Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 2 - Procès-verbal du 24 mars 2016
OTTAWA, le jeudi 24 mars 2016
(8)
[Traduction]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 7 h 33, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Campbell, Cordy, Downe, Housakos, Jaffer, Lang, Marshall, Mockler, Munson, Smith (Saurel), Tannas, Tkachuk et Wells (14).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Bellemare, McCoy et Mitchell (3).
Également présents : Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la cité parlementaire; Blair Armitage, greffier principal, Direction des comités; Shaila Anwar, greffière principale adjointe intérimaire, Direction des comités; Hélène Bouchard, directrice, Direction des Services d'information; Pascale Legault, dirigeante principale des finances, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
CIBA/2016-03-24/066(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du 10 mars 2016.
Le sénateur Downe propose l'adoption du procès-verbal de la partie publique de la réunion du 10 mars 2016.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-03-24/067(P)|295| — Premier rapport du Sous-comité des budgets des comités
En sa qualité de président du Sous-comité des budgets des comités, le sénateur Tannas présente le premier rapport du sous-comité :
Le jeudi 24 mars 2016
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2016-2017 :
Peuples autochtones (logement dans les collectivités des Premières Nations et les collectivités inuites)
Activité 1 : Nunavut, Nunavik, Nunatsiavut 212 550 $
Total 212 550 $
(y compris des fonds pour une mission d'étude, ainsi que l'approbation pour un fournisseur unique pour des vols nolisés; y compris des fonds pour les déplacements de 12 sénateurs)
Agriculture et forêts (les priorités du secteur agricole et agroalimentaire canadien en matière d'accès aux marchés internationaux)
Activité 1 : Calgary, Alberta 100 188 $
Activité 2 : Pékin et Shanghai, Chine —
Total 100 188 $
(y compris des fonds pour des audiences publiques et des missions d'étude; y compris des fonds pour les déplacements de 12 sénateurs; décision reportée pour l'activité 2)
Affaires juridiques et constitutionnelles (délais dans le système de justice pénale au Canada)
Activité 1 : Toronto 27 977 $
Activite 2 : Montréal 20 774 $
Activité 3 : Vancouver, Calgary et Saskatoon 104 326 $
Activité 4 : Halifax 65 340 $
Total 218 417 $
(y compris des fonds pour des audiences publiques et des missions d'étude; y compris des fonds pour les déplacements de 12 sénateurs)
Sécurité nationale et défense (menaces à la sécurité nationale)
Activité 1 : Halifax et Washington 91 986 $
Activité 2 : Montréal et Regina —
Total 91 986 $
(y compris des fonds pour des missions d'étude; y compris des fonds pour les déplacements de 9 sénateurs; décision reportée pour l'activité 2)
Transports et communications (véhicules branchés et automatisés)
Activité : Conférence sur les véhicules automatisés — Toronto 19 364 $
Total 19 364 $
(y compris des fonds pour une conférence; y compris des fonds pour les déplacements de 4 sénateurs)
Votre sous-comité a aussi examiné une demande pour autoriser le personnel des sénateurs (2) à voyager avec un comité. Le même budget comporte également une disposition permettant au personnel de voyager en train, en classe affaires. Ces dispositions ne sont pas conformes aux alinéas 2.6.5c) et 2.13b) de la Politique régissant les déplacements des sénateurs, ni au 38e rapport (1990) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration, en ce qui concerne les déplacements du personnel. Ces dispositions devraient être soumises à l'approbation du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Votre sous-comité sollicite votre avis sur le fait d'autoriser le personnel des sénateurs à voyager en utilisant les fonds du comité, ainsi que sur les déplacements du personnel en train, en classe affaires.
Votre sous-comité a aussi reçu d'un comité une demande pour que les fonds réservés aux repas d'accueil puissent être utilisés aux fins d'activités d'accueil éventuelles ou hypothétiques qu'il pourrait vouloir tenir au cours de l'année. Le sous-comité n'a pas été convaincu de la pertinence de recommander l'utilisation de ces fonds en l'absence de justification ou d'objectif précis, surtout lorsque le comité dispose d'autres façons d'organiser ses rencontres avec des participants potentiels.
Respectueusement soumis,
Le président,
SCOTT TANNAS
Après débat, le sénateur Tkachuk propose l'adoption du premier rapport du Sous-comité des budgets des comités.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-03-24/068(P)|281| — Système institutionnel
Pascale Legault, dirigeante principale des finances, renseigne le comité sur le processus d'approvisionnement pour la mise au point d'un système intégré de planification des ressources de l'organisation (PRO) par suite de l'approbation du financement par le Comité de la régie interne le 10 décembre 2015.
Après débat, le sénateur Tannas propose :
Que l'Administration du Sénat tire parti du processus concurrentiel de la Chambre des communes et conclue un contrat d'une valeur de plus de 100 000 $ avec Unit4 en vue d'acquérir un logiciel et d'obtenir des services professionnels (ressources occasionnelles) qui permettront de mener à bien le projet de la PRO;
Que des fonds soient réaffectés au cours du présent exercice afin de devancer l'acquisition d'un logiciel de PRO qui coûtera 465 000 $.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2016-03-24/069(P)|294| — Entente de soutien technique multimédia
Hélène Bouchard, directrice des Services d'information, apporte de sprécisions sur l'Entente de niveau de service (ENS) conclue entre le Sénat et la Chambre des communes relativement au soutien et à l'entretien de l'ensemble du matériel multimédia appartenant au Sénat. Elle rappelle au comité que des fonds ont déjà été approuvés dans le Budget principal des dépenses de 2016-2017.
Après débat, le sénateur Munson propose :
Que l'ENS pour les services multimédias de plus de 100 000 $ conclue entre le Sénat et le groupe de soutien multimédia de la Chambre des communes soit renouvelée automatiquement au début de chaque exercice à hauteur de 250 000 $ tant qu'il pourra être établi que cette entente est avantageuse pour le Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 8 h 8, la séance se poursuit à huis clos.
À 9 heures, le comité s'ajourne jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
La secrétaire de séance,
Jodi Turner