Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Procès-verbal du 20 octobre 2011
OTTAWA, le jeudi 20 octobre 2011
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 33 sous la présidence de l'honorable David Tkachuk (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Carignan, Comeau, Cordy, Di Nino, Downe, Furey, Marshall, Meighen, Munson, Stewart Olsen, Stratton, Tardif, Tkachuk (14).
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
IE/2011-10-20/044(P) — Adoption de procès-verbaux
La sénateur Marshall propose l'adoption de la partie publique du procès-verbal de la réunion du 6 octobre 2011.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2011-10-20/045(P) — Premier rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le sénateur Comeau, président du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger, présente le premier rapport du Sous-comité :
Le jeudi 20 octobre 2011
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Votre Sous-comité recommande de plafonner à 1,25 million de dollars le montant affecté aux déplacements des comités pour l'exercice 2011-2012.
Respectueusement soumis,
Le sénateur Comeau et la greffière principale des Comités répondent aux questions.
Le sénateur Comeau propose l'adoption du premier rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2011-10-20/046(P) — Deuxième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le jeudi 20 octobre 2011
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Dans la dernière moitié de 2010, Santé Canada a cessé de fournir au Sénat les services de vaccination qu'il lui fournissait jusque-là. Pour recevoir les vaccins dont ils ont besoin, les sénateurs et les membres du personnel doivent maintenant payer eux-mêmes le service et demander un remboursement à leur compagnie d'assurance et au Sénat. II s'agit ici de déterminer à quel budget il convient de porter les coûts des vaccins obtenus aux fins de déplacements avec les comités.
Même si, logiquement, on penserait que les frais non remboursés par l'assurance seront portés au budget prévu et remboursés par des comités précis, ce processus pose des problèmes. Premièrement, comme les exigences concernant les vaccins changent constamment, il est difficile de savoir quel montant précis réserver à cette fin dans un budget. Deuxièmement, et plus important encore, le fait d'attendre que les demandes provenant des différentes compagnies d'assurance soient traitées risque d'entraîner des retards dans la présentation des rapports d'activité des voyages et dans le processus subséquent de récupération des fonds inutilisés.
Étant donné le très petit montant résiduel que devraient représenter les frais de vaccination, il est recommandé de porter les coûts au budget central des comités, comme on le fait actuellement pour les dépenses des témoins, les repas de travail et les vidéoconférences. On pourra rendre compte des montants remboursés pour les vaccins dans le rapport annuel de la Direction des comités.
Respectueusement soumis,
Le sénateur Comeau répond aux questions.
Il est convenu de faire un suivi auprès de Santé Canada pour savoir pourquoi ce service n'est plus fourni et s'il y a moyen de revenir sur la décision de mettre fin aux services d'immunisation.
Le sénateur Comeau propose l'adoption du deuxième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
IE/2011-10-20/047(P) — Troisième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger
Le jeudi 20 octobre 2011
Le Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Votre Sous-comité a examiné une demande présentée par l'honorable sénateur Hervieux-Payette, qui souhaiterait utiliser le système des 64 points de déplacement pour sa participation à la Conférence Atlantik- Brücke qui se tiendra à Berlin, en Allemagne, du 6 au 8 novembre 2011. Votre Sous-comité recommande d'autoriser la sénateur à utiliser le système des 64 points pour couvrir les frais de transport aérien et terrestre, les frais d'enregistrement et les faux frais, le tout ne devant pas dépasser 4 800 $. Votre Sous-comité recommande qu'aucun remboursement ne soit effectué avant qu'un rapport de la sénateur soit soumis au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Votre Sous-comité désire rappeler aux sénateurs que, conformément à la décision prise par le Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration le 7 mai 2009, « le sénateur doit remettre au Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration, dans les 30 jours suivant la fin de son voyage à l'étranger, un rapport détaillé qui précise les objectifs du voyage, les réunions qui ont eu lieu, les réalisations obtenues, les coûts, et les étapes qui vont suivre; ce rapport sera déposé au Sénat comme annexe d'un rapport du comité ».
Respectueusement soumis,
Il est convenu de remettre aux membres du Comité le formulaire de demande de voyage à l'étranger et les lignes directrices connexes avec un futur rapport du Sous-comité d'examen des budgets de comités et des voyages à l'étranger.
Il est convenu que le Sous-comité d'examen des budgets de comités et des voyages à l'étranger examine les lignes directrices concernant les demandes de voyages à l'étranger utilisant le système des 64 points et voir si des changements sont justifiés.
Il est aussi convenu de discuter, à une autre réunion, de la question des voyages parrainés.
Le sénateur Comeau propose l'adoption du troisième rapport du Sous-comité d'examen des budgets des comités et des voyages à l'étranger.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 15, le comité se réunit à huis clos.
À 9 h 58, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent
de la régie interne, des budgets
et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie