Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 14 juin 2018
OTTAWA, le jeudi 14 juin 2018
(59)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 30, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Larry W. Campbell (président).
Membres du comité présents : les honorables sénateurs Batters, Campbell, Carignan, C.P., Cordy, Dawson, Forest, Jaffer, Marshall, Mitchell, Moncion, Plett, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk et Verner, C.P. (15).
Autre sénateur présent : L'honorable sénateur Dalphond (1).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier intérimaire du Sénat; Jacqueline Kuehl, légiste et conseillère parlementaire; et d'autres hauts fonctionnaires du Sénat.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
Brigitte Desjardins, directrice générale, Direction des biens et des services;
Julie Lacroix, directrice intérimaire, Direction de la sécurité corporative;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Chambre des communes :
Charles Nahimana, directeur adjoint, Bureau de projets de TI.
Conformément à l'article 12-7. (1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
CIBA/2018-06-14/454(P)|211| – Adoption de Procès-verbaux
Le comité examine le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 31 mai 2018.
L'honorable sénateur Tkachuk propose :
Que le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 31 mai 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-06-14/455(P)|283| – Déménagement au Centre de conférences du gouvernement
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration sur le déménagement au Centre de conférences du gouvernement et, avec Brigitte Desjardins, répond aux questions.
L'honorable sénateur Tannas propose :
Qu'un déménagement progressif commence à l'automne 2018, en vue que le Sénat soit pleinement fonctionnel et installé dans ses nouveaux espaces en janvier 2019;
Que cette décision soit tributaire du respect des derniers échéanciers fixés par Services publics et Approvisionnement Canada consistant à livrer le Centre de conférences du gouvernement le 1 août 2018, l'édifice du 40, rue Elgin le 31 août 2018 et l'édifice du 95, rue Noël à la mi-août 2018.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-06-14/456(P)|216| – Onzième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
Le président du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénateur Larry Campbell, présente l'onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 14 juin 2018
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
Avec l'adoption de la Politique de gestion de bureau des sénateurs le 13 avril 2017, votre sous-comité a été autorisé, au besoin, à clarifier et trancher toute interprétation ambiguë, incertaine ou contestée de toute partie de la politique, si nécessaire, et à faire rapport de ses décisions.
Votre sous-comité demande que CIBA considère les changements suivants à la politique :
Que l'article 7.4.6 soit amendé en ajoutant les mots « Les frais de déplacement pour se rendre et revenir de la Région du Parlement pour les employés qui travaillent habituellement et principalement dans la Région du Parlement ne sont pas admissibles au remboursement. » à la fin de la section;
Que l'article 7.8.5 de la politique soit modifié en ajoutant les mots « Les frais de subsistance dans la Région du Parlement pour les employés qui habituellement et principalement travaillent dans la Région du Parlement ne sont pas admissibles au remboursement » à la fin de la section.
Respectueusement soumis,
Le président,
LARRY W. CAMPBELL
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et répond aux questions.
L'honorable sénatrice Cordy propose :
Que le rapport soit adopté et que les changements soient apportés à la politique.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-06-14/457(P)|283| – Douzième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
Le président du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénateur Larry Campbell, présente le douzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 14 juin 2018
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
DOUZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu une demande datée du 26 avril 2018 de la part de la coprésidente du Sénat du Comité mixte de la Bibliothèque du Parlement (BILI), l'honorable sénatrice Moncion, visant à obtenir une autorisation pour les points suivants :
- Rembourser les frais de garde d'enfants pour les témoins et de préposé aux soins personnels;
- Commander des repas de travail;
- Prendre la part des 30 % des dépenses du Sénat pour les témoins, les services de vidéoconférence et de traiteur à même l'enveloppe centrale administrée par le greffier principal de la Direction des comités.
Votre sous-comité a examiné ces demandes et a demandé l'opinion du Sous-comité des budgets de comités. À la suite de la réception de leur recommandation, votre Sous-comité du programme et de la procédure a formulé les recommandations suivantes :
- Que le comité approuve la demande du BILI de rembourser les frais de garde d'enfants pour les témoins sur la base que le Sénat assumera 30 % de ces dépenses;
- Que le comité autorise le greffier principal des comités à certifier les demandes de remboursement de frais de garde pour tous les témoins admissibles, selon les mêmes conditions que celles permises par la Politique de l'Administration du Sénat en matière de déplacements courante (maximum de 75 $ par jour en voyage, avec reçus) sur une période d'un an, après quoi, on envisagera d'apporter des modifications à la politique;
- Que le comité autorise la Direction des comités à suivre le nombre de demandes d'indemnité et de dépenses totales réclamées par des témoins pour le remboursement des frais pour personnes à charge;
- Que CIBA permette au comité mixte (BILI) de se soustraire à la politique du Sénat afin qu'il puisse commander des repas de travail pour des réunions du comité à Ottawa (décision du CIBA, 14 mai 2015) sur la base que le Sénat assumera 30 % des dépenses;
- Que les sénateurs assistant aux réunions du comité où des repas de travail sont servis ne puissent pas demander d'indemnité de repas journalière.
Respectueusement soumis,
Le président,
LARRY W. CAMPBELL
L'honorable sénateur Tannas propose :
Que le rapport soit adopté.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-06-14/458(P)|395| – Premier rapport du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et les biens patrimoniaux
Il est convenu de reporter ce point à la prochaine réunion du comité.
CIBA/2018-06-14/459(P)|340| – Baux et indemnités pour résidences secondaires
Pierre Lanctôt fait une déclaration et répond aux questions.
L'honorable sénateur Plett propose :
Que la Direction des finances et de l'approvisionnement soit autorisée à payer directement les locateurs et que les sénateurs qui possèdent une résidence secondaire dans la Région du Parlement reçoivent automatiquement leur indemnité à toutes les fins de mois, après avoir fourni l'information nécessaire;
Que le paragraphe b) de l'article 7.9.1 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifié en ajoutant ce qui suit après le mot « paiement » :
« ou, à la discrétion du sénateur, que le Sénat paie directement le loyer après avoir reçu une copie du bail et une demande de paiement direct »;
Que l'Administration du Sénat mette ce changement en vigueur le 1er septembre 2018 pour tous les sénateurs qui souhaitent s'en prévaloir.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2018-06-14/460(P)|390| – Premier rapport du Sous-comité sur les ressources humaines
La présidente du Sous-comité des ressources humaines, l'honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain, présente le premier rapport du sous-comité :
Le jeudi 14 juin 2018
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (le Comité permanent) a l'honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le 5 décembre 2017, CIBA a confié à son sous-comité le mandat de réviser la Politique du Sénat sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail. Le sous-comité se compose des honorables sénateurs Jaffer, Moncion, Saint-Germain, Tannas et Tkachuk.
Votre sous-comité a tenu deux réunions à huis clos avec des sénateurs, des représentants syndicaux et des membres du personnel du Sénat le 29 mai et le 5 juin 2018. Lors de la deuxième réunion, il a aussi entendu une spécialiste en matière de harcèlement sexuel. Il a également tenu une réunion publique avec des experts indépendants le 12 juin 2018. Le sous-comité entendra le 19 juin 2018 d'autres spécialistes qui l'aideront à présenter à CIBA et au Sénat des recommandations sur les modifications à apporter à la politique du Sénat sur le harcèlement.
Conformément à son approche proactive et à la lumière des témoignages entendus, votre sous‑comité est d'avis qu'il faut immédiatement donner une formation obligatoire et personnalisée sur la prévention du harcèlement et de la violence au Sénat. Cette formation devrait prendre en considération la formation offerte par la Chambre des communes. Il présente donc le présent rapport provisoire qui comprend les recommandations suivantes :
Que la Direction des ressources humaines reçoive l'instruction de coordonner une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement en milieu de travail destinée à l'ensemble des sénateurs, formation qui prendrait en considération la formation offerte aux députés de la Chambre des communes, et ce avant le 31 décembre 2018;
Que quiconque a des responsabilités de supervision ou de gestion au sein de l'Administration du Sénat assiste à la formation obligatoire avant le 31 décembre 2018;
Que le personnel des sénateurs ainsi que les employés de l'Administration du Sénat assistent également à la formation obligatoire avant du présent exercice financier le 31 mars 2019; et
Que la Direction des ressources humaines fasse rapport à CIBA sur le taux de participation, notamment le nom de tous les participants aux séances de formation obligatoire, avant le 30 avril 2019.
Votre sous-comité fait valoir que ces recommandations respectent le cadre proposé dans la version actuelle du projet de loi C-65, Loi modifiant le Code canadien du travail (harcèlement et violence), la Loi sur les relations de travail au Parlement et la Loi no 1 d'exécution du budget de 2017 qui exige notamment la formation des employeurs et des employés en matière de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail. De l'avis du sous-comité, il est possible de fournir d'autres directives sur la formation en apportant des modifications aux règlements, qui entreraient en vigueur au même moment que le projet de loi C-65 à l'automne 2019.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et répond aux questions.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le rapport soit adopté.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-06-14/461(P)|374| – Financement des sénateurs libéraux
L'honorable sénateur Dawson fait une déclaration.
L'honorable sénateur Dawson propose :
Que, nonobstant le montant listé dans l'annexe du Règlement sur l'administration du Sénat (Règlement sur les finances 2018-2019 « A »), les sénateurs libéraux continuent de recevoir des fonds de recherche pour caucus pour l'année financière 2018-2019 à hauteur de 460 000 $, même si le caucus compte moins de 11 membres.
Il est convenu que la motion soit reportée à la prochaine réunion du comité.
À 9 h 59, le comité poursuit la séance à huis clos, conformément à l'article 12-16(1).
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
À 10 h 15, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Daniel Charbonneau