Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 3 - Procès-verbal du 19 juin 2014
OTTAWA, le jeudi 19 juin 2014
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, dans la salle 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Noël A. Kinsella (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Cordy, Demers, Downe, Doyle, Enverga, Furey, Kinsella, Lang, Marshall, Munson, Seth et Smith (Saurel) (13).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs McCoy et Nolin (2).
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres haut fonctionnaires du Sénat.
CIBA/2014-06-19/111(P) — Adoption de procès-verbaux
L'honorable sénatrice Marshall propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 12 juin 2014.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Quelques sénateurs expriment des réserves quant aux demandes de fonds supplémentaires. Il est signalé qu'une partie des besoins présentés n'avaient pas été identifiés dans le Budget principal de dépenses de 2014-2015 et que leur financement dépendait de la présence de surplus en fin d'exercice.
CIBA/2014-06-19/112(P) — Groupe de travail consultatif mixte sur la sécurité
Il est convenu de mettre sur pied le Groupe de travail consultatif mixte sur la sécurité, et qu'il soit composé des honorables sénateurs Furey, Wallace et Nolin.
Le président informera le comité du nom des trois députés qui feront partie du Groupe de travail consultatif mixte, dès qu'ils seront nommés.
CIBA/2014-06-19/113(P) — Groupe de travail consultatif mixte sur les rénovations de l'édifice du Centre
Il est convenu de mettre sur pied un Groupe de travail consultatif mixte sur les rénovations de l'édifice du Centre, et qu'il soit composé des honorables sénateurs Martin, Marshall, Downe et Joyal.
Le président informera le comité du nom des quatre députés qui feront partie du Groupe de travail consultatif mixte, dès qu'ils seront nommés.
CIBA/2014-06-19/114(P) — Huitième rapport du Sous-comité des budgets des comités
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable Larry Smith (Saurel) présente le huitième rapport du sous-comité :
Le jeudi 19 juin 2014
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
HUITIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2014-2015 :
Droits de la personne (HCRNU et UNICEF)
Activité 1 : Beyrouth et Amman 167 128 $ Total 167 128 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude, y compris des fonds pour les déplacements de 9 sénateurs; y compris les déplacements en classe affaires du greffier et de l'analyste pour les vols outremer)
Droits de la personne (Convention de La Haye sur l'enlèvement)
Dépenses générales NÉANT Total NÉANT
Respectueusement soumis,
Le président,
Larry Smith
Le sénateur Smith (Saurel) propose l'adoption du huitième rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-06-19/115(P) — Neuvième rapport du Sous-comité des budgets des comités
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable Larry Smith (Saurel) présente le neuvième rapport du sous-comité :
Le jeudi 19 juin 2014
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
NEUVIÈME RAPPORT
À sa réunion du 3 avril 2014, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration à demander à votre sous-comité d'examiner la présentation des budgets des comités au Sénat. Votre sous-comité comprend les inquiétudes exprimées par certains sénateurs à propos du fait que la population n'est pas nécessairement au courant du lien entre les budgets des comités, tels qu'ils sont présentés au Sénat pour approbation, et les dépenses réelles. Par conséquent, certaines personnes peuvent avoir la fausse impression que les montants inclus dans les budgets des comités sont les montants réellement dépensés. En réalité, dans les dix derniers exercices, les comités ont collectivement dépensé entre 17 et 54 p. 100 de leur budget approuvé. Par conséquent, votre sous-comité a donc tenté de trouver une façon d'informer la population tout en respectant les exigences prévues dans le Règlement administratif du Sénat.
Votre sous-comité souligne que le Règlement administratif (par. 2(1) du chapitre 3:06) exige que le budget d'un comité, pour toutes les dépenses autres que celles liées à l'étude des projets de loi, de la teneur des projets de loi ou des prévisions budgétaires, soit :
- adopté par le comité;
- soumis par le comité au Comité de la régie interne pour examen;
- présenté au Sénat au moyen d'un rapport du comité, accompagné du budget et d'un rapport du Comité de la régie interne.
Le Règlement administratif exige également que le budget contienne « un état estimatif général du coût total de l'étude spéciale et un état estimatif détaillé des dépenses spéciales du comité liées à l'étude pour l'exercice » (par. 2(2) du chapitre 3:06).
Votre sous-comité estime que la publication des budgets des comités dans les Journaux du Sénat est nécessaire pour la transparence. Ces budgets comprennent des renseignements utiles concernant les plans de travail du comité, y compris si les membres comptent se déplacer pour tenir des audiences publiques ou des missions d'étude et, le cas échéant, les destinations. Ils comprennent aussi le montant maximal pouvant être consacré aux dépenses générales, ainsi qu'à tout déplacement.
Toutefois, il faut souligner que les budgets sont généralement établis en supposant que tous les membres du comité se déplaceront même si, en réalité, la taille réelle de la délégation est habituellement beaucoup plus petite. Par exemple, au cours des trois derniers exercices, les délégations étaient formées d'entre 3 et 9 sénateurs, la taille moyenne de la délégation étant de 7 membres. Étant donné que la plupart des comités prévoient un budget pour le déplacement de 12 membres, il n'est pas surprenant que les dépenses soient moins élevées que le budget approuvé. En 2012-2013, par exemple, les comités ont dépensé entre 14 et 65 p. 100 de leur budget approuvé pour les déplacements.
Les dépenses réelles pour les déplacements des comités sont rapportées chaque année dans le Rapport annuel des activités et des dépenses de la Direction des comités du Sénat, ainsi que chaque session au Sénat dans les rapports de dépenses prévus à l'article 12(26) du Règlement du Sénat. De plus, le Comité de la régie interne, des budgets de l'administration a décidé plus tôt cette année que les rapports postactivités des comités, qui comprennent une ventilation détaillée des budgets et dépenses de déplacement, seront rendus publics. Le premier de ces rapports devrait être déposé à l'automne 2014.
En raison du grand décalage entre la soumission des budgets des comités pour approbation et le rapport sur les dépenses réelles, votre sous-comité recommande :
Que, à compter de septembre 2014, l'annexe B, qui comprend le montant recommandé par le Comité de la régie interne pour chaque déplacement, contienne aussi les précisions suivantes :
- les budgets approuvés par le Sénat pour chaque déplacement correspondent au montant maximal qui peut être dépensé pour ce déplacement;
- les budgets incluent habituellement les fonds pour le déplacement de tous les membres du comité;
- en général, la délégation ne compte pas tous les membres du comité et l'on tente de faire des économies supplémentaires;
- par conséquent, les dépenses réelles devraient être beaucoup moins élevées que le budget approuvé et elles seront rapportées au Sénat;
- les fonds excédentaires à la fin du déplacement sont récupérés et peuvent servir aux activités d'autres comités.
Le fait de publier ces précisions dans les Journaux du Sénat au moment de la demande de budget devrait permettre à la population de mieux comprendre le processus d'allocation des budgets des comités et de mettre les chiffres du budget en perspective, sachant qu'ils sont beaucoup plus élevés que les dépenses prévues.
Respectueusement soumis,
Le président,
Larry Smith
Le sénateur Smith (Saurel) propose l'adoption du neuvième rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-06-19/116(P) — Fonds supplémentaires
Projet Iris de renouvellement des systèmes législatifs
L'Administration du Sénat souhaite obtenir l'autorisation de procéder à la Phase II du projet Iris de renouvellement des systèmes législatifs (modules des Publications et des Affaires de la Chambre) et que le financement de cette initiative (72 325 $) soit puisé à même les surplus projetés à l'Administration en 2014-2015.
Aide au financement — vérification du BVG
L'Administration du Sénat souhaite obtenir l'autorisation de procéder à l'organisation de la vérification des dépenses des sénateurs par le vérificateur général et à sa mise en œuvre. Le financement des prolongations aux contrats actuels des employés (120 000 $) sera géré à même les surplus projetés dans le budget des comités de 2014-2015.
L'honorable sénateur Doyle, avec l'appui de l'honorable sénatrice Marshall, propose que le financement demandé pour le projet Iris de renouvellement des systèmes législatifs et la vérification par le BVG soit approuvé.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec des abstentions.
À 10 h 10, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de
la régie interne, des budgets et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie