Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Fascicule no 7 - Procès-verbal du 24 novembre 2016
OTTAWA, le jeudi 24 novembre 2016
(23)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à huis clos à 9 h 2, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Leo Housakos (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Cordy, Downe, Housakos, Jaffer, Manning, Marshall, Munson, Ngo, Smith, Tannas, Tkachuk, Wallace et Wells (14).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Andreychuk et Mitchell (2).
Également présents : Nicole Proulx, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Charles Robert, greffier du Sénat et dirigeant principal des Services législatifs; Michel Patrice, légiste et conseiller parlementaire et dirigeant principal des Services de la Cité parlementaire; Luc Presseau, directeur des Ressources humaines et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
À 9 h 23, le comité poursuit ses travaux en public.
CIBA/2016-11-24/189(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine le procès-verbal de la réunion du 3 novembre 2016.
L'honorable sénateur Manning propose :
Que le procès-verbal du 3 novembre 2016 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-11-24/190(P)|211| — Adoption du procès-verbal
Le comité examine le procès-verbal de la réunion du 17 novembre 2016.
L'honorable sénatrice Marshall propose :
Que le procès-verbal de la réunion du 17 novembre 2016 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-11-24/191(P)|280| — Premier rapport du Groupe de travail consultatif sur la carte du crédit du Sénat
Le président du Groupe de travail consultatif sur la carte du crédit du Sénat, l'honorable sénateur Wells, présente le premier rapport du groupe :
Le jeudi 24 novembre 2016
Le Groupe de travail consultatif sur la carte du crédit du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le 24 mars 2016, le Groupe de travail consultatif sur la carte du crédit du Sénat a été établi avec les trois (3) sénateurs suivants comme membres : le sénateur Wells (président), la sénatrice Jaffer (vice-présidente) et la sénatrice Batters.
Votre groupe de travail consultatif a reçu le mandat d'examiner les modalités de l'énoncé de travail et de formuler des recommandations concernant le processus concurrentiel pour l'obtention d'une nouvelle carte de crédit. Votre groupe de travail consultatif a rencontré Pascale Legault, dirigeante principale des Finances le 25 octobre 2016.
Le groupe de travail a reçu les renseignements suivant durant sa réunion :
Le contrat avec le fournisseur actuel de carte de crédit de voyage, American Express (AMEX), expirera le 31 mars 2017.
Une demande de propositions (DP) pour établir un nouveau contrat à long terme de carte de crédit de voyage correspondrait aux pratiques exemplaires, puisque le présent contrat est une prolongation provisoire qui doit prendre fin le 31 mars 2017. Une DP comprend la détermination d'exigences détaillées, le lancement d'un processus d'appel de propositions concurrentiel, les négociations et l'attribution d'un contrat. Elle laisse aussi suffisamment de temps pour effectuer un transfert complet au cas où AMEX ne serait pas le soumissionnaire retenu. Bien qu'un processus concurrentiel puisse être lancé immédiatement, il est de règle de prévoir entre 45 et 90 jours pour un changement de fournisseur dans de tels contrats. Sinon, un contrat à source unique pourrait être renouvelé avec le fournisseur existant.
Puisque les cartes de voyage ne coûtent rien au Sénat, l'obligation de tenir un processus concurrentiel pour les contrats de services dont le montant est supérieur à 35 000 $ pour l'Administration du Sénat ou dont le montant est supérieur à 70 000 $ pour les bureaux des sénateurs ne s'applique pas.
Pendant l'année financière 2015-2016, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a autorisé l'Administration du Sénat à mettre en œuvre un système de planification des ressources de l'organisation (PRO) pour remplacer de nombreux systèmes vieillissants. Cette mise en œuvre aura lieu au cours des deux prochaines années financières et devrait être complétée en mars 2018. Il existe un risque lié au lancement d'un nouveau programme de carte pendant la mise en œuvre du système de PRO.
De nombreux changements doivent être apportés aux interfaces existantes des systèmes du Sénat pour réussir cette mise en œuvre, notamment en ce qui a trait au système de demandes électroniques et au nouveau modèle de divulgation proactive. Une nouvelle carte de crédit ajouterait d'autres changements aux systèmes et nécessiterait de la programmation, des changements à l'interface et de la formation supplémentaires.
Le report du changement de fournisseur de carte de crédit contribuera à réduire les risques de nuire à plusieurs initiatives et systèmes qui seront mis en œuvre au cours des deux prochaines années dans le cadre du projet de PRO. L'interface requise pour un nouveau programme de carte pourrait être créée ultérieurement, une fois que la mise en œuvre sera terminée et stable.
En plus d'avoir offert un excellent service au cours des cinq dernières années, AMEX fournit une assurance de niveau supérieur sans frais supplémentaires. Une prolongation de deux ans du contrat actuel laisse suffisamment de temps pour mettre en œuvre le nouveau système de PRO et préparer un nouveau document d'invitation à soumissionner. De cette façon, on évite une interruption de service si une période de transition est requise.
L'échéancier suivant a été proposé par l'Administration du Sénat :
Novembre 2016 : Modifier le contrat actuel avec AMEX.
Printemps 2018 : La Direction des finances et de l'approvisionnement, sous la direction du
groupe de travail consultatif, déterminera les exigences à inclure dans le document d'invitation
à soumissionner pour lancer un processus concurrentiel.
Publier le document d’invitation à soumissionner.
Automne 2018 : Attribuer le contrat et période de transition, au besoin.
1er avril 2019 : Début du nouveau contrat.
Votre groupe de travail consultatif recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration approuve le prolongement du contrat actuel avec American Express de deux ans, soit jusqu'au 31 mars 2019; et
Que le comité approuve l'échéancier proposé et attribue un nouveau contrat d'ici le 1er avril 2019.
Respectueusement soumis,
Le président,
DAVID M. WELLS
L'honorable sénateur Wells fait une déclaration.
L'honorable sénateur Wells propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2016-11-24/192(P)|121| — Appel de la décision du Sous-comité du programme et de la procédure concernant les frais juridiques (sénateur Duffy)
Le président informe le comité que l'honorable sénateur Duffy fait appel de la décision du Sous-comité du programme et de la procédure de ne pas approuver le remboursement partiel des frais juridiques et débours engagés pour sa défense dans le cadre d'une procédure pénale.
Michel Patrice fait une déclaration et répond aux questions.
L'honorable sénateur Munson propose :
Que l'honorable sénateur Duffy soit invité à comparaître devant le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration pour faire appel de la décision du Sous-comité du programme et de la procédure de ne pas approuver le remboursement des frais juridiques engagés pour sa défense dans le cadre d'une procédure pénale.
Après discussion, la motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Cordy, Jaffer, Manning, Munson, Smith, Tannas, Wallace, Wells — 8
CONTRE
Les honorables sénateurs
Batters, Housakos, Marshall, Ngo, Tkachuk — 5
ABSTENTION
L'honorable sénateur
Downe — 1
CIBA/2016-11-24/193(P)|230| — Sous-comité de la vérification : surveillance indépendante
L'honorable sénateur Smith présente un rapport oral sur le travail actuel du Sous-comité de la vérification concernant l'établissement d'un organisme de surveillance des dépenses. Le sous-comité prévoit présenter sous peu des recommandations. L'honorable sénateur Smith répond aussi aux questions.
À 10 h 10, le comité poursuit ses travaux à huis clos.
À 10 h 20, le comité poursuit ses travaux en public.
CIBA/2016-11-24/195(P)|248| — Le point sur le processus de règlement des différends
L'honorable sénateur Wallace fait une déclaration au sujet des réclamations financières du comité auprès des sénateurs retraités qui n'ont pas opté pour le processus de règlement des différends afin que ces derniers remboursent certains montants à la suite du rapport du vérificateur général.
Le président informe le comité que le légiste et conseiller parlementaire fournira d'autres renseignements lors d'une réunion ultérieure.
À 10 h 24, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Nicole Proulx
Le secrétaire de séance,
Daniel Charbonneau