Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 2 - Procès-verbal du 27 mars 2014
OTTAWA, le jeudi 27 mars 2014
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre sous la présidence de l'honorable Noël A. Kinsella (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Cordy, Downe, Doyle, Fraser, Furey, Johnson, Kinsella, Lang, LeBreton, C.P., Marshall, Munson, Seth, Smith (Saurel), Tkachuk et White. (16)
Autre sénatrice présente : L'honorable sénatrice Charette-Poulin. (1)
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres dirigeants du Sénat.
CIBA/2014-03-27/055(P) — Troisième rapport du Sous-comité des budgets des comités
Le président du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable sénateur Smith, présente le troisième rapport du sous-comité.
Le jeudi 27 mars 2014
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Le Sous-comité est conscient de la demande accrue de transparence relative aux dépenses du Sénat. Le Règlement du Sénat (art. 12-26) et le Règlement administratif du Sénat (chap. 3:06, art. 11) exigent que les comités fassent rapport de leurs dépenses chaque session. Ces rapports sont déposés au Sénat dans les 15 premiers jours de séance de chaque nouvelle session. Le rapport annuel de la Direction des comités contient également de l'information sur les dépenses des comités, ventilées en trois grandes catégories pour chaque activité (Services professionnels et autres; Transports, hébergement et frais de séjour; Autres dépenses). Le public et plus particulièrement les médias présentent de plus en plus de demandes visant à obtenir une ventilation encore plus détaillée de ces dépenses.
Avant d'engager des dépenses, les comités doivent faire approuver leurs budgets par le Sénat. Les budgets des comités sont publiés dans les Journaux et comprennent une ventilation ligne par ligne des fonds demandés. Les budgets qui comportent des voyages prévoient généralement des fonds suffisants pour couvrir les déplacements de tous les membres des comités. Or, dans la plupart des cas, un nombre restreint de délégués se déplacent de sorte que les budgets sont beaucoup plus élevés que les dépenses réelles. Les fonds excédentaires de toute activité sont récupérés et peuvent être mis à la disposition des comités pour d'autres activités.
Le coût réel des voyages des comités est indiqué dans les rapports de session et dans les rapports annuels de la Direction des comités. Ces documents publics peuvent être consultés sur le site web parlementaire. Le niveau de détails qui y sont présentés est toutefois moindre que ce qui figure dans les budgets publiés et il existe souvent un certain décalage entre le moment où le voyage a eu lieu et celui où sont déclarées les dépenses réelles.
La Direction des finances et de l'approvisionnement prépare des rapports post-activités qui comprennent une répartition des montants demandés pour chaque poste du budget et des dépenses réelles correspondantes. Les greffiers des comités fournissent une explication pour tout écart important entre ces montants. Les rapports sont revus par le sous-comité du Comité de la régie interne, des budgets et de l'administration qui est responsable des budgets des comités. Jusqu'à présent, ces rapports n'ont pas été rendus publics.
Afin de mieux faire comprendre au public les budgets et les dépenses des comités, le sous-comité recommande ce qui suit :
Qu'à compter de la 2e session de la 41e législature, le sous-comité responsable des budgets des comités dépose les rapports de dépenses post-activités auprès du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration au moins une fois l'an, et que ces rapports soient déposés au Sénat sous la forme de rapports émanant du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (voir à l'annexe un modèle de rapport de dépenses post-activités);
que, dans l'éventualité où des journalistes demanderaient de l'information sur les frais de déplacement des comités avant la prochaine date de publication prévue, les Communications du Sénat soient autorisées à leur fournir l'information devant normalement figurer dans un rapport de dépenses post-activités, mais seulement après avoir consulté comme il se doit la Direction des comités ainsi que la Direction des finances et de l'approvisionnement pour confirmer que les dépenses réelles relatives à une activité donnée ont été réglées et après avoir obtenu l'approbation d'un sous-comité compétent du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Respectueusement soumis,
Le président du sous-comité,
Larry W. Smith
Le sénateur Smith répond aux questions.
Il est convenu de poursuivre la discussion de ce point à la prochaine réunion.
CIBA/2014-03-27/056(P) — Adoption de procès-verbaux
L'honorable sénatrice Cordy propose l'adoption du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 6 février 2014.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-03-27/057(P) — Troisième rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité (rapport annuel de 2012-2013)
Le directeur des Ressources humaines, Darshan Singh, fait un survol du Troisième rapport au greffier du Sénat du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité (rapport annuel de 2012-2013), qui porte sur les réalisations du Comité consultatif de l'Administration du Sénat sur la diversité et l'accessibilité, et il répond ensuite aux questions.
Il est convenu de poursuivre la discussion de ce point à la prochaine réunion.
CIBA/2014-03-27/058(P) — Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de 2014-2016
Le directeur des Ressources humaines, Darshan Singh, et D'Arcy McPherson, président du Comité consultatif sur la diversité et l'accessibilité, présentent le nouveau Plan d'action sur la diversité et l'accessibilité de 2014-2016. Ils répondent ensuite aux questions.
Il est convenu de poursuivre la discussion de ce point à la prochaine réunion.
CIBA/2014-03-27/059(P) — Rapport d'avancement sur la Politique régissant les déplacements des sénateurs et le Guide des déplacements pour les sénateurs et le personnel des sénateurs
Nicole Proulx, directrice des Finances et de l'Approvisionnement, fait le point sur l'avancement du dossier de la Politique régissant les déplacements des sénateurs.
À 10 h 12, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie