Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 29 novembre 2018
OTTAWA, le jeudi 29 novembre 2018
(67)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 h 30, dans la pièce 160-S de l'édifice du Centre, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Carignan, C.P., Dawson, Dean, Forest, Marshall, Marwah, Mitchell, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk, Verner, C.P., et Wetston (16).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier intérimaire du Sénat; des hauts fonctionnaires du Sénat ainsi que d'autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
L'honorable sénatrice Patricia Bovey;
L'honorable sénatrice Nicole Eaton;
L'honorable sénateur Serge Joyal, P.C.;
Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Ali Rostami, directeur intérimaire, Exploitation des immeubles et gestion des biens, Direction des biens et services.
Conformément à l'article 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit l'examen de questions financières et administratives se rapportant à la régie interne du Sénat.
CIBA/2018-11-29/513(P)|211| — Adoption de Procès-verbaux
Le comité examine le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 22 novembre 2018.
L'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 22 novembre 2018 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2018-11-29/514(P)|395| — Rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et les biens patrimoniaux
Le président, l'honorable sénateur Marwah, dépose le deuxième rapport du Groupe consultatif sur les œuvres d'art et les biens patrimoniaux :
Le jeudi 29 novembre 2018
Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art (GTCOA) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration à l'honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
Le 19 avril 2018, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a confié le mandat ci-dessous au groupe de travail, qui est composé de la sénatrice Bovey, de la sénatrice Eaton et du sénateur Joyal, C.P. :
Que trois sénateurs soient nommés pour travailler en collégialité et former un groupe de travail consultatif doté du pouvoir d'agir au nom du comité dans les affaires concernant la Politique du Sénat sur les biens patrimoniaux et les œuvres d'art;
Que le groupe de travail consultatif soumette au comité, à des fins d'approbation, toute recommandation qu'il formule engendrant des dépenses supérieures à 5 000 $ pour l'achat, l'élimination, la réparation ou la restauration de biens patrimoniaux et d'œuvres d'art;
Que les sénateurs nommés fassent rapport de leurs décisions et de leurs recommandations au comité tous les trimestres;
Que la Direction des biens et services fournisse un soutien administratif et opérationnel au groupe de travail consultatif.
Au cours de l'été 2018, le GTCOA s'est réuni pour discuter de la stratégie de retrait des œuvres d'art et des meubles patrimoniaux de l'édifice du Centre.
Approche progressive
Le GTCOA a approuvé une approche progressive pour le retrait des œuvres d'art de l'édifice du Centre. À compter du mois d'août 2018, les œuvres d'art de l'édifice du Centre seront stabilisées et déménagées au Centre de conférences du gouvernement ou dans un entrepôt.
Cette stratégie vise à :
Déménager la collection patrimoniale du Sénat dans des emplacements provisoires avec un risque minimal de perte ou de dommage;
Permettre au public d'avoir accès à la collection patrimoniale du Sénat;
Retirer la collection patrimoniale du Sénat de l'édifice du Centre pour respecter les échéanciers de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Pour atteindre ces objectifs, la collection patrimoniale du Sénat sera déplacée progressivement afin de disposer de suffisamment de temps pour stabiliser les objets et pour les déplacer avec prudence vers leur emplacement provisoire. Depuis le mois d'août 2018, les œuvres d'art exposées à l'édifice du Centre ont été stabilisées, emballées et transportées vers des endroits provisoires durant les semaines de pause. Dans la mesure du possible, les œuvres d'art sur l'itinéraire de visite du public ou visibles lors de la télédiffusion des séances des comités demeureront exposées jusqu'à une date ultérieure dans le calendrier du déménagement. Les meubles patrimoniaux des bureaux des sénateurs seront retirés après le déménagement des occupants vers le 40, rue Elgin ou au CCG. Les meubles patrimoniaux de la Chambre du Sénat, de la salle de lecture et du foyer seront déménagés au CCG à la fin décembre et en janvier.
Les tableaux de guerre de la Chambre du Sénat seront retirés de l'édifice du Centre au printemps et à l'été 2019, lorsque la température et l'humidité relative permettront l'exécution des travaux requis pour les enlever.
Les œuvres d'art, les artefacts et les meubles patrimoniaux ne quitteront pas l'édifice du Centre avant que les emplacements provisoires ne soient prêts à les accueillir comme il se doit. Le calendrier devra être modifié si les emplacements provisoires ne sont pas prêts dans les délais prévus. Au besoin, toute autre modification au calendrier sera apportée en fonction des principes de planification suivants :
1. Les œuvres d'art, les artefacts et les meubles patrimoniaux nécessaires à une fonction législative ont la priorité absolue pour le déménagement au CCG.
2. Les œuvres d'art, les artefacts et les meubles patrimoniaux destinés à être exposés dans les espaces publics du CCG doivent être déplacés et installés au CCG en priorité.
3. Les œuvres d'art actuellement exposées dans les zones à forte circulation de l'édifice du Centre peuvent être déplacées plus tôt afin de réduire le risque de dommages lors d'autres déménagements.
4. Les œuvres d'art, les artefacts et les meubles patrimoniaux qui vont de l'édifice du Centre à l'entrepôt ont la priorité la moins élevée du déménagement, mais peuvent être déplacés plus tôt dans le calendrier pour réduire le risque de prolonger la durée du projet en général.
Contexte
La Direction des biens et services a collaboré avec SPAC dans le but d'élaborer une stratégie pour retirer les œuvres d'art de l'édifice du Centre. En vue du déménagement, des restaurateurs d'œuvres et d'objets d'art de l'Institut canadien de conservation (ICC) et d'entreprises privées ont évalué l'état des objets de la collection patrimoniale du Sénat. Ils ont aussi formulé diverses recommandations pour la stabilisation et le déménagement. Les recommandations ont été examinées par l'Administration du Sénat avant d'être approuvées et mises en œuvre. Ces renseignements aident à établir le calendrier et la stratégie liés au déménagement.
Prochaines étapes
Les travaux se poursuivront pour la stabilisation et l'emballage des œuvres de la collection patrimoniale du Sénat, pour leur transport vers les emplacements provisoires et pour leur entreposage ou leur exposition au Centre de conférences du gouvernement. Tout au long du déménagement, les employés du Sénat veilleront à l'assurance de la qualité en surveillant les travaux de stabilisation et d'emballage des œuvres d'art ainsi qu'en suivant le déplacement des objets de la collection patrimoniale de l'édifice du Centre aux emplacements provisoires. Les employés du Sénat seront sur place à l'édifice du Centre et à l'emplacement provisoire pour suivre toutes les étapes du processus. L'information sera saisie dans PastPerfect, la base de données du Sénat sur la gestion des collections.
Stratégies d'atténuation des risques
Un certain nombre de stratégies d'atténuation des risques ont été intégrées à la stratégie globale en vue d'atteindre les objectifs. Les œuvres d'art dans les couloirs achalandés seront déplacées avant le déménagement des effets personnels afin de réduire le risque de dommages. Les œuvres d'art seront déplacées à l'automne pour réduire le nombre de déménagements en hiver, lorsque les conditions météorologiques deviennent imprévisibles.
Le tout respectueusement soumis,
| Patricia Bovey | Nicole Eaton | Serge Joyal, P.C. |
| Membre | Membre | Membre |
Les honorables sénatrices Bovey et Eaton et l'honorable sénateur Joyal, C.P., font chacun une déclaration et répondent aux questions.
CIBA/2018-11-29/515(P)|230| — Rapport du Sous-comité de la vérification : états financiers trimestriels
La présidente du Sous-comité de la vérification, l'honorable sénatrice Moncion, dépose le douzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 29 novembre 2018
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de déposer son
DOUZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu les informations sur les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre d'opérations comprenant le sommaire des autorisations budgétaires, l'analyse des dépenses actuelles et celles qui sont prévues. Votre sous-comité vous informe que les résultats financiers du premier trimestre sont conformes. Nous avons vu et discuté des risques et incertitudes associés au fonctionnement de l'institution.
Votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant le rapport financier trimestriel ci-joint du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 30 juin 2018.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration, puis répond aux questions avec Nathalie Charpentier.
CIBA/2018-11-29/516(P)|383| — Demande de propositions pour l'achat de cartouches de toner
Ali Rostami fait une déclaration et répond aux questions sur un processus concurrentiel proposé pour l'achat de cartouches de toner.
L'honorable sénateur Marwah propose:
Que la Direction des biens et services lance un processus concurrentiel en vue de l'attribution d'un contrat de trois ans pour l'achat de cartouches de toner évalué à plus de 100 000 $, assorti de deux années de prolongation optionnelles, d'une valeur totale de 900 000 $.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 08, le comité poursuit ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement.
À 9 h 09, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière