Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 31 mai 2018
OTTAWA, le jeudi 31 mai 2018
(58)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 8 h 1, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Jim Munson (vice-président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Campbell, Carignan, C.P., Dawson, Jaffer, Marshall, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Pratte, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk et Verner, C.P. (15).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier intérimaire du Sénat; Jacqueline Kuehl, légiste et conseillère parlementaire; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
KPMG :
Andrew Newman, partenaire, chef des vérifications, Vérification du secteur public.
Sénat du Canada :
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Claudie Besner, directrice, Systèmes financiers, Planification des ressources organisationnelles (PRO) et analyse opérationnelle.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-05-31/445(P)|214| — Adoption de procès-verbaux
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 24 mai 2018.
L'honorable sénatrice Jaffer propose :
Que le procès-verbal de la portion publique de la réunion du jeudi 24 mai 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-05-31/446(P)|230| — Rapport du Sous-comité de la vérification
La présidente du Sous-comité de la vérification, l'honorable sénatrice Moncion, dépose le dixième rapport du sous- comité :
Le jeudi 31 mai 2018
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a examiné le « Sommaire des résultats : Audit du passage à l'application de production de rapports financiers et des contrôles informatiques généraux connexes du Sénat du Canada », à l'appui de l'audit des états financiers du Sénat du Canada pour l'exercice clos le 31 mars 2018, et dépose maintenant ces résultats à titre d'information. La vérification a été menée par le cabinet de services professionnels KPMG, conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada.
Respectueusement soumis,
La présidente,
Lucie Moncion
L'honorable sénatrice Moncion et Andrew Newman font des déclarations et, avec Pascale Legault, répondent aux questions.
À 8 h 17, la séance est suspendue.
À 8 h 31, la séance publique reprend sous la présidence de l'honorable sénateur Campbell (président).
CIBA/2018-05-31/447(P)|295| — Vingtième rapport du Sous-comité des budgets des comités
La présidente du Sous-comité des budgets des comités, l'honorable sénatrice Verner, C.P., présente le vingtième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 31 mai 2018
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
VINGTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l'exercice 2018-2019 :
Agriculture et forêts (étude spéciale sur le secteur alimentaire à valeur ajoutée)
Activité 1 : Paris, France et Amsterdam, Pays-Bas — $ Total — $
Peuples autochtones (étude spéciale sur les nouvelles relations entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis)
Activité 1 : Arctique de l'Ouest 237 640 $ Activité 2 : Colombie-Britannique — $ Total 237 640 $
(y compris des fonds pour des audiences publiques et une mission d'étude, ainsi que l'approbation pour un fournisseur unique pour un vol nolisé; y compris des fonds pour les déplacements de 8 sénateurs — décision reportée pour l'activité 2)
Arctique (étude spéciale sur les changements dans l'Arctique)
Activité 1 : Arctique de l'Ouest (Yellowknife,
Gjoa Haven, Cambridge Bay, Kugluktuk,
Tuktoyaktuk, Inuvik, Whitehorse)349 238 $ Total 349 238 $ (y compris des fonds pour une mission d'étude, ainsi que l'approbation pour un fournisseur unique pour un vol nolisé; y compris des fonds pour les déplacements de 9 sénateurs et 2 adjoints de sénateur)
Droits de la personne (étude spéciale sur les questions concernant les droits de la personne des prisonniers dans le système correctionnel)
Activité 1 : Saskatchewan et Manitoba 22 960 $ Activité 2 : Écosse et Norvège — $ Total 122 960 $
(y compris des fonds pour des audiences publiques et une mission d'étude, ainsi que l'approbation pour un fournisseur unique pour un vol nolisé; y compris des fonds pour les déplacements de 6 sénateurs et 1 adjoint de sénateur — décision reportée pour l'activité 2)
Votre sous-comité, conformément au processus de récupération en vigueur, recommande que les fonds prévus pour des voyages précis devant être effectués avant la fin d'octobre 2018 qui ne sont pas utilisés soient retournés au budget central des comités, de manière à ce qu'ils ne soient pas bloqués inutilement.
Ces fonds pourront être réaffectés à tous les comités pour des voyages qui seront effectués à l'automne 2018, en présentant une demande au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration.
Respectueusement soumis,
La présidente,
Josée Verner, C.P.
L'honorable sénatrice Verner, C.P., fait une déclaration et répond aux questions.
L'honorable sénatrice Verner, C.P., propose :
Que le rapport soit adopté.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-05-31/448(P)|216| — Dixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
Le président du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénateur Larry Campbell, dépose le dixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 24 mai 2018
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
DIXIÈME RAPPORT
Conformément à l'article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, votre sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d'exemption ou d'exception à la politique qu'il a reçues et les décisions correspondantes depuis le 1er novembre 2017.
1. Augmentation au budget de bureau
Votre sous-comité a reçu et approuvé une demande d'exemption à l'article 8.4.1 pour une augmentation au budget de bureau prorata de l'honorable sénatrice Raine d'un montant de 6 100 $.
2. Déplacement international
Votre sous-comité a reçu et rejeté une demande d'exemption à l'article 7.6 pour un déplacement international en Islande pour l'honorable sénatrice Lankin.
3. Déplacement international
Votre sous-comité a reçu et rejeté une demande d'exemption à l'article 7.6 pour un déplacement international en Islande pour l'honorable sénatrice McPhedran.
4. Déplacement international
Votre sous-comité a reçu et rejeté une demande d'exemption à l'article 7.6 pour un déplacement international en Islande pour l'honorable sénatrice Moncion.
5. Déplacement international
Votre sous-comité a reçu et approuvé une demande d'exemption à l'article 7.6 pour un déplacement international en Islande pour l'honorable sénatrice Pate du montant de 5 462 $.
6. Déplacement international
Votre sous-comité a reçu et approuvé une demande d'exemption à l'article 7.6 pour un déplacement international en Thaïlande et au Cambodge pour l'honorable sénatrice McPhedran d'un montant de 6 889 $.
Respectueusement soumis,
Le président,
Larry W. Campbell
Le président fait une déclaration et répond aux questions.
CIBA/2018-05-31/449(P)|365| — Prolongation du mandat du Sous-comité sur la diversité
L'honorable sénatrice Jaffer propose :
Que le mandat du Sous-comité sur la diversité soit prolongé du 31 mai 2018 au 30 juin 2018.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-05-31/450(P)|233| — Changement de membre, Conseil interparlementaire mixte
L'honorable sénatrice Jaffer propose :
Que l'honorable sénateur Gold remplace l'honorable sénateur MacDonald comme un représentant du Sénat au Conseil interparlementaire mixte (CIM).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 11, la séance est suspendue.
À 9 h 15, la séance se poursuit à huis clos, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-05-31/452(C)|231| — Premier rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme
Il est convenu :
Que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration autorise la Direction des finances et de l'approvisionnement à lancer officiellement un processus de demandes de propositions afin d'obtenir des soumissions en vue de la conclusion d'un contrat pour la gestion et l'exploitation de services de cafétéria au Centre de conférences du gouvernement (CCG), ainsi que l'offre de services de traiteur pour les salles des comités et les événements spéciaux organisés au CCG et au 1, rue Wellington.
Conformément à l'article 15-7(1) du Règlement du Sénat et au paragraphe 12(1) du Code régissant les conflits d'intérêts des sénateurs, une déclaration d'intérêts personnels a été faite comme suit :
L'honorable sénatrice Jaffer, par déclaration orale, concernant la motion visant à lancer officiellement un processus de demandes de propositions afin d'obtenir des soumissions en vue de la conclusion d'un contrat pour la gestion et l'exploitation de services de cafétéria au Centre de conférences du gouvernement (CCG), ainsi que l'offre de services de traiteur pour les salles des comités et les événements spéciaux organisés au CCG et au 1, rue Wellington.
Il est convenu de publier la motion et la déclaration d'intérêts personnels dans le procès-verbal public.
À 10 h 14, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du
Comité permanent de la régie interne, des budgets
et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Daniel Charbonneau