Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Procès-verbal du 23 juin 2011
OTTAWA, le jeudi 23 juin 2011
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à huis clos à 8 h 30 sous la présidence de l'honorable David Tkachuk (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Carignan, Comeau, Cordy, Dawson, Di Nino, Downe, Furey, Jaffer, Kinsella, Meighen, Poulin, Stewart Olsen, Stratton, Tardif et Tkachuk (15).
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
TÉMOINS :
Bureau du vérificateur général du Canada :
Mr. John Wiersema, vérificateur général par intérim;
Clyde MacLellan, vérificateur général adjoint;
Gordon Stock, directeur principal.
À 8 h 55, le comité poursuit sa réunion en public.
IE/2011-06-23/026(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Di Nino propose l'adoption de la partie publique des procès-verbaux des réunions du 9 juin et du 14 juin 2011.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2011-06-23/027(P) — Politique d'utilisation acceptable du réseau du Sénat
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, indique au comité que la Politique sur l'utilisation du réseau électronique du Sénat, que le comité avait adoptée le 7 novembre 2002, a été révisée et renommée la Politique d'utilisation acceptable du réseau du Sénat. Mme Bouchard ajoute qu'à la suite d'un examen interne et d'une vérification des systèmes financiers du Sénat qui ont également porté sur des questions de sécurité des TI, on a constaté qu'il fallait mettre à jour certaines dispositions de la politique pour tenir compte de l'évolution de la technologie et des modifications apportées à plusieurs rôles organisationnels et responsabilités au Sénat.
Mme Bouchard répond aux questions.
Après discussion, il est convenu de poursuivre la discussion à ce sujet à une autre réunion pendant l'automne.
IE/2011-06-23/028(P) — Politique sur les télécommunications pour les sénateurs
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, indique au comité que, depuis la mise en oeuvre de la Politique sur les télécommunications pour les sénateurs, le secteur des télécommunications a connu une évolution rapide : certains services se sont transformés alors que bon nombre de nouveaux services ont vu le jour. Mme Bouchard indique que, puisque la politique révisée diffère considérablement de celle de 2003, il n'a pas été jugé pratique de faire une comparaison point par point. Voici les principales modifications apportées :
- mise à jour des procédures sur l'utilisation de l'équipement et des services de télécommunications;
- augmentation du nombre maximal de plans de communications vocale et numérique sans fil;
- accès à d'autres solutions de mobilité numérique selon le nombre maximal de plans mensuels approuvés pour les communications vocale et numérique sans fil;
- remboursement des appels personnels pour le personnel des sénateurs;
- retrait de l'inscription, dans les annuaires téléphoniques, de la liste des ressources de télécommunications approuvées;
- inclusion d'un tableau des ressources de télécommunications indiquant les allocations maximales approuvées et le budget auquel seront imputés les frais.
Après discussion, il est convenu d'approuver la Politique sur les télécommunications pour les sénateurs et d'envoyer une note de service à ce sujet à tous les sénateurs et aux membres de leur personnel.
IE/2011-06-23/029(P) — Services et matériel sans fil pour les sénateurs
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, présente une note d'information visant à obtenir l'autorisation d'acheter des services et du matériel sans fil pour les sénateurs et leur personnel. Mme Bouchard indique au comité que c'est Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui administre les services de télécommunications pour le gouvernement, par l'entremise de la Direction générale des services d'infotechnologie (DGSI). Un nouveau contrat de services sans fil a été accordé le 26 février 2011 à Rogers Communications à l'issue d'un processus concurrentiel au cours duquel des tarifs très intéressants ont été proposés. Si le Sénat peut bénéficier des tarifs préférentiels offerts par les contrats de TPSGC au même titre que les ministères fédéraux, l'Administration du Sénat pourra réduire de 60 p. 100 ses coûts de télécommunication sans fil, ce qui représenterait des économies de 270 000 $. Voici les points saillants du nouveau contrat de services sans fil de TPSGC :
Modèle de paiement à l'utilisation : Le nouveau cadre de tarifs ne comporte pas de « forfait » de temps d'antenne qui établit un tarif unique. Un tarif à la minute facturé à la seconde s'applique; le Sénat ne paiera donc que le temps d'antenne utilisé.
Facturation à l'appelant : Pour les appels entre deux abonnés au même fournisseur de services, seul l'appelant paiera le temps d'antenne utilisé.
Services tout inclus : Le tarif mensuel forfaitaire comprend : les services 911, l'appel en attente, l'affichage du numéro, le renvoi d'appel, la conférence à trois, la navigation Web, le service de messagerie multimédia, le service de messages courts et la messagerie vocale.
Remise fixe en dollars sur les appareils sans fil : Une remise fixe en dollars sera appliquée à tous les appareils sans fil. On pourra donc se procurer sans frais la majorité des appareils. Toutefois, le coût des appareils très récents peut dépasser la remise accordée; les autres coûts seront imputés au budget de recherche et de bureau des sénateurs.
Pourcentage de remise fixe sur les accessoires : Une remise de 50 p. 100 sera accordée sur tous les produits sans fil, notamment les piles rechargeables, les chargeurs de voyage, les casques d'écoute, les étuis, et cetera.
Entente de deux ans : Les sénateurs et leur personnel devront conserver le même matériel pendant deux ans. Toute annulation ou mise à niveau anticipée entraînera des coûts supplémentaires qui seront imputés au budget de recherche et de bureau des sénateurs.
Après discussion, il est convenu d'approuver ce point et d'envoyer une note de service à ce sujet à tous les sénateurs et aux membres de leur personnel.
IE/2011-06-23/030(P) — Réseau sans fil (WI-FI) dans la salle du Sénat et tablettes tactiles
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, indique au comité que le comité directeur a autorisé un projet pilote pour la mise en ouvre d'un réseau sans fil (WI-FI) dans la salle du Sénat à compter de septembre 2011.
De plus, une note d'information sera rédigée sur l'achat possible de tablettes tactiles comme les iPads.
IE/2011-06-23/031(P) — Réduction du coût des télécommunications
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, présente une note d'information sur le numéro sans frais (1- 800) du Sénat et le nombre de lignes téléphoniques dans les bureaux des sénateurs.
Mme Bouchard déclare que le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration a approuvé l'établissement de la ligne sans frais du Sénat en 1987. Il avait été décidé, à l'époque, que le numéro serait publié dans tous les annuaires au Canada. À l'heure actuelle, la ligne 1-800 figure dans 135 annuaires téléphoniques au Canada. En outre, les bureaux de sénateurs comptent en moyenne cinq lignes téléphoniques, certaines étant installées dans les aires communes, par exemple à la réception, au bureau de l'adjoint, ou près d'un sofa dans le bureau même du sénateur.
Après discussion, il est convenu que la Direction des services d'information vérifiera le nombre de lignes téléphoniques utilisées dans les bureaux des sénateurs, en vue d'en réduire le nombre total, et que d'autres renseignements devront être obtenus avant qu'une décision soit rendue sur l'annulation de l'inscription du numéro sans frais dans les annuaires téléphoniques.
IE/2011-06-23/032(P) — Contrat pour l'achat de fournitures de bureau selon la méthode juste-à-temps
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un processus concurrentiel en vue d'adjuger un contrat de trois (3) ans d'une valeur de plus de 100 000 $ pour l'achat de fournitures de bureau, avec possibilité d'une prolongation de deux (2) ans.
Il est également convenu de demander l'approbation du comité en ce qui concerne les années d'option.
IE/2011-06-23/033(P) — Contrat pour l'achat d'uniformes pour les employés des Services des immeubles
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un processus concurrentiel en vue d'adjuger un contrat de trois (3) ans d'une valeur de plus de 100 000 $ pour l'achat d'uniformes pour les employés, au besoin, avec possibilité d'une prolongation de deux (2) ans.
Il est également convenu de demander l'approbation du Comité en ce qui concerne les années d'option.
À 10 h 3, le comité se réunit à huis clos.
À 10 h 8, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent
de la régie interne, des budgets
et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie