Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule 3 - Procès-verbal du 18 septembre 2014
OTTAWA, le jeudi 18 septembre 2014
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Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 heures, dans la salle 160-S de l'édifice du Centre sous la présidence de l'honorable Noël A. Kinsella (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Campbell, Dawson, Downe, Doyle, Fraser, Furey, Greene, Kinsella, LeBreton, C.P., Marshall, Munson, Runciman, Smith (Saurel), Tkachuk, Wells et White (16).
Également présents : M. Gary W. O'Brien, greffier du Sénat, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
TÉMOIN :
Bibliothèque du Parlement :
Sonia L'Heureux, bibliothécaire parlementaire
CIBA/2014-09-18/117(P) — Bibliothèque du Parlement — Forum des enseignantes et des enseignants sur la démocratie parlementaire
Mme Sonia L'Heureux, bibliothécaire parlementaire, parle du programme de perfectionnement professionnel du Forum des enseignantes et des enseignants sur la démocratie parlementaire et répond aux questions.
CIBA/2014-09-18/118(P) — Adoption de procès-verbaux
Le sénateur Doyle propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 19 juin 2014, tel qu'il a été modifié.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-09-18/119(P) — Deuxième rapport du comité directeur sur les décisions prises pendant le congé d'été
En sa qualité de président du Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, l'honorable sénateur Noël A. Kinsella, présente le deuxième rapport du sous-comité.
Le jeudi 18 septembre 2014
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
DEUXIÈME RAPPORT
Le comité directeur s'est réuni le 31 juillet et le 27 août 2014 (voir l'annexe A — Autorité entre les sessions) et souhaite rendre compte ici des décisions qui ont été prises.
Examen fonctionnel des Communications du Sénat
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à conclure un contrat de 150 000 $ avec Blueprint Public Relations pour un examen fonctionnel des communications.
Contrat pour le mobilier
Il est convenu d'autoriser l'Administration à se prévaloir des deux années d'option du contrat pour l'achat de mobilier, selon les besoins, les coûts étant supérieurs à 100 000 $.
Contrat pour les fournitures de bureau, l'encre et l'encre en poudre
Il est convenu de prolonger jusqu'à décembre 2014 le contrat conclu avec Grand and Toy pour les fournitures de bureau, l'encre et l'encre en poudre et d'autoriser l'Administration à faire des appels d'offres distincts pour les fournitures de bureau et pour l'encre et l'encre en poudre.
Modernisation de la salle 160-S (vidéoconférences)
Il est convenu d'autoriser l'Administration à installer un système de vidéoconférence moderne et permanent dans la salle 160-S et d'entreprendre un projet pour la mise en œuvre de ce système d'ici janvier 2015.
La reddition de comptes par la production de rapports organisationnels
Il est convenu d'approuver le plan d'activités de l'Administration du Sénat de 2014-2015 et de rendre publics régulièrement les rapports annuels sur le rendement de l'Administration du Sénat.
Appareils de détection par rayons X (scanneurs) pour les sites fédéraux à risque moyen ou élevé pour la sécurité
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à lancer un appel d'offres pour un contrat de plus de 100 000 $ pour remplacer les scanneurs actuels, qui sont désuets, sur une période de trois ans et d'inscrire de nouveau ce point à l'ordre du jour avant la signature du contrat.
Sénateurs : calcul du budget au pro rata
La méthode utilisée pour calculer les montants budgétaires utilisés dans le passé pour les nouveaux sénateurs et les sénateurs qui quittent leur poste est confirmée.
Composition des groupes de travail consultatifs
Il est convenu que le sénateur Massicotte remplacera le sénateur Downe au sein du Groupe de travail consultatif sur la VPLT et du Groupe de travail consultatif mixte sur les rénovations de l'édifice du Centre.
Troisième journée Portes ouvertes du Sénat
Il est convenu d'autoriser l'Administration du Sénat à tenir une journée Portes ouvertes le jeudi 25 septembre 2014 dans la salle 160-S et, avec le consentement des whips, de prendre des arrangements pour que les réunions des comités prévues ce jour-là aient lieu dans d'autres salles.
Respectueusement soumis,
Le sénateur Kinsella propose l'adoption du deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure (comité directeur).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2014-09-18/120(P) — Rapport sur la campagne de recrutement du Programme des pages du Sénat de 2014
M. Greg Peters, huissier du Bâton noir, et M. Darshan Singh, directeur des ressources humaines, présentent une note d'information sur la campagne de recrutement du Programme des pages du Sénat de 2014 et répondent aux questions.
Après discussion, il est convenu d'examiner la possibilité d'ajouter d'autres établissements d'enseignement postsecondaire à la liste d'établissements visés par le Programme des pages du Sénat.
CIBA/2014-09-18/121(P) — Groupe de travail consultatif mixte sur le 150e anniversaire du Canada
Il est convenu de reporter l'examen de ce point à la prochaine réunion.
CIBA/2014-09-18/122(P) — Rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art (GTCOA)
M. Charles Robert, greffier principal, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre et greffier du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art, présente les recommandations suivantes du groupe de travail :
Don d'un tableau au Sénat par la sénatrice Nancy Ruth
Don au Sénat, par la sénatrice Nancy Ruth, d'un tableau d'une artiste canadienne, Shirley Cheechoo, pour enrichir la collection d'œuvres d'art autochtone du Sénat.
Proposition d'accueillir une exposition de photos sur la Première Guerre mondiale dans le hall d'honneur durant la semaine du Souvenir
Proposition d'exposer une sélection d'œuvres choisies dans l'exposition de photographies de M. Michael St. Maur Sheil, intitulée « Fields of Battle-Lands of Peace 14-18 » [Champs de bataille — Terres de paix 14-18], dans le hall d'honneur à l'occasion de la semaine du Souvenir.
Après discussion, il est convenu d'approuver les recommandations du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art.
CIBA/2014-09-18/123(P) — Divers
Centre de conférences du gouvernement — Cuisine
Le président souligne, aux fins du compte rendu, qu'il est déçu que la cuisine du Centre de conférences du gouvernement, où s'était déroulé le compromis historique concernant les modifications constitutionnelles, ait été démolie par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Le président ajoute que le greffier discutera de la question à une prochaine réunion avec la sous-ministre adjointe de Travaux publics.
À 10 h 6, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
Le greffier du Sénat et greffier du Comité permanent de
la régie interne, des budgets et de l'administration,
Gary W. O'Brien
La secrétaire de séance,
Lucie Lavoie