Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 21 mars 2019
OTTAWA, le jeudi 21 mars 2019
(72)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 8 h dans la pièce C128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Bellemare, Black (Alberta), Dawson, Dean, Forest, Housakos, Marshall, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Tannas, Tkachuk et Wetston (16).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des Services législatifs; de hauts fonctionnaires du Sénat et des employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Le Sénat du Canada :
L’honorable sénatrice Lucie Moncion;
Natalie Strittmatter, responsable, Transformation, Direction des ressources humaines;
Monique Daigle, responsable, Expérience des employés, Direction des ressources humaines;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement.
Conformément au paragraphe 12-7. (1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
CIBA/2019-03-21/548(P)|211| – Adoption de Procès-verbaux
Le comité examine le Procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 28 février 2019.
L’honorable sénateur Dean propose :
Que le Procès-verbal de la réunion du jeudi 28 février 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-03-21/549(P)|295| – Rapport du Sous-comité des budgets des comités
L’honorable sénateur Tannas, vice-président du sous-comité des budgets des comités, présente le vingt-quatrième rapport suivant du sous comité :
Le jeudi 21 mars 2019
Le Sous-comité des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
VINGT-QUATRIÈME RAPPORT
Exercice 2018-2019 :
Pour l’exercice de 2018-2019, le Sénat a approuvé un budget de 2,382 M$ pour les comités sénatoriaux. De ce budget général, un budget central de 500 000 $, géré par la Direction des comités, est mis de côté pour couvrir certaines dépenses, notamment les frais liés aux déplacements des témoins et aux vidéoconférences.
Le nombre de témoins ayant comparu devant les comités du Sénat au cours de l’exercice 2018-2019 était, au 1er mars, le plus élevé depuis 2014-2015. Cela s’explique en partie par la création de trois comités spéciaux au cours de la dernière année, ainsi que par l’augmentation du nombre d’heures pendant lesquelles les comités ont tenu des réunions au cours de la même période. En date du 1er mars 2019, 442 806 $ du budget central avaient déjà été dépensés.
Si l’on se fie aux demandes de remboursement qui devraient être soumises par les témoins pour février et mars 2019, on estime que 50 000 $ supplémentaires seront nécessaires pour couvrir les dépenses jusqu’à la fin de l’exercice, mais il est difficile de faire une estimation précise. Le budget de 1,8 M$ pour les déplacements des comités présente un surplus qui pourrait être transféré au budget central pour couvrir les dépenses restantes.
Votre sous-comité recommande alors, que le Comité de la régie interne, des budgets et de l’administration approuve le transfert d’un montant n’excédant pas 75 000 $ du surplus des budgets des comités au budget central, dans le but de couvrir les dépenses associées aux témoins et autres jusqu’à la fin de l’exercice de 2018-2019.
Exercice 2019-2020
Votre sous-comité recommande que les sommes suivantes soient débloquées pour l’exercice 2019 2020 :
Transports et communications (législation)
|
Activité 1 : Prince Rupert et Terrace, Colombie-Britannique |
136 640 $ |
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Total |
136 640 $ |
(y compris des fonds pour des audiences publiques ainsi que les déplacements de 12 sénateurs et 3 employés de sénateur)
Énergie, environnement et ressources naturelles (législation)
|
Activité 1 : l’Ouest canadien |
280 888 $ |
|
Activité 2 : l’Est canadien |
211 204 $ |
|
Total |
492 092 $ |
(y compris des fonds pour des audiences publiques ainsi que les déplacements de 14 sénateurs et 2 employés de sénateur; y compris des fonds pour un avion nolisé (fournisseur unique))
Le total des fonds disponibles pour 2019-2020 s’élève à 2,382 millions de dollars, desquels on soustrait 500 000 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars pour les budgets des comités. Le montant total recommandé aujourd’hui s’élève à 628 732 $ pour trois activités de voyage, ce qui laisse un montant de 1,25 million de dollars pour le reste de l’exercice.
Comme pour les années précédentes, le sous-comité note que les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé.
Respectueusement soumis,
Le vice-président,
SCOTT TANNAS
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration et répond aux questions.
Après discussion, l’honorable sénateur Tannas propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2019-03-21/550(P)|390| – Rapport du Sous-comité des ressources humaines
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et répond aux questions sur les modifications qu’il est proposé d’apporter au deuxième rapport révisé du Sous-comité des ressources humaines.
Après discussion, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que les modifications proposées soient adoptées;
Que le rapport modifié soit adopté;
Que le rapport soit déposé au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
CIBA/2019-03-21/551(P)|232| – Motion 328 – Processus de nomination du greffier du Sénat
Le président présente le rapport provisoire suivant qui porte sur la motion 328 concernant le processus de nomination du greffier du Sénat :
Le jeudi 21 mars 2019
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
TRENTE-HUITIÈME RAPPORT
Le 6 décembre 2018 le Sénat a autorisé votre comité à recommander « un processus par lequel le Sénat pourrait soumettre au gouverneur en conseil sa recommandation sur la nomination d’une personne ou d’une liste de personnes ayant les qualités et les compétences requises pour le poste de greffier du Sénat et greffier des Parlements ».
Votre comité faire noter que le greffier du Sénat et greffier des Parlements et nommé par le gouverneur en conseil conformément aux dispositions de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
Votre comité recommande maintenant ce qui suit :
1. Que le processus de recherche de candidats pour le poste de greffier du Sénat et greffier des Parlements soit mené par le Sous-comité du programme et de la procédure (le comité directeur) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, en collaboration avec le Président du Sénat;
2. Que le comité directeur et le Président soient aidés par une agence de recrutement pendant le processus menant à la convocation d’un petit nombre de candidats à une entrevue;
3. Que, pour que la nomination officielle puisse se faire, le comité directeur et le Président recommandent au gouverneur en conseil un ou plusieurs candidats au poste à pourvoir.
Respectueusement soumis,
Le président,
SABI MARWAH
Le président fait une déclaration.
L’honorable sénatrice Batters propose :
Que le rapport provisoire soit adopté et présenté au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-03-21/552(P)|386| – Politique et lignes directrices relatives à l’emblème du Sénat
Il est convenu de reporter ce point à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2019-03-21/553(P)|377| – Conversion du système de paye
Monique Daigle fait une déclaration et, avec Natalie Strittmatter, répond aux questions sur la date de mise en œuvre de la solution de paye ADP.
Après discussion, l’honorable sénateur Munson propose :
Que le comité approuve la recommandation présentée à l’appui de la mise en œuvre de la solution de paye ADP pour la première période de paie de janvier 2020.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-03-21/554(P)|236| Groupe consultatif sur l’examen du régime de retraite des sénateurs – mandat et membres
L’honorable sénatrice Moncion propose :
Que le Groupe consultatif sur l’examen du régime de retraite des sénateurs soit constitué de membres du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, comme suit : 2 membres du Groupe des sénateurs indépendants, 2 membres du caucus conservateur et 1 membre du caucus libéral du Sénat;
Que le quorum soit fixé à trois;
Que le mandat du groupe de travail consultatif consiste à examiner le régime de retraite des sénateurs et d’y recommander des améliorations;
Qu’un rapport soit déposé au plus tard le 30 juin 2019.
Après discussion, il est convenu de modifier la motion en remplaçant les mots « 2 membres du caucus conservateur et 1 membre du caucus libéral du Sénat » par « 2 membres du caucus conservateur, 1 membre du caucus libéral du Sénat et 1 représentant du gouvernement au Sénat (membre sans droit de vote) ».
La motion amendée, mise aux voix, est adoptée.
L’honorable sénatrice Moncion informe le comité que les deux membres conservateurs seront les honorables sénateurs Marshall et Tannas, que le représentant du gouvernement (membre sans droit de vote) sera l’honorable sénateur Mitchell et qu’elle sera l’un des deux membres du Groupe des sénateurs indépendants.
CIBA/2019-03-21/555(P)|230| – Rapport du Sous-comité de la vérification – Résultat de la vérification spéciale sur le processus et les délais de traitement des demandes de remboursement des dépenses des sénateurs
L’honorable sénatrice Moncion, présidente du Sous-comité de la vérification, présente le quatorzième rapport suivant du Sous-comité :
Le jeudi 21 mars 2019
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
QUATORZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a examiné le rapport Demandes de remboursement des dépenses des sénateurs - Examen de la politique et du rendement et dépose maintenant le rapport pour information. Cet examen du respect de la politique et du rendement par rapport aux niveaux de service des demandes de remboursement des dépenses des sénateurs comprenait l’examen des politiques et des normes relatives aux niveaux de service en vigueur, ainsi que la vérification de la conformité des administrations à la politique et aux cibles en matière de niveaux de service. L’examen a été mené par le cabinet de services professionnels de KPMG.
KPMG a formulé quatre recommandations qui découlent de son analyse.
La première concerne la formation du personnel de bureau des sénateurs dans un effort menant à la réduction du nombre de demandes incomplètes qui sont soumises. La seconde vise à rendre obligatoire par le personnel du bureau des sénateurs l’usage du logiciel de réclamations électroniques afin de réduire les délais de remboursement. La troisième et la quatrième recommandation visent les employés chargés des remboursements afin qu’ils documentent davantage les raisons qui expliquent les demandes incomplètes, ce qui permettra à de multiples utilisateurs d’effectuer plus facilement les suivis.
Les membres du Sous-comité de la vérification ont évalué les réponses fournies par l’administration et sont satisfaits des mesures correctives proposées.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L’honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et avec Pierre Lanctôt, répond aux questions.
CIBA/2019-03-21/556(P)|230| – Rapport du Sous-comité de la vérification – Rapport financier du troisième trimestre
L’honorable sénatrice Moncion, présidente du Sous-comité de la vérification, présente le seizième rapport suivant du Sous-comité :
Le jeudi 21 mars 2019
Le Sous-comité de la vérification du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
SEIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu les informations sur les faits saillants financiers et les résultats du troisième trimestre d’opérations comprenant le sommaire des autorisations budgétaires, l’analyse des dépenses actuelles et celles qui sont prévues. Votre sous-comité vous informe que les résultats financiers du troisième trimestre sont conformes. Nous avons vu et discuté des risques et incertitudes associés au fonctionnement de l’institution.
Votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant le rapport financier trimestriel ci-joint du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 31 décembre 2018.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L’honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et répond aux questions.
CIBA/2019-03-21/557(P)|280| – Relevés électroniques de comptes de carte de crédit
Pierre Lanctôt fait une déclaration et répond aux questions concernant les relevés électroniques de comptes de carte de crédit.
Après discussion, l’honorable sénatrice Moncion propose :
Que les relevés mensuels de la carte AMEX des sénateurs ne soient plus envoyés sur papier;
Que les sénateurs soient informés de la nécessité de créer un compte AMEX en ligne (Mon compte).
La motion, mise aux voix, est adoptée avec dissidence.
À 9 h 40, la séance est suspendue.
À 9 h 44, conformément au paragraphe 12-16. (1), la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 18, le comité est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière