Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 5 - Procès-verbal du 6 octobre 2016
OTTAWA, le jeudi 6 octobre 2016
(18)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 9 h 5, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Ataullahjan, Campbell, Cordy, Cowan, Downe, Doyle, Housakos, Manning, Marshall, Munson, Smith, Tannas, Tkachuk, Wallace et Wells (15).
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Mitchell (1).
Également présents : Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire, et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
CIBA/2016-10-06/154(P)| 211| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la réunion du 29 septembre 2016.
L'honorable sénateur Campbell propose l'adoption du procès-verbal de la réunion du 29 septembre 2016.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-10-06/155(P)|295| — Sixième rapport du Sous-comité des budgets des comités
L'honorable sénateur Tannas, président du Sous-comité des budgets des comités, dépose le sixième rapport du sous- comité.
En sa qualité de président du sous-comité, l'honorable sénateur Tannas, répond aux questions.
Après discussion, l'honorable sénateur Wells propose l'adoption du rapport.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-10-06/156(P)|227 | Processus d'évaluation 360º — Comité exécutif
Le président propose que dans le cadre du processus continu d'examen de l'administration, le comité commande un processus d'évaluation 360º pour le comité exécutif, qui est formé de : Charles Robert, greffier du Sénat et greffier des Parlements et dirigeant principal des Services législatifs; Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration et Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire. La firme de recrutement de cadres Boyden a récemment effectué des évaluations 360º pour le directeur des Communications et le dirigeant principal des Finances, et le comité directeur est d'avis que cet exercice serait profitable pour l'équipe de gestion.
Après discussion, l'honorable sénateur Cowan propose que le comité directeur commande une évaluation 360º pour chacun des trois membres du comité exécutif.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-10-06/157(P)|301| — Liste des sous-comités et des groupes de travail consultatifs
Pour faire suite à la demande de l'honorable sénateur Manning à la dernière réunion du CIBA, le président donne un aperçu du mandat et de la composition des différents sous-comités et groupes de travail consultatifs. Il indique qu'en plus des activités régulières du Sous-comité de la vérification, des travaux importants ont été faits concernant le projet de création d'un comité de surveillance et un rapport devrait être présenté dans les prochaines semaines.
Le président signale que le comité directeur a exhorté les dirigeants et les caucus de s'employer activement à constituer le Comité permanent de l'éthique et des conflits d'intérêts des sénateurs dans les meilleurs délais.
CIBA/2016-10-06/158(P)|248| — Processus de règlement des différends : le sénateur Duffy
L'honorable sénateur Wallace soulève la question de l'autorité du comité directeur par rapport à l'autorité du Comité de la régie interne et il s'interroge sur le processus en vertu duquel il a été décidé de déduire du salaire de l'honorable sénateur Duffy les dépenses inadmissibles d'environ 16 000 $ qu'il avait réclamées.
Le président passe en revue le processus de règlement des différends adopté par le CIBA et il décrit comment les Finances du Sénat ont porté les dépenses inadmissibles du sénateur Duffy à l'attention du comité. Il indique que le sénateur Duffy a eu l'occasion de justifier ses dépenses douteuses et qu'il a aussi eu l'occasion de s'adresser au juge Binnie pour présenter son cas à l'arbitre spécial. Le président résume brièvement l'historique du processus de règlement des différends et il rappelle aux membres du comité que le 28 juillet 2016 un courriel a été envoyé à tous les sénateurs, y compris au sénateur Wallace, au sujet du problème administratif concernant le sénateur Duffy. Ce courriel contenait en pièce jointe une copie de la lettre envoyée au sénateur Duffy qui fait état de sa décision de ne pas rembourser les dépenses inadmissibles et de ne pas se prévaloir du processus d'arbitrage. Cette lettre explique aussi que les sommes dues seront récupérées en déduisant un pourcentage de la portion nette de l'indemnité de session du sénateur Duffy jusqu'à ce que le montant total soit remboursé. Le courriel contenait une deuxième lettre à l'intention de tous les sénateurs qui traitait de l'inadmissibilité de certaines réclamations du sénateur Duffy et décrivait les prochaines étapes des mesures exécutoires prises par le comité. Le président rappelle au comité que tout au long du processus, tous les dirigeants du Sénat, y compris les dirigeants non affiliés, ont été consultés au sujet de ce dossier.
Après discussion, le président s'engage à transmettre à nouveau au sénateur Wallace le courriel du 28 juillet pour qu'il puisse l'examiner et il mentionne que Pascale Legault, dirigeante principale des Finances, pourrait le rencontrer pour passer en revue le dossier des dépenses du sénateur Duffy.
CIBA/2016-10-06/159(P)|248| — Le point sur le processus de règlement des différends
Pour faire suite à la mise à jour sur le processus de règlement des différends fournie par Michel Patrice à la réunion du 29 septembre 2016, les membres du comité demandent des précisions sur le temps qu'il faudra pour recevoir l'avis d'un conseiller juridique externe et sur les coûts estimatifs des poursuites si elles sont entamées. Ils demandent aussi si l'avis traitera des points forts et des chances de réussite de chacune de ces poursuites. M. Patrice répond à ces questions et d'autres encore. Le comité recevra une séance d'information complète sur toutes ces questions.
À 9 h 46, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 4, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
La secrétaire de séance,
Jodi Turner