembre 2008 à Toronto, au moyen de l'excédent budgétaire prévu pour les associations parlementaires en 2008-2009, et que ce montant soit divisé selon la formule habituelle de partage des coûts (30 p. 100/70 p. 100) entre le Sénat et la Chambre des communes (la part du Sénat correspondant à 30 000 $).
IE/2009-03-12/019(P) — Composition du Conseil interparlementaire mixte (CIM)
Après discussion, il est convenu de remplacer le sénateur Tkachuk par le sénateur Prud'homme qui sera le troisième représentant officiel au Conseil interparlementaire mixte (CIM).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-03-12/020(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Robichaud propose que le procès-verbal du 26 février 2009 (partie publique) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-03-12/021(P) — Création de sous-comités et de groupes de travail consultatifs
Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger
Le président indique au Comité qu'à la dernière réunion du Comité, il avait été convenu de rétablir le Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger. Il est proposé que les anciens membres, les sénateurs Massicotte et Nancy Ruth, fassent de nouveau partie de ce groupe de travail afin de pouvoir terminer leur examen.
Il est proposé :
Que le Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger soit rétabli et qu'il se compose des sénateurs Massicotte et Nancy Ruth.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Massicotte déclare que le Groupe de travail consultatif sera en mesure de présenter un rapport dans six semaines environ.
On demande au greffier d'examiner les voyages à l'étranger approuvés par le Comité pour déterminer si tous les rapports ont été déposés et pour informer les personnes qui ne l'auraient pas fait de déposer ces rapports au Sénat, conformément aux exigences établies.
Sous-comité des budgets de comité
Il est proposé :
Que le sous-comité des budgets de comité soit rétabli et qu'il se compose des sénateurs Robichaud (président), Dawson et MacDonald;
Que le sous-comité soit chargé d'examiner les budgets des comités et de présenter des recommandations sur la répartition et l'octroi des fonds.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Groupe de travail consultatif chargé d'examiner la Direction des affaires internationales et interparlementaires
Le président propose que le Groupe de travail consultatif chargé d'examiner la Direction des affaires internationales et interparlementaires (DAII) soit rétabli. Le sénateur Furey indique au Comité que l'examen a été effectué par le sénateur Massicotte et M. Rob Merrifield, député. Un rapport a été présenté, et des observations ont été faites par la Direction des affaires internationales et interparlementaires.
Depuis, la Chambre des communes a jugé que les services de M. Merrifield n'étaient plus requis. Par conséquent, le sénateur Massicotte, en tant que seul membre du Groupe de travail consultatif, comparaîtra devant le Conseil interparlementaire mixte (CIM) à une date ultérieure. Le rapport d'examen de la Direction des affaires internationales et interparlementaires sera ensuite présenté à ce Comité.
Groupe de travail consultatif sur les communications
Il est proposé : Que le groupe de travail consultatif sur les communications soit rétabli et qu'il se compose de nouveau des honorables sénateurs Dawson et Di Nino.
Le Groupe de travail consultatif sur les communications aura le mandat d'examiner, pour en faire rapport :
- l'efficacité des activités, outils, produits et services de communication actuels du Sénat;
- les besoins et attentes des sénateurs en matière de communications aux fins de l'exécution de leurs fonctions au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Prud'homme souligne qu'il est prêt à faire partie du Groupe de travail consultatif sur les communications si jamais ce groupe a besoin d'aide.
Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art
Il est convenu de reporter à la prochaine réunion la création du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art.
IE/2009-03-12/022(P) — Premier rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le sénateur Robichaud, président du Sous-comité des budgets de comité, présente le premier rapport du Sous- comité.
Le jeudi 12 mars 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2008-2009 :
Peuples autochtones (questions générales)
Services professionnels et autres 4 500 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 200 $ Total 4 700 $
Comité spécial sur le vieillissement
Services professionnels et autres 7 800 $ Transports et communications 400 $ Autres dépenses 800 $ Total 9 000 $ Énergie, environnement et ressources naturelles (législation)
Services professionnels et autres 1 500 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 900 $ Total 2 500 $ Énergie, environnement et ressources naturelles (questions nouvelles)
Services professionnels et autres 5 500 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 900 $ Total 6 500 $ Affaires étrangères et commerce international (législation)
Services professionnels et autres 1 500 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 900 $ Total 2 500 $
Total Affaires étrangères et commerce international (questions générales)
Services professionnels et autres 4 500 $ Transports et communications 4 040 $ Autres dépenses 1 460 $ Total 10 000 $ Affaires étrangères et commerce international (examen législatif d'exportation et développement)
Services professionnels et autres 1 500 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 400 $ Total 2 000 $ Affaires étrangères et commerce international (Russie, Chine et l'Inde)
Services professionnels et autres 1 500 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 900 $ Total 2 500 $ Affaires juridiques et constitutionnelles (législation)
Services professionnels et autres 4 750 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 250 $ Total 5 000 $ Affaires juridiques et constitutionnelles (Loi sur l'indentification par les empreintes génétiques)
Services professionnels et autres 2 000 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 100 $ Total 2 100 $ Affaires juridiques et constitutionnelles (Loi sur la défense nationale)
Services professionnels et autres 3 000 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 100 $
Total 3 100 $ Examen de la réglementation
Services professionnels et autres 300 $ Transports et communications 450 $ Autres dépenses 375 $ Total 1 125 $
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud indique au Comité que 12 demandes de budget ont été reçues pour l'exercice 2008-2009 et que, puisque l'exercice tirait à sa fin, les montants demandés étaient très bas et concernaient surtout des repas de travail. Le montant demandé, au total, s'élève à 51 025 $.
Après discussion, le sénateur Robichaud, appuyé par la sénatrice Jaffer, propose l'adoption du premier rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-03-12/023(P) — Deuxième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le sénateur Robichaud, président du Sous-comité des budgets de comité, présente le deuxième rapport du Sous- comité.
Le jeudi 12 mars 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Le Sous-comité a examiné le processus d'établissement des budgets des repas liés au travail et recommande qu'à compter du 1er avril 2009, les frais des repas pris lors des séances tenues à Ottawa soient payés à même le fonds général géré par la Direction des comités. Compte tenu de l'historique des dépenses normalement engagées au titre des repas, il est recommandé que ce fonds, qui s'établit actuellement à 400 000 $ et qui couvre les dépenses des témoins, les frais postaux et les cafés/thés/jus servis lors des séances des comités, soit augmenté à 500 000 $ par exercice de l'enveloppe globale de 3,75 millions de dollars réservée aux comités.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud indique au Comité qu'en vertu du processus actuel de budgétisation, tous les comités sont tenus d'ajouter un article d'exécution à leur budget pour le paiement des repas qui sont liés aux réunions d'un comité. Les comités doivent réserver des fonds pour les repas lorsqu'ils se réunissent à Ottawa et aussi réserver d'autres montants pour tous les repas de travail pris dans le cadre des déplacements.
Le Sous-comité estime qu'il faudrait continuer d'inclure dans les budgets de chaque comité les repas pris durant des déplacements pour s'assurer que les coûts totaux de chaque voyage sont bien clairs. On propose toutefois de procéder différemment pour les repas pris à Ottawa. Comme il est impossible de prédire le calendrier exact d'un comité au début d'un exercice, on sait, d'après les faits récents, que les comités calculent beaucoup plus de fonds, pour les repas, qu'ils en auront réellement besoin durant un exercice. Des fonds pour des repas de travail sont inclus dans presque tous les budgets législatifs et les budgets d'études spéciales et, comme les comités ne savent pas normalement combien de réunions ils tiendront aux fins de leurs études spéciales ou de l'examen de projets de loi dans un exercice donné, par mesure de prudence, ils incluent souvent dans leurs budgets un nombre de repas plus élevé que nécessaire, en fin de compte.
Au cours des trois dernières années, il y a eu d'importants écarts entre les montants prévus dans les budgets et les dépenses réelles. Même si la situation peut s'expliquer par les prorogations et la dissolution, elle est aussi attribuable aux dépassements de budgets. De plus, certains comités ont des budgets qui peuvent sembler plus importants, à cause des créneaux horaires attribués à ces comités.
Après discussion, le sénateur Robichaud propose l'adoption du deuxième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-03-12/024(P) — Autorisation de dépenses pour les comités (contrats)
Le président déclare que le comité directeur a proposé la modification suivante de la politique concernant l'autorisation des contrats :
Que toutes les demandes des comités en vue de la passation de marchés pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par le président et le vice-président du comité;
Que toutes les factures des comités pour des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par le président et le vice-président du comité avant d'être réglées;
Que, si le président et le vice-président d'un comité n'approuvent pas les factures, la question soit présentée au comité directeur de ce comité, qui rendra une décision. Si la question n'est toujours pas réglée, elle sera alors soumise au comité directeur du Comité de la régie interne qui fera rapport à ce sujet au Comité de la régie interne.
L'honorable sénateur Robichaud propose que la politique soit modifiée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 35, le comité se réunit à huis clos.
À 9 h 50, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 26 mars 2009
(3)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos, à 8 h 31, aujourd'hui sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Furey, Greene, Hubley, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery et Tkachuk (14).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Cordy et Mitchell (2).
TÉMOINS :
Andrew Newman, associé, Vérification, KPMG;
Khatera Akbari, gestionnaire, Vérification, KPMG.
À 10 h 19, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Paul C. Bélisle
La directrice du Secrétariat exécutif et secrétaire de séance,
Catherine Pearl-Côté
OTTAWA, le jeudi 23 avril 2009
(4)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 35, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Furey, Greene, Hubley, Jaffer, Kinsella, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stratton, Tardif et Tkachuk (15).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2009-04-23/036(P) — Troisième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le sénateur Robichaud, président du Sous-comité des budgets de comité, présente le troisième rapport du Sous- comité.
Le jeudi 23 avril 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Peuples autochtones (questions générales)
Services professionnels et autres 31 400 $ Transports et communications 322 723 $ Autres dépenses 47 900 $ Total 402 023 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude, des audiences publiques et pour participer à des conférences)
Conflits d'intérêts des sénateurs
Services professionnels et autres 50 000 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 0 $ Total 50 000 $ (y compris des fonds pour un fournisseur exclusif)
Affaires juridiques et constitutionnelles (législation)
Services professionnels et autres 18 250 $ Transports et communications 100 $ Autres dépenses 4 000 $ Total 22 350 $ Affaires juridiques et constitutionnelles (étude spéciale — Loi sur l'identification par les empreintes génétiques)
Services professionnels et autres 0 $ Transports et communications 1 000 $ Autres dépenses 300 $ Total 1 300 $ Bibliothèque du Parlement (comité mixte)
Services professionnels et autres 1 350 $ Transports et communications 6 900 $ Autres dépenses 600 $ Total 8 850 $ Affaires sociales, sciences et technologie (Sous-comité sur les villes)
Services professionnels et autres 6 676 $ Transports et communications 216 814 $ Autres dépenses 13 353 $ Total 236 843 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude et pour participer à des conférences)
Affaires sociales, sciences et technologie (Sous-comité sur la santé des populations)
Services professionnels et autres 20 000 $ Transports et communications 500 $ Autres dépenses 500 $ Total 21 500 $ (y compris des fonds pour un fournisseur exclusif)
Transports et communications (législation)
Services professionnels et autres 8 000 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 2 000 $ Total 10 000 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Transports et communications (étude spéciale — questions générales sur la communication et rapport sur le secteur du sans-fil)
Services professionnels et autres 22 000 $ Transports et communications 371 450 $ Autres dépenses 15 000 $ Total 408 450 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud indique au comité que les fonds disponibles pour distribuer aux comités s'élèvent, au total, à 3,25 millions de dollars et que 500 000 $ ont été réservés pour les dépenses des témoins, les repas de travail à Ottawa et les autres frais. Jusqu'à maintenant, le Sous-comité a reçu les budgets de six comités, qui s'élèvent à environ 1,5 million de dollars. Il est recommandé de débloquer, pour l'instant, 1 161 316 $.
Le Sous-comité sait que plusieurs comités mettent la dernière main à leurs plans de travail pour l'année, et il s'attend à recevoir leurs budgets au cours des prochains jours et des prochaines semaines. Le sénateur Robichaud ajoute que, pour faciliter le travail des comités, le Sous-comité a examiné les demandes sans tarder et qu'il recommande que le montant susmentionné soit débloqué. Comme il n'est pas possible de savoir, pour l'instant, à combien s'élèveront les demandes totales de tous les comités, le Sous-comité a décidé de recommander de débloquer une partie des fonds dans le cas des budgets plus importants qui prévoient des fonds pur des activités qui se dérouleront plus tard au cours de l'année.
Le sénateur Robichaud souligne que le rapport du Sous-comité a été adopté à l'unanimité par les trois membres.
Après discussion, le sénateur Robichaud, appuyé par le sénateur Dawson, propose l'adoption du troisième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-04-23/037(P) — Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art
L'honorable sénateur Robichaud propose que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art soit rétabli et que les sénateurs suivants en fassent partie : les honorables sénateurs Moore, Joyal, Mahovlich, Meighen, Johnson, Dallaire et Eaton.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-04-23/038(P) — Règlement administratif du Sénat : Section 6 :00 — Règlement financier 2009-2010
Le greffier indique au Comité que la section 6 du Règlement administratif du Sénat a été modifiée pour tenir compte des augmentations qui sont entrées en vigueur le 1er avril 2009 pour l'exercice 2009-2010 concernant les taux suivants : l'indemnité quotidienne maximale pour les frais de repas que peut demander un voyageur au Canada et à Washington, D.C.; les taux de transport terrestre; l'indemnité quotidienne pour un logement privé utilisé par un sénateur en voyage dans la région de la capitale nationale; l'indemnité quotidienne maximale pour les frais de repas que peut demander le sénateur en voyage dans la région de la capitale nationale; le plafond de la rémunération annuelle d'un membre du personnel d'un sénateur, et le montant du budget des dépenses de bureau des sénateurs.
Le sénateur Massicotte propose :
Que la section 6 du chapitre 6:01 intitulée « Règlement financier « A » 2008-2009 » du Règlement administratif du Sénat soit remplacée par la nouvelle version du chapitre 6:01 intitulée « Règlement financier « A » 2009-2010 ».
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le président indique que le Secrétariat du Conseil du Trésor modifie les directives sur les voyages plusieurs fois par année et que, lorsque le Règlement administratif du Sénat a été adopté au Sénat, il avait été convenu que toutes les modifications seraient également adoptées par le Sénat. Cependant, le comité directeur a demandé au conseiller juridique de déterminer si les mises à jour périodiques du Conseil du Trésor pourraient être incorporées au Règlement sans qu'il soit nécessaire d'obtenir l'approbation du Comité et/ou du Sénat.
Il est convenu de poursuivre la discussion à ce sujet à une autre réunion.
À 8 h 40, le comité se réunit à huis clos.
À 11 h, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Paul C. Bélisle
Secrétaire de séance,
Lucie Lavoie
OTTAWA, le jeudi 7 mai 2009
(5)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 38, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Jaffer, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery, Tardif et Tkachuk (15).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2009-05-07/048(P) — Quatrième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le sénateur Robichaud, président du Sous-comité des budgets de comité, présente le quatrième rapport du Sous- comité :
Le jeudi 7 mai 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Agriculture et forêts (législation)
Services professionnels et autres 2 500 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 1 350 $ Total 3 850 $ Agriculture et forêts (agroalimentaire)
Services professionnels et autres 6 850 $ Transports et communications 6 760 $ Autres dépenses 2 600 $
Total 16 210 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Agriculture et forêts (secteur forestier)
Services professionnels et autres 7 600 $ Transports et communications 6 760 $ Autres dépenses 3 100 $ Total 17 460 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Pêches et océans (cadre stratégique)
Services professionnels et autres 53 322 $ Transports et communications 291 817 $ Autres dépenses 53 511 $ Total 398 650 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude, des audiences publiques et pour participer à des conférences, ainsi que l'approbation pour des services de consultant d'un fournisseur unique et des vols nolisés.)
Affaires étrangères et commerce international (législation)
Services professionnels et autres 2 857 $ Transports et communications 4 814 $ Autres dépenses 1 329 $ Total 9 000 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Affaires étrangères et commerce international (questions générales)
Services professionnels et autres 3 000 $ Transports et communications 5 600 $ Autres dépenses 1 400 $ Total 10 000 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Affaires étrangères et commerce international (Russie, Chine et l'Inde)
Services professionnels et autres 3 000 $ Transports et communications 5 600 $ Autres dépenses 12 000 $ Total 10 000 $ (y compris des fonds pour participer à des conférences)
Sécurité nationale et défense (étude spéciale — politique sur la sécurité nationale)
Services professionnels et autres 123 764 $ Transports et communications 210 169 $ Autres dépenses 23 000 $ Total 356 933 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude et pour participer à des conférences, ainsi que l'approbation pour des services de consultant d'un fournisseur unique et des conseillers et des vols nolisés.)
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du quatrième rapport.
Il répond ensuite aux questions.
Il souligne que le Sous-comité a convenu que tout comité voulant utiliser des fonds destinés à des conférences pour une activité autre qu'une conférence devra obtenir au préalable l'approbation du Sous-comité des budgets de comité, par souci de transparence.
Après discussion, le sénateur Comeau propose un amendement demandant que le rapport ne soit pas adopté mais que chaque budget soit proposé séparément et fasse l'objet d'une motion distincte.
La motion d'amendement, mise aux voix, est adoptée.
Des observations sont faites au sujet du recours, par les comités, à des services de communication de l'extérieur quand des services sont disponibles à l'interne (Communications du Sénat). Des préoccupations sont exprimées à propos des ressources et de l'expertise disponibles. En sa qualité de président, le sénateur Furey rencontrera des membres du Groupe de travail consultatif sur les communications pour discuter de l'avancement de ses travaux. De plus, le comité examinera la question des consultants et proposera des consignes à ce sujet.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 3 850 $ d'Agriculture et forêts (législation) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 16 210 $ d'Agriculture et forêts (agroalimentaire) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 17 460 $ d'Agriculture et forêts (secteur forestier) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 398 650 $ de Pêches et océans (cadre stratégique) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 9 000 $ d'Affaires étrangères et commerce international (législation) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 10 000 $ d'Affaires étrangères et commerce international (questions générales) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget 10 000 $ d'Affaires étrangères et commerce international (Russie, Chine et l'Inde) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Le sénateur Robichaud propose :
Que le budget de 356 933 $ de Sécurité nationale et défense (étude spéciale — politique sur la sécurité nationale) soit adopté.
Après discussion, la motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence :
OUI :
Tardif, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene,
Munson, Jaffer, Robichaud, Stollery—10
NON :
Comeau, MacDonald,
Massicotte, Tkachuk— 4
ABSTENTIONS : Prud'homme— 1
IE/2009-05-07/049(P) — Premier rapport du Groupe de travail consultatif sur les voyages à l'étranger
Le sénateur Massicotte, président du Groupe de travail consultatif sur les voyages à l'étranger, présente le premier rapport du Groupe de travail consultatif :
Le jeudi 7 mai 2009
Le Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de faire son
PREMIER RAPPORT
Mandat du Groupe de travail consultatif
Le 29 mai 2008, le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration a mis sur pied un Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger. Son mandat était d'étudier les besoins en matière de voyages à l'étranger, de revoir la marche à suivre pour présenter des demandes et de formuler les recommandations qui s'imposaient. Ce groupe, composé des sénateurs Massicotte et Nancy Ruth, est heureux de présenter le rapport suivant :
Pratiques courantes
Depuis de longues années, les sénateurs sont autorisés à se rendre à l'étranger pour s'acquitter de leurs fonctions parlementaires. Ils peuvent le faire :
- sous les auspices d'un comité sénatorial, d'une association parlementaire ou d'un groupe interparlementaire reconnu;
- comme membres d'une délégation qui accompagne le Président du Sénat et, à l'occasion, le Président de la Chambre des communes pour une visite officielle (échanges);
- à la demande du gouvernement (à titre d'envoyés spéciaux);
- à la demande d'un ministère.
L'expression « voyages à l'étranger » décrit les déplacements à l'extérieur du Canada, ce qui est distinct et à part des déplacements effectués à l'appui d'un comité, d'une association parlementaire, d'un groupe interparlementaire reconnu ou d'échanges ou de déplacements à l'étranger financés par un ministère.
Depuis 1990, voire avant, tous ces déplacements exigeaient une approbation préalable du comité directeur du Comité de la régie interne. Pour chaque demande, il fallait faire connaître les dates, toutes les destinations et un budget estimatif, et préciser l'objet du voyage et son lien avec les affaires du Sénat.
En 1999, le Comité de la régie interne a bloqué tous les voyages à l'étranger, mesure qui s'est appliquée jusqu'en 2005. En février 2005, les voyages à l'étranger ont été rétablis afin que les sénateurs puissent participer à des activités internationales importantes liées à leurs fonctions parlementaires lorsque d'autres sources de fonds n'étaient pas disponibles. En juin 2005, une série de lignes directrices étaient adoptées par suite de préoccupations au sujet de l'« optimisation » et de l'équité du processus d'approbation. Il appartient maintenant au Comité de la régie interne au complet, et non au comité directeur, d'approuver les voyages.
Comme il est précisé dans le Règlement administratif du Sénat (RAS), « aucun autre voyage international ne peut être effectué à moins d'avoir été autorisé par le Comité de la régie interne, et ce, sous réserve des modalités qu'il a approuvées » (chapitre 4:03, article 13).
En mars 2005, le Comité a accordé de nouveaux droits pour les voyages à Washington. Aux termes du chapitre 4:03 du RAS :
13.1(1) Le sénateur a le droit, dans l'exercice de ses fonctions parlementaires, d'effectuer quatre voyages aller-retour au cours de chaque exercice de tout endroit au Canada vers Washington, D.C., É.-U.
(2) Seul le sénateur peut effectuer les voyages autorisés par le présent article.
(3) Les voyages effectués en vertu du présent article ne peuvent comporter des escales à l'extérieur du Canada autres que celles requises, pour des raisons d'économie et de commodité, pendant que le sénateur est en transit..
Conclusions du Groupe de travail consultatif
Lorsqu'il a mis sur pied le Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger, le Comité a décidé de reporter ses décisions sur les demandes jusqu'à ce que ce groupe rende compte de ses conclusions. Les voici :
Le groupe de travail estime que les voyages à l'étranger de sénateurs peuvent être un investissement précieux et valable, et une utilisation judicieuse des fonds publics. Les lignes directrices et le formulaire de demande existants (ci- annexés) sont généralement satisfaisants et devraient encore s'appliquer par suite de décisions prises au sujet des recommandations formulées ci-dessous. Les changements proposés garantiront l'utilisation d'un processus plus rigoureux pour la présentation des demandes, pour leur approbation et pour les rapports, de façon que les voyages contribuent à la réalisation des objectifs du Sénat et à ceux du pays. Si ceci n'est pas démontrable ou évident, la demande devrait être refusée.
Processus de demande
Plus précisément, le groupe de travail recommande :
Que le mandat du Sous-comité des budgets de comité soit modifié par l'ajout de l'examen de chacune des demandes de voyage à l'étranger;
Le processus actuel semble susciter un certain malaise, car les sénateurs qui souhaitent faire un voyage à l'étranger sont tenus de comparaître publiquement devant le Comité de la régie interne au complet pour expliquer chaque demande. Le groupe de travail estime que chaque demande doit faire l'objet d'un examen moins personnel et plus rigoureux, et que ce processus serait facilité si un sous-comité étudiait chaque demande et invitait son auteur à comparaître pour répondre aux questions.
Si le sous-comité qui examine les budgets des comités étudiait également les demandes de voyages à l'étranger, on s'assurerait mieux que les voyages relevant déjà d'un comité sénatorial (particulier ou conjoint) sont financés uniquement à l'aide des fonds dont dispose ce comité et non au moyen du système des 64 points. Après une étude fouillée, le sous-comité ferait rapport de sa recommandation au sujet de la demande au Comité de la régie interne au complet pour approbation.
Que le sénateur fasse sa demande au moins 30 jours avant le voyage, sauf si des circonstances indépendantes de sa volonté l'en empêchent;
Le groupe de travail réaffirme l'exigence voulant que les sénateurs présentent leur demande au moins 30 jours avant la date de départ, à moins que des circonstances indépendantes de leur volonté ne les en empêchent;
Que les voyages à l'étranger soient toujours déduits des points de déplacement du sénateur, mais que le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration établisse un budget total pour les voyages à l'étranger;
Bien que le groupe de travail estime qu'il faut mettre de côté des fonds pour les voyages à l'étranger, la prudence financière conseille de fixer un montant maximum à affecter à ces voyages au cours de tout exercice. Par le passé, ce montant a été établi à 50 000 $ (février 2005). Le groupe de travail propose que le Comité de la régie interne définisse un montant acceptable chaque année.
Exigences en matière de rapports
Les lignes directrices actuelles exigent que le sénateur fasse rapport au Sénat de son voyage dans les 90 jours suivant la fin du voyage. Le groupe de travail estime que cette exigence doit être resserrée.
Votre groupe de travail recommande :
Que le sénateur remette au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, dans les 30 jours suivant la fin de son voyage à l'étranger, un rapport détaillé qui précise les objectifs du voyage, les réunions qui ont eu lieu, les réalisations obtenues, les coûts, et les étapes qui vont suivre; ce rapport sera déposé au Sénat comme annexe d'un rapport du comité.
Ce processus permettrait de faire en sorte que l'entité qui a approuvé le financement (le Comité de la régie interne) reçoive des comptes détaillés sur le voyage et, s'il le juge bon, consulte le sénateur. Il permettrait aussi de s'assurer que le rapport devienne un document public, car le rapport déposé constituerait un document parlementaire.
Que, lorsque c'est possible, le rapport du sénateur soit affiché sur son site Web pendant un an;
Que le rapport du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, incluant le rapport annexé du sénateur qui a effectué le voyage, soit affiché sur la page web du comité afin d'en faciliter l'accès public.
Voyages aux États-Unis
La politique actuelle permet aux sénateurs d'effectuer quatre voyages aller-retour par exercice à Washington, D.C., pour exercer leurs fonctions parlementaires. Le groupe de travail recommande :
Que l'article 13.1 du chapitre 4:03 du RAS et la Politique sur les voyages des sénateurs soient modifiés de manière à y ajouter la ville de New York comme autre destination pour les affaires concernant les Nations Unies.
Examen de la politique
Le groupe de travail recommande :
Que la politique soit revue dans deux ans.
Le groupe de travail estime qu'une période de deux ans suffira pour voir si les exigences révisées au sujet de la présentation des demandes, de l'approbation et des rapports répondent aux besoins des sénateurs, du Sénat et du public.
Respectueusement soumis,
Paul J. Massicotte
Le sénateur Massicotte remercie le sénateur Nancy Ruth de son aide pour la préparation de ce rapport.
Le sénateur Massicotte répond ensuite aux questions.
Après discussion, il est convenu d'adopter le premier rapport du Groupe de travail consultatif sur l'examen des voyages à l'étranger, avec la modification suivante :
Page 5 : Exigences en matière de rapport (retirer la première recommandation)
Que le rapport du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, incluant le rapport annexé du sénateur qui a effectué le voyage, soit affiché sur la page web du Comité afin d'en faciliter l'accès public.
À 9 h 53, le comité se réunit à huis clos.
À 10 h 22, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 14 mai 2009
(6)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos, à 8 h 34, aujourd'hui sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Jaffer, Kinsella, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery et Tkachuk (14).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; Mme Nicole Proulx, directrice des Finances; M. Alain Laniel, chef, Opérations de sécurité; Mme Suzanne Poulin, gestionnaire. Services opérationnels des Ressources humaines; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
À 10 h 30, le comité poursuit sa réunion à huis clos, en présence de sénateurs seulement.
À 10 h 54, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 28 mai 2009
(7)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos, à 8 h 35, aujourd'hui sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Jaffer, MacDonald, Massicotte, Munson, Nolin, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Tardif et Tkachuk (14).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; Mme Catherine Pearl-Côté, directrice du Secrétariat exécutif; Mme Nicole Proulx, directrice des Finances; Mme Hélène Bouchard, directrice des Services d'information; M. Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire adjoint; Mme Linda Dodd, directrice des Ressources humaines, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
TÉMOINS :
Charles-Antoine St-Jean, associé, Ernst & Young;
John Gilhooly, gestionnaire supérieur, Services consultatifs auprès des entreprises, Ernst & Young (2).
À 8 h 55, le comité de séunit en séance publique.
IE/2009-05-28/063(C) — Cinquième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le président du Sous-comité des budgets de comité, le sénateur Robichaud, présente le cinquième rapport du Sous- comité :
Le jeudi 28 mai 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
CINQUIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Affaires étrangères et commerce international (Russie, Chine et Inde)
Services professionnels et autres 20 000 $ Transports et communications 368 640 $ Autres dépenses 6 500 $
Total 395 140 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude)
Langues officielles (Loi sur les langues officielles)
Services professionnels et autres 28 094 $ Transports et communications 76 955 $ Autres dépenses 31 751 $ Total 136 800 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude, des audiences publiques et pour participer à des conférences)
Examen de la réglementation (mixte)
Services professionnels et autres 1 200 $ Transports et communications 30 186 $ Autres dépenses 3 300 $
Total 34 686 $ (y compris des fonds pour participer à une conférence)
Respectueusement soumis,
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du cinquième rapport.
Il est proposé d'adopter le cinquième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-05-28/064(C) — Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art
Le président indique au comité que le sénateur Moore, président du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art, a demandé que le sénateur Fox soit désigné comme substitut du sénateur Dallaire durant son absence.
Après discussion, il est convenu d'approuver la recommandation proposée.
IE/2009-05-28/065(C) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Tkachuk propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 14 mai 2009.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h, le comité se réunit à huis clos.
À 9 h 37, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 4 juin 2009
(8)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit à huis clos, à 8 h 33, aujourd'hui sous la présidence de l'honorable Geroge J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Dawson, Downe, Furey, Greene, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Stollery, Stratton et Tardif (15).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; Mme Nicole Proulx, directrice des Finances; Mme Hélène Bouchard, directrice des Services d'information; Mme Linda Dodd, directrice des Ressources humaines; M. Gilles Duguay, directeur général, Services de la Cité parlementaire, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
À 9 h 16, le comité poursuit sa réunion à huis clos, en présence de sénateurs seulement.
À 9 h 37, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 11 juin 2009
(9)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 32, sous la présidence de l'honorable Geroge J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Downe, Fox, C.P., Furey, Greene, Jaffer, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., et Tkachuk (14).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat, Mme Nicole Proulx, Mme Linda Dodd, directrice des Ressources humaines; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Stratton (1).
IE/2009-06-11/075(P) — Sixième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le président du Sous-comité des budgets de comité, le sénateur Robichaud, présente le sixième rapport du Sous- comité :
Le jeudi 11 juin 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
SIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Énergie, environnement et ressources naturelles (nouvelles questions)
Services professionnels et autres 67 900 $ Transports et communications 100 050 $ Autres dépenses 8 150 $ Total 176 100 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude, pour participer à des conférences et pour des contrats à fournisseur unique)
Sécurité nationale et défense (étude spéciale — politique sur la sécurité nationale — budget supplémentaire)
Services professionnels et autres 4 650 $ Transports et communications 31 910 $
Autres dépenses 2,000 $ Total 38 560 $
Votre sous-comité fait observer que le déblocage de fonds recommandé découle d'une promesse faite par le président et la vice-présidente du Comité de la sécurité nationale et de la défense que ces fonds seraient partagés entre les deux partis.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du sixième rapport.
Il est proposé d'adopter le sixième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-06-11/076(P) — Septième rapport du Sous-comité des budgets de comité
Le président du Sous-comité des budgets de comité, le sénateur Robichaud, présente le septième rapport du sous- comité :
Le jeudi 11 juin 2009
Le Sous-comité des budgets de comité du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
SEPTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité présente le rapport suivant :
Le 7 mai 2009, le sous-comité s'est vu confier la tâche supplémentaire d'examiner chaque demande de déplacement à l'étranger de la part des sénateurs. La première demande reçue par le sous-comité avait été présentée le 4 mai 2009 par l'honorable sénateur St. Germain (P.C.) et concernait un voyage au Montana, en août 2009. Dans la lettre accompagnant sa demande, le sénateur St. Germain indiquait que les discussions qu'il aurait au cours de son voyage seraient directement reliées à son travail au sein du Comité permanent des peuples autochtones.
Les Lignes directrices concernant les déplacements des sénateurs à l'étranger et le système des 64 points précisent que :
Le système des 64 points ne servira pas aux déplacements à l'étranger prévus dans le cadre du calendrier d'activités ou du budget annuels d'un comité sénatorial ou d'une association parlementaire. Ces déplacements seront financés à même le budget du comité ou de l'association parlementaire.
Selon le rapport du Groupe de travail consultatif chargé d'examiner les voyages à l'étranger du Comité, qui fut adopté par le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration le 7 mai 2009 :
L'expression « voyages à l'étranger » décrit les déplacements à l'extérieur du Canada, ce qui est distinct et à part des déplacements effectués à l'appui d'un comité, d'une association parlementaire, d'un groupe interparlementaire reconnu ou d'échanges ou de déplacements à l'étranger financés par un ministère [...]
Si le sous-comité qui examine les budgets des comités étudiait également les demandes de voyages à l'étranger, on s'assurerait mieux que les voyages relevant déjà d'un comité sénatorial (particulier ou conjoint) sont financés uniquement à l'aide des fonds dont dispose ce comité et non au moyen du système des 64 points. Après une étude fouillée, le sous-comité ferait rapport de sa recommandation au sujet de la demande au Comité de la régie interne au complet pour approbation.
Après avoir étudié la demande de l'honorable sénateur St. Germain et l'avoir rencontré, le sous-comité est convaincu que le voyage que ce dernier se propose de faire est relié directement au mandat du Comité permanent des peuples autochtones, dont il est le président. Votre sous-comité a recommandé précédemment que des fonds soient accordés au Comité des peuples autochtones pour son étude spéciale sur les questions touchant généralement les Autochtones du Canada, y compris une somme de 17 485 $ pour des conférences, et, sous réserve de l'approbation du Sous-comité d'examen des budgets des comités, pour d'autres activités dans le cadre de son mandat. Ce budget a été adopté par le Sénat le 5 mai 2009.
Par conséquent, votre sous-comité recommande ce qui suit :
Que l'honorable sénateur St. Germain demande au Comité des peuples autochtones de financer le voyage proposé à même le budget des conférences qui lui a été consenti pour son étude spéciale sur des questions générales relatives aux peuples autochtones du Canada, et
Advenant l'adoption par le Comité des peuples autochtones d'une motion autorisant l'usage du budget des conférences à cette fin, cette demande est approuvée.
Votre sous-comité recommande également ce qui suit :
Que le sous-comité prenne le nom de « Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger », qui est plus représentatif de son nouveau mandat.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du septième rapport.
Il est proposé d'adopter le septième rapport du Sous-comité des budgets de comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-06-11/077(P) — Motion concernant le Règlement financier « A », chapitre 6:01 du Règlement administratif du Sénat
En ce qui concerne le Règlement administratif du Sénat, le président propose, avec l'appui de l'honorable sénateur Tkachuk :
Que les montants établis dans le Règlement financier « A », au chapitre 6:01, pour l'allocation prévue pour les frais de repas et les faux frais, les taux de transport terrestre applicables aux véhicules privés et l'indemnité pour logement privé soient automatiquement rajustés par la Direction des finances afin de tenir compte des changements apportés à ces taux par le Conseil du Trésor pour la fonction publique.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 8 h 43, le comité poursuit sa réunion à huis clos.
À 9 h 40, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 18 juin 2009
(10)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 32, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Dawson, Downe, Furey, Jaffer, Kinsella, MacDonald, Munson, Robichaud, C.P., Stollery, Stratton et Tkachuk (12).
Également présents : M. Paul C. Bélisle, greffier du Sénat; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2009-06-18/083(P) — Huitième Rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, le sénateur Robichaud, présente le huitième rapport du sous-comité.
Le jeudi 18 juin 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
HUITIÈME RAPPORT
Conformément à la demande faite par le Comité permanent des peuples autochtones, il est recommandé de récupérer les fonds de l'activité 3 (130 512 $ pour un voyage en Alberta en octobre 2009), approuvés par le Sénat le 5 mai 2009, et d'autoriser le budget supplémentaire afin que le comité puisse effectuer un voyage en Colombie- Britannique.
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Peuples autochtones (étude spéciale — questions générales — budget supplémentaire)
Services professionnels et autres 15 100 $ Transports et communications 127 720 $ Autres dépenses 29 675 $
Total 172 495 $ (y compris des fonds pour des audiences publiques et une mission d'étude)
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du Huitième Rapport.
Il est proposé d'adopter le Huitième Rapport du Sous-comité sur l'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-06-18/084(P) — Neuvième Rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, le sénateur Robichaud, présente le neuvième rapport du sous-comité.
Le jeudi 18 juin 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
NEUVIÈME RAPPORT
Votre sous-comité présente le rapport suivant :
Selon les lignes directrices actuelles sur le remboursement des dépenses des témoins, les témoins peuvent se faire rembourser le coût du nombre minimal de nuitées requis pour leur comparution. Toutefois, aucune limite n'est imposée au montant qu'ils peuvent réclamer par nuitée. Cette façon de procéder diffère du système de 64 points de déplacement des sénateurs, qui prévoit une limite de 200 $ la nuitée en frais de logement.
Malgré l'importance d'une limite sur les frais de logement, il faut reconnaître que dans certaines circonstances, il est difficile de trouver des chambres à prix raisonnable. Les témoins sont souvent convoqués sur court préavis et si leur comparution coïncide avec des événements spéciaux, les chambres d'hôtel se feront plus rares et plus chères. Si on élabore une nouvelle politique à cet égard, il faudra y inclure un mécanisme qui tient compte de telles circonstances exceptionnelles.
Par conséquent, votre sous-comité recommande ce qui suit :
Qu'une limite de 200 $ la nuitée en frais de logement pour les témoins soit imposée, et que les présidents de comités soient autorisés à accepter des frais excédant cette limite en cas de circonstances particulières.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud propose l'adoption du neuvième rapport.
Après discussion, il est proposé d'adopter le neuvième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger avec la modification suivante :
Qu'une limite de 200 $ la nuitée en frais de logement pour les témoins soit imposée, et que les présidents de comités soient autorisés à accepter des frais excédant cette limite en cas de circonstances imprévues.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-06-18/085(P) — Accueil d'une assemblée générale de l'Union interparlementaire (UIP) au Canada
Après discussion, il est convenu :
Que le Groupe canadien de l'Union interparlementaire (UIP) soit autorisé, en principe, à poursuivre ses discussions avec l'UIP en vue d'accueillir prochainement une assemblée de l'UIP au Canada;
Que le Comité exécutif du Groupe canadien soit prié de tenir le Conseil interparlementaire mixte informé des progrès des entretiens avec l'UIP et que tout projet d'entente soit soumis au Conseil interparlementaire mixte avant signature;
Que, dès qu'il aura reçu un projet d'entente, le Conseil interparlementaire mixte demande qu'un budget détaillé de l'assemblée soit établi et qu'il lui soit soumis pour approbation afin qu'il recommande ensuite au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration et au Bureau de régie interne de la Chambre des communes d'affecter à l'assemblée les crédits non récurrents voulus et de les imputer sur les budgets des chambres à raison de 30 p. 100 des frais pour le Sénat et de 70 p. 100 pour la Chambre des communes.
IE/2009-06-18/086(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Jaffer propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 11 juin 2009.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-06-18/087(P) — Groupe de travail consultatif sur le fonctionnement du Sénat
Le président dit que, durant la dernière session, le Comité avait établi un Groupe de travail consultatif sur le fonctionnement du Sénat ayant pour mandat d'examiner le déroulement des activités du Sénat et de présenter des recommandations au Comité de la régie interne et au Comité permanent du Règlement, de la procédure et des droits du Parlement..
Il ajoute qu'il rencontrera le sénateur Oliver, qui préside le Comité du Règlement, pour discuter de la possibilité de rétablir ce groupe de travail et qu'il fera rapport de leurs discussions au Comité.
IE/2009-06-18/088(P) — Augmentation économique des SEG et MMG-2
Il est convenu d'augmenter de 1,5 p. 100 l'échelle de rémunération des cadres supérieurs du Sénat (SEG et MMG-2) et la rémunération conditionnelle au rendement pour les exercices 2009-2010 et 2010-2011, ce qui correspond aux augmentations adoptées par le Conseil du Trésor pour les cadres supérieurs de la fonction publique et les sous- ministres.
À 9 h 55, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 1er octobre 2009
(11)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 34, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cook, Downe, Fox, C.P., Furey, Greene, Jaffer, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Munson, Robichaud, C.P., Stratton, Tardif et Tkachuk (15).
Également présents : M. Gary O'Brien, greffier du Sénat, Mme Nicole Proulx, Mme Linda Dodd, directrice des Ressources humaines; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Dawson, Hervieux-Payette, C.P., et Prud'homme, C.P. (3).
IE/2009-10-01/089(P) — Hommage à M. Paul C. Bélisle et accueil de M. Gary O'Brien
Le président remercie M. Paul Bélisle, ancien greffier du Sénat, de son leadership et de son soutien qui ont rendu possibles de nombreux changements au cours des 15 dernières années. Au nom du Comité, le sénateur Furey, appuyé par le sénateur Tkachuk, remercie M. Bélisle de son intendance éclairée et de son dévouement indéfectible envers le Sénat et lui offre, ainsi qu'à sa famille, ses meilleurs souhaits.
Le président souhaite la bienvenue à M. Gary O'Brien, nouveau greffier du Sénat. Il rappelle que M. O'Brien a travaillé sur la Colline du Parlement de 1976 jusqu'au milieu de 2006, y occupant notamment le poste de chef de la Direction des comités et, plus récemment, le poste de sous-greffier. Avant de prendre sa retraite en 2006, M. O'Brien a assumé les fonctions de secrétaire de séance du Comité de la régie interne.
IE/2009-10-01/090(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Comeau propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 18 juin 2009.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-01/091(P) — Dixième Rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le sénateur Robichaud, président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, présente le dixième rapport du sous-comité :
Le jeudi 1er octobre 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Agriculture et forêts (secteur forestier)
Services professionnels et autres 32 400 $ Transports et communications 196 300 $ Autres dépenses 21 700 $ Total 250 400 $ (y compris des fonds pour des missions d'étude et pour des contrats à fournisseur unique pour des avions nolisés)
Banques et commerce (législation)
Services professionnels et autres 0 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 8 300 $ Total 8 300 $
Le sous-comité a aussi examiné la demande du Comité des affaires étrangères et du commerce international de diviser le voyage prévu à Moscou et à Beijing en deux activités distinctes. Le comité avait envisagé initialement de se rendre aux deux endroits dans le cadre d'une même mission d'étude. Sur les conseils des ambassades canadiennes, il a toutefois jugé bon de faire deux voyages distincts, l'un en Russie en octobre et l'autre en Chine en novembre. Le Comité ne demande pas de fonds supplémentaires ni de pouvoirs allant au-delà de ceux qui ont déjà été approuvés par le Comité de la régie interne et le Sénat.
Par conséquent, le sous-comité recommande que le Comité des affaires étrangères et du commerce international soit autorisé à diviser l'enveloppe prévue pour cette activité en deux — un premier montant de 128 753 $ étant consacré à la mission d'étude en Russie et un deuxième montant de 266 387 $ étant consacré à la mission d'étude en Chine. Le montant total utilisé par le Comité demeure le même.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud fait une déclaration et propose l'adoption du dixième rapport.
Il est proposé d'adopter le dixième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-01/092(P) — Le point sur la situation de la grippe H1N1
Mme Linda Dodd parle des mesures prises par le Sénat devant la possibilité d'une pandémie de grippe H1N1. Elle souligne que le Sénat est responsable de la santé et de la sécurité au travail de ses employés, et elle donne un aperçu des consultations que l'Administration a tenues et des mesures qu'elle a prises, y compris des initiatives en matière de communication pour réduire l'anxiété causée par une éclosion possible.
Mme Dodd dit qu'une série de questions et de réponses a été préparée et présentée à l'Administration du Sénat. Des questions et des réponses ont aussi été préparées pour les sénateurs et leurs employés.
Après discussion, il est convenu de rayer la question 20 de la liste des questions et des réponses destinée aux sénateurs et de distribuer le document ainsi modifié aux sénateurs.
À 9 h 2, le comité se réunit à huis clos.
À 10 h 17, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
OTTAWA, le jeudi 8 octobre 2009
(12)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 34, sous la présidence de l'honorable George J. Furey (président).
Membres du Comité présents : Les honorables sénateurs Comeau, Cordy, Dawson, Fox, C.P., Furey, Greene, Hubley, Jaffer, Kinsella, MacDonald, Massicotte, Prud'homme, C.P., Robichaud, C.P., Tardif et Tkachuk (15).
Également présents : M. Gary O'Brien, greffier du Sénat; Mme Nicole Proulx, directrice des Finances; Mme Heather Lank, directrice des Comités; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2009-10-08/100(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Massicotte propose l'adoption de la partie publique du procès-verbal de la réunion du 1er octobre 2009.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-08/101(P) — Changement dans la composition des comités
Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Il est proposé que la sénatrice Cordy devienne le troisième membre du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger en remplacement du sénateur Dawson.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration
Le sénateur Dawson propose que le sénateur Fox devienne le troisième membre du Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) en remplacement du sénateur Cook qui a pris sa retraite récemment.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-08/102(P) — Onzième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, le sénateur Robichaud, présente le onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 octobre 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
Le sous-comité a examiné une demande que le sénateur Grafstein a présentée le 18 septembre 2009 concernant l'utilisation du système des 64 points de déplacement pour financer sa participation à la Conférence de Londres sur la lutte contre l'antisémitisme qui a eu lieu les 16 et 17 février 2009.
Le sous-comité recommande de ne pas approuver cette demande pour les raisons suivantes :
- le voyage a été effectué au cours d'un exercice financier antérieur;
- la demande a été présentée plus de sept mois après le voyage, tandis que les lignes directrices précisent que les demandes doivent être présentées au moins 30 jours avant la date de départ.
Votre sous-comité a aussi pris en considération une demande que l'honorable sénatrice Hervieux-Payette, C.P., a présentée en vue d'assister à la réunion du groupe Atlantik-Brücke à Fribourg, en Allemagne, du 23 au 25 octobre 2009. Le sous-comité a rencontré la sénatrice le 7 octobre 2009 et, après avoir bien examiné sa demande, il recommande que la sénatrice soit autorisée à utiliser le système des 64 points de déplacement pour couvrir les coûts de son transport aérien et de son transport terrestre pour l'aller et le retour à l'aéroport jusqu'à concurrence de 5 000 $.
Votre sous-comité aimerait rappeler aux sénateurs la décision du 7 mai 2009 du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration :
Que le sénateur remette au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, dans les 30 jours suivant la fin de son voyage à l'étranger, un rapport détaillé qui précise les objectifs du voyage, les réunions qui ont eu lieu, les réalisations obtenues, les coûts, et les étapes qui vont suivre; ce rapport sera déposé au Sénat comme annexe d'un rapport du comité.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud répond aux questions et propose l'adoption du onzième rapport.
Il est proposé d'adopter le onzième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-08/103(P) — Douzième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, le sénateur Robichaud, présente le douzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 octobre 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DOUZIÈME RAPPORT
Selon la politique actuelle, le personnel qui accompagne les sénateurs dans le cadre des travaux des comités doit voyager en classe économique. Le Comité des transports et des communications a demandé au sous-comité d'approuver un voyage en classe affaires pour deux employés qui l'ont accompagné en Estonie et en Belgique en novembre aux fins de son étude du secteur sans fil. L'enveloppe actuelle permet d'assumer le coût du remplacement des places en classe économique par des places en classe affaires.
Le sous-comité recommande d'approuver le changement.
Le sous-comité va examiner la politique en vigueur pour voir s'il y aurait lieu de la modifier. Si c'est le cas, il fera rapport de ses recommandations au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, qui avisera.
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud répond aux questions et propose l'adoption du douzième rapport.
Après discussion, il est proposé d'adopter le douzième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, avec dissidence, avec les modifications suivantes :
(version anglaise) In view of special circumstances, your subcommittee recommends that the request be approved.
(version anglaise) Your subcommittee will be reviewing the existing policy to determine if changes are warranted. Your subcommittee will report its recommendations to the Committee on Internal Economy, Budgets and Administration for consideration.
Le Comité des transports et des communications a demandé au sous-comité d'approuver un voyage en classe affaires pour deux employés qui vont les accompagner en Estonie et en Belgique en novembre aux fins de son étude du secteur sans fil.
En raison de circonstances spéciales, votre sous-comité recommande d'approuver le changement.
Il fera rapport de ses recommandations au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, qui avisera.
IE/2009-10-08/104(P) — Treizième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, le sénateur Robichaud, présente le treizième rapport du sous-comité :
Le jeudi 8 octobre 2009
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TREIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes supplémentaires suivantes soient débloquées pour l'exercice 2009-2010 :
Sécurité nationale et défense (politique sur la sécurité nationale — fonds supplémentaires)
Services professionnels et autres 57 001 $ Transports et communications 0 $ Autres dépenses 0 $ Total 57 001 $ (y compris des fonds supplémentaires pour des services de consultant d'un fournisseur unique comme suit :
Consultant en communication 13 000 $ Conseiller militaire principal 13 667 $ Conseiller en sécurité nationale 13 667 $ Rédacteur-consultant 16 667 $
Respectueusement soumis,
Le président,
FERNAND ROBICHAUD
Le sénateur Robichaud propose l'adoption du treizième rapport du Comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
Des préoccupations sont exprimées au sujet de certaines pratiques du Comité qui ne sont pas conformes à une décision prise par le Comité de la régie interne voulant que toutes les factures des services de consultants et de personnel soient approuvées à la fois par le président et le vice-président du Comité avant d'être acquittées.
Le sénateur Furey précise qu'il s'agissait là d'une ligne directrice qui n'a pas été adoptée par le Sénat. Comme les pouvoirs du Comité de la régie interne se limitent aux questions administratives et financières, à moins d'une autorisation expresse donnée dans un ordre du Sénat, celui-ci ne peut pas réglementer, diriger ou contrôler des questions de législation ou de procédure ni les délibérations d'un autre comité du Sénat.
Il est proposé de soumettre la question aux leaders.
Après discussion, il est proposé d'adopter le treizième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2009-10-08/105(P) — Contrat pour la fourniture d'équipement et de services d'interprétation simultanée aux comités, lors de leurs déplacements
Après discussion, il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un appel d'offres afin d'octroyer un contrat s'étalant sur plusieurs exercices et pouvant s'élever à plus de 100 000 $ par exercice pour la location d'équipement d'interprétation simultanée.
Il est également convenu d'obtenir l'approbation finale du comité avant la signature du contrat.
À 9 h 29, le comité se réunit à huis clos.
À 10 h 8, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent
de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Paul C. Bélisle
La directrice du Secrétariat exécutif et secrétaire de séance,
Catherine Pearl-Côté